Home > Event căn bản, Kỹ năng Event > Khắc phục khó khăn khi tổ chức sự kiện ở Tỉnh

Khắc phục khó khăn khi tổ chức sự kiện ở Tỉnh

Event Channel – Nếu như ở TP.HCM, khi cần, bạn chỉ “ới” một tiếng là ngay lập tức supplier có mặt để hỗ trợ và có nhiều phương án dự phòng để thay thế, không làm chậm tiến độ chương trình thì làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ thì các dịch vụ cho sự kiện – một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ – vẫn còn nhiều hạn chế.

Là người làm sự kiện, ai cũng biết được các khó khăn, thiếu thốn khi tổ chức sự kiện ở tỉnh thành. Nếu như ở TP.HCM, khi cần, bạn chỉ “ới” một tiếng là ngay lập tức supplier có mặt để hỗ trợ bạn. Trong trường hợp supplier làm ăn không đến nơi đến chốn thì bạn vẫn có nhiều supplier dự phòng để thay thế, không làm chậm tiến độ chương trình.

Ngược lại, khi làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ thì các dịch vụ cho sự kiện – một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ – vẫn còn nhiều hạn chế.

Đối với các chương trình có quy mô lớn hoặc kéo dài ngày qua nhiều tỉnh thành, các nhà tổ chức sự kiện thường chọn phương án là chuyên chở trang thiết bị, nhân sự, thậm chí là cả vật liệu thi công để dàn dựng tại địa điểm thực hiện sự kiện chứ không thuê các supplier tại địa phương, phần vì không thông thạo để lựa chọn dịch vụ, phần để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải hạng mục nào cũng vận chuyển được và một số dịch vụ đặc thù phải thuê mướn ngay tại địa phương nên những người làm sự kiện không tránh khỏi những tình huống “nước sôi lửa bỏng” khi không tìm đâu ra nhà cung cấp cho dịch vụ đó hoặc nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp.

Các sự kiện ở tỉnh thường gặp nhiều khó khăn về dịch vụ…

5 tips dưới đây sẽ chia sẻ với bạn vài kinh nghiệm khắc phục khó khăn khi làm sự kiện ở những nơi thiếu thốn dịch vụ

1. Tận dụng nhân sự ở khu vực diễn ra sự kiện

Nếu như sự kiện của bạn được thực hiện theo dạng donation, đi qua nhiều tỉnh, bạn có thể tận dụng nhân sự theo từng vùng. Ví dụ ở Tây Nguyên bạn sẽ làm 3 tỉnh Đăk Lăk, Gia Lai, Kon Tum, bạn có thể liên hệ nhân sự ở 1 trong 3 tỉnh, sau đó thuê họ làm luôn ở hai tỉnh còn lại, bạn sẽ đỡ được công liên hệ, quản lý và huớng dẫn lại từ đầu khi qua tỉnh khác. Hơn nữa, di chuyển giữa ba tỉnh liền kề cũng khá dễ dàng nên chi phí sẽ giảm đáng kể so với bạn đưa nhân sự từ TP.HCM đi. Những nhân sự có thể thuê mướn dạng này như: PG, PB, SUP, Freelancer,…

2. Thuê mướn văn nghệ tại địa phương

Văn nghệ tại địa phương là sự lựa chọn không tệ cho các sự kiện cộng đồng – và nếu như khách hàng không yêu cầu có ca sĩ nổi tiếng. Những đội văn nghệ như thế này, có thể thuê tại các Nhà văn hóa thanh niên hoặc Nhà văn hóa thiếu nhi. Họ có kinh nghiệm trong các hoạt động văn nghệ nên từ chuyện dàn dựng cho đến âm nhạc, trang phục bạn sẽ không phải bận tâm lo lắng. Điều nên làm là cần có tổng duyệt trước để đảm bảo mọi tiết mục khớp với kịch bản và đúng thời gian.

3. Liên hệ các agency ở nơi diễn ra sự kiện

Họ chính là những người am hiểu thị trường địa phương nhất. Thuê mướn thông qua họ, bạn có thể sẽ mất thêm một khoản phí dịch vụ, nhưng đổi lại, bạn sẽ yên tâm hơn trong công tác set up và khi chương trình diễn ra, họ phải có trách nhiệm đảm bảo mọi việc suôn sẻ cho bạn trong những hạng mục bạn thuê mướn họ. Việc này tính ra không tốn kém hơn bao nhiêu khi các dịch vụ được “quy về một mối”, bạn không phải thuê lẻ tẻ và đau đầu khi quản lý.

alt

Liên hệ các agency tại địa phương sẽ được hỗ trợ về thuê mướn dễ dàng hơn

4. Tranh thủ sự hỗ trợ và tư vấn từ cơ quan chính quyền nơi diễn ra sự kiện

Với các sự kiện cộng đồng, việc liên hệ và làm việc với chính quyền địa phương là việc phải làm. Khi đó, hãy tận dụng để nhờ họ tư vấn cho một số điều như địa điểm (nếu chưa chọn được), thời tiết, nhu cầu/thị hiếu của người dân. Hoặc hơn nữa là họ sẽ hỗ trợ bạn khi bạn liên hệ làm việc với những cơ quan có liên quan khác. Hầu như các cơ quan này đều hỗ trợ rất nhiệt tình cho các sự kiện tại địa phương mình.

5. Yêu cầu sự giúp đỡ từ đơn vị cho thuê địa điểm

Cũng như các agency tại địa phương, các đơn vị cho thuê địa điểm có rất nhiều nhà cung cấp uy tín và chất lượng, vậy thì tại sao chúng ta không tận dụng điều này để yêu cầu họ giúp đỡ chúng ta. Họ còn hỗ trợ trong nhiều hoạt động khác trong quá trình sự kiện diễn ra như khắc phục âm thanh, cung cấp thêm nhân sự,…Nếu may mắn có được sự hỗ trợ từ phía cho thuê địa điểm chuyên nghiệp thì bạn sẽ đỡ được rất nhiều phần công việc.

THANH NGUYỄN


Bài liên quan:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: