Archive

Posts Tagged ‘công ty tổ chức sự kiện’

Lựa chọn Agency hay Freelancer cho Event của bạn

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Có một Event sắp phải tổ chức, bạn cân nhắc nên thuê người để tự làm hay thuê một Agency lo trọn gói cho mình. Giải pháp tự thuê người làm sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nhưng giải pháp thuê Agency sẽ giúp bạn đỡ vướng bận nhiều.

Cách nào cũng có những ưu, nhược điểm riêng. Hãy cùng Event Channel đưa ra những cân nhắc và quyết định chọn một công ty tổ chức sự kiện hay Event Freelancer.

Event Freelancer – những cộng sự đắc lực

Nếu Event không lớn, bạn là người có kinh nghiệm tổ chức Event, có thể tự điều phối được một Event sao cho tươm tất, bạn có thể chọn phương án thuê thêm một số người làm freelancer cùng hỗ trợ mình tổ chức. Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm một ngân sách lớn, và một Event diễn ra theo đúng ý của mình – điều mà không phải lúc nào Agency cũng làm được.

Ngoài ra, việc được tự lựa chọn người cùng làm với mình sẽ khiến bạn thấy chủ động và thoải mái hơn việc làm với một Agency – nơi mà bạn không biết nhiều về họ và sẽ khó trong việc phối hợp ăn ý. Bạn nên ưu tiên chọn Freelancer, Cộng tác viên… từ những người mình quen biết như bạn bè, đồng nghiệp hay thông qua sự giới thiệu của một người khác. Bạn cũng có thể đăng tuyển để tìm kiếm trên mạng xã hội hay các trang giới thiệu việc làm, rất nhiều công ty lựa chọn hình thức tuyển người làm theo dự án như thế này. Lẽ dĩ nhiên với một người bạn chưa từng làm chung và chưa biết gì nhiều thì sẽ hơi khó để đánh giá khả năng làm việc, nhưng thông qua những kinh nghiệm và tính cách của họ bộc lộ qua cuộc gặp mặt trực tiếp bạn cũng có thể ít nhiều khám phá được sự phù hợp của họ. Những người có tác phong năng động quyết đoán, có mặt phỏng vấn đúng giờ, thể hiện sự tỉ mỉ và trách nhiệm qua từng hành động, cử chỉ… thì là người có thể làm được việc.

Tuy nhiên việc thuê mướn Freelancer hay cộng tác viên cũng sẽ nảy sinh những vấn đề làm bạn đau đầu. Nếu bạn đứng ra điều phối một Event, bạn có thể mệt mỏi với việc liên hệ với rất nhiều đầu mối, nào là nhóm freelancer, nhà cung cấp, rồi có thể là các chị hành chánh, cô kế toán hay anh nhân viên bán hàng vốn chưa có kinh nghiệm tổ chức một Event chuyên nghiệp (nếu bạn có ý định huy động cả nguồn lực nội bộ công ty để hỗ trợ làm Event). Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về kịch bản, nội dung chương trình, xem xét các báo giá, cho đến đề xuất thanh toán, trang trải công nợ…

Event freelancer

Đó là chưa kể đến trách nhiệm của một Freelancer, với một số người chưa có kỹ năng cao và ít coi trọng uy tín bản thân, thêm vào đó là những ràng buộc rời rạc về hợp đồng, họ có thể coi Event của bạn như một cuộc tập dượt khả năng, một cuộc dạo chơi, hay một cơ hội kiếm thêm thu nhập. Bằng thói làm việc ngẫu hứng, thiếu trách nhiệm, bạn có thể một mặt phải cố gắng đốc thúc họ làm việc, một mặt phải cố gắng động viên, khích lệ họ nếu không muốn đến giờ G, tất cả đều buông tay không làm nữa để mặc bạn phải ôm một mớ hỗn độn.

Khi làm việc với các freelancer, hãy coi họ như một team và trao đổi công việc chung trong team. Hãy chia sẻ thông tin và cho họ biết họ làm điều đó để phục vụ mục đích gì, đừng úp úp mở mở coi mọi thông tin lớn nhỏ như là bí mật kinh doanh của công ty, họ là người ngoài không cần biết hay chỉ cần là thiên lôi chỉ đâu đánh đó, điều này sẽ làm giảm bớt trách nhiệm và sự nhiệt tình của họ. Ngoài ra, nếu bạn đã cảm thấy ưng ý với những cộng sự thời vụ đó rồi, hãy duy trì cộng tác với họ cho những Event tiếp theo của bạn, chắc chắn bạn sẽ có một đội ngũ quen việc và hợp rơ hơn.

Event Agency – giải pháp “một đầu mối”

Tuy vậy, nhiều người lại chọn cách ít mạo hiểm hơn, đó là giao mọi việc từ A tới Z cho một bên thứ ba, và mọi thứ sẽ tập trung về một đầu mối duy nhất.

Một Agency thường cố gắng tổ chức Event với sự thể hiện cao nhất về năng lực và uy tín nhằm giữ chân khách hàng, thông thường họ sẽ cố gắng hết sức làm những điều tốt nhất cho bạn.Về năng lực và kinh nghiệm của Agency thì thường là có thể tin tưởng được. Nhất là khi bạn tổ chức một Event ở tỉnh khác, thì một Agency địa phương với sự am hiểu, thông thạo về địa phương mình có thể giúp bạn tổ chức một Event với ít bỡ ngỡ nhất.

công ty tổ chức event

Việc thuê mướn Agency cũng khiến cho bạn phải đầu tư một khoản ngân sách không nhỏ so với việc tự sắp xếp thực hiện, tuy nhiên khoản chi này chỉ duy nhất một lần (tất nhiên là không tính các phát sinh mà bạn yêu cầu thêm), ngoài ra, nếu chất lượng Event không như yêu cầu, Agency còn phải bồi thường hợp đồng cho bạn. Trong khi đó, việc thuê mướn freelancer có thể phát sinh những chi phí mà bạn chưa lường trước. Chẳng hạn thời gian làm việc hay khối lượng công việc nhiều hơn dự kiến khiến bạn phải trả thêm tiền cho freelancer, chi phí thưởng khuyến khích cho những người làm tốt, chi phí đãi tiệc khao quân sau Event…, trong khi đó nếu họ làm không tốt khiến Event của bạn bị đổ bể thì điều bạn chỉ có thể làm được một việc là từ chối trả lương hay trừ lương của họ.

Ngoài ra, pháp nhân được luật pháp công nhận của Agency khiến bạn có thể an tâm giao cho họ những Event tiền tỉ, ràng buộc chặt chẽ về hợp đồng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng…, điều mà những người làm freelancer khó có thể cung cấp cho bạn.

Tuy vậy, đôi khi Agency không hiểu ý bạn, họ đưa ra những cách làm không đáp ứng đúng mong muốn của công ty. Một số công ty tổ chức Event thậm chí còn thích bày vẽ thêm nhiều hạng mục để khách hàng chi thêm nhiều tiền, điều này cũng gây ít nhiều khó chịu cho các thượng đế.

HOÀNG ANH

Xem thêm:

Event freelancer – agency một nhân viên

Kinh nghiệm nhìn nhận một Event Agency

Tổ chức sự kiện: Nên tự làm hay thuê Event Agency?


Bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện

Event Channel – Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình. Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.

Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim… tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep,  xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ… để gây chú ý cho người đi đường.

xe bus chạy roadshow

Làm roadshow cho game

Xe bus chạy roadshow với “tiệm Internet” lưu động bên trong

làm roadshow với xe jeep

Làm roadshow với xe jeep

Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.

tổ chức roadshow với xe segway

Tổ chức roadshow với xe segway

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.

Ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí … chạy chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động. Những chương trình bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức.

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe đạp

Tổ chức roadshow với xe đạp

Đi roadshow với xe bán tải

Đi roadshow với xe bán tải

Để tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có nhiều cơ quan chính trị như các tuyến đường Nguyễn Huệ, Lý Tự Trọng, Lê Duẩn… Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để “gây chú ý” cho người đường, nhưng việc này cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.

Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.

Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.

Xem thêm: Cách viết proposal cho chương trình ActivationKinh nghiệm phát tờ rơi quảng bá sự kiện
LÊ ĐẠI (Giám đốc Công ty Đại Dương Event)

Giới thiệu thêm về công ty Đại Dương Event
Đây là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trên toàn quốc.
Công ty có thế mạnh về Tổ chức roadshow, tổ chức lễ khai trương – khánh thành, tổ chức lế khởi công – động thổ, cung cấp người mẫu – PG – Lễ tân , cho thuê các thiết bị tổ chức sự kiện. Các bạn có thể tham khảo các sự kiện mà công ty đã tổ chức tại website:  www.daiduongevent.com .

Điện thoại: 0985.771133  –  0168.244.1249

Email:  daiduongevent@gmail.com

Website: daiduongevent.com –   chayroadshow.wordpress.com


Bài mới hơn:

Các công việc phải chuẩn bị khi tổ chức Event ở tỉnh

Event Channel – Việc tổ chức sự kiện tại một thành phố lớn như Sài Gòn và Hà Nội không mang lại nhiều khó khăn cho dân Event “bản địa” tại nơi đó, tuy nhiên đi “chinh chiến xa nhà” sẽ mang lại nhiều bỡ ngỡ với ngay cả những người làm event nhiều năm trong nghề.

Tham khảo một vài ý kiến dưới  đây có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho những event ở xa thành phố.

Vấn đề đặt chỗ địa điểm

Nếu bạn đã làm một vài event tại các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Bạn chỉ việc nhấc máy, kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống hay không, sau đó nhân viên sales sẽ giúp bạn tất cả các thủ tục tiếp theo như tư vấn về set up, tiệc, kí hợp đồng, thanh toán,… Còn làm việc với các khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải những khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều thường gặp ở các khách sạn tại thành phố nhỏ.. Người viết bài có một kỉ niệm khi làm chuơng trình hội thảo 15 tỉnh cho khách hàng với tiêu chuẩn khách sạn 3 sao trở lên. Gọi điện thoại để đặt được 15 khách sạn phải mất đến gần 1 tháng. Có một khách sạn khi gọi điện thoại xuống và báo “Chào chị, tôi có tổ chức một event vào ngày…., tôi muốn hỏi ngày đó khách sạn của chị để book…” – Và đầu dây bên kia tiếng cô lễ tân rất khó chịu “Chị ơi, chị làm ơn nói tiếng Việt đi, event là gì, book là gì, chị nói vậy em không có hiểu đâu.” Và khi mang câu chuyện này đi kể thì các đồng nghiệp đều rất lấy làm ngạc nhiên và hài hước.

Vấn đề khảo sát

Tương tự như việc booking, việc khảo sát rất khó khăn trong trường hợp này. Nếu bạn tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. Vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn trước.

Đội ngũ cộng tác viên tại các tỉnh rất được việc trong trường hợp này, nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và đề nghị họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Việc này thực tế và cần thiết, vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của các khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí… để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt. Hơn nữa họ thường “quên” đề cập đến những điểm yếu của khách sạn mình như có quá nhiều cột trong phòng hội nghị, bãi giữ xe rất nhỏ…, nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

tổ chức sự kiện ở tỉnh

Ngày hội Mega VNN của VDC được tổ chức ở hơn 30 tỉnh thành trong cả nước

Vấn đề di chuyển cho khách mời

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ. Việc đặt vé máy bay luôn đòi hỏi sự chính xác nhưng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian nào đó thì bạn không thể đặt vé cho cả vài chục con người. Vì vài chục người không thể cùng rảnh một lúc, cũng như họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần. Lúc đó, bên hãng hàng không thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thông tin, còn bên phía khách hàng thì không thể chốt lại được ai đi, ai không đi,… Bạn là người ở giữa và đôi khi muốn nổ tung vì sức ép từ bốn phía.

Nếu di chuyển bằng xe thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Vấn đề vận chuyển trang thiết bị dụng cụ và nhân sự

Như đã đề cập ở bài outsource trong event, thường thì các đơn vị phụ trách các hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,… và có các phương án dự phòng như xe hư giữa đường chẳng hạn.

Vấn đề thi công và dàn dựng tại địa phương nơi tổ chức

Thường thì, trong những event đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao hoặc đã quen với cách làm việc của các nhà cung cấp, bạn sẽ thuê mướn tại địa phương của bạn và di chuyển đi các tỉnh. Tuy nhiên, có nhiều chương trình phải thực hiện tại tỉnh, bạn nên làm việc thật kĩ qua email, tất cả các thỏa thuận hay chỉnh sửa cũng nên sử dụng văn bản, không nói qua điện thoại bởi vì “lời nói gió bay”, mà những sai sót trong khâu thi công sẽ mang lại hậu quả nghiêm trọng.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Đừng để đến lúc mọi việc đã đâu vào đó rồi mới ra tới nơi, lúc này mọi phương án chỉnh sửa e là không kịp nữa.

Cũng cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra. Tuy vậy, rất có thể ở một tỉnh nào đó, họ sẽ tính phí thiết bị cho cả ngày set up, và vì một lý do nào đó họ không thể kết thúc sớm hơn việc set up khi chương trình đã bắt đầu diễn ra rồi. Lần đầu tiên làm việc với các nhà cung cấp ở các tỉnh thành, những trục trặc như thế này rất thường xuyên xảy ra.

Làm dự toán cho team thực hiện

Còn gọi là công tác phí. Bạn phải làm một bảng dự toánchi phí đi lại, ăn ở, mua sắm dụng cụ tại nơi diễn ra sự kiện. Chỉ cần sai sót một chút thì đôi khi bạn phải “trả giá bằng tiền mặt”.  Chi phí nên chia làm 3 phần:

Ăn uống và lưu trú – Bao nhiêu người, ở bao nhiêu phòng (nam và nữ) trong bao nhiêu ngày, có thể thỏa thuận với khách sạn nơi bạn ở  xin kê thêm giuờng phụ để giảm chi phí thuê thêm phòng, tuy nhiên nhiều khách sạn lại không chấp nhận có quá bao nhiêu người cho mỗi phòng, vì vậy bạn sẽ phải thuê nhiều phòng hơn dự tính. Tương tự, ăn uống trên đuờng đi và trong những ngày ở địa điểm tổ chức cũng cần được tính toán kĩ, ngoài ăn chính thì nên tính thêm tiền nước, cà phê cho tài xế (nếu có) hay tiền ăn khuya cho đội ngũ set up…

Di chuyển: Xăng, dầu, xe hư, bị phạt hành chính,… là những vấn đề bạn phải nghĩ tới. Vì vậy, ngoài 3 khoản chính thì bạn nên có một khoản “chi phí dự phòng” để đề phòng các truờng hợp rủi ro xảy ra. Chi phí này sẽ đựoc hoàn trả công ty sau khi quyết toán.

Mua sắm vật dụng: Có những vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê các vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách tốt nhất là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, vì đôi khi quá nhiều việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event tại những địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.

BREE NGUYỄN (Công ty MC)


Bài liên quan:

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

Event Channel – Sau khi xác định những nhân tố cần phải có để thành lập công ty ở phần 1, tiếp theo chúng ta cần xác định các nhân tố cơ bản để hoạch định chiến lược phát triển cho công ty, sau đó hoàn thiện các thủ tục cấp phép, hệ thống nhận diện thương hiệu, mua sắm cơ sở vật chất, tuyển nhân viên và tìm kiếm khách hàng. Rất nhiều công việc chờ đợi ở phía trước.

Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh

Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:

  • Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu vốn, doanh thu và lợi nhuận
  • Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường hợp không may.

Những bước sau đây có thể được thông qua để phát triển kế hoạch kinh doanh:

  • Phác thảo mục tiêu kinh doanh: Điều gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn hay tầm nhìn của công ty bạn là gì? Hơn nữa, đừng vướng mắc quá nhiều về những mục tiêu dài hạn khi mà chúng có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài thay đổi của thị trường.
  • Phác thảo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn và của nhân viên, xác định sẽ sử dụng chúng như thế nào. Hãy xem như bạn đang chuẩn bị một lá đơn xin việc cho chính bạn và tất cả nhân viên công ty.
  • Xác định  cách thức tìm kiếm, tiếp cận khách hàng: Bạn sẽ tiếp cận khách hàng và bán những dịch vụ của mình như thế nào? Bạn sẽ mở rộng công việc kinh doanh ra sao? Bạn cần đề ra những nguyên tắc khi tiếp xúc khách hàng.
  • Đánh giá yêu cầu về vốn cho toàn bộ 1 năm: Hãy liệt kê toàn bộ cơ sở vật chất phải thuê mua, lương phải trả cho nhân viên mỗi tháng để xem tổng vốn và vốn trung bình mỗi tháng bạn phải bỏ ra là bao nhiêu, đó sẽ là cơ sở để bạn xác định doanh thu tối thiểu phải có để đảm bảo thời gian thu hồi vốn như đã định. Trong năm có những thời điểm sẽ tổ chức sự kiện rất dồn dập nhưng cũng có những tháng nhu cầu thị trường xuống thấp, bạn cần phải xác định trước để có thể đảm bảo thu chi tốt.
  • Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra: Bạn sẽ dùng phương cách gì trong trường hợp thất thoát vốn, khách hàng từ chối trả tiền, khủng hoảng kinh tế, hay thị trường đi xuống. Hãy trù bị tất cả để khi những điều bất trắc xảy ra, chúng ta đã có phương cách đối phó chủ động nhất, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại do nó gây ra.
thành lập công ty tổ chức sự kiện
Trăm thứ phải lo khi thành lập công ty tổ chức sự kiện
Đặt tên, tìm logo và slogan cho công ty

Hãy tìm ra cái tên, logo và slogan ưng ý nhất cho mình, nhưng lưu ý không để trùng lắp với tên của công ty khác trong cùng lãnh vực hoạt động.

Đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Việc đăng ký kinh doanh sẽ đòi hỏi bạn một số giấy tờ và một số bước làm thủ tục để cầm trên tay tờ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể vào trang web của phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tại địa phương mình để tra cứu về thủ tục (tham khảo trang web của Sở Kế hoạch đầu tư Tp.HCM).

Khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, bạn hãy cố gắng rà soát tất cả các ngành nghề có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện để đăng ký. Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với lời khuyên ở trên là nên tập trung vào 1 vài ngành nghề trong lãnh vực tổ chức sự kiện chứ không nên quá dàn trải, tuy nhiên việc đăng ký nhiều ngành nghề có liên quan sẽ giúp bạn đỡ vất vả trong việc xuất hóa đơn tài chính. Ví dụ một số ngành nghề như in ấn, thiết kế, cho thuê vật dụng… sẽ giúp ích cho bạn khi phải xuất hóa đơn tài chính cho một khách hàng có nhu cầu đặc thù nào đó như sản xuất gian hàng triển lãm hay in tờ rơi (cần phải biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng thuê bạn tổ chức sự kiện, đôi khi bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhỏ của họ). Tuy nhiên nên lưu ý là một số ngành nghề sẽ đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc phải đóng lệ phí, chẳng hạn ngành cung cấp lao động (nếu bạn muốn cung cấp PG). Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin này ở Phòng đăng ký kinh doanh của Sở hoặc nhờ tư vấn ở các công ty luật.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, thuê mướn nhân viên.
Bạn cần phải có một văn phòng làm việc, mua các vật dụng cần thiết và tuyển dụng nhân viên.

Xây dựng website và profile cho công ty

Khi một khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty bạn, điều họ nghĩ tới đầu tiên sẽ là truy cập vào trang web của công ty bạn, vì vậy bạn nhất thiết phải có một website thật chuyên nghiệp như là bộ mặt đại diện của công ty mình. Vậy mà có một điều đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam chưa có nổi một website, phải chăng họ hoạt động nhờ kinh nghiệm là chính hay nhờ nguồn khách hàng đã quá dồi dào (?). Nhưng dù sao họ cũng đã mất đi đáng kể một số cơ hội, và khách hàng mới tìm tới sẽ đặt dấu hỏi về sự chuyên nghiệp của họ. Hãy cố gắng làm cho website của mình xuất hiện ở vị trí càng cao trên Google càng tốt vì nhiều người làm Event bây giờ coi Google như là yellow pages để tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ họ cần. Bạn có thể dùng các biện pháp tối ưu hóa máy tìm kiếm (SEO) hay quảng cáo trả phí cho máy tìm kiếm (SEM) để làm được việc này.

Bạn cũng cần làm một bản thuyết trình (Company Profile, Credential) thật chuyên nghiệp, bắt mắt để giới thiệu về công ty mình với những thông tin cơ bản, kinh nghiệm cũng như dự án, khách hàng đã thực hiện. Nếu công ty của bạn mới thành lập chưa có dự án đầu tay nào thì sao, cũng không hề gì, bạn có thể nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm của những người điều hành nó và cho khách hàng thấy những sự kiện bạn đã từng thực hiện trước đó. Bạn không cần phải tốn nhiều tiền để in ấn profile này, chỉ cần để nó dưới dạng bản điện tử và gởi qua email cho khách hàng. Việc này vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn và chi phí gọi điện chào hàng tới từng người, vừa giúp bản profile của bạn có thể chuyển tiếp tới nhiều người, lại còn thuận tiện khi bạn gởi mail hay quảng cáo trên mạng để giới thiệu về công ty nữa.

Tiếp cận khách hàng

Sẽ là thuận lợi lớn nếu bạn và các cổ đông có nhiều mối quan hệ rộng rãi, còn nếu không thì bạn sẽ phải nỗ lực hơn rất nhiều. Hãy dành nhiều thời gian để thu thập database khách hàng tiềm năng, gởi thư ngỏ qua email cho họ để giới thiệu công ty và dịch vụ của mình, tham gia vào những trang mạng xã hội có nhiều khách hàng mục tiêu như LinkedIn, Caravat.com… Đừng ngần ngại việc tiếp cận họ, nếu họ từ chối thì ít ra bạn cũng phải khai thác xem họ đang cần gì, muốn gì để có hướng kinh doanh và cách tiếp cận phù hợp.

thành lập cty tổ chức sự kiện

Tận dụng mọi mối quan hệ sẵn có để biến thành cơ hội kinh doanh tiềm năng

Đừng quên thông báo rộng rãi cho bạn bè, người thân về việc thành lập công ty vì biết đâu có lúc họ sẽ đem đến cho bạn một cơ hội làm ăn.

Bạn cũng có thể tự sản xuất các event của mình, rất nhiều công ty đã thành công nhờ việc tự sản xuất chương trình và chào bán cho nhà tài trợ hay người tham dự, việc này sẽ làm bạn chủ động hơn vì không cần đợi khách hàng phát sinh nhu cầu. Nhưng việc hoàn vốn từ tìm kiếm tài trợ, hay các khoản thu khác cũng là vấn đề không đơn giản, vì vậy cần thận trọng để không bị hụt vốn vì những Event tự sản xuất như thế này.

Trong những năm đầu còn khó khăn có thể có những thay đổi không giống như kế hoạch đã đề ra nhưng hãy linh động để thay đổi, điều chỉnh, đừng quá cứng nhắc bám sát theo kế hoạch sẽ tự đánh mất nhiều cơ hội của mình. Chúc bạn thành công với lĩnh vực tổ chức sự kiên, một lĩnh vực khá vất vả nhưng cũng không kém phần thú vị.

Xem thêm:
Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)

XUÂN CƯỜNG


Bài liên quan:

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)

Event Channel – Có rất nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện rất giỏi nhưng không phải ai cũng có khả năng điều hành một Event Agency (công ty tổ chức sự kiện) trở nên có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Nếu một ngày nào đó bạn muốn thành lập một Event Agency, hãy dành thời gian để cân nhắc về những yếu tố cần thiết để thành công và phải xác định sở trường, sở đoản của mình có thực sự phù hợp với việc đó hay không.

Tố chất cần có của người lãnh đạo

Khi thành lập một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết rằng đây là nơi mà bạn cần những mối quan hệ xã hội rộng rãi và những kỹ năng phát triển kinh doanh để tồn tại. Thành công của bạn trong lĩnh vực này sẽ không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức mà còn là những quan hệ cộng đồng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng kinh doanh và cả kế hoạch Marketing của bạn nữa.

Tuy nhiên, để có thể thành công, bạn cần có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, bán hàng hay marketing, những kinh nghiệm đó sẽ là tiền đề để bạn mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh. Và với những mối quan hệ xã hội của mình, bạn có thể tự tin tìm kiếm được những khách hàng cho chính mình.

Cũng giống như bất kỳ nghành nghề nào,bạn cần có những kỹ năng cơ bản để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:

1. Quản lý nhân viên hiệu quả và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc được giao

2. Biết cách quản lý thời gian dành ưu tiên để giải quyết những rủi ro

3. Tìm kiếm những phương thức mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề.

4. Bạn có kỹ năng ra quyết định. Đầu tiên bạn phải đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.

5. Biết cách giao tiếp với khách hàng và những người bán hàng.

6. Đưa ra ý tưởng và biến các ý tưởng thành công việc cụ thể, có hiệu quả.

7. Bạn có chiến lược Marketing phù hợp để quảng bá dịch vụ của mình

8. Biết cách quản lý dòng vốn và theo dõi các giao dịch tài chính.

9. Bạn hiểu được và làm tốt việc thế nào là thành lập nhóm

10. Bạn biết cách khuyến khích và động viên bản thân và những người xung quanh.

Bạn có thể không phải là một nhà tổ chức sự kiện giỏi vì việc đó đã có nhân viên của bạn hỗ trợ, nhưng nếu bạn muốn quản lý tốt và làm cho công ty của mình có chỗ đứng trong lĩnh vực này, thì không thể thiếu việc liên tục trau dồi kiến thức về ngành Event bằng cách “xắn tay áo” tham gia vào một vài event để trải nghiệm thực tế. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học về tổ chức sự kiện như khóa học của những tổ chức đào tạo tương đối có uy tín như công ty Lê Quý Dương (tlequyduong.com), Vietnam Marcom ( vietnammarcom.edu.vn). LBS (lbs.edu.vn), BMG (bmg.edu.vn)…

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng ngay từ thời kỳ đầu.

Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khách hàng, nhất là những khách hàng trung thành.Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường, bạn đã chắc chắn rằng có một số lượng khách hàng nhất định sẽ cần đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty tương lai của bạn cung cấp.Vậy cụ thể họ là ai? Hãy lên danh sách những khách hàng tiềm năng đầu tiên trước khi bạn chuẩn bị thành lập công ty.

Nên nhớ rằng người có thể chào hàng tốt nhất cho công ty của bạn chính là bạn, nhất là khi công ty còn non trẻ bởi vì khách tiềm năng của bạn họ đến với bạn qua các mối quan hệ cá nhân, tín nhiệm bạn nhờ uy tín của bạn. Vì vậy, đừng nghĩ đến việc khởi sự thành lập công ty tổ chức event khi mà bạn biết rằng mình hay cổ đông của mình không có kỹ năng sales tốt và dự định giao việc này cho nhân viên thuộc cấp của mình lo liệu.

Những người đó có thể là đồng nghiệp, bạn bè, họ hàng người thân… Đừng bỏ qua việc thông báo về công ty mới thành lập của bạn cho bất kỳ một mối quan hệ thân quen nào, cho dù họ không làm trong lãnh vực Marketing, Event hay Kinh doanh. Biết đâu sau này chính họ hay có người quen nào của họ lại có nhu cầu tổ chức một sự kiện nào đó, phải làm sao để “nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp” đầu tiên họ nhớ tới để liên hệ hay giới thiệu cho người khác chính là bạn. Và bạn hãy lên kế hoạch cho việc tiếp cận họ ngay từ khi chưa nhận được tờ giấy phép thành lập công ty.

Quyết định dịch vụ bạn sẽ cung cấp là gì

Hiện nay các dịch vụ tổ chức event khá phong phú, từ tổ chức tiệc cưới, trình diễn ca nhạc, show thời trang đến các buổi giới thiệu sản phẩm, hội họp, triển lãm… Trong một rừng những dịch vụ như thế, bạn cần phải chọn những dịch vụ mà bạn nắm rõ nhất, có nhiều kinh nghiệm và thành thạo nhất, tại đó bạn có thể tạo ra doanh thu tối đa. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều nghành nghề và bán tất cả các loại dịch vụ về Event để cuối cùng chỉ thu được sự rắc rối, vì như người ta đã nói “Trăm hay không bằng tay quen”.

Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hãy chọn đó là lĩnh vực mũi nhọn của công ty bạn, đừng cố gắng dàn trải sang lĩnh vực tổ chức khởi công, động thổ, khánh thành… chỉ vì thị trường đang có nhu cầu. Tổ chức hội nghị trong nhà rất khác so với một lễ khởi công ngoài trời, từ việc lập kế hoạch, quá trình thực hiện, các trang thiết bị đến cả cách định giá. Thực tế, mỗi Event được lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá theo những cách khác nhau và vì thế bạn không thể tổ chức tất cả các loại Event một cách hoàn hảo.

Thêm vào đó, khách hàng có am hiểu thường có xu hướng lựa chọn những công ty mà họ cho là chuyên gia trong lãnh vực họ đang cần chứ không đánh giá cao những công ty luôn gật đầu “Cái gì tôi làm cũng được cả”. Vì vậy hãy tìm hiểu về khách hàng và chào hàng một lãnh vực mũi nhọn phù hợp với nhu cầu của họ và sở trường của mình.

Nghiên cứu thị trường.

Khách hàng: Dựa trên lãnh vực kinh doanh bạn đã chọn, hãy xác định đối tượng khách hàng tiềm năng của mình. Một công ty hướng đến việc chuyên tổ chức sự kiện cho giới trẻ thì khách hàng phải là các công ty có sản phẩm dành cho giới trẻ, một công ty chuyên làm sự kiện khánh tiết như khởi công, động thổ… có lẽ nên đặt trọng tâm vào các khách hàng là công ty nhà nước nhiều hơn. Hãy nghiên cứu thêm về những hoạt động marketing họ đã làm, dò la thông tin từ các mối quen biết để nắm được cái “gu” của họ.

Đối thủ: Và bạn cũng cần tìm hiểu, phân tích đối thủ của mình để xem mình đang ở đâu trên thị trường. Tất nhiên không phải vài ngàn công ty tổ chức sự kiện trên khắp Việt Nam này đều là đối thủ của bạn, nhưng ít nhất những công ty thực hiện cùng loại Event như bạn sẽ là đối thủ trực tiếp tranh giành khách hàng của bạn. Nên dành nhiều thời gian tham khảo những event do họ tổ chức để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời đánh giá xem có gì khác biệt và đặc biệt, qua đó thấy được họ làm cách nào để thu hút khách hàng và các nhà tài trợ. Công việc này có vẻ không hề dễ dàng một chút nào nhưng để thành công trong một thị trường đã có những người đi trước thì bạn cần phải nỗ lực hơn.

Bản thân công ty: Phân tích SWOT dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức bao gồm trong dự án kinh doanh

  • Điểm mạnh: Xác định các nguồn lực của bạn và cách sử dụng chúng để xây dựng điểm đặc sắc so với các đối thủ nhằm giành được thiện cảm của khách hàng tiềm năng. Những ưu điểm của bạn là gì? Những điểm nào bạn có thể làm tốt hơn các công ty khác (chẳng hạn như kinh nghiệm làm một cổng chào ấn tương bằng một chất liệu đặc biệt cũng chính là điểm mạnh mà các đối thủ khác không có được)
  • Điểm yếu: Xác định những nguồn lực bạn thiếu, những lợi thế mà đối thủ cạnh tranh có được để xem bạn có thể khắc phục hay nên tránh? Ví dụ bạn không mạnh về truyền thông, PR cho sự kiện, thì có thể liên kết với một PR Freelancer hay một đối tác là PR Agency khác trong thời gian đầu.
  • Cơ hội: Xem xét xem những thay đổi về chính sách của chính phủ, về xu hướng marketing của thị trường.. liệu có đem lại cơ hội nào cho bạn, và kết hợp cơ hội đó với các điểm mạnh mà công ty bạn có để tạo nên một chiến lược kinh doanh thắng lợi.
  • Thách thức: Những thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay đổi trong xu hướng thị trường, thay đổi trong lối sống…) hay bất kỳ tình huống bất lợi có thể đem đến nguy cơ cho dự án kinh doanh. Xác định tất cả những nguy cơ hiện tại và tương lai. Nó có thể là sự hiện diện của một đối thủ mạnh hay một phương thức mới để tổ chức Event .

Xem tiếp: Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

XUÂN CƯỜNG (Biên dịch)


Bài liên quan:

Tâm sự nghề nghiệp: Lần đầu tiên làm Designer cho Event

March 9, 2011 1 comment

Event Channel – Đây là một câu chuyện kể về những ngày đầu làm Designer cho một công ty Event của một anh bạn thiết kế trẻ. Chuyện được ghi lại chân thật từ một câu chuyện có thực. Những người làm Event cũng có thể rút ra được nhiều kinh nghiệm cho mình từ những vấn đề mà Minh – nhân vật chính gặp phải.

Minh là một designer giỏi, anh đã từng có kinh nghiệm design cho nhiều công ty nội thất, quà tặng… và đều được đánh giá cao về chất lượng công việc.

Tuy nhiên điều đó không giữ chân được Minh, anh muốn tìm kiếm một môi trường làm việc mới lạ, năng động để kích thích tính sáng tạo. Được sự giới thiệu của một ông anh làm nghề tổ chức sự kiện, anh được nhận vào làm designer cho một Event agency.

Ngày đầu vào làm việc, Minh tiếp xúc với bao nhiêu là thuật ngữ mới bên cạnh một số từ lõm bõm biết được ở các công ty khác: phông sân khấu thì gọi là backdrop, rồi nào là banner ngang, banner dọc, X standee, X banner, tent card, place card… loạn hết lên.

Tuy vậy anh vẫn rất hào hứng nghe cô event planner brief ý tưởng về một số vật dụng đang cần thiết kế và làm việc đến quên cả ăn trưa. Chiều hôm sau mở máy trình các tác phẩm đã hoàn thành trước sếp, anh hy vọng nhận được lời khen ngợi của sếp. (Lúc nộp đơn vào công ty anh đã nộp kèm 1 đĩa CD các tác phẩm đã làm của mình và sếp có vẻ rất thích những tác phẩm đó liền nhận anh vào thử việc ngay).

– Gì thế này, đây là gì hả em? – sếp gõ gõ ngón tay vào màn hình máy tính.

– Đây là cổng chào chị ạ, em dựa trên ý tưởng về dòng nước và cầu vồng để thiết kế nên nó đó.

– Cổng chào thế này làm sao mà dàn dựng trên thực tế được chứ, tốn kém vật liệu, cầu kỳ, làm sao mang vác xuống các tỉnh được, không khả thi – bà sếp trẻ lắc đầu – còn cái này là cái booth để ngoài trời?

– Dạ, cái này để ở sân Nhà văn hoá thanh niên.

– Trời ạ – sếp thở dài chán nản – sao em thiết kế booth ngoài trời lại không có mái che thì PG đứng ngoài nắng hết hả. Lại còn sử dụng giá trưng bày kiểu này, đây là triển lãm game chứ đâu phải mỹ phẩm.

Những ngón tay thon dài của bà sếp tiếp tục lướt qua các bản vẽ khác, và dường như bản nào sếp cũng tìm ra điểm để chê bai:

– Em xem, thiết kế banner cho music show buổi tối nè. Buổi tối ngoài sân ánh đèn tối om mình phải dùng màu gì bắt sáng, có đèn chiếu bổ trợ thì trông nó rực rỡ hay ít nhất không đèn đóm gì thì cũng phải nhìn ra cái banner, chứ tím tím đen thế này có trông ra cái gì đâu. Chẳng lẽ học thiết kế em lại không học về cân bằng và tương phản?

Bước ra khỏi phòng sếp, Minh bước ra ngoài châm một điếu Con mèo. Lần đầu tiên kể từ khi đi học đến khi đi làm, thành quả công việc của anh bị chê như hắt nước đổ đi như thế.

Sáng hôm sau, Minh gặp Thuỷ – Event planner của công ty tại chỗ làm. Thuỷ rón rén:

– Chiều hôm qua lúc em về sếp gọi em vào hỏi han rồi la một trận vì tội brief cho anh không kỹ nên thiết kế sai ý tưởng. Em sơ ý quá, đáng lẽ bận đi khảo sát địa điểm thì phải hẹn lại sếp để có thời gian xem qua thiết kế của anh rồi góp ý chỉnh sửa, đằng này chưa xem gì đã chuyển thẳng qua cho sếp.

– Ừm, hôm qua anh cũng bị chị ấy la cho một trận.

– Ôi chị ấy vốn nóng và thẳng tính lắm, anh đừng để bụng nha. Chị ấy có gì không hài lòng là nói ngay nhưng nói bằng thái độ góp ý chân thành. Thôi anh vào đây em mở máy rồi em góp ý cho anh chỉnh sửa lại.

Minh và Thuỷ cùng châu đầu vào màn hình. Thuỷ nói rằng thiết kế trong event có những điểm đặc trưng khác những loại thiết kế khác.

– Đây anh xem, thiết kế cổng chào thế này rất là nghệ thuật nhưng mà như hôm qua em có nói chương trình này làm ở 10 tỉnh nên cổng chào, booth phải tính toán sao cho dỡ dễ dàng còn đem đi được. Cả chất liệu nữa, ở đây em thấy trong booth anh sử dụng cả thuỷ tinh, kính màu, cái này dùng trong nội thất thì được chứ kính dễ vỡ, với đối tượng khách hàng là gamer tụi nó hay chen nhau có thể sẽ đổ vỡ hết. Với lại do booth chơi game thử của mình nằm ở giữa sân trống, nên cần tận dụng 3 mặt nên mở ra để khán giả có thể tiếp cận mình từ mọi mặt, nếu làm booth chỉ có một mặt thế này sẽ bất lợi vì khán giả không được trông rõ bên trong gian hàng. Nên hạn chế các vật che chắn, để không gian được rộng rãi, cởi mở, khuyến khích người ta vào để thử game, không bị chật chội, bức bí.

Minh gật gù, nhận ra thiết kế của mình tuy đẹp nhưng chưa sát thực.

thiết kế booth

Thuỷ cho rằng làm booth giữa không gian rộng nên tận dụng ba mặt và có thiết kế mở.

– Còn nữa, sân khấu loa không phải bố trí mỗi nơi một cái thế này, có lẽ anh cho là ý đồ nghệ thuật nhưng thực tế người ta set up hệ thống âm thanh ánh sáng loa người ta thường chồng chất lên nhau. Loa cũng có loa trầm, loa trung, loa thanh nữa, tốt nhất anh xem qua mấy bức ảnh chụp sân khấu để kham thảo thêm về cách set up loa và đèn trong thực tế. Chứ mình thiết kế một đằng, mai mốt set up một nẻo thì có nhiều điều ngoài ý muốn xảy ra: có thể có những phần sân khấu bị loa, đèn che mất vì anh không lường trước loa, đèn lại để ở vị trí như vậy. Hơn nữa khách hàng họ nhìn thấy dàn dựng thực tế khác với bản vẽ họ sẽ không thấy hài lòng.

Thuỷ tiếp tục nhấn chuột và xem xét các thiết kế khác:

– Còn cái backdrop nữa nè, chữ anh để sát dưới chân thế này khán giả ở xa họ nhìn lên sân khấu sẽ không nhìn rõ những vị trí thấp quá nên nói chung hạn chế việc để những cái quan trọng xuống chân sân khấu.

Minh như vỡ ra nhiều điều hay ho,mới lạ:

– Đúng là anh phải tìm hiểu nhiều về những việc này. Nhưng những designer khác không biết ban đầu thiết kế cho Event có gặp những khó khăn như thế này không ha.

– Tất nhiên là có chứ, nhưng chắc đỡ hơn anh là họ không phải chịu ngay một “trận cuồng phong” vào ngay bữa đi làm đầu tiên – Thuỷ cười – cho nên một phần là tụi em phải brief kỹ, một phần là khi họ thiết kế xong mình phải xem lại, góp ý để họ chỉnh sửa cho ổn. Phải dùng kinh nghiệm làm Event thực tế của mình để biết chỗ nào ổn, chỗ nào không.

Phải dùng kinh nghiệm làm event thực tế của mình để biết chỗ nào ổn, chỗ nào không.

– Nói vậy chắc là phải là người giàu kinh nghiệm làm Event lắm mới nhận ra được đúng không.

– Hihi nếu được vậy thì đã tốt, tụi em cũng phải học dần dần từ thực tế thôi ai mà chẳng có lúc chân ướt chân ráo vào nghề. Cũng có lần em bị khách hàng than phiền dữ lắm, vì tội thi công không đúng như thiết kế. Khổ cái là thiết kế đó thì hoành tráng lắm nhưng bên thi công họ nói làm theo như vậy không làm được nên thay bằng vật liệu khác, kiểu dáng nó cũng khác đi một chút. Rồi như một lần làm activation ở siêu thị, em không lưu ý là ở Maximark người ta không cho dựng booth cao quá 2m trong sảnh, nên dựng lên xong xuôi đâu đó phải kêu thi công đến … cưa bớt. Mà anh biết rồi, thiết kế đều có tỷ lệ nhất định cho tương xứng, giờ cưa bớt đi nhìn cụt cụt rất vô duyên. Khách hàng là một phần, nhưng tự em cũng cảm thấy áy náy vì không lưu ý vấn đề này khi làm, lỗi này thì rõ ràng do em chứ không phải do thiết kế.

Mất gần một ngày để Minh chỉnh sửa các mẫu thiết kế. Các tác phẩm chuyển qua cho bộ phận account sau khi nhận được cái gật đầu hài lòng của sếp. Minh thư thái dắt xe ra khỏi công ty. Hôm nay anh có hẹn với Hoà, người đã giới thiệu anh vào công ty.

Châm một điếu thuốc, Hoà rít một hơi dài nhìn ra cửa kính của quán:

– Thiết kế cho Event không hề khó, có điều nó có những đặc điểm riêng mình cần chú ý chút là tất cả ro ro ngay. Tại sao tôi là người thiết kế cũng tàng tàng thôi, nhưng chú thấy đó chỉ cần tôi ngỏ lời muốn chuyển công ty là các công ty event nhận vào ào ào. Là bởi vì tôi có kinh nghiệm thiết kế cho Event nhiều rồi, chỉ cần nói sơ sơ là tui hiểu ra vấn đề, làm vèo một cái là xong tất cả. Nếu phải chỉnh sửa gì thì chủ yếu là màu sắc, bố cục chứ hiếm khi mà thiết kế sai ý.

– Vậy theo anh giờ em phải bắt đầu như thế nào để bắt nhịp vào công việc thiết kế cho Event này?

– Chịu khó nghe kỹ người ta brief, dùng sự suy đoán của bản thân để xem xét làm thế nào là hợp lý, phải luôn nghĩ là “mình làm cái này để tổ chức sự kiện chứ không phải để ở hay để trưng bày”. Các designer thường làm theo yêu cầu của người cần thiết kế, không hình dung được cái chương trình nó thế nào nên nhiều khi thiết kế xong bàn giao rồi người kia mới thấy bất cập không phù hợp chương trình. Tốt nhất nên dành thời gian xem lướt chương trình để xem người ta đang định làm cái gì. Nếu xác định là đầu tư lâu dài cho công việc, thỉnh thoảng nên dành thời gian đi xem Event này kia để quan sát, nhận xét cái hay, dở trong thiết kế của họ. Chịu khó để ý một chút là học được khối thứ đó.

Minh nhấp một ngụm cà phê, gật gù. Ngày mai anh dẫn bạn gái đi xem một ngày hội ở công viên Lê Văn Tám, nhất định anh sẽ chú ý xem các thiết kế tại đó. Minh khám phá ra rằng có rất nhiều điều thú vị đang chờ đợi anh tìm hiểu trong lãnh vực này.

HOÀNG MAI


Bài liên quan:

“Cầm quân” đội helper trong tổ chức event

Event Channel – Trong quá trình tổ chức event, việc thuê các nhân sự thời vụ để phụ giúp trong suốt thời gian chuẩn bị cho event là việc thường xuyên, nhất là đối với các công ty chỉ có một, hai nhân viên marketing, event hay tại các event agency nơi mà bộ máy nhân sự thường gọn nhẹ.

Người ta có thể thuê các helper (người phụ việc) này để đảm nhận nhiều công việc. “Cao cấp” nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức event đó, “thường dân” hơn là để phụ những công việc lặt vặt như thuê mua, liên hệ… để tránh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê kíp.

Helper thường có 2 dạng:

Một là những người làm freelancer tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc không chuyên, hiện đang có một công việc toàn thời gian nào đó, hoặc là hoàn toàn tự do về thời gian, ai gọi là có thể sẵn sang “chạy sô”. Các nhân sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một event nào đó mà công ty cần tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời gian, nhân sự để hoàn thành.

Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm event với mục đích học hỏi hoặc trang trải thu nhập. Họ thường được sử dụng để làm các công việc ít đòi hỏi kỹ năng vì xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper này chưa đáp ứng được các vị trí quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ các công việc PG, PB, Supervisor… khi công ty thuê mướn xét thấy họ là người được việc, hoặc cũng có thể do giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm PB, PG, helper… với nhau.

Sử dụng lực lượng helper, bạn sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên tâm quản lý event của mình mà không phải lo lắng về chuyện thiếu nhân sự và những đầu việc không có người làm.

phụ việc cho event

Chị Thùy Trang, nhân viên marketing của một công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm dành cho em bé chia sẻ: “Công ty tôi cũng thường xuyên làm các sự kiện lớn nhỏ để quảng bá đến khách hàng. Vì trong công ty chỉ có mình tôi làm marketing nên khá cực để xoay sở hoàn thành công việc. Mới đầu tôi thường nhờ lực lực nhân viên bán hàng bên phòng kinh doanh hỗ trợ, nhưng họ cũng có công việc riêng của họ, có các áp lực về doanh số, cho nên phải bỏ công việc chính của mình qua phụ công việc bên phòng marketing, họ cảm thấy không mặn mà lắm và thường thiếu chủ động trong công việc. Tôi rất đau đầu về việc này và quyết định thử tuyển một vài helper phụ giúp mình các công việc như nhập liệu, giám sát set up gian hàng, giám sát treo bandrol… Kết quả thật tuyệt vì các helper của tôi khá biết việc và có trách nhiệm cao. Tính về chi phí thì thực ra tốn kém không đáng kể vì nếu tôi nhờ vả các nhân viên phòng bán hàng, công ty sẽ phải tính lương làm ngoài giờ và thưởng sau event cho họ. Với việc thuê helper, bạn chỉ tốn một khoản chi phí nhỏ mà mọi việc sòng phẳng, bạn không phải mang tiếng nhờ vả ai cả và có quyền phàn nàn khi họ làm không tốt”.

Tuy nhiên bạn cũng có thể gặp một số rủi ro. Thứ nhất là một số helper thiếu năng lực và kinh nghiệm, nên họ không biết việc và thiếu chủ động, chỉ có thể sử dụng theo kiểu thiên lôi chỉ đâu đánh đó, đôi khi họ có thể làm đổ bể công việc. Thứ hai do không có nhiều sự ràng buộc, nhiều helper có thể bỏ việc giữa chừng nếu họ cảm thấy  quyền lợi không thỏa đáng hoặc cảm thấy công việc vất vả ngoài sức tưởng tượng.

Vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ khi xem xét năng lực của helper trước khi tuyển họ vào ê kíp của mình. Bạn cũng nên giữ lại giấy tờ tùy thân của helper nếu bạn chưa biết rõ về họ. Một phần vì helper là không phải là người của công ty, nhưng được tự do ra vào trong công ty, và được lấy danh nghĩa nhân viên công ty bạn, thì bạn cần phải có sự ràng buộc để tránh các sự cố đáng tiếc xảy ra. Thứ hai nữa là đối với các helper muốn nghỉ việc giữa chừng, sự ràng buộc sẽ làm cho họ phải suy tính lại trước khi phủi tay một cách vô trách nhiệm.

Bạn nên có một bản mô tả công việc trong đó nêu rõ hạn mức trách nhiệm, các công việc cần làm, thời gian cần cộng tác, nếu thường xuyên phải làm trễ vào buổi tối cũng nên ghi chú lại để helper chuẩn bị tinh thần. Khi helper đọc bản mô tả này và đồng ý với nó thì hai bên cùng ký vào và bắt đầu công việc. Sở dĩ phải cẩn thận như vậy vì trên thực tế đã có nhiều xung đột xảy ra giữa người thuê và helper vì các helper cho rằng họ bị lạm dụng quá mức so với các thỏa thuận ban đầu. Khi tuyển helper vào, những người thuê mướn thường chỉ nói chung chung bằng miệng “Vào phụ tôi làm event” mà không nói trước về tính chất công việc, thời gian phải làm… nên khi bước vào thực tế các helper cảm thấy mọi thứ không như họ hình dung, và như vậy xung đột là tất yếu.

Khi helper bước vào ê kíp của bạn, bạn nên giới thiệu các helper với đội ngũ nhân viên công ty để họ biết về trách nhiệm của helper nhằm có những phối hợp cần thiết trong công việc, đồng thời việc này cũng giúp helper cảm thấy hòa nhập tốt hơn với một công ty mới, họ cảm thấy đỡ bở ngỡ trong công việc và các mối giao tiếp hơn.

Đừng nghĩ rằng bạn là người trả tiền nên helper phải có trách nhiệm làm tất cả theo ý bạn. Hãy lắng nghe ý kiến của helper vì biết đâu, với kinh nghiệm phụ việc cho event ở nhiều nơi, họ có những đóng góp quý giá mà bạn chưa nhìn ra được trong event của mình. Bạn cũng nên biết cách động viên helper, vì nếu họ hài lòng, họ có thể nỗ lực làm việc ở mức cao nhất, vượt qua những gì bạn trông đợi.

Bạn cũng nên lưu ý về vấn đề chi trả tiền lương và thuế thu nhập. Đối với các agency chuyên nghiệp, đã quen thuộc với việc thuê mướn PG, helper… họ thường biết cách giải quyết những trường hợp này nhưng đối với một công ty năm thì mười thưở mới tuyển nhân sự thời vụ, nếu không biết cách giải quyết khéo léo, bạn có thể sẽ phải đối diện với những rắc rối.

Chẳng hạn như trường hợp của một công ty thương mại điện tử nọ. Có tất cả 10 helper được huy động vào làm việc 2 tháng cho một dự án activation dài ngày. Đến khi chi trả tiền lương vào cuối chương trình, kế toán của công ty nói rằng các helper này bị trừ 10% để nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nhà nước, và còn đòi họ phải có mã số thuế cá nhân nữa. Vậy là các helper tụ tập trước cổng công ty để phản đối, một helper bức xúc: “Họ đòi chúng tôi phải đi làm mã số thuế cá nhân mới trả lương. Họ còn trừ 10% lương để nộp thuế và nói với chúng tôi rằng số tiền thuế này sẽ được hoàn lại vào cuối năm nếu tổng thu nhập của tôi không quá 60,000,000 VND. Nhưng chẳng biết cả năm nữa có ai đủ siêng mà lên cơ quan thuế đòi lại ba trăm ngàn không”.

Kế toán của công ty không làm sai nhưng cách giải quyết thiếu tế nhị và không báo trước về việc này đã làm các helper bức xúc. Trên thực tế các công ty thường chịu luôn các khoản thuế này cho helper để họ nhận được đúng số tiền như đã thỏa thuận ban đầu, hoặc nếu có trừ lương để nộp thuế, cũng nên báo trước để helper biết.

Việc thuê mướn helper dễ mà không dễ. Để vận hành được ê kíp helper của bạn một cách hiệu quả, sẽ trông đợi rất nhiều vào kỹ năng quản lý và team work của bạn.

LƯU LY


Bài liên quan: