Ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng theo phong cách barbecue

Event Channel – Tổ chức “Hội nghị khách hàng” là một trong hoạt động trong kế hoạch marketing – truyền thông được ưa chuộng của doanh nghiệp đặc biệt là các tập đoàn lớn. Đây là dịp các công ty, tập đoàn có cơ hội được tiếp xúc trực tiếp các thượng đế của mình, hiểu rõ hơn tâm tư, nguyên vọng của họ về sản phẩm và dịch vụ mà họ sử dụng từ đó sẽ có những chiến lược cải tiến để phù hợp hơn.

tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng thường được tổ chức ở những nơi sang trọng , cách bày trí nhẹ nhàng, trang nhã, đem lại cảm giác thật trang trọng. Tuy nhiên, cách thức tổ chức hội nghị như thế này thường theo một mô hình chung. Và đôi khi nó tạo nên sự nhàm chán và xa cách.

 Vì vậy, ta có thể thay đổi bầu không khí khác biệt đi để tạo cảm giác mới mẻ và gần gũi hơn với khách hàng mà cũng không làm mất đi sự trang trọng của buổi lễ. Một hình thức tổ chức hồi nghị khách hàng theo xu hướng mới lạ đang được nhiều agency tổ chức sự kiện tư vấn và sử dụng: “Tổ chức hội nghị khách hàng theo phong cách babercue”.

phục vụ tiệc trong tổ chức event

Với không gian thoáng mát, rộng rãi cùng hương vị thơm lừng của các món nướng, barbecue (tiệc nướng ngoài trời) luôn tạo ra bầu không khí hào hứng, phấn khởi cho người tham gia. Không khí mát mẻ và sự hòa mình vào thiên nhiên sẽ đem lại cho khách hàng cảm giác thoải mái và ấm cúng. Khách hàng sẽ có cảm giác xích lại gần và thân thiện hơn với doanh nghiệp khi cùng nhau trò chuyện, chia sẻ, thưởng thức món ăn và tận hưởng những cơn gió mát mẻ, trong lành.

Tuy là tiệc ngoài trời nhưng bàn ghế và cách bày trí vẫn sang trọng cùng phong cách phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo. Khách hàng có thể tự tay nướng thức ăn hoặc có thể nhờ phục vụ làm thay mình.

Ngoài ra, ta có thể lồng ghép sản phẩm hay dịch vụ của công ty vào việc thiết kế sân khấu cũng như ngoại cảnh để làm nổi bật hình ảnh công ty.

setup bàn ghế cho event

Tóm lại, mặc dù barbecue đã quá quen thuộc với mọi người nhưng tùy cách biến tấu, tiết chế, ta có thể tạo ra một hội nghị khách hàng theo phong cách mới lạ, tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng…

Q.T


Bài liên quan:

 

 

 

Một số event áp dụng cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới

Event Channel – Một trong những câu hỏi kinh điển nhất mọi thời đại của người làm marketing, của phòng nghiên cứu thị trường, là “làm thế nào để đưa sản phẩm của mình ra thị trường?”. Với các chuyên gia tổ chức sự kiện thì việc tổ chức lên kế hoạch không khó, vấn đề ở đây là chọn và áp dụng hình thức tổ chức sự kiện như thê nào để nó nhất quán với kế hoạch marketing nằm trong chiến lược của công ty tung ra sản phẩm mới. Sau đây là một số hình thức tỏ chức sự kiện gợi ý áp dụng cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới.

sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

1- Họp báo

Là công việc hầu hết các công ty khi ra mắt sản phẩm đều nghĩ đến đầu tiên, là hoạt động truyền thông chính thống cho các sản phẩm của mình. Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí – thông điệp truyền tải trên các kênh truyền thông mà agency đã tư vấn và lựa chọn cho sản phẩm. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.

Chi phí cho một buổi họp báo tập trung chú yếu ở việc mời các phóng viên, booking trên các báo, tạp chí, còn lại là công tác hậu cần, đưa đón, chi phí setup cho các agency tổ chức sự kiện thường không cao.

2- Event Launching

Khi sản phẩm đã xuất hiện trong giới truyền thông, mới chỉ dừng lại ở mức độ xuất hiện trên các tạp trí, báo giới thì một buổi lễ lauching có lẽ là thời khắc chính thức tuyên bố sự có mặt của sản phẩm trên thị trường.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường kết hợp với việc mời báo chí để phát đi thông điệp (truyền thông trên ngạch ATL). Đây thực sự là một event cần có bàn tay của các chuyên gia tổ chức sự kiện. Làm sao để tạo ra một buổi lễ ấn tượng, những keymoment quan trọng làm nổi bật sự xuất hiện của sản phẩm… là những yêu cầu về độ sáng tạo dành cho các agency tham gia đấu thầu dự án ra mắt sản phẩm mới.

Chi phí cho Event Launching thường rất cao vì ngoài các hạng mục setup trang thiết bị buổi lễ còn bao gồm: phí mời báo chí phóng viên, tiệc, hậu cần, quà tặng…thậm trí là sản phẩm dùng thử.

3- Activation – Sampling

Còn gì thuyết phục hơn khi người tiêu dùng được chứng kiến tận mắt, cảm nhận trực tiếp các  tính năng nổi bật của sản phẩm thông qua việc dùng thử chúng tại những nơi đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm thường lui tới: Chợ, siêu thị, trung tâm thương mại…

Đó là nhiệm vụ của các kế hoạch activation và sampling, là việc tổ chức phát mẫu dùng thử, các hoạt động hoạt náo nhằm gây sự chú ý tới người tiêu dùng. Việc chọn địa điểm, kịch bản hoạt náo tại mỗi khu vực đều được tính toán để sản phẩm được tiếp cận nhanh nhât đến với các khách hàng mục tiêu (target user)

Chi phí cho các hoạt động trên không cao, chủ yếu tập trung vào chi phí sản phẩm cho khách hàng dùng thử, cách tiếp cận này khả phổ biến đặc biệt là những mặt hàng trung bình.

Kế hoạch này có tác dụng rất lớn nữa là có thể điều tra được ý kiến của khách hàng dùng thử sản phẩm, các nguyện vọng bổ sung về chất lượng, thiết kế, bao bì…của người tiêu dùng, tất cả sẽ là nguyên liệu để nhà sản xuất hoàn thiện sản phẩm của mình.

4- Roadshow

hoạt động tổ chức sự kiện lưu động, tổ chức show trên đường đi, các điểm công cộng trong thời gian ngắn và liên tục thay đổi về mặt địa điểm.

Ưu điểm của hoạt động này là độ phủ rộng, tiếp cận đối tượng khách hàng rộng, kết hợp được nhiều hoạt động tại các điểm dừng chân. Nhược điểm là chi phí cao, khó kiểm soát và dặc biệt là thủ tục hàn chính xin phép cho việc chạy roadshow ở Việt Nam không hề dễ chút nào nhất là đối với các agency chưa có nhiều quan hệ và kinh nghiệm.

Hiện nay hình thức roadshow chủ yếu được áp dụng là sử dụng một đội hình mặc quần áo đồng phục (cùng với HTND thương hiệu của nhãn hàng hoặc công ty có sản phẩm đang quảng cáo) điều khiển xe đạp, xe máy, ô tô thậm trí là các xe phân khối lớn, siêu xe chạy theo các tuyến phố có lương người tham gia giao thông cao, các trung tâm vui chơi, thương mại đông đúc.

Mục đích của kế hoạch roadshow là tạo hình ảnh cho sản phẩm trong tâm trí người tiêu dùng, khơi dậy sự tò mò về sản phẩm mới.

Trên đây là 4 loại hình tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp thường lựa chọn để đưa sản phẩm của mình ra thị trường, tuy nhiên để thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường thành công thì còn cần một kế hoạch marketing khôn ngoan dài hơi mang tầm chiến lược và lúc đó tổ chức sự kiện chỉ là những công việc rât nhỏ, rất cụ thể mà thôi.

LÊ MINH

Các bài liên quan:

Đôi điều về phát sampling


Bài liên quan:

 

 

 

Một số ý tưởng độc đáo cho Halloween 2012

Event Channel – Halloween đã từ lâu là ngày lễ yêu thích đối với bạn bè quốc tế giờ đây nhiều bạn trẻ Việt Nam cũng đã bắt đầu quan tâm, hưởng ứng ngày lễ hấp dẫn và đầy bí ẩn này. Một Halloween sắp tới, chắc hẳn mọi người đều muốn có một haloween vui vẻ, mà không kém phần rùng rợn chứ? Sau đây là một số kinh nghiệm trang trí cho bữa tiệc Halloween sẽ giúp những ai quan tâm đến ngày lễ này tạo ra một không gian đậm chất “ma quỷ” theo phong cách Halloween (lưu ý rằng buổi tiệc này chỉ dành cho người lớn).

ý tưởng tổ chức halloween 2012

1. Ánh sáng và hiệu ứng đặc biệt cho bữa tiệc Halloween:

Ánh sáng phù hợp có thể tạo ra một bầu không khí ma quái cho một bữa tiệc Halloween ấn tượng. Điều quan trọng là giữ cho ánh sáng lờ mờ và kỳ lạ mang phong cách “ma quái” bằng cách sử dụng các kỹ thuật sau :

Tắt tất cả đèn chiếu sáng trong nhà.

Sử dụng đèn Giáng sinh Halloween (thường là tất cả các đèn màu da cam, hoặc đèn Giáng sinh được bao bởi vỏ nhựa có hình dạng như quả bí ngô, hồn ma, đôi mắt ma quái, …) để chiếu sáng hành lang, phòng khách, phòng tắm và các khu vực khác của ngôi nhà.

Sử dụng nến để ánh sáng lung linh, nhấp nháy và mềm mại hơn. Đối với những người không muốn sử dụng nến, có thể thay bằng dạng đuốc nhấp nháy như ngọn lửa.

Carve Jack-o-Lồng đèn và đặt chúng trong cả nhà. Sử dụng chiếu sáng “Jack-O-Lanterns” (dạng “đèn ma” được làm từ quả bí ngô ) để thắp sáng hiên nhà sàn, hoặc như trang trí tạo điểm nhấn ở giữa bàn phòng khách hay bàn ăn.

Ngoài việc sử dụng ánh sáng mờ, nhấp nháy như trên cho bữa tiệc, ta có thể dùng máy phun khói để tạo bầu không khí mờ ảo, ngôi nhà như được bao phủ bởi lớp sương kỳ lạ. Nhưng trước hết bạn cần chắc chắn rằng không có bất cứ thực phẩm nào còn lại trong khu vực được phủ khói mà chưa được che đậy bảo quản kỹ lưỡng, tốt hơn hết bạn nên để thực phẩm ở nơi an toàn khác, cho bữa tiệc được trọn vẹn hơn.

2.Gợi ý trang trí không gian rùng rợn:

Sử dụng sợi mạng nhện để tạo ra một bầu không khí kỳ lạ. Mạng nhện có thể được đặt trên cửa ra vào, cầu thang, hình ảnh và các bức tranh trên tường, treo thiết bị chiếu sáng (loại thiết bị chỉ dùng để trang trí), trên lan can và trong góc phòng gần trần nhà. Một lợi ích khác là trang trí Halloween này là rất rẻ tiền. Một hoặc hai túi sợi mạng nhện sẽ là đủ cho toàn bộ ngôi nhà.

Treo “con ma” (có thể tự tạo hoặc mua sẵn có ở của hàng bán đồ Halloween), nhện và các sinh vật ma quái khác trên trần và đèn chùm.

Trang trí bên ngoài của ngôi nhà cho Halloween với những con “bù nhìn”, đèn “Jack-o-Lanterns”, phù thủy, ma quỷ và bia mộ… .

Thức ăn, đồ uống là phần không thể thiếu. Bạn có thể sáng tạo theo ý nghĩa ghê rợn của mình mà tạo nên loại thức ăn, đồ uống “máu me”, theo kiểu “ma quỷ” hoặc bạn có thể đặc mua ở tiệm bánh (ACB, bakerry…) ngày nay có làm dạng bánh cho tiệc Haloween rất lạ mắt mà không lo về chất lượng. Đó có thể là “bát máu” (siro) nhâm nhi, loại bánh nhãn cầu, ruột, bánh bia mộ hoặc một hộp bánh mèo xả rác kinh tởm !

3.Thức ăn:

Nên là các thức ăn liên quan đến chủ để của buổi lễ

Các loại bánh nướng hình con sâu, con chuột- món ăn mà nhiều người năm nạn đói đã ăn khi không còn lương thực; ngô nướng, khoai nướng, châu chấu rang…, nhứng cái kẹo hình răng người…

4. Thiếp mời:

Theo danh sách đã lên trước, các bạn sẽ đặt làm hoặc tự làm thiếp mời. Thiếp mời nên thật ấn tượng và phù hợp với buổi lễ. Thiếp mời có thể được đựng trong những chiếc bị nhỏ nhỏ, được khâu bằng vải bao bố- nếu ai khéo tay có thể tự khâu lấy. Chiếc bị này sẽ rất tiện, vừa là vé vào cửa, vừa để các vị khách có thể đem bánh kẹo về.

5. Phục trang:

Có thể yêu cầu các vị khách hoá trang thành các các xác người đói, ăn vận trong các bộ quần áo rách rưới. Hoặc ban tổ chức có thể chuẩn bị các miếng vải vuông trắng, khoét lỗ ở giữa để có thể chui đầu vào và phát cho người có nhu cầu, họ sẽ được ban tổ chức hoá trang thành các hồn ma đói.

Mong rằng với kinh nghiệm chia sẻ trên, bữa tiệc Halloween của sẽ thật tuyệt vời, ấn tượng , và được mọi người nhắc đến ngay khi bữa tiệc đã kết thúc cả tuần. Chúc các bạn thành công trong việc trang trí bữa tiệc Halloween năm nay.

THẢO MAI

Các bài liên quan:

Ý tưởng tổ chức Halloween tại Việt Nam


Bài liên quan:

 

 

 

Quy trình vận động tài trợ cho sự kiện

Event Channel – Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện.

Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.

1. Xây dựng gói tài trợ

Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách hàng của họ. Vì vậy, xây dựng các gói tài trợ nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ đáng kể.

Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ

Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu. Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các kênh kết nối mạng.

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ

Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên “cán cân”. Chẳng hạn, tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.

Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục công bố.

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).

Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiện của bạn, bao gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo. Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).

Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá đến từng mục. Ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào sự nổi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thấy nó. Ngoài ra, số lượng có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào chất lượng. Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ. Ví dụ, giá trị giao thông trên đường có thể được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn. Nổi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thẩm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn.

Thiết lập các gói tài trợ

Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000, $25,000, $50,000 và như vậy. Các gói thay đổi theo vị trí địa điểm, các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện.

Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp. Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác. Cho nên cần cân nhắc cẩn thận. Nếu bạn tìm kiếm một nhà tài độc quyền thì làm điều này trước khi tìm đến các nhà tài trợ tiềm năng khác với đề nghị của bạn.

2. Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ

Thường thì cách tốt nhất để tiếp cận các nhà tài trợ tiềm năng là viết bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn nêu bật những điểm cốt yếu, ấn tượng nhất, đối tượng khách tham dự sẽ tham dự sự kiện, những cơ hội quảng bá tại sự kiện và cơ hội cho các nhà tài trợ tiềm năng qua các gói tài trợ ấn tượng. Ngoài ra, cũng nên hiểu rõ sự khách biệt giữa tài trợ và đóng góp. Đóng góp cũng là một cách xin tài trợ cho sự kiện của bạn, nhưng cách tiếp cận khác nhay và bạn nên sử dụng một đề nghị gây quỹ.

tài trợ cho sự kiện

3. Xác định các nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện của bạn

Quan sát các sự kiện tương tự có thể giúp bạn lên danh sách các nhà tài trợ tìm năng. Dành thời gian để xây dựng mối quan hệ với đại diện PR của các công ty địa cũng là một trong những cách tốt nhất để tìm kiếm tài trợ cho các sự kiện trong tương lai.

Để vận động tài trợ hiệu quả cần phải xác định xem sự kiện của bạn thuộc loại nào, khách mời của sự kiện là ai. Bởi vì họ sẽ chính là khách hàng tiềm năng những người mà các nhà tài trợ nào sẽ xem như khách hàng mục tiêu của mình. Tiếp cận các nhà tài trợ có cùng đối tượng mục tiêu và các giá trị sẽ khả thi hơn khi thoả thuận.

Nghiên cứu về các công ty tiềm năng mà bạn nghĩ có thể là quan tâm đến việc tài trợ sự kiện của bạn. Thông thường, các nhà tài trợ tiềm năng là các công ty với ngân sách quảng cáo lớn đang làm rất nhiều quảng cáo địa phương, muốn duy trì quan hệ tốt với cộng đồng, các công ty cố gắng để đạt được thị phần trong một thị trường cụ thể, hoặc các công ty mới đang cố gắng thiết lập thương hiệu của họ.

Bạn phải xem xét những gì các thương hiệu đang cố gắng để đạt được cả về mặt tài chính và sáng tạo. Nhà tài trợ mà bạn cần để bổ sung cho chương trình phải phù hợp để có sự gắn kết và đạt được mục tiêu tổng thể của sự kiện. Ví dụ: bạn đang làm một show thời trang Armani Exchange. Nó sẽ không có ý nghĩa nếu đi sau là một thương hiệu thời trang như Banana Republic cho tài trợ. Nhà tài trợ có thể có ý nghĩa là thương hiệu rượu, nhãn hiệu mỹ phẩm.

4. Tiếp cận các nhà tài trợ

Thông qua qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những người chịu trách nhiệm cho việc tài trợ. Các công ty lớn có thể có một người dành riêng cho nhiệm vụ này. Các công ty cỡ trung bình thường sẽ có một người quản lý tiếp thị, quảng cáo, họ có quyền quyết định tài trợ. Trong các công ty nhỏ, quyết định có thể sẽ được thực hiện bởi chủ sở hữu hoặc chủ tịch.

Theo dõi và đề nghị một cuộc họp. Trong cuộc họp sơ bộ, tìm hiểu những gì công ty đang tìm kiếm khi họ xem xét các cơ hội tài trợ. Hỏi xem mức độ họ muốn thu hút sự chú ý của các phương tiện truyền thông, khách hàng mục tiêu. Hãy chuẩn bị để thảo luận về cơ hội kích hoạt từ các gói tài trợ với họ.

5. Đàm phán và ký kết

Khi bạn và nhà tài trợ đã xác định các gói tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ và hãy lập văn bản chi tiết hơn. Thêm vào các chi tiết như điều khoản thanh toán, vị trí đặt logo, thanh toán cho quảng cáo, lợi ích cho người tham dự từ các công ty tài trợ. Tùy thuộc vào kích thước của gói tài trợ.

Đối với tài trợ lớn hơn, chẳng hạn như nhà tài trợ sẽ có quyền đặt tên cho sự kiện, bạn nên làm một hợp đồng chi tiết hơn. Tư vấn pháp lý có thể là cần thiết để đảm bảo hợp đồng là công bằng cho cả hai bên. Một cuộc họp với các nhà tài trợ có thể là cần thiết trước khi bạn đồng ý về những gì bạn có thể cung cấp và những gì họ cần cho mục đích tiếp thị của họ.

6. Thực hiện và theo dõi

Nếu các nhà tài trợ tham dự sự kiện của bạn chắc chắn rằng họ sẽ ấn tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn. Sau sự kiện, hãy chuẩn bị để cung cấp cho mỗi nhà tài trợ của bạn với bằng chứng cho thấy bạn hoàn thành các cam kết của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chụp ảnh hoặc video của sự kiện, giám sát phương tiện truyền thông, và đặt cùng một “sổ lưu niệm” của các sự kiện và bằng chứng là nó đã thành công như bạn ước tính trong đề xuất của bạn. Gặp gỡ với các nhà tài trợ để xem xét việc thực hiện sự kiện. Đây là bước đầu tiên hướng tới đổi mới tài trợ cho năm tới. Hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi thư cảm ơn cho họ.

HIỀN TRƯƠNG

Một số bài viết liên quan:

Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event

12 lưu ý để mời tài trợ hiệu quả cho sự kiện

Các đối tượng tài trợ cho một event


Bài liên quan:

 

 

 

Một số lưu ý khi tổ chưc họp báo

Event Channel – Họp báo là một trong những hoạt động truyền thông quan trọng trong chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp, ngoài mục đích thông cáo cho dư luận về thông tin sản phẩm, cũng là dịp để doanh nghịệp nghe những phải hồi tích cực từ người tiêu dùng về sản phẩm của mình (đối vơi việc xử lý khủng hoảng truyền thông). Để có một buổi họp báo ấn tượng không phải là một việc dễ dàng và sau đây là những việc mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lưu ý để có thể có một buổi họp báo thành công.

lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo

Địa điểm tổ chức

Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ sẽ là những sự lựa chọn hàng đầu quyết định khả năng thành công của buổi họp báo. Phòng tổ chức họp báo phải hội tụ đủ những tiêu chuẩn về không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh…

Mời phóng viên, khách VIP

Việc lựa chọn phóng viên, kênh truyền thông có đối tượng người xem, đọc phù hợp với mục tiêu truyền thông nắm vai trò vô cùng quan trọng. Nên xác nhận với khách hàng VIP và nhà báo ít nhất là 3 lần về sự có mặt của họ ở buổi họp báo sắp diễn ra, thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng của như giới truyền thông.

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản dễ hiểu nhất để nhà báo tiện theo dõi buổi họp báo cũng như tra cứu thông tin về buổi họp báo. Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, doanh nghiệp cần thống nhất trước những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới. Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi…

Clipping

Đây là công việc gần như quan trọng nhất vì các mục tiêu truyền tải, thông điệp báo chí đều sẽ được thể hiện trên cách kênh truyền thông sau buổi họp báo. Việc theo dõi các tin bài thể hiện đúng tiêu chí của khách hàng, đảm bảo đúng kênh đúng thời lượng là điều mà khách hàng đặc biệt quan tâm.

Việc làm này rất đơn giản, chỉ cần đọc báo theo dõi các số mới ra theo kế hoạch copy link hoặc gửi ảnh tin bài cho khách hàng kiểm tra.

KHANH NGUYỄN


Bài liên quan:

 

 

 

Chuẩn bị cho lần gặp gỡ đầu tiên với khách hàng

Event Channel – Bạn vừa thuyết phục được một khách hàng tiềm năng đến gặp và trao đổi cụ thể về sự kiện họ cần làm. Bạn đang vui mừng và rất mong muốn nhận được sự kiện này… Tuy nhiên, để đạt được điều đó, chúng ta cần chú ý vài vấn đề khi tiếp cận với khách hàng, đặc biệt là trong lần đầu gặp mặt.

alt

Đúng giờ là nguyên tắc số 1

Dù trong bất cứ trường hợp nào cũng không bao giờ để khách hàng phải chờ đợi. Luôn luôn chào đón các khách hàng khi họ đến và tiễn họ ra tận cửa khi họ ra về.

Không làm việc riêng

Không bao giờ trả lời điện thoại hoặc email trong cuộc họp. Điều này thường không dễ dàng, đặc biệt với những người bận rộn và phải chạy nhiều event. Cho nên, tốt hơn để điện thoại chuyển sang chế độ im lặng.

Khách hàng cũng là bạn hàng là đối tác tốt

Hãy đối xử với tất cả các khách hàng như thể họ là khách trong nhà của bạn. Mời họ một tách cà phê, trà hay bánh ngọt. Tuỳ thuộc vào thời gian trong ngày, bạn thậm chí có thể mời họ một ly rượu vang

Nắm rõ thông tin cần trao đổi

Ngay cả khi bạn đã nói chuyện với khách rất cụ thể về sự kiện qua điện thoại nhưng hãy hỏi thật kỹ về các phần hậu cần liên quan đến sự kiện, những điều khách hàng thích và không thích. Trong suốt cuộc họp hãy tập trung giữ sự chú ý của họ. Đây là thời gian để bạn nắm bắt và hiểu rõ cái mà họ cần hay muốn trong sự kiện của mình.

Nếu sự kiện là tổ chức đám cưới, hãy tìm hiểu xem đám cưới trong mơ của họ là như thế nào? Khi họ trả lời, cũng là lúc cảm hứng đến với bạn.

Thật lý tưởng, nếu bạn nhận được một số thông tin vững chắc về sự kiện của khách hàng trong lần trao đổi qua điện thoại. Bởi nếu thế, bạn có thể chuẩn bị thật kỹ để đưa cho họ bản thuyết trình về công việc và dịch vụ bạn sẽ cung cấp trong lần gặp này.

Hãy luôn luôn giả định rằng khách hàng tiểm năng của bạn không kiên nhẫn. Hầu hết sẽ như vậy. Cho nên phải trình bày thật ngắn gọn và súc tích, không quá 5 phút, sẽ giúp bạn ghi điểm.

Thấu hiểu tâm lý người đối diện

Học cách đọc các phản ứng của người khác. Nếu họ không nhiệt tình, hãy tìm những hình ảnh khác cho họ xem. Hãy chắc chắn bạn giải thích rõ ràng và nếu bạn nhận thấy họ không quan tâm, thì điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải tạo ra thứ gì đó mới mẻ và thú vị để lôi cuốn họ. Cho nên, bạn luôn phải chuẩn bị các lựa chọn cũng như các phương án dự phòng.

Đưa ra cam kết và cảm ơn

Cuối cùng nhưng khá quan trọng là chi phí cho sự kiện. Nếu có thể, hãy làm những cam kết bằng lời nói liên quan đến chi phí. Và bạn sẽ nhanh chóng gửi cho họ bảng báo giá chính xác nhất. Quan trọng hơn là phải cụ thể về thời gian: chẳng hạn, bạn sẽ giao cho họ chậm nhất là vào ngày mai.

Đừng quên gửi một email cảm ơn hoặc thậm chí một món quà nhỏ sau buổi gặp mặt lần đầu. Hãy viết rằng bạn rất vui khi gặp gỡ và trao đổi với họ, và rằng bạn muốn có cơ hội cũng như tự tin sẽ làm tốt sự kiện này.

HIỀN TRƯƠNG


Bài liên quan:

 

 

 

Hội thảo tháng 7: Phương pháp lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả

  • Dù bạn làm In house Marketing và đã từng tổ chức các sự kiện tại đơn vị
  • Dù bạn đang hoạt động trong nghề event
  • Hay dù bạn chỉ đang có ý định theo đuổi nghề event.

Một kế hoạch tổ chức sự kiện bài bản không chỉ chứng tỏ sự chuyên nghiệp của bạn, gây ấn tượng cho cấp trên, đồng nghiệp hay khách hàng mà còn giúp sự kiện của bạn vận hành trơn tru, giảm thiểu thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra.

Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức Event, do đó có thể nói là tối cần thiết cho tất cả mọi đối tượng. Vì vậy, CLB tổ chức sự kiện F-Event (www.f-event.com.vn) phối hợp cùng Học viện Quốc tế BMG (www.bmg.edu.vn) tổ chức hội thảo với chủ đề Phương pháp lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả.

Thông tin cơ bản:
Thời gian: 8h30 đến 17h Ngày 28/07/2012 (học 2 buổi, có nghỉ trưa)
Địa điểm: Lầu 3 – Tòa nhà Resco Tower – 94-96 Nguyễn Du, P. Bến Nghé, Q.1

Diễn giả chương trình:
Ông Đào Duy Thiện Bảo – Giám đốc điều hành và Quan hệ khách hàng khu vực Đông Nam Á – Công ty tổ chức sự kiện FirstPlan Media, Giảng viên Học viện Quốc tế BMG
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề Event

  • Đã từng làm việc tại Lasta Group, Thanhnien Entertainment, Vietba Group, và là trợ lý đạo diễn trong các sự kiện lớn tại VN và quốc tế.
  • Một số chương trình tiêu biểu đã làm: Gala Diner Hoa hậu trái đất, đón 90 hoa hậu thế giới đến VN đấu giá vật phẩm từ thiện, Tổ chức Chuỗi Chương trình Lễ hội bia Sài Gòn, Chuỗi Chương trình khánh thành 8 nhà máy bia Sài Gòn trên toàn quốc, đón chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm và trao huân chương hạng Ba, tổ chức chương trình Duyên dáng Việt Nam 18 tại Singapore và Duyên dáng Việt Nam 20 tại Anh, giải Golf Báo Công An, Cuộc thi Hoa hậu miền Trung 2012…

Những gì bạn sẽ có được sau hội thảo:

  • Nắm vững quy trình và kế hoạch triển khai một Event chi tiết và thực tế nhất từ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm với phương pháp truyền đạt năng động, đúng “chất” dân Event.
  • Tự mình lập một kế hoạch mang tính khả thi cao, từ checklist, kịch bản cho đến timeline, media plan… cho bất kỳ thể loại Event nào.
  • Điểm mặt những loại rủi ro và tình huống bất ngờ thường gặp trong Event để có có phương án phòng tránh và kế hoạch B hoàn hảo.
  • Giấy chứng nhận tham gia hội thảo do BMG và F-Event cấp.
  • Được cấp quyền sử dụng miễn phí kho tài nguyên bao gồm biểu mẫu, kế hoạch, ebook… tổ chức sự kiện của Event Channel trong vòng 1 năm.

Làm sao để tham gia:

1. Phí tham dự:
500.000 VNĐ đối với Thành viên CLB F-Event, thành viên có đóng phí CLB Marketer Vietnam, học viên đang học của BMG International Education (được trợ giá 50%.)
1.000.000 VNĐ với đối tượng khác

2. Số lượng tham dự: Do khán phòng có giới hạn, chúng tôi chỉ tiếp nhận được 60 người đăng ký sớm nhất.

3. Cách thức tham dự: Đặt chỗ tham dự bằng cách >>>>>click vào đây<<<<< hoặc liên hệ qua điện thoại: 0944 423 419 ( Ms. Lưu) để đảm bảo chúng tôi giữ chỗ cho các bạn.

Sau đó các bạn thanh toán bằng một trong 2 cách sau:

  • Chuyển khoản qua ngân hàng:
  • Ngân hàng Đông Á: Số Tài Khoản: 0101022112. Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Phương Thảo
  • Ngân hàng Techcombank: 14023337155017. Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Phương Thảo
  • Ngân hàng Vietcombank: 0251001802257 . Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Phương Thảo
  • Sau đó bạn nhắn tin tên người chuyển khoản, họ và tên người đăng ký, email của mình vào số điện thoại 0944 423 419 để chúng tôi ghi nhận sự đăng ký của bạn.
  • Đóng phí cho chúng tôi tại 1 trong các địa điểm sau:
  • Quận 1: 10 Trần Nhật Duật, Phường Tân Định, gặp Trưởng (0937656742)
  • Quận 8: Văn phòng F-Event 199/5 Lưu Hữu Phước, P15, Quận 8 gặp Huyền (0935137005)

Gọi chúng tôi đến thu phí tham dự tận nơi và giao phiếu tham dự cho bạn theo số điện thoại 0944 423 419. Chúng tôi thu tiền miễn phí tại quận 1 và thu thêm phụ phí xăng xe là 10,000 VND với các quận còn lại.

  • Thời hạn đăng ký là từ nay đến hết 14h ngày 26/07. Sau ngày này chúng tôi sẽ chốt sổ đăng ký tham dự và xác nhận tham dự qua email, SMS cho các thành viên đã đăng ký.
Để tham gia tài trợ hiện kim, hiện vật cho chương trình và song hành cùng chúng tôi trong chương trình quảng bá buổi hội thảo tới hơn 45,000 người, xin vui lòng liên hệ BTC: lienhe@f-event.com.vn. Chúng tôi hân hạnh ghi nhận sự đóng góp của các bạn cho cộng đồng!