Archive

Posts Tagged ‘event agency’

Kinh nghiệm nhìn nhận năng lực của một Event Agency

Event Channel – Công ty bạn dự định tổ chức một Event lớn và dự định Outsource (thuê ngoài) một Event Agency thực hiện điều này. Việc cân nhắc, lựa chọn một Agency có đủ năng lực nhằm giúp bạn thực hiện một Event “trên cả mong đợi” không hề dễ dàng.

Nhiều công ty thích lựa chọn những Agency có tên tuổi và có nhiều năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một Agency đã từng thực hiện nhiều Event lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường. Nhiều công ty, do ngân sách có hạn, đành phải chọn những Agency kém nổi tiếng hơn nhưng chi phí phải chăng hơn, và ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với chất lượng.

Bất kỳ lựa chọn nào cũng có những rủi ro của nó mà những người ngoài ngành Event ít người biết được. Một Event Agency có 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho bạn một Event vừa ý. Một Marketing Director từng ngậm ngùi chia sẻ: “Tôi đánh giá rất cao năng lực của họ (Event Agency) và quyết định trao Event của mình cho họ thực hiện nhưng cuối cùng do có quá nhiều sự kiện cần làm một lúc, họ đành giao cho một cậu nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính, và kết quả Event đó bị đổ bể rất nhiều do sự non tay của cậu ta”.

Như bạn đã biết, giống như trong một tiệm cắt tóc có rất nhiều thợ và người khách hàng khi đến tiệm thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất cắt cho mình để đảm bảo sự vừa ý toàn phần, một ê kíp làm Event, nhất là ở công ty lớn, có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm rất tốt sự kiện nào đó mà bạn biết, nhưng đến sự kiện của bạn lại do một người khác tổ chức cho nên mọi thứ không hoàn toàn giống nhau, chưa kể là nhiều công ty còn phân chia dự án cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách hàng nào quan trọng thì mới đưa cho người giàu kinh nghiệm thực hiện. Thêm vào đó, sự thay đổi nhân sự diễn ra liên tục ở các Agency, có thể năm nay người này làm Event Manager nhưng qua năm sau lại là người khác nên không có gì đảm bảo là chất lượng tổ chức Event của họ đồng nhất.

agency evaluation

Vấn đề giá cả cũng tương tự như vậy, nếu may mắn, bạn sẽ chọn được một Agency chào giá cả hợp lý nhưng chất lượng rất cạnh tranh, không thua kém gì các Agency lớn khác. Nhưng nếu không may, bạn sẽ gặp phải tình cảnh “tiền nào của nấy”, phải đánh đổi việc tiết kiệm chi phí cho một chất lượng cũng hết sức trời ơi.

Nếu có kinh nghiệm nhìn nhận Event Agency tốt, bạn sẽ hạn chế tối thiểu các sai lầm đó và có được một Event như ý muốn với sự tương quan hợp lý về chất lượng – giá cả. Thông thường, một khách hàng tinh ý sẽ nhận biết năng lực của Agency thông qua một số thông tin cũng như câu hỏi xoáy sâu vào một số điểm chủ chốt như sau:

– Ai là người tổ chức Event cho bạn: Agency có thể nổi tiếng, có thể còn non trẻ, “bộ sậu” lãnh đạo có thể hùng hậu cũng có thể chưa có danh tiếng gì đáng kể, nhưng quan trọng nhất, ai là người thiết kế ý tưởng, tổ chức Event đó cho bạn. Hãy dò hỏi xem Event Manager của bạn tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, ít nhất những thông tin này cũng giúp bạn có những đánh giá ban đầu về năng lực của họ dù chưa chính xác hoàn toàn. Hãy yêu cầu Agency cho bạn gặp Event Manager tại buổi Present kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn khai thác thêm thông tin về họ thông qua những câu hỏi dường như vu vơ mang tính chất xã giao. Việc này cũng giúp bạn nắm bắt được tính cách của họ: điềm tĩnh, cẩn thận, tỉ mỉ hay đại khái, cẩu thả, thành thực hay chỉ phóng đại kiến thức, khả năng của mình và công ty.

tiêu chí đánh giá event agency

Hãy gặp trực tiếp người sẽ tổ chức Event cho bạn

– Họ đã làm điều đó như thế nào: Thông thường các Agency sẽ phô trương những Event lớn nhất của công ty mình đã từng làm cho những tên tuổi, thương hiệu lớn, và đa phần các khách hàng lấy đây là thước đo để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của Agency. Nhưng họ lại thường quên tự hỏi là Event đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những cú “bể show” làm khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại Event đó mới rõ hơn cả. Lại nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những Agency có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên cho các Agency từng tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một công ty muốn tổ chức seminar liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt seminar liên tỉnh của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp Agency hiểu trước đường đi nước bước và hạn chế các sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây cũng là một ý tưởng đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực Agency, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt hơn.

– Ý tưởng liệu có khả thi: Thông thường các công ty thường muốn Event của mình có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng cho đáng “đồng tiền bát gạo”. Vì vậy họ dành điểm cộng cho những Agency đem đến những ý tưởng tổ chức độc đáo. Tuy vậy, thực tế đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến thành hiện thực một cách đáng thất vọng hơn người ta trông đợi. Chẳng hạn như khi present, Agency dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm những trái bóng bay bay lên, tuy nhiên trong thực tế, dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu không tung ra được, đó là khâu triển khai thực hiện của Agency không tốt. Do đó, nên chọn những ý tưởng bạn cho là an toàn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút “ngông” nếu như bạn không muốn làm “chuột bạch” cho Agency thể nghiệm ý tưởng sáng tạo của họ.

– Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của Agency: Người làm Event giỏi cần phải là người ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến. Bạn hãy đề nghị người đến từ Agency chia sẻ thêm về một số tình huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức Event và cách họ đã vượt qua nó. Một Agency nhiều kinh nghiệm và khó khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.

– Báo giá cũng có thể nói lên nhiều điều: Một báo giá có tổng chi phí thấp không phải là lựa chọn khôn ngoan, mà một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa chọn hàng đầu của bạn. Một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của Agency, còn một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, không chuyên nghiệp hoặc thiếu chuyên nghiệp của Agency đó. Giá cao hay giá thấp còn phụ thuộc vào “đẳng cấp” của Agency đó nữa, đôi khi bạn phải chấp nhận giá cao vì thương hiệu của Agency để đổi lấy sự an tâm. Tuy nhiên, cũng cần biết sơ qua một vài “chiêu” của Agency để làm cho báo giá của mình thêm phần thuyết phục: thông thường Agency sẽ để mức giá phải chăng cho những hạng mục mà bất cứ ai cũng có thể áng chừng giá được, chẳng hạn như cung cấp PG, hoa tươi…, tuy nhiên họ sẽ để mức giá tương đối vô chừng cho những hạng mục khó kiểm định về giá thành như dàn dựng, thi công… Như vậy khách hàng nhìn vào sẽ thấy báo giá của Agency rất phải chăng nhưng không hề biết rằng họ lời nhiều là ở những khoản khách hàng không am hiểu nhiều. Như vậy bạn cần phải xem xét kỹ để có thể đánh giá mức giá của một Agency có phải chăng hay không.

Xem thêm: Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

PHƯƠNG NAM

Tin cũ hơn:

Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng

Event Channel – Khi một sản phẩm mới ra đời, tất cả những người chủ sở hữu dĩ nhiên đều muốn sản phẩm của mình có một lễ ra mắt thật hoành tráng, ấn tượng và kích thích người tiêu dùng lan truyền nó. Lúc này, “trọng trách” đặt lên vai người tổ chức Event khá nhiều.

Làm sao để tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm để lại nhiều ấn tượng trong lòng người tham dự và đem lại sự hài lòng tối đa cho chủ sản phẩm -dịch vụ mới ra mắt? Một sự kiện tung sản phẩm tốt, từ cách thức tổ chức, từ thông điệp và concept cần phải truyền tải được những trải nghiệm đặc biệt cho người tham gia sự kiện. Event Channel có một vài gợi ý cho bạn theo thứ tự quy trình tổ chức một Product Launch Event như sau:

Concept của chương trình

Trong Event ra mắt sản phẩm của thẩm mỹ viện Pamas gần đây, ThinkEvent đã đưa concept “Hành trình sắc đẹp vượt thời gian” vào Event thông qua câu chuyện từ Cỗ Máy Thời Gian và mỗi khách mời được coi  là một hành khách trong chuyến du hành Vượt thời gian và điều này làm hiện thực hóa tính năng trẻ hóa làn da của công nghệ chăm sóc sắc đẹp được giới thiệu. Một Concept tốt giúp Event truyền tải thành công thông điệp tới người tham dự. Xem thêm Concept và theme: Linh hồn của sự kiện.

Tiết mục hóa trang “Đông Tây kim cổ” minh họa cho Concept của chương trình

Địa điểm, set up

Tùy vào concept, người làm event sẽ lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Không nhất thiết lúc nào tung sản phẩm cũng phải ở trong khách sạn, những trải nghiệm về địa điểm khác lạ mang đến cho khách hàng ấn tượng lâu hơn. Chẳng hạn ra mắt một tủ sách văn hóa hay lịch sử thì tổ chức ở thư viện, hay Văn Miếu Quốc tử giám có thể phù hợp. Để ra mắt một sản phẩm điện thoại nhấn mạnh vào tính “năng động, khám phá” của teen, nhà tổ chức lại cho decor một căn nhà hoang lại làm nơi tổ chức, và các bạn trẻ tới tham dự đã rất phấn khích điều này.

Phong cách set up cũng tạo ấn tượng mạnh cho người tham dự. Rất nhiều sản phẩm coi trọng việc set up, decor, đặc biệt là các sản phẩm mỹ phẩm, hi tech, thời trang. Trong một Event ra mắt sản phẩm mới của Cle De Peau, toàn bộ không gian của khán phòng khách sạn được trang trí bằng một màu đen huyền bí, bốn bức tường khách sạn được phủ những bức màn bằng vải gấm đen thay thế cho màu trắng vốn có, khách tới tham dự cũng được yêu cầu trang phục màu đen – lễ ra mắt sản phẩm này thật sự là một bữa tiệc về thị giác. Glade – sản phẩm nước xịt phòng lại biến toàn bộ mặt tiền nhà hát Thành phố thành cung điện hoa với hàng triệu đóa hoa tươi thu hút sự hiếu kỳ của người dân và cả giới truyền thông.

Nhân tượng trong lễ tung sản phẩm

Trang trí địa điểm bằng nhân tượng trong buổi ra mắt

CLB Truyền hình của hãng phim Tuổi Trẻ

Ấn tượng từ việc đăng ký tham dự Event

Những tấm thiệp sáng tạo sẽ là màn gây ấn tượng đầu tiên của sản phẩm dành cho khách hàng. Hoặc việc đặt chỗ tham dự một cách đặc biệt cũng sẽ tạo ấn tượng khó phai. Một số sản phẩm cho khán giả chơi trò chơi hay thi một cuộc thi nhỏ, tag ảnh, tag bài viết để đoạt vé tham dự, một vài sản phẩm lại đề nghị người tham dự đổi một sản phẩm hay vật dụng nào đó để lấy vé mời, chẳng hạn như Event ra mắt một sản phẩm giấy văn phòng mới trong thời gian gần đây, có yêu cầu người tham dự đem đến một vài kg giấy cũ để được nhận sản phẩm dùng thử mới cùng với vé mời tham dự.

Tiết mục điểm nhấn

Những gì có thể giúp người tham dự lưu ấn tượng về Event không gì khác là ngoài một vài điểm nhấn. Cách thức sản phẩm ra mắt khán giả sẽ khiến họ nhớ lâu nếu nó có gì đó đặc biệt, vì vậy nhiều người làm event thích tạo “hiệu ứng wow” tức là sự thích thú, ngạc nhiên cho khách tham dự bằng những phần trình diễn đặc biệt khi ra mắt sản phẩm. Chẳng hạn làm những điều không tưởng như cho ô tô bay, hay đưa ô tô lên tầng cao nhất ở khách sạn… đã có tại Việt Nam, hay tạo những sản phẩm thật lớn để được ghi vào kỷ lục Guiness, hoặc trình diễn những kỹ thuật hi tech như hiệu ứng âm thanh ánh sáng, hiệu ứng nâng, xoay… để tôn vinh sản phẩm.

Product launching

Những hình ảnh đặc sắc của xe FIAT 500 tại Launching Event

Tuy nhiên, cần lưu ý góc độ khả thi của những “công nghệ” ra mắt này, vì từ ý tưởng đi đến thực tế là cả một quá trình khó khăn. Trong lễ ra mắt một sản phẩm dầu ăn, theo kế hoạch, khi Tổng giám đốc nhấn nút, bức tường bằng mốp sẽ vỡ ra nhiều mảnh để lộ sản phẩm ở phía sau. Tuy nhiên do công tác sản xuất, thực hiện không tốt, bức tường không vỡ ra mà đổ sập xuống, làm cho khách hàng rất tức giận về hình ảnh “sụp đổ” mang đầy tiêu cực này, còn người làm Event được một phen nhớ đời về trình diễn những ý tưởng sáng tạo trong Event.

Trải nghiệm sản phẩm

Lái thử xe ô tô, dùng thử đồ ăn thức uống… sẽ làm cho khách hàng ghi nhớ lâu, quyết định mua sản phẩm hoặc giới thiệu cho người quen về những trải nghiệm thú vị của họ đối với sản phẩm. Đừng nên bỏ qua tiết mục này khi ra mắt một sản phẩm nào đó.

Tạo điều kiện cho khách hàng lan truyền về Event và sản phẩm

Sẽ rất tuyệt nếu bạn giúp cho người tham dự đứng tại Event và share ngay thông tin lên mạng xã hội của họ để lan truyền cho bạn bè họ. Có thể thực hiện điều này bằng cách upload hình của họ lên trang web của Event, và ngay dưới các trang có các nút, link cho phép share thông tin này lên các Mạng xã hội phổ biến, hay gởi mail cho bạn bè. Họ thì thích thông tin nóng sốt, chúng ta thì thích tính lan truyền, chắc chắn khách hàng sẽ rất thích việc thông báo cho bạn bè biết “Này các bạn, tôi đang tham dự sự kiện… đó nhé”.

Khuyến khích mua sản phẩm

Sau khi tung sản phẩm, có thể khuyến khích khách hàng mua sản phẩm để bước đầu có được doanh số. Nếu là khách hàng đại lý, có thể khuyến khích họ ký hợp đồng mua nhiều sản phẩm, đổi lại được bốc thăm may mắn trúng quà. Nếu là khách hàng cá nhân, có thể tặng coupon giảm giá, hay có các chương trình khuyến mãi để khích lệ họ mua sản phẩm mới, hoặc tổ chức “giờ vàng hạ giá”, “đấu giá phiên bản đặc biệt” của sản phẩm. Trong một chương trình ra mắt điện thoại gần đây, 50 chiếc điện thoại đặc biệt được cẩn đá quý và chữ Limited Edition (so với điện thoại thường không có đá quý và chữ này) đã bán hết veo trước khi sản phẩm được tung ra thị trường, bởi vì nó đã tạo cho người ta tâm lý “đây là 50 chiếc điện thoại hàng độc chưa ai có”.

ANH THẢO


Bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện

Event Channel – Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình. Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.

Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim… tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep,  xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ… để gây chú ý cho người đi đường.

xe bus chạy roadshow

Làm roadshow cho game

Xe bus chạy roadshow với “tiệm Internet” lưu động bên trong

làm roadshow với xe jeep

Làm roadshow với xe jeep

Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.

tổ chức roadshow với xe segway

Tổ chức roadshow với xe segway

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.

Ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí … chạy chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động. Những chương trình bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức.

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe đạp

Tổ chức roadshow với xe đạp

Đi roadshow với xe bán tải

Đi roadshow với xe bán tải

Để tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có nhiều cơ quan chính trị như các tuyến đường Nguyễn Huệ, Lý Tự Trọng, Lê Duẩn… Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để “gây chú ý” cho người đường, nhưng việc này cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.

Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.

Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.

Xem thêm: Cách viết proposal cho chương trình ActivationKinh nghiệm phát tờ rơi quảng bá sự kiện
LÊ ĐẠI (Giám đốc Công ty Đại Dương Event)

Giới thiệu thêm về công ty Đại Dương Event
Đây là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trên toàn quốc.
Công ty có thế mạnh về Tổ chức roadshow, tổ chức lễ khai trương – khánh thành, tổ chức lế khởi công – động thổ, cung cấp người mẫu – PG – Lễ tân , cho thuê các thiết bị tổ chức sự kiện. Các bạn có thể tham khảo các sự kiện mà công ty đã tổ chức tại website:  www.daiduongevent.com .

Điện thoại: 0985.771133  –  0168.244.1249

Email:  daiduongevent@gmail.com

Website: daiduongevent.com –   chayroadshow.wordpress.com


Bài mới hơn:

Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 1)

Event Channel – Có rất nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện rất giỏi nhưng không phải ai cũng có khả năng điều hành một Event Agency (công ty tổ chức sự kiện) trở nên có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Nếu một ngày nào đó bạn muốn thành lập một Event Agency, hãy dành thời gian để cân nhắc về những yếu tố cần thiết để thành công và phải xác định sở trường, sở đoản của mình có thực sự phù hợp với việc đó hay không.

Tố chất cần có của người lãnh đạo

Khi thành lập một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết rằng đây là nơi mà bạn cần những mối quan hệ xã hội rộng rãi và những kỹ năng phát triển kinh doanh để tồn tại. Thành công của bạn trong lĩnh vực này sẽ không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức mà còn là những quan hệ cộng đồng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng kinh doanh và cả kế hoạch Marketing của bạn nữa.

Tuy nhiên, để có thể thành công, bạn cần có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, bán hàng hay marketing, những kinh nghiệm đó sẽ là tiền đề để bạn mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh. Và với những mối quan hệ xã hội của mình, bạn có thể tự tin tìm kiếm được những khách hàng cho chính mình.

Cũng giống như bất kỳ nghành nghề nào,bạn cần có những kỹ năng cơ bản để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:

1. Quản lý nhân viên hiệu quả và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc được giao

2. Biết cách quản lý thời gian dành ưu tiên để giải quyết những rủi ro

3. Tìm kiếm những phương thức mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề.

4. Bạn có kỹ năng ra quyết định. Đầu tiên bạn phải đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.

5. Biết cách giao tiếp với khách hàng và những người bán hàng.

6. Đưa ra ý tưởng và biến các ý tưởng thành công việc cụ thể, có hiệu quả.

7. Bạn có chiến lược Marketing phù hợp để quảng bá dịch vụ của mình

8. Biết cách quản lý dòng vốn và theo dõi các giao dịch tài chính.

9. Bạn hiểu được và làm tốt việc thế nào là thành lập nhóm

10. Bạn biết cách khuyến khích và động viên bản thân và những người xung quanh.

Bạn có thể không phải là một nhà tổ chức sự kiện giỏi vì việc đó đã có nhân viên của bạn hỗ trợ, nhưng nếu bạn muốn quản lý tốt và làm cho công ty của mình có chỗ đứng trong lĩnh vực này, thì không thể thiếu việc liên tục trau dồi kiến thức về ngành Event bằng cách “xắn tay áo” tham gia vào một vài event để trải nghiệm thực tế. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học về tổ chức sự kiện như khóa học của những tổ chức đào tạo tương đối có uy tín như công ty Lê Quý Dương (tlequyduong.com), Vietnam Marcom ( vietnammarcom.edu.vn). LBS (lbs.edu.vn), BMG (bmg.edu.vn)…

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng ngay từ thời kỳ đầu.

Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khách hàng, nhất là những khách hàng trung thành.Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường, bạn đã chắc chắn rằng có một số lượng khách hàng nhất định sẽ cần đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty tương lai của bạn cung cấp.Vậy cụ thể họ là ai? Hãy lên danh sách những khách hàng tiềm năng đầu tiên trước khi bạn chuẩn bị thành lập công ty.

Nên nhớ rằng người có thể chào hàng tốt nhất cho công ty của bạn chính là bạn, nhất là khi công ty còn non trẻ bởi vì khách tiềm năng của bạn họ đến với bạn qua các mối quan hệ cá nhân, tín nhiệm bạn nhờ uy tín của bạn. Vì vậy, đừng nghĩ đến việc khởi sự thành lập công ty tổ chức event khi mà bạn biết rằng mình hay cổ đông của mình không có kỹ năng sales tốt và dự định giao việc này cho nhân viên thuộc cấp của mình lo liệu.

Những người đó có thể là đồng nghiệp, bạn bè, họ hàng người thân… Đừng bỏ qua việc thông báo về công ty mới thành lập của bạn cho bất kỳ một mối quan hệ thân quen nào, cho dù họ không làm trong lãnh vực Marketing, Event hay Kinh doanh. Biết đâu sau này chính họ hay có người quen nào của họ lại có nhu cầu tổ chức một sự kiện nào đó, phải làm sao để “nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp” đầu tiên họ nhớ tới để liên hệ hay giới thiệu cho người khác chính là bạn. Và bạn hãy lên kế hoạch cho việc tiếp cận họ ngay từ khi chưa nhận được tờ giấy phép thành lập công ty.

Quyết định dịch vụ bạn sẽ cung cấp là gì

Hiện nay các dịch vụ tổ chức event khá phong phú, từ tổ chức tiệc cưới, trình diễn ca nhạc, show thời trang đến các buổi giới thiệu sản phẩm, hội họp, triển lãm… Trong một rừng những dịch vụ như thế, bạn cần phải chọn những dịch vụ mà bạn nắm rõ nhất, có nhiều kinh nghiệm và thành thạo nhất, tại đó bạn có thể tạo ra doanh thu tối đa. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều nghành nghề và bán tất cả các loại dịch vụ về Event để cuối cùng chỉ thu được sự rắc rối, vì như người ta đã nói “Trăm hay không bằng tay quen”.

Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hãy chọn đó là lĩnh vực mũi nhọn của công ty bạn, đừng cố gắng dàn trải sang lĩnh vực tổ chức khởi công, động thổ, khánh thành… chỉ vì thị trường đang có nhu cầu. Tổ chức hội nghị trong nhà rất khác so với một lễ khởi công ngoài trời, từ việc lập kế hoạch, quá trình thực hiện, các trang thiết bị đến cả cách định giá. Thực tế, mỗi Event được lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá theo những cách khác nhau và vì thế bạn không thể tổ chức tất cả các loại Event một cách hoàn hảo.

Thêm vào đó, khách hàng có am hiểu thường có xu hướng lựa chọn những công ty mà họ cho là chuyên gia trong lãnh vực họ đang cần chứ không đánh giá cao những công ty luôn gật đầu “Cái gì tôi làm cũng được cả”. Vì vậy hãy tìm hiểu về khách hàng và chào hàng một lãnh vực mũi nhọn phù hợp với nhu cầu của họ và sở trường của mình.

Nghiên cứu thị trường.

Khách hàng: Dựa trên lãnh vực kinh doanh bạn đã chọn, hãy xác định đối tượng khách hàng tiềm năng của mình. Một công ty hướng đến việc chuyên tổ chức sự kiện cho giới trẻ thì khách hàng phải là các công ty có sản phẩm dành cho giới trẻ, một công ty chuyên làm sự kiện khánh tiết như khởi công, động thổ… có lẽ nên đặt trọng tâm vào các khách hàng là công ty nhà nước nhiều hơn. Hãy nghiên cứu thêm về những hoạt động marketing họ đã làm, dò la thông tin từ các mối quen biết để nắm được cái “gu” của họ.

Đối thủ: Và bạn cũng cần tìm hiểu, phân tích đối thủ của mình để xem mình đang ở đâu trên thị trường. Tất nhiên không phải vài ngàn công ty tổ chức sự kiện trên khắp Việt Nam này đều là đối thủ của bạn, nhưng ít nhất những công ty thực hiện cùng loại Event như bạn sẽ là đối thủ trực tiếp tranh giành khách hàng của bạn. Nên dành nhiều thời gian tham khảo những event do họ tổ chức để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời đánh giá xem có gì khác biệt và đặc biệt, qua đó thấy được họ làm cách nào để thu hút khách hàng và các nhà tài trợ. Công việc này có vẻ không hề dễ dàng một chút nào nhưng để thành công trong một thị trường đã có những người đi trước thì bạn cần phải nỗ lực hơn.

Bản thân công ty: Phân tích SWOT dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức bao gồm trong dự án kinh doanh

  • Điểm mạnh: Xác định các nguồn lực của bạn và cách sử dụng chúng để xây dựng điểm đặc sắc so với các đối thủ nhằm giành được thiện cảm của khách hàng tiềm năng. Những ưu điểm của bạn là gì? Những điểm nào bạn có thể làm tốt hơn các công ty khác (chẳng hạn như kinh nghiệm làm một cổng chào ấn tương bằng một chất liệu đặc biệt cũng chính là điểm mạnh mà các đối thủ khác không có được)
  • Điểm yếu: Xác định những nguồn lực bạn thiếu, những lợi thế mà đối thủ cạnh tranh có được để xem bạn có thể khắc phục hay nên tránh? Ví dụ bạn không mạnh về truyền thông, PR cho sự kiện, thì có thể liên kết với một PR Freelancer hay một đối tác là PR Agency khác trong thời gian đầu.
  • Cơ hội: Xem xét xem những thay đổi về chính sách của chính phủ, về xu hướng marketing của thị trường.. liệu có đem lại cơ hội nào cho bạn, và kết hợp cơ hội đó với các điểm mạnh mà công ty bạn có để tạo nên một chiến lược kinh doanh thắng lợi.
  • Thách thức: Những thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay đổi trong xu hướng thị trường, thay đổi trong lối sống…) hay bất kỳ tình huống bất lợi có thể đem đến nguy cơ cho dự án kinh doanh. Xác định tất cả những nguy cơ hiện tại và tương lai. Nó có thể là sự hiện diện của một đối thủ mạnh hay một phương thức mới để tổ chức Event .

Xem tiếp: Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)

XUÂN CƯỜNG (Biên dịch)


Bài liên quan:

Tâm sự nghề nghiệp: Lần đầu tiên làm Designer cho Event

March 9, 2011 1 comment

Event Channel – Đây là một câu chuyện kể về những ngày đầu làm Designer cho một công ty Event của một anh bạn thiết kế trẻ. Chuyện được ghi lại chân thật từ một câu chuyện có thực. Những người làm Event cũng có thể rút ra được nhiều kinh nghiệm cho mình từ những vấn đề mà Minh – nhân vật chính gặp phải.

Minh là một designer giỏi, anh đã từng có kinh nghiệm design cho nhiều công ty nội thất, quà tặng… và đều được đánh giá cao về chất lượng công việc.

Tuy nhiên điều đó không giữ chân được Minh, anh muốn tìm kiếm một môi trường làm việc mới lạ, năng động để kích thích tính sáng tạo. Được sự giới thiệu của một ông anh làm nghề tổ chức sự kiện, anh được nhận vào làm designer cho một Event agency.

Ngày đầu vào làm việc, Minh tiếp xúc với bao nhiêu là thuật ngữ mới bên cạnh một số từ lõm bõm biết được ở các công ty khác: phông sân khấu thì gọi là backdrop, rồi nào là banner ngang, banner dọc, X standee, X banner, tent card, place card… loạn hết lên.

Tuy vậy anh vẫn rất hào hứng nghe cô event planner brief ý tưởng về một số vật dụng đang cần thiết kế và làm việc đến quên cả ăn trưa. Chiều hôm sau mở máy trình các tác phẩm đã hoàn thành trước sếp, anh hy vọng nhận được lời khen ngợi của sếp. (Lúc nộp đơn vào công ty anh đã nộp kèm 1 đĩa CD các tác phẩm đã làm của mình và sếp có vẻ rất thích những tác phẩm đó liền nhận anh vào thử việc ngay).

– Gì thế này, đây là gì hả em? – sếp gõ gõ ngón tay vào màn hình máy tính.

– Đây là cổng chào chị ạ, em dựa trên ý tưởng về dòng nước và cầu vồng để thiết kế nên nó đó.

– Cổng chào thế này làm sao mà dàn dựng trên thực tế được chứ, tốn kém vật liệu, cầu kỳ, làm sao mang vác xuống các tỉnh được, không khả thi – bà sếp trẻ lắc đầu – còn cái này là cái booth để ngoài trời?

– Dạ, cái này để ở sân Nhà văn hoá thanh niên.

– Trời ạ – sếp thở dài chán nản – sao em thiết kế booth ngoài trời lại không có mái che thì PG đứng ngoài nắng hết hả. Lại còn sử dụng giá trưng bày kiểu này, đây là triển lãm game chứ đâu phải mỹ phẩm.

Những ngón tay thon dài của bà sếp tiếp tục lướt qua các bản vẽ khác, và dường như bản nào sếp cũng tìm ra điểm để chê bai:

– Em xem, thiết kế banner cho music show buổi tối nè. Buổi tối ngoài sân ánh đèn tối om mình phải dùng màu gì bắt sáng, có đèn chiếu bổ trợ thì trông nó rực rỡ hay ít nhất không đèn đóm gì thì cũng phải nhìn ra cái banner, chứ tím tím đen thế này có trông ra cái gì đâu. Chẳng lẽ học thiết kế em lại không học về cân bằng và tương phản?

Bước ra khỏi phòng sếp, Minh bước ra ngoài châm một điếu Con mèo. Lần đầu tiên kể từ khi đi học đến khi đi làm, thành quả công việc của anh bị chê như hắt nước đổ đi như thế.

Sáng hôm sau, Minh gặp Thuỷ – Event planner của công ty tại chỗ làm. Thuỷ rón rén:

– Chiều hôm qua lúc em về sếp gọi em vào hỏi han rồi la một trận vì tội brief cho anh không kỹ nên thiết kế sai ý tưởng. Em sơ ý quá, đáng lẽ bận đi khảo sát địa điểm thì phải hẹn lại sếp để có thời gian xem qua thiết kế của anh rồi góp ý chỉnh sửa, đằng này chưa xem gì đã chuyển thẳng qua cho sếp.

– Ừm, hôm qua anh cũng bị chị ấy la cho một trận.

– Ôi chị ấy vốn nóng và thẳng tính lắm, anh đừng để bụng nha. Chị ấy có gì không hài lòng là nói ngay nhưng nói bằng thái độ góp ý chân thành. Thôi anh vào đây em mở máy rồi em góp ý cho anh chỉnh sửa lại.

Minh và Thuỷ cùng châu đầu vào màn hình. Thuỷ nói rằng thiết kế trong event có những điểm đặc trưng khác những loại thiết kế khác.

– Đây anh xem, thiết kế cổng chào thế này rất là nghệ thuật nhưng mà như hôm qua em có nói chương trình này làm ở 10 tỉnh nên cổng chào, booth phải tính toán sao cho dỡ dễ dàng còn đem đi được. Cả chất liệu nữa, ở đây em thấy trong booth anh sử dụng cả thuỷ tinh, kính màu, cái này dùng trong nội thất thì được chứ kính dễ vỡ, với đối tượng khách hàng là gamer tụi nó hay chen nhau có thể sẽ đổ vỡ hết. Với lại do booth chơi game thử của mình nằm ở giữa sân trống, nên cần tận dụng 3 mặt nên mở ra để khán giả có thể tiếp cận mình từ mọi mặt, nếu làm booth chỉ có một mặt thế này sẽ bất lợi vì khán giả không được trông rõ bên trong gian hàng. Nên hạn chế các vật che chắn, để không gian được rộng rãi, cởi mở, khuyến khích người ta vào để thử game, không bị chật chội, bức bí.

Minh gật gù, nhận ra thiết kế của mình tuy đẹp nhưng chưa sát thực.

thiết kế booth

Thuỷ cho rằng làm booth giữa không gian rộng nên tận dụng ba mặt và có thiết kế mở.

– Còn nữa, sân khấu loa không phải bố trí mỗi nơi một cái thế này, có lẽ anh cho là ý đồ nghệ thuật nhưng thực tế người ta set up hệ thống âm thanh ánh sáng loa người ta thường chồng chất lên nhau. Loa cũng có loa trầm, loa trung, loa thanh nữa, tốt nhất anh xem qua mấy bức ảnh chụp sân khấu để kham thảo thêm về cách set up loa và đèn trong thực tế. Chứ mình thiết kế một đằng, mai mốt set up một nẻo thì có nhiều điều ngoài ý muốn xảy ra: có thể có những phần sân khấu bị loa, đèn che mất vì anh không lường trước loa, đèn lại để ở vị trí như vậy. Hơn nữa khách hàng họ nhìn thấy dàn dựng thực tế khác với bản vẽ họ sẽ không thấy hài lòng.

Thuỷ tiếp tục nhấn chuột và xem xét các thiết kế khác:

– Còn cái backdrop nữa nè, chữ anh để sát dưới chân thế này khán giả ở xa họ nhìn lên sân khấu sẽ không nhìn rõ những vị trí thấp quá nên nói chung hạn chế việc để những cái quan trọng xuống chân sân khấu.

Minh như vỡ ra nhiều điều hay ho,mới lạ:

– Đúng là anh phải tìm hiểu nhiều về những việc này. Nhưng những designer khác không biết ban đầu thiết kế cho Event có gặp những khó khăn như thế này không ha.

– Tất nhiên là có chứ, nhưng chắc đỡ hơn anh là họ không phải chịu ngay một “trận cuồng phong” vào ngay bữa đi làm đầu tiên – Thuỷ cười – cho nên một phần là tụi em phải brief kỹ, một phần là khi họ thiết kế xong mình phải xem lại, góp ý để họ chỉnh sửa cho ổn. Phải dùng kinh nghiệm làm Event thực tế của mình để biết chỗ nào ổn, chỗ nào không.

Phải dùng kinh nghiệm làm event thực tế của mình để biết chỗ nào ổn, chỗ nào không.

– Nói vậy chắc là phải là người giàu kinh nghiệm làm Event lắm mới nhận ra được đúng không.

– Hihi nếu được vậy thì đã tốt, tụi em cũng phải học dần dần từ thực tế thôi ai mà chẳng có lúc chân ướt chân ráo vào nghề. Cũng có lần em bị khách hàng than phiền dữ lắm, vì tội thi công không đúng như thiết kế. Khổ cái là thiết kế đó thì hoành tráng lắm nhưng bên thi công họ nói làm theo như vậy không làm được nên thay bằng vật liệu khác, kiểu dáng nó cũng khác đi một chút. Rồi như một lần làm activation ở siêu thị, em không lưu ý là ở Maximark người ta không cho dựng booth cao quá 2m trong sảnh, nên dựng lên xong xuôi đâu đó phải kêu thi công đến … cưa bớt. Mà anh biết rồi, thiết kế đều có tỷ lệ nhất định cho tương xứng, giờ cưa bớt đi nhìn cụt cụt rất vô duyên. Khách hàng là một phần, nhưng tự em cũng cảm thấy áy náy vì không lưu ý vấn đề này khi làm, lỗi này thì rõ ràng do em chứ không phải do thiết kế.

Mất gần một ngày để Minh chỉnh sửa các mẫu thiết kế. Các tác phẩm chuyển qua cho bộ phận account sau khi nhận được cái gật đầu hài lòng của sếp. Minh thư thái dắt xe ra khỏi công ty. Hôm nay anh có hẹn với Hoà, người đã giới thiệu anh vào công ty.

Châm một điếu thuốc, Hoà rít một hơi dài nhìn ra cửa kính của quán:

– Thiết kế cho Event không hề khó, có điều nó có những đặc điểm riêng mình cần chú ý chút là tất cả ro ro ngay. Tại sao tôi là người thiết kế cũng tàng tàng thôi, nhưng chú thấy đó chỉ cần tôi ngỏ lời muốn chuyển công ty là các công ty event nhận vào ào ào. Là bởi vì tôi có kinh nghiệm thiết kế cho Event nhiều rồi, chỉ cần nói sơ sơ là tui hiểu ra vấn đề, làm vèo một cái là xong tất cả. Nếu phải chỉnh sửa gì thì chủ yếu là màu sắc, bố cục chứ hiếm khi mà thiết kế sai ý.

– Vậy theo anh giờ em phải bắt đầu như thế nào để bắt nhịp vào công việc thiết kế cho Event này?

– Chịu khó nghe kỹ người ta brief, dùng sự suy đoán của bản thân để xem xét làm thế nào là hợp lý, phải luôn nghĩ là “mình làm cái này để tổ chức sự kiện chứ không phải để ở hay để trưng bày”. Các designer thường làm theo yêu cầu của người cần thiết kế, không hình dung được cái chương trình nó thế nào nên nhiều khi thiết kế xong bàn giao rồi người kia mới thấy bất cập không phù hợp chương trình. Tốt nhất nên dành thời gian xem lướt chương trình để xem người ta đang định làm cái gì. Nếu xác định là đầu tư lâu dài cho công việc, thỉnh thoảng nên dành thời gian đi xem Event này kia để quan sát, nhận xét cái hay, dở trong thiết kế của họ. Chịu khó để ý một chút là học được khối thứ đó.

Minh nhấp một ngụm cà phê, gật gù. Ngày mai anh dẫn bạn gái đi xem một ngày hội ở công viên Lê Văn Tám, nhất định anh sẽ chú ý xem các thiết kế tại đó. Minh khám phá ra rằng có rất nhiều điều thú vị đang chờ đợi anh tìm hiểu trong lãnh vực này.

HOÀNG MAI


Bài liên quan:

Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

Event Channel – Thông thường khi muốn tổ chức một sự kiện, những công ty khách hàng (Client) sẽ có những thông tin, yêu cầu cơ bản về tổ chức đối với đơn vị thực hiện (Agency) và mời các Agency đến để phổ biến những thông tin này.

Phía Agency sẽ cử người đến  công ty nghe Công ty khách hàng phổ biến thông tin trực tiếp và quá trình này được gọi là “đi nhận briefing” hay đi nhận brief và buổi phổ biến thông tin đó được gọi là Event Briefing. Một buổi Briefing thường được đồng nhất với một buổi RFP (Request for proposal) vì tính chất của nó là đưa ra những thông tin, yêu cầu, sau đó đề nghị Agency gởi proposal và báo giá để đấu thầu.

Buổi briefing là một khâu quan trọng trong quá trình làm event vì nó giúp Công ty khách hàng và Agency gặp gỡ nhau ở sự thấu hiểu về chương trình. Đứng ở vai trò một Agency, việc nhận brief càng chu đáo thì cơ hội thắng thầu càng cao.

Những bí quyết dành cho Event Agency khi đi nhận brief

– Tìm hiểu về khách hàng: Trước khi gặp một khách hàng, cần phải tìm hiểu kĩ về khách hàng đó, để hiểu về khách hàng như”gu” của họ, những chương trình trước đây đã tổ chức,… một khi nắm được nhu cầu của khách hàng thì cuộc gặp sẽ diễn ra thuận lợi và thông tin rõ ràng hơn. Bạn có thể tìm hiểu thông tin về họ qua website của họ, báo chí, hay qua những mối quan hệ trong nghề.

Tác phong: Đi đúng giờ vì khách hàng sẽ không đánh giá cao những Agency bê trễ, ăn mặc lịch sự và phù hợp không khí của công ty khách hàng (nếu biết trước công ty khách hàng), nên đi từ hai người trở lên để bổ trợ cho nhau, nhưng cũng không nên đi quá nhiều như muốn “áp đảo” khách hàng.

– Càng chi tiết càng tốt: Để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng, trước khi đi gặp khách hàng, chúng ta nên xác định được loại event mà họ muốn thực hiện (tổ chức hội nghị, khai trương động thổ, activation,…) và liệt kê ra những câu hỏi từ checklist đã làm cho những event trước. Kinh nghiệm và mức độ quan tâm của Agency đối với Event sẽ thể hiện qua những câu hỏi mà họ đặt cho khách hàng.

– Giới thiệu về công ty mình: Cho dù khách hàng biết hay chưa biết nhiều về công việc, cũng nên giới thiệu sơ qua về công ty mình và một số dự án công ty đã làm cho khách hàng thông qua một bản Presentation để khách hàng có cái nhìn tổng quát và tin tưởng vào năng lực công ty bạn. Có thể mào đầu bằng cách hỏi khách hàng “Chúng tôi có thể giới thiệu cho anh/chị sơ qua về công ty mình được chứ?” và nếu họ đồng ý thì bạn bắt đầu phần giới thiệu.

Kĩ năng khai thác: Rèn luyện kĩ năng khai thác thông tin vì 80% lý do một bản brief không tốt vì kĩ năng đặt câu hỏi và truyền đạt của người nhận brief “có vấn đề” hoặc đơn giản là do thiếu kinh nghiệm. Có nhiều khách hàng rất bài bản và chuyên nghiệp trong việc brief cho Agency, họ thường chuẩn bị những bảng brief rất cụ thể, chi tiết kèm theo những yêu cầu. Ngược lại một số khách hàng lại không chuyên nghiệp trong việc này lắm,  nhiều lúc ngay chính họ cũng không xác định được yêu cầu của họ là gì và diễn đạt nó một cách hết sức mơ hồ. Vì vậy đòi hỏi Agency phải có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để khai thác thông tin, nhận biết được nhu cầu, mong muốn từ khách hàng. Nên nhớ, những khách hàng càng mập mờ về thông tin thì càng khó lường, còn những khách hàng càng tỉ mỉ, chi tiết, càng đưa ra nhiều câu hỏi là người dễ dàng để hợp tác cùng vì họ tương đối chuyên nghiệp.

– Với một checklist đầy đủ và chương trình thành công thì bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy tất cả những hạng mục cần phải chuẩn bị cho event tiếp theo. Các Event agency nên phổ biến cho đội ngũ của mình một mẫu Event briefing chuẩn để khi đi gặp khách hàng, họ sẽ biết khai thác những thông tin tối thiểu cần có để thực hiện Event.

– Hãy kết thúc buổi nhận Briefing bằng cách nói với khách hàng rằng “Nếu cần thêm thông tin để thực hiện proposal, tôi có thể liên vệ với anh/chị để được cung cấp thêm được không?”. Dĩ nhiên họ sẽ rất sẵn lòng và việc bạn làm là lưu lại liên lạc của họ để có thể khai thác những vấn đề cần bổ sung mà ngay tại buổi Briefing bạn chưa thấy ngay được.

Đối với Công ty mời thầu: hãy chuẩn bị sẵn Event Briefing:

Một hoặc hai trang A4 có thể gói gọn toàn bộ thông tin và yêu cầu của chúng ta về Event mà chúng ta cần tổ chức. Người thực hiện dự án khi có trong tay một bản brief tốt sẽ nhìn được bức tranh toàn cảnh của dự án: Mình đang ở đâu ? Vai trò của mình là gì ? Mục tiêu mà khách hàng muốn đạt được qua dự án này. Bản Event Briefing càng chi tiết, kỹ lưỡng thì sau này càng đỡ nhọc công cho bạn và cả Agency. Một bản brief hay nên có đầy đủ các thông tin cần thiết như :

  • Thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự, thành phần tham gia…
  • Thông tin về công ty và ngành, người liên hệ trực tiếp: ngành nghề kinh doanh cũng rất quan trọng, vì ta sẽ xác định được vị trí của Khách hàng trên thị trường, từ đó đưa ra những lựa chọn thích hợp.
  • Tính chất của khách tham dự: tuổi tác, thu nhập, sở thích…
  • Thông điệp muốn gửi tới khách hàng
  • Các mục tiêu cần đạt được: Ví dụ mục tiêu về số lượng tham dự, về doanh số, về tỷ lệ phản hồi…
  • Các chiến lược đề ra
  • Những yêu cầu khác
  • Tiêu chuẩn để đánh giá Event thành công
  • Hạn mức ngân sách, kinh phí
  • Những yêu cầu về các mốc thời gian hoàn thành : ngày nào thuyết trình bản kế hoạch, ngày nào ký hợp đồng, ngày nào bắt đầu triển khai…

Bạn có thể tham khảo một mẫu Event Briefing tương đối chi tiết và đầy đủ tại đây

NGUYỄN CHINH (Account Manager công ty BB Event)


Bài liên quan:

Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả

Event Channel – Những bí quyết dưới đây giúp bạn quảng bá truyền thông cho sự kiện của mình, và phần tiếp theo định ra những tuỳ chọn về các phương tiện công bố thông tin để bạn có thể tham khảo và sắp xếp trong ngân sách cho phép của mình.

Lên kế hoạch công bố thông tin sớm

Nguyên tắc quan trọng nhất của việc lên kế hoạch quảng bá là lên sớm, càng sớm thì càng có nhiều cơ hội quảng bá sẵn sàng cho bạn lựa chọn. Nó còn giúp ta thư thả để sản xuất những vật phẩm quảng cáo có chất lượng và giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất chúng.

Tính đến ngân sách đầu tiên

Lên một khoản ngân sách để quảng bá cho event của bạn càng sớm, thì càng mở ra nhiều cơ hội. Ví dụ với một ngân sách cho phép, bạn có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio hay TV, sản xuất brochure, flyer hay poster,gửi mail trực tiếp… Tuy rằng có nhiều tuỳ chọn cho việc quảng bá miễn phí, nhưng nó không đáng tin cậy bằng những gì bạn phải trả để có bởi vì bạn không thể kiểm soát thời gian và nội dung thông điệp của bạn.

Định ra khán giả mục tiêu của mình

Điều này sẽ giúp bạn tìm ra phương tiện tốt nhất để tiếp cận họ. Ví dụ nếu đối tượng của bạn là sinh viên thì bạn muốn tất cả sinh viên sẽ đến tham dự event hay chỉ một vài nhóm đặc biệt, ví dụ sinh viên năm 2 ngành marketing? Càng làm chi tiết, rõ ràng thì chiến lược quảng bá càng hiệu quả.

Đặt ra mục tiêu (có tính thực tế)

Định rõ bạn muốn đạt được gì từ việc tuyên truyền về event. Ví dụ bạn tập trung vào số lượng khán giả, như bán được bao nhiêu vé, đạt mục tiêu gì về thu nhập, hay tập trung vào đặc điểm khán giả, không cần nhiều, chỉ cần đúng đối tượng mà thôi? Phải làm rõ điều này chiến dịch quảng bá của bạn mới đi đúng hướng.

Phát triển một kế hoạch:

Lên một kế hoạch giúp bạn đạt mục tiêu với ngân sách thực tế và thời gian cụ thể.

Phương tiện Thời gian tối thiểu
Gửi mail hàng loạt Ít nhất 48 giờ trước event
Thông cáo báo chí 1 đến 2 tuần
Thông cáo báo chí cho báo giấy 4 đến 6 tuần
Lập 1 website 3 đến 4 tuần
Poster, bandrol 2 đến 4 tuần
Tờ rơi 4 đến 6 tuần
Gửi thư 1 đến 2 tuần
PrintAD, TVC 6 đến 8 tuần

THẢO NGUYÊN (Dịch từ eventprofs.net)


Bài liên quan: