RSS

Tag Archives: dự trù kinh phí

Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng

Event Channel – Để lấy được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng, cần những yếu tố quan trọng là ý tưởng tốt, đơn vị tổ chức uy tín và giá cả phù hợp. Trong thời buổi kinh tế khó khăn này, các doanh nghiệp phải cân nhắc khi phải chi trả cho một hoạt động nào đó và xem xét hiệu quả của hoạt động ấy, cho nên, cuộc chiến về giá là cuộc chiến mà mọi agency đều phải đối mặt.
Thực hiện một bảng dự trù kinh phí phù hợp và thuyết phục được khách hàng thật ra không hề dễ dàng, làm sao để vừa túi tiền khách hàng mà vẫn có lợi nhuận cho công ty.
Để lấy được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng, cần những yếu tố quan trọng là ý tưởng tốt, đơn vị tổ chức uy tín và giá cả phù hợp. Trong thời buổi kinh tế khó khăn này, các doanh nghiệp phải cân nhắc khi phải chi trả cho một hoạt động nào đó và xem xét hiệu quả của hoạt động ấy, cho nên, cuộc chiến về giá là cuộc chiến mà mọi agency đều phải đối mặt. Dù ý tưởng của bạn có hay và đặc sắc đến mấy nhưng kinh phí không cho phép thì khách hàng của bạn cũng sẽ không thể biến nó thành hiện thực được. Một vài chia sẻ của Event Channel để bạn có thể cân nhắc một bảng báo giá phù hợp đến khách hàng.
Tạo nhiều mối quan hệ tốt với các suppliers
Có nhiều mối quan hệ với các suppliers giúp ích rất nhiều cho bạn không chỉ trong công việc tổ chức sự kiện mà còn trong các lĩnh vực khác nữa, vì vậy, nếu có cơ hội thì đừng ngần ngại tạo mối quan hệ với họ. Những người tổ chức sự kiện thường trung thành với những nhà cung cấp “ruột” vì nhiều lý do, thứ nhất là giá tốt, thứ hai là làm cùng nhau nhiều thì họ sẽ hiểu được cái “gu” của khách hàng, nên không cần phải trao đổi, giám sát nhiều, bên cạnh đó là tâm lý ngại thay đổi khiến cho các eventer chỉ hợp tác với duy nhất một hoặc vài nhà cung cấp trong mọi sự kiện.
Thực ra việc gắn bó với những nhà cung cấp quen thuộc cũng có các lợi ích như đã nêu trên, nhưng nếu bạn không chịu tìm kiếm những cơ hội mới thì cả bạn lẫn những người đang hỗ trợ bạn sẽ đi vào lối mòn trong việc sáng tạo và thực hiện. Hơn nữa, những nhà cung cấp quen thuộc không chắc là có giá tốt nhất hoặc các công nghệ tiên tiến nhất, vì vậy, việc tìm kiếm và tạo mối quan hệ với các suppliers rất quan trọng. Khi có nhiều đầu mối, bạn có nhiều cơ hội để lựa chọn đối tác tốt hơn và có giá phải chăng hơn.
Liên tục cập nhật giá cả thị trường
Để thực hiện một bảng dự trù kinh phí, bạn phải trải qua công đoạn mất thời gian nhất là khảo sát giá cả. Có nhiều bạn trẻ mới vào nghề, được những người đi trước chia sẻ cho một vài form mẫu có sẵn để báo giá thì dựa trên đó mà “phăng” giá ra. Ví dụ, báo giá của năm trước cho một bộ cổng hơi 12m là 1,2 triệu – dựa trên đó, vì ngại phải tìm hiểu giá mới, các bạn nâng giá lên khoảng 1,8 triệu cho “an toàn” mà không biết rằng giá thị trường chỉ khoảng 1,5 triệu hoặc thấp hơn nữa. Đây là sai lầm lớn nhất của việc lười phải bốc điện thoại lên khảo sát giá, vì mỗi hạng mục chênh nhau từ vài trăm ngàn đến vài triệu (với những hạng mục lớn như ca sĩ, MC) nhưng kết quả cuối cùng cho ra một bảng dự trù kinh phí cao ngất ngưởng gửi đến khách hàng nếu như trước đó, người phụ trách không kiểm tra kĩ.
Việc khảo sát giá mặc dù hơi mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn có một bảng báo giá phù hợp và có sự lựa chọn tốt nhất giữa các suppliers. Ngoài ra, khi làm công việc khảo sát giá như vậy, bạn sẽ nhận được nhiều lời khuyên, tư vấn bổ ích từ những người cung cấp dịch vụ mà đôi khi bạn không biết hoặc không nghĩ ra, và khi bạn mang kiến thức này tư vấn cho khách hàng sẽ khiến họ cảm thấy tin tưởng hơn.
Một lợi ích ít ngờ tới là khi làm việc với các suppliers, bạn còn nắm được tình hình của đối thủ của mình (là agency đang cùng thực hiện đấu thầu event) đang làm gì, như thế nào, qua đó, điều chỉnh được chiến lược tiếp cận khách hàng nữa.
Vì vậy, việc cập nhật giá cả khi làm dự trù kinh phí là công việc không thể không làm đối với mỗi người làm tổ chức sự kiện.
Làm bảng dự trù tốt sẽ thuyết phục được khách hàng chi trả
cho kế hoạch sự kiện của bạn
Đặt mình vào vị trí của khách hàng
Một điều quan trọng mà người viết luôn nhắc nhở các cộng sự của mình là hãy luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng. Nếu bạn luôn muốn mua được những món hàng giá phải chăng nhưng chất lượng tốt, hoặc muốn ăn món ngon mà giá lại rẻ thì hãy nghĩ rằng khách hàng cũng muốn được phục vụ như vậy.
Một khi ở vị trí của khách hàng, bạn sẽ muốn tìm những nhà cung cấp có giá tốt, chất lượng và uy tín, vậy thì đừng ngần ngại bỏ thời gian tìm những đơn vị như vậy, sau đó để lại một mức giá tốt cho khách hàng.
Hãy nghĩ cho khách hàng giống như nghĩ cho bản thân mình, cái gì cần thiết thì phải đề xuất, cái nào không cần thiết, có thể thay thế thì bỏ ra, đừng làm như một cái máy nhập dữ liệu rồi in ra đưa cho khách hàng của bạn.
Trình bày bảng báo giá hợp lý
Những gì bạn thể hiện trên bảng dự trù sẽ ảnh hưởng tới thái độ và suy nghĩ của khách hàng. Mặc dù bạn đã cố gắng đưa ra giá tốt nhất cho khách hàng nhưng nếu không biết cách thể hiện phù hợp thì bảng giá của bạn sẽ không thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn.
Bí quyết trình bày một bảng báo giá hợp lý là các hạng mục mà ai cũng có thể làm thì giá sẽ rất phải chăng, nhưng những hạng mục mà “chỉ tôi có thể làm” thì hãy áp giá của mình vào. Cụ thể như các hạng mục như nhà hàng, khách sạn, địa điểm khách hàng hoàn toàn có thể thuê được, nhưng vì muốn quy về một mối nên yêu cầu bạn quản lý luôn. Thay vì báo gấp rưỡi giá mà bạn thuê thì hãy cho khách hàng biết giá thuê địa điểm của bên cung cấp đưa ra, và việc thỏa thuận với bên cho thuê địa điểm thì lại là việc sau đó, thông thường, các đơn vị này thường có chiết khấu cho những agency tổ chức và thuê mướn với giá trị lớn. Hoặc những hạng mục in ấn thông thường, đừng báo giá của 1m2 in hiflex lên 70 ngàn đồng khiến khách hàng chạy mất dép sau khi so sánh với agency khác. Thay vào đó, bạn có thể tăng cường thêm nhân sự  cho các hoạt động của sự kiện hoặc chi phí quản lý cao hơn một chút nhưng cam kết quản lý tốt sự kiện.
Trình bày bảng báo giá sao cho hợp lý cũng là một yếu tố quan trọng
Người ta thường bảo “khéo ăn thì no, khéo co thì ấm”, cũng cùng một khoản kinh phí đưa ra nhưng nếu phân bổ hợp lý bạn sẽ khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và sẵn sàng chi trả. Bên cạnh việc khéo léo trong trình bày thì thiện chí đối với khách hàng cũng cần phải có ở mỗi người làm công việc này. Hi vọng một vài chia sẻ sẽ có ích cho công việc của các bạn.
NGUYỄN PHƯƠNG THANH

Bài liên quan:
 
Leave a comment

Posted by on September 28, 2011 in Event nâng cao, Kỹ năng Event

 

Tags: , ,

Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event

Event Channel – Cần phải giới thiệu điều nhà tài trợ quan tâm chứ không phải giới thiệu cái người chào tài trợ có

Trong tổ chức sự kiện, vận động tài trợ là một công việc quen thuộc, từ những Event mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những Event thương mại. Với nhiều năm trong nghề marketing và tài trợ cho nhiều sự kiện lớn nhỏ, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm mời tài trợ dưới góc độ nhìn nhận của một nhà tài trợ.

Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng

Cũng giống như việc marketing hay bán hàng, “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thà bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn lọc. Để xác định được “nhà tài trợ tiềm năng” bạn cần cân nhắc:

- Đối tượng tham dự Event của bạn là ai: Từ đó bạn xác định đối tượng đó là khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp. Chẳng hạn đó là một Event dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài trợ là các công ty  thiết bị số như điện thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối CNTT, một Event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm trung đến cao cấp, thời trang, xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng nhanh như dầu gội, bột giặt, hạt nêm… các loại.

- Những chương trình họ thường tài trợ: Dựa trên cái “gu” của từng thương hiệu, bạn đoán định xem chương trình của bạn có “hợp khẩu” họ hay không. Ví dụ Kotex, Yomost hay tài trợ cho các chương trình trẻ trung, khẳng định cá tính, Tân Hiệp Phát thích các chương trình thể thao, ca nhạc, chương trình ảnh hưởng đến một cộng đồng lớn tùy định vị từng nhãn hàng, các hãng xây dựng như tôn Hoa Sen, gạch Đồng Tâm, thép Hữu Liên thích các chương trình thể thao như đua xe đạp, bóng đá vì nơi này tập trung nhiều đàn ông – khách hàng tiềm năng của họ, một số hãng lại chuyên tài trợ các chương trình từ thiện. Một điều cần lưu ý nữa là là tầm vóc chương trình tài trợ, n hững hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.

Tài trợ bao nhiêu là đủ?

Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục… Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà tài trợ. Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương thảo một thời gian dài, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con mắt của nhà tài trợ. Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp như thế này, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% – 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách, chẳng hạn số tiền cần làm Event là 700 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn phần là 1 tỷ đồng, gói tài trợ vàng là 800 triệu, tài trợ bạc là 600 triệu, như vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện Event này.

bí quyết vận động tài trợ

Nên cân nhắc kỹ các gói tài trợ

Một điểm cần lưu ý nữa là, nếu là tài trợ tiền mặt, thông thường nhà tài trợ chỉ ứng trước 50% đến 70% giá trị tài trợ chương trình, sau khi bạn đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho họ trong chương trình và chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại. Bạn cần cân nhắc điều này để chuẩn bị một khoản ngân sách đủ để làm Event trong trường hợp chưa nhận đủ 100% giá trị tài trợ, và không bị “đổ nợ” nếu nhà tài trợ từ chối chi trả khoản còn lại nếu chương trình không thành công như mong đợi.

Bán cái nhà tài trợ quan tâm, không bán cái mình có

Xây dựng hồ sơ tài trợ là một việc quan trọng, nhưng nhiều người mời tài trợ lại không để tâm tìm hiểu coi nhà tài trợ cần gì và quan tâm đến điều gì, họ chỉ thao thao bất tuyệt về những gì họ cho là hay ho, thú vị. Hãy nhìn nhận hồ sơ của bạn dưới con mắt của nhà tài trợ để xem xét xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa. Để làm được điều đó, chúng ta hãy cùng phân tích xem nhà tài trợ coi trọng những điểm nào của sự kiện cần tài trợ.

Việc đầu tiên người cho tài trợ sẽ quan tâm là điểm nhấn của sự kiện đó là gì, làm thế nào để chương trình thành công. Họ sẽ xem xét sự thành công của sự kiện thông qua 2 khía cạnh:

  • Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện đó hay không: Cho dù bạn chỉ là một câu lạc bộ xã hội hay một công ty nhỏ, vẫn có cơ hội cho bạn nhận được tài trợ nếu bạn làm cho đơn vị tài trợ tin rằng bạn có thể tổ chức tốt chương trình. Điều đó có thể thể hiện qua background (lý lịch) tốt về tổ chức của bạn, qua những chương trình tương tự mà bạn đã làm, và qua những gì bạn thể hiện về cách thức tổ chức thực hiện sự kiện. Một số công ty mua format sự kiện, cuộc thi, lễ hội… từ nước ngoài, tương tự như nhượng quyền thương hiệu, tên tuổi và lịch sử thành công của chương trình ở nước ngoài đó sẽ gia tăng sự tin cậy cho người được chào tài trợ. Một số đơn vị chạy tài trợ lại gầy dựng uy tín cho mình bằng cách liên kết với những tổ chức, ban ngành khác như Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh Niên, Liên đoàn Lao động, Sở Khoa học-Môi trường… dưới vai trò cơ quan chủ quản hoặc nhà đồng tổ chức.
  • Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị: Mỗi tháng có hàng trăm hàng ngàn chương trình ca nhạc, vài chục hội chợ triển lãm… trên khắp cả nước, bạn phải thuyết phục được họ là tại sao nên tài trợ chương trình của bạn thay vì chương trình khác. Những điểm mới lạ, những điểm nhấn đặc biệt, những điểm cuốn hút khán giả… sẽ là điều khiến nhà tài trợ thích thú, quan tâm chương trình.

Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ:

  • Đối tượng được tuyên truyền và tham gia là ai, có phải đối tượng khách hàng tiềm năng của họ hay không?
  • Chương trình có đáp ứng được mục đích tài trợ của họ hay không: Có nhà tài trợ đang cần quảng bá thương hiệu, có người muốn thương hiệu của mình lấy lòng công chúng, có công ty đề cao mục tiêu thúc đẩy doanh số.., hãy khéo léo thăm dò để biết mục đích đó và dựa trên điều này bạn “chào hàng” cho họ những hoạt động và quyền lợi phục vụ cho mục đích của họ. Chẳng hạn một khách hàng đang muốn đẩy mạnh việc bán hàng, việc offer một gian hàng ngay tại sự kiện sẽ được họ đánh giá là một điểm hấp dẫn.
  • Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với nó hay không: Nhà tài trợ sẽ xem xét với ngân sách bạn đề xuất như vậy, có tương xứng với tầm vóc của sự kiện hay không, và nó có đáng “đồng tiền bát gạo” họ bỏ ra tài trợ hay không.

Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, nhà tài trợ đề cao những quyền lợi mà bạn dành cho họ và vấn đề truyền thông cho họ thông qua sự kiện đó như thế nào.

  • Những quyền lợi mà người chạy tài trợ có thể chào (offer) cho nhà tài trợ có thể là:

- Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông

- Xuất hiện thương hiệu trên các vật phẩm tuyên truyền, quảng cáo, tài liệu

- Phát hàng mẫu

- Trưng bày sản phẩm

- Bán hàng

- Truyền thông về nhà tài trợ miễn phí trên báo đài bảo trợ truyền thông hoặc báo nào khác dưới dạng bài PR, banner miễn phí

- Làm khảo sát, thăm dò

- Được chia sẻ database người tham gia sự kiện

  • Vấn đề truyền thông, tuyên truyền cho sự kiện, đứng dưới góc độ nhà tổ chức, có thể là để thu hút người tham dự và tạo sự nhận biết về chương trình, còn dưới góc độ nhà tài trợ, sẽ là cơ hội để đưa thương hiệu của họ đi cùng bạn trong chiến dịch truyền thông đó. Một số vấn đề bạn nên chú trọng là:

- Mức độ quảng bá rộng rãi của sự kiện: Có thể bạn chỉ cần thu hút 100 người đến với buổi hội thảo, nhưng cái nhà tài trợ quan tâm không phải là quảng bá cho 100 khách tham dự đó mà họ cần chiến dịch quảng cáo cho sự kiện có độ phủ đến 1 triệu người trước chương trình. Vì vậy, hãy truyền thông rộng rãi hết sức có thể vì nhà tài trợ thích điều đó.

- Con số cụ thể: Bao nhiêu tờ rơi được phát ra, bao nhiêu email được gởi đi, bao nhiêu diễn đàn được tuyên truyền, bao nhiêu bài PR được đăng. Những con số thuyết phục hơn ngàn lời nói.

- Đo lường một cách cụ thể: Đo lường được hiệu quả của truyền thông và sự kiện chính là đo lường hiệu quả tài trợ. Bởi vậy những tiêu chí đánh giá (KPI) như tỷ lệ người mở mail, số lượt người nhìn thấy bandrol, poster quảng cáo, lượt người xem trên diễn đàn… là cái mà nhà tài trợ cần.

- Nên có đối tác bảo trợ truyền thông: Đó có thể là báo đài, một website hay một diễn đàn nào đó. Nhà tài trợ cần thấy rằng có một đơn vị uy tín sẵn lòng đăng tin giới thiệu chương trình của bạn cho tất cả độc giả của họ và nhà tài trợ cũng được đi cùng các tin giới thiệu đó.

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

Thời điểm nào chạy tài trợ tốt nhất

Những chương trình lớn, trị giá một vài tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào kế hoạch marketing của mình. Những chương trình dưới 100 triệu thì có thể được ra quyết định tài trợ nhanh hơn, vì giá trị tài trợ không lớn và các công ty thường dành một khoản ngân sách nhất định để phòng hờ cho các chương trình nhỏ.

Tháng 11 tới tháng 12 hàng năm là thời điểm các công ty chốt ngân sách tài chính cho nên việc chào tài trợ vào thời điểm này hầu như là không khả thi. Nếu bạn cần vận động một khoản tiền tài trợ lớn cho năm sau, thì thời điểm gởi kế hoạch tốt nhất là 3 tháng cuối năm, vì lúc này người làm marketing đang”rục rịch” lên kế hoạch và ngân sách marketing cho năm sau, cơ hội bạn được đưa vào kế hoạch tài trợ cho năm sau của bạn sẽ cao hơn.

Ai nên là người đi gặp nhà tài trợ

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ. Theo tôi, tối thiểu nên có 3 người:

- Người vận động tài trợ: Có vai trò làm cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ

- Người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của sự kiện, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.

- Người trực tiếp tổ chức Event: Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, người tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ.

Chăm sóc nhà tài trợ

Sau khi nhà tài trợ đồng ý với việc tài trợ, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với những điều khoản rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Một số nhà tài trợ còn yêu cầu bên tổ chức event đính kèm kế hoạch tổ chức, kế hoạch truyền thông… như một phần của phụ lục hợp đồng.

hợp đồng tài trợ

Bạn hãy chuẩn bị một bảng phân công công việc cho cả hai bên với những deadline rõ ràng. Ví dụ thời điểm nhà tài trợ chuyển logo, thời điểm bạn gởi layout các vật phẩm quảng cáo, thời điểm họ chuyển tiền – nếu là tài trợ hiện kim (in-cash) hay sản phẩm – nếu là tài trợ hiện vật (in-kind).

Trong Ban tổ chức của bạn, hãy cử ra một người chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện đầy đủ quyền lợi cho nhà tài trợ theo như hợp đồng. Nếu vì lý do gì đó mà nhà tài trợ vi phạm các điều khoản hợp đồng, ví dụ giải ngân tài trợ chậm trễ, lạm dụng quyền lợi… , để đảm bảo cơ sở cho những kiện tụng sau này, bạn cũng đừng đáp lại bằng cách không thực hiện các quyền lợi của nhà tài trợ. Vì khi thưa kiện, bạn sẽ bị coi à người đơn phương vi phạm hợp đồng và có thể phải gánh chịu những rủi ro về việc giảm hoặc hủy bỏ các khoản tài trợ, thậm chí phạt vi phạm hợp đồng.

Sau khi Event kết thúc, hãy gởi cho nhà tài trợ một báo cáo kèm theo những hình ảnh về Event cho dù họ có yêu cầu bạn hay không. Việc đó sẽ được nhà tài trợ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và đặt bạn vào danh sách ưu tiên cho những lần tài trợ tiếp theo.

Xem thêm: Account Manager công ty Blue Ocean: Mời tài trợ là bán ý tưởng còn trên giấy

ANH ĐỨC


Bài liên quan:
 
 

Tags: , , , , , , , ,

Dự trù những khoản khó đoán trong tổ chức sự kiện

Event Channel – Dự toán kinh phí trong tổ chức event đã là một vấn đề tương đối khó khăn và đòi hỏi độ chính xác cao đối với người làm event song dự trù kinh phí cho cả những khoản mà ta không thể đoán trước lại là một vấn đề vô cùng nan giải.

Thông thường, khi làm một bảng dự trù kinh phí, ngoài phí quản lý (10 – 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình. (Xem thêm Dự trù ngân sách trong event – nhân tố mang tính quyết định)

Vậy thế nào là những khoản khó đoán mà ta ít khi tính tới trong event ?

Một dấu hiệu dễ nhận biết nhất cho khoản chi phí phát sinh này là  khi người tổ chức sự kiện đã đưa ra được những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình thì phần chi phí để dự phòng cho những rủi ro này cũng sẽ được tính đến. Đôi lúc có những khoản kinh phí mà nếu thiếu kinh nghiệm thì một người làm event không thể nào dự đoán được.

Để đề phòng những chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát, hãy lưu ý một số vấn đề dưới đây để tránh những thiếu sót khi thực hiện bảng dự trù kinh phí.

Chi phí phát sinh do những rủi ro có thể xảy ra

Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi event, hãy cố gắng dự đoán những rủi ro có thể gặp phải. Chẳng hạn như khi thực hiện một rockshow heavy metal tại quán cafe, dự đoán trước nguy cơ chiếc trống có thể bị thủng  rất cao vì rock band đánh quá “bạo” và những tấm kính  hay bóng đèn có nguy cơ vỡ do người tham dự xô đẩy, chen lấn, người tổ chức đã lường trước các chi phí này và đưa vào bảng dự phòng rủi ro. Kết quả là trống đã bị thủng và có hai tấm kính bị vỡ, nhưng nhà tổ chức đã có ngay chi phí cho việc này và không để nó ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Hoặc tổ chức một event ở ngoài trời, hãy tính đến các biện pháp dự phòng như rách dù không gian, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ và cả khoản chi phí dành cho việc thuê mua thay thế.

Những chi phí phát sinh chưa tính toán được

Nếu bạn tổ chức một chương trình biểu diễn thời trang thì ngoài những chi phí cơ bản như sân khấu, người mẫu  trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại v.v thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được biểu diễn, nhất là nếu đó là một show diễn kéo dài trong nhiều tuần.

Chính vì thế thông thường việc thống kê và tính toán cho những phần chi phí phát sinh khó đoán biết trước luôn dành cho những người tỉ mỉ có tầm nhìn và kinh nghiệm để phát hiện ra những vấn đề dù là nhỏ nhất. Nếu ta không lên  đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân hoặc công ty của mình phải bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.

Tính toán không khéo các hạng mục trong sự kiện

Bạn phải dùng kinh nghiệm cá nhân của mình hoặc tham khảo ý kiến của người đi trước để có những dự trù sát thực tế nhất, nếu không khi xảy ra phát sinh bạn sẽ rất khó xoay sở trong ngân sách có hạn đã nhận được.

Chẳng hạn như để thu hút 10,000 người tham dự Event của mình, bạn dự định phát ra 20,000 tờ rơi, truyền thông trên 10 đầu báo, treo 20 bandrol nhưng sau đó bạn thấy khối lượng truyền thông như vậy mới chỉ như muối bỏ bể. (Xem thêm Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả ). Tuy nhiên, để tăng gấp đôi khối lượng truyền thông  để đạt được số lượng tham gia như bạn mong muốn sẽ kéo theo chi phí phát sinh rất lớn trong khi mọi chi phí đã được duyệt rồi. Lúc này bạn sẽ đứng giữa hai con đường: chấp nhận giảm lợi nhuận để tăng độ phủ truyền thông hoặc ngậm ngùi nhìn số lượng khách đến với  Event hết sức lèo tèo so với  mục tiêu cam kết ban đầu.

Chênh lệch về thời giá, tỷ giá

Và một vấn đề cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng đó là thời giá. Thông thường, một kế hoạch event thường được lập ra trên giấy khoảng từ 3 đến 4 tháng trước khi sự kiện diễn ra, đó là một khoảng thời gian ngắn để bạn gấp rút chuẩn bị các công việc nhưng cũng đủ dài để chi phí của những sản phẩm dịch vụ mà bạn tính toán thay đổi giá cả. Nếu không tính toán cả những phần này thì rõ ràng bạn lại có thể mất thêm một phần chi phí vì sự chênh lệch thời giá này.

Tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm như cuối năm, một số hạng mục như địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại… chắc chắn sẽ tăng nhiều, vì vậy khi lập kế hoạch cho những Event diễn ra vào dịp này, việc cần thiết của bạn là dự trù trước chênh lệch của thời giá lúc đó so với hiện tại.

Cũng có khi khách hàng dời thời gian tổ chức đến cả năm trời, làm thế nào để thay đổi bảng giá mà bạn đã chốt với họ từ năm trước? Hãy cẩn thận ghi vào một dòng: “Bảng giá có giá trị trong thời hạn … tháng kể từ ngày lập bảng”, sau này bạn sẽ không phải e ngại “khó nói chuyện” với khách hàng về việc tăng giá.

Giá khách sạn tăng lên do chênh lệch về tỷ giá USD/VND cũng ảnh hưởng đáng kể đến chênh lệch chi phí đầu ra/đầu vào của bạn vì khách sạn thường báo giá bằng đơn vị USD trong khi bạn tính toán ngân sách bằng tiền Việt.

Tóm lại, như tên gọi của nó unknow budget  hay hidden cost, người tổ chức không bao giờ có thể chuẩn bị chính xác 100% những khoản chi phí phát sinh đó, chính vì vậy như chúng ta đã được đề cập ở trên những khoản chi phí này thường được tính một cách mặc định từ 10 – 20% tổng chi phí tổ chức nhằm đề phòng cho những phát sinh ngoài ý muốn.  Và người làm event càng có nhiều kinh nghiệm thì việc dự tính chi phí phát sinh sẽ càng chính xác và ít khi xảy ra hao hụt kinh phí.

Dưới đây là bảng liệt kê một số chi phí thường hay phát sinh và khó đoán định để bạn cân nhắc khi lập dự trù chi phí cho sự kiện của mình:

Chi phí đền bù, tu sửa các vật thuê mua: làm hư hỏng đồ đạc, chi phí giặt ủi, chi phí tu sửa gian hàng trong những chương trình dài ngày vận chuyển đi nhiều nơi…
Chi phí phụ thu của chủ địa điểm: phí tổ chức quá giờ quy định, phụ thu mang thiết bị bên ngoài vào…
Tiền cho nhân sự: bồi dưỡng cho đội thi công, trả tiềnlàm việc quá giờ cho nhân viên phục vụ …
Chi phí vận chuyển, chuyên chở: đi lại nhiều hơn, chở nhiều hơn so với dự kiến…
Chi phí ăn uống: gọi thêm rượu, phát sinh thêm khách, thời giá thực phẩm tăng vào các dịp đặc biệt như Tết, đãi Event team sau event
Chi phí trang trí, set up
Chênh lệch tỷ giá
Chi phí truyền thông: mở rộng quy mô truyền thông
Chi phí in ấn: phải in lại sản phẩm do bị lệch màu, lỗi chính tả…
Chi phí nộp phạt: gây mất trật tự nơi công cộng,phạt lấn chiếm lòng lề đường, phạt do biểu diễn nghệ thuật không phù hợp…
Chi phí ăn ở: Trả thêm tiền phòng khách sạn (với Event ở xa), tiền ăn ở cho đội ngũ quay phim chụp hình đi cùng…

QUỲNH TRANG


Bài liên quan:
 
 

Tags: , , ,

Dự trù ngân sách trong event – nhân tố mang tính quyết định

Event Channel – Trong tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí là một trong những phần tương đối khó nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều về tổ chức sự kiện, nếu để thiếu sót những khoản quan trọng, bạn có thể sẽ không đủ ngân sách cho nó, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo của bạn.

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ khoản ngân sách thiếu hụt đáp ứng chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.

Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết chúng ta cần gì cho những tiết mục đó. Nếu bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là chúng ta không có ngân sách cho khoản này.

Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà chúng ta lên dự trù các hạng mục phù hợp cho sự kiện. Thông thường, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
2. Đồ ăn thức uống
3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
4. Thiết bị nghe nhìn (âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu)
5. Văn nghệ
6. Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu thứ này không có trong phí thuê địa điểm)
7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
8. Photo, camera
9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14. Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

Nếu bạn không chắc chắn về giá cả hạng mục nào, đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp để lấy giá cho chính xác. Đối với những người mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc vô vàn vất vả bởi gì bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi thứ hàng hóa dịch vụ, tuy nhiên theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ dễ dàng hơn vì các sự kiện thường giống nhau ở một số hạng mục.

Ở một, hai lần đầu tiên, hãy đưa những người có kinh nghiệm tổ chức event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Bởi vì sự thiếu kinh nghiệm về Event của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp cho loại hàng hóa, dịch vụ đó. Ví dụ: Để đón tiếp 1000 khách cùng một lúc, bạn không biết phải bố trí việc Check in và số lượng PG đón tiếp như thế nào cho phù hợp, không có cảnh xô đẩy, chen lấn nên kết quả là bạn dự trù số lượng PG và bàn tiếp tân quá ít, do đó ngân sách thực tế sẽ bị đội lên. Hoặc là bạn tổ chức sự kiện trong một hội trường lớn, nhưng không biết công suất âm thanh nào là phù hợp cho khán phòng đó vì bạn chưa có kinh nghiệm, hãy liên lạc nhà cung cấp âm thanh để được tư vấn chứ đừng đoán bừa và đưa ra con số áng chừng.

Ngoài ra, một điều phải lưu ý là giới hạn ngân sách, vì có thể có những sự kiện mà người chủ thường đưa ra cho chúng ta một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Người ta có câu “Liệu cơm gắp mắm”, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt thì chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện, vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được, cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.
BẠCH VÂN  – BÁNH BÈO


Bài liên quan:
 

Tags: , ,

Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi

Event Channel – Mùa mưa đã đến, và việc tổ chức những event ngoài trời như khởi công, khánh thành, thi đấu thể thao hay các lễ hội… không được thuận lợi như mùa nắng nữa vì những thay đổi bất thường của thời tiết.

Người làm event nên có những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão, đảm bảo event diễn ra suôn sẻ. F-Event xin chia sẻ một số hạng mục chúng ta nên lưu ý khi chuẩn bị cho một sự kiện ngoài trời.

Dự trù kinh phí
Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất định so với mùa nắng, bởi vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong event hay không. Bởi vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các phương án B này, nếu bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.

Địa điểm
Tốt nhất bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời địa điểm một cách dễ dàng. Chẳng hạn chuẩn bị một ngày hội tại sân nhà thi đấu, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên trong nhà thi đấu. Để làm được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao, và sắp xếp, chuẩn bị trước địa điểm trong nhà cho chu đáo phòng khi cần tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất set up phức tạp của nhiều event, lúc này chúng ta sẽ cần đến những phương tiện che mưa hiệu quả và điều này sẽ được đề cập ở phần sau.

Bạn cũng nên chú ý không nên lựa chọn làm event ở các bãi đất không có lát xi măng, bởi khi mưa xuống chúng sẽ biến thành bãi sình khổng lồ, vừa gây nhớp nháp khi đi lại lại có thể lún đất làm hư hại các cọc cắm, lều bạt. Nếu không thể đừng được việc tổ chức event trên các bãi đất trống, như trong trường hợp làm các lễ khởi công, động thổ… hãy xử lý nền bằng cách rải đá dăm hoặc kê palet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt bằng và ngăn chặn ẩm ướt, sình lầy.

Lều bạt và các phương tiện che chắn
Các loại nhà bạt, nhà lều (Hình 1) rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường, kích thước của chúng có thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event.

Kinh tế hơn, chúng ta có thể dù che (Hình 2), ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng: 10m, 15m và 20m (đường kính), tùy vào diện tích khu tổ chức event mà chúng ta có thể chọn loại phù hợp.
Công ty TNHH SX CK XD TM Hải Dương, một nhà sản xuất và cung ứng lều bạt uy tín cho nhiều event lớn chia sẻ kinh nghiệm về lựa chọn phương tiện che chắn phù hợp cho event: “Nếu tổ chức các buổi khởi công, động thổ, hay các bữa tiệc ngoài trời, bạn nên sử dụng các loại nhà lều, nhà bạt, vừa có tính kiên cố, vừa thẩm mỹ, tạo sự trang trọng cho event. Nếu là các lễ hội trên không gian rộng, bạn có thể sử dụng một số dù che lớn để bao phủ không gian tổ chức, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Phương án dành cho các gian hàng triển lãm giới thiệu sản phẩm có thể là dạng lều xếp kích thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, có ưu điểm dễ tháo lắp thi công, diện tích chiếm dụng ít (Hình  3) hoặc gian hàng bằng bạt (Hình 4), loại sản phẩm này được sử dụng rộng rãi ở các hội trợ, triển lãm với các chi tiết thiết kế thi công tỉ mỉ hơn lều xếp, gồm có nóc bạt che, vách gỗ hoặc vách bạt, palet, thảm trải sàn, đèn chiếu sáng, quạt, bàn ghế, giúp cho đồ đạc để trong gian hàng không bị mưa hắt và mọi hoạt động diễn ra bình thường”.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay
Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, các PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và những món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của các bạn.

Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trờiTiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?

ĐỨC LUÂN


Bài liên quan:
 

Tags: , , , , , , , , ,

Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả

Event Channel – Những bí quyết dưới đây giúp bạn quảng bá truyền thông cho sự kiện của mình, và phần tiếp theo định ra những tuỳ chọn về các phương tiện công bố thông tin để bạn có thể tham khảo và sắp xếp trong ngân sách cho phép của mình.

Lên kế hoạch công bố thông tin sớm

Nguyên tắc quan trọng nhất của việc lên kế hoạch quảng bá là lên sớm, càng sớm thì càng có nhiều cơ hội quảng bá sẵn sàng cho bạn lựa chọn. Nó còn giúp ta thư thả để sản xuất những vật phẩm quảng cáo có chất lượng và giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất chúng.

Tính đến ngân sách đầu tiên

Lên một khoản ngân sách để quảng bá cho event của bạn càng sớm, thì càng mở ra nhiều cơ hội. Ví dụ với một ngân sách cho phép, bạn có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio hay TV, sản xuất brochure, flyer hay poster,gửi mail trực tiếp… Tuy rằng có nhiều tuỳ chọn cho việc quảng bá miễn phí, nhưng nó không đáng tin cậy bằng những gì bạn phải trả để có bởi vì bạn không thể kiểm soát thời gian và nội dung thông điệp của bạn.

Định ra khán giả mục tiêu của mình

Điều này sẽ giúp bạn tìm ra phương tiện tốt nhất để tiếp cận họ. Ví dụ nếu đối tượng của bạn là sinh viên thì bạn muốn tất cả sinh viên sẽ đến tham dự event hay chỉ một vài nhóm đặc biệt, ví dụ sinh viên năm 2 ngành marketing? Càng làm chi tiết, rõ ràng thì chiến lược quảng bá càng hiệu quả.

Đặt ra mục tiêu (có tính thực tế)

Định rõ bạn muốn đạt được gì từ việc tuyên truyền về event. Ví dụ bạn tập trung vào số lượng khán giả, như bán được bao nhiêu vé, đạt mục tiêu gì về thu nhập, hay tập trung vào đặc điểm khán giả, không cần nhiều, chỉ cần đúng đối tượng mà thôi? Phải làm rõ điều này chiến dịch quảng bá của bạn mới đi đúng hướng.

Phát triển một kế hoạch:

Lên một kế hoạch giúp bạn đạt mục tiêu với ngân sách thực tế và thời gian cụ thể.

Phương tiện Thời gian tối thiểu
Gửi mail hàng loạt Ít nhất 48 giờ trước event
Thông cáo báo chí 1 đến 2 tuần
Thông cáo báo chí cho báo giấy 4 đến 6 tuần
Lập 1 website 3 đến 4 tuần
Poster, bandrol 2 đến 4 tuần
Tờ rơi 4 đến 6 tuần
Gửi thư 1 đến 2 tuần
PrintAD, TVC 6 đến 8 tuần

THẢO NGUYÊN (Dịch từ eventprofs.net)


Bài liên quan:
 

Tags: , , , , , , , , , , ,

Để tự tổ chức một event nhỏ trong nội bộ

Event Channel – Bạn không phải là một nhân viên tổ chức sự kiện, nhưng bạn thường xuyên phải tổ chức những event cho công ty, cho tổ chức của bạn. Vậy, làm thế nào để tự tổ chức tốt một event nội bộ mà không có sự tham gia của Agency? Hãy cùng tham khảo một số ý kiến dưới đây có thể nó sẽ giúp bạn được một số kinh nghiệm để sử dụng khi cần thiết.

Hẳn là có rất nhiều người đã từng làm qua một event mà không biết. Ví dụ, bạn tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời bạn bè đến tham dự – đó cũng là một event. Công ty bạn tổ chức một buổi team building và bạn là người nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi người thì bạn đang thực hiện một event đấy, chỉ có điều, đó là một event quy mô nhỏ và trong nội bộ, nên nếu có sơ xuất nào thì mọi người cũng dễ dàng bỏ qua hơn là việc một agency nào đó tổ chức và làm “bể show”.

event nội bộ cty

Hội nghị khách hàng tại Sacombank do nhân viên marketing tự thực hiện

Để có thể tổ chức tốt một event, ngoài những điều cơ bản bạn đã được học như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí, khảo sát địa điểm thì hãy cùng xem thêm một số bí quyết để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

1. Hãy tham khảo ý kiến của những người làm trước:

Ví dụ, hàng năm công ty bạn đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay vì giao cho phòng Hành chánh – nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho phòng Marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc đầu tiên bạn cần làm là nên dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra (dự trù kinh phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề xuất lặp lại, những trò chơi nên tránh vì những năm trước mang lại hiệu ứng không tốt, sắp xếp thời gian để khi đi chơi về mọi người không mệt và tiếp tục làm việc,…).

2. Hỏi kinh nghiệm từ những người có chuyên môn:

Nếu bạn có bạn bè làm trong nghề tổ chức sự kiện thì thật là lãng phí nếu bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc tổng kết cuối năm cho công ty cần một không khí thân mật và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào nên có và không nên có. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.

3. Cần phải có một kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí thật tỉ mỉ:

Kể cả những người làm event chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm, thì sau khi lập kế hoạch và được khách hàng thông qua, thì họ cũng phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này vô cùng quan trọng vì chỉ cần một chút sơ xuất thì trong quá trình tổ chức sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại công ty, bạn cần phải có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách phóng viên được mời để ở bàn lễ tân… và bạn phải lên kế hoạch thật kỹ và đưa những hạng mục này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách cho chúng.

4. Có một checklist (danh sách những việc cần làm) cụ thể:

Để có được một checklist thật cụ thể, bạn hãy đọc kĩ kịch bản và hay ngồi tự tưởng tượng ra về event ngày hôm đó, bất kì chi tiết nào bạn cũng hãy làm một cái gạch đầu dòng cho nó.

Tôi ví dụ, tôi sẽ tổ chức sinh nhật 5 năm công ty có mời 100 khách hàng. Theo kịch bản, đầu tiên tôi sẽ đi từ ngoài cổng vào, có rất nhiều standee (chân đứng), banner, phướn dọc trong khu vực tổ chức – hãy ghi chú lại về các hạng mục in ấn này. Đi vào trong, tôi sẽ thấy có các cô lễ tân mặc áo dài ngồi tại bàn và nhận thư mời, kiểm tra sau đó cài hoa lên áo cho khách – tiếp tục ghi chú vào: lễ tân, bàn, khăn trải bàn, thư mời, hoa cài áo,…Cứ như vậy, bạn phải tưởng tượng ra toàn bộ chương trình và checklist của bạn càng nhiều đầu việc thì đến ngày sự kiện diễn ra càng suôn sẻ.

Hoặc có những việc bạn sực nhớ ra mà trước đó bạn quên, hãy nhanh chóng ghi vào sổ hay giấy note, dể ở chỗ dễ nhìn thấy và kịp thời bổ sung tránh thiếu sót.

kĩ năng tổ chức sự kiện

Hãy “take note” những công việc cần lầm bất cứ khi nào bạn nhớ ra để tránh thiếu sót bất kì hạng mục nào

5. Phải có kịch bản cụ thể dù là chương trình nhỏ:

Kịch bản không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều chi tiết nhỏ bị bỏ sót (dù bình thường bạn nhớ như in trong đầu). Kịch bản còn được dùng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong sự kiện.

Có một lần, trong lúc set up chương trình cho khách hàng, tôi được chứng kiến một buổi tập dợt do nhóm nhân viên của một ngân hàng quốc tế thực hiện. Nhìn sơ qua thì có thể hiểu, họ muốn tổ chức theo một phong cách cởi mở, thoải mái chứ không trang trọng như bình thường, vì thế 2 bạn MC cũng không cần MC script (kịch bản MC) mà tung hứng rất tự nhiên. Tuy nhiên, như tôi được nghe thì họ đã tập 2 ngày rồi mà vẫn chưa khớp lắm vì âm thanh ánh sáng không thực hiện được như họ mong muốn, lần nay sai âm thanh, lần khác đèn follow không chịu chiếu đúng chỗ… và bạn MC phải nhắc nhở rất vất vả. Nhìn tất cả mọi người không ai cầm kịch bản trên tay thì tôi hiểu được vấn đề là các anh Âm thanh – ánh sáng không theo được chương trình. Có thể đối với bạn, những chi tiết này vô cùng đơn giản, bạn nhìn một lần là nhớ nhưng những người cung cấp âm thanh ánh sáng không phải lúc nào cũng tập trung được như bạn, và khi không có kịch bản, không có người đứng bên cạnh nhắc thì chẳng khác nào đánh đố họ phải theo bạn khi chương trình diễn ra.

6. Điều phối nhân sự hợp lý:

Đây cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng để một event diễn ra trơn tru. Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát trong chương trình. Mọi việc nên quy về một mối, mỗi người nắm một hạng mục, không phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau. Đặc biệt, khi đã phân công công việc cho ai đó và đến phần của người đó thì bạn có thể nhắc họ trực tiếp hoặc qua bộ đàm, tuyệt đối không xem ngang vào công việc của họ, không chỉ đạo nhân viên dưới quyền quản lý của họ (ví dụ PB, PG, MC…) vì như vậy nhân viên cấp dưới đó sẽ không biết nên nghe bạn hay nghe người kia, và vô hình chung biến họ thành bù nhìn.

Một đồng nghiệp cũa tôi đã từng trải qua một kinh nghiệm về việc này. Lúc đó, tổ chức một buổi trao thưởng cho nhân viên công ty, cô ấy phụ trách về nhân sự là các bạn PGs sẽ bê cúp và phong bì kết quả lên sân khấu, và được người bên phòng Hành chánh – Nhân sự hỗ trợ về việc cung cấp những phong bì có kết quả theo thứ tự. Mọi việc đang diễn ra êm xuôi, cô ấy đang tập trung lắng nghe MC đọc đến phần nào thì sẽ cho bê lên những giải thưởng tương ứng (đã sắp xếp theo thứ tự, PG chỉ việc chờ cô ấy nhắc là bê lên) thì người điều phối chương trình ở đâu chạy lại kéo tay cô ấy và kiểm tra các phong bì xem đã đúng chưa, việc này làm cô ấy phân tâm và khi ấy, MC trên sân khấu đọc tên giải thưởng mà không thấy bê lên, thật may là anh đã nhanh trí đọc thêm vài câu xung quanh giải thưởng và nhắc lại lần nữa, lúc này cô ấy mới tập trung vào được và nhanh tay đẩy bạn PG đó lên sân khấu.

Hãy giao đúng người đúng việc, và việc đã giao rồi thì hãy tin tưởng người được giao, đó là phong cách của một người quản lý và sẽ nhẹ gánh rất nhiều cho công việc của bạn.

HOÀNG YẾN (Nhân viên tổ chức sự kiện công ty xây dựng Nhật Hoa)


Bài liên quan:
 

Tags: , , , , ,

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 98 other followers