Archive

Posts Tagged ‘hợp đồng event’

Kỹ năng tạo lòng tin với khách hàng khi lập kế hoạch sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Khi tiếp xúc với khách hàng mới, người làm sự kiện – đặc biệt là những người lập kế hoạch cho sự kiện phải có những kỹ năng làm việc để tạo lòng tin cho khách hàng, nhằm khiến họ hoàn toàn yên tâm khi ủy thác cho các bạn thực hiện sự kiện của mình. Làm sao để vừa thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng, vừa đáp ứng được ngân sách của họ và thực hiện được các sự kiện?

Có một số biện pháp bạn có thể làm để đạt được lòng tin của khách hàng trong quá trình gặp và làm việc với họ để lấy được hợp đồng.

Ký hợp đồng
Ký kết hợp đồng với khách hàng của bạn là bước đầu tiên bạn có thể làm để đạt được lòng tin của khách hàng. Đối với khách hàng của bạn, hợp đồng là một văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm dịch vụ và chi phí của bạn. Đối với bạn, hợp đồng là một cam kết của khách hàng phải trả tiền cho dịch vụ của bạn. Tiền đặt cọc thường được thanh toán thực hiện khi cả hai bên ký hợp đồng. Tiền đặt cọc có thể là một khoản tiền hoặc tỷ lệ phần trăm của tổng số dịch vụ.

Sự kiện cực kỳ chi tiết theo định hướng công việc; khách hàng của bạn có thể trở nên rất chi tiết như là một kết quả. Nếu khách hàng đặt vấn đề ngôn ngữ pháp lý được sử dụng trong hợp đồng, hãy giải thích về các thuật ngữ chuyên dùng trong tổ chức sự kiện để họ nắm được. Nếu khách hàng đặt vấn đề thiếu sót nào của bất kỳ dịch vụ mà bạn hứa sẽ cung cấp, cần xem xét và viết lại hợp đồng. Sử dụng những gợi ý trong các cuộc đàm phán hợp đồng sẽ tăng thêm sự tin tưởng của khách hàng với bạn. Những gợi ý hợp lý đưa ra đúng lúc sẽ khiến khách hàng đánh giá cao sự quan tâm và đầu tư của bạn đối với sự kiện của họ.
Tạo lòng tin cho khách hàng trong công việc lập kế hoạch sự kiện
giúp bạn có được hợp đồng dễ dàng hơn 

Đề cập đến kinh nghiệm trước đây
Có thể bạn không có kinh nghiệm với một sự kiện có tầm vóc như sự kiện lần này của khách hàng, nhưng hãy để cho họ biết bạn đã từng thực hiện một sự kiện tương tự như vậy trước đây bằng cách kể ra các công việc thực tế mà bạn trải qua khi làm sự kiện đó.

Trong trường hợp bạn vẫn e ngại khách hàng không tin tưởng, hãy mời thêm cộng sự của bạn (cùng công ty hoặc freelancer) đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức những sự kiện có quy mô lớn. Trong cuộc họp với khách hàng, hãy để họ trình bày những chi tiết của chương trình, nếu phía khách hàng có chất vấn gì thì họ cũng thay mặt bạn giải quyết những câu hỏi đó. Việc này khiến khách hàng tin tưởng bạn hơn, vì không những các bạn đã có kinh nghiệm mà còn có sự thống nhất, liên kết trong công việc.

Sử dụng ngôn ngữ tích cực
Sử dụng ngôn ngữ tích cực là một cách tuyệt vời để đạt được sự tin tưởng của khách hàng. Với ngôn ngữ tích cực đến tư duy tích cực từ khách hàng của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể lập kế hoạch một sự kiện lớn, sau đó khách hàng của bạn sẽ nghĩ như vậy. Sau đây là một danh sách các từ và cụm từ xây dựng lòng tin vào bản thân và khách hàng của bạn.

“Chắc chắn”

“Tất nhiên”

“Có cùng suy nghĩ”

“Tôi rất vui để (làm việc A, B)”

“Sẵn lòng”, “sẵn sàng”

Nếu bạn đang do dự về một chi tiết yêu cầu và không biết sẽ thực hiện được hay không, nhưng đảm bảo khách hàng của bạn, bạn sẽ để cho họ biết chắc chắn là một cách này hay cách khác. Ví dụ khách hàng muốn thuê một vài xe cứu hỏa để làm mô hình thực tế cho chương trình, bạn có thể nói với họ “Tôi sẵn lòng kiểm tra lại việc này để xem nó có thay đổi gì so với trước đây không?” – Tức là trước đây việc này khả thi nhưng thời điểm này thì có thể có sự thay đổi và bạn sẵn sàng kiểm tra để hồi đáp cho khách hàng.

Ngôn ngữ tích cực không phải là một công cụ để đánh lừa khách, nên sử dụng nó kết hợp với sự trung thực. Ngôn ngữ tích cực là để trấn an khách hàng, sau đó, bạn có thể cùng với khách hàng điều chỉnh những yêu cầu không thể thực hiện sau khi đã xem xét và thử tìm cách đáp ứng.

PEMIU


Bài liên quan:

Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau vì biết đâu có lúc ta cần họ. Nếu không thể làm việc với nhau lần này còn có những lần sau. 

Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả, người làm sự kiện cũng nên lưu ý một số điều.

1. Có những yêu cầu rõ ràng
Các angency thường than vãn rằng chất lượng phục vụ của suppliers quá kém nhưng đôi khi không thử xem lại cách đưa ra yêu cầu của mình. Tâm lý mình cũng là khách hàng trong mối quan hệ Client – Agency – Suppliers và khi khách hàng của chúng ta có những đòi hỏi phi lý thì ta cũng mang áp xuống với suppliers yêu cầu họ thực hiện.
Trong trường hợp những yêu cầu từ phía khách hàng không khả thi, là người thực hiện chính, chúng ta nên tham khảo ý kiến từ phía suppliers và cùng họ tìm ra giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, và trong khả năng có thể thực hiện được chứ không phải là đưa ra một danh sách yêu cầu và khi không nhận được phản hồi tích cực từ nhà cung cấp thì than phiền về họ.

2. Đề nghị suppliers chứng minh năng lực
Để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực. Nếu có kiến thức về các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt, bạn có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2 ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng, công suất thế nào?”, nhưng không có thì cũng không sao. Bạn cần chuẩn bị một vài câu hỏi để giúp xác định được có đúng là suppliers đã cung cấp dịch vụ cho sự kiện X, Y, Z hay không như: Sự kiện do đơn vị nào thực hiện, Ai là người phụ trách chính của sự kiện đó. Chuyên sâu hơn, có thể hỏi họ: Trong quá trình cung cấp dịch vụ cho sự kiện có rắc rối nào xảy ra không, anh/chị đã xử lý thế nào?…để xác định được kinh nghiệm tổ chức của họ.
Một số suppliers không nhiều kinh nghiêm nhưng họ khá chu đáo, có phương án backup thì chúng ta cũng nên xem xét các yếu tố khác như trang thiết bị của họ còn mới và phục vụ tận tình,…

3. Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể
Để tránh tranh cãi về trách nhiệm khi có rắc rối xảy ra và cụ thể hóa công việc của suppliers, bạn nên có bản hợp đồng với các điều khoản rõ ràng với họ. Trong quá trình thực hiện sự kiện, cả 2 phía sẽ cùng bám sát và thực hiện theo bản hợp đồng này.

alt

4. Có phương án backup riêng
Kể cả khi mọi thứ đã lên kế hoạch và xem như chắc chắn thì vẫn…không có gì là chắc chắn.
Kinh nghiệm của người viết trong một lần thuê agency là trong một sự kiện ngoài trời khi thời tiết bỗng chuyển biến xấu trong ngày hôm trước khi sự kiện diễn ra dù đã lường trước nên gọi đến 3 agency nhưng cuối cùng vẫn không thể set up trong đêm do có vài event trùng vào thời điểm đó và mỗi suppliers một lý do: quân chia đi hết không rút về được, sau khi tháo dỡ event trước nhân sự quá kiệt sức không thể set up mới và vật dụng hiện tại không đủ để set up do khung gãy, dù rách,…Dù cuối cùng thì mọi việc vẫn phải diễn ra và cũng ổn thỏa nhưng bài học xương máu là luôn có phương án back up về suppliers của riêng mình.

5. Hợp tác trên tinh thần tôn trọng
Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau vì biết đâu có lúc ta cần họ. Nếu không thể làm việc với nhau lần này còn có những lần sau. Gần đây, trên một diễn đàn uy tín dành cho người làm sự kiện có một vụ “tố xấu” của một agency với một nhà cung cấp bong bóng nghệ thuật. Sự việc được nhìn dưới nhiều khía cạnh khác nhau, người thì bảo supplier sai, người thì bảo agency phải xem lại thái độ đưa ra yêu cầu,…Bên cạnh đó, nhà cung cấp lại post lên fanpage những lời lẽ công kích để cho các agency thấy được.
Cách cư xử hợp lý là nhà cung cấp khi biết thông tin, nên có người đại diện vào để đưa ra ý kiến hoặc giải thích, làm rõ không chỉ với người bức xúc đang viết bài kia mà để mọi người có cái nhìn đầy đủ và thiện cảm hơn đối với họ chứ không đánh giá qua bài viết một chiều. Bên cạnh đó, agency khi không hợp tác được với supplier cũng cần tìm hiểu nguyên nhân vì sao họ không cung cấp cho mình (không phải đối tượng khách hàng của họ, yêu cầu vượt khả năng đáp ứng,…) trước khi bêu riếu họ trước cả một cộng đồng làm event để hạ thấp uy tín của họ.

PÉ MIU


Bài liên quan:

Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Khi khách hàng đột ngột hủy đơn hàng tổ chức sự kiện, thì việc định giá cho những tổn thất thực tế đối với các đơn vị tổ chức là vấn đề không hề đơn giản. Chính vì lí do đó, hầu hết các bản hợp đồng sự kiện đều sử dụng điều khoản “bồi thường thiệt hại định trước”, thống nhất đưa ra những mức thiệt hại nếu khách hàng hủy hợp đồng.

Lượng bồi thường thiệt hại định trước có thể là một khoản bất kì nào đó không có quy định, nó được thỏa thuận giữa các bên để đưa ra và tất nhiên phải được pháp luật xem là một hình phạt thỏa đáng. Khoản bồi thường này không vượt quá những thua lỗ thực sự mà nhà tổ chức sự kiện dự kiến sẽ phải chịu.

Khi thực hiện bất kì một event nào cũng cần có hợp đồng tổ chức sự kiện

Khoản bồi thường thiệt hại nhiều nhất thường là các khoản thuộc phần địa điểm và thức ăn, thức uống. Bồi thường thiệt hại định trước thường được ước tính theo phần lợi nhuận bị mất của sảnh nhận tổ chức nếu sự kiện vẫn được tổ chức như lịch định. Theo đó, nếu sự kiện bị hủy, các đơn vị tổ chức sẽ phải gánh khoảng 75% giá thuê địa điểm, và 25% chi phí thức ăn thức uống đặt trước.

Cũng có nhiều hợp đồng hình thành bằng cách nhà tổ chức định mức bồi thường thiệt hại theo tỉ lệ phần trăm của các cơ sở nhất định, chẳng hạn là doanh thu, hay còn gọi bằng cụm từ chung chung như “doanh thu dự kiến”, “tổng doanh thu dự kiến”. Việc sử dụng tỉ lệ phần trăm và những thuật ngữ còn khá mơ hồ này thì không hề đơn giản bởi thiêu đi sự rõ ràng về khoản bồi thường thiệt hại cụ thể sẽ là bao nhiều nếu hủy chương trình. Vì vậy, khoản bồi thường thiệt hại định trước nên là các con số thanh toán cụ thể và cũng cần đưa ra được lợi nhuận ước lượng mà nhà tổ chức có được nếu sự kiện vẫn tổ chức theo dự kiến.

Khi định trước bồi thường thiệt hại kinh tế, điều quan trọng là cần lưu ý đến việc giảm bớt thiệt hại như tìm cách chuyển nhượng lại không gian tổ chức sự kiện đã bị hủy cho một bên khác, tuy nhiên nếu các bên của hợp đồng không đồng ý với điều này, thì việc chuyển giao là không khả thi. Giảm nhẹ thiệt hại hay tái trao đổi cơ sở vật chất có thể là một cách hay nếu lượng thiệt hại không phải là yếu tố chính yếu trong doanh thu ước tính. Tuy nhiên, một lần nữa, nếu một điều khoản về việc tái trao đổi không gian giữa các bên là cần thiết, thì trách nhiệm của họ là nhớ đặt điều đó vào bản hợp đồng.

Những điều khoản trong hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ giúp tránh một số rủi ro khó lường trước

Tuy nhiên, bồi thường thiệt hại định trước không áp dụng được khi rơi vào tình trạng nhà tổ chức hủy hợp đồng, bởi vì khách hàng không phải là những người trong lĩnh vực event thì không thể biết sự mất mát thiệt hại là bao nhiêu trong tình huống này và vì vậy bồi thường có khả năng không thực hiện được. Nói như vậy không có nghĩa là nhà tổ chức có thể hủy bỏ chương trình mà không chịu chút trách nhiệm pháp lý nào cả. Trong trường hợp này, cả hai bên phải cùng xoay sở để giảm nhẹ thiệt hại của mình bằng cách tìm kiếm các công ty khác cũng đang tổ chúc hội nghị, đồng thời tính toán, định giá cho những tổn thất thực sự sau khi tất cả những chi phí và doanh thu được kiểm kê.

Xem thêm:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)

MAI PHƯƠNG (Lược dịch từ meetingsnet.com)


Bài liên quan: