Quy trình tổ chức trình diễn thời trang tóc

Event Channel – Các kiểu tóc bob hiện đại và hoang dã, kiểu gothic hay punk là những kiểu tóc mà bạn chỉ có thể nhìn thấy tại sự kiện thời trang tóc. Những salon thường tiến hành giới thiệu sản phẩm của họ, các kiểu tóc mới và thể hiện tác phong chuyên nghiệp trước công chúng, đôi khi họ sẵn sàng thực hiện các buổi tạo kiểu tóc miễn phí.

Buổi giới thiệu thời trang tóc cũng có thể cung cấp các phương pháp hay bí quyết làm sao tạo ra những kiểu tóc theo xu hướng thời trang mới. Một buổi trình diễn thời trang tóc thành công đòi hỏi phải có sự chuẩn bị những gì, không phải công ty tổ chức sự kiện nào cũng sẵn sàng có kinh nghiệm làm những chuyện đó.

Sau đây số qui trình cơ bản và những lưu ý để tổ chức một buổi trình diễn thời trang tóc thành công:

thoitrangto-bieudienthoitrang

Xác định chủ đề, ý tưởng (theme của chương trình)

Đầu tiên, cần phải xác định chủ đề và mục đích của chương trình. Chẳng hạn như tập trung vào việc giới thiệu các kiểu tóc thông qua các người mẫu. Hay là bao gồm cả kĩ năng trang điểm, hội thảo về kĩ năng cắt tóc, cuộc thi giữa các nhà tạo mẫu tóc chuyên nghiệp, hay các buổi tạo kiểu tóc miễn phí và các quầy hàng của nhà cung cấp bán các sản phẩm về tóc.

Xây dựng đề án tổng thể, phác thảo tất cả các nhiệm vụ cần hoàn tất trước khi buổi biểu diễn bắt đầu, bao gồm: ngân sách, việc tìm kiếm nhà tài trợ, MC chuyên nghiệp và thuê các mô hình tóc hoặc người mẫu tóc.

Chú ý đến vấn đề truyền thông

Tạo một website và trang truyền thông để tạo ra các lợi ích trực tuyến trong sự kiện. Thiết kế các tập quảng cáo cho sự kiện và trao chúng các trung tâm thương mại hay các salon tóc. Quảng cáo trên các tạp chí thời trang và chăm sóc tóc…

Lập dự toán

Ngân sách tổ chức sự kiện chắc không còn xa lạ gì với các agency, ngoài các chi phí cơ bản: Trang thiêt bị, địa điểm, tiệc còn là các chi phí thuê người mẫu tóc, chuyên gia trang điểm, thậm trí là những nhân vật nổi tiếng tham gia làm ban giám khảo hoặc tạo hiệu ứng thu hút về mặt truyền thông.

Xây dựng hồ sơ mời tài trợ và kêu gọi tài trợ

Để thu hút các nhà tài trợ cho sự kiện của bạn, bạn cần phải xây dựng các gói tài trợ với lợi ích rõ ràng xác định. Ví dụ, bạn có thể duy trì gói tài trợ “Nhà tài trợ 5 sao” cho bất kì tổ chức nào đóng góp $15,000 hay hơn, với những lợi ích như quảng cáo cao cấp, được giới thiệu trên sân khấu, tên và logo công ty sẽ xuất hiện ở vị trí dễ thấy nhất trên tất các chương trình thời trang tóc và vé VIP cho sự kiện này.

Khảo sát địa điểm

Vấn đề này rất quan trọng, nó liên quan đến số lượng khách mời, chủ đề của mỗi chương trình, các buổi trình diễn thường sẽ được tổ chức ở những nơi như trung tâm hội nghị hay phòng khiêu vũ khách sạn.

Làm việc với các người mẫu tóc, chuyên gia trong lĩnh vực liên quan

Chọn những người mẫu với những độ dài và loại tóc phù hợp để giúp các nhà tạo mẫu có thể thoả sức sáng tạo các kiểu tóc mà bạn muốn tập trung quảng bá trong sự kiện này. Nếu chương trình của bạn bao gồm các cuộc thi, bạn cũng phải thuê các chuyên gia làm ban giáo khảo.

Những chuyên gia không thể thiếu trong buổi trình diễn đó là các makeup, stylist họ sẽ góp phần tạo nên sự ấn tượng về mặt nghệ thuật của buổi trình diễn.

TRƯƠNG HIỀN

Các bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức một buổi fashionshow

Đêm diễn đâu tiên mở màn Tuần lễ thời trang Xuân – Hè 2012


Xem thêm:

Một số ý tưởng lạ cho đám cưới

Event Channel – Những đám cưới buồn tẻ theo khuôn mẫu mà bạn có thể thuộc lòng kịch bản sau 2 đến 3 lần tham dự làm cho bạn nhàm chán? Ngày cưới của bạn sẽ mang những màu sắc độc đáo và trở lên nổi tiếng không phải chỉ vì chi phí khủng? Vậy tại sao chúng ta không biến tiệc cưới của mình thành một sự kiện khó quên mang phong cách của bản thân.

Dưới đây là một vài ý tưởng “lạ” cho những đám cưới của những cô dâu, chú rể cá tính.

1. Tiệc cưới trên du thuyền

Ý tưởng này có phù hợp với bạn không? Tại sao bạn không làm nên một cuộc hành trình thú vị cho tiệc cưới của mình. Một con thuyền hoa bồng bềnh trên sông chắc hẳn sẽ làm cho bạn cùng các vị khách quý những trải nghiệm thú vị.

du-thuyen-dam-cuoi01

2. Lễ hội hóa trang

Bạn là một người trẻ, năng động, ưa sự mới lạ, không thích khuôn mẫu cổ điển. Bạn có thể thử ý tưởng này cho tiệc cưới của mình. Biến tiệc cưới hoặc tiệc chia tay độc thân của mình thành một lễ hội hóa trang nhiều màu sắc, chắc hẳn đây sẽ là những kỷ niệm đáng nhớ của bạn cùng những người bạn thân trước khi bước vào cuộc sống hôn nhân nhiều lo toan bận rộn.

le-hoi-hoa-trang-to-chu-su-kien

3. Tổ chức tiệc cưới tại các resort

Các khu nghỉ dưỡng là điểm đến lý tưởng cho sự nghỉ ngơi, tuy nhiên xu hướng kết hợp nghỉ dưỡng và tiệc cưới là một ý tưởng không tệ. Nhiều đôi bạn trẻ cố tình tổ chức lễ cưới tại các khu nghỉ dưỡng để bạn bè, người thân có một chuyến đi xa, nghỉ ngơi. Điều này làm cho tiệc cưới của các bạn thêm phần ý nghĩa. Khách mời có thể đến từ sớm, tham gia tiệc đêm cùng cô dâu chú rể. Đây sẽ là đám cưới mà không một vị khách nào có thể quên.

resort-tochuctieccuoi-docdao

4. Tiệc cưới lung linh với sự hỗ trợ của công nghệ Mapping Projection

Công nghệ Projection mapping là một công nghệ mới mang đến cho người xem những trải nghiệm thú vị tưởng chừng như lạc vào một thế giới khác với những cung bậc cảm xúc: kinh ngạc, hân hoan, sững sờ. Nếu bạn khéo léo kết hợp công nghệ này vào tiệc cưới của bạn chắc hẳn đó sẽ là một đám cưới không thể quên. Địa điểm tổ chức tiệc cưới có thể là không gian bên ngoài nhà thờ hoặc những không gian mở như quảng trường, nhà hát,…

maping3d projection-tocusukien

5. MC ảo

Nghe có vẻ như không tưởng nhưng đây chính là một sản phẩm hoàn hảo của công nghệ. Cô nàng, anh chàng MC lộng lẫy sẽ do chính bạn nghĩ ra, có thể là một nhân vật hoạt hình bạn hằng yêu thích hay thần tượng của bạn. Họ sẽ làm MC cho bạn trong một ứng dụng của kỹ xảo âm thanh, hình ảnh 3D vô cùng thông minh. Đây chắc hẳn sẽ là một trải nghiệm không thể quên của bạn cùng các vị khách quý.

MC-casi-tochucsukien-damcuoi

HỒNG NHUNG 

Các bài liên quan:

5 concept hay cho việc tổ chức đám cưới

Xu hướng tiệc cưới năm 2012


Xem thêm:

Kinh nghiệm tổ chức một buổi fashion show

Event Channel – Một buổi trình diễn thời trang, lễ ra mắt một bộ sưu tập của một nhà thiết kế, hoặc một cuộc thi sắc đẹp mà trong đó có trình diễn các trang phục mới lạ độc đáo, được gọi chung là fashionshow. Quy trình tổ chức event này có điều gì khác biệt so với những sự kiện như khởi công, khánh thành, hội nghị khách hàng…? Các bạn chuyên làm event nghệ thuật hãy lưu ý những bước sau để có một buổi trình diễn thành công nhé!

1- Nắm rõ chủ đề, ý nghĩa của bộ sưu tập

Hãy trao đổi cởi mở với các nhà thiết kế, những khách hàng của mình về ý tưởng trong bộ sưu tập của họ, chủ đề của buổi biểu diễn là gì (theme của event): Bộ sưu tập Thu Đông, Xuân Hè, Cưới, Lãng mạn hay sexy…?

Nếu như khách hàng của bạn vẫn chưa hình dung ra được tên gọi của bộ sưu tập, event (cái này rất hiếm khi gặp) thì bằng kinh nghiệm và sự tinh tế trong cảm nhận nghệ thuật của bạn, hãy cùng đưa ra các gợi ý về chủ đề để cùng khách hàng đặt tên cho bộ sưu tập nhé. Làm được như vậy là bạn đã ghi được điểm cao trong mắt khách hàng rồi đó.

2- Lựa chọn địa điểm, thời gian

Thường thì địa điểm tổ chức event là do khách hàng lựa chọn, song nếu vì một lý do nào đó hoặc do khách hàng chưa có kinh nghiệm thì việc của những người làm sự kiện là phải giúp khách hàng hình dung ra sự kiện sẽ diễn ra ở đâu thì đạt kết quả tối ưu.

Ví dụ một buổi biểu diễn thời trang cao cấp thì sự lựa chọn số 1 là các ballrooom của các khách sạn 5 sao, một buổi ra mắt trang phục bikini thì nên chọn những khu vực ngoài trời của các khách sạn: bể bơi, đài phun nước, khu tiểu cảnh… Còn một buổi trình diễn áo cưới thì sao? Sẽ rất hợp nếu buổi biẻu diễn diễn ra ở trung tâm hội nghị, tiệc cưới nổi tiếng.

Thời gian thích hợp cho những event kiểu này là buổi tối, vì khi đó chúng ta sẽ tận dụng được các hiệu ứng ánh sáng, kỹ thuật sân khấu tôn thêm vẻ đẹp của các bộ trang phục.

tổ chức trình diễn fashion show

Một buổi trình diễn thơi trang áo dài, nguồn: blueman.vn

3- Thuê chuyên viên stylist, đạo diễn catwalk 

Mọi người thường nghĩ đơn giản là cứ cho các cô người mẫu đến lượt là xuất hiện bước ra sân khấu đi một vòng rồi quay vào trong như vầy là không đúng. Chúng ta luôn cần một người đạo diễn catwalk, những người có kinh nghiệm trong việc trình diễn thời trang, thường là những người mẫu lâu năm, họ sẽ làm nghiệm vụ “phân tuyến” và hướng dẫn các model đi lại trên sân khấu theo đúng tuyến đã thống nhất. Có đạo diễn catwalk sẽ không có tình trạng các model va vào nhau trên sàn, hoặc khách tham dự chưa kịp xem kỹ các thiết kế thì các model đã đi vào trong cánh gà sân khấu.

Trong một bộ sưu tập, hay buổi trình diễn có rất nhiều trang phục khác nhau cả về màu sắc, phong cách và phụ kiện kèm theo. Vậy nếu bạn chưa đi sâu vào lĩnh vực thời trang, bạn chưa biết được trang phục nào màu sắc nào, kết hợp với phụ kiện ra làm sao, cái nào ra trước, cái nào ra sau thì việc thuê một stylist là một điều cần thiết và tất nhiên điều đó chỉ khiến bạn chuyên nghiệp hơn mà thôi.

4- Vấn đề âm thanh, ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng gần như là linh hồn của buổi biểu diễn thời trang, nó không chỉ là tín hiệu cho các model di chuyển và trình diễn mà nó đóng vai trò thể hiện được theme của buổi trình diễn. Một bộ sưu tập thu đông sẽ nhiều cảm xúc hơn khi các model xuất hiện với một bản nhạc nhẹ nhàng êm ái, cùng gam ánh sáng màu vàng nhạt, hay một bộ sưu tập trẻ trung năng động có phần sexy sẽ rạo rực hơn dưới nhạc dance sport cùng hiệu ứng ánh sáng nhiều màu.

5- Thiết kế sân khấu

Chắc chắn một điều rằng sân khấu thời trang khác hẳn với sân khấu event thông thường. Sân khấu trình diễn được làm bằng các vật liệu cao cấp, sàn sân khấu (sàn catwalk) thường là meca bóng, hoặc lụa simily, có gắn đèn hắt. Sân khấu thời trang được thiết kế làm sao để tất cả những người tham dự được chiêm ngưỡng đầy đủ nhất các góc độ của bộ trang phục.

catwalk-fashion-stage

Một mẫu thiết kế sân khấu thiết kế thời trang phổ biến

6- Kịch bản chương trình

Kịch bản trong một buổi trình diễn thời trang chủ yếu là kịch bản âm thanh ánh sáng, một số chương trình có lời giới thiệu (lời bình) thì cần chú ý về độ dài của lời bình sao cho trùng khớp với thời gian diễn của model, và đặc biệt giọng đọc của MC phải tạo được cảm xúc trong mỗi lời giới thiệu.

Trên đây là những chia sẻ thiết thực của các Event Manager đã có nhiều năm làm các event tương tự, hy vọng sẽ giúp các bạn yêu thích event có thêm kinh nghiệm trên hành trang vào nghề của mình.

QUANG MINH (Blueman.vn)


Xem thêm:

Kỹ năng làm việc với MC, ca sĩ tránh bị bể show

Event Channel – Hiện nay tổ chức sự kiện đang là xu hướng của truyền thông hiện đại, cùng với sự ra đời của hàng trăm, hàng ngàn công ty tổ chức sự kiện kèm theo sự bùng nổ của một loạt các dịch vụ gia tăng kèm theo, trong đó không thể không nhắc đến dịch vụ cho thuê MC, ca sĩ, người mẫu – gọi chung là nhân sự nghệ thuật trong event.

Có rất ít những công ty chuyên biệt về việc đào tạo, cung cấp và quản lý nhân sự dạng này, hầu hết dựa vào các mối quan hệ quen biết trong giới showbiz, quan hệ xã giao anh em, bạn bè, hoặc các công ty sự kiện  tự xin số điện thoại contact trưc tiếp với các nhân sự nghệ thuật để giảm thiểu chi phí… Hệ quả xuất hiện những mâu thuẫn do những hợp đồng bằng miệng không chặt chẽ, ăn chặn hoa hồng, tiền castxe… Tất cả tạo nên sự lộn xộn thiếu chuyên nghiệp gây hậu quả xấu đến chất lượng event.

Tham khảo một số công ty tổ chức sự kiện lớn trong nước, và bằng kinh nghiệm của mình tôi xin chia sẻ một số kỹ năng và nguyên tắc làm việc với các “sao” để không bị cá tính của họ làm ảnh hưởng đến chương trình của mình.

1- Không bao giờ làm việc qua điện thoại

Việc trao đổi qua điện thoại giữa doanh nghiệp và một cá nhân để ký kết hợp hồng kinh tế miệng là điều cấm kỵ. Trong sự kiện dù lớn hay nhỏ thì người như MC, ca sĩ nhóm múa… là linh hồn của sự kiện và chắc chắn chúng ta không dại gì mà mang linh hồn đó trao cho một người mà chỉ biết qua điện thoại.

Việc trao đổi qua điện thoai chỉ để setup một cuộc gặp gỡ trao đổi, và chỉ khi gặp gỡ trao đổi thẳng thắn cởi mở thì thông tin giữa hai bên mới rõ ràng, MC ca sĩ mới biết được buổi event này có ý nghĩa như thế nào với bạn, với chính họ, từ đó để họ có tinh thần chuẩn bị tốt nhất.

kinh nghiệm làm việc với nhân sự trong tổ chức event

Lễ khai trương mùa du lịch Ba Vì 2012

2- Yêu cầu MC, ca sĩ đọc kịch bản trước khi tham dự

Tại môt event ra mắt tổng công ty ABC tại Hà Nội, MC H (tên đã được thay đổi) vì đêm hôm trước mải chạy show nên sáng hôm sau vội vàng đến và cầm mc text đọc nhầm tên của Chủ tịch HĐQT tổng công ty. Kết quả là bị khách hàng trừ tiền đồng thời agency được một phen mất uy tín.

Trước mỗi sự kiện lớn, việc MC, ca sĩ phải đọc và nắm rõ được kịch bản là điều bắt buộc, bạn sẽ rất hay nghe được câu nói của các MC ca sĩ: “Yên tâm anh (chị) làm quen rồi!”, các bạn đừng tin nhé. Vì chúng ta đều rất biết 1000 sự kiện là 1000 điều khác nhau về độ rủi ro.

3- Check kỹ xem phương tiện đi lại của MC, ca sĩ đến chươg trình bằng cách nào

Có nhiều sự kiện đến giờ diễn vẫn không thấy ca sĩ đâu, các quản lý gọi điện ầm ĩ thì có nhận được câu trả lời: Em không có xe, đang bắt taxi, hoặc xe bị hỏng, bị tắc đường…

Tất cả là lý do không thể chấp nhận được đối với một người làm việc chuyên nghiệp. Việc nắm bắt được nhân sự đó đến chương trình bằng phương tiện gì giúp quản lý dự án chủ động lường trước được các rủi ro. Ví dụ nếu làm event ở một nơi xa cách khoảng 200km thì việc yêu cầu nhân sự tập trung đi xe của công ty theo giờ qui định là bắt buộc.

Ngoài việc check xem nhân sự đến chương trình bằng phương tiện nào, việc nắm được các nhân sự đi từ đâu tới cũng giúp quản lý dự án tính toán được sự cố về giao thông từ đó có yêu cầu về thời gian đối với nhân sự tham gia.

4- Trao đổi kỹ về chi phí, hợp đồng chặt chẽ

Cái này hiện tại là vấn đề của các agency, hầu hết các hợp đồng là qua miệng, có được số điện thoại từ các mối quan hệ quen biết, nhấc máy lên gọi thông báo ngày giờ, giá cả sau đó là yên tâm ngủ ngon, đến khi event diễn ra, do một số chục trặc thời gian có lùi lại chậm một chút hoặc do khán giả hâm mộ yêu cầu hát thêm 1- 2 bài, ca sĩ quay ra giận dỗi người quản lý, đòi tăng tiền gây ra một hình ảnh hết sức phản cảm trước mặt khách hàng.

Để hạn chế được điều đó thì các điều khoản phải được rõ ràng và thống nhất ngay từ đầu bằng văn bản đàng hoàng nó sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết các phát sinh không đáng có.

5- Yêu cầu nhân sự phải đến tổng duyệt chương trình

Xuất phát từ tâm lý chủ quan đặc biệt là với các sao, coi thường qui mô event của bạn hoặc do họ quá bận chạy show nên các mc, ca sĩ không đên thử giọng, không đến tổng duyệt làm quen với sân khấu, đến khi diễn ra event xảy ra nhiều sự cố đáng tiếc. Ngay cả ca sĩ nổi tiếng QL đã từng hát lỗi trong một trương trình truyền hình trực tiếp về Huế.

Là một người làm việc với các nhân sự nghệ thuật, phải quyết liệt thuyết phục họ đến tham dự tổng duyệt và phải thuyết phục được khách hàng chịu bỏ một khoản chi phí tổng duyệt để đảm bảo an toàn tuyệt đối của event.

Qua bài viết hy vọng những người làm event hiểu được phần nào sự phức tạp của việc cung cấp và quản lý nhân sự nghệ thuật trong event, và với một chút kinh nghiệm trên, các Event Manager sẽ có những cách làm việc hiệu quả chặt chẽ tránh ảnh hướng tới chất lượng sự kiện.

QUANG MINH (blueman.vn)


Xem thêm:

Các giải pháp quản lý chi phí tổ chức sự kiện mang lại hiệu quả tối đa

 

Event Channel – Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency cung cấp dịch vụ quảng cáo, event, đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.

“Đắt chưa chắc đã tốt, rẻ không hẳn là tồi – nếu bạn thực sự có năng lực”

Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu trí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency (suppliers) cung cấp dịch vụ quảng cáo, event, đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.

Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý “chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa” của khách hàng lại là một thử thách chủ yếu để đi đến kí kết hợp đồng. Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp, thì các doanh nghiệp quảng cáo phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí từ đó cung cấp cho khách hàng những gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh mà hiệu quả tối ưu.

alt

Và trước khi nói đến các giải pháp cụ thể, hãy cùng định nghĩa lại một số khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện.

Chi phí sự kiện bao gồm: Chi phí thực (real cost), chi phí ngầm (hide cost), Chi phí quản lý rủi ro (management fee)  –  hay gọi là phí dịch vụ.

Chi phí thực (RC): chí phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị

Chi phí ngầm (HC): là các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, và đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn những khoản như: phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách, đi lại họp hành trong quá trình đấu thầu dự án…những khoản này khi làm báo giá sự kiện không thể kể ra như một hạng mục được, bắt buộc một người lập kế hoạch sự kiện phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục theo công thức (*). Và đây là một là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.

Chi phí quản lý (MF): Là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triẻn khai thực hiện event. Đây là khoản tiền để sử dụng khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng.
Mức chi phí quản lý thường từ 3-10%, cá biệt có những chương trình 15-25% tổng giá trị hợp đồng.

(*) Đơn giá (ĐG) =  (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)

Dựa trên công thức tính giá thành sản phẩm dịch vụ, hãy cung cấp cho khách hàng một giải pháp tiết kiệm tổng thể bằng cách:

1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho event, cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.
Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều
Kế hoạch rõ ràng, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm

2. Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Việc này đóng vai trò quan trọng của phòng mua bán (một sô công ty kiêm luôn cả kế toán hoặc thủ quĩ)
Hầu hết các công ty event hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ đâu tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt: Blue – Nhà bạt, hệ thống giàn không gian, Tân Hữu Tài, Fantasy: ATAS, Vietimage: Máy chiếu, màn LED…, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí lưu kho,khấu hao, cơ hôi nhưng khi thực hiện  dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ cần phải đi thuê lại các đơn vị khác – gọi là nhà thầu vụ
Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các supplier – nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt và giảm thiểu rủi ro và chủ động trong việc triển khai.

3. Tận dụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

Hầu hết các công ty làm thương mại (không có trang thiết bị) khi đi thuê lại các trang thiết bị rồi tính giá chênh lệch cho khách hàng thì trong công thức tính các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng do khoản chênh lêch thuê lại đó.
Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm trang thiết bị của bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó thì chi phí sẽ luôn luôn được chia sẻ, có thể không phải là tiết kiệm cho mình nhưng chúng ta tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo mối quan hệ đối tác thân thiết lâu dài.
Khi nhận được một gói sự kiện tổng thể, thì chúng ta hãy liên kết với các công ty cùng trường có thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ tổng thể nhưng với đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp.

4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Ở đây vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất qui trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó họ phải có trách nghiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí.

5. Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một qui trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều.
Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo.

6. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event
Bản chất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng.
Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một event của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức :

  Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.Nhìn vào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tăng lên.

Một ví dụ về hình thức xã hôi hoá event: Trong một buổi tổ chức event ngày hôi gia đình Honda 2011 – (BlueMAN thực hiện) ngân sách dự toán là 1,2 tỷ đồng phục vụ cho mục đích riêng của Honda, nhưng với hơn 20 nghìn người tham dự ngày hội là một cơ hội quảng cáo của một số sản phẩm. Và Blue đã tư vấn cho Honda bán một số vị trí đặt logo trên một số ấn phẩm, một số công ty quà tặng tình nguyện tài trợ 50% sản phẩm chỉ để được mang thiết bị và mặc áo đồng phục trong ngày hội đó. Kết quả, ngân sách thu lại sau event Blue gửi lại cho Honda sau khi trừ chi phí điều hành và tư vấn là 300,000,000 đồng. Như vậy ngân sách mà Honda phải bỏ ra chỉ 900,000,000 đồng mà hiệu quả vẫn hoàn hảo, thậm chí vượt mong đợi. Có thể xem đây là một hình thức kêu gọi tài trợ doanh nghiệp – xã hội hoá sự kiện doanh nghiệp.

7. Tận dụng lao động thời vụ – cộng tác viên, thực tập viên

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp.
Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp.

8. Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Một chuyên gia event, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm – họ cần đặt vị trí vào khách hàng họ cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng.
Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu.
Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng.
Và đặc biệt họ có trách nhiệm với chính công ty mà họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Hãy luôn nhớ rằng khách hàng luôn luôn muốn rẻ nhưng không muốn bị chê là ít tiền và càng không muốn event của họ èo uột vì thiếu chi phí. Và để làm được điều đó bạn và công ty bạn phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm.

Tiết kiệm cho khách hàng là tiết kiệm cho chính mình góp phần gia tăng lợi nhuận.

DƯƠNG QUANG MINH (Giám đốc BlueMAN)


Xem thêm:

 

5 biểu hiện của một khách hàng ít thiện chí

Event Channel  – Là Agency, chuyện đấu thầu không thành công đã trở thành chuyện hết sức bình thường. Khách hàng thường cân nhắc một vài agency trước khi quyết định chọn mặt gởi vàng cho một công ty tổ chức event của mình.

Tuy nhiên không phải lúc nào lúc nào mọi thứ cũng công bằng đối với Agency chúng ta. Chuyện khách hàng chỉ đơn thuần dọ giá, muốn lấy ý tưởng, nhắm trước một agency nào đó hay bất cứ một lý do tiêu cực nào khác cũng có thể khiến cho sự đầu tư thời gian, công sức của chúng ta trở thành lãng phí.

Tuy rằng mọi thứ chỉ đúng tương đối, với những năm làm tại Agency và cả tại Client, tôi vẫn xin chia sẻ với những bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc khách hàng một vài bí quyết nhìn nhận ra khách hàng ít tiềm năng để bạn có thể giảm bớt thời gian, dành để đầu tư cho các khách hàng tiềm năng hơn.

1. Khách hàng đòi báo giá và proposal trong một thời gian rất ngắn

Để làm một Event, chắc chắn khách hàng đã có kế hoạch từ trước đó rất lâu, và họ cũng đã lên kế hoạch sẵn cho các công việc như gặp gỡ agency, thu thập proposal, báo giá… , do đó không có lý do gì để đốc thúc Agency phải gởi báo giá trong 1, 2 ngày. Có thể họ đã lựa chọn xong Agency rồi, chỉ cần đủ số báo giá cần thiết để trình lên sếp cho đúng thủ tục. Nếu không phải như vậy thì bạn cần xem lại cách làm việc của khách hàng này, sự gấp gáp như vậy chứng tỏ họ rất thiếu chuyên nghiệp.

2. Khách hàng không cần gặp mặt bạn

Khách hàng gọi điện cho bạn, brief những thông tin cơ bản về Event họ cần làm, yêu cầu bạn gởi proposal và báo giá. Tôi không tin lắm là bạn được chọn, nhất là đối với những Event quy mô lớn hay mang tính quan trọng. Không khách hàng nào bận rộn đến mức không thể dành thời gian để gặp gỡ Agency nhằm đánh giá năng lực và tìm hiểu lẫn nhau cả. Liệu sẽ có việc họ hài lòng với proposal và báo giá của bạn và gọi bạn làm khi chưa biết bạn là ai hay không.

Bí quyết làm việc với khách hàng

Nhận ra khách hàng ít tiềm năng sẽ bạn có thể giảm bớt thời gian,

dành để đầu tư cho các khách hàng tiềm năng hơn

3. Bảng yêu cầu báo giá của khách hàng quá hoàn hảo

Một ngày nọ, có một khách hàng gọi điện tới công ty bạn và yêu cầu báo giá cho các hạng mục mà họ cần. Báo giá liệt kê từng hạng mục với mô tả chi tiết đến mức bạn tưởng họ là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Rất có thể họ đã lấy báo giá đó từ một Agency khác, và muốn có thêm vài cái nữa vì mục đích nào đó. Cứ cho rằng nếu giá của bạn tốt hơn, họ sẽ làm với bạn, nhưng liệu công ty bạn đã đủ danh tiếng để khách hàng không cần gặp mặt và nghe present về năng lực đã lựa chọn hay chưa. Bài toán lúc này quay trở lại vấn đề thứ 2 vừa nêu rồi.

4. Gởi yêu cầu cho rất nhiều Agency một lúc

Khách hàng lựa chọn trung bình khoảng 3, 4 Agency một lúc để chọn ra công ty tốt nhất, đó là chuyện bình thường trong quy trình đấu thầu. Tuy nhiên, sẽ là có vấn đề nếu như họ chọn đến cả chục Agency, thậm chí là gởi mail hàng loạt mời đấu thầu 1 dự án nữa. Đó không phải là quy trình tuyển chọn một Agency. Liệu có bao nhiêu % cơ hội cho bạn và liệu họ có để mắt tới proposal, báo giá… của bạn khi chưa biết bạn là ai.

5. Yêu cầu proposal quá chi tiết

Có một khách hàng dự định tổ chức một chương trình activation. Anh ta đòi hỏi bên phía công ty thiết kế 3D đầy đủ của gian hàng kèm báo giá chi tiết. Do cô nhân viên Account còn ít kinh nghiệm, nên cô đã yêu cầu designer lên thiết kế rất chi tiết theo yêu cầu của khách hàng. Cô còn rất hào hứng đánh giá khách hàng là nhiều tiềm năng và thiện chí khi anh ta liên tục liên lạc đề nghị cô chỉnh chỗ này, đổi kích thước kia của gian hàng. Khi mọi thứ đã xong xuôi, không thấy anh ta hồi đáp nữa, cô Account gọi lại thì được báo là chương trình đã trì hoãn thời gian làm. Hai tuần sau, cô tình cờ có việc đến siêu thị đó thì thấy gian hàng của khách hàng giống đến 90% gian hàng do công ty mình đã thiết kế. Bài học rút ra cho những Account còn thiết kinh nghiệm là không nên đưa proposal quá chi tiết trên mức cần thiết cho khách hàng.

NAM THÀNH (Giám đốc công ty Sunflower)


Xem thêm:

Lịch công việc giữa khách hàng và Event Planner

Event Channel – Một khi các khách hàng đã ký hợp đồng, bạn có thể đề nghị soạn thảo một lịch công việc với nhau. Điều này đặc biệt cần thiết và đúng với các sự kiện lớn mà phải mất nhiều tháng trở lên để lên kế hoạch. Việc này vô cùng quan trọng vì lịch công việc sẽ làm nổi bật trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của khách hàng và Event Planner trong giai đoạn lập kế hoạch và đến khi sự kiện diễn ra.  

Lịch công việc thường gọi là Task Calendar hay Project List, Timeline của chương trình là một lịch bao gồm những công việc cần thiết cho việc lập kế hoạch sự kiện. Tại những lịch công việc này, nhiệm vụ của khách hàng và người lập kế hoạch sự kiện được phân định rõ với thời gian, công việc cụ thể.

Nhiệm vụ của Khách hàng

Các nhiệm vụ của khách hàng sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ mà họ đã thuê bạn thực hiện. Có thể xem xét một vài công việc mà khách hàng buộc phải phối hợp thực hiện, từ đó vạch ra những công việc cụ thể tùy thuộc vào tính chất sự kiện

– 6 tháng trước sự kiện: Lựa chọn lịch trình nếu là sự kiện dài ngày, tổ chức ở nhiều nơi hoặc địa điểm nếu là sự kiện trong thành phố. Đồng thời họ sẽ phải chuyển trước một khoản tiền bằng khoảng 50% giá trị hợp đồng.

– 5 tháng trước sự kiện: Chuẩn bị danh sách khách mời, phương thức di chuyển nếu là sự kiện hội nghị

– 3 – 4 tháng trước sự kiện: Cùng với đơn vị tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, các hoạt động giải trí trong sự kiện, danh sách các nhà báo, phóng viên.

– 1 – 2 tháng trước sự kiện: Thông qua các thiết kế, nội dung kịch bản và chốt lại toàn bộ những công việc ở trên.

– 1 – 2 ngày trước sự kiện: Có mặt tại nơi diễn ra sự kiện, cùng đơn vị tổ chức xem xét lại toàn bộ các hạng mục công việc.

alt

Với các sự kiện diễn ra dài ngày ở nhiều tỉnh thành cần có lịch làm việc với khách hàng càng sớm càng tốt

Nhiệm vụ của Event Planner

Là một người lập kế hoạch sự kiện, lịch công việc của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào hai yếu tố. Đầu tiên là loại sự kiện mà bạn đang có kế hoạch. Thứ hai là dịch vụ được bảo đảm bởi khách hàng của bạn. Công việc của người lập kế hoạch thì phải đến cả trăm gạch đầu dòng, nhưng có thể nhìn tổng quan những việc chính như sau:

– 6 tháng trước sự kiện: Tham khảo các địa điểm mà khách hàng đề xuất, xem xét tính phù hợp và những ưu/khuyết điểm của địa điểm, từ đó tư vấn cho khách hàng lựa chọn phù hợp nhất. Từ đây có thể tiến hành ký một cam kết tạm thời với người cho thuê địa điểm.

– 5 tháng trước sự kiện: Nhận danh sách khách mời từ khách hàng, sắp xếp sơ bộ về phương tiện, cách thức, thời gian di chuyển (ví dụ khách mời ở xa sẽ đi máy bay, thời gian trước sự kiện 1 ngày và khách mời ở gần thì di chuyển bằng xe và ước tính thời gian họ đến nơi) để có cơ sở làm việc với các nhà cung cấp như xe cộ, địa điểm ăn ở…

– 3 – 4 tháng trước sự kiện: Ký các hợp đồng cần thiết với nhà cung cấp. Tìm hiểu thông tin về các khách mời trong sự kiện để đưa ra các nội dung sự kiện như kịch bản, các hoạt động phù hợp cho chương trình.

– 2 tháng trước sự kiện: Hoàn thành các mẫu thiết kế, tư vấn và yêu cầu xác nhận từ khách hàng. Sau khi được xác nhận, chuyển cho nhà cung cấp thực hiện những hạng mục cơ bản như khung sân khấu, hệ thống đèn hoặc trang trí…

– 1 tháng trước sự kiện: Hoàn thành kịch bản, nội dung chương trình. Triển khai các hạng mục như in ấn, lắp đặt sơ bộ.

– 2 tuần trước sự kiện: Gửi thư mời theo danh sách khách mời và danh sách nhà báo/phóng viên (nếu có).

– 1 tuần trước sự kiện: Tổng kiểm tra toàn bộ các hạng mục trong checklist, phối hợp cùng khách hàng xem xét và điều chỉnh kịp thời các sai sót nếu có. Bên cạnh đó, triển khai họp các cộng sự tham gia trong sự kiện, đảm bảo mọi người đều nắm rõ nhiệm vụ của mình.

– 1 ngày trước sự kiện: Mời tất cả các nhà cung cấp như âm thanh ánh sáng, nhân sự phục vụ sự kiện, cộng sự và cả khách hàng rehearsal trước ngày sự kiện chính thức diễn ra.

Một project list như thế này phân chia công việc giữa Agency và khách hàng rất rõ ràng và dễ quản lý

PEMIU


Xem thêm: