Home > Event căn bản > Bí quyết tổ chức các event cá nhân

Bí quyết tổ chức các event cá nhân

Event Channel – Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng có lúc tự tổ chức cho mình những event cá nhân như tổ chức sinh nhật, party cuối năm, lễ tốt nghiệp, lễ kỉ niệm hay trọng đại hơn là đám cưới của mình. Một sự kiện ấn tượng và chu đáo sẽ mang lại nhiều kỉ niệm cho người tham dự, cũng như khiến cho chủ nhân buổi tiệc cảm thấy vui sướng và hạnh phúc khi nhìn thấy buổi tiệc của mình thành công trọn vẹn.

Để có thể tổ chức tốt event cá nhân, bạn cũng cần phải có kế hoạch và kịch bản rõ ràng như một người làm event thực thụ. Việc lên kế hoạch giúp cho bạn không bỏ sót chi tiết nào và còn dự tính được chi phí của buổi tiệc nữa. Kịch bản sẽ khiến cho chương trình được xuyên suốt, bạn cũng như những người tham gia tổ chức sẽ nắm được nội dung chương trình và không bị rối khi không có kinh nghiệm trong việc tổ chức.

tổ chức đám cưới

Nắm được vài bí quyết tổ chức event cá nhân, bạn sẽ tự tổ chức tốt các

sự kiện cho mình hay cho người thân

Kế hoạch

Bạn nên có concept, theme (xem thêm Concept và theme: Linh hồn của sự kiện) của chương trình, ví dụ buổi tiệc sinh nhật với chủ đề là “Hành trình vượt đại dương” để thể hiện sự trưởng thành của mình chẳng hạn, thì bạn nên thiết kế những hạng mục trang trí để tạo không gian của đại dương, bàn ghế có thể được cách điệu thành những con thuyền đang lướt sóng trên biển,… Từ đồ ăn thức uống cũng nên có hơi hướm của đại dương. Cứ như vậy, việc lên kế hoạch giúp bạn liệt kê đầy đủ những công việc chính bạn cần phải làm và những ý tưởng thú vị cho quá trình tổ chức. Bạn còn có thể dự phòng những trường hợp không thuận lợi như mưa gió, thiếu chỗ để xe, trùng với sự kiện khác,… để có hướng điều chỉnh thích hôp.

Bảng dự trù kinh phí

Sau khi có bảng kế hoạch rồi, thì bạn dễ dàng liệt kê được những hạng mục mà mình phải thuê, mua sắm, sản xuất hay tận dụng được. Cũng dựa vào kế hoạch bạn có thể lên danh sách khách mời phù hợp và dự tính các khoản chi phí cho phần tiệc, phần quà tặng cho khách,…từ đó bạn có thể có sự chuẩn bị về kinh phí và cân đối sao cho phù hợp với ngân sách mà mình đặt ra. Tham khảo mẫu kế hoạch quản lý ngày cưới.

quản lý chi phí tổ chức sự kiện

Quản lý chi phí đám cưới, khách mời, công việc bằng phần mềm viết bằng MS Access

Check list

Check list là một bảng liệt kê các công việc cần làm để chuẩn bị cho sự kiện. Có thể kết hợp check list với dự trù kinh phí, nhưng nếu bạn kĩ hơn, thì có riêng một bản liệt kê công việc sẽ giúp bạn quản lý tốt các công việc và tình trạng thực hiện. Bảng check list này sẽ bám sát kế hoạch mà bạn đã định ra trước đó. Có thể chia thành nhiều hạng mục như Thuê mướn (bàn ghế, dĩa chén), in ấn (in backdrop (phông nền buổi tiệc), thiệp mời, thiệp cám ơn,…), mua sắm (hoa, bánh, nến,…), tiệc, dụng cụ (nếu có game), thậm chí cả nhân sự cần thiết cho buổi tiệc và nhờ người thân bạn bè, hỗ trợ.

Có thể download mẫu check list đám cưới của cá nhân bằng tiếng Việt (Lưu ý thay đổi cho phù hợp với tính chất đám cưới của bạn, mẫu chỉ mang tính chất tham khảo)

Kịch bản

Có kịch bản cho chương trình giúp bạn quản lý được diễn biến và sắp xếp thời gian (trường hợp bạn không muốn bữa tiệc kéo dài quá hoặc kết thúc quá sớm), những hoạt động của buổi tiệc để điều phối phù hợp cũng như chuẩn bị cho phần tiếp theo. Có thể tham khảo mẫu dưới đây:

 

STT Thời gian Nội dung chính Diễn giải Ghi chú
1 7h00-7h05 Phát biểu cảm ơn Mai phát biểu cám ơn khách mời đã đến dự tiệc (Chi chuẩn bị bánh và nến, Thu tắt đèn)
2 7h05-7h10 Đốt nến, ước nguyện Chi đốt nến, Mai thổi nến và đọc điều ước,đèn tắt, anh 2 chụp hình. Mẹ nhắc chuẩn bị dọn tiệc

Kịch bản này bạn có thể làm ngắn gọn và đưa cho những người có liên quan đọc trước để họ nắm được những công việc mà họ cần hỗ trợ, đến ngày event diễn ra thì họ sẽ hỗ trợ bạn tốt hơn.

Nghe thì có vẻ rắc rối đúng không? Nhưng những việc này bạn chỉ mất khoảng 1 ngày để thực hiện và vài ngày để chuẩn bị. Bạn sẽ yên tâm hơn khi không bỏ sót công việc nào và đến ngày event diễn ra thì bạn cứ vậy mà thực hiện và tận hưởng không khí vui vẻ, không còn phải thắc thỏm xem mình phải làm gì tiếp theo hay không biết có trục trặc nào hay không, vì bạn đã dự phòng và có kế hoạch cho những sự cố đó hết rồi.

Chúc bạn có thể tự tổ chức cho mình và người thân những event thật sự hoàn hảo và mang đậm dấu ấn cá nhân.

HOÀNG YẾN

Tin liên quan :
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: