Archive

Posts Tagged ‘bí quyết thực tập’

Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment
Event Channel – Trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện là mong muốn của nhiều bạn trẻ còn ngồi trên ghế nhà trường hiện nay. Nhưng vì chưa được đào tạo một cách chuyên nghiệp cũng như không có nhiều cơ hội va chạm thực tế thường làm các bạn kém tự tin trong việc ứng tuyển cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện, hoặc có thì không được nhà tuyển dụng đánh giá cao, dẫn đến việc mặc dù có đam mê, năng khiếu nhưng không được đánh giá đúng và thể hiện hết khả năng của bản thân.
Vậy nhà tuyển dụng cần thấy những gì ở bạn? Và bạn phải thể hiện điều đó như thế nào? Xem một số lưu ý dưới đây để tự tin tiến gần hơn đến với công việc mình yêu thích.

1. Phong cách
Một người tổ chức sự kiện không thể có phong thái uể oải, chậm chạp, đi như không thể nhấc chân lên nổi được. Hãy tưởng tượng trong những giây phút dầu sôi lửa bỏng, bạn phải làm việc với một người cứ đủng đỉnh, lề mề thì sẽ như thế nào? Người làm sự kiện, họ phải nhanh nhẹn, tự tin, nói năng to, rõ ràng. Bạn nên cố gắng tập cho mình phong cách này hoặc ít nhất cũng thể hiện được điều này khi được phỏng vấn. Để được như vậy, bạn nên tập luyện một vài lần dáng đi sao cho dứt khoát, nói năng gãy gọn trước khi gặp người tuyển dụng. Lưu ý khi phỏng vấn nên mặc những trang phục thể hiện tính năng động và dễ di chuyển, tránh mặc váy, đầm rườm rà sẽ gây vướng víu và hạn chế trong việc đi lại, lên xuống cầu thang dẫn đến hình ảnh lúng túng, thiếu năng động. Cái nhìn đầu tiên rất quan trọng, vì thế bạn nên tạo một ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng.
Phong thái tự tin, nhanh nhẹn cần thiết với một người làm
tổ chức sự kiện
2. Kiến thức
Bạn nên chuẩn bị kiến thức càng nhiều càng tốt. Nếu có điều kiện tham gia vài khóa học về event thì thật tốt, nếu không, bạn có thể tham khảo những kiến thức và kinh nghiệm thực tế từ những trang web dành cho người làm event hoặc hỏi han, trao đổi với những người đi trước để hiểu về nghề này. Kiến thức mà bạn thể hiện rất quan trọng vì ngoài kinh nghiệm thì kiến thức là nền tảng cho mọi hoạt động của bạn trong công việc sau này. Kiến thức tốt giúp bạn nắm bắt công việc nhanh hơn và tiếp thu được nhiều hơn trong quá trình làm việc.

3. Kinh nghiệm
Như đã nói ở trên, nếu như kiến thức là nền tảng quan trọng thì kinh nghiệm lại là những kỹ năng bạn cần phải trang bị trước khi bắt đầu công việc. Kinh nghiệm không đòi hỏi phải chuyên sâu hay phức tạp mà có thể chỉ đơn giản là bạn đã tham gia một vài event trước đó. Với bất cứ vai trò nào, dù là helper, hay chỉ đơn giản là PG, PB thì bạn cũng cần nêu kinh nghiệm của mình, bên cạnh đó, bạn cũng nên cho nhà tuyển dụng biết về công việc của bạn trong sự kiện đó bao gồm những gì, những việc này bạn cần trung thực vì bạn sẽ không thể qua mắt nhà tuyển dụng nếu như không có mà bạn lại có. Dù là kinh nghiệm ở vị trí nào thì nó cũng đều giúp ích được cho công việc sau này của bạn, ví dụ như bạn được giao quản lý PB thì bạn sẽ hiểu rất rõ công việc của các PB là gì và quản lý họ thế nào cho hiệu quả.
4. Thể hiện
Việc thể hiện mình cũng rất quan trọng. Thể hiện không có nghĩa là khoe khoang bản thân mà cần cho nhà tuyển dụng thấy được những tố chất tích cực của mình và mình phù hợp với công việc này. Nếu như nhà tuyển dụng đòi hỏi một người có đầu óc sắp xếp và tổ chức, và bạn có những tố chất này thì hãy chia sẻ với họ. Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ biết cách khơi gợi để bạn có thể chứng tỏ khả năng, ngược lại, nếu họ không làm như vậy bạn hãy chủ động hỏi họ để có cơ hội giới thiệu thêm về bản thân. Ví dụ như, bạn có thể hỏi về các sự kiện công ty thường làm thì làm với những suppliers nào? Qua đó, bạn có thể kể 1 vài suppliers giá tốt mà bạn có quan hệ và kinh nghiệm làm việc với họ. Tương tự như vậy, bạn có nhiều cách để thể hiện kiến thức và kinh nghiệm, không nhất thiết phải ngồi im như phỗng chờ người tuyển dụng hỏi. Qua cách bạn tương tác, họ còn đánh giá được rằng bạn rất quan tâm đến công việc mà bạn ứng tuyển nữa.
Thể hiện tốt giúp nhà tuyển dụng đánh giá cao về bạn
5. Tinh thần
Khi bạn đã chuẩn bị tốt về tất cả mọi thứ thì bạn sẽ có một tinh thần thoải mái và tự tin. Tuy nhiên, nếu như bạn không có được nhiều kinh nghiệm thì bạn cũng không nên quá lo lắng. Hãy để cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự mong muốn được làm việc ở vị trí này và cộng tác cùng công ty của họ. Nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao tinh thần ham học hỏi và nhiệt tình với công việc, và họ sẽ đào tạo thêm cho bạn trong công việc. Những người có đam mê thì sẽ gắn bó với công việc và sẽ cố gắng để làm tốt công việc, vì vậy, hãy để tinh thần thoải mái và chia sẻ một cách thẳng thắn nhất mà bạn có thể.

PÉ MIU

Bài liên quan:

Những điều nên làm nếu bạn muốn theo nghề tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi, sự đam mê, năng khiếu và kỹ năng chưa đủ mà phải có cả sự rèn luyện và để ý các chi tiết từ nhỏ nhất trong tất cả các event. Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:

1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:

Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.

2. Trình tự lên kế hoạch tổ chức một sự kiện

Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.

Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.

3. Tìm kiếm, học hỏi kinh nghiệm:

Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.

Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.

4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:

Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.

5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:

Khi bắt đầu công việc  này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.

6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:

Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.

THỦY NGUYỄN (Theo Fabjob)


Bài liên quan:

Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?

Event Channel – Làm sao để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện khi không học về marketing hay những ngành tương tự? Đây là câu hỏi rất nhiều bạn trẻ muốn bước chân vào nghề đặt ra. Có rất nhiều cách để bạn tham gia vào lĩnh vực đầy hấp dẫn này.

Trên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn), bạn có nick pikachu đặt câu hỏi “Em muốn bắt đầu nghề tổ chức sự kiện nhưng chưa có công ty tổ chức sự kiện/ truyền thông nào liên hệ em với bộ hồ sơ em đã đăng lên” và “Em tốt nghiệm ngành tài chính kế toán, ra trường em đi làm các công việc liên quan đến lãnh vực này nhưng em vẫn rất thích nghề tổ chức sự kiện, hiện tại về kiến thức em đang đọc một số ebook về tổ chức sự kiện và trang eventchannel”

Nghề event – hiện nay không có trường lớp chính thống nào đào tạo một cách bài bản. Những người đến với nghề chủ yếu là do đam mê và tự học hỏi, rồi trưởng thành bằng kinh nghiệm cá nhân. Nói như vậy, không có nghĩa là làm event thì không đòi hỏi chuyên môn hay trình độ, vì bất kì kiến thức nào cũng có ích trong quá trình làm event.

Cũng trên diễn đàn này, thành viên titanium góp ý “Nói chung background về tài chính và kế toán thì không có lợi thế về làm event so với các bạn có background về marketing hay đã từng có kinh nghiệm nào đó liên quan đến tổ chức sự kiện. Vậy thì bạn nên nhấn mạnh vào các kinh nghiệm mình đã từng tham gia công tác đoàn, câu lạc bộ, tham gia các cuộc thi (nếu có) để nhà tuyển dụng đánh giá mình là năng động.”

Bạn có nick hoanvu thì lại cho lời khuyên rằng nên đăng ký làm công tác viên cho các công ty, tổ chức trong những sự kiện của họ để có thể học hỏi và tiếp cận trực tiếp với nghề event.

Có nhiều người công tác ở nhiều lĩnh vực khác nhau muốn tìm hiểu về nghề tổ chức sự kiện

Từ những ý kiến trên, có thể thấy rằng có nhiều cách để đến với nghề. Bạn có thể tìm hiểu thông tin ở trên các website chuyên ngành mà hiện giờ cũng rất phổ biến và mang lại nhiều thông tin hữu ích. Hoặc đọc những cuốn sách nước ngoài viết về chuyên ngành này. Sau đó, bạn thử xin vào thực tập tại các công ty chuyên về tổ chức sự kiện lớn, để được tiếp cận với môi trường làm việc chuyên nghiệp và tham gia tổ chức các sự kiện có tầm cỡ, điều này rất có ích cho background của bạn khi xin vào vị trí nhân viên event ở các công ty sau đó. Có thể tham khảo thêm về  kinh nghiệm xin thực tập ở công ty tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, làm cộng tác viên cho các chương trình của các tổ chức, câu lạc bộ trong những sự kiện của họ cũng giúp bạn có nhiều kinh nghiệm thực tế. Qua đây, bạn còn có cơ hội làm việc với nhiều supplier cung cấp dịch vụ hoặc những mối quan hệ với khách hàng để phục vụ cho công việc của bạn sau này.

Để trở thành 1 “eventer” có nhiều cách, trong đó va chạm thực tế là một yếu tố quan trọng để tích lũy kinh nghiệm

Song song với việc thực tập tại công ty và va chạm với công việc thực tế, tham gia những khóa hội thảo, training để có thể trao đổi với các chuyên gia và chia sẻ kinh nghiệm là một cách học hỏi hiệu quả và nhanh nhất và rút được nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước. Tại đây, bạn còn có cơ hội gặp gỡ những người làm cùng nghề, dễ dàng thảo luận về những khó khăn mà bạn gặp phải trong quá trình tham gia nghề này.

Nếu có điều kiện, bạn cũng nên tham gia một hoặc hai khóa học ngắn hạn về marketing, để bổ sung thêm kiến thức cũng như làm “dày” thêm hồ sơ của bạn với các nhà tuyển dụng sau này. Điều này giúp bạn có kiến thức trong nhiều lĩnh vực, và rất có ích với công việc tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi tính năng động và sáng tạo, bạn hãy thể hiện những tố chất này thông qua hồ sơ xin việc của bạn, kể về những kinh nghiệm đã làm qua, những hoạt động ngoại khóa mình tham gia và đề cao vai trò tổ chức của mình. Có thể sáng tạo với một CV bắt mắt hay nội dung thật thú vị mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua.

Cuối cùng, đam mê là một tố chất không thể thiếu đối với một nghề nhiều vất vả này. hãy cố gắng tìm hiểu thật nhiều thông tin và cân nhắc thật kĩ mình có phù hợp và thực sự đam mê với nghề hay không. Bởi vì không riêng gì nghề event, khi bạn làm bất kì một công việc nào mà không có “lửa” thì sẽ không thể hết mình và rất khó để thành công.

Vậy nếu bạn học một ngành ngoài và thực sự ham thích nghề này, hãy tham khảo vài ý kiến trên đây để có được lựa chọn tốt nhất cho hành trang vào nghề.

Tham khảo thêm:  Bạn đến với nghề event như thế nào

Tố chất để trở thành người tổ chức sự kiện

PÉ MIU


Bài liên quan:

Chia sẻ cách viết proposal cho Event

March 8, 2011 1 comment

Event Channel – Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết proposal cho chuyên nghiệp, nêu bật được những ý tưởng cốt lõi. Người viết xin đúc rút từ kinh nghiệm cá nhân của mình để chia sẻ một số bí quyết sau:

A. Hình thức viết:

Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để thuyết trình trước khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hơn nữa tuỳ mỗi công ty sẽ có một gu riêng nữa.

viết proposal cho event

Chất lượng proposal thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn

B. Cách thức trình bày
Kế hoạch, nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ… nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:

a. Với Words:
– Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, các dòng ngang cấp thì phải thụt vào các khoảng bằng nhau, không trồi ra thụt vào mất trật tự.
– Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
– Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.

cách viết proposal

b. Với Powerpoint:
– Đầu tiên nên có 1 Mục lục phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
– Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.
– Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
– Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi

lập event proposal trên powerpoint

Muốn cận thị vì nhiều chữ

– Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ khiến người dài nhòng hoặc lùn tịt, tuyệt nhiên không nên để hình bị bể hạt, mất nét…
– Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
– Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).

kĩ năng viết proposal

Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font

– Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, một vài cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.

c. Với Excel:
Chú ý việc canh vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.

Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.

C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:
– Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
– Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
– Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
– Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
– Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
– Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.

Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
– Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
– Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình
– Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
– Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
– Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
– Cấu trúc nhân sự team làm event này
– Kinh phí dự kiến
– Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
– Mục đích
– Thông tin cơ bản
– Thể lệ tham dự
– Cơ cấu giải thưởng
– Cách thức thực hiện cuộc thi
– ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:
– Mục đích
– Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
– Thông tin cơ bản
– Nội dung chương trình
– Vấn đề tuyển dụng
– Vấn đề báo cáo
– Vấn đề thực thi
– …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.

Diễn đạt ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực hiện khai trương 1 Trung tâm mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.

  • Đón khách (guests welcome):
    Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
    Soft music amuse and warm up the waiting atmosphere
    MC ask for audiences’ attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.

(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi.

  • Diễn văn khai mạc (Opening speeches)
    MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
    After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
    MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)

  • Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)
    A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
    After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults
    Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)
    (Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
  • Việc launching (Act of launch)

Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball
When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)

Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Văn phong thể hiện được cá tính:
Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa một cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ tốt. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.
Ví dụ thay vì viết:
Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Bánh bèo viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.
Thì chỉ nên viết:
Mục đích:
– Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
– Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event
Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.
Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn phong chữ nghĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp thật chuẩn người ta sẽ đánh giá bạn là dân chuyên nghiệp. Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào cũng là người đến từ các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc với vốn từ bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt.Ví dụ một slide ghi thế này:
XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.
Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn giản như sau là đủ dễ hiểu:
XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with celebrities, interview.
Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.

Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa
Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.

BÁNH BÈO (www.Banhbeo.wordpress.com)


Bài liên quan:

Bí quyết thực tập ở các công ty event

Event Channel – Đối với một người làm event quan trọng nhất là kỹ năng làm việc chứ không phải bằng cấp. Mặc dù kiến thức chuyên môn là một phần không thể thiếu để giúp bạn thành công với nghề nhưng trong nghề tổ chức event những kiến thức này chủ yếu sẽ bồi đắp thông qua quá trình làm việc của bạn cộng với thái độ cầu thị học hỏi. Là sinh viên trên ghế nhà trường, là một người chưa biết gì về event, bạn cũng có thể dễ dàng bước chân vào nghề nếu có một phương pháp tiếp cận phù hợp. Hôm nay F-Event sẽ chia sẻ với các bạn một con đường tắt để đến với nghề mình yêu thích: Đó là thực tập tại công ty event. Đây là cách thực tế và nhanh chóng nhất để các bạn vừa học vừa hành hiệu quả.

Bước đầu tiên: Tìm hiểu về các công ty event
Bạn nên dành một vài ngày để tìm hiểu về “event” và các công ty trong lãnh vực này. Thông tin và tài liệu không thiếu gì trên mạng, bạn có thể dễ dàng tìm thấy để nghiên cứu. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao những ứng viên bỏ công tìm hiểu trước, vì như vậy nó chứng tỏ sự quan tâm nghiêm túc mà bạn dành cho công việc mình sắp làm. Tìm hiểu về các công ty event còn giúp bạn chọn lựa được một công ty phù hợp cho mình.

Bước thứ hai: Chuẩn bị một hồ sơ dự tuyển
Bạn hãy viết một thư ngỏ ấn tượng, trình bày vắn tắt về mình, sự yêu thích đối với nghề và những điểm mạnh mà bạn cho rằng sẽ giúp bạn thành công với nghề. Sau đó ngỏ ý được thực tập không lương tại công ty. Đây là mẫu thư ngỏ của một ứng viên gởi cho công ty họ muốn thực tập.

Kính gửi ông P!

Tôi gởi đến ông email này để hỏi xem công ty ông có thể nhận một người chưa có nhiều kinh nghiệm về tổ chức event nhưng có năng lực và đầy tinh thần học hỏi như tôi vào thực tập và hỗ trợ những người trong công ty ông một số công việc hay không.

Hiện tôi đang là đại diện bán hàng cho điện thoại Sony Ericsson. Tôi từng được đào tạo về chuyên ngành Quản lý đất đai, không liên quan đến ngành Marketing nhưng, tôi cảm thấy rất có duyên và yêu thích công việc liên quan đến marketing – quảng cáo – tổ chức event và thực tế, tôi đã có nhiều cơ hội tiếp xúc, làm việc trong môi trường này.

Tuy chỉ tốt nghiệp trung cấp, lại không được đào tạo chuyên ngành về maketing nhưng tôi thực sự yêu thích và tin tưởng vào khả năng làm việc trong lĩnh vực này. Trước đây, dù rất đam mê nhưng rào cản về bằng cấp và kiến thức khiến tôi chưa có cơ hội để thực hiện nguyện vọng của mình, sau một thời gian tự tìm hiểu cũng như làm PG, sales girl, phụ việc tổ chức event.., tôi mạnh dạn tìm kiếm cơ hội để phát triển niềm yêu thích của mình, và tôi nghĩ đây chính là cơ hội để thể hiện khả năng của mình. Tôi cho rằng tất cả những công việc tôi từng làm đều liên quan mật thiết và là nền tảng cho công việc sau này, cũng như những kiến thức tích luỹ được sẽ giúp ích cho một người làm event.

Trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp và chỉ trọng dụng những người thực sự có khả năng thì tôi tin là dù có thể yếu thế hơn những ứng viên khác nếu phải đem so bằng cấp nhưng về những nhân tố cần có của một  người làm event đó là niềm đam mê, sự năng động, sáng tạo và nhạy bén thì tôi hoàn toàn đủ tự tin để tìm đến những thử thách trong công việc này.

Cuối cùng, xin gởi lời cảm ơn chân thành đến ông vì đã đọc thư này, mong sớm nhận được hồi âm cũng như những góp ý của ông về CV và rất hy vọng được ông thu xếp cho một buổi gặp mặt để tôi có thể trình bày nhiều hơn về khả năng của mình.

Chúc ông một ngày làm việc hiệu quả!

Bạn hãy kèm theo đó là một sơ yếu lý lịch liệt kê chi tiết quá trình học tập, làm việc. Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên năng động, chịu khó và chu đáo trong công việc nên bạn cố gắng chứng tỏ những điều này qua hồ sơ của mình. Hãy đưa vào đó những hoạt động ngoại khoá mình đã làm ở trường như tham gia một câu lạc bộ, tổ chức một buổi ca nhạc cho sinh viên, những công việc part time… mình đã trải qua, kể cả việc phát tờ rơi hay làm PG, vì nó chứng tỏ được sự năng động và cọ sát thực tế của bạn.

Không nên viết sơ yếu lý lịch quá dài dòng, mà hãy súc tích hoá nó bằng những gạch đầu dòng nêu ngắn gọn những gì bạn muốn thể hiện. Nếu bạn đã từng lập một kế hoạch, lên một lịch trình công việc…, bạn có thể đưa vào để nhà tuyển dụng biết bạn có kỹ năng làm việc. Nếu có những hình ảnh, bài báo… về những gì đã làm thì hãy mạnh dạn đính kèm để chứng tỏ độ chân thật thì hồ sơ sẽ càng tăng thêm tính thuyết phục.

Bước thứ ba: Nộp đơn dự tuyển vào công ty

Nếu bạn có những bạn bè đã làm trong nghề, hãy thử nhờ họ giới thiệu bạn tới thực tập ở một công ty họ quen biết. Còn nếu không hãy bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin liên lạc của người phụ trách tại các event agency.

Chúng tôi khuyên bạn nên tìm được thông tin liên lạc của giám đốc công ty hoặc người phụ trách tổ chức event thay vì gởi cho phòng nhân sự, bởi giám đốc hoặc trưởng phòng event sẽ trực tiếp là người cân nhắc họ có nên nhận một thực tập viên hay không, sau đó họ sẽ liên lạc phỏng vấn hoặc liên hệ phòng nhân sự nhờ phỏng vấn. Còn nếu bạn gởi thẳng đến phòng nhân sự thì khả năng hồ sơ của bạn được chú ý rất thấp, bởi vì những chuyên viên nhân sự thường ít quan tâm đến những vị trí như thực tập, trừ khi công ty họ từ lâu đã có chính sách nhận thực tập viên thường xuyên.

Hồ sơ nên gởi qua email là tốt nhất, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và quan trọng hơn đây là cách tiếp cận hiệu quả nhất đối với người cần tiếp cận.

Khi được gọi đi phỏng vấn, hãy cố gắng đúng giờ và ăn mặc gọn gàng, giản dị. Bạn không cần thiết phải ăn mặc quá lịch sự như một công chức với áo sơ mi trắng tinh hoặc đồ vest nghiêm nghị và đầu thì chải gel bóng mượt. Những nhà tuyển dụng sẽ tự hỏi trong bụng “Không biết anh chàng/cô nàng trông như công tử/tiểu thơ này có phù hợp với công việc event vốn rất vất vả không?”. Khi nói chuyện với người phỏng vấn, hãy chứng tỏ cho họ thấy là bạn có nghiêm túc tìm hiểu về nghề này và rất mong muốn được học hỏi, bạn sẵn sàng chấp nhận những khó khăn, phiền toái để theo đuổi nghề. Nếu bạn chưa biết và chưa có kinh nghiệm nhiều về nghề, cũng nên thành thật bày tỏ, không nên “nổ” về những gì mình chưa thực sự làm, ví dụ như nói rằng bạn đã tổ chức event cho hơn 1000 sinh viên trong khi thực tế là bạn chỉ mới coi … thằng bạn thân làm. Nhà tuyển dụng với kinh nghiệm lâu năm của mình, họ sẽ phát hiện ra sự thật chỉ sau vài câu hỏi.

Bước thứ tư: Vừa học vừa hành
Khi đã qua được vòng phỏng vấn và được nhận vào công ty, đây là thời điểm để bạn bắt đầu quá trình học hỏi. Hãy đề nghị đại diện công ty dành cho các bạn một buổi chia sẻ những kiến thức căn bản trong nghề. Bạn cần tìm hiểu qua quy trình để thực hiện một event từ khâu gặp khách hàng, lên ý tưởng, đấu thầu cho đến khâu cuối cùng là quyết toán chi phí, báo cáo tổng kết. Bạn cũng cần nghiên cứu cơ cấu làm việc của một nhóm dự án thực hiện event trong công ty, tìm hiểu những đầu việc trong đó để tự đánh giá xem mình có thể giúp được những việc gì. Hãy dành thời gian tìm hiểu các kế hoạch, biểu mẫu của những event họ đã làm để đỡ bỡ ngỡ. Và quan trọng nhất, đừng ngại hỏi lại tất cả những gì bạn còn mơ hồ chưa biết để trang bị cho mình một hành trang kha khá trước khi bắt đầu công việc ”thực hành” ở công ty.

kỹ năng thực tập tại công ty tổ chức event
Đừng ngại hỏi đồng nghiệp đi trước những gì bạn chưa biết

Những tuần sau đó, hãy tích cực tham gia vào các công việc ở công ty. Nếu công ty sắp tổ chức một event nào đó, chắc chắn họ sẽ bố trí cho bạn vào hỗ trợ nhóm dự án thực hiện event đó. Họ sẽ giao cho bạn một số công việc lặt vặt như gọi điện khảo sát địa điểm, thuê mua thứ này thứ kia… hay thậm chí là ngồi cắt giấy, xếp thẻ khách mời, đứng đưa quà ở góc sân khấu… Đừng nề hà gì cả, nên nhớ lợi ích của họ là có chân phụ việc miễn phí, chứ họ không tuyển người vào ngồi một chỗ để quan sát. Hãy làm thật hào hứng, vừa làm vừa quan sát những hoạt động khác mà họ đang làm để xâu chuỗi trong đầu những công việc cần chuẩn bị cho 1 event. Nếu bạn nhiệt tình và chứng tỏ được hiệu quả làm việc, sẽ không lâu nữa họ giao cho bạn nhiều trọng trách hơn.

thực tập tại cty tổ chức sự kiện
Đừng nề hà công việc gì kể cả nhỏ nhặt như bơm bong bóng
tìm hiểu về công việc tổ chức sự kiện
Dành thời gian tìm hiểu về công việc của những người trong nhóm

Thời gian tốt nhất để bạn thực tập là khoảng 3 tháng, thời gian này đủ để bạn trải qua một vài event và tương đối thành thạo với quy trình làm việc ở một công ty event.

Bước thứ năm: Suy nghĩ cho một quyết định

Sau thời gian thực tập ở công ty, bạn có thể chuẩn bị một biểu mẫu đánh giá và nhờ những người ở trong nhóm làm việc và lãnh đạo ghi nhận xét vào đó: bạn được và chưa được chỗ nào, cần trau dồi những gì để làm tốt công việc… Tự bạn cũng hãy ngồi đánh giá lại mình, xem mình có thực sự phù hợp với công việc này hay không, vì rất nhiều người sau một thời gian bước vào nghề mới nhận ra mình không phù hợp. Nếu bạn cảm thấy mình không đủ khả năng kham nổi các công việc này thì cũng đừng nên cố đấm ăn xôi, vì sau một thời gian bạn sẽ nhận ra mình không thể thành công và mau chóng chán nản.

Có thể công ty nhận thực tập muốn giữ bạn lại làm việc, ở lại hay không bạn hãy suy nghĩ và quyết định. Cũng có thể họ chưa thấy cần thiết tuyển thêm một nhân viên, nhưng dù thế nào thì khi rời khỏi công ty này bạn cũng đã có một hành trang tương đối vững vàng để tự tin nộp đơn vào bất kỳ công ty nào khác.

Chúc bạn có một thời gian thực tập vui vẻ và hiệu quả.

ANH THẢO


Bài liên quan: