Home > Event căn bản > Kinh nghiệm để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị cho event

Kinh nghiệm để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị cho event

Event Channel – Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, và bạn được giao cho leader một event? Bạn sẽ rất lo lắng làm thế nào cho tốt, làm thế nào để không có sai sót xảy ra? Cố gắng làm tốt khâu chuẩn bị và kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót trong quá trình làm event.

Một event có 3 giai đoạn từ khi bắt đầu nhận thông tin cho đến khi hoàn tất là lên kế hoạch, chuẩn bị chương trình và chạy chương trình. Giai đoạn lên kế hoạch đòi hỏi phải có ý tưởng và sáng tạo cũng như kĩ năng trình bày ý tưởng. Còn giai đoạn chạy chương trình thì có trăm sự để nói. Riêng giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn đòi hỏi sự tập trung cao nhất và mất nhiều thời gian nhất, bởi vì sai sót trong quá trình này dễ kéo theo những hậu quả nghiêm trọng trong lúc event diễn ra.

Để tránh thiếu sót trong giai đoạn chuẩn bị trước event, các bạn nên lưu ý một số điểm sau đây:

1. Theo sát kế hoạch
Kế hoạch hoàn chỉnh của bạn là một event được trình bày trên giấy, và từ đó, triển khai các công việc ra để thực hiện. Vì thế, tốt nhất là nên bám sát kế hoạch để đảm bảo mọi chi tiết đều được triển khai thành công việc. Bạn có thể dựa vào mẫu các công việc có sẫn để làm một bảng mới, nhưng lưu ý mỗi event một khác nên bạn phải điều chỉnh cho phù hợp với kế hoạch của mình.

2. Cùng nhau phân tích những công việc phải làm
Nếu bạn tự mình lập bảng check list, timeline thì chắc chắn sẽ có thiếu sót, cách tốt nhất là những người cùng một team hãy ngồi lại và cùng phân tích những việc phải làm, ý kiến của người này sẽ bổ sung cho người kia, như vậy sẽ hạn chế sai sót. Thêm nữa, việc ngồi lại với nhau sẽ đưa ra được những ý kiến, giải pháp tốt nhất để thực hiện các công việc.

Cùng họp để phân tích những việc phải làm sẽ giúp bạn hạn chế những thiếu sót

3. Làm bảng phân công công việc chi tiết
Bảng phân công công việc cũng rất quan trọng, ai làm gì, deadline thế nào, báo cáo công việc cho ai,… bạn phải liệt kê thật chi tiết. Bạn nên làm bảng này trong Excel, mỗi người một sheet để họ có thể nắm được công việc của mình và những việc liên đới với người khác. Khi làm bảng phân công này, phải nhắm được ai làm tốt mảng công việc nào để bố trí cho phù hợp. Ví dụ phân công một bạn nữ không biết gì về kỹ thuật phụ trách giám sát in ấn thì sẽ rất bất lợi cho họ và cho cả kế hoạch chung.

4. Nhờ người khác rà soát bảng liệt kê công việc (check list)
Sau khi hoàn thành kế hoạch, giai đoạn chuẩn bị có hàng trăm đầu công việc bạn và những người trong team phải thực hiện. Sau khi lên check list, bạn phải rà soát thật kĩ lưỡng, nhưng như vậy chưa chắc đã đầy đủ, vì thế bạn nên đưa cho tất cả mọi người cùng rà lại giúp bạn, kinh nghiệm cho thấy, khi bị rối trong đống công việc, bạn sẽ thiếu sáng suốt hơn người khác và sau khi đưa cho đồng nghiệp check lại thì số lượng công việc bị thiếu lên đến 20% tổng số công việc đã liệt kê trước đó.

5. Kiểm tra tiến độ công việc từng ngày và có to do list
Sai sót lớn nhất là cứ mỗi ngày bạn để công việc trôi đi và chạy theo công việc. Hãy nắm bắt công việc rồi thực hiện chứ đừng chạy theo công việc phát sinh mỗi ngày. Ngày hôm trước bạn cần note ra những công việc phải làm trong ngày mai, và hôm sau hoàn thành tốt nhất trong mức có thể những việc đó, chứ đừng chờ sáng hôm nay lên mới nghĩ xem hôm nay mình làm gì hay có công việc gì phát sinh rồi giải quyết.

6. Yêu cầu có báo cáo công việc hàng ngày
Bạn giao công việc cho người khác, cho họ deadline rồi yên tâm là đến ngày đó bạn sẽ có những thứ bạn cần? Nếu như không có bạn sẽ giải quyết rắc rối ra sao? Đừng để chuyện này xảy ra, mà nên có yêu cầu báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, mỗi người dành ra 5 phút để có thề follow up lẫn nhau, còn hơn là để công việc cùng với những sai sót trôi tuột đi, đến lúc phát hiện thì đã quá muộn.

MINH ANH

Tin liên quan:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: