Home > Event nâng cao, Kỹ năng Event > Xin giấy phép tổ chức cho event ngoài trời

Xin giấy phép tổ chức cho event ngoài trời

Event Channel – Hàng ngày có hàng trăm event lớn nhỏ tổ chức ở ngoài trời, nhưng trong các event đó có bao nhiêu event được cấp phép? Việc xin giấy phép cho event, đặc biệt là event ngoài trời luôn là việc mà các eventer cảm thấy “ngán” nhất trong mọi công đoạn của một event. Event Channel xin chia sẻ cho các bạn một isố kinh nghiệm về xin giấy phép cho event ở ngoài trời.

Các hoạt động tổ chức ngoài trời bao gồm: Event, activation và treo banner. Tuy nhiên, trong việc xin giấy phép thì thường khó phân biệt giữa một event và một hoạt động activation nên tạm xếp là hoạt động ngoài trời.

Các hoạt động ngoài trời tụ tập đông người cần phải có giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền

Xin giấy phép cho hoạt động ngoài trời

Hoạt động ngoài trời rất đa dạng, có thể là một roadshow, phát sampling, ngày hội, khai trương, giới thiệu sản phẩm, chương trình khuyến mãi. Như trong bài chia sẻ về Kinh nghiệm tổ chức roadshow, hoạt động này thường không được cấp phép chính thức. Còn đối với các hoạt động như giới thiệu sản phẩm hay chương trình khai trương – thường ở các trung tâm bán hàng điện máy tổ chức các hoạt động ngoài trời để kích cầu thì có các hoạt động như ca hát, nhảy múa, mini game,…
Cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp giấy phép cho các hoạt động ngoài trời là Sở Văn hóa thể thao và du lịch.Chương trình càng có nhiều hoạt động thì càng khó xin cấp giấy phép, và phải báo cáo với nhiều cơ quan có thẩm quyền.

Một chương trình tổ chức ngoài trời theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:

– Công văn xin phép tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện

– Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm)

– Kịch bản chương trình

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm

Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

– Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật

– Lời bài hát

– Nội dung phúc khảo
– Công văn xin phép tổ chức: Nội dung là gửi đến những cơ quan có thẩm quyền, thông báo ngày tháng và địa điểm sẽ thực hiện chương trình, có tên chương trình và đơn vị tổ chức, đơn vị thực hiện, thời lượng chương trình (nếu làm trong nhiều ngày).

– Giấy phép đăng ký kinh doanh: nếu bạn làm cho một nhãn hàng nào đó thì đó là đơn vị tổ chức, còn bạn là đơn vị thực hiện, cần cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện và đơn vị tổ chức.

– Giấy phép chứng nhận xuất xứ sản phẩm: là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, giới thiệu

– Kịch bản chương trình: là agenda của chương trình, từ mấy giờ đến mấy giờ là hoạt động gì….Các bạn nên cố gắng đơn giản hóa chương trình để không phải phúc khảo chương trình. Một hoạt động ngoài trời sẽ không thu hút người đi đường với những ca sĩ không nổi tiếng, vì vậy, thay vì bỏ vào các tiết mục ca nhạc để rồi phải làm việc với cục tác quyền, sau đó phải gửi lời bài hát qua Sở văn hóa thể thao và du lịch duyệt thì bạn nên thay bằng những hoạt động hoạt náo hoặc nhảy múa sẽ mang lại sự chú ý nhiều hơn và bạn chỉ phải xin phép cho hoạt động “hoạt náo” này.

Ngoài ra, bạn còn phải có công văn thông báo lên phường và quận nơi diễn ra hoạt động. Thường thì những hoạt động nhỏ cũng không cần thiết phải làm việc này, nhưng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, tốt nhất bạn nên có một thông báo đến những cơ quan trên.

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm: là hợp động giữa đơn vị thực hiện và địa điểm nơi diễn ra sự kiện.

– Lời bài hát: nếu chương trình của bạn có tiết mục ca nhạc thì bạn phải có lời bài hát và mang sang Cục tác quyền để xin giấy phép, sau đó Sở Văn hóa thể thao và du lịch sẽ duyệt và phúc khảo nếu thấy cần thiết.
Để hiểu rõ thủ tục và tránh sai sót phải mất thời gian chạy lên chạy xuống, các bạn nên lên tận Sở Văn hóa thể thao và du lịch để hỏi thật chi tiết và trình bày chương trình một cách rõ ràng, đơn giản, tránh các hoạt động rắc rối phải giải trình nhiều.

Hiện nay, các hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời bị quản lý khá chặt chẽ vì yếu tố văn hóa, nên khi xin giấy phép nên làm “nhẹ” chương trình và có một quan hệ tốt với địa điểm nơi diễn ra hoạt động cũng như với chính quyền sở tại.

Các hoạt động nhảy mùa như thế này không cần phải phúc khảo

Xin giấy phép treo bandrol

Việc treo banner dọc ngoài đường quảng cáo thương mại tại Việt Nam bây giờ đã bị cấm, tuy nhiên banner tuyên truyền thì vẫn được chấp nhận, ví dụ tuyên truyền giao thông, môi trường và đơn vị tài trợ sẽ được đặt logo ở 1/3 diện tích banner.
Khi in banner, bạn phản in một dòng nhỏ ở dưới góc là theo giấy phép số bao nhiêu, ngày tháng treo,… nếu không muốn bị gỡ xuống. Nếu không thể chờ đến lúc lấy giấy phép xong mới đi in được thì bạn cứ in sẵn rồi để trống ở những vị trí ngày tháng và số giấy phép rồi ghi bổ sung sau cũng được.

Cần lưu ý là nên tránh các tuyến đường chính hoặc các tuyến đường có đặt các cơ quan chính trị, vì những tuyến đường nhạy cảm này thường thì banner của bạn sẽ bị gỡ xuống sớm, làm mất thời gian và công sức.

Treo banner cũng cần xin giấy phép

Để treo banner, theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:

– Giấy phép kinh doanh của công ty (bản photo đóng dấu)

– Giấy phép kinh doanh của cty khách hàng (nếu bạn thực hiện cho khách hàng)

– Hợp đồng ký giữa agency với khách hàng và giấy uỷ quyền việc quảng cáo ngoài trời.

– Công văn xin cấp phép quảng cáo ngoài trời, trong đó có liệt kê rõ vị trí treo.

– Bản in mẫu maquette banner định treo (có ghi tên đơn vị tổ chức và chỗ ghi số giấy phép)

Một mẫu maquette banner ngoài trời

Vì hoạt động ngoài trời bị quản lý rất khó khăn, nên các bạn phải làm đúng thủ tục và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để tránh chương trình đang diễn ra thì bị cơ quan chức năng yêu cầu dừng lại hoặc phạt tiền cùng nhiều vấn đề phát sinh khác.

Đón xem: Giấy phép trong tổ chức các hoạt động thể dục thể thao

BREE NGUYỄN (Event Freelancer)


Bài liên quan:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: