Home > Event nâng cao, Kỹ năng Event > Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

Event Channel – Sau khi xác định những nhân tố cần phải có để thành lập công ty ở phần 1, tiếp theo chúng ta cần xác định các nhân tố cơ bản để hoạch định chiến lược phát triển cho công ty, sau đó hoàn thiện các thủ tục cấp phép, hệ thống nhận diện thương hiệu, mua sắm cơ sở vật chất, tuyển nhân viên và tìm kiếm khách hàng. Rất nhiều công việc chờ đợi ở phía trước.

Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh

Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:

  • Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu vốn, doanh thu và lợi nhuận
  • Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường hợp không may.

Những bước sau đây có thể được thông qua để phát triển kế hoạch kinh doanh:

  • Phác thảo mục tiêu kinh doanh: Điều gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn hay tầm nhìn của công ty bạn là gì? Hơn nữa, đừng vướng mắc quá nhiều về những mục tiêu dài hạn khi mà chúng có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài thay đổi của thị trường.
  • Phác thảo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn và của nhân viên, xác định sẽ sử dụng chúng như thế nào. Hãy xem như bạn đang chuẩn bị một lá đơn xin việc cho chính bạn và tất cả nhân viên công ty.
  • Xác định  cách thức tìm kiếm, tiếp cận khách hàng: Bạn sẽ tiếp cận khách hàng và bán những dịch vụ của mình như thế nào? Bạn sẽ mở rộng công việc kinh doanh ra sao? Bạn cần đề ra những nguyên tắc khi tiếp xúc khách hàng.
  • Đánh giá yêu cầu về vốn cho toàn bộ 1 năm: Hãy liệt kê toàn bộ cơ sở vật chất phải thuê mua, lương phải trả cho nhân viên mỗi tháng để xem tổng vốn và vốn trung bình mỗi tháng bạn phải bỏ ra là bao nhiêu, đó sẽ là cơ sở để bạn xác định doanh thu tối thiểu phải có để đảm bảo thời gian thu hồi vốn như đã định. Trong năm có những thời điểm sẽ tổ chức sự kiện rất dồn dập nhưng cũng có những tháng nhu cầu thị trường xuống thấp, bạn cần phải xác định trước để có thể đảm bảo thu chi tốt.
  • Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra: Bạn sẽ dùng phương cách gì trong trường hợp thất thoát vốn, khách hàng từ chối trả tiền, khủng hoảng kinh tế, hay thị trường đi xuống. Hãy trù bị tất cả để khi những điều bất trắc xảy ra, chúng ta đã có phương cách đối phó chủ động nhất, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại do nó gây ra.
thành lập công ty tổ chức sự kiện
Trăm thứ phải lo khi thành lập công ty tổ chức sự kiện
Đặt tên, tìm logo và slogan cho công ty

Hãy tìm ra cái tên, logo và slogan ưng ý nhất cho mình, nhưng lưu ý không để trùng lắp với tên của công ty khác trong cùng lãnh vực hoạt động.

Đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Việc đăng ký kinh doanh sẽ đòi hỏi bạn một số giấy tờ và một số bước làm thủ tục để cầm trên tay tờ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể vào trang web của phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tại địa phương mình để tra cứu về thủ tục (tham khảo trang web của Sở Kế hoạch đầu tư Tp.HCM).

Khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, bạn hãy cố gắng rà soát tất cả các ngành nghề có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện để đăng ký. Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với lời khuyên ở trên là nên tập trung vào 1 vài ngành nghề trong lãnh vực tổ chức sự kiện chứ không nên quá dàn trải, tuy nhiên việc đăng ký nhiều ngành nghề có liên quan sẽ giúp bạn đỡ vất vả trong việc xuất hóa đơn tài chính. Ví dụ một số ngành nghề như in ấn, thiết kế, cho thuê vật dụng… sẽ giúp ích cho bạn khi phải xuất hóa đơn tài chính cho một khách hàng có nhu cầu đặc thù nào đó như sản xuất gian hàng triển lãm hay in tờ rơi (cần phải biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng thuê bạn tổ chức sự kiện, đôi khi bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhỏ của họ). Tuy nhiên nên lưu ý là một số ngành nghề sẽ đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc phải đóng lệ phí, chẳng hạn ngành cung cấp lao động (nếu bạn muốn cung cấp PG). Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin này ở Phòng đăng ký kinh doanh của Sở hoặc nhờ tư vấn ở các công ty luật.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, thuê mướn nhân viên.
Bạn cần phải có một văn phòng làm việc, mua các vật dụng cần thiết và tuyển dụng nhân viên.

Xây dựng website và profile cho công ty

Khi một khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty bạn, điều họ nghĩ tới đầu tiên sẽ là truy cập vào trang web của công ty bạn, vì vậy bạn nhất thiết phải có một website thật chuyên nghiệp như là bộ mặt đại diện của công ty mình. Vậy mà có một điều đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam chưa có nổi một website, phải chăng họ hoạt động nhờ kinh nghiệm là chính hay nhờ nguồn khách hàng đã quá dồi dào (?). Nhưng dù sao họ cũng đã mất đi đáng kể một số cơ hội, và khách hàng mới tìm tới sẽ đặt dấu hỏi về sự chuyên nghiệp của họ. Hãy cố gắng làm cho website của mình xuất hiện ở vị trí càng cao trên Google càng tốt vì nhiều người làm Event bây giờ coi Google như là yellow pages để tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ họ cần. Bạn có thể dùng các biện pháp tối ưu hóa máy tìm kiếm (SEO) hay quảng cáo trả phí cho máy tìm kiếm (SEM) để làm được việc này.

Bạn cũng cần làm một bản thuyết trình (Company Profile, Credential) thật chuyên nghiệp, bắt mắt để giới thiệu về công ty mình với những thông tin cơ bản, kinh nghiệm cũng như dự án, khách hàng đã thực hiện. Nếu công ty của bạn mới thành lập chưa có dự án đầu tay nào thì sao, cũng không hề gì, bạn có thể nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm của những người điều hành nó và cho khách hàng thấy những sự kiện bạn đã từng thực hiện trước đó. Bạn không cần phải tốn nhiều tiền để in ấn profile này, chỉ cần để nó dưới dạng bản điện tử và gởi qua email cho khách hàng. Việc này vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn và chi phí gọi điện chào hàng tới từng người, vừa giúp bản profile của bạn có thể chuyển tiếp tới nhiều người, lại còn thuận tiện khi bạn gởi mail hay quảng cáo trên mạng để giới thiệu về công ty nữa.

Tiếp cận khách hàng

Sẽ là thuận lợi lớn nếu bạn và các cổ đông có nhiều mối quan hệ rộng rãi, còn nếu không thì bạn sẽ phải nỗ lực hơn rất nhiều. Hãy dành nhiều thời gian để thu thập database khách hàng tiềm năng, gởi thư ngỏ qua email cho họ để giới thiệu công ty và dịch vụ của mình, tham gia vào những trang mạng xã hội có nhiều khách hàng mục tiêu như LinkedIn, Caravat.com… Đừng ngần ngại việc tiếp cận họ, nếu họ từ chối thì ít ra bạn cũng phải khai thác xem họ đang cần gì, muốn gì để có hướng kinh doanh và cách tiếp cận phù hợp.

thành lập cty tổ chức sự kiện

Tận dụng mọi mối quan hệ sẵn có để biến thành cơ hội kinh doanh tiềm năng

Đừng quên thông báo rộng rãi cho bạn bè, người thân về việc thành lập công ty vì biết đâu có lúc họ sẽ đem đến cho bạn một cơ hội làm ăn.

Bạn cũng có thể tự sản xuất các event của mình, rất nhiều công ty đã thành công nhờ việc tự sản xuất chương trình và chào bán cho nhà tài trợ hay người tham dự, việc này sẽ làm bạn chủ động hơn vì không cần đợi khách hàng phát sinh nhu cầu. Nhưng việc hoàn vốn từ tìm kiếm tài trợ, hay các khoản thu khác cũng là vấn đề không đơn giản, vì vậy cần thận trọng để không bị hụt vốn vì những Event tự sản xuất như thế này.

Trong những năm đầu còn khó khăn có thể có những thay đổi không giống như kế hoạch đã đề ra nhưng hãy linh động để thay đổi, điều chỉnh, đừng quá cứng nhắc bám sát theo kế hoạch sẽ tự đánh mất nhiều cơ hội của mình. Chúc bạn thành công với lĩnh vực tổ chức sự kiên, một lĩnh vực khá vất vả nhưng cũng không kém phần thú vị.

Xem thêm:
Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)

XUÂN CƯỜNG


Bài liên quan:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: