Archive

Posts Tagged ‘checklist’

Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo

Event Channel – Việc trả lời các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục sẽ giúp bạn hoàn chỉnh các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị thành công.

Xác định mục đích của hội nghị:

Bạn cần xác định mục đích của hội nghị tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo…. để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác từ ý tưởng nội dung đến cách thức thực hiện.

Xác định mục tiêu cần đạt được:

Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu:

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

Xác định ngân sách:

Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

  • Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
  • Thiết lập nhóm làm việc

checklist sự kiện

Địa điểm:

  • Tham quan các địa điểm
  • Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
  • Chọn địa điểm
  • Khảo sát địa điểm
  • Ký hợp đồng địa điểm
  • Xác nhận thông tin chi tiết
  • Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:

  • MC: Người dẫn chương trình.
  • PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
  • Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

Thuyết trình:

  • Chọn chủ đề cho sự kiện
  • Xác định người thuyết trình
  • Phác thảo bài thuyết trình
  • Trang phục cho người thuyết trình
  • Quà tặng cho người thuyết trình

Báo chí, các cơ quan truyền thông:

  • Mời đại diện báo chí.
  • Đại diện của đài truyền hình
  • Phóng viên báo chí
  • Phóng viên đài truyền hình

Nhân sự hỗ trợ

  • Người quay phim, chụp hình.
  • Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
  • Người xử lý các tình huống phát sinh.

Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:

  • Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
  • Brochure cho khách tham dự
  • Thư mời, thư cám ơn

Các đơn vị bảo trợ

Báo chí

Đài truyền hình

Đại biểu

Khách tham dự

Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…

Trang phục:

  • Trang phục cho MC
  • Trang phục cho PG
  • Bangron cho PG

Hệ thống âm thanh:

  • Máy chiếu
  • Nhạc chờ
  • Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
  • Loa, ampli

Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh.

Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.

Trang trí:

trang tri event

  • Hoa trang trí tại địa điểm
    Hoa cài áo cho khách mời.
  • Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
  • Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
  • Backdrop
  • Bangron,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự
  • Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
  • Bàn tiếp tân
  • Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường

Quà tặng:

  • Quà đơn vị tài trợ
  • Quà cho đại biểu
  • Quà cho khách mời trong danh sách
  • Quà cho khách vãng lai

Loại quà tặng:

  • Sản phẩm
  • Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
  • Hiện kim
  • Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

Teabreak:

  • Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
  • Nước uống: Chọn loại nước uống.
  • Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

Quay phim, chụp hình:

  • Chuẩn bị máy chụp hình
  • Chuẩn bị máy quay phim.

Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:

  • Văn hóa thông tin.
  • Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe)
  • Cấp cứu
  • Cứu hỏa
  • Công an
  • Dân phòng
  • Tổ chức biểu diễn
  • Công ty bảo vệ
  • Ủy ban

Báo  cáo kết quả sự kiện:

  • Số lượng khách tham dự
  • Các đơn vị truyền thông
  • Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
  • Các chuyên mục khách hàng quan tâm
  • Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
  • Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
  • Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )

BẠCH VÂN (Tổng hợp từ internet-eventvn)


Bài liên quan:

Dự trù ngân sách trong event – nhân tố mang tính quyết định

Event Channel – Trong tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí là một trong những phần tương đối khó nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều về tổ chức sự kiện, nếu để thiếu sót những khoản quan trọng, bạn có thể sẽ không đủ ngân sách cho nó, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo của bạn.

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ khoản ngân sách thiếu hụt đáp ứng chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.

Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết chúng ta cần gì cho những tiết mục đó. Nếu bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là chúng ta không có ngân sách cho khoản này.

Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà chúng ta lên dự trù các hạng mục phù hợp cho sự kiện. Thông thường, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
2. Đồ ăn thức uống
3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
4. Thiết bị nghe nhìn (âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu)
5. Văn nghệ
6. Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu thứ này không có trong phí thuê địa điểm)
7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
8. Photo, camera
9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14. Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

Nếu bạn không chắc chắn về giá cả hạng mục nào, đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp để lấy giá cho chính xác. Đối với những người mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc vô vàn vất vả bởi gì bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi thứ hàng hóa dịch vụ, tuy nhiên theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ dễ dàng hơn vì các sự kiện thường giống nhau ở một số hạng mục.

Ở một, hai lần đầu tiên, hãy đưa những người có kinh nghiệm tổ chức event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Bởi vì sự thiếu kinh nghiệm về Event của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp cho loại hàng hóa, dịch vụ đó. Ví dụ: Để đón tiếp 1000 khách cùng một lúc, bạn không biết phải bố trí việc Check in và số lượng PG đón tiếp như thế nào cho phù hợp, không có cảnh xô đẩy, chen lấn nên kết quả là bạn dự trù số lượng PG và bàn tiếp tân quá ít, do đó ngân sách thực tế sẽ bị đội lên. Hoặc là bạn tổ chức sự kiện trong một hội trường lớn, nhưng không biết công suất âm thanh nào là phù hợp cho khán phòng đó vì bạn chưa có kinh nghiệm, hãy liên lạc nhà cung cấp âm thanh để được tư vấn chứ đừng đoán bừa và đưa ra con số áng chừng.

Ngoài ra, một điều phải lưu ý là giới hạn ngân sách, vì có thể có những sự kiện mà người chủ thường đưa ra cho chúng ta một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Người ta có câu “Liệu cơm gắp mắm”, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt thì chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện, vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được, cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.
BẠCH VÂN  – BÁNH BÈO


Bài liên quan: