Home > Event nâng cao, Kỹ năng Event > Kinh nghiệm viết báo cáo sau sự kiện cho khách hàng

Kinh nghiệm viết báo cáo sau sự kiện cho khách hàng

Event Channel – Hãy nói chuyện với khách hàng bằng những con số – đó là minh chứng thực tế nhất cho hiệu quả của sự kiện mà họ đầu tư.

Sau mỗi Event, người bỏ tiền ra làm sự kiện rất cần đánh giá hiệu quả mà Event mang lại cho họ nhiều ít như thế nào. Một báo cáo đầy đủ, chi tiết, cho dù kết quả có khả quan hay không, cũng đem lại cho khách hàng sự hài lòng và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện.

Sau đây là một số lưu ý mà Event Channel muốn chia với bạn khi làm báo cáo cho sự kiện:

1. Hãy nói chuyện với khách hàng bằng những con số

Đừng đưa ra những nhận xét mang tính cảm tính, không có gì chính xác và thuyết phục hơn những con số. Hãy nói có 10,000 tờ rơi được phát ra, 30 bancdrol được treo… thay vì nói chúng tôi đã tuyên truyền chương trình rất rộng rãi, hãy nói có 15,000 người đã tham dự chương trình thay vì nói chương trình có rất đông người tham dự, hãy nói có 5000 lượt người đăng ký chơi trò chơi thay vì nói rất nhiều người tham dự thích thú hưởng ứng các trò chơi trong sự kiện.

Để có được những con số như vậy đòi hỏi người làm sự kiện phải có công tác thu thập dữ liệu. Tại Event, hãy bố trí bộ phận ghi nhận số lượng người tham dự sự kiện, có thể thông qua các phiếu bốc thăm trúng thưởng, lượt sticker được phát ra cho khách tham dự, có thể bố trí các bàn cho phép đăng ký tham gia các trò chơi, hoạt động… để nắm được mức độ hưởng ứng của khách hàng. Nên nhớ rằng, khách hàng không yêu cầu bạn thu thập database người tham dự sự kiện có thể vì họ chưa nghĩ ra việc đó chứ không phải là không cần, cho nên nếu bạn nói rằng bạn có thể giúp họ làm việc này, chắc chắn trên môi họ sẽ nở nụ cười hài lòng. Tham khảo thêm Thu thập database trong tổ chức sự kiện

2. Hình ảnh hiệu quả hơn trăm lời nói

Hãy chụp ảnh lại tất cả, từ việc phát tờ rơi, treo bandrol, dán poster trước chương trình, chụp lại những nơi đã treo banner trong sự kiện… để khách hàng kiểm chứng độ phủ thương hiệu của họ thông qua sự kiện. Để chứng minh người tham dự rất hài lòng với sự kiện, hãy ghi hình lại những gương mặt hào hứng của họ khi tham gia Event, những đám đông vây quanh các bàn đăng ký… Những hình ảnh này sẽ tường thuật lại sống động nhất về Event, làm cho khách hàng của bạn, kể cả những người chưa được chứng kiến tận mắt Event, đều cảm thấy hết sức thỏa mãn.

viết báo cáo sau sự kiện

3. Hãy quan tâm đến tỷ lệ chuyển đổi

Khi làm Event khách hàng đều có những mục đích riêng, không ai bỏ tiền ra đầu tư cho vui cả, cho nên khi khám phá được nhu cầu của họ và thực hiện sự kiện theo như mong muốn của họ, hãy để các tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate) nói lên dùm bạn sự thành công của Event. Hãy cố gắng tính toán xem bao nhiêu người tham dự trên tổng số người nhận được tờ rơi (nếu bạn yêu cầu người tham dự cầm tờ rơi đến thay cho vé vào cửa), bao nhiêu người đăng ký dùng thử sản phẩm trên tổng số khách tham dự Event, bao nhiêu người được thuyết phục ký hợp đồng mua hàng trong tổng số những người tham dự, tỷ lệ nhận biết và ghi nhớ thương hiệu sau khi tham dự là bao nhiêu phần trăm… Cho dù nó thấp hay cao thì cũng đều là một con số rất rõ ràng, cụ thể giúp nhà đầu tư biết chắc chắn Event đem lại cho họ được gì.

4. Đừng thiếu phần đề xuất cải thiện

Cũng giống như một bản báo cáo sau sự kiện trong nội bộ, bạn đừng quên phần đánh giá và đề xuất ở cuối báo cáo gởi cho khách hàng. Chương trình thành công như thế nào, có trở ngại gì hay không, nguyên nhân gì gây ra các trở ngại, đội ngũ nhân viên của phía khách hàng đã phối hợp tốt với bên tổ chức Event hay chưa?

Bạn cũng nên mạnh dạn đề xuất với khách hàng một số ý tưởng để cải thiện nếu tiếp tục tổ chức những sự kiện sau, ví dụ khách hàng cần duyệt chương trình/thiết kế trước tối thiểu bao nhiêu ngày để đảm bảo không bị cập rập về tiến độ, những công tác cung cấp hàng hóa, hiện vật cho sự kiện từ khách hàng chưa được suôn sẻ… Họ chắc chắn sẽ đánh giá cao thiện chí của bạn, thấy rằng mình cũng có trách nhiệm trong việc chia sẻ công việc với Agency để đảm bảo giảm thiểu trục trặc trong Event. Và tất nhiên, họ sẽ nghĩ đến bạn ngay đầu tiên khi muốn tổ chức những Event sau này.

Xem thêm: Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện

TRUNG NGÔ

Dàn ý nên có của một báo cáo sau Event:1. Thông tin tóm tắt về Event

Thời gian, địa điểm, số lượng tham dự

Các mục đích, mục tiêu đề ra

2. Tổng kết công tác triển khai thực hiện

Báo cáo về việc tuyên truyền như phát tờ rơi, treo banner, làm PR trên báo chí…

Báo cáo về các hoạt động trong Event

Báo cáo về mức độ nhận biết của thương hiệu (thông qua độ phủ của logo, màu sắc đặc trưng trong chương trình)

Báo cáo về tình hình cho dùng thử, bán hàng (nếu có)

3. Đánh giá, đề xuất

Đánh giá mức độ thành công của chương trình thông qua các con số, tỷ lệ chuyển đổi

Đánh giá công tác tổ chức, sự phối hợp giữa Client Team và Event Team

Kinh nghiệm rút ra và đề xuất với khách hàng


Bài liên quan:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: