Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Chọn Địa Điểm Cho Chương Trình (Phần 2)

Event Channel – Hãy hết sức thận trọng với các điều khoản trong hợp đồng để tránh mọi rủi ro ảnh hưởng đến Event của bạn hoặc làm bạn phải trả thêm những chi phí ngoài dự kiện.

Chi phí thuê địa điểm
Trước khi quyết định thuê địa điểm cần trao đổi kĩ với quản lý tại đó về các chi phí liên quan. Sau đây là một số câu hỏi thường gặp:

1. Chi phí địa điểm gồm những gì ? Có gồm phí thuê phòng trong tiền tiệc hay tính riêng, có gồm những tiện ích đi kèm hay chưa.
2. Chi phí gì tính riêng không gộp vào chi phí thuê địa điểm?
3. Khách hàng khi gửi ở bãi giữ xe có được miễn phí hay không? Đa số các khách sạn trong thành phố đều thu tiền giữ xe của khách, như Equatorial Q5 : 5000 đồng, Caravelle 10.000 đồng cho một lần gửi xe
4. Giá tham dự tiệc buffet, ăn trưa và ăn tối tính cho trẻ em/ người lớn là bao nhiêu?
5. Chi phí phục vụ đồ uống trong event tính như thế nào? Nếu đem rượu từ bên ngoài vào thì địa điểm có cho phép không, nếu cho phép thì tính phí phục vụ như thế nào? Trong một số event có sử dụng rượu, cần kiểm tra xem venue có khả năng phục vụ rượu hay không qua các giấy chứng nhận kèm theo.
6. Chi phí thuê phòng ngủ cho khách hàng/đêm là bao nhiêu? (Đối với những event lớn tổ chức trong nhiều ngày, khách tham dự có thể được sắp xếp ở lại khách sạn qua đêm).
7. Chi phí phục vụ đồ ăn trong khách sạn được tính theo đầu người (buffet) hay tính theo từng suất ăn (tiệc thông thường)? Chi phí là bao nhiêu?
8. Chi phí set up quầy bar (nếu có) tính như thế nào? Một số event nhạc rock sôi động có phục vụ bia, cocktail tại quầy bar, cần hỏi kĩ địa điểm tính chi phí set up như thế nào
9. Có hay không chi phí cung cấp những dịch vụ phụ ? (như hoa trang trí, pháo hoa, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh v.v…)
10. Hình thức thanh toán nào được dùng để trả tiền thuê địa điểm? Một số nhà hàng, khách sạn cho thanh toán qua Card hay Séc nhưng có nơi chỉ nhận tiền mặt, trước và sau event.
11. Chi phí thuê venue , đặt cọc và chi phí hủy venue tính theo tỷ lệ bao nhiêu?

Những điểm quan trọng cần lưu ý khi kí hợp đồng thuê địa điểm:

1. Bất cứ điều gì đã được thỏa thuận xong giữa 2 bên (thời gian set up, phục vụ trong địa điểm, chi phí đi kèm, các khoản không tính phí, ưu đãi v.v..) đều phải được thể hiện rõ dạng văn bản có chữ kí của 2 bên (người có đủ tư cách và quyền hạn). Không chấp nhận những cam kết suông từ phía nhà cung cấp và tuyệt đối không làm việc với những nơi từ chối kí hợp đồng.
2. Chi phí xử lý rủi ro trong trường hợp event của bạn bắt buộc phải hủy vì những lý do sau :
   • Qui định về tiếng ồn trong khu vực
   • Nhân viên phục vụ đình công
   • Thay đổi nhân viên quản lý
   • Thay đồi chủ địa điểm
   • Thay đổi địa điểm
   • Nhà cung cấp bị phá sản
   • Người ngoài tham gia và làm hỏng event
3. Trong hợp đồng phải ghi rõ các đảm bảo sau:
   • Ngày, giờ và vị trí địa điểm
   • Thời gian trả lại tiền đặt cọc
   • Liệt kê chính xác và đầy đủ tất cả dịch vụ được cung cấp và chi phí kèm theo, ghi kèm chi phí tối đa cho những dịch vụ này
   • Những khoản cam kết đã được 2 bên đồng ý ở trên
4. Không bao giờ kí hợp đồng ngay khi vừa mới kiểm tra địa điểm. Tốt nhất nên xin một bản copy hợp đồng, đọc đi đọc lai nhiều lần và thảo luận cùng với các thành viên khác trong nhóm. So sánh đối chiếu với các hợp đồng ở các địa điểm khác để quyết định chọn hay không.
5. Luôn tham khảo ý kiến của người có kinh nghiệm về kí kết hợp đồng để đảm bảo rằng các điều khoản có lợi cho bạn khi event chẳng may xảy ra sự cố ngoài ý muốn

Trong thời gian kí kết hợp đồng, bạn cần làm việc rõ với quản lý địa điểm rằng

1. Từ thời điểm kí kết tới khi event diễn ra, không được thay đổi, sửa chữa địa điểm hay bất cứ khu vực nào nằm trong khuôn khổ địa điểm.
2. Không được nhận bất cứ event nào diễn ra trong ngày bạn đã đăng kí. Nếu điều này không khả thi thì phải chắc chắn rằng event đó không tác động tới event của bạn, ví dụ như làm giảm số nhân viên phục vụ hay thiếu chỗ giữ xe, tiếng ồn quá lớn. Ghi kèm điều khoản bồi thường trường hợp này trong hợp đồng với nhà cung cấp nếu cần thiết.
3. Hợp đồng kí kết là duy nhất và đảm bảo tất cả các điều khoản đều đã được liệt kê.

Xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình (Phần 1)

THU HƯƠNG (Biên dịch)

---

Bài liên quan:

• Nghề event và “rào cản” về giá
• Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
• Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
• Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
• Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
• Ý tưởng trang trí cho event ngày phụ nữ
• 10 Ý tưởng tổ chức sự kiện cho phụ nữ
• Check in – Vấn đề quan trọng mở đầu cho một event
• Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện
• Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
• Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình (Phần 1)
• Làm sao để tiết kiệm chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện
• Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)
• Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event
• Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)