Archive

Posts Tagged ‘cty event’

Lựa chọn Agency hay Freelancer cho Event của bạn

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Có một Event sắp phải tổ chức, bạn cân nhắc nên thuê người để tự làm hay thuê một Agency lo trọn gói cho mình. Giải pháp tự thuê người làm sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nhưng giải pháp thuê Agency sẽ giúp bạn đỡ vướng bận nhiều.

Cách nào cũng có những ưu, nhược điểm riêng. Hãy cùng Event Channel đưa ra những cân nhắc và quyết định chọn một công ty tổ chức sự kiện hay Event Freelancer.

Event Freelancer – những cộng sự đắc lực

Nếu Event không lớn, bạn là người có kinh nghiệm tổ chức Event, có thể tự điều phối được một Event sao cho tươm tất, bạn có thể chọn phương án thuê thêm một số người làm freelancer cùng hỗ trợ mình tổ chức. Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm một ngân sách lớn, và một Event diễn ra theo đúng ý của mình – điều mà không phải lúc nào Agency cũng làm được.

Ngoài ra, việc được tự lựa chọn người cùng làm với mình sẽ khiến bạn thấy chủ động và thoải mái hơn việc làm với một Agency – nơi mà bạn không biết nhiều về họ và sẽ khó trong việc phối hợp ăn ý. Bạn nên ưu tiên chọn Freelancer, Cộng tác viên… từ những người mình quen biết như bạn bè, đồng nghiệp hay thông qua sự giới thiệu của một người khác. Bạn cũng có thể đăng tuyển để tìm kiếm trên mạng xã hội hay các trang giới thiệu việc làm, rất nhiều công ty lựa chọn hình thức tuyển người làm theo dự án như thế này. Lẽ dĩ nhiên với một người bạn chưa từng làm chung và chưa biết gì nhiều thì sẽ hơi khó để đánh giá khả năng làm việc, nhưng thông qua những kinh nghiệm và tính cách của họ bộc lộ qua cuộc gặp mặt trực tiếp bạn cũng có thể ít nhiều khám phá được sự phù hợp của họ. Những người có tác phong năng động quyết đoán, có mặt phỏng vấn đúng giờ, thể hiện sự tỉ mỉ và trách nhiệm qua từng hành động, cử chỉ… thì là người có thể làm được việc.

Tuy nhiên việc thuê mướn Freelancer hay cộng tác viên cũng sẽ nảy sinh những vấn đề làm bạn đau đầu. Nếu bạn đứng ra điều phối một Event, bạn có thể mệt mỏi với việc liên hệ với rất nhiều đầu mối, nào là nhóm freelancer, nhà cung cấp, rồi có thể là các chị hành chánh, cô kế toán hay anh nhân viên bán hàng vốn chưa có kinh nghiệm tổ chức một Event chuyên nghiệp (nếu bạn có ý định huy động cả nguồn lực nội bộ công ty để hỗ trợ làm Event). Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về kịch bản, nội dung chương trình, xem xét các báo giá, cho đến đề xuất thanh toán, trang trải công nợ…

Event freelancer

Đó là chưa kể đến trách nhiệm của một Freelancer, với một số người chưa có kỹ năng cao và ít coi trọng uy tín bản thân, thêm vào đó là những ràng buộc rời rạc về hợp đồng, họ có thể coi Event của bạn như một cuộc tập dượt khả năng, một cuộc dạo chơi, hay một cơ hội kiếm thêm thu nhập. Bằng thói làm việc ngẫu hứng, thiếu trách nhiệm, bạn có thể một mặt phải cố gắng đốc thúc họ làm việc, một mặt phải cố gắng động viên, khích lệ họ nếu không muốn đến giờ G, tất cả đều buông tay không làm nữa để mặc bạn phải ôm một mớ hỗn độn.

Khi làm việc với các freelancer, hãy coi họ như một team và trao đổi công việc chung trong team. Hãy chia sẻ thông tin và cho họ biết họ làm điều đó để phục vụ mục đích gì, đừng úp úp mở mở coi mọi thông tin lớn nhỏ như là bí mật kinh doanh của công ty, họ là người ngoài không cần biết hay chỉ cần là thiên lôi chỉ đâu đánh đó, điều này sẽ làm giảm bớt trách nhiệm và sự nhiệt tình của họ. Ngoài ra, nếu bạn đã cảm thấy ưng ý với những cộng sự thời vụ đó rồi, hãy duy trì cộng tác với họ cho những Event tiếp theo của bạn, chắc chắn bạn sẽ có một đội ngũ quen việc và hợp rơ hơn.

Event Agency – giải pháp “một đầu mối”

Tuy vậy, nhiều người lại chọn cách ít mạo hiểm hơn, đó là giao mọi việc từ A tới Z cho một bên thứ ba, và mọi thứ sẽ tập trung về một đầu mối duy nhất.

Một Agency thường cố gắng tổ chức Event với sự thể hiện cao nhất về năng lực và uy tín nhằm giữ chân khách hàng, thông thường họ sẽ cố gắng hết sức làm những điều tốt nhất cho bạn.Về năng lực và kinh nghiệm của Agency thì thường là có thể tin tưởng được. Nhất là khi bạn tổ chức một Event ở tỉnh khác, thì một Agency địa phương với sự am hiểu, thông thạo về địa phương mình có thể giúp bạn tổ chức một Event với ít bỡ ngỡ nhất.

công ty tổ chức event

Việc thuê mướn Agency cũng khiến cho bạn phải đầu tư một khoản ngân sách không nhỏ so với việc tự sắp xếp thực hiện, tuy nhiên khoản chi này chỉ duy nhất một lần (tất nhiên là không tính các phát sinh mà bạn yêu cầu thêm), ngoài ra, nếu chất lượng Event không như yêu cầu, Agency còn phải bồi thường hợp đồng cho bạn. Trong khi đó, việc thuê mướn freelancer có thể phát sinh những chi phí mà bạn chưa lường trước. Chẳng hạn thời gian làm việc hay khối lượng công việc nhiều hơn dự kiến khiến bạn phải trả thêm tiền cho freelancer, chi phí thưởng khuyến khích cho những người làm tốt, chi phí đãi tiệc khao quân sau Event…, trong khi đó nếu họ làm không tốt khiến Event của bạn bị đổ bể thì điều bạn chỉ có thể làm được một việc là từ chối trả lương hay trừ lương của họ.

Ngoài ra, pháp nhân được luật pháp công nhận của Agency khiến bạn có thể an tâm giao cho họ những Event tiền tỉ, ràng buộc chặt chẽ về hợp đồng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng…, điều mà những người làm freelancer khó có thể cung cấp cho bạn.

Tuy vậy, đôi khi Agency không hiểu ý bạn, họ đưa ra những cách làm không đáp ứng đúng mong muốn của công ty. Một số công ty tổ chức Event thậm chí còn thích bày vẽ thêm nhiều hạng mục để khách hàng chi thêm nhiều tiền, điều này cũng gây ít nhiều khó chịu cho các thượng đế.

HOÀNG ANH

Xem thêm:

Event freelancer – agency một nhân viên

Kinh nghiệm nhìn nhận một Event Agency

Tổ chức sự kiện: Nên tự làm hay thuê Event Agency?


Bài liên quan:

Tuyển dụng trong event – hãy để ứng viên thỏa sức sáng tạo

Event Channel – Muốn có những nhân viên tốt, cần phải tìm cách khai thác được khả năng tiềm ẩn của họ rồi kích thích cho khả năng ấy phát triển. Để được như vậy, hãy cho họ thỏa sức sáng tạo, thỏa sức nói lên ý kiến, và dùng cảm nhận, kinh nghiệm của bản thân để đánh giá họ, đừng dùng bất cứ một nguyên tắc nào làm cái khuôn đem đi áp đặt với tất cả mọi người.

Tôi làm tổ chức sự kiện tại một công ty truyền thông. Đến với nghề đã được 3 năm và có 1 năm trong vị trí quản lý bộ phận events của công ty, tôi có vài kỉ niệm về tuyển dụng và quản lý trong nghề này muốn chia sẻ với các bạn yêu thích và có mong muốn tham gia nghề tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện – hay người ta thường gọi là nghề event là một nghề mới mẻ và năng động, thu hút rất nhiều bạn trẻ tham gia và tìm hiểu về nó. Người làm event thường là những người sáng tạo, năng động và có đầu óc tổ chức. Nói thì đơn giản, nhưng có tham gia mới biết những khó khăn vất vả của nghề này. Tuy nhiên, vượt lên tất cả là đam mê đối với nghề khiến cho các bạn trẻ vẫn lao vào và thử thách với nghề.

Tại công ty mà tôi công tác, nhân viên event đến rồi đi như thay áo, có nhiều lý do như không phù hợp với công việc, không chịu được áp lực hay lý do phát sinh trong quá trình làm việc như bất đồng quan điểm với sếp, xích mích với đồng nghiệp,… mà những người không có tính kiên nhẫn hay không quen làm việc áp lực sẽ rất khó thích nghi.

Trong quá trình làm việc, tôi nhiều lần tuyển dụng nhân viên event cho công ty cũng như tuyển cộng tác viên event cho trang tin mà tôi quản lý. Có một lần tuyển dụng mà tôi cảm thấy nhớ và vui nhất. Lần đó, bộ phận của tôi cần thêm 2 nhân sự nữa để chuẩn bị chạy một dự án lớn và dài ngày. Trong quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị cho chương trình, mặc dù thiếu người nhưng team của tôi đã làm rất tốt và đang vào giai đoạn hoàn thành nốt các khâu set up để chạy chương trình.

Tuyển người mới, tôi đề xuất với sếp là nên tuyển những người có kinh nghiệm một chút để họ nắm bắt chương trình nhanh, mình đỡ phải mất thời gian hướng dẫn, nhưng ý kiến của sếp là “Em không cần tuyển mấy bạn có kinh nghiệm nhiều đâu, mới ra trường họ có nhiệt huyết, làm việc tốt hơn”. Thuyết phục không được, tôi đành đăng tuyển dụng và nhận được rất nhiều CV gửi đến xin ứng tuyển vào vị trí này. Chọn được vài hồ sơ mà tôi thấy phù hợp nhất, nhờ nhân sự liên hệ mời đến phỏng vấn. Suy nghĩ mãi về cách phỏng vấn sao cho ứng viên có thể thể hiện hết khả năng của họ cũng như có thể thoải mái nói về những ý kiến cá nhân đối với công việc và qua đó tôi sẽ đánh giá được năng lực hay tiềm năng của ứng viên.
Thông thường, đi phỏng vấn, tôi rất không thoải mái và bị căng thẳng khi bị hỏi như một cái máy “Em hãy kể về những công việc em đã từng làm qua”, “Hãy kể cụ thể về những công việc em đã làm”, “Vì sao em nghỉ ở công ty cũ”, “Em mong muốn gì ở công việc mới”,… Những câu hỏi như được đóng khuôn và đem đi áp cho tất cả các ứng viên. Tôi quyết định sẽ thử một cách khác.

Hẹn gặp ứng viên, tôi giới thiệu tên, chức danh và nói với ứng viên về các thông tin mà tôi đã nắm về họ như – “Theo chị thấy, em tốt nghiệp Đại học A, đã từng làm qua ở công ty B, đúng không?”
– “Theo em, những công việc đã làm qua, giúp em có những kinh nghiệm, tố chất gì phục vụ cho công việc event mà em đang apply vào?”
Sau khi để cho ứng viên tự kể một vài kinh nghiệm để xem họ có phần nào hình dung được những tố chất cần thiết cho công việc tổ chức event mà họ đang dự định làm hay không, tôi đưa ra một đề bài và cho họ 10 phút để hoàn thành. Đề bài là “Hãy lên kế hoạch cho chương trình phát tờ rơi trong vòng một tuần tại 5 siêu thị trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh”
Và ra ngoài để họ hoàn toàn thoải mái suy nghĩ, sau 10 phút tôi thu lại và phân tích cho họ thấy những cái họ đã nêu được và những cái còn thiếu, sau đó hỏi thêm vài câu nữa về nguyện vong cũng như đề xuất mức lương của họ rồi cho về.
Cuối cùng, tôi chọn được 2 hồ sơ của 2 bạn có bài tập tốt nhất. Trong bài tập, mặc dù các bạn chưa thể lên kế hoạch một cách đầy đủ cho một chương trình phát tờ rơi nhưng đã phần nào hình dung được công việc mà họ phải làm. Phát tờ rơi là một hoạt động không liên quan đến event nhưng việc họ có thể tự vạch ra một kế hoạch với những việc cần làm một cách khoa học cho thấy họ là những người có đầu óc tổ chức và sẽ nắm bắt công việc nhanh chóng.

Đúng như tôi đã kì vọng, hai bạn mới vào làm quen và theo kịp được tiến độ công việc đang rất căng, những việc tôi giao các bạn đều không làm tôi thất vọng. Ngoài ra, tinh thần học hỏi và cầu tiến của các bạn rất tốt, trong suốt quá trình làm việc, mặc dù nhỏ hơn tôi chỉ có 1 tuổi nhưng các bạn luôn tỏ thái độ tôn trọng người quản lý và chịu khó lắng nghe, trau dồi kĩ năng. Sau này, các bạn có nói lại rằng lúc đó, họ thực sự ấn tượng và thích cách phỏng vấn của tôi, vì khi đó họ được thử sức mình, thể hiện khả năng và cảm thấy muốn làm việc, muốn gắn bó với công ty này vì họ tin rằng ở đây họ có thể phát triển các kĩ năng của bản thân, dù có những offer tốt hơn tại những công ty khác.
Thời gian làm việc cùng nhau chưa lâu, tôi rời công ty và làm ở nơi khác, nhưng mối quan hệ với những đồng nghiệp trong bộ phận event – nhất là với 2 nhân viên mà tôi tuyển vào vẫn rất tốt. Sau một thời gian làm và có kinh nghiệm, cả 2 bạn hiện giờ đã có những công việc trong những công ty, tập đoàn lớn với mức thu nhập tốt. Một trong hai bạn hiện tại không còn làm công việc tổ chức sự kiện nữa nhưng bạn ấy luôn cho rằng những kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình làm event đã giúp ích rất nhiều cho bạn trong công việc cũng như những hoạt động ở công ty mới, và bạn được đánh giá rất cao về sự năng động, hiểu biết. Dù không còn làm việc chung và tôi cũng không còn giúp nhiều các bạn trong công việc nhưng họ vẫn luôn dành cho tôi một tình cảm cũng như sự quan tâm của những đứa em đối với người chị lớn.

Có thể thấy, công việc tuyển dụng không phải là tìm những hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu rồi phỏng vấn, nếu có kinh nghiệm thì tuyển vào và giao việc là được. Muốn có những nhân viên tốt, cần phải tìm cách khai thác được khả năng tiềm ẩn của họ rồi kích thích cho khả năng ấy phát triển. Để được như vậy, hãy cho họ thỏa sức sáng tạo, thỏa sức nói lên ý kiến, và dùng cảm nhận, kinh nghiệm của bản thân để đánh giá họ, đừng dùng bất cứ một nguyên tắc nào làm cái khuôn đem đi áp đặt với tất cả mọi người.

THANH NGUYỄN


Bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng

Event Channel – Khi một sản phẩm mới ra đời, tất cả những người chủ sở hữu dĩ nhiên đều muốn sản phẩm của mình có một lễ ra mắt thật hoành tráng, ấn tượng và kích thích người tiêu dùng lan truyền nó. Lúc này, “trọng trách” đặt lên vai người tổ chức Event khá nhiều.

Làm sao để tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm để lại nhiều ấn tượng trong lòng người tham dự và đem lại sự hài lòng tối đa cho chủ sản phẩm -dịch vụ mới ra mắt? Một sự kiện tung sản phẩm tốt, từ cách thức tổ chức, từ thông điệp và concept cần phải truyền tải được những trải nghiệm đặc biệt cho người tham gia sự kiện. Event Channel có một vài gợi ý cho bạn theo thứ tự quy trình tổ chức một Product Launch Event như sau:

Concept của chương trình

Trong Event ra mắt sản phẩm của thẩm mỹ viện Pamas gần đây, ThinkEvent đã đưa concept “Hành trình sắc đẹp vượt thời gian” vào Event thông qua câu chuyện từ Cỗ Máy Thời Gian và mỗi khách mời được coi  là một hành khách trong chuyến du hành Vượt thời gian và điều này làm hiện thực hóa tính năng trẻ hóa làn da của công nghệ chăm sóc sắc đẹp được giới thiệu. Một Concept tốt giúp Event truyền tải thành công thông điệp tới người tham dự. Xem thêm Concept và theme: Linh hồn của sự kiện.

Tiết mục hóa trang “Đông Tây kim cổ” minh họa cho Concept của chương trình

Địa điểm, set up

Tùy vào concept, người làm event sẽ lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Không nhất thiết lúc nào tung sản phẩm cũng phải ở trong khách sạn, những trải nghiệm về địa điểm khác lạ mang đến cho khách hàng ấn tượng lâu hơn. Chẳng hạn ra mắt một tủ sách văn hóa hay lịch sử thì tổ chức ở thư viện, hay Văn Miếu Quốc tử giám có thể phù hợp. Để ra mắt một sản phẩm điện thoại nhấn mạnh vào tính “năng động, khám phá” của teen, nhà tổ chức lại cho decor một căn nhà hoang lại làm nơi tổ chức, và các bạn trẻ tới tham dự đã rất phấn khích điều này.

Phong cách set up cũng tạo ấn tượng mạnh cho người tham dự. Rất nhiều sản phẩm coi trọng việc set up, decor, đặc biệt là các sản phẩm mỹ phẩm, hi tech, thời trang. Trong một Event ra mắt sản phẩm mới của Cle De Peau, toàn bộ không gian của khán phòng khách sạn được trang trí bằng một màu đen huyền bí, bốn bức tường khách sạn được phủ những bức màn bằng vải gấm đen thay thế cho màu trắng vốn có, khách tới tham dự cũng được yêu cầu trang phục màu đen – lễ ra mắt sản phẩm này thật sự là một bữa tiệc về thị giác. Glade – sản phẩm nước xịt phòng lại biến toàn bộ mặt tiền nhà hát Thành phố thành cung điện hoa với hàng triệu đóa hoa tươi thu hút sự hiếu kỳ của người dân và cả giới truyền thông.

Nhân tượng trong lễ tung sản phẩm

Trang trí địa điểm bằng nhân tượng trong buổi ra mắt

CLB Truyền hình của hãng phim Tuổi Trẻ

Ấn tượng từ việc đăng ký tham dự Event

Những tấm thiệp sáng tạo sẽ là màn gây ấn tượng đầu tiên của sản phẩm dành cho khách hàng. Hoặc việc đặt chỗ tham dự một cách đặc biệt cũng sẽ tạo ấn tượng khó phai. Một số sản phẩm cho khán giả chơi trò chơi hay thi một cuộc thi nhỏ, tag ảnh, tag bài viết để đoạt vé tham dự, một vài sản phẩm lại đề nghị người tham dự đổi một sản phẩm hay vật dụng nào đó để lấy vé mời, chẳng hạn như Event ra mắt một sản phẩm giấy văn phòng mới trong thời gian gần đây, có yêu cầu người tham dự đem đến một vài kg giấy cũ để được nhận sản phẩm dùng thử mới cùng với vé mời tham dự.

Tiết mục điểm nhấn

Những gì có thể giúp người tham dự lưu ấn tượng về Event không gì khác là ngoài một vài điểm nhấn. Cách thức sản phẩm ra mắt khán giả sẽ khiến họ nhớ lâu nếu nó có gì đó đặc biệt, vì vậy nhiều người làm event thích tạo “hiệu ứng wow” tức là sự thích thú, ngạc nhiên cho khách tham dự bằng những phần trình diễn đặc biệt khi ra mắt sản phẩm. Chẳng hạn làm những điều không tưởng như cho ô tô bay, hay đưa ô tô lên tầng cao nhất ở khách sạn… đã có tại Việt Nam, hay tạo những sản phẩm thật lớn để được ghi vào kỷ lục Guiness, hoặc trình diễn những kỹ thuật hi tech như hiệu ứng âm thanh ánh sáng, hiệu ứng nâng, xoay… để tôn vinh sản phẩm.

Product launching

Những hình ảnh đặc sắc của xe FIAT 500 tại Launching Event

Tuy nhiên, cần lưu ý góc độ khả thi của những “công nghệ” ra mắt này, vì từ ý tưởng đi đến thực tế là cả một quá trình khó khăn. Trong lễ ra mắt một sản phẩm dầu ăn, theo kế hoạch, khi Tổng giám đốc nhấn nút, bức tường bằng mốp sẽ vỡ ra nhiều mảnh để lộ sản phẩm ở phía sau. Tuy nhiên do công tác sản xuất, thực hiện không tốt, bức tường không vỡ ra mà đổ sập xuống, làm cho khách hàng rất tức giận về hình ảnh “sụp đổ” mang đầy tiêu cực này, còn người làm Event được một phen nhớ đời về trình diễn những ý tưởng sáng tạo trong Event.

Trải nghiệm sản phẩm

Lái thử xe ô tô, dùng thử đồ ăn thức uống… sẽ làm cho khách hàng ghi nhớ lâu, quyết định mua sản phẩm hoặc giới thiệu cho người quen về những trải nghiệm thú vị của họ đối với sản phẩm. Đừng nên bỏ qua tiết mục này khi ra mắt một sản phẩm nào đó.

Tạo điều kiện cho khách hàng lan truyền về Event và sản phẩm

Sẽ rất tuyệt nếu bạn giúp cho người tham dự đứng tại Event và share ngay thông tin lên mạng xã hội của họ để lan truyền cho bạn bè họ. Có thể thực hiện điều này bằng cách upload hình của họ lên trang web của Event, và ngay dưới các trang có các nút, link cho phép share thông tin này lên các Mạng xã hội phổ biến, hay gởi mail cho bạn bè. Họ thì thích thông tin nóng sốt, chúng ta thì thích tính lan truyền, chắc chắn khách hàng sẽ rất thích việc thông báo cho bạn bè biết “Này các bạn, tôi đang tham dự sự kiện… đó nhé”.

Khuyến khích mua sản phẩm

Sau khi tung sản phẩm, có thể khuyến khích khách hàng mua sản phẩm để bước đầu có được doanh số. Nếu là khách hàng đại lý, có thể khuyến khích họ ký hợp đồng mua nhiều sản phẩm, đổi lại được bốc thăm may mắn trúng quà. Nếu là khách hàng cá nhân, có thể tặng coupon giảm giá, hay có các chương trình khuyến mãi để khích lệ họ mua sản phẩm mới, hoặc tổ chức “giờ vàng hạ giá”, “đấu giá phiên bản đặc biệt” của sản phẩm. Trong một chương trình ra mắt điện thoại gần đây, 50 chiếc điện thoại đặc biệt được cẩn đá quý và chữ Limited Edition (so với điện thoại thường không có đá quý và chữ này) đã bán hết veo trước khi sản phẩm được tung ra thị trường, bởi vì nó đã tạo cho người ta tâm lý “đây là 50 chiếc điện thoại hàng độc chưa ai có”.

ANH THẢO


Bài liên quan:

Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?

Event Channel – Làm sao để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện khi không học về marketing hay những ngành tương tự? Đây là câu hỏi rất nhiều bạn trẻ muốn bước chân vào nghề đặt ra. Có rất nhiều cách để bạn tham gia vào lĩnh vực đầy hấp dẫn này.

Trên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn), bạn có nick pikachu đặt câu hỏi “Em muốn bắt đầu nghề tổ chức sự kiện nhưng chưa có công ty tổ chức sự kiện/ truyền thông nào liên hệ em với bộ hồ sơ em đã đăng lên” và “Em tốt nghiệm ngành tài chính kế toán, ra trường em đi làm các công việc liên quan đến lãnh vực này nhưng em vẫn rất thích nghề tổ chức sự kiện, hiện tại về kiến thức em đang đọc một số ebook về tổ chức sự kiện và trang eventchannel”

Nghề event – hiện nay không có trường lớp chính thống nào đào tạo một cách bài bản. Những người đến với nghề chủ yếu là do đam mê và tự học hỏi, rồi trưởng thành bằng kinh nghiệm cá nhân. Nói như vậy, không có nghĩa là làm event thì không đòi hỏi chuyên môn hay trình độ, vì bất kì kiến thức nào cũng có ích trong quá trình làm event.

Cũng trên diễn đàn này, thành viên titanium góp ý “Nói chung background về tài chính và kế toán thì không có lợi thế về làm event so với các bạn có background về marketing hay đã từng có kinh nghiệm nào đó liên quan đến tổ chức sự kiện. Vậy thì bạn nên nhấn mạnh vào các kinh nghiệm mình đã từng tham gia công tác đoàn, câu lạc bộ, tham gia các cuộc thi (nếu có) để nhà tuyển dụng đánh giá mình là năng động.”

Bạn có nick hoanvu thì lại cho lời khuyên rằng nên đăng ký làm công tác viên cho các công ty, tổ chức trong những sự kiện của họ để có thể học hỏi và tiếp cận trực tiếp với nghề event.

Có nhiều người công tác ở nhiều lĩnh vực khác nhau muốn tìm hiểu về nghề tổ chức sự kiện

Từ những ý kiến trên, có thể thấy rằng có nhiều cách để đến với nghề. Bạn có thể tìm hiểu thông tin ở trên các website chuyên ngành mà hiện giờ cũng rất phổ biến và mang lại nhiều thông tin hữu ích. Hoặc đọc những cuốn sách nước ngoài viết về chuyên ngành này. Sau đó, bạn thử xin vào thực tập tại các công ty chuyên về tổ chức sự kiện lớn, để được tiếp cận với môi trường làm việc chuyên nghiệp và tham gia tổ chức các sự kiện có tầm cỡ, điều này rất có ích cho background của bạn khi xin vào vị trí nhân viên event ở các công ty sau đó. Có thể tham khảo thêm về  kinh nghiệm xin thực tập ở công ty tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, làm cộng tác viên cho các chương trình của các tổ chức, câu lạc bộ trong những sự kiện của họ cũng giúp bạn có nhiều kinh nghiệm thực tế. Qua đây, bạn còn có cơ hội làm việc với nhiều supplier cung cấp dịch vụ hoặc những mối quan hệ với khách hàng để phục vụ cho công việc của bạn sau này.

Để trở thành 1 “eventer” có nhiều cách, trong đó va chạm thực tế là một yếu tố quan trọng để tích lũy kinh nghiệm

Song song với việc thực tập tại công ty và va chạm với công việc thực tế, tham gia những khóa hội thảo, training để có thể trao đổi với các chuyên gia và chia sẻ kinh nghiệm là một cách học hỏi hiệu quả và nhanh nhất và rút được nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước. Tại đây, bạn còn có cơ hội gặp gỡ những người làm cùng nghề, dễ dàng thảo luận về những khó khăn mà bạn gặp phải trong quá trình tham gia nghề này.

Nếu có điều kiện, bạn cũng nên tham gia một hoặc hai khóa học ngắn hạn về marketing, để bổ sung thêm kiến thức cũng như làm “dày” thêm hồ sơ của bạn với các nhà tuyển dụng sau này. Điều này giúp bạn có kiến thức trong nhiều lĩnh vực, và rất có ích với công việc tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi tính năng động và sáng tạo, bạn hãy thể hiện những tố chất này thông qua hồ sơ xin việc của bạn, kể về những kinh nghiệm đã làm qua, những hoạt động ngoại khóa mình tham gia và đề cao vai trò tổ chức của mình. Có thể sáng tạo với một CV bắt mắt hay nội dung thật thú vị mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua.

Cuối cùng, đam mê là một tố chất không thể thiếu đối với một nghề nhiều vất vả này. hãy cố gắng tìm hiểu thật nhiều thông tin và cân nhắc thật kĩ mình có phù hợp và thực sự đam mê với nghề hay không. Bởi vì không riêng gì nghề event, khi bạn làm bất kì một công việc nào mà không có “lửa” thì sẽ không thể hết mình và rất khó để thành công.

Vậy nếu bạn học một ngành ngoài và thực sự ham thích nghề này, hãy tham khảo vài ý kiến trên đây để có được lựa chọn tốt nhất cho hành trang vào nghề.

Tham khảo thêm:  Bạn đến với nghề event như thế nào

Tố chất để trở thành người tổ chức sự kiện

PÉ MIU


Bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện

Event Channel – Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình. Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.

Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim… tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep,  xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ… để gây chú ý cho người đi đường.

xe bus chạy roadshow

Làm roadshow cho game

Xe bus chạy roadshow với “tiệm Internet” lưu động bên trong

làm roadshow với xe jeep

Làm roadshow với xe jeep

Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.

tổ chức roadshow với xe segway

Tổ chức roadshow với xe segway

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.

Ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí … chạy chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động. Những chương trình bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức.

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe đạp

Tổ chức roadshow với xe đạp

Đi roadshow với xe bán tải

Đi roadshow với xe bán tải

Để tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có nhiều cơ quan chính trị như các tuyến đường Nguyễn Huệ, Lý Tự Trọng, Lê Duẩn… Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để “gây chú ý” cho người đường, nhưng việc này cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.

Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.

Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.

Xem thêm: Cách viết proposal cho chương trình ActivationKinh nghiệm phát tờ rơi quảng bá sự kiện
LÊ ĐẠI (Giám đốc Công ty Đại Dương Event)

Giới thiệu thêm về công ty Đại Dương Event
Đây là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trên toàn quốc.
Công ty có thế mạnh về Tổ chức roadshow, tổ chức lễ khai trương – khánh thành, tổ chức lế khởi công – động thổ, cung cấp người mẫu – PG – Lễ tân , cho thuê các thiết bị tổ chức sự kiện. Các bạn có thể tham khảo các sự kiện mà công ty đã tổ chức tại website:  www.daiduongevent.com .

Điện thoại: 0985.771133  –  0168.244.1249

Email:  daiduongevent@gmail.com

Website: daiduongevent.com –   chayroadshow.wordpress.com


Bài mới hơn:

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

Event Channel – Sau khi xác định những nhân tố cần phải có để thành lập công ty ở phần 1, tiếp theo chúng ta cần xác định các nhân tố cơ bản để hoạch định chiến lược phát triển cho công ty, sau đó hoàn thiện các thủ tục cấp phép, hệ thống nhận diện thương hiệu, mua sắm cơ sở vật chất, tuyển nhân viên và tìm kiếm khách hàng. Rất nhiều công việc chờ đợi ở phía trước.

Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh

Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:

  • Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu vốn, doanh thu và lợi nhuận
  • Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường hợp không may.

Những bước sau đây có thể được thông qua để phát triển kế hoạch kinh doanh:

  • Phác thảo mục tiêu kinh doanh: Điều gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn hay tầm nhìn của công ty bạn là gì? Hơn nữa, đừng vướng mắc quá nhiều về những mục tiêu dài hạn khi mà chúng có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài thay đổi của thị trường.
  • Phác thảo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn và của nhân viên, xác định sẽ sử dụng chúng như thế nào. Hãy xem như bạn đang chuẩn bị một lá đơn xin việc cho chính bạn và tất cả nhân viên công ty.
  • Xác định  cách thức tìm kiếm, tiếp cận khách hàng: Bạn sẽ tiếp cận khách hàng và bán những dịch vụ của mình như thế nào? Bạn sẽ mở rộng công việc kinh doanh ra sao? Bạn cần đề ra những nguyên tắc khi tiếp xúc khách hàng.
  • Đánh giá yêu cầu về vốn cho toàn bộ 1 năm: Hãy liệt kê toàn bộ cơ sở vật chất phải thuê mua, lương phải trả cho nhân viên mỗi tháng để xem tổng vốn và vốn trung bình mỗi tháng bạn phải bỏ ra là bao nhiêu, đó sẽ là cơ sở để bạn xác định doanh thu tối thiểu phải có để đảm bảo thời gian thu hồi vốn như đã định. Trong năm có những thời điểm sẽ tổ chức sự kiện rất dồn dập nhưng cũng có những tháng nhu cầu thị trường xuống thấp, bạn cần phải xác định trước để có thể đảm bảo thu chi tốt.
  • Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra: Bạn sẽ dùng phương cách gì trong trường hợp thất thoát vốn, khách hàng từ chối trả tiền, khủng hoảng kinh tế, hay thị trường đi xuống. Hãy trù bị tất cả để khi những điều bất trắc xảy ra, chúng ta đã có phương cách đối phó chủ động nhất, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại do nó gây ra.
thành lập công ty tổ chức sự kiện
Trăm thứ phải lo khi thành lập công ty tổ chức sự kiện
Đặt tên, tìm logo và slogan cho công ty

Hãy tìm ra cái tên, logo và slogan ưng ý nhất cho mình, nhưng lưu ý không để trùng lắp với tên của công ty khác trong cùng lãnh vực hoạt động.

Đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Việc đăng ký kinh doanh sẽ đòi hỏi bạn một số giấy tờ và một số bước làm thủ tục để cầm trên tay tờ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể vào trang web của phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tại địa phương mình để tra cứu về thủ tục (tham khảo trang web của Sở Kế hoạch đầu tư Tp.HCM).

Khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, bạn hãy cố gắng rà soát tất cả các ngành nghề có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện để đăng ký. Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với lời khuyên ở trên là nên tập trung vào 1 vài ngành nghề trong lãnh vực tổ chức sự kiện chứ không nên quá dàn trải, tuy nhiên việc đăng ký nhiều ngành nghề có liên quan sẽ giúp bạn đỡ vất vả trong việc xuất hóa đơn tài chính. Ví dụ một số ngành nghề như in ấn, thiết kế, cho thuê vật dụng… sẽ giúp ích cho bạn khi phải xuất hóa đơn tài chính cho một khách hàng có nhu cầu đặc thù nào đó như sản xuất gian hàng triển lãm hay in tờ rơi (cần phải biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng thuê bạn tổ chức sự kiện, đôi khi bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhỏ của họ). Tuy nhiên nên lưu ý là một số ngành nghề sẽ đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc phải đóng lệ phí, chẳng hạn ngành cung cấp lao động (nếu bạn muốn cung cấp PG). Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin này ở Phòng đăng ký kinh doanh của Sở hoặc nhờ tư vấn ở các công ty luật.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, thuê mướn nhân viên.
Bạn cần phải có một văn phòng làm việc, mua các vật dụng cần thiết và tuyển dụng nhân viên.

Xây dựng website và profile cho công ty

Khi một khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty bạn, điều họ nghĩ tới đầu tiên sẽ là truy cập vào trang web của công ty bạn, vì vậy bạn nhất thiết phải có một website thật chuyên nghiệp như là bộ mặt đại diện của công ty mình. Vậy mà có một điều đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam chưa có nổi một website, phải chăng họ hoạt động nhờ kinh nghiệm là chính hay nhờ nguồn khách hàng đã quá dồi dào (?). Nhưng dù sao họ cũng đã mất đi đáng kể một số cơ hội, và khách hàng mới tìm tới sẽ đặt dấu hỏi về sự chuyên nghiệp của họ. Hãy cố gắng làm cho website của mình xuất hiện ở vị trí càng cao trên Google càng tốt vì nhiều người làm Event bây giờ coi Google như là yellow pages để tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ họ cần. Bạn có thể dùng các biện pháp tối ưu hóa máy tìm kiếm (SEO) hay quảng cáo trả phí cho máy tìm kiếm (SEM) để làm được việc này.

Bạn cũng cần làm một bản thuyết trình (Company Profile, Credential) thật chuyên nghiệp, bắt mắt để giới thiệu về công ty mình với những thông tin cơ bản, kinh nghiệm cũng như dự án, khách hàng đã thực hiện. Nếu công ty của bạn mới thành lập chưa có dự án đầu tay nào thì sao, cũng không hề gì, bạn có thể nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm của những người điều hành nó và cho khách hàng thấy những sự kiện bạn đã từng thực hiện trước đó. Bạn không cần phải tốn nhiều tiền để in ấn profile này, chỉ cần để nó dưới dạng bản điện tử và gởi qua email cho khách hàng. Việc này vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn và chi phí gọi điện chào hàng tới từng người, vừa giúp bản profile của bạn có thể chuyển tiếp tới nhiều người, lại còn thuận tiện khi bạn gởi mail hay quảng cáo trên mạng để giới thiệu về công ty nữa.

Tiếp cận khách hàng

Sẽ là thuận lợi lớn nếu bạn và các cổ đông có nhiều mối quan hệ rộng rãi, còn nếu không thì bạn sẽ phải nỗ lực hơn rất nhiều. Hãy dành nhiều thời gian để thu thập database khách hàng tiềm năng, gởi thư ngỏ qua email cho họ để giới thiệu công ty và dịch vụ của mình, tham gia vào những trang mạng xã hội có nhiều khách hàng mục tiêu như LinkedIn, Caravat.com… Đừng ngần ngại việc tiếp cận họ, nếu họ từ chối thì ít ra bạn cũng phải khai thác xem họ đang cần gì, muốn gì để có hướng kinh doanh và cách tiếp cận phù hợp.

thành lập cty tổ chức sự kiện

Tận dụng mọi mối quan hệ sẵn có để biến thành cơ hội kinh doanh tiềm năng

Đừng quên thông báo rộng rãi cho bạn bè, người thân về việc thành lập công ty vì biết đâu có lúc họ sẽ đem đến cho bạn một cơ hội làm ăn.

Bạn cũng có thể tự sản xuất các event của mình, rất nhiều công ty đã thành công nhờ việc tự sản xuất chương trình và chào bán cho nhà tài trợ hay người tham dự, việc này sẽ làm bạn chủ động hơn vì không cần đợi khách hàng phát sinh nhu cầu. Nhưng việc hoàn vốn từ tìm kiếm tài trợ, hay các khoản thu khác cũng là vấn đề không đơn giản, vì vậy cần thận trọng để không bị hụt vốn vì những Event tự sản xuất như thế này.

Trong những năm đầu còn khó khăn có thể có những thay đổi không giống như kế hoạch đã đề ra nhưng hãy linh động để thay đổi, điều chỉnh, đừng quá cứng nhắc bám sát theo kế hoạch sẽ tự đánh mất nhiều cơ hội của mình. Chúc bạn thành công với lĩnh vực tổ chức sự kiên, một lĩnh vực khá vất vả nhưng cũng không kém phần thú vị.

Xem thêm:
Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)

XUÂN CƯỜNG


Bài liên quan:

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)

Event Channel – Có rất nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện rất giỏi nhưng không phải ai cũng có khả năng điều hành một Event Agency (công ty tổ chức sự kiện) trở nên có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Nếu một ngày nào đó bạn muốn thành lập một Event Agency, hãy dành thời gian để cân nhắc về những yếu tố cần thiết để thành công và phải xác định sở trường, sở đoản của mình có thực sự phù hợp với việc đó hay không.

Tố chất cần có của người lãnh đạo

Khi thành lập một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết rằng đây là nơi mà bạn cần những mối quan hệ xã hội rộng rãi và những kỹ năng phát triển kinh doanh để tồn tại. Thành công của bạn trong lĩnh vực này sẽ không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức mà còn là những quan hệ cộng đồng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng kinh doanh và cả kế hoạch Marketing của bạn nữa.

Tuy nhiên, để có thể thành công, bạn cần có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, bán hàng hay marketing, những kinh nghiệm đó sẽ là tiền đề để bạn mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh. Và với những mối quan hệ xã hội của mình, bạn có thể tự tin tìm kiếm được những khách hàng cho chính mình.

Cũng giống như bất kỳ nghành nghề nào,bạn cần có những kỹ năng cơ bản để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:

1. Quản lý nhân viên hiệu quả và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc được giao

2. Biết cách quản lý thời gian dành ưu tiên để giải quyết những rủi ro

3. Tìm kiếm những phương thức mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề.

4. Bạn có kỹ năng ra quyết định. Đầu tiên bạn phải đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.

5. Biết cách giao tiếp với khách hàng và những người bán hàng.

6. Đưa ra ý tưởng và biến các ý tưởng thành công việc cụ thể, có hiệu quả.

7. Bạn có chiến lược Marketing phù hợp để quảng bá dịch vụ của mình

8. Biết cách quản lý dòng vốn và theo dõi các giao dịch tài chính.

9. Bạn hiểu được và làm tốt việc thế nào là thành lập nhóm

10. Bạn biết cách khuyến khích và động viên bản thân và những người xung quanh.

Bạn có thể không phải là một nhà tổ chức sự kiện giỏi vì việc đó đã có nhân viên của bạn hỗ trợ, nhưng nếu bạn muốn quản lý tốt và làm cho công ty của mình có chỗ đứng trong lĩnh vực này, thì không thể thiếu việc liên tục trau dồi kiến thức về ngành Event bằng cách “xắn tay áo” tham gia vào một vài event để trải nghiệm thực tế. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học về tổ chức sự kiện như khóa học của những tổ chức đào tạo tương đối có uy tín như công ty Lê Quý Dương (tlequyduong.com), Vietnam Marcom ( vietnammarcom.edu.vn). LBS (lbs.edu.vn), BMG (bmg.edu.vn)…

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng ngay từ thời kỳ đầu.

Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khách hàng, nhất là những khách hàng trung thành.Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường, bạn đã chắc chắn rằng có một số lượng khách hàng nhất định sẽ cần đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty tương lai của bạn cung cấp.Vậy cụ thể họ là ai? Hãy lên danh sách những khách hàng tiềm năng đầu tiên trước khi bạn chuẩn bị thành lập công ty.

Nên nhớ rằng người có thể chào hàng tốt nhất cho công ty của bạn chính là bạn, nhất là khi công ty còn non trẻ bởi vì khách tiềm năng của bạn họ đến với bạn qua các mối quan hệ cá nhân, tín nhiệm bạn nhờ uy tín của bạn. Vì vậy, đừng nghĩ đến việc khởi sự thành lập công ty tổ chức event khi mà bạn biết rằng mình hay cổ đông của mình không có kỹ năng sales tốt và dự định giao việc này cho nhân viên thuộc cấp của mình lo liệu.

Những người đó có thể là đồng nghiệp, bạn bè, họ hàng người thân… Đừng bỏ qua việc thông báo về công ty mới thành lập của bạn cho bất kỳ một mối quan hệ thân quen nào, cho dù họ không làm trong lãnh vực Marketing, Event hay Kinh doanh. Biết đâu sau này chính họ hay có người quen nào của họ lại có nhu cầu tổ chức một sự kiện nào đó, phải làm sao để “nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp” đầu tiên họ nhớ tới để liên hệ hay giới thiệu cho người khác chính là bạn. Và bạn hãy lên kế hoạch cho việc tiếp cận họ ngay từ khi chưa nhận được tờ giấy phép thành lập công ty.

Quyết định dịch vụ bạn sẽ cung cấp là gì

Hiện nay các dịch vụ tổ chức event khá phong phú, từ tổ chức tiệc cưới, trình diễn ca nhạc, show thời trang đến các buổi giới thiệu sản phẩm, hội họp, triển lãm… Trong một rừng những dịch vụ như thế, bạn cần phải chọn những dịch vụ mà bạn nắm rõ nhất, có nhiều kinh nghiệm và thành thạo nhất, tại đó bạn có thể tạo ra doanh thu tối đa. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều nghành nghề và bán tất cả các loại dịch vụ về Event để cuối cùng chỉ thu được sự rắc rối, vì như người ta đã nói “Trăm hay không bằng tay quen”.

Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hãy chọn đó là lĩnh vực mũi nhọn của công ty bạn, đừng cố gắng dàn trải sang lĩnh vực tổ chức khởi công, động thổ, khánh thành… chỉ vì thị trường đang có nhu cầu. Tổ chức hội nghị trong nhà rất khác so với một lễ khởi công ngoài trời, từ việc lập kế hoạch, quá trình thực hiện, các trang thiết bị đến cả cách định giá. Thực tế, mỗi Event được lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá theo những cách khác nhau và vì thế bạn không thể tổ chức tất cả các loại Event một cách hoàn hảo.

Thêm vào đó, khách hàng có am hiểu thường có xu hướng lựa chọn những công ty mà họ cho là chuyên gia trong lãnh vực họ đang cần chứ không đánh giá cao những công ty luôn gật đầu “Cái gì tôi làm cũng được cả”. Vì vậy hãy tìm hiểu về khách hàng và chào hàng một lãnh vực mũi nhọn phù hợp với nhu cầu của họ và sở trường của mình.

Nghiên cứu thị trường.

Khách hàng: Dựa trên lãnh vực kinh doanh bạn đã chọn, hãy xác định đối tượng khách hàng tiềm năng của mình. Một công ty hướng đến việc chuyên tổ chức sự kiện cho giới trẻ thì khách hàng phải là các công ty có sản phẩm dành cho giới trẻ, một công ty chuyên làm sự kiện khánh tiết như khởi công, động thổ… có lẽ nên đặt trọng tâm vào các khách hàng là công ty nhà nước nhiều hơn. Hãy nghiên cứu thêm về những hoạt động marketing họ đã làm, dò la thông tin từ các mối quen biết để nắm được cái “gu” của họ.

Đối thủ: Và bạn cũng cần tìm hiểu, phân tích đối thủ của mình để xem mình đang ở đâu trên thị trường. Tất nhiên không phải vài ngàn công ty tổ chức sự kiện trên khắp Việt Nam này đều là đối thủ của bạn, nhưng ít nhất những công ty thực hiện cùng loại Event như bạn sẽ là đối thủ trực tiếp tranh giành khách hàng của bạn. Nên dành nhiều thời gian tham khảo những event do họ tổ chức để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời đánh giá xem có gì khác biệt và đặc biệt, qua đó thấy được họ làm cách nào để thu hút khách hàng và các nhà tài trợ. Công việc này có vẻ không hề dễ dàng một chút nào nhưng để thành công trong một thị trường đã có những người đi trước thì bạn cần phải nỗ lực hơn.

Bản thân công ty: Phân tích SWOT dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức bao gồm trong dự án kinh doanh

  • Điểm mạnh: Xác định các nguồn lực của bạn và cách sử dụng chúng để xây dựng điểm đặc sắc so với các đối thủ nhằm giành được thiện cảm của khách hàng tiềm năng. Những ưu điểm của bạn là gì? Những điểm nào bạn có thể làm tốt hơn các công ty khác (chẳng hạn như kinh nghiệm làm một cổng chào ấn tương bằng một chất liệu đặc biệt cũng chính là điểm mạnh mà các đối thủ khác không có được)
  • Điểm yếu: Xác định những nguồn lực bạn thiếu, những lợi thế mà đối thủ cạnh tranh có được để xem bạn có thể khắc phục hay nên tránh? Ví dụ bạn không mạnh về truyền thông, PR cho sự kiện, thì có thể liên kết với một PR Freelancer hay một đối tác là PR Agency khác trong thời gian đầu.
  • Cơ hội: Xem xét xem những thay đổi về chính sách của chính phủ, về xu hướng marketing của thị trường.. liệu có đem lại cơ hội nào cho bạn, và kết hợp cơ hội đó với các điểm mạnh mà công ty bạn có để tạo nên một chiến lược kinh doanh thắng lợi.
  • Thách thức: Những thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay đổi trong xu hướng thị trường, thay đổi trong lối sống…) hay bất kỳ tình huống bất lợi có thể đem đến nguy cơ cho dự án kinh doanh. Xác định tất cả những nguy cơ hiện tại và tương lai. Nó có thể là sự hiện diện của một đối thủ mạnh hay một phương thức mới để tổ chức Event .

Xem tiếp: Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

XUÂN CƯỜNG (Biên dịch)


Bài liên quan: