Archive

Posts Tagged ‘địa điểm tổ chức’

Xử lý không gian địa điểm cho tổ chức sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Sự kiện của bạn không phải lúc nào cũng có một không gian hoàn hảo và tiện nghi như ở khách sạn, đôi khi có những “bài toán” khá hóc búa cho bạn như tổ chức một buổi tiệc sang trọng trong một nhà thi đấu hay trong hội trường nhà khách ở một tỉnh xa, tổ chức tiệc cưới ở một bãi biển lộng gió hay tổ chức động thổ ở một vùng đất còn ngập nước và sình lầy.

Event Channel xin chia sẻ một số kinh nghiệm xử lý các địa điểm tương đối khó trong việc set up, trang trí để bạn có thể tự tin mang lại một không gian hoàn hảo ở bất cứ nơi đâu.

Địa điểm hơi xập xệ

Tường nhà không còn mới, sàn nhà trầy xước, trần nhà nhìn khá thô kệch… thế nhưng bạn cần có một không gian thật là sang trọng, huyền ảo hoặc hiện đại cho Event sắp diễn ra. Bạn sẽ không kham nổi các khoản như sơn sửa lại tường hay đóng la phông cho trần nhà, và cũng có thể không có thời gian để làm việc  đó, vậy bạn có thể sử dụng các vật liệu phủ mang tính dã chiến như tường ván ép, vải, thảm trải sàn để xử lý không gian, kết hợp với việc chiếu sáng và bài trí hợp lý, không gian chắc chắn không còn quá tệ nữa. Hãy xem một vài ví dụ về cải tạo không gian tổ chức Event dưới đây để áp dụng cho địa điểm của bạn.

không gian tổ chức sự kiện

xử lý không gian tổ chức sự kiện

Biến sàn tập cầu lông thành không gian tiệc bằng vải voan và hệ thống đèn chiếu

event location

event venue

Lối vào không được đẹp mắt đã được lột xác hoàn toàn

Địa điểm có không gian quá rộng hay quá hẹp

Một số địa điểm có diện tích khá hẹp hoặc có trần khá thấp làm cho không gian trở nên chật chội, khó tạo tâm lý thoải mái cho người tham dự. Bạn có thể làm cho chúng có vẻ rộng ra bằng cách sử dụng màu trang trí sáng như trắng, kem, sử dụng vật dụng trang trí làm cho trần nhà phân cấp, đỡ tạo cảm giác “đóng hộp”. Ngoài ra trang trí địa điểm bằng cây xanh và hoa sẽ làm mềm mại không gian, tạo cho mọi người không khí thoải mái.

Ngược lại một số địa điểm lại có không gian quá rộng hoặc trần quá cao làm cho không khí trở nên loãng. Với không gian rộng, có thể xử lý bằng các vách ngăn hay backdrop di động giúp giới hạn lại không gian tổ chức. Với không gian có trần cao, bạn có thể làm chúng có cảm giác thấp hơn bằng những vật treo trang trí như lồng đèn, ô dù..

không gian tổ chức event

địa điểm tổ chức sự kiện

party location

địa điểm tổ chức sự kiện

không gian cho tổ chức sự kiện

venue for event

Khắc phục trần thấp bằng các dải voan trang trí

địa điểm tổ chức event

địa điểm cho event

Vải phủ và giải pháp chiếu sáng giúp khắc phục nhược điểm dài và hẹp của không gian

không gian tổ chức sự kiện hạn chế

hạn chế của địa điểm tổ chức sự kiện

decor event

Trần nhà của địa điểm quá cao có thể làm cho thấp xuống bằng các vật treo trang trí như lồng đèn, ô dù…

Địa điểm thiếu ánh sáng

Một số địa điểm trong nhà thường có tình trạng thiếu ánh sáng và việc chiếu sáng phụ thuộc vào đèn. Để có đủ ánh sáng cho không gian, bạn có thể phải sử dụng rất nhiều đèn công suất lớn, và sẽ thật khó xoay sở khi có vấn đề về điện mà máy phát điện lại thiếu hay không đủ công suất.

Bạn hãy tìm một giải pháp chiếu sáng phù hợp, hạn chế sử dụng đèn công suất cao sao cho không gian vừa mang tính huyền ảo, sang trọng lại vừa đảm bảo đủ sáng cho các hoạt động, như vậy sẽ không bị quá tải về công suất điện và bị phá sản các hoạt động nếu không may điện bị cúp và máy phát điện không đủ công suất để phục vụ thắp sáng tất cả các bóng đèn. Ngoài ra nên trang trí không gian với vật liệu sáng màu để có sự phản chiếu ánh sáng tốt hơn.

địa điểm làm event

không gian làm event

Địa điểm không bằng phẳng

Việc này thường gặp ở các địa điểm phục vụ cho lễ khởi công, khánh thành, động thổ, khi mà không gian còn rất sơ khai. Nếu địa điểm của bạn tương đối gồ ghề, bạn có thể xem xét để xử lý bề mặt bằng máy ủi, xe hủ lô, rải đá.. để làm bằng phẳng. Ngoài ra có thể dùng phương án kê pallet nhựa hay pallet gỗ để nền sàn được bằng phẳng hơn, nên lưu ý là pallet gỗ có thể bị ngấm nước nếu mặt bằng địa điểm có nhiều nước. Ngoài ra phải tính đến phương án chống lún, thực tế có nhiều Event có hiện tượng nhà lều bị nghiêng, sập vì các cột bị lún.

pallet nhựa

cho thuê pallet

Địa điểm nhiều nắng gió

Một không gian ngoài trời đầy gió như bãi biển hay sân thượng sẽ thật là lãng mạn cho một tiệc cưới hay một buổi tiệc tối. Tuy nhiên gió quá mạnh có thể làm cho những vật dụng bạn set up như backdrop, standee, thậm chí nhà lều, nhà bạt có nguy cơ bị gió thổi gãy đổ. Hoa trang trí cũng có thể bị mất nước và héo đi nhanh chóng vì nắng và gió.

Vì vậy bạn cần chuẩn bị các phương án set up để hạn chế những điều này. Backdrop, standee cần được đặt ở chiều không có gió thổi thẳng vào, nếu là backdrop hiflex thì cần gia cố mặt phía sau để chống gió lốc thổi lật, ngoài ra cần chèn vật nặng phía dưới chân backdrop, standee. Một số loại chân chữ X có chỗ đổ nước vào dưới dân để giữ cho không bị gió thổi đổ, nên trang bị loại này để chuyên dùng cho không gian ngoài trời.

địa điểm dành cho tổ chức sự kiện

event venue

standy chống gió

Standy chống gió, có hộc đựng nước – phù hợp cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời

Bài: QUỲNH TRANG (AC Brand Communication) Ảnh: reveriesevents.co.uk


Bài liên quan:

Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Chọn Địa Điểm Cho Chương Trình (Phần 2)

Event Channel – Hãy hết sức thận trọng với các điều khoản trong hợp đồng để tránh mọi rủi ro ảnh hưởng đến Event của bạn hoặc làm bạn phải trả thêm những chi phí ngoài dự kiện.
Chi phí thuê địa điểm
Trước khi quyết định thuê địa điểm cần trao đổi kĩ với quản lý tại đó về các chi phí liên quan. Sau đây là một số câu hỏi thường gặp:
  1. Chi phí địa điểm gồm những gì ? Có gồm phí thuê phòng trong tiền tiệc hay tính riêng, có gồm những tiện ích đi kèm hay chưa.
  2. Chi phí gì tính riêng không gộp vào chi phí thuê địa điểm?
  3. Khách hàng khi gửi ở bãi giữ xe có được miễn phí hay không? Đa số các khách sạn trong thành phố đều thu tiền giữ xe của khách, như Equatorial Q5 : 5000 đồng, Caravelle 10.000 đồng cho một lần gửi xe
  4. Giá tham dự tiệc buffet, ăn trưa và ăn tối tính cho trẻ em/ người lớn là bao nhiêu?
  5. Chi phí phục vụ đồ uống trong event tính như thế nào? Nếu đem rượu từ bên ngoài vào thì địa điểm có cho phép không, nếu cho phép thì tính phí phục vụ như thế nào? Trong một số event có sử dụng rượu, cần kiểm tra xem venue có khả năng phục vụ rượu hay không qua các giấy chứng nhận kèm theo.
  6. Chi phí thuê phòng ngủ cho khách hàng/đêm là bao nhiêu? (Đối với những event lớn tổ chức trong nhiều ngày, khách tham dự có thể được sắp xếp ở lại khách sạn qua đêm).
  7. Chi phí phục vụ đồ ăn trong khách sạn được tính theo đầu người (buffet) hay tính theo từng suất ăn (tiệc thông thường)? Chi phí là bao nhiêu?
  8. Chi phí set up quầy bar (nếu có) tính như thế nào? Một số event nhạc rock sôi động có phục vụ bia, cocktail tại quầy bar, cần hỏi kĩ địa điểm tính chi phí set up như thế nào
  9. Có hay không chi phí cung cấp những dịch vụ phụ ? (như hoa trang trí, pháo hoa, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh v.v…)
  10. Hình thức thanh toán nào được dùng để trả tiền thuê địa điểm? Một số nhà hàng, khách sạn cho thanh toán qua Card hay Séc nhưng có nơi chỉ nhận tiền mặt, trước và sau event.
  11. Chi phí thuê venue , đặt cọc và chi phí hủy venue tính theo tỷ lệ bao nhiêu?

hợp đồng thuê địa điểm tổ chức event

Những điểm quan trọng cần lưu ý khi kí hợp đồng thuê địa điểm:

  1. Bất cứ điều gì đã được thỏa thuận xong giữa 2 bên (thời gian set up, phục vụ trong địa điểm, chi phí đi kèm, các khoản không tính phí, ưu đãi v.v..) đều phải được thể hiện rõ dạng văn bản có chữ kí của 2 bên (người có đủ tư cách và quyền hạn). Không chấp nhận những cam kết suông từ phía nhà cung cấp và tuyệt đối không làm việc với những nơi từ chối kí hợp đồng.
  2. Chi phí xử lý rủi ro trong trường hợp event của bạn bắt buộc phải hủy vì những lý do sau :
    • Qui định về tiếng ồn trong khu vực
    • Nhân viên phục vụ đình công
    • Thay đổi nhân viên quản lý
    • Thay đồi chủ địa điểm
    • Thay đổi địa điểm
    • Nhà cung cấp bị phá sản
    • Người ngoài tham gia và làm hỏng event
  3. Trong hợp đồng phải ghi rõ các đảm bảo sau:
    • Ngày, giờ và vị trí địa điểm
    • Thời gian trả lại tiền đặt cọc
    • Liệt kê chính xác và đầy đủ tất cả dịch vụ được cung cấp và chi phí kèm theo, ghi kèm chi phí tối đa cho những dịch vụ này
    • Những khoản cam kết đã được 2 bên đồng ý ở trên
  4. Không bao giờ kí hợp đồng ngay khi vừa mới kiểm tra địa điểm. Tốt nhất nên xin một bản copy hợp đồng, đọc đi đọc lai nhiều lần và thảo luận cùng với các thành viên khác trong nhóm. So sánh đối chiếu với các hợp đồng ở các địa điểm khác để quyết định chọn hay không.
  5. Luôn tham khảo ý kiến của người có kinh nghiệm về kí kết hợp đồng để đảm bảo rằng các điều khoản có lợi cho bạn khi event chẳng may xảy ra sự cố ngoài ý muốn

Trong thời gian kí kết hợp đồng, bạn cần làm việc rõ với quản lý địa điểm rằng

  1. Từ thời điểm kí kết tới khi event diễn ra, không được thay đổi, sửa chữa địa điểm hay bất cứ khu vực nào nằm trong khuôn khổ địa điểm.
  2. Không được nhận bất cứ event nào diễn ra trong ngày bạn đã đăng kí. Nếu điều này không khả thi thì phải chắc chắn rằng event đó không tác động tới event của bạn, ví dụ như làm giảm số nhân viên phục vụ hay thiếu chỗ giữ xe, tiếng ồn quá lớn. Ghi kèm điều khoản bồi thường trường hợp này trong hợp đồng với nhà cung cấp nếu cần thiết.
  3. Hợp đồng kí kết là duy nhất và đảm bảo tất cả các điều khoản đều đã được liệt kê.

Xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình (Phần 1)

THU HƯƠNG (Biên dịch)


Bài liên quan:

Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình (Phần 1)

Event Channel – Để lựa chọn được một địa điểm “đắc địa” nhất cho Event của mình, có nhiều yếu tố mà dân Event phải cân nhắc.

  • Tính phù hợp của địa điểm

Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức event là chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp, Event có bao nhiêu thể loại thì cũng có bấy nhiêu tùy chọn về địa điểm tổ chức. Ví dụ lễ vinh danh doanh nhân tiêu biểu hay lễ tuyên dương sinh viên tốt nghiệp thủ khoa ĐH, CĐ tổ chức tại Văn Miến Quốc Tử Giám là phù hợp, hay lễ Valentine tổ chức ở một cây cầu lãng mạn như cầu Ánh Sao ở Phú Mỹ Hưng sẽ tạo nên một không gian gây nhiều cảm xúc. Chính vì vậy, người làm event nên có những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.

  • Số lượng khách tham dự:

Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của Event mà lại tăng chi phí thuê không cần thiết.

Tuy nhiên, đôi khi chủ địa điểm sẽ không chấp nhận giảm giá cho các yêu cầu cắt giảm địa điểm, vì với phần nhỏ còn lại của địa điểm họ sẽ không thể cho ai thuê mướn được nữa. Trong trường hợp như vậy bạn cũng nên chấp nhận trả đủ chi phí nhưng vẫn yêu cầu ngăn nhỏ địa điểm lại để có đủ không gian cần thiết cho sự kiện, không để không gian quá lớn làm các vị khách của chúng ta cảm thấy lạc lõng.

Bạn cũng nên cân nhắc cách set up của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 – 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 – 3m2/người.

  • Khách tham dự là ai?

Ví dụ nếu khách mời của bạn là những người sang trọng và giàu có thì nơi tổ chức event bắt buộc phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao. Hay nếu khách hàng là trẻ em thì tổ chức ở công viên hay thảo cầm viên là phù hợp nhất.

lựa chọn địa điểm cho event

Khách sạn 5 sao dành cho những sự kiện mà người tổ chức muốn gia tăng vị thế của thương hiệu, công ty

  • Tính tiện lợi về mặt địa lý

Chọn lựa địa điểm tổ chức event không nên quá xa khu vực những người tham dự sinh sống. Ví dụ nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng ở khu vực Đông Bắc thành phố HCM thì nên lựa chọn một khách sạn, nhà hàng nào đó ở quanh khu vực Gò Vấp, Bình Thạnh hay Phú Nhuận là lý tưởng nhất, nếu bạn tổ chức ở một khách sạn tại Quận 5 thì lại không phù hợp cho việc di chuyển của họ.

  • Điều kiện thời tiết:

Luôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức event trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì event ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ chức và chi phí cho phép.

  • Thông tin về địa điểm:

Trước khi quyết định chọn một địa điểm nào, bạn nên nghiên cứu tất cả thông tin liên quan  như các event nào đã được tổ chức tại đây, địa điểm đó tính giá như thế nào, giá ăn uống và tổ chức đã bao gồm chi phí thuê địa điểm hay chưa (ví dụ một số khách sạn tính phí thuê phòng riêng và phí phục vụ đồ ăn, thức uống riêng). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công tác chuẩn bị trước event. Cần lưu ý thêm về qui định tiếng ồn cho các event ngoài trời ở một số khu vực trung tâm, ví dụ như ở Hội trường Thành phố bạn không thể tổ chức Event có ca nhạc vào ban đêm do chỗ này đối diện với Trung tâm chấn thương chỉnh hình, tổ chức rockshow ở SVĐ Tao Đàn thì âm thanh không được mở lớn như ở SVĐ Quân khu 7.

địa điểm tổ chức sự kiệnđịa điểm tổ chức sự kiện

  • Tiện ích và dịch vụ đi kèm:

Một event thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một event

Bãi đậu xe:

Tình hình thiếu bãi đậu xe tại trung tâm thành phố vẫn luôn là vấn đề nan giải cho những người làm event chuyên nghiệp nhưng không bao giờ được bỏ qua yếu tố này khi chọn lựa địa điểm cho event. Nên ưu tiên chọn lựa những địa điểm có kèm dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách tham dự chương trình. Nhất là đối với những sự kiện rất đông người, trong lúc khảo sát địa điểm,  hãy chú ý khảo sát các bãi giữ xe khác ngoài bãi giữ xe chính phòng khi bãi này quá tải chúng ta sẽ hướng dẫn khách gởi tại các bãi sơ cua. Nếu Event mà bãi giữ xe không liền kề ngay với địa điểm thì bạn nên thỏa thuận để nhân viên bãi xe sẽ dẫn xe ra bãi giúp khách, nhiều vị khách sẽ rất bực mình nếu phải tự đem xe đi gởi và cuốc bộ hàng trăm mét để tới được địa điểm tổ chức.

Vấn đề an ninh, an toàn

Trong lúc khảo sát địa điểm bạn hãy chú ý quan sát và dò hỏi, phải đảm bảo rằng địa điểm tổ chức có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa cháy, vòi phun áp trần, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm, nhân viên bảo vệ, camera theo dõi, hộp cứu thương và máy phát điện. Nên chọn những địa điểm có nhiều lối thoát và cách bệnh viện gần nhất không quá 30 phút di chuyển. Nếu bạn dự định tổ chức event tại một nơi cách xa trung tâm thì nhất thiết phải có xe cứu thương  và bác sĩ đi kèm, nếu điện thoại bạn nằm ngoài vùng phủ sóng thì cần trang bị điện thoại vệ tinh cho những trường hợp khẩn cấp. Cho những event qui mô lớn cần có đủ cả 3 lực lượng: an ninh, cứu hỏa và cứu thương.

Dịch vụ cộng thêm:

Thông thường các địa điểm đều có cung cấp những dịch vụ cộng thêm như: dịch vụ ăn uống trong event, hoa trang trí, pháo hoa, thiết bị nghe nhìn, trình chiếu, máy bắn kim tuyến, phương tiện di chuyển, ban nhạc, Internet, máy phát điện… Hãy hỏi xem họ có thể hỗ trợ miễn phí cho bạn không, hoặc nếu tính phí thì tính như thế nào

Nhân viên phục vụ:

Tùy theo lượng khách mời mà bố trí số lượng nhân viên phục vụ theo tỉ lệ phù hợp. Thái độ nhân viên cần phải thân thiện, nhiệt tình và sẵn sàng giúp đỡ. Cần phải có đồng phục chung cho nhân viên, quan tâm đặc biệt đến tính sạch sẽ của đội ngũ này, không khách mời nào thích nhìn thấy người phục vụ mình lem luốc và bốc mùi. Hỏi người quản lý rằng nhân viên của họ có sẵn sàng làm ngoài giờ hay không phòng khi họ sẽ cau có không chịu phục vụ nếu event vượt quá thời gian họ được nghỉ ngơi.

Những qui định:

Mỗi địa điểm đều có những qui định riêng như: qui định về giấy phép tổ chức, về việc chụp hình, quay phim, việc mang thiết bị nghe nhìn hay đồ ăn thức uống từ bên ngoài vào (thay vì sử dụng của địa điểm), giới hạn về lượng cồn, qui định về tiếng ồn, về trang phục và trang trí cho chương trình (bạn không thể thay đổi cách bài trí hay đèn của địa điểm bằng đèn của chương trình hay không thể dán hoặc sơn bất kì gì lên tường), qui định về quảng cáo (không được đặt banner tại cổng ra vào chính của khách sạn) v.v…Cần tìm hiểu kĩ tất cả những qui định này trước khi quyết định thuê địa điểm.

  • Các điều khoản về đặt cọc, thanh toán:
Số tiền đặc cọc, thời gian đặt chỗ và gởi tiền đặt cọc, việc bồi thường khi hủy đặt, những điều khoản về việc thanh toán sau chương trình… là những điều bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng với địa điểm đó.

hủy bỏ đặt chỗ

Mỗi địa điểm đều có những quy định riêng mà người làm Event cần phải tìm hiểu rõ

  • Thời gian cho phép set up

Hiếm khi nào chúng ta không cần đến thời gian set up để dựng phông sân khấu, treo bandrol, trang trí… Thông thường một địa điểm sẽ dành cho chúng ta nửa ngày hay một ngày miễn phí để set up, nhưng đôi khi do kẹt một event tổ chức ngay trước đó, thời gian set up của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp. Hãy hỏi kỹ chủ địa điểm về thời gian cho phép set up, có được miễn phí hay tính phí…

Xem thêm thảo luận tại diễn đàn: Các quán cafe tốt để tổ chức event

THU HƯƠNG


Bài liên quan:

Làm sao để mời khách VIP tham dự event

Event Channel – Bạn sắp tổ chức một hội thảo thu phí dành cho chủ doanh nghiệp, hoặc một hội nghị khách hàng kèm tiệc cho giám đốc, chủ tịch những tập đoàn lớn. Nhưng bạn đang băn khoăn về việc làm sao để mời những vị khách vốn luôn bận rộn này “hạ cố” đến tham dự event của mình. Quả thật, việc thuyết phục họ có mặt là rất khó, tiệc sang, nhà hàng lớn, quà tặng giá trị… cũng không ý nghĩa bằng việc event của bạn đem đến cho họ chính xác những gì họ cần.
Vậy những vị khách VIP này cần gì ở một event, chúng ta hãy cùng khám phá.
1. Khách VIP cần tiếp cận quan chức chính quyền
Các quan chức chính phủ, những người nắm giữ vị trí đầu ngành ở các cơ quan chức năng, chủ tịch các hiệp hội giao thương… là đối tượng mà tất cả những lãnh đạo doanh nghiệp đều mong muốn được tiếp cận nhằm phục vụ cho các mục đích tìm hiểu thông tin, lobby, tạo quan hệ… Nếu trong event của bạn có khách mời, ban cố vấn bao gồm những nhân vật này thì sẽ là một điểm nhấn lý tưởng thúc đẩy khách được mời đăng ký tham dự ngay.
2. Khách VIP cần những cơ hội làm ăn
Networking là tiêu chí quan trọng khi dự event của hầu hết các khách VIP. Họ muốn giao lưu, gặp gỡ và đặt quan hệ làm ăn với nhau thông qua những bữa tiệc như thế này, chính vì vậy, bạn hãy tạo tối đa những cơ hội cho họ có thể làm được điều này.
Hãy mời những vị khách mà sản phẩm, dịch vụ của người này có thể bán được cho người kia, hoặc hai bên có thể hợp tác với nhau. Một giám đốc công ty sản xuất sàn gỗ  sẽ không mấy hứng thú đến tham dự một hội thảo ngành xây dựng với thành phần khách mời là những vị giám đốc công ty gạch men, ngói, sơn, thiết bị phòng tắm… bởi họ không thể là khách hàng của nhau hoặc nếu có thì cơ hội hợp tác là rất ít. Tuy nhiên nếu trong event có thành phần là các chủ công ty thầu thì chắc chắn họ sẽ đăng ký tham dự ngay mà chẳng đợi mời chào nhiều. Nếu bạn tự tin về thành phần khách tham dự, đừng ngần ngại đưa cho người được mời xem danh sách khách tham gia của bạn, khả năng họ quan tâm và tham dự sẽ rất cao.
Trong event, bạn nên có các hoạt động có thể gắn kết được họ. Nếu đó là một chuyến team building, hãy chia họ theo nhóm cố định, nếu đó là một buổi hội nghị khách hàng, có thể có một phần thi namecard đẹp dành cho khách tham dự để họ “có cớ” trao đổi namecard rộng rãi.
YBA Ladies
Các nữ doanh nhân vui hết mình tại dạ tiệc Quý bà của Hội doanh nhân trẻ
3. Khách VIP cần nơi tiếp đãi đối tác
Nếu có thể, nên tạo điều kiện cho khách mời của mình có thể mời thêm đối tác của họ đến. Những buổi tiệc thử rượu của các công ty rượu, một dạ tiệc sang trọng trong một khách sạn lớn… là dịp lý tưởng để khách hàng mời đối tác của họ tham dự cùng. Như vậy bạn vừa mời được họ, vừa có cơ hội tiếp cận những khách hàng tiềm năng do họ dẫn đến.
4. Khách VIP thích những sở thích VIP
Đôi khi một vị giám đốc chơi golf hay tennis không phải vì họ thích golf, hay đi xem một buổi hòa nhạc chưa hẳn vì họ yêu âm nhạc. Họ đến với sở thích đó vì họ biết rằng có rất nhiều VIP khác cũng tham gia vào thú vui “quý tộc” này, vừa giúp xây dựng hình ảnh đầy phong cách của họ, vừa có cơ hội làm quen với những VIP khác. Đó là lý do vì sao người ta hay tổ chức các giải golf dành cho doanh nhân mà không phải giải bóng đá. Hãy chú trọng vào các hoạt động “quý tộc” này nếu bạn muốn chinh phục khách VIP.
HẠ THẢO

Bài liên quan:

Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi

Event Channel – Mùa mưa đã đến, và việc tổ chức những event ngoài trời như khởi công, khánh thành, thi đấu thể thao hay các lễ hội… không được thuận lợi như mùa nắng nữa vì những thay đổi bất thường của thời tiết.

Người làm event nên có những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão, đảm bảo event diễn ra suôn sẻ. F-Event xin chia sẻ một số hạng mục chúng ta nên lưu ý khi chuẩn bị cho một sự kiện ngoài trời.

Dự trù kinh phí
Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất định so với mùa nắng, bởi vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong event hay không. Bởi vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các phương án B này, nếu bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.

Địa điểm
Tốt nhất bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời địa điểm một cách dễ dàng. Chẳng hạn chuẩn bị một ngày hội tại sân nhà thi đấu, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên trong nhà thi đấu. Để làm được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao, và sắp xếp, chuẩn bị trước địa điểm trong nhà cho chu đáo phòng khi cần tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất set up phức tạp của nhiều event, lúc này chúng ta sẽ cần đến những phương tiện che mưa hiệu quả và điều này sẽ được đề cập ở phần sau.

Bạn cũng nên chú ý không nên lựa chọn làm event ở các bãi đất không có lát xi măng, bởi khi mưa xuống chúng sẽ biến thành bãi sình khổng lồ, vừa gây nhớp nháp khi đi lại lại có thể lún đất làm hư hại các cọc cắm, lều bạt. Nếu không thể đừng được việc tổ chức event trên các bãi đất trống, như trong trường hợp làm các lễ khởi công, động thổ… hãy xử lý nền bằng cách rải đá dăm hoặc kê palet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt bằng và ngăn chặn ẩm ướt, sình lầy.

Lều bạt và các phương tiện che chắn
Các loại nhà bạt, nhà lều (Hình 1) rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường, kích thước của chúng có thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event.

Kinh tế hơn, chúng ta có thể dù che (Hình 2), ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng: 10m, 15m và 20m (đường kính), tùy vào diện tích khu tổ chức event mà chúng ta có thể chọn loại phù hợp.
Công ty TNHH SX CK 😄 TM Hải Dương, một nhà sản xuất và cung ứng lều bạt uy tín cho nhiều event lớn chia sẻ kinh nghiệm về lựa chọn phương tiện che chắn phù hợp cho event: “Nếu tổ chức các buổi khởi công, động thổ, hay các bữa tiệc ngoài trời, bạn nên sử dụng các loại nhà lều, nhà bạt, vừa có tính kiên cố, vừa thẩm mỹ, tạo sự trang trọng cho event. Nếu là các lễ hội trên không gian rộng, bạn có thể sử dụng một số dù che lớn để bao phủ không gian tổ chức, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Phương án dành cho các gian hàng triển lãm giới thiệu sản phẩm có thể là dạng lều xếp kích thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, có ưu điểm dễ tháo lắp thi công, diện tích chiếm dụng ít (Hình  3) hoặc gian hàng bằng bạt (Hình 4), loại sản phẩm này được sử dụng rộng rãi ở các hội trợ, triển lãm với các chi tiết thiết kế thi công tỉ mỉ hơn lều xếp, gồm có nóc bạt che, vách gỗ hoặc vách bạt, palet, thảm trải sàn, đèn chiếu sáng, quạt, bàn ghế, giúp cho đồ đạc để trong gian hàng không bị mưa hắt và mọi hoạt động diễn ra bình thường”.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay
Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, các PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và những món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của các bạn.

Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trờiTiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?

ĐỨC LUÂN


Bài liên quan:

Các loại hình địa điểm trong tổ chức Event

Event Channel – Hiểu theo cách đơn giản nhất thì địa điểm (venue) là nơi sự kiện được tổ chức. Thông thường, các vị khách sẽ có ấn tượng về doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều bầu không khí mà sự kiện mang đến. Do đó, tùy theo mục đích, người tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp, thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình. Hãy cùng Event Channel bắt đầu tìm hiểu những hình thái địa điểm quen thuộc nhất với các bạn nhé.

Khách sạn, resort

Furama resort – Đà Nẵng

Đây là lựa chọn phổ biến, một kết quả tìm kiếm hoàn hảo khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện bởi khách sạn có khả năng cung cấp đồng bộ các yêu cầu từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến trang trí, phục vụ, dịch vụ ăn uống. Đặc biệt với những hội nghị, hội thảo kéo dài nhiều ngày, khách sạn – resort thực sự là lựa chọn lý tưởng giúp người tham dự không phải di chuyển quá nhiều hay lo lắng về chỗ ở xa nơi tổ chức.

Tại Việt Nam, phần lớn hệ thống khách sạn – resort 4 sao trở lên đều có dịch vụ trọn gói cho nhiều loại sự kiện trong nhà với chất lượng phục vụ đáng tin cậy như Intercontinental, Sheraton, Melia (Hà Nội), Sofitel Plaza, Caravelle, Park Hyatt… Bạn có thể liên hệ phòng Sales, Banqueting để thuê ballroom cho sự kiện đám cưới, hội thảo, hội nghị …

Trung tâm hội nghị – hội thảo – tiệc cưới

Trung tâm hội nghị – tiệc cưới White Palace, Hồ Chí Minh

Do được xác định rõ chức năng nên loại hình địa điểm này vô cùng thích hợp để tổ chức những cuộc hội thảo, seminar mang tầm cỡ lớn, chuyên nghiệp hay quốc tế. Bên cạnh phòng lớn dành cho các buổi khai mạc, bế mạc, những loại địa điểm này còn có những phòng nhỏ với tiện nghi đầy đủ. Phần kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, các thiết bị ghi âm, máy chiếu…) được trang bị hiện đại. Tùy vào nhu cầu khách hàng, các thiết bị này sẽ được tính theo phí sử dụng. Sử dụng trung tâm làm địa điểm là một ý tưởng hay khi tổ chức lễ tốt nghiệp, hội nghị khách hàng, các buổi họp mặt công ty hay hội thảo, khóa học.

Ở Hà Nội hiện có hai trung tâm lớn cho yêu cầu này là Trung tâm hội nghị quốc gia Mỹ Đình và Trung tâm báo chí quốc tế Lê Hồng Phong. Còn trong thành phố Hồ Chí Minh, người tổ chức dễ dàng lựa chọn nhiều trung tâm uy tín, dịch vụ chất lượng cao với nhiều giá thành hợp lý như Grand Plaza, White Palace, Gala Royale, Callary, Riverside Palace, Queen Plaza…

Nhà hát

Nhà hát lớn Hà Nội

Nếu bạn cần địa điểm tổ chức sự kiện trao giải, lễ quyên góp, buổi độc tấu, các chương trình thiên về trình diễn nghệ thuật hay những sự kiện mang tính chất trang trọng và đẳng cấp thì hãy tìm đến nhà hát. Khung cảnh sang trọng, vẻ đẹp quý phái, lịch sự sẽ khiến người tham dự cảm thấy được tôn vinh và chìm đắm trong không gian đậm sắc màu văn hóa cao. Hơn thế nữa, tổ  chức tại nhà hát, người tổ chức không lo đến yếu tố thời tiết hay vấn đề vệ sinh, an ninh đồng thời có thể kiểm soát được số lượng người tham gia.

Tại các thành phố lớn của Việt Nam đều có nhà hát ở những vị trí trung tâm, đẹp khiến người tham dự sự kiện dễ dàng tìm thấy như nhà hát lớn Hà Nội, nhà hát Âu Cơ, nhà hát múa rối Thăng Long (Hà Nội), nhà hát Lớn thành phố Hồ Chí Minh, nhà hát Bến Thành (Tp.HCM)…

Sân vận động

Sân vận động Mỹ Đình lớn nhất Việt Nam với sức chứa 40.000 chỗ ngồi.

Địa điểm vô cùng thích hợp cho những bữa tiệc, những sự kiện thu hút hàng trăm nghìn người tham gia với mong muốn mang lại không khí thoải mái, vui vẻ, đặc biệt phù hợp cho các sự kiện thể thao, các ngày hội đồng diễn, các chương trình văn nghệ giải trí quy mô lớn. Với hệ thống bãi đậu xe, an ninh và nhiều dịch vụ tiện ích xung quanh, nhà tổ chức chỉ cần liên kết chặt chẽ để thỏa mãn nhu cầu cao nhất cho mọi người. Một trong điểm nổi bật khi tổ chức tại sân vận động, nhất là dành cho những sự kiện Xanh (Green Event), đó là hệ thống giao thông công cộng kết nối đông đảo người tham dự với loại hình địa điểm này.

Hẳn nhiều người vẫn còn nhớ những sự kiện mang lại hiệu ứng cao với cộng đồng được tổ chức tại sân vận động như Lễ hội hoa anh đào thường được tổ chức tại SVĐ Quần Ngựa (Hà Nội) hay lễ bế mạc chương trình 1000 năm Thăng Long – Hà Nội tại sân vận động quốc gia Mỹ Đình, Rock Storm 2010 tại sân vận động quân khu 7…

Trước sự phát triển đa dạng của xã hội hiện nay, rất nhiều hình thái địa điểm được lựa chọn để có một chương trình, bữa tiệc hợp với tính chất sự kiện. Ví dụ như những buổi ra mắt, triển lãm tranh, kỷ niệm danh nhân thường tổ chức tại gallery, bảo tàng, team building kết hợp đãi tiệc ở khu du lịch, hay những buổi workshop, seminar, hội thảo chuyên đề trong các trường đại học. Và gần đây, hình thái du thuyền, biệt thự – villa, nhà vườn… cũng đã được chú ý và đưa vào sử dụng cho đối tượng khách cao cấp.

Có một điều chắc chắn rằng ý tưởng là điều quan trong nhất khi tổ chức một sự kiện, song địa điểm là yếu tố cấu thành không thể thiếu trong danh sách làm nên sự thành công cho chương trình. Một địa điểm phù hợp với chi phí, ý tưởng, chất lượng quản lý, dịch vụ… sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện giảm đi nhiều căng thẳng, rủi ro trong quá trình tổ chức; mang lại nhiều ấn tượng tốt đẹp cho người tham gia!

HÀ ANH


Bài liên quan: