Archive

Archive for the ‘Event căn bản’ Category

Quy trình vận động tài trợ cho sự kiện

Event Channel – Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện.

Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.

1. Xây dựng gói tài trợ

Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách hàng của họ. Vì vậy, xây dựng các gói tài trợ nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ đáng kể.

Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ

Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu. Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các kênh kết nối mạng.

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ

Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên “cán cân”. Chẳng hạn, tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.

Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục công bố.

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).

Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiện của bạn, bao gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo. Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).

Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá đến từng mục. Ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào sự nổi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thấy nó. Ngoài ra, số lượng có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào chất lượng. Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ. Ví dụ, giá trị giao thông trên đường có thể được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn. Nổi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thẩm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn.

Thiết lập các gói tài trợ

Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000, $25,000, $50,000 và như vậy. Các gói thay đổi theo vị trí địa điểm, các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện.

Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp. Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác. Cho nên cần cân nhắc cẩn thận. Nếu bạn tìm kiếm một nhà tài độc quyền thì làm điều này trước khi tìm đến các nhà tài trợ tiềm năng khác với đề nghị của bạn.

2. Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ

Thường thì cách tốt nhất để tiếp cận các nhà tài trợ tiềm năng là viết bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn nêu bật những điểm cốt yếu, ấn tượng nhất, đối tượng khách tham dự sẽ tham dự sự kiện, những cơ hội quảng bá tại sự kiện và cơ hội cho các nhà tài trợ tiềm năng qua các gói tài trợ ấn tượng. Ngoài ra, cũng nên hiểu rõ sự khách biệt giữa tài trợ và đóng góp. Đóng góp cũng là một cách xin tài trợ cho sự kiện của bạn, nhưng cách tiếp cận khác nhay và bạn nên sử dụng một đề nghị gây quỹ.

tài trợ cho sự kiện

3. Xác định các nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện của bạn

Quan sát các sự kiện tương tự có thể giúp bạn lên danh sách các nhà tài trợ tìm năng. Dành thời gian để xây dựng mối quan hệ với đại diện PR của các công ty địa cũng là một trong những cách tốt nhất để tìm kiếm tài trợ cho các sự kiện trong tương lai.

Để vận động tài trợ hiệu quả cần phải xác định xem sự kiện của bạn thuộc loại nào, khách mời của sự kiện là ai. Bởi vì họ sẽ chính là khách hàng tiềm năng những người mà các nhà tài trợ nào sẽ xem như khách hàng mục tiêu của mình. Tiếp cận các nhà tài trợ có cùng đối tượng mục tiêu và các giá trị sẽ khả thi hơn khi thoả thuận.

Nghiên cứu về các công ty tiềm năng mà bạn nghĩ có thể là quan tâm đến việc tài trợ sự kiện của bạn. Thông thường, các nhà tài trợ tiềm năng là các công ty với ngân sách quảng cáo lớn đang làm rất nhiều quảng cáo địa phương, muốn duy trì quan hệ tốt với cộng đồng, các công ty cố gắng để đạt được thị phần trong một thị trường cụ thể, hoặc các công ty mới đang cố gắng thiết lập thương hiệu của họ.

Bạn phải xem xét những gì các thương hiệu đang cố gắng để đạt được cả về mặt tài chính và sáng tạo. Nhà tài trợ mà bạn cần để bổ sung cho chương trình phải phù hợp để có sự gắn kết và đạt được mục tiêu tổng thể của sự kiện. Ví dụ: bạn đang làm một show thời trang Armani Exchange. Nó sẽ không có ý nghĩa nếu đi sau là một thương hiệu thời trang như Banana Republic cho tài trợ. Nhà tài trợ có thể có ý nghĩa là thương hiệu rượu, nhãn hiệu mỹ phẩm.

4. Tiếp cận các nhà tài trợ

Thông qua qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những người chịu trách nhiệm cho việc tài trợ. Các công ty lớn có thể có một người dành riêng cho nhiệm vụ này. Các công ty cỡ trung bình thường sẽ có một người quản lý tiếp thị, quảng cáo, họ có quyền quyết định tài trợ. Trong các công ty nhỏ, quyết định có thể sẽ được thực hiện bởi chủ sở hữu hoặc chủ tịch.

Theo dõi và đề nghị một cuộc họp. Trong cuộc họp sơ bộ, tìm hiểu những gì công ty đang tìm kiếm khi họ xem xét các cơ hội tài trợ. Hỏi xem mức độ họ muốn thu hút sự chú ý của các phương tiện truyền thông, khách hàng mục tiêu. Hãy chuẩn bị để thảo luận về cơ hội kích hoạt từ các gói tài trợ với họ.

5. Đàm phán và ký kết

Khi bạn và nhà tài trợ đã xác định các gói tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ và hãy lập văn bản chi tiết hơn. Thêm vào các chi tiết như điều khoản thanh toán, vị trí đặt logo, thanh toán cho quảng cáo, lợi ích cho người tham dự từ các công ty tài trợ. Tùy thuộc vào kích thước của gói tài trợ.

Đối với tài trợ lớn hơn, chẳng hạn như nhà tài trợ sẽ có quyền đặt tên cho sự kiện, bạn nên làm một hợp đồng chi tiết hơn. Tư vấn pháp lý có thể là cần thiết để đảm bảo hợp đồng là công bằng cho cả hai bên. Một cuộc họp với các nhà tài trợ có thể là cần thiết trước khi bạn đồng ý về những gì bạn có thể cung cấp và những gì họ cần cho mục đích tiếp thị của họ.

6. Thực hiện và theo dõi

Nếu các nhà tài trợ tham dự sự kiện của bạn chắc chắn rằng họ sẽ ấn tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn. Sau sự kiện, hãy chuẩn bị để cung cấp cho mỗi nhà tài trợ của bạn với bằng chứng cho thấy bạn hoàn thành các cam kết của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chụp ảnh hoặc video của sự kiện, giám sát phương tiện truyền thông, và đặt cùng một “sổ lưu niệm” của các sự kiện và bằng chứng là nó đã thành công như bạn ước tính trong đề xuất của bạn. Gặp gỡ với các nhà tài trợ để xem xét việc thực hiện sự kiện. Đây là bước đầu tiên hướng tới đổi mới tài trợ cho năm tới. Hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi thư cảm ơn cho họ.

HIỀN TRƯƠNG

Một số bài viết liên quan:

Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event

12 lưu ý để mời tài trợ hiệu quả cho sự kiện

Các đối tượng tài trợ cho một event


Bài liên quan:

 

 

 

Một số lưu ý khi tổ chưc họp báo

Event Channel – Họp báo là một trong những hoạt động truyền thông quan trọng trong chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp, ngoài mục đích thông cáo cho dư luận về thông tin sản phẩm, cũng là dịp để doanh nghịệp nghe những phải hồi tích cực từ người tiêu dùng về sản phẩm của mình (đối vơi việc xử lý khủng hoảng truyền thông). Để có một buổi họp báo ấn tượng không phải là một việc dễ dàng và sau đây là những việc mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lưu ý để có thể có một buổi họp báo thành công.

lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo

Địa điểm tổ chức

Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ sẽ là những sự lựa chọn hàng đầu quyết định khả năng thành công của buổi họp báo. Phòng tổ chức họp báo phải hội tụ đủ những tiêu chuẩn về không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh…

Mời phóng viên, khách VIP

Việc lựa chọn phóng viên, kênh truyền thông có đối tượng người xem, đọc phù hợp với mục tiêu truyền thông nắm vai trò vô cùng quan trọng. Nên xác nhận với khách hàng VIP và nhà báo ít nhất là 3 lần về sự có mặt của họ ở buổi họp báo sắp diễn ra, thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng của như giới truyền thông.

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản dễ hiểu nhất để nhà báo tiện theo dõi buổi họp báo cũng như tra cứu thông tin về buổi họp báo. Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, doanh nghiệp cần thống nhất trước những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới. Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi…

Clipping

Đây là công việc gần như quan trọng nhất vì các mục tiêu truyền tải, thông điệp báo chí đều sẽ được thể hiện trên cách kênh truyền thông sau buổi họp báo. Việc theo dõi các tin bài thể hiện đúng tiêu chí của khách hàng, đảm bảo đúng kênh đúng thời lượng là điều mà khách hàng đặc biệt quan tâm.

Việc làm này rất đơn giản, chỉ cần đọc báo theo dõi các số mới ra theo kế hoạch copy link hoặc gửi ảnh tin bài cho khách hàng kiểm tra.

KHANH NGUYỄN


Bài liên quan:

 

 

 

Chuẩn bị cho lần gặp gỡ đầu tiên với khách hàng

Event Channel – Bạn vừa thuyết phục được một khách hàng tiềm năng đến gặp và trao đổi cụ thể về sự kiện họ cần làm. Bạn đang vui mừng và rất mong muốn nhận được sự kiện này… Tuy nhiên, để đạt được điều đó, chúng ta cần chú ý vài vấn đề khi tiếp cận với khách hàng, đặc biệt là trong lần đầu gặp mặt.

alt

Đúng giờ là nguyên tắc số 1

Dù trong bất cứ trường hợp nào cũng không bao giờ để khách hàng phải chờ đợi. Luôn luôn chào đón các khách hàng khi họ đến và tiễn họ ra tận cửa khi họ ra về.

Không làm việc riêng

Không bao giờ trả lời điện thoại hoặc email trong cuộc họp. Điều này thường không dễ dàng, đặc biệt với những người bận rộn và phải chạy nhiều event. Cho nên, tốt hơn để điện thoại chuyển sang chế độ im lặng.

Khách hàng cũng là bạn hàng là đối tác tốt

Hãy đối xử với tất cả các khách hàng như thể họ là khách trong nhà của bạn. Mời họ một tách cà phê, trà hay bánh ngọt. Tuỳ thuộc vào thời gian trong ngày, bạn thậm chí có thể mời họ một ly rượu vang

Nắm rõ thông tin cần trao đổi

Ngay cả khi bạn đã nói chuyện với khách rất cụ thể về sự kiện qua điện thoại nhưng hãy hỏi thật kỹ về các phần hậu cần liên quan đến sự kiện, những điều khách hàng thích và không thích. Trong suốt cuộc họp hãy tập trung giữ sự chú ý của họ. Đây là thời gian để bạn nắm bắt và hiểu rõ cái mà họ cần hay muốn trong sự kiện của mình.

Nếu sự kiện là tổ chức đám cưới, hãy tìm hiểu xem đám cưới trong mơ của họ là như thế nào? Khi họ trả lời, cũng là lúc cảm hứng đến với bạn.

Thật lý tưởng, nếu bạn nhận được một số thông tin vững chắc về sự kiện của khách hàng trong lần trao đổi qua điện thoại. Bởi nếu thế, bạn có thể chuẩn bị thật kỹ để đưa cho họ bản thuyết trình về công việc và dịch vụ bạn sẽ cung cấp trong lần gặp này.

Hãy luôn luôn giả định rằng khách hàng tiểm năng của bạn không kiên nhẫn. Hầu hết sẽ như vậy. Cho nên phải trình bày thật ngắn gọn và súc tích, không quá 5 phút, sẽ giúp bạn ghi điểm.

Thấu hiểu tâm lý người đối diện

Học cách đọc các phản ứng của người khác. Nếu họ không nhiệt tình, hãy tìm những hình ảnh khác cho họ xem. Hãy chắc chắn bạn giải thích rõ ràng và nếu bạn nhận thấy họ không quan tâm, thì điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải tạo ra thứ gì đó mới mẻ và thú vị để lôi cuốn họ. Cho nên, bạn luôn phải chuẩn bị các lựa chọn cũng như các phương án dự phòng.

Đưa ra cam kết và cảm ơn

Cuối cùng nhưng khá quan trọng là chi phí cho sự kiện. Nếu có thể, hãy làm những cam kết bằng lời nói liên quan đến chi phí. Và bạn sẽ nhanh chóng gửi cho họ bảng báo giá chính xác nhất. Quan trọng hơn là phải cụ thể về thời gian: chẳng hạn, bạn sẽ giao cho họ chậm nhất là vào ngày mai.

Đừng quên gửi một email cảm ơn hoặc thậm chí một món quà nhỏ sau buổi gặp mặt lần đầu. Hãy viết rằng bạn rất vui khi gặp gỡ và trao đổi với họ, và rằng bạn muốn có cơ hội cũng như tự tin sẽ làm tốt sự kiện này.

HIỀN TRƯƠNG


Bài liên quan:

 

 

 

Những điều nên lưu ý khi tìm hiểu về nghề event

Event Channel – Nhắc đến event, rất nhiều người hào hứng muốn tìm hiểu về nghề này như một nghề thú vị, nhiều sự thu hút. Có người tìm hiểu đơn thuần là để cho biết, một số khác để định hướng nghề nghiệp cho mình và đa số là tìm hiểu để trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng trong nghề.

Dù tìm hiểu với mục đích gì thì việc có những thông tin đúng đắn, cần thiết vẫn giúp ích nhiều cho người có nhu cầu hiểu về “nghề event“. Vậy như thế nào là tìm hiểu đúng cách? Nghĩa là bạn tìm đúng thông tin, những kiến thức ấy thực tế, gần gũi và có ích cho bạn chứ không phải là những giáo trình cơ bản dùng để giảng dạy về lý thuyết bởi vì kể cả khi ứng tuyển nghề event thì nhà tuyển dụng cũng không hỏi về lý thuyết những câu đại loại như “Em hiểu gì về khái niệm event” mà họ sẽ hỏi “Em thấy mình có những tố chất nào phù hợp với nghề event” – đó là một ví dụ rất cơ bản về việc tìm hiểu sai mục đích.
Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn có nhiều thông tin hơn trong việc tìm hiểu và tiếp cận với nghề event
1. Tận dụng công nghệ thông tin, biết đặt câu hỏi
Có thể nói không ngoa rằng thời nay hầu như mọi thứ đều có trên internet, đặc biệt là nhờ sự giúp sức của bộ máy tìm kiếm Google. Tuy vậy, cùng một thắc mắc nhưng có người tìm ra câu trả lời, có người lại không.
Ở đây, có thể thử bằng cách dùng Google để tìm các thông tin cơ bản về nghề event. Một người suy nghĩ đơn giản sẽ mở Google lên và gõ “event” hoặc “tổ chức sự kiện“, bạn sẽ lạc trong một rừng thông tin về event mà không biết bắt đầu từ đâu, thậm chí còn bị tấn công bởi hàng loạt quảng cáo che chắn hết tầm nhìn. Nhưng nếu cụ thể hóa thắc mắc của bạn về event bằng từ khóa “khái niệm tổ chức sự kiện” hoặc là “phân công nhân sự trong event” chẳng hạn, bạn sẽ có ngay kết quả hữu ích.
Mặc dù Event Channel đã cung cấp rất nhiều bài viết về những vấn đề cơ bản như thế này nhưng hàng ngày vẫn nhận được rất nhiều câu hỏi về Cơ cấu nhân sự trong một event hoặc là Tính toán ngân sách cho sự kiện… Trong khi đó, nếu bạn chịu vận dụng khả năng tìm kiếm của máy móc thì bạn sẽ đỡ mất rất nhiều thời gian cho việc đặt câu hỏi.
alt
Với từ khóa “event” – bạn sẽ có được một rừng thông tin và quảng cáo
Nhưng với một từ khóa cụ thể thì kết quả tìm được sẽ đầy đủ hơn
2. Người làm event không phải bách khoa toàn thư
Vâng, người làm event biết nhiều lĩnh vực, nhưng không có nghĩa là bách khoa toàn thư. Người viết bài thường xuyên nhận được điện thoại hoặc email gửi để hỏi một số điều như “Liệt kê giúp những agency về event lớn nhất TP. HCM” hoặc là “Địa điểm tổ chức sự kiện cho khoảng 400 người ở Nha Trang”….và những đồng nghiệp trong nghề event cũng gặp phải các trường hợp tương tự như thế. Trong khả năng của mình thì chúng tôi sẵn sàng chia sẻ nhưng có những điều không nằm trong danh sách những điều cần quan tâm thì chúng tôi hoàn toàn không thể giải đáp cho các bạn được.
Những câu hỏi như trên các bạn cũng có thể tự tìm hiểu bằng nhiều cách. Ví dụ như vào các trang web cung cấp dịch vụ du lịch nghỉ dưỡng của Nha Trang để tìm những khách sạn đáp ứng đủ điều kiện như trên hoặc thăm dò từ bạn bè một số Agency lớn và tự mình tổng hợp lại được.
3. Tự vận động để có cái “của riêng mình”
Việc tìm hiểu giống như ta học lý thuyết và việc thực hiện thì như là làm bài tập. Lý thuyết phải đi đôi với bài tập là như vậy. Không có sự kiện nào giống nhau đến 100%, vì vậy, khi được chia sẻ một bản kế hoạch, một proposal, bảng báo giá hay kịch bản chương trình, bạn có thể tùy cơ ứng biến, thay đổi sao cho nó phù hợp với công việc của mình. Có nhiều dạng event như Hội thảo, Khai trương – động thổ, Giới thiệu sản phẩm, MICE…Vì vậy, không thể cứ mỗi dạng event thì bạn lại phải chạy vay đi xin kế hoạch của mọi người mà không bao giờ có cái của riêng mình.
Nếu để ý bạn sẽ thấy các báo giá cho mọi chương trình khác nhau thì đều cơ bản chia thành các phần như: Ý tưởng/thiết kế, Hạng mục sản xuất, Hạng mục thuê mua, Nhân sự, Thuê địa điểm, Khác (các vật dụng dùng 1 lần, vận chuyển…), ngoài ra không thể thiếu phần chi phí quản lý. Từ những phần cơ bản như trên,  tùy thuộc vào mỗi sự kiện mà ta có thể thay đổi các hạng mục nhỏ bên dưới, như sự kiện ngoài trời thì bổ sung thêm Dù không gian, lều bạt, tăng cường âm thanh ánh sáng… Qua mỗi sự kiện, những người làm sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm và hiểu biết về các hình thức sự kiện và củng cố cho những công việc của mình.
4. Nhờ người khác chỉ cách câu, đừng xin cá
Không hỏi những câu dạng “Có Chúa mới biết” thì một số bạn (đa phần là các bạn trẻ) lại hồn nhiên yêu cầu một người làm sự kiện (như mình) hoặc một trang thông tin cung cấp kiến thức về event như Event Channel báo giá Tea break của các khách sạn lớn, báo giá dịch vụ in ấn hoặc đơn giản là gửi cho bạn một kịch bản chương trình gala dinner thật chi tiết với nội dung là abc, xyz…Các bạn được khách hàng trả tiền để thuê làm những việc đó, nếu như hỏi mà ra được vấn đề thì chắc không khách hàng nào thuê mướn agency cho tốn kém rồi.
Hỏi rằng người làm event có thể cung cấp giá của các suppliers hay không? – Có, chúng tôi luôn có sẵn các báo giá gần nhất của họ. Nhưng nếu bạn luôn luôn đi yêu cầu người khác cung cấp vô điều kiện mà không bao giờ thử tự tay làm công việc này thì đến bao giờ bạn học được kỹ năng đàm phán với suppliers. Một người có những tố chất của người làm sự kiện như năng động, tự tin, không ngại khó, ngại khổ thì không bao giờ đi xin cá mà chỉ nhờ người khác chỉ cách cho mình câu cá thôi.
NGUYỄN PHƯƠNG THANH


Xem thêm:

Bí quyết quản lý khách mời ổn định trong sự kiện

Event Channel – Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt. Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý đến những vấn đề dưới đây.

Xác định số lượng khách tham gia

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để  cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Điều tiết tốt việc check in
Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với  các PGs làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh/lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

 alt

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn
Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Luôn phải chú ý đến yếu tố an toàn trong sự kiện

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự
Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện.  Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

LAM GIANG

Quản lý Traffic Flow trong tổ chức Event

Check in – Vấn đề quan trọng mở đầu cho một event

Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện

Quà tặng trong tổ chức sự kiện

Dự phòng và giải quyết những rủi ro trong quá trình làm sự kiện


Xem thêm:

Chọn đồ uống cho đám cưới

Event Channel – Ngoài việc quan tâm đến thực đơn cho thức ăn, thì đồ uống trong tiệc cưới cũng là một là một phần quan trọng không kém. Đối với các bữa tiệc tại khách sạn lớn, đồ uống có thể chiếm chi phí lớn trong tiệc của bạn. Ngoài ra việc chọn đồ uống có cồn một cách tiết kiệm, thông minh cũng góp phần làm đám cưới của bạn thêm vui, ấm cúng. Bạn có thể thay bia bằng các loại rượu vang, cocktail có cồn nhẹ để đám cưới của bạn thêm văn minh, hiện đại.

thuc-uong-cho-event-dam-cuoi-1

Hiện nay, bia là đồ uống được ưa chuộng tại đám cưới Việt Nam. Ảnh: Thái Trung – Pi Studio

Chọn loại đồ uống

Tại các tiệc cưới thông thường hiện nay, đồ uống thường là bia và nước ngọt. Tuy nhiên hầu như số lượng các loại này thường không đáp ứng đủ số lượng khách tại một bàn tiệc hoặc chủng loại đồ uống không phù hợp. Ví dụ, các gia đình thường sắp xếp số lượng bia và nước ngọt như nhau, nhưng không phải ai cũng uống được bia và rất nhiều người muốn được uống nước khoáng nhưng trong tiệc cưới thường không có loại này. Vì vậy bạn nên có cả ba loại nước là bia, nước ngọt, nước khoáng.

Một gợi ý khác cho bữa tiệc của bạn, đó là chọn các loại vang nhẹ như vang hoa quả, rượu champage thay vì chọn bia. Bởi thực đơn cưới hiện nay, đặc biệt là tiệc tại khách sạn, trung tâm tiệc cưới lớn, đồ ăn thường có hải sản và các món mang phong cách châu Âu, nên uống kèm với vang sẽ hợp hơn với bia. Một lý do khác bạn nên chọn rượu vang cho đám cưới, đó là rượu vang nhẹ, thích hợp với nhiều người và không gây ra tình trạng “chén chú chén anh”, dẫn đến việc khách mời của bạn say khướt sau tiệc. Khi phục vụ rượu vang, bạn nên chọn các loại vang phổ biến như vang Pháp, Chile, Australia… Mỗi bàn cũng chỉ nên có một chai vang, ngoài ra là nước khoáng, nước ngọt dành cho những người không uống rượu.

Nếu đám cưới diễn ra vào mùa hè, bạn có thể thiết kế một quầy bar nhỏ, nơi phục vụ những ly cocktail mát lạnh hay các loại nước cam, nước chanh dành cho khách. Tuy nhiên, khi phục vụ theo kiểu này, bạn cần chốt số lượng đồ uống nhất định trong tiệc, tránh tình trạng khách mời sử dụng tràn lan, gây tốn kém.

thuc-uong-cho-event-dam-cuoi-2

Các vị khách mời sẽ cảm thấy thích thú khi họ được chọn loại cocktail yêu thích tại đám cưới. Ảnh: Texaswedding

Chọn cách thức phục vụ

Thay vì để sẵn đồ uống trên bàn giống nhau tại các tiệc cưới truyền thống, bạn có thể đợi khách mời ngồi vào bàn rồi mới mang đồ uống ra. Đồ uống tại các bàn sẽ khác nhau dựa vào nhu cầu, sở thích của từng khách. Ví dụ, nếu bàn có nhiều nam giới, bạn yêu cầu nhà hàng đưa ra nhiều bia, rượu vang hơn nước ngọt, hoặc bàn có nhiều phụ nữ không uống bia, rượu, bạn có thể giảm lượng đồ uống có cồn, thay vào đó là nước ngọt, nước khoáng. Việc này sẽ khiến các vị khách cảm thấy họ được quan tâm, phục vụ chu đáo hơn.

thuc-uong-cho-event-dam-cuoi-3

Cocktail phù hợp nhất với tiệc buffet hoặc đám cưới ngoài trời vào mùa hè. Ảnh: Ruffled

Nếu đám cưới của bạn mang phong cách hiện đại, bạn có thể sắp xếp chỗ ngồi trước cho khách, sau đó dựa vào thông tin khách mời để xếp đồ uống. Bạn cũng có thể phục vụ đồ uống theo dạng buffet, các loại đồ uống khác nhau sẽ được đặt tại một số khu vực trong sảnh tiệc và khách mời sẽ tự chọn loại đồ uống mình thích.

Việc chọn lựa đồ uống trong đám cưới sẽ phụ thuộc chủ yếu vào không gian tiệc và những món ăn bạn chọn trong tiệc cưới. Tuy nhiên, bạn nên hạn chế các loại đồ uống có cồn mạnh để bữa tiệc diễn ra vui vẻ và các vị khách cũng không sa đà vào việc nhậu thay vì chú ý tới cô dâu chú rể.

Theo ngoisao.net

Phục vụ đồ uống có cồn trong tổ chức sự kiện

Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện

Hiểu biết về phục vụ rượu cho tiệc trong tổ chức sự kiện

Trò chuyện với chuyên gia: Catering trong tổ chức Event

Các thể loại tiệc trong tổ chức sự kiện


Xem thêm:

Lập kế hoạch truyền thông (media plan) như thế nào?

Event Channel – Bất cứ một media planner kỳ cựu nào cũng từng trải qua thời kỳ bỡ ngỡ, tự hỏi gạch đầu dòng của một media plan gồm những phần nào? Xây dựng kế hoạch truyền thông thế nào cho chuyên nghiệp?

Hôm nay Event Channel  sẽ hướng dẫn các bạn xây dựng kế hoạch truyền thông sao cho hiệu quả với các gạch đầu dòng cơ bản:

1.Những thông tin cơ bản: Thường bao gồm

– Mục tiêu của kế hoạch, ví dụ tung sản phẩm mới, gợi nhắc về sản phẩm, tăng nhận biết thương hiệu (brand awareness), thúc đẩy sales… Ngoài ra không thể thiếu các mục tiêu định tính như độ phủ (coverage) hay số người tiếp cận (reach)…

– Đối tượng khách hàng mục tiêu: Giới tính, độ tuổi, thu nhập…

– Concept chính, thông điệp cần truyền tải: Đây là trái tim của một Media Plan nên bạn cần dành thời gian để làm rõ nó

– Thời gian thực hiện: Có thể kế hoạch truyền thông được chia nhiều giai đoạn như giai đoạn Teasing (gây tò mò), giai đoạn làm nóng, giai đoạn thúc đẩy, giai đoạn gợi nhắc, mỗi giai đoạn có những kênh truyền thông, thông điệp và cách tiếp cận riêng.

Tất cả những điều này dựa trên chiến lược Marketing, PR của bạn.

Ví dụ:

Key concept: Kem đánh răng X là kem đánh răng giúp đem lại hơi thở thơm tho, hàm răng trắng, tăng sự tự tin cho giới trẻ
Selling Points:
  – Functional: Có hạt tinh thể đánh bay vết ố trên răng và hương vị bạc hà thơm mát
  – Emotional: Trẻ trung, năng động, bao bì hiện đại
Điểm khác biệt so với sản phẩm cạnh tranh: Đánh vào phân khúc giới trẻ và mang phong cách hiện đại
Khách hàng mục tiêu chủ yếu: Nam nữ tuổi từ 18 đến 28, thu nhập ABCD, dễ tiế pthu cái mới

2. Các công cụ & cách thực hiện

kế hoạch truyền thông mẫu

Tổng quan kế hoạch Marketing và vị trí của các công cụ truyền thông

Bạn cần định ra các công cụ truyền thông chủ yếu và công cụ sẽ sử dụng cho kế hoạch của mình. Ở mỗi công cụ bạn mô tả những quy cách như thời gian 1 spot quảng cáo, kích thước 1 printAd, banner hay quy cách 1 bài PR, thời gian, tần suất phát sóng…  Một số kênh thường sử dụng và công cụ tương ứng là:

– Quảng cáo truyền hình: TVC, product placement…

– Quảng cáo trên Radio

– Kênh báo, tạp chí: Bài PR, Advertorial, printAd…

– Quảng cáo trên website: Ads banner, bài PR, sticky post…

– Quảng cáo ngoài trời (OOH, out of home: Billboard, xe bus…

– Quảng cáo trên thiết bị di động: Mobile Marketing, SMS Marketing

– Tài trợ: Tài trợ Event, cuộc thi, các chuyên mục trên báo đài

– Hot blogger: Bài PR, banner…

Ví dụ:

Kênh TV
  – Mục đích: Tăng cường nhận biết dòng sản phẩm mới, kích thích mua hàng bằng chương trình khuyến mãi trúng chuyến du lịch
  – Thời gian: Từ tháng 7 đến tháng 9
  – Nơi thực hiện: Toàn quốc
  – Kế hoạch phát TVC:
      Tháng 7, 8: Spot 30s giới thiệu dòng sản phẩm mới
      Tháng 9: Spot 15s nhắc nhớ sản phẩm mới, spot 30s giới thiệu chương trình khuyến mãi

mẫu kế hoạch truyền thông

 lập kế hoạch truyền thông

Ví dụ về kế hoạch PR triển khai trên kênh báo chí. (Click vào để xem rõ hơn) 

3. Ngân sách và chi phí

Bạn nên làm rõ tổng ngân sách cho từng phương tiện, từng kênh (TV, báo…), và tổng ngân sách cho từng thời kỳ (teasing, follow up…)

Ví dụ:

Print:  Newspaper     $906,800
Magazine      $ 78,500
Total          $985,300
———————————————-
Digital Media
Television    $9,895,000
Web              $375,000
Total            $10,270,000
———————————————-
Sponsorship              $6,880,000
Total Advertising:  $18,135,300

Media Plan mẫu

Ví dụ về dự trù kinh phí cho kênh quảng cáo ngoài trời

sample media plan

Ví dụ về dự trù kinh phí cho kênh quảng cáo báo và tạp chí

4. Tiến trình thực hiện

Bạn nên có một timeline tổng thể về thời gian airing của từng Kênh để thấy được tổng quan kế hoạch truyền thông của bạn. Một phần không thể thiếu là tiến độ cho các công việc như sản xuất TVC, thiết kế printAd…

THU THỦY

Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông

Tiếp thị xã hội và chìa khóa 8P

Quảng bá sự kiện thắng lợi nhờ Digital marketing

8 cách tăng hiệu quả truyền thông trong sự kiện

Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả


Xem thêm: