Archive

Posts Tagged ‘event manager’

Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment
Event Channel – Trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện là mong muốn của nhiều bạn trẻ còn ngồi trên ghế nhà trường hiện nay. Nhưng vì chưa được đào tạo một cách chuyên nghiệp cũng như không có nhiều cơ hội va chạm thực tế thường làm các bạn kém tự tin trong việc ứng tuyển cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện, hoặc có thì không được nhà tuyển dụng đánh giá cao, dẫn đến việc mặc dù có đam mê, năng khiếu nhưng không được đánh giá đúng và thể hiện hết khả năng của bản thân.
Vậy nhà tuyển dụng cần thấy những gì ở bạn? Và bạn phải thể hiện điều đó như thế nào? Xem một số lưu ý dưới đây để tự tin tiến gần hơn đến với công việc mình yêu thích.

1. Phong cách
Một người tổ chức sự kiện không thể có phong thái uể oải, chậm chạp, đi như không thể nhấc chân lên nổi được. Hãy tưởng tượng trong những giây phút dầu sôi lửa bỏng, bạn phải làm việc với một người cứ đủng đỉnh, lề mề thì sẽ như thế nào? Người làm sự kiện, họ phải nhanh nhẹn, tự tin, nói năng to, rõ ràng. Bạn nên cố gắng tập cho mình phong cách này hoặc ít nhất cũng thể hiện được điều này khi được phỏng vấn. Để được như vậy, bạn nên tập luyện một vài lần dáng đi sao cho dứt khoát, nói năng gãy gọn trước khi gặp người tuyển dụng. Lưu ý khi phỏng vấn nên mặc những trang phục thể hiện tính năng động và dễ di chuyển, tránh mặc váy, đầm rườm rà sẽ gây vướng víu và hạn chế trong việc đi lại, lên xuống cầu thang dẫn đến hình ảnh lúng túng, thiếu năng động. Cái nhìn đầu tiên rất quan trọng, vì thế bạn nên tạo một ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng.
Phong thái tự tin, nhanh nhẹn cần thiết với một người làm
tổ chức sự kiện
2. Kiến thức
Bạn nên chuẩn bị kiến thức càng nhiều càng tốt. Nếu có điều kiện tham gia vài khóa học về event thì thật tốt, nếu không, bạn có thể tham khảo những kiến thức và kinh nghiệm thực tế từ những trang web dành cho người làm event hoặc hỏi han, trao đổi với những người đi trước để hiểu về nghề này. Kiến thức mà bạn thể hiện rất quan trọng vì ngoài kinh nghiệm thì kiến thức là nền tảng cho mọi hoạt động của bạn trong công việc sau này. Kiến thức tốt giúp bạn nắm bắt công việc nhanh hơn và tiếp thu được nhiều hơn trong quá trình làm việc.

3. Kinh nghiệm
Như đã nói ở trên, nếu như kiến thức là nền tảng quan trọng thì kinh nghiệm lại là những kỹ năng bạn cần phải trang bị trước khi bắt đầu công việc. Kinh nghiệm không đòi hỏi phải chuyên sâu hay phức tạp mà có thể chỉ đơn giản là bạn đã tham gia một vài event trước đó. Với bất cứ vai trò nào, dù là helper, hay chỉ đơn giản là PG, PB thì bạn cũng cần nêu kinh nghiệm của mình, bên cạnh đó, bạn cũng nên cho nhà tuyển dụng biết về công việc của bạn trong sự kiện đó bao gồm những gì, những việc này bạn cần trung thực vì bạn sẽ không thể qua mắt nhà tuyển dụng nếu như không có mà bạn lại có. Dù là kinh nghiệm ở vị trí nào thì nó cũng đều giúp ích được cho công việc sau này của bạn, ví dụ như bạn được giao quản lý PB thì bạn sẽ hiểu rất rõ công việc của các PB là gì và quản lý họ thế nào cho hiệu quả.
4. Thể hiện
Việc thể hiện mình cũng rất quan trọng. Thể hiện không có nghĩa là khoe khoang bản thân mà cần cho nhà tuyển dụng thấy được những tố chất tích cực của mình và mình phù hợp với công việc này. Nếu như nhà tuyển dụng đòi hỏi một người có đầu óc sắp xếp và tổ chức, và bạn có những tố chất này thì hãy chia sẻ với họ. Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ biết cách khơi gợi để bạn có thể chứng tỏ khả năng, ngược lại, nếu họ không làm như vậy bạn hãy chủ động hỏi họ để có cơ hội giới thiệu thêm về bản thân. Ví dụ như, bạn có thể hỏi về các sự kiện công ty thường làm thì làm với những suppliers nào? Qua đó, bạn có thể kể 1 vài suppliers giá tốt mà bạn có quan hệ và kinh nghiệm làm việc với họ. Tương tự như vậy, bạn có nhiều cách để thể hiện kiến thức và kinh nghiệm, không nhất thiết phải ngồi im như phỗng chờ người tuyển dụng hỏi. Qua cách bạn tương tác, họ còn đánh giá được rằng bạn rất quan tâm đến công việc mà bạn ứng tuyển nữa.
Thể hiện tốt giúp nhà tuyển dụng đánh giá cao về bạn
5. Tinh thần
Khi bạn đã chuẩn bị tốt về tất cả mọi thứ thì bạn sẽ có một tinh thần thoải mái và tự tin. Tuy nhiên, nếu như bạn không có được nhiều kinh nghiệm thì bạn cũng không nên quá lo lắng. Hãy để cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự mong muốn được làm việc ở vị trí này và cộng tác cùng công ty của họ. Nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao tinh thần ham học hỏi và nhiệt tình với công việc, và họ sẽ đào tạo thêm cho bạn trong công việc. Những người có đam mê thì sẽ gắn bó với công việc và sẽ cố gắng để làm tốt công việc, vì vậy, hãy để tinh thần thoải mái và chia sẻ một cách thẳng thắn nhất mà bạn có thể.

PÉ MIU

Bài liên quan:

Tuyển dụng trong event – hãy để ứng viên thỏa sức sáng tạo

Event Channel – Muốn có những nhân viên tốt, cần phải tìm cách khai thác được khả năng tiềm ẩn của họ rồi kích thích cho khả năng ấy phát triển. Để được như vậy, hãy cho họ thỏa sức sáng tạo, thỏa sức nói lên ý kiến, và dùng cảm nhận, kinh nghiệm của bản thân để đánh giá họ, đừng dùng bất cứ một nguyên tắc nào làm cái khuôn đem đi áp đặt với tất cả mọi người.

Tôi làm tổ chức sự kiện tại một công ty truyền thông. Đến với nghề đã được 3 năm và có 1 năm trong vị trí quản lý bộ phận events của công ty, tôi có vài kỉ niệm về tuyển dụng và quản lý trong nghề này muốn chia sẻ với các bạn yêu thích và có mong muốn tham gia nghề tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện – hay người ta thường gọi là nghề event là một nghề mới mẻ và năng động, thu hút rất nhiều bạn trẻ tham gia và tìm hiểu về nó. Người làm event thường là những người sáng tạo, năng động và có đầu óc tổ chức. Nói thì đơn giản, nhưng có tham gia mới biết những khó khăn vất vả của nghề này. Tuy nhiên, vượt lên tất cả là đam mê đối với nghề khiến cho các bạn trẻ vẫn lao vào và thử thách với nghề.

Tại công ty mà tôi công tác, nhân viên event đến rồi đi như thay áo, có nhiều lý do như không phù hợp với công việc, không chịu được áp lực hay lý do phát sinh trong quá trình làm việc như bất đồng quan điểm với sếp, xích mích với đồng nghiệp,… mà những người không có tính kiên nhẫn hay không quen làm việc áp lực sẽ rất khó thích nghi.

Trong quá trình làm việc, tôi nhiều lần tuyển dụng nhân viên event cho công ty cũng như tuyển cộng tác viên event cho trang tin mà tôi quản lý. Có một lần tuyển dụng mà tôi cảm thấy nhớ và vui nhất. Lần đó, bộ phận của tôi cần thêm 2 nhân sự nữa để chuẩn bị chạy một dự án lớn và dài ngày. Trong quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị cho chương trình, mặc dù thiếu người nhưng team của tôi đã làm rất tốt và đang vào giai đoạn hoàn thành nốt các khâu set up để chạy chương trình.

Tuyển người mới, tôi đề xuất với sếp là nên tuyển những người có kinh nghiệm một chút để họ nắm bắt chương trình nhanh, mình đỡ phải mất thời gian hướng dẫn, nhưng ý kiến của sếp là “Em không cần tuyển mấy bạn có kinh nghiệm nhiều đâu, mới ra trường họ có nhiệt huyết, làm việc tốt hơn”. Thuyết phục không được, tôi đành đăng tuyển dụng và nhận được rất nhiều CV gửi đến xin ứng tuyển vào vị trí này. Chọn được vài hồ sơ mà tôi thấy phù hợp nhất, nhờ nhân sự liên hệ mời đến phỏng vấn. Suy nghĩ mãi về cách phỏng vấn sao cho ứng viên có thể thể hiện hết khả năng của họ cũng như có thể thoải mái nói về những ý kiến cá nhân đối với công việc và qua đó tôi sẽ đánh giá được năng lực hay tiềm năng của ứng viên.
Thông thường, đi phỏng vấn, tôi rất không thoải mái và bị căng thẳng khi bị hỏi như một cái máy “Em hãy kể về những công việc em đã từng làm qua”, “Hãy kể cụ thể về những công việc em đã làm”, “Vì sao em nghỉ ở công ty cũ”, “Em mong muốn gì ở công việc mới”,… Những câu hỏi như được đóng khuôn và đem đi áp cho tất cả các ứng viên. Tôi quyết định sẽ thử một cách khác.

Hẹn gặp ứng viên, tôi giới thiệu tên, chức danh và nói với ứng viên về các thông tin mà tôi đã nắm về họ như – “Theo chị thấy, em tốt nghiệp Đại học A, đã từng làm qua ở công ty B, đúng không?”
– “Theo em, những công việc đã làm qua, giúp em có những kinh nghiệm, tố chất gì phục vụ cho công việc event mà em đang apply vào?”
Sau khi để cho ứng viên tự kể một vài kinh nghiệm để xem họ có phần nào hình dung được những tố chất cần thiết cho công việc tổ chức event mà họ đang dự định làm hay không, tôi đưa ra một đề bài và cho họ 10 phút để hoàn thành. Đề bài là “Hãy lên kế hoạch cho chương trình phát tờ rơi trong vòng một tuần tại 5 siêu thị trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh”
Và ra ngoài để họ hoàn toàn thoải mái suy nghĩ, sau 10 phút tôi thu lại và phân tích cho họ thấy những cái họ đã nêu được và những cái còn thiếu, sau đó hỏi thêm vài câu nữa về nguyện vong cũng như đề xuất mức lương của họ rồi cho về.
Cuối cùng, tôi chọn được 2 hồ sơ của 2 bạn có bài tập tốt nhất. Trong bài tập, mặc dù các bạn chưa thể lên kế hoạch một cách đầy đủ cho một chương trình phát tờ rơi nhưng đã phần nào hình dung được công việc mà họ phải làm. Phát tờ rơi là một hoạt động không liên quan đến event nhưng việc họ có thể tự vạch ra một kế hoạch với những việc cần làm một cách khoa học cho thấy họ là những người có đầu óc tổ chức và sẽ nắm bắt công việc nhanh chóng.

Đúng như tôi đã kì vọng, hai bạn mới vào làm quen và theo kịp được tiến độ công việc đang rất căng, những việc tôi giao các bạn đều không làm tôi thất vọng. Ngoài ra, tinh thần học hỏi và cầu tiến của các bạn rất tốt, trong suốt quá trình làm việc, mặc dù nhỏ hơn tôi chỉ có 1 tuổi nhưng các bạn luôn tỏ thái độ tôn trọng người quản lý và chịu khó lắng nghe, trau dồi kĩ năng. Sau này, các bạn có nói lại rằng lúc đó, họ thực sự ấn tượng và thích cách phỏng vấn của tôi, vì khi đó họ được thử sức mình, thể hiện khả năng và cảm thấy muốn làm việc, muốn gắn bó với công ty này vì họ tin rằng ở đây họ có thể phát triển các kĩ năng của bản thân, dù có những offer tốt hơn tại những công ty khác.
Thời gian làm việc cùng nhau chưa lâu, tôi rời công ty và làm ở nơi khác, nhưng mối quan hệ với những đồng nghiệp trong bộ phận event – nhất là với 2 nhân viên mà tôi tuyển vào vẫn rất tốt. Sau một thời gian làm và có kinh nghiệm, cả 2 bạn hiện giờ đã có những công việc trong những công ty, tập đoàn lớn với mức thu nhập tốt. Một trong hai bạn hiện tại không còn làm công việc tổ chức sự kiện nữa nhưng bạn ấy luôn cho rằng những kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình làm event đã giúp ích rất nhiều cho bạn trong công việc cũng như những hoạt động ở công ty mới, và bạn được đánh giá rất cao về sự năng động, hiểu biết. Dù không còn làm việc chung và tôi cũng không còn giúp nhiều các bạn trong công việc nhưng họ vẫn luôn dành cho tôi một tình cảm cũng như sự quan tâm của những đứa em đối với người chị lớn.

Có thể thấy, công việc tuyển dụng không phải là tìm những hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu rồi phỏng vấn, nếu có kinh nghiệm thì tuyển vào và giao việc là được. Muốn có những nhân viên tốt, cần phải tìm cách khai thác được khả năng tiềm ẩn của họ rồi kích thích cho khả năng ấy phát triển. Để được như vậy, hãy cho họ thỏa sức sáng tạo, thỏa sức nói lên ý kiến, và dùng cảm nhận, kinh nghiệm của bản thân để đánh giá họ, đừng dùng bất cứ một nguyên tắc nào làm cái khuôn đem đi áp đặt với tất cả mọi người.

THANH NGUYỄN


Bài liên quan:

Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?

Event Channel – Làm sao để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện khi không học về marketing hay những ngành tương tự? Đây là câu hỏi rất nhiều bạn trẻ muốn bước chân vào nghề đặt ra. Có rất nhiều cách để bạn tham gia vào lĩnh vực đầy hấp dẫn này.

Trên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn), bạn có nick pikachu đặt câu hỏi “Em muốn bắt đầu nghề tổ chức sự kiện nhưng chưa có công ty tổ chức sự kiện/ truyền thông nào liên hệ em với bộ hồ sơ em đã đăng lên” và “Em tốt nghiệm ngành tài chính kế toán, ra trường em đi làm các công việc liên quan đến lãnh vực này nhưng em vẫn rất thích nghề tổ chức sự kiện, hiện tại về kiến thức em đang đọc một số ebook về tổ chức sự kiện và trang eventchannel”

Nghề event – hiện nay không có trường lớp chính thống nào đào tạo một cách bài bản. Những người đến với nghề chủ yếu là do đam mê và tự học hỏi, rồi trưởng thành bằng kinh nghiệm cá nhân. Nói như vậy, không có nghĩa là làm event thì không đòi hỏi chuyên môn hay trình độ, vì bất kì kiến thức nào cũng có ích trong quá trình làm event.

Cũng trên diễn đàn này, thành viên titanium góp ý “Nói chung background về tài chính và kế toán thì không có lợi thế về làm event so với các bạn có background về marketing hay đã từng có kinh nghiệm nào đó liên quan đến tổ chức sự kiện. Vậy thì bạn nên nhấn mạnh vào các kinh nghiệm mình đã từng tham gia công tác đoàn, câu lạc bộ, tham gia các cuộc thi (nếu có) để nhà tuyển dụng đánh giá mình là năng động.”

Bạn có nick hoanvu thì lại cho lời khuyên rằng nên đăng ký làm công tác viên cho các công ty, tổ chức trong những sự kiện của họ để có thể học hỏi và tiếp cận trực tiếp với nghề event.

Có nhiều người công tác ở nhiều lĩnh vực khác nhau muốn tìm hiểu về nghề tổ chức sự kiện

Từ những ý kiến trên, có thể thấy rằng có nhiều cách để đến với nghề. Bạn có thể tìm hiểu thông tin ở trên các website chuyên ngành mà hiện giờ cũng rất phổ biến và mang lại nhiều thông tin hữu ích. Hoặc đọc những cuốn sách nước ngoài viết về chuyên ngành này. Sau đó, bạn thử xin vào thực tập tại các công ty chuyên về tổ chức sự kiện lớn, để được tiếp cận với môi trường làm việc chuyên nghiệp và tham gia tổ chức các sự kiện có tầm cỡ, điều này rất có ích cho background của bạn khi xin vào vị trí nhân viên event ở các công ty sau đó. Có thể tham khảo thêm về  kinh nghiệm xin thực tập ở công ty tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, làm cộng tác viên cho các chương trình của các tổ chức, câu lạc bộ trong những sự kiện của họ cũng giúp bạn có nhiều kinh nghiệm thực tế. Qua đây, bạn còn có cơ hội làm việc với nhiều supplier cung cấp dịch vụ hoặc những mối quan hệ với khách hàng để phục vụ cho công việc của bạn sau này.

Để trở thành 1 “eventer” có nhiều cách, trong đó va chạm thực tế là một yếu tố quan trọng để tích lũy kinh nghiệm

Song song với việc thực tập tại công ty và va chạm với công việc thực tế, tham gia những khóa hội thảo, training để có thể trao đổi với các chuyên gia và chia sẻ kinh nghiệm là một cách học hỏi hiệu quả và nhanh nhất và rút được nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước. Tại đây, bạn còn có cơ hội gặp gỡ những người làm cùng nghề, dễ dàng thảo luận về những khó khăn mà bạn gặp phải trong quá trình tham gia nghề này.

Nếu có điều kiện, bạn cũng nên tham gia một hoặc hai khóa học ngắn hạn về marketing, để bổ sung thêm kiến thức cũng như làm “dày” thêm hồ sơ của bạn với các nhà tuyển dụng sau này. Điều này giúp bạn có kiến thức trong nhiều lĩnh vực, và rất có ích với công việc tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi tính năng động và sáng tạo, bạn hãy thể hiện những tố chất này thông qua hồ sơ xin việc của bạn, kể về những kinh nghiệm đã làm qua, những hoạt động ngoại khóa mình tham gia và đề cao vai trò tổ chức của mình. Có thể sáng tạo với một CV bắt mắt hay nội dung thật thú vị mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua.

Cuối cùng, đam mê là một tố chất không thể thiếu đối với một nghề nhiều vất vả này. hãy cố gắng tìm hiểu thật nhiều thông tin và cân nhắc thật kĩ mình có phù hợp và thực sự đam mê với nghề hay không. Bởi vì không riêng gì nghề event, khi bạn làm bất kì một công việc nào mà không có “lửa” thì sẽ không thể hết mình và rất khó để thành công.

Vậy nếu bạn học một ngành ngoài và thực sự ham thích nghề này, hãy tham khảo vài ý kiến trên đây để có được lựa chọn tốt nhất cho hành trang vào nghề.

Tham khảo thêm:  Bạn đến với nghề event như thế nào

Tố chất để trở thành người tổ chức sự kiện

PÉ MIU


Bài liên quan:

Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án

Event Channel – Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một nhân viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin tưởng giao cho quản lý 1 hạng mục công việc, 1 nhóm người, thậm chí là một dự án. Đây sẽ là tiền đề để bạn quản lý các event và trở thành event manager.

Nhưng tiếc là nhiều người không chú trọng và nỗ lực thử thách mình qua các vấn đề này, cho rằng phần công việc của mình rất nhỏ nhặt,  đơn giản thì cần gì đến kỹ năng quản lý nên không cố gắng tìm hiểu, trau dồi, làm đại khái theo kinh nghiệm và quán tính kiểu được chăng hay chớ. Đó là 1 sai lầm làm mất đi cơ hội thử sức và thể hiện mình của bạn.
Hôn nay bạn được giao quản lý 1 team phụ trách các vấn đề hậu cần hay phát tờ rơi trong event. Nếu làm tốt ngày mai có thể được giao quản lý hẳn một event lớn. Nếu quản lý lộn xộn dẫn đến đổ bể thì bữa sau thậm chí đi phát tờ rơi cũng không ai dám giao bạn làm chứ đừng nói là được làm event manager. Mọi thứ đều đi từ thấp lên cao bạn à.
Nhưng nếu cứ đâm đầu vào làm chăm chỉ kiểu lấy cần cù bù thông minh cũng không ổn. Người có tố chất quản lý thể hiện mình làm được việc ngay từ những việc nhỏ nhặt nhất. Bạn có biết có rất nhiều người cả đời không làm được gì ngoài vệc ngồi chờ người khác phân công công việc cho để mà hoàn thành nó? Vì vậy nếu bạn không có sẵn năng khiếu quản lý công việc thì hãy cố gắng trau dồi nhé.
Sẽ có rất nhiều bỡ ngỡ, làm sao để quản lý hiệu quả và đạt được thành công đây. Hãy cùng F-Event làm quen với khái niệm và kỹ năng quản lý dự án nhé.
Trong khuôn khổ bài viết này,  chúng tôi định nghĩa dự án là một phần việc có khởi đầu và kết thúc, được giao cho bạn để vận hành và hoàn thành nó. Theo khái niệm này, từ việc nhỏ như chuẩn bị phương án đồ ăn thức uống cho một nhóm khách cho đến tổ chức một event đều có thể coi là những dự án.
Các khái niệm về dự án và bài học về quản lý dự án bạn có thể tìm thấy rất nhiều trên Google. Tôi chỉ xin nêu qua khái niệm như vậy và đi vào phần trọng tâm mà bất cứ ai quản lý dự án đều phải trải qua. Lưu ý là các chia sẻ này mang tính kinh nghiệm và nhấn mạnh vào tính thực tế, các bạn có thể tự tìm tòi và bổ sung thêm.
Phần 1. Các bước trong quản lý dự án
Bước 1: Lên kế hoạch
Để một công việc thực thi được đòi hỏi phải có kế hoạch cho nó. Kế hoạch không phải là cái viết ra để xem cho vui hay để trình lên sếp mà là cái giúp bạn làm cho dự án thực thi được cho nên nó phải rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi, chứng tỏ được đầu óc quản lý công việc của bạn.
Ví dụ việc phát tờ rơi, không đơn giản là nhận tờ rơi về rồi cả nhóm chia nhau đem đi phát mà đòi hỏi bạn lên danh sách rõ ràng.
– Địa điểm: Phát tờ rơi ở những đâu, thời gian nào, có phải xin phép chủ địa điểm không, phân chia địa điểm thế nào để tiết kiệm thời gian đi lại.
– Nhân sự: Ai phát, một chỗ mấy người đứng phát, phát bao nhiêu tờ một buổi
– Hình thức thể hiện: Trang phục thế nào, cần lưu ý điều gì
– Phòng ngừa rủi ro: Làm sao để khỏi phát trùng, làm sao để kịp chạy mấy điểm một lúc mà phát, bị đuổi hay tịch thu tờ rơi thì phải làm sao?
– Phương án dự phòng: Nếu điểm này không phát được thì bạn đã có danh sách các điểm thay thế chưa, nếu một người phát phải nghỉ đột xuất thì có cần thiết có người thay thế không, hay những người khác kiêm nhiệm được?
– Chi phí: Lương, phụ cấp tính thế nào?
– Quản lý: Quản lý, kiểm tra việc phát này thế nào để đảm bảo tất cả làm tốt, có cần người giám sát, chụp hình… hay người phát tự chụp và ghi chép lại địa điểm?
Đây là 1 mẫu kế hoạch phát tờ rơi đơn giản, trong đó dựa trên số lượng tờ rơi và thời gian, người lập tính toán được khối lượng công việc và số lượng nhân sự cần thiết.
kế hoạch phát tờ rơi
2. Tập hợp nhân sự thực hiện
Bạn có thể sẽ phải huy động một nhóm nhân viên trong công ty mình hay thuê một nhóm sinh viên part time để cùng làm dự án. Nếu là leader của team này, bạn phải làm sao để đưa họ vào guồng một cách hiệu quả?
Nếu nhóm này là những nhân viên ở công ty bạn, phải đảm bảo là họ làm việc tự nguyện và có ý thức trách nhiệm chung. Tôi đã gặp trường hợp một dự án do phòng marketing đảm nhận có huy động sự hỗ trợ của các phòng ban khác thì họ làm khá là miễn cưỡng và thiếu chủ động vì nghĩ đây là nhiệm vụ của phòng marketing. Tốt nhất là nên làm cho họ quán triệt tinh thần đây là việc chung của công ty bằng cách nhờ trưởng phòng hay giám đốc mở lời trước cho mình “danh chính ngôn thuận” kêu gọi sự hợp tác. Trên lý thuyết là vậy, còn thực tế cũng phức tạp lắm, đòi hỏi bạn đủ khéo léo để họ không cảm thấy mình là lính bất đắc dĩ, đang phải thi hành lệnh của bạn mà tỏ ra chống đối, nhưng cũng đừng có thái độ cầu khẩn, nhờ vả thái quá để họ ngỡ đây là việc riêng của bạn và họ đang ban sự giúp đỡ cho bạn, khi nào có hứng giúp thì giúp.
Ngay cả trong một phòng ban liên kết với nhau còn cãi nhau ì xèo huống gì là liên kết nhiều phòng ban. Lúc này kỹ năng team work và giải quyết mâu thuẫn quan trọng lắm (tìm và đọc thêm về nó trên mạng nhé)
3. Phân công, quản lý công việc
Có kế hoạch trong tay rồi, bạn dựa trên đó mà vận hành công việc của mình.
Trước hết là phải phổ biến về dự án và mục đích công việc, hãy cho họ biết họ đang làm gì, phục vụ cho việc gì… mới làm cho họ thấy rõ trách nhiệm, đừng có kiểu úp úp mở mở hay cho rằng họ chỉ cần biết phần việc của họ. Phải xác định những thông tin tối thiểu nào mà họ cần được biết.
Sau đó là phân công công việc. Việc này đòi hỏi bạn sự chu đáo và kỹ năng quản lý tốt. Tôi rất dị ứng với kiểu giao việc chung chung như “Cả team làm cho tôi việc A, việc B này nhé”. Hãy nghĩ xem nếu bạn đưa ra đề nghị như vậy, ai sẽ là người tự nguyện nhận phần việc, áp lực nào về trách nhiệm và thời hạn để đốc thúc họ làm, và làm thế nào để họ thực hiện không chồng chéo?
Hãy giao cho cụ thể ra: Anh A làm phần việc này, chị B làm phần việc kia, đưa hạn chót (deadline) cụ thể mà họ cần hoàn thành, sự rõ ràng như vậy giúp mỗi người trong team biết mình cần làm gì và làm trong bao lâu. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian giải thích và đốc thúc, cũng không ai đổ thừa được khi nhiệm vụ của họ đã rất rõ ràng.
Các bạn nên có 1 checklist rõ ràng như thế này để quản lý công việc cho khoa học.
checklist công việc
Đừng quên huấn luyện cho họ những kiến thức cơ bản để thực thi công việc. Ví dụ muốn đội sales giúp mình việc spam quảng cáo trên các diễn đàn thì phải hướng dẫn họ cách thức spam, muốn mấy cô lễ tân đứng đón khách thì phải hướng dẫn họ đón thế nào.
4. Giám sát tiến độ, báo cáo
Cần phải liên tục giám sát tiến độ dự án bằng checklist và lịch trình công việc. Bạn có thể dùng Microsoft Project hoặc Excel để lập tiến độ công việc (timeline) và theo dõi. Mỗi ngày trôi qua, bạn rà soát xem hôm nay cần làm gì, hoàn thành gì, phải đốc thúc ai. Nếu quá nhiều hạng mục công việc và liên quan đến rất nhiều người, có thể là gởi mail nhắc việc hàng ngày.
Đây là 1 mẫu timeline công việc:
tiến độ công việc
Nếu bạn là leader, hãy đảm bảo luôn nắm được tiến độ của team mình đang đi đến đâu. Nếu dự án dài cả tháng thì báo cáo theo ngày, theo tuần,dài cả năm thì báo cáo theo tháng và bạn phải báo cáo thường xuyên cho cấp trên dù họ không yêu cầu. Như vậy chứng tỏ thái độ làm việc chuyên nghiệp, chu đáo và làm cấp trên luôn an tâm biết rằng công việc luôn vận hành tốt.
Có trục trặc gì xảy ra đe dọa bị trễ tiến độ, ta cần linh động xác định xem là có thể tự linh động giải quyết hay là báo cáo cấp trên để họ quyết định.
Nhiều người thường thiếu chủ động, việc gì cũng đợi cấp trên quyết định dẫn đến đổ bễ, trì hoãn công việc. Ví dụ như có mỗi việc duyệt nội dung tài liệu hội nghị hay marquette tờ rơi mà cũng phải chờ đợi sếp quyết định, sếp bận rộn chưa kịp duyệt mà không dám hối thúc để đến phút cuối mới vắt chân lên cổ chạy, cuối cùng mọi chuyện đổ bể thì phải lãnh bao nhiêu điều tiếng cũng do sự kém chủ động.
Ngược lại, nhiều người lại chủ động thái quá, việc gì cũng chém trước tâu sau, làm cho cấp trên có cảm giác bị vượt mặt hoặc đặt cả công ty vào thế bị động về kế hoạch, ngân sách.
Hãy cố gắng kéo tất cả team vào guồng công việc chung để tạo một không khí sôi động. Hãy công khai cho mọi người nắm tiến độ chung, như việc biết anh A đang làm việc này, chị B đang làm việc kia để họ biết là không chỉ có họ đang cần cố gắng mà tất cả đang cố gắng để bắt kịp tiến độ chung của cả team. Việc này có thể thể hiện qua các email nhắc việc, email trao đổi công việc có Cc cho tất cả mọi người hay các báo cáo định kỳ.
báo cáo tiến độ
5. Đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng, nhắc nhở
Khi dự án đã kết thúc, ta cần họp lại để tổng kết, đưa ra nhận xét, đúc rút kinh nghiệm để các dự án sau làm tốt hơn.
Cũng cần thẳng thắn nhưng khéo léo đưa ra nhắc nhở những cá nhân chưa hoàn thành tốt và khen thưởng kịp thời các cá nhân làm tốt.
Anh Thảo

Bài liên quan: