Home > Event căn bản, Kỹ năng Event > Để lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo hiệu quả

Để lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo hiệu quả

Event Channel – Hội thảo có lẽ là sự kiện phổ biến nhất mà các đơn vị sẽ tổ chức. Đối với những người quan tâm việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một cuộc hội thảo, thì sau đây là một cấu trúc hiệu quả cho việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc hội thảo.

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện
– Khán giả là ai?
– Chủ đề của hội thảo là gì?
– Tổ chức ở đâu?
– Tại sao mọi người sẽ tham dự?
– Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết
– Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
– Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
– Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
– Thông tin/hồ sơ người tham dự
– Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…) – xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
– Thực phẩm và nước uống
– Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
– Vận chuyển/thi công

alt

Xác định không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo

3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện
– Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,…)
– Số người tham dự
– Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
– Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
– Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát – Xem thêm: Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
– Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

4. Về truyền thông, quà tặng
– Mời các phóng viên, nhà báo
– Thiết kế thiệp mời cho khách
– In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
– Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. – Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện
– Bản tên BTC
– Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

alt

Có kế hoạch và phác thảo công việc rõ ràng giúp tổ chức hội thảo khoa học và thành công

5. Về diễn giả, khách mời
– Xác định diễn giả
– Bài thuyết trình của họ
– Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…
– Công cụ đếm người tham dự
– Bảng khảo sát ý kiến người tham dự

PHƯƠNG THANH


Bài liên quan:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: