RSS

Tag Archives: biểu mẫu kế hoạch

Lập kế hoạch truyền thông (media plan) như thế nào?

Event Channel – Bất cứ một media planner kỳ cựu nào cũng từng trải qua thời kỳ bỡ ngỡ, tự hỏi gạch đầu dòng của một media plan gồm những phần nào? Xây dựng kế hoạch truyền thông thế nào cho chuyên nghiệp?

Hôm nay Event Channel  sẽ hướng dẫn các bạn xây dựng kế hoạch truyền thông sao cho hiệu quả với các gạch đầu dòng cơ bản:

1.Những thông tin cơ bản: Thường bao gồm

- Mục tiêu của kế hoạch, ví dụ tung sản phẩm mới, gợi nhắc về sản phẩm, tăng nhận biết thương hiệu (brand awareness), thúc đẩy sales… Ngoài ra không thể thiếu các mục tiêu định tính như độ phủ (coverage) hay số người tiếp cận (reach)…

- Đối tượng khách hàng mục tiêu: Giới tính, độ tuổi, thu nhập…

- Concept chính, thông điệp cần truyền tải: Đây là trái tim của một Media Plan nên bạn cần dành thời gian để làm rõ nó

- Thời gian thực hiện: Có thể kế hoạch truyền thông được chia nhiều giai đoạn như giai đoạn Teasing (gây tò mò), giai đoạn làm nóng, giai đoạn thúc đẩy, giai đoạn gợi nhắc, mỗi giai đoạn có những kênh truyền thông, thông điệp và cách tiếp cận riêng.

Tất cả những điều này dựa trên chiến lược Marketing, PR của bạn.

Ví dụ:

Key concept: Kem đánh răng X là kem đánh răng giúp đem lại hơi thở thơm tho, hàm răng trắng, tăng sự tự tin cho giới trẻ
Selling Points:
  – Functional: Có hạt tinh thể đánh bay vết ố trên răng và hương vị bạc hà thơm mát
  – Emotional: Trẻ trung, năng động, bao bì hiện đại
Điểm khác biệt so với sản phẩm cạnh tranh: Đánh vào phân khúc giới trẻ và mang phong cách hiện đại
Khách hàng mục tiêu chủ yếu: Nam nữ tuổi từ 18 đến 28, thu nhập ABCD, dễ tiế pthu cái mới

2. Các công cụ & cách thực hiện

kế hoạch truyền thông mẫu

Tổng quan kế hoạch Marketing và vị trí của các công cụ truyền thông

Bạn cần định ra các công cụ truyền thông chủ yếu và công cụ sẽ sử dụng cho kế hoạch của mình. Ở mỗi công cụ bạn mô tả những quy cách như thời gian 1 spot quảng cáo, kích thước 1 printAd, banner hay quy cách 1 bài PR, thời gian, tần suất phát sóng…  Một số kênh thường sử dụng và công cụ tương ứng là:

- Quảng cáo truyền hình: TVC, product placement…

- Quảng cáo trên Radio

- Kênh báo, tạp chí: Bài PR, Advertorial, printAd…

- Quảng cáo trên website: Ads banner, bài PR, sticky post…

- Quảng cáo ngoài trời (OOH, out of home: Billboard, xe bus…

- Quảng cáo trên thiết bị di động: Mobile Marketing, SMS Marketing

- Tài trợ: Tài trợ Event, cuộc thi, các chuyên mục trên báo đài

- Hot blogger: Bài PR, banner…

Ví dụ:

Kênh TV
  – Mục đích: Tăng cường nhận biết dòng sản phẩm mới, kích thích mua hàng bằng chương trình khuyến mãi trúng chuyến du lịch
  – Thời gian: Từ tháng 7 đến tháng 9
  – Nơi thực hiện: Toàn quốc
  – Kế hoạch phát TVC:
      Tháng 7, 8: Spot 30s giới thiệu dòng sản phẩm mới
      Tháng 9: Spot 15s nhắc nhớ sản phẩm mới, spot 30s giới thiệu chương trình khuyến mãi

mẫu kế hoạch truyền thông

 lập kế hoạch truyền thông

Ví dụ về kế hoạch PR triển khai trên kênh báo chí. (Click vào để xem rõ hơn) 

3. Ngân sách và chi phí

Bạn nên làm rõ tổng ngân sách cho từng phương tiện, từng kênh (TV, báo…), và tổng ngân sách cho từng thời kỳ (teasing, follow up…)

Ví dụ:

Print:  Newspaper     $906,800
Magazine      $ 78,500
Total          $985,300
———————————————-
Digital Media
Television    $9,895,000
Web              $375,000
Total            $10,270,000
———————————————-
Sponsorship              $6,880,000
Total Advertising:  $18,135,300

Media Plan mẫu

Ví dụ về dự trù kinh phí cho kênh quảng cáo ngoài trời

sample media plan

Ví dụ về dự trù kinh phí cho kênh quảng cáo báo và tạp chí

4. Tiến trình thực hiện

Bạn nên có một timeline tổng thể về thời gian airing của từng Kênh để thấy được tổng quan kế hoạch truyền thông của bạn. Một phần không thể thiếu là tiến độ cho các công việc như sản xuất TVC, thiết kế printAd…

THU THỦY

Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông

Tiếp thị xã hội và chìa khóa 8P

Quảng bá sự kiện thắng lợi nhờ Digital marketing

8 cách tăng hiệu quả truyền thông trong sự kiện

Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả


Xem thêm:
 

Tags: , , , ,

5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện

Event Channel – Lập kế hoạch cho một sự kiện – đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày – có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất. Trong tổ chức sự kiện, mọi vấn đề có giải pháp riêng của nó, sau một sự kiện bạn có thể rút ra bài học để áp dụng cho các sự kiện tiếp theo. Đây là năm bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị cho một sự kiện.

lập kế hoạch event

1. Không bị rối trong những chi tiết nhỏ nhặt

Đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm bạn bị chệch hướng công việc. Các sự kiện càng lớn, càng dễ làm bạn cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, bạn nên đầu tư nó vào các vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.
Ví dụ, trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của mình, bạn chỉ cần tập trung vào chủ đề và màu sắc chủ đạo, đừng quan tâm đến cách trang trí cụ thể. Phác thảo sơ qua các menu, chúng cần đáp ứng những điều kiện cơ bản gì thay vì tìm kiếm, lựa chọn từng món ăn. Dự trù một ngân sách chung với từng khoản mục lớn mà không cần tính toán chi li chi phí cho từng vật dụng. Lên một danh sách các sự kiện quan trọng để theo dõi tiến trình tổ chức(đã ký hợp đồng với những nhà cung cấp nào, giấy mời đã được gửi đi chưa,địa điểm đã được thuê chưa vv.)

Đừng lên kế hoạch thời gian cho mỗi một hoạt động nhỏ, nếu không bạn sẽ tiêu tốn hết thời gian của mình mà không chắc là mọi việc sẽ được hoàn thành . Hãy nhớ rằng bạn không thể hoạt động hiệu quả nếu bị căng thẳng nghiêm trọng , hãy giữ cho mình luôn ở trong trạng thái sáng suốt và tràn đầy năng lượng. Bạn đang chịu trách nhiệm để sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công, đưa ra các quyết định quan trọng chứ không phải là đi lo nên in tấm băng-rôn với chữ hoa hay chữ thường.Những công việc đó sẽ giao cho người khác, mỗi người có một mảng công việc riêng của mình để chịu trách nhiệm về nó. Bạn cũng nên xem xét sự cần thiết để có một người giúp bạn quản lý lịch trình công việc, một tình nguyện viên hay một nhân viên tạm thời , việc này sẽ bảo đảm bạn không bỏ sót sự kiện quan trọng nào.

2. Chú tâm đến F&B – Làm hài lòng khách mời

Sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.

Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho bạn là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn, không phải là nhà cung cấp. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của bạn phụ thuộc vào nó.

3. Có hợp đồng rõ ràng trong mọi việc

Hầu hết mọi khâu của công tác tổ chức sự kiện phải được ghi trong hợp đồng. Không có vấn đề gì có thể bỏ qua – dù là khăn trải bàn hay khăn ăn, giải trí, dịch vụ vệ sinh, cơ sở vật chất, chỗ ngồi – hãy chắc chắn rằng bạn có một văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp của bạn, xác định rõ ràng những gì bạn đang phải trả tiền để có được, những gì bạn mong đợi từ họ, và thời gian chính xác họ sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho bạn. Các văn bản cam kết này sẽ cho bạn một cơ sở rõ ràng để từ đó đánh giá chất lượng hoạt động của họ sau này.

Giải quyết mọi việc chỉ với một cái bắt tay thân thiện rồi sẽ đem đến cho bạn sự thất vọng và các chi phí phát sinh. Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản, nhà cung cấp dịch vụ của bạn có thể tăng số lượng không cần thiết hoặc thay đổi giá cả vào phút chót. Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra,như có sự tranh cãi, vỡ sự kiện vì khâu nào đó thì hợp đồng sẽ là cơ sở để giải quyết nếu có kiện cáo về các khoản phải thanh toán.

4.Tiết kiệm ngân sách

Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho bạn số tiền lớn nhất mà bạn có thể thu được.

dự trù ngân sách khi lập kế hoạch event
5.Đừng vội nghỉ ngơi

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn nên đặt hàng trước các dich vụ với nhà cung cấp tại thời điểm sớm nhất có thể. Điều này giúp giảm bớt mức độ căng thẳng của công việc vào giai đoạn cuối. Nó cũng đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ bạn có là tốt nhất với một chi phí hợp lý. Nhưng đôi khi, việc thấy mọi thứ đang diễn ra rất tốt trước sự kiện, lại là sự cám dỗ để ngồi lại và nghỉ ngơi một chút. Phải cẩn thận – ngay thời điểm bạn nghĩ rằng rất an toàn để nghỉ ngơi thì mọi việc có thể đổ vỡ.
Hãy bảo đảm kế hoạch diễn ra đúng tiến độ bằng cách kiểm tra công việc của mọi người trong ekip của bạn, hỏi về những khó khăn và cung cấp hướng giải quyết cho họ. Đừng để những rắc rối chờ đến ngày mai mới giải quyết, nó có thể trở thành vấn đề lớn hơn, đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc hơn để sữa chữa so với thời điểm hiện tại. Hãy dự trù trước những rắc rối có thể xảy ra, nếu không, bạn sẽ ở trong tình trạng khủng hoảng với nguồn lực hạn chế và chỉ có một vài sự lựa chọn khi gặp khó khăn. Hãy để nó đến như một phần trong kế hoạch của bạn chứ không phải là sự kiện bất khả kháng.
Thời gian để giảm nhịp độ công việc và thư giãn thường là ngày diễn ra sự kiện. Bạn đã thực hiện công việc của mình, và mọi việc đang diễn ra suôn sẻ theo đúng trình tự của nó. Bạn có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện này bởi vì bạn đã bỏ công sức rất nhiều trong việc chuẩn bị trước đó.

Trên đây là một số bí quyết bạn cần nắm để chuẩn bị trước một sự kiện và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy tham khảo và áp dụng cho việc lên kế hoạch của bạn nhé!

BẠCH VÂN (dịch từ http://www.eventnow.com)


Bài liên quan:
 
 

Tags: , ,

Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo

Event Channel – Việc trả lời các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục sẽ giúp bạn hoàn chỉnh các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị thành công.

Xác định mục đích của hội nghị:

Bạn cần xác định mục đích của hội nghị tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo…. để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác từ ý tưởng nội dung đến cách thức thực hiện.

Xác định mục tiêu cần đạt được:

Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu:

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

Xác định ngân sách:

Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

  • Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
  • Thiết lập nhóm làm việc

checklist sự kiện

Địa điểm:

  • Tham quan các địa điểm
  • Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
  • Chọn địa điểm
  • Khảo sát địa điểm
  • Ký hợp đồng địa điểm
  • Xác nhận thông tin chi tiết
  • Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:

  • MC: Người dẫn chương trình.
  • PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
  • Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

Thuyết trình:

  • Chọn chủ đề cho sự kiện
  • Xác định người thuyết trình
  • Phác thảo bài thuyết trình
  • Trang phục cho người thuyết trình
  • Quà tặng cho người thuyết trình

Báo chí, các cơ quan truyền thông:

  • Mời đại diện báo chí.
  • Đại diện của đài truyền hình
  • Phóng viên báo chí
  • Phóng viên đài truyền hình

Nhân sự hỗ trợ

  • Người quay phim, chụp hình.
  • Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
  • Người xử lý các tình huống phát sinh.

Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:

  • Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
  • Brochure cho khách tham dự
  • Thư mời, thư cám ơn

Các đơn vị bảo trợ

Báo chí

Đài truyền hình

Đại biểu

Khách tham dự

Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…

Trang phục:

  • Trang phục cho MC
  • Trang phục cho PG
  • Bangron cho PG

Hệ thống âm thanh:

  • Máy chiếu
  • Nhạc chờ
  • Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
  • Loa, ampli

Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh.

Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.

Trang trí:

trang tri event

  • Hoa trang trí tại địa điểm
    Hoa cài áo cho khách mời.
  • Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
  • Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
  • Backdrop
  • Bangron,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự
  • Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
  • Bàn tiếp tân
  • Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường

Quà tặng:

  • Quà đơn vị tài trợ
  • Quà cho đại biểu
  • Quà cho khách mời trong danh sách
  • Quà cho khách vãng lai

Loại quà tặng:

  • Sản phẩm
  • Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
  • Hiện kim
  • Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

Teabreak:

  • Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
  • Nước uống: Chọn loại nước uống.
  • Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

Quay phim, chụp hình:

  • Chuẩn bị máy chụp hình
  • Chuẩn bị máy quay phim.

Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:

  • Văn hóa thông tin.
  • Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe)
  • Cấp cứu
  • Cứu hỏa
  • Công an
  • Dân phòng
  • Tổ chức biểu diễn
  • Công ty bảo vệ
  • Ủy ban

Báo  cáo kết quả sự kiện:

  • Số lượng khách tham dự
  • Các đơn vị truyền thông
  • Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
  • Các chuyên mục khách hàng quan tâm
  • Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
  • Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
  • Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )

BẠCH VÂN (Tổng hợp từ internet-eventvn)


Bài liên quan:
 

Tags: , , , , ,

Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

Event Channel – Thông thường khi muốn tổ chức một sự kiện, những công ty khách hàng (Client) sẽ có những thông tin, yêu cầu cơ bản về tổ chức đối với đơn vị thực hiện (Agency) và mời các Agency đến để phổ biến những thông tin này.

Phía Agency sẽ cử người đến  công ty nghe Công ty khách hàng phổ biến thông tin trực tiếp và quá trình này được gọi là “đi nhận briefing” hay đi nhận brief và buổi phổ biến thông tin đó được gọi là Event Briefing. Một buổi Briefing thường được đồng nhất với một buổi RFP (Request for proposal) vì tính chất của nó là đưa ra những thông tin, yêu cầu, sau đó đề nghị Agency gởi proposal và báo giá để đấu thầu.

Buổi briefing là một khâu quan trọng trong quá trình làm event vì nó giúp Công ty khách hàng và Agency gặp gỡ nhau ở sự thấu hiểu về chương trình. Đứng ở vai trò một Agency, việc nhận brief càng chu đáo thì cơ hội thắng thầu càng cao.

Những bí quyết dành cho Event Agency khi đi nhận brief

- Tìm hiểu về khách hàng: Trước khi gặp một khách hàng, cần phải tìm hiểu kĩ về khách hàng đó, để hiểu về khách hàng như”gu” của họ, những chương trình trước đây đã tổ chức,… một khi nắm được nhu cầu của khách hàng thì cuộc gặp sẽ diễn ra thuận lợi và thông tin rõ ràng hơn. Bạn có thể tìm hiểu thông tin về họ qua website của họ, báo chí, hay qua những mối quan hệ trong nghề.

- Tác phong: Đi đúng giờ vì khách hàng sẽ không đánh giá cao những Agency bê trễ, ăn mặc lịch sự và phù hợp không khí của công ty khách hàng (nếu biết trước công ty khách hàng), nên đi từ hai người trở lên để bổ trợ cho nhau, nhưng cũng không nên đi quá nhiều như muốn “áp đảo” khách hàng.

- Càng chi tiết càng tốt: Để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng, trước khi đi gặp khách hàng, chúng ta nên xác định được loại event mà họ muốn thực hiện (tổ chức hội nghị, khai trương động thổ, activation,…) và liệt kê ra những câu hỏi từ checklist đã làm cho những event trước. Kinh nghiệm và mức độ quan tâm của Agency đối với Event sẽ thể hiện qua những câu hỏi mà họ đặt cho khách hàng.

- Giới thiệu về công ty mình: Cho dù khách hàng biết hay chưa biết nhiều về công việc, cũng nên giới thiệu sơ qua về công ty mình và một số dự án công ty đã làm cho khách hàng thông qua một bản Presentation để khách hàng có cái nhìn tổng quát và tin tưởng vào năng lực công ty bạn. Có thể mào đầu bằng cách hỏi khách hàng “Chúng tôi có thể giới thiệu cho anh/chị sơ qua về công ty mình được chứ?” và nếu họ đồng ý thì bạn bắt đầu phần giới thiệu.

- Kĩ năng khai thác: Rèn luyện kĩ năng khai thác thông tin vì 80% lý do một bản brief không tốt vì kĩ năng đặt câu hỏi và truyền đạt của người nhận brief “có vấn đề” hoặc đơn giản là do thiếu kinh nghiệm. Có nhiều khách hàng rất bài bản và chuyên nghiệp trong việc brief cho Agency, họ thường chuẩn bị những bảng brief rất cụ thể, chi tiết kèm theo những yêu cầu. Ngược lại một số khách hàng lại không chuyên nghiệp trong việc này lắm,  nhiều lúc ngay chính họ cũng không xác định được yêu cầu của họ là gì và diễn đạt nó một cách hết sức mơ hồ. Vì vậy đòi hỏi Agency phải có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để khai thác thông tin, nhận biết được nhu cầu, mong muốn từ khách hàng. Nên nhớ, những khách hàng càng mập mờ về thông tin thì càng khó lường, còn những khách hàng càng tỉ mỉ, chi tiết, càng đưa ra nhiều câu hỏi là người dễ dàng để hợp tác cùng vì họ tương đối chuyên nghiệp.

- Với một checklist đầy đủ và chương trình thành công thì bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy tất cả những hạng mục cần phải chuẩn bị cho event tiếp theo. Các Event agency nên phổ biến cho đội ngũ của mình một mẫu Event briefing chuẩn để khi đi gặp khách hàng, họ sẽ biết khai thác những thông tin tối thiểu cần có để thực hiện Event.

- Hãy kết thúc buổi nhận Briefing bằng cách nói với khách hàng rằng “Nếu cần thêm thông tin để thực hiện proposal, tôi có thể liên vệ với anh/chị để được cung cấp thêm được không?”. Dĩ nhiên họ sẽ rất sẵn lòng và việc bạn làm là lưu lại liên lạc của họ để có thể khai thác những vấn đề cần bổ sung mà ngay tại buổi Briefing bạn chưa thấy ngay được.

Đối với Công ty mời thầu: hãy chuẩn bị sẵn Event Briefing:

Một hoặc hai trang A4 có thể gói gọn toàn bộ thông tin và yêu cầu của chúng ta về Event mà chúng ta cần tổ chức. Người thực hiện dự án khi có trong tay một bản brief tốt sẽ nhìn được bức tranh toàn cảnh của dự án: Mình đang ở đâu ? Vai trò của mình là gì ? Mục tiêu mà khách hàng muốn đạt được qua dự án này. Bản Event Briefing càng chi tiết, kỹ lưỡng thì sau này càng đỡ nhọc công cho bạn và cả Agency. Một bản brief hay nên có đầy đủ các thông tin cần thiết như :

  • Thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự, thành phần tham gia…
  • Thông tin về công ty và ngành, người liên hệ trực tiếp: ngành nghề kinh doanh cũng rất quan trọng, vì ta sẽ xác định được vị trí của Khách hàng trên thị trường, từ đó đưa ra những lựa chọn thích hợp.
  • Tính chất của khách tham dự: tuổi tác, thu nhập, sở thích…
  • Thông điệp muốn gửi tới khách hàng
  • Các mục tiêu cần đạt được: Ví dụ mục tiêu về số lượng tham dự, về doanh số, về tỷ lệ phản hồi…
  • Các chiến lược đề ra
  • Những yêu cầu khác
  • Tiêu chuẩn để đánh giá Event thành công
  • Hạn mức ngân sách, kinh phí
  • Những yêu cầu về các mốc thời gian hoàn thành : ngày nào thuyết trình bản kế hoạch, ngày nào ký hợp đồng, ngày nào bắt đầu triển khai…

Bạn có thể tham khảo một mẫu Event Briefing tương đối chi tiết và đầy đủ tại đây

NGUYỄN CHINH (Account Manager công ty BB Event)


Bài liên quan:
 

Tags: , , , , , , ,

Top 10 công cụ hữu ích dành cho người làm Event

Event Channel – Hiện nay, nguồn thông tin tham khảo đối với người làm Event chủ yếu là những trang web, tài liệu bằng tiếng Việt. Tuy nhiên nguồn thông tin này vẫn còn khá sơ sài và tính chuyên nghiệp chưa cao. Bởi vậy Event Channel xin giới thiệu cho các bạn một số trang web nước ngoài uy tín để các bạn có thể tham khảo và chuẩn bị một kế hoạch tối ưu nhất cho Event của mình.

1. Specialevents.ucla.edu

Trang web là một công cụ hữu ích để bạn có thể lên kế hoạch cho một event chuyên nghiệp. Một số mẫu kế hoạch và công việc cần làm có thể hỗ trợ bạn trong quá trình lên kế hoạch cho một event: bản kế hoạch tài chính, bản mẫu tài chính, bảng kê dịch vụ ăn uống, phân chia công việc, những thứ cần thuê mướn, kế hoạch để đảm bảo an toàn và dự phòng tình huông khẩn cấp, kế hoạch tiến độ cho một event, tiến độ in ấn, thành phần khách mời…

2. PartyPop.com

Đây là một nguồn tài nguyên tối ưu để bạn có thể tổ chức một buổi tiệc, lễ cưới và những Event cần thiết phải lên kế hoạch. Bạn có thể tìm ở đây các ý tưởng, mẹo vặt, và thậm chí có thể tính toán tài chính cho một Event một cách dễ dàng. Đặc biệt giao diện của PartyPop.com được trình bày theo những loại hình event khác nhau, điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm một bảng kế hoạch phù hợp nhất cho mình

3. EasyEventPlanning.com

Đây là một trang web cung cấp các công cụ miễn phí trực tuyến để lập kế hoach cho một event. Sẽ có 3 mục cho bạn chọn: lập một kế hoạch event, tìm kiếm các nhà cung cấp địa phương, và các ý tưởng và mẹo vặt. Bạn chỉ cần đăng ký thành viên và điền đầy đủ thông tin về event, việc còn lại sẽ là của EasyEventPlanning.com.

4. SuccessfulEventPlanning.com

Có thể nói đây là 1 cuốn từ điển online về lập kế hoạch cho 1 event. Tại đây bạn có thể tìm thấy mọi thứ cần thiết để tạo nên một event thành công: Các bảng lịch trình và checklist, ý tưởng design, một số thư và form mẫu, thông tin cần thiết về thuê mướn, các công cụ tính toán dịch vụ ăn uống, thông tin tham khảo và một số bài tập tình huống…

5. EventPlanning.com

EventPlanning.com được thiết kế khá đẹp mắt và bạn sẽ ấn tượng với sự chuyên nghiệp của trang web. Trang web cung cấp những thông tin và tài nguyên hữu ích để lên kế hoạch cho những event đặc biệt, các cuộc họp, hay lễ cưới. Điều quan trọng là trang web không thu phí đối với những thông tin này.

6. MyPartyPlanner.com

Đây là một website thuộc dạng danh mục giúp bạn tổ chức một event hay một bữa tiệc chuyên nghiệp ở mọi nơi trên đất Mỹ. Mặc dù webside chỉ giới hạn tại một khu vực địa lý nhất định nhưng những thông tin mà nó mang lại thì vô cùng hữu ích để lên kế hoạch cho một bữa tiệc cưới hay đơn giản chỉ là một bữa tiệc nhỏ.

7. Celebrations.com

Trang web có phần thiên về tổ chức các hoạt động mang tính bình dân như các buổi tiệc nhỏ, tổ chức tiệc giáng sinh hay một buổi tiệc âm nhạc, và bạn cũng có thể thấy điều đó qua giao diện của web, rất thân thiện và dễ nhìn. Tại đây bạn sẽ được cung cấp những công cụ cần thiết để lên kế hoạch cho một buổi tiệc, bao gồm cả việc bạn có thể tự mình thiết kế thư mời, bên cạnh đó còn có một số công cụ để bạn tính toán chi phí cho buổi tiệc, chi phí đồ ăn thức uống.

8. Party411.com

Bước vào trang web của party411 có lẽ sẽ làm bạn lầm tưởng đang bước vào thế giới của Walt Disney. Các mục, chủ đề được đính kèm với những hình ảnh hoạt hình vui nhộn và các màu sắc vui mắt. Tuy nhiên, những gì Party411 đem đến lại không hề “trẻ con” chút nào. Bạn sẽ tìm thấy ở đây những ý tưởng để có một theme party hoàn hảo. Có đến hàng trăm ý tưởng được chia sẻ, từ những gợi ý cho một bữa tiệc không đụng hàng đến những ý tưởng cho các trò chơi.

9. iParty.com

iParty tập trung đến việc tạo ra sự vui nhộn cho một bữa tiệc. Những thông tin, ýtưởng do iParty đem lại chắc chắn sẽ giúp bạn tổ chức một party cực kỳ vui nhộn.

10. BabyShower101.com

Cái tên BabyShower101.com chắc hẳn gợi cho bạn sự liên tưởng đến những sự kiện liên quan đến trẻ em. Quả vậy, BabyShower101.com được tạo ra để dành cho các bà mẹ trẻ, các gia đình có con nhỏ. Những thông tin trang web cung cấp sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi vấn đề liên quan để con bạn có một party hoàn hảo, đó có thể là những ý tưởng, trò chơi trong buổi tiệc, đồ ăn thức uống hay đơn giản chỉ là cách để có một bức thư mời phù hợp.

Bên cạnh đó, Event Channel cũng xin giới thiệu một số trang web khác cũng rất hữu ích để các bạn có thể lên kế hoạch phù hợp cho một event như: MindTools.com, Hostessblog.com, BestPartyEver.com, EventQuote.net…

XUÂN CƯỜNG (Theo Eventeducation.com)


Bài liên quan:
 

Tags: , , ,

Chia sẻ cách viết proposal cho Event

Event Channel – Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết proposal cho chuyên nghiệp, nêu bật được những ý tưởng cốt lõi. Người viết xin đúc rút từ kinh nghiệm cá nhân của mình để chia sẻ một số bí quyết sau:

A. Hình thức viết:

Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để thuyết trình trước khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hơn nữa tuỳ mỗi công ty sẽ có một gu riêng nữa.

viết proposal cho event

Chất lượng proposal thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn

B. Cách thức trình bày
Kế hoạch, nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ… nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:

a. Với Words:
– Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, các dòng ngang cấp thì phải thụt vào các khoảng bằng nhau, không trồi ra thụt vào mất trật tự.
– Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
– Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.

cách viết proposal

b. Với Powerpoint:
- Đầu tiên nên có 1 Mục lục phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
– Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.
– Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
– Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi

lập event proposal trên powerpoint

Muốn cận thị vì nhiều chữ

- Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ khiến người dài nhòng hoặc lùn tịt, tuyệt nhiên không nên để hình bị bể hạt, mất nét…
– Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
– Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).

kĩ năng viết proposal

Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font

- Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, một vài cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.

c. Với Excel:
Chú ý việc canh vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.

Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.

C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:
– Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
– Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
– Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
– Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
– Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
– Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.

Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
– Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
– Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình
– Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
– Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
– Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
– Cấu trúc nhân sự team làm event này
– Kinh phí dự kiến
– Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
– Mục đích
– Thông tin cơ bản
– Thể lệ tham dự
– Cơ cấu giải thưởng
– Cách thức thực hiện cuộc thi
– ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:
– Mục đích
– Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
– Thông tin cơ bản
– Nội dung chương trình
– Vấn đề tuyển dụng
– Vấn đề báo cáo
– Vấn đề thực thi
– …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.

Diễn đạt ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực hiện khai trương 1 Trung tâm mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.

  • Đón khách (guests welcome):
    Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
    Soft music amuse and warm up the waiting atmosphere
    MC ask for audiences’ attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.

(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi.

  • Diễn văn khai mạc (Opening speeches)
    MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
    After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
    MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)

  • Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)
    A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
    After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults
    Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)
    (Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
  • Việc launching (Act of launch)

Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball
When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)

Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Văn phong thể hiện được cá tính:
Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa một cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ tốt. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.
Ví dụ thay vì viết:
Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Bánh bèo viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.
Thì chỉ nên viết:
Mục đích:
– Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
– Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event
Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.
Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn phong chữ nghĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp thật chuẩn người ta sẽ đánh giá bạn là dân chuyên nghiệp. Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào cũng là người đến từ các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc với vốn từ bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt.Ví dụ một slide ghi thế này:
XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.
Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn giản như sau là đủ dễ hiểu:
XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with celebrities, interview.
Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.

Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa
Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.

BÁNH BÈO (www.Banhbeo.wordpress.com)


Bài liên quan:
 
1 Comment

Posted by on March 8, 2011 in Event nâng cao, Kỹ năng Event

 

Tags: , , , , , , , ,

Cách viết proposal cho chương trình Activation

Event Channel – Brand Activation (kích hoạt thương hiệu) là một trong những hoạt động below the line phổ biến bên cạnh các hoạt động khác như PR, Event… Để tổ chức một chương trình activation hiệu quả, việc chuẩn bị một proposal có tính logic, khả thi là điều cần thiết. Tôi xin giới thiệu một số nội dung cốt lõi trong một proposal hoạt động activation.

Thông thường, viết một proposal cho hoạt động activation gồm có 3 phần và ta triển khai những ý sau:

Phần I : Tổng quan  (overview)

1. Mục đích của chương trình (Objectives): Dựa trên những mục tiêu marketing của tổ chức đưa ra, đối với agency thường thì phần này khách hàng của chúng ta cung cấp luôn, vì nó nằm trong kế hoạch marketing của họ)

2. Mong muốn ngầm của khách hàng (Consumer insight): Ta phải nghiên cứu một số thông tin và insight của khách hàng mục tiêu để biết họ nghĩ gì và muốn gì, từ đó mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận họ. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal.

3. Khách hàng mục tiêu (target consumers): Là đối tượng mà chương trình của bạn sẽ đánh vào. Cần  phải phân tích được họ thích gì, quan tâm đến điều gì, thường tập trung ở đâu, thói quen đặc trưng…  để chọn lựa được địa điểm thực hiện và cách thức tiếp cận họ một cách phù hợp nhất.

4. Thời gian và địa điểm (timing & location): Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.

Activation là một hoạt động quảng bá phát hiêu hiệu quả cao

Activation là một hoạt động quảng bá phát hiêu hiệu quả cao. Ảnh: Công ty Thần Nữ

Phần II: Thực thi (execution)

Trên proposal, phần này ghi thông tin chi tiết và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai :

1. Concept: Bạn phải đưa ra một concept chung cho chương trình dựa trên consumers insight cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như là xương sống của một proposal, vì tất cả những hoạt động ta thực hiện đều dựa trên nó.

2. Phát triển concept (Concept development): Ta phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ cho ra những hoạt động liên quan đến concept và xoay xung quanh concept.

3. Cơ cấu thực hiện (Mechanism): Cách thức thực hiện chương trình. Ta đưa ra những hình thức thực hiện của chương trình một cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ dễ dàng hình dung được cái khung của chương trình.

4. Chi tiết (Detail Mechanism): Ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì. Ví dụ: Cách thực thực hiện như thế nào; có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào; những hoạt động tương tác với nhãn hàng; cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC, Supervisor) …

Các PG chuẩn bị thực hiện một chương trình Activation cho Dutch Lady

Các PG chuẩn bị thực hiện một chương trình cho Dutch Lady. Ảnh: Công ty Thần Nữ

Phần III: Kế hoạch (Plan)

1. Kế  hoạch tổng thể (Master plan)

Phần này các bạn lập một kế hoạch bao gồm những thông tin chi tiết của việc thực hiện: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự… Tất cả cần phải rõ ràng và thuyết phục.

2. Nhân sự thực hiện (Human power)

Phần này ta lập sơ đồ nhân sự trong chương trình và cảnhiệm vụ chi tiết của từng người  trong chương trình.

3. Lịch trình (Timeline):

Ta làm rõ những hạng mục và thời gian thực hiện từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo kết thúc chương trình. Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định  ra thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính toán không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình

Trên đây chỉ là khung sườn cơ bản, ta có thể tự triển khai theo nhiều hướng khác tùy theo chương trình mà có cách viết phù hợp. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức thực hiện chương trình roadshow quảng bá trước sự kiện

THẮNG NGUYỄN (Account Manager Công ty Golden Event )


Bài liên quan:
 

Tags: , , , , , , , , ,

Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án

Event Channel – Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một nhân viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin tưởng giao cho quản lý 1 hạng mục công việc, 1 nhóm người, thậm chí là một dự án. Đây sẽ là tiền đề để bạn quản lý các event và trở thành event manager.

Nhưng tiếc là nhiều người không chú trọng và nỗ lực thử thách mình qua các vấn đề này, cho rằng phần công việc của mình rất nhỏ nhặt,  đơn giản thì cần gì đến kỹ năng quản lý nên không cố gắng tìm hiểu, trau dồi, làm đại khái theo kinh nghiệm và quán tính kiểu được chăng hay chớ. Đó là 1 sai lầm làm mất đi cơ hội thử sức và thể hiện mình của bạn.
Hôn nay bạn được giao quản lý 1 team phụ trách các vấn đề hậu cần hay phát tờ rơi trong event. Nếu làm tốt ngày mai có thể được giao quản lý hẳn một event lớn. Nếu quản lý lộn xộn dẫn đến đổ bể thì bữa sau thậm chí đi phát tờ rơi cũng không ai dám giao bạn làm chứ đừng nói là được làm event manager. Mọi thứ đều đi từ thấp lên cao bạn à.
Nhưng nếu cứ đâm đầu vào làm chăm chỉ kiểu lấy cần cù bù thông minh cũng không ổn. Người có tố chất quản lý thể hiện mình làm được việc ngay từ những việc nhỏ nhặt nhất. Bạn có biết có rất nhiều người cả đời không làm được gì ngoài vệc ngồi chờ người khác phân công công việc cho để mà hoàn thành nó? Vì vậy nếu bạn không có sẵn năng khiếu quản lý công việc thì hãy cố gắng trau dồi nhé.
Sẽ có rất nhiều bỡ ngỡ, làm sao để quản lý hiệu quả và đạt được thành công đây. Hãy cùng F-Event làm quen với khái niệm và kỹ năng quản lý dự án nhé.
Trong khuôn khổ bài viết này,  chúng tôi định nghĩa dự án là một phần việc có khởi đầu và kết thúc, được giao cho bạn để vận hành và hoàn thành nó. Theo khái niệm này, từ việc nhỏ như chuẩn bị phương án đồ ăn thức uống cho một nhóm khách cho đến tổ chức một event đều có thể coi là những dự án.
Các khái niệm về dự án và bài học về quản lý dự án bạn có thể tìm thấy rất nhiều trên Google. Tôi chỉ xin nêu qua khái niệm như vậy và đi vào phần trọng tâm mà bất cứ ai quản lý dự án đều phải trải qua. Lưu ý là các chia sẻ này mang tính kinh nghiệm và nhấn mạnh vào tính thực tế, các bạn có thể tự tìm tòi và bổ sung thêm.
Phần 1. Các bước trong quản lý dự án
Bước 1: Lên kế hoạch
Để một công việc thực thi được đòi hỏi phải có kế hoạch cho nó. Kế hoạch không phải là cái viết ra để xem cho vui hay để trình lên sếp mà là cái giúp bạn làm cho dự án thực thi được cho nên nó phải rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi, chứng tỏ được đầu óc quản lý công việc của bạn.
Ví dụ việc phát tờ rơi, không đơn giản là nhận tờ rơi về rồi cả nhóm chia nhau đem đi phát mà đòi hỏi bạn lên danh sách rõ ràng.
- Địa điểm: Phát tờ rơi ở những đâu, thời gian nào, có phải xin phép chủ địa điểm không, phân chia địa điểm thế nào để tiết kiệm thời gian đi lại.
- Nhân sự: Ai phát, một chỗ mấy người đứng phát, phát bao nhiêu tờ một buổi
- Hình thức thể hiện: Trang phục thế nào, cần lưu ý điều gì
- Phòng ngừa rủi ro: Làm sao để khỏi phát trùng, làm sao để kịp chạy mấy điểm một lúc mà phát, bị đuổi hay tịch thu tờ rơi thì phải làm sao?
- Phương án dự phòng: Nếu điểm này không phát được thì bạn đã có danh sách các điểm thay thế chưa, nếu một người phát phải nghỉ đột xuất thì có cần thiết có người thay thế không, hay những người khác kiêm nhiệm được?
- Chi phí: Lương, phụ cấp tính thế nào?
- Quản lý: Quản lý, kiểm tra việc phát này thế nào để đảm bảo tất cả làm tốt, có cần người giám sát, chụp hình… hay người phát tự chụp và ghi chép lại địa điểm?
Đây là 1 mẫu kế hoạch phát tờ rơi đơn giản, trong đó dựa trên số lượng tờ rơi và thời gian, người lập tính toán được khối lượng công việc và số lượng nhân sự cần thiết.
kế hoạch phát tờ rơi
2. Tập hợp nhân sự thực hiện
Bạn có thể sẽ phải huy động một nhóm nhân viên trong công ty mình hay thuê một nhóm sinh viên part time để cùng làm dự án. Nếu là leader của team này, bạn phải làm sao để đưa họ vào guồng một cách hiệu quả?
Nếu nhóm này là những nhân viên ở công ty bạn, phải đảm bảo là họ làm việc tự nguyện và có ý thức trách nhiệm chung. Tôi đã gặp trường hợp một dự án do phòng marketing đảm nhận có huy động sự hỗ trợ của các phòng ban khác thì họ làm khá là miễn cưỡng và thiếu chủ động vì nghĩ đây là nhiệm vụ của phòng marketing. Tốt nhất là nên làm cho họ quán triệt tinh thần đây là việc chung của công ty bằng cách nhờ trưởng phòng hay giám đốc mở lời trước cho mình “danh chính ngôn thuận” kêu gọi sự hợp tác. Trên lý thuyết là vậy, còn thực tế cũng phức tạp lắm, đòi hỏi bạn đủ khéo léo để họ không cảm thấy mình là lính bất đắc dĩ, đang phải thi hành lệnh của bạn mà tỏ ra chống đối, nhưng cũng đừng có thái độ cầu khẩn, nhờ vả thái quá để họ ngỡ đây là việc riêng của bạn và họ đang ban sự giúp đỡ cho bạn, khi nào có hứng giúp thì giúp.
Ngay cả trong một phòng ban liên kết với nhau còn cãi nhau ì xèo huống gì là liên kết nhiều phòng ban. Lúc này kỹ năng team work và giải quyết mâu thuẫn quan trọng lắm (tìm và đọc thêm về nó trên mạng nhé)
3. Phân công, quản lý công việc
Có kế hoạch trong tay rồi, bạn dựa trên đó mà vận hành công việc của mình.
Trước hết là phải phổ biến về dự án và mục đích công việc, hãy cho họ biết họ đang làm gì, phục vụ cho việc gì… mới làm cho họ thấy rõ trách nhiệm, đừng có kiểu úp úp mở mở hay cho rằng họ chỉ cần biết phần việc của họ. Phải xác định những thông tin tối thiểu nào mà họ cần được biết.
Sau đó là phân công công việc. Việc này đòi hỏi bạn sự chu đáo và kỹ năng quản lý tốt. Tôi rất dị ứng với kiểu giao việc chung chung như “Cả team làm cho tôi việc A, việc B này nhé”. Hãy nghĩ xem nếu bạn đưa ra đề nghị như vậy, ai sẽ là người tự nguyện nhận phần việc, áp lực nào về trách nhiệm và thời hạn để đốc thúc họ làm, và làm thế nào để họ thực hiện không chồng chéo?
Hãy giao cho cụ thể ra: Anh A làm phần việc này, chị B làm phần việc kia, đưa hạn chót (deadline) cụ thể mà họ cần hoàn thành, sự rõ ràng như vậy giúp mỗi người trong team biết mình cần làm gì và làm trong bao lâu. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian giải thích và đốc thúc, cũng không ai đổ thừa được khi nhiệm vụ của họ đã rất rõ ràng.
Các bạn nên có 1 checklist rõ ràng như thế này để quản lý công việc cho khoa học.
checklist công việc
Đừng quên huấn luyện cho họ những kiến thức cơ bản để thực thi công việc. Ví dụ muốn đội sales giúp mình việc spam quảng cáo trên các diễn đàn thì phải hướng dẫn họ cách thức spam, muốn mấy cô lễ tân đứng đón khách thì phải hướng dẫn họ đón thế nào.
4. Giám sát tiến độ, báo cáo
Cần phải liên tục giám sát tiến độ dự án bằng checklist và lịch trình công việc. Bạn có thể dùng Microsoft Project hoặc Excel để lập tiến độ công việc (timeline) và theo dõi. Mỗi ngày trôi qua, bạn rà soát xem hôm nay cần làm gì, hoàn thành gì, phải đốc thúc ai. Nếu quá nhiều hạng mục công việc và liên quan đến rất nhiều người, có thể là gởi mail nhắc việc hàng ngày.
Đây là 1 mẫu timeline công việc:
tiến độ công việc
Nếu bạn là leader, hãy đảm bảo luôn nắm được tiến độ của team mình đang đi đến đâu. Nếu dự án dài cả tháng thì báo cáo theo ngày, theo tuần,dài cả năm thì báo cáo theo tháng và bạn phải báo cáo thường xuyên cho cấp trên dù họ không yêu cầu. Như vậy chứng tỏ thái độ làm việc chuyên nghiệp, chu đáo và làm cấp trên luôn an tâm biết rằng công việc luôn vận hành tốt.
Có trục trặc gì xảy ra đe dọa bị trễ tiến độ, ta cần linh động xác định xem là có thể tự linh động giải quyết hay là báo cáo cấp trên để họ quyết định.
Nhiều người thường thiếu chủ động, việc gì cũng đợi cấp trên quyết định dẫn đến đổ bễ, trì hoãn công việc. Ví dụ như có mỗi việc duyệt nội dung tài liệu hội nghị hay marquette tờ rơi mà cũng phải chờ đợi sếp quyết định, sếp bận rộn chưa kịp duyệt mà không dám hối thúc để đến phút cuối mới vắt chân lên cổ chạy, cuối cùng mọi chuyện đổ bể thì phải lãnh bao nhiêu điều tiếng cũng do sự kém chủ động.
Ngược lại, nhiều người lại chủ động thái quá, việc gì cũng chém trước tâu sau, làm cho cấp trên có cảm giác bị vượt mặt hoặc đặt cả công ty vào thế bị động về kế hoạch, ngân sách.
Hãy cố gắng kéo tất cả team vào guồng công việc chung để tạo một không khí sôi động. Hãy công khai cho mọi người nắm tiến độ chung, như việc biết anh A đang làm việc này, chị B đang làm việc kia để họ biết là không chỉ có họ đang cần cố gắng mà tất cả đang cố gắng để bắt kịp tiến độ chung của cả team. Việc này có thể thể hiện qua các email nhắc việc, email trao đổi công việc có Cc cho tất cả mọi người hay các báo cáo định kỳ.
báo cáo tiến độ
5. Đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng, nhắc nhở
Khi dự án đã kết thúc, ta cần họp lại để tổng kết, đưa ra nhận xét, đúc rút kinh nghiệm để các dự án sau làm tốt hơn.
Cũng cần thẳng thắn nhưng khéo léo đưa ra nhắc nhở những cá nhân chưa hoàn thành tốt và khen thưởng kịp thời các cá nhân làm tốt.
Anh Thảo

Bài liên quan:

 

Tags: , , , , ,

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 93 other followers