Archive

Posts Tagged ‘hợp đồng thuê địa điểm’

Xử lý không gian địa điểm cho tổ chức sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Sự kiện của bạn không phải lúc nào cũng có một không gian hoàn hảo và tiện nghi như ở khách sạn, đôi khi có những “bài toán” khá hóc búa cho bạn như tổ chức một buổi tiệc sang trọng trong một nhà thi đấu hay trong hội trường nhà khách ở một tỉnh xa, tổ chức tiệc cưới ở một bãi biển lộng gió hay tổ chức động thổ ở một vùng đất còn ngập nước và sình lầy.

Event Channel xin chia sẻ một số kinh nghiệm xử lý các địa điểm tương đối khó trong việc set up, trang trí để bạn có thể tự tin mang lại một không gian hoàn hảo ở bất cứ nơi đâu.

Địa điểm hơi xập xệ

Tường nhà không còn mới, sàn nhà trầy xước, trần nhà nhìn khá thô kệch… thế nhưng bạn cần có một không gian thật là sang trọng, huyền ảo hoặc hiện đại cho Event sắp diễn ra. Bạn sẽ không kham nổi các khoản như sơn sửa lại tường hay đóng la phông cho trần nhà, và cũng có thể không có thời gian để làm việc  đó, vậy bạn có thể sử dụng các vật liệu phủ mang tính dã chiến như tường ván ép, vải, thảm trải sàn để xử lý không gian, kết hợp với việc chiếu sáng và bài trí hợp lý, không gian chắc chắn không còn quá tệ nữa. Hãy xem một vài ví dụ về cải tạo không gian tổ chức Event dưới đây để áp dụng cho địa điểm của bạn.

không gian tổ chức sự kiện

xử lý không gian tổ chức sự kiện

Biến sàn tập cầu lông thành không gian tiệc bằng vải voan và hệ thống đèn chiếu

event location

event venue

Lối vào không được đẹp mắt đã được lột xác hoàn toàn

Địa điểm có không gian quá rộng hay quá hẹp

Một số địa điểm có diện tích khá hẹp hoặc có trần khá thấp làm cho không gian trở nên chật chội, khó tạo tâm lý thoải mái cho người tham dự. Bạn có thể làm cho chúng có vẻ rộng ra bằng cách sử dụng màu trang trí sáng như trắng, kem, sử dụng vật dụng trang trí làm cho trần nhà phân cấp, đỡ tạo cảm giác “đóng hộp”. Ngoài ra trang trí địa điểm bằng cây xanh và hoa sẽ làm mềm mại không gian, tạo cho mọi người không khí thoải mái.

Ngược lại một số địa điểm lại có không gian quá rộng hoặc trần quá cao làm cho không khí trở nên loãng. Với không gian rộng, có thể xử lý bằng các vách ngăn hay backdrop di động giúp giới hạn lại không gian tổ chức. Với không gian có trần cao, bạn có thể làm chúng có cảm giác thấp hơn bằng những vật treo trang trí như lồng đèn, ô dù..

không gian tổ chức event

địa điểm tổ chức sự kiện

party location

địa điểm tổ chức sự kiện

không gian cho tổ chức sự kiện

venue for event

Khắc phục trần thấp bằng các dải voan trang trí

địa điểm tổ chức event

địa điểm cho event

Vải phủ và giải pháp chiếu sáng giúp khắc phục nhược điểm dài và hẹp của không gian

không gian tổ chức sự kiện hạn chế

hạn chế của địa điểm tổ chức sự kiện

decor event

Trần nhà của địa điểm quá cao có thể làm cho thấp xuống bằng các vật treo trang trí như lồng đèn, ô dù…

Địa điểm thiếu ánh sáng

Một số địa điểm trong nhà thường có tình trạng thiếu ánh sáng và việc chiếu sáng phụ thuộc vào đèn. Để có đủ ánh sáng cho không gian, bạn có thể phải sử dụng rất nhiều đèn công suất lớn, và sẽ thật khó xoay sở khi có vấn đề về điện mà máy phát điện lại thiếu hay không đủ công suất.

Bạn hãy tìm một giải pháp chiếu sáng phù hợp, hạn chế sử dụng đèn công suất cao sao cho không gian vừa mang tính huyền ảo, sang trọng lại vừa đảm bảo đủ sáng cho các hoạt động, như vậy sẽ không bị quá tải về công suất điện và bị phá sản các hoạt động nếu không may điện bị cúp và máy phát điện không đủ công suất để phục vụ thắp sáng tất cả các bóng đèn. Ngoài ra nên trang trí không gian với vật liệu sáng màu để có sự phản chiếu ánh sáng tốt hơn.

địa điểm làm event

không gian làm event

Địa điểm không bằng phẳng

Việc này thường gặp ở các địa điểm phục vụ cho lễ khởi công, khánh thành, động thổ, khi mà không gian còn rất sơ khai. Nếu địa điểm của bạn tương đối gồ ghề, bạn có thể xem xét để xử lý bề mặt bằng máy ủi, xe hủ lô, rải đá.. để làm bằng phẳng. Ngoài ra có thể dùng phương án kê pallet nhựa hay pallet gỗ để nền sàn được bằng phẳng hơn, nên lưu ý là pallet gỗ có thể bị ngấm nước nếu mặt bằng địa điểm có nhiều nước. Ngoài ra phải tính đến phương án chống lún, thực tế có nhiều Event có hiện tượng nhà lều bị nghiêng, sập vì các cột bị lún.

pallet nhựa

cho thuê pallet

Địa điểm nhiều nắng gió

Một không gian ngoài trời đầy gió như bãi biển hay sân thượng sẽ thật là lãng mạn cho một tiệc cưới hay một buổi tiệc tối. Tuy nhiên gió quá mạnh có thể làm cho những vật dụng bạn set up như backdrop, standee, thậm chí nhà lều, nhà bạt có nguy cơ bị gió thổi gãy đổ. Hoa trang trí cũng có thể bị mất nước và héo đi nhanh chóng vì nắng và gió.

Vì vậy bạn cần chuẩn bị các phương án set up để hạn chế những điều này. Backdrop, standee cần được đặt ở chiều không có gió thổi thẳng vào, nếu là backdrop hiflex thì cần gia cố mặt phía sau để chống gió lốc thổi lật, ngoài ra cần chèn vật nặng phía dưới chân backdrop, standee. Một số loại chân chữ X có chỗ đổ nước vào dưới dân để giữ cho không bị gió thổi đổ, nên trang bị loại này để chuyên dùng cho không gian ngoài trời.

địa điểm dành cho tổ chức sự kiện

event venue

standy chống gió

Standy chống gió, có hộc đựng nước – phù hợp cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời

Bài: QUỲNH TRANG (AC Brand Communication) Ảnh: reveriesevents.co.uk


Bài liên quan:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)

Event Channel – Tiếp theo Phần 1 và  Phần 2 , Event Channel xin gửi đến các bạn những điều khoản tiếp theo cần thiết cho một hợp đồng.

Hợp đồng tổ chức sự kiện

12. Giới hạn Trách nhiệm

Trích:
Tiếng Anh

Limit of Liability

“In no event shall either party be liable to the other or any third party in contract, tort or otherwise for incidental or consequential damages of any kind, including, without limitation, punitive or economic damages or lost profits, regardless of whether either party shall be advised, shall have other reason to know or in fact shall know of the possibility.

If one party to this contract causes damages to the other party, the injured party has the right to recover the cost of the damages from the party causing the injury. Damage costs that could be recovered include direct damages, which are damages that are a direct result of what happened, like medical costs or property damage, and indirect damages. Indirect damages are those that are not directly caused by the other party but that are incurred because the party was injured. For example, if Business One manufacturers and delivers a widget with a loose flywheel to Business Two and the flywheel comes off injuring Business Two’s customer, the injury to Business Two’s customer would be direct damages resulting from Business One’s faulty widget. The damage to Business Two’s business reputation from the accident would be indirect damages to Business Two“.

Tiếng Việt

Giới hạn Trách nhiệm

“Không có bất cứ trường hợp nào mà một bên sẽ phải chịu trách nhiệm với bên kia hay với bất cứ bên thứ ba nào trong hợp đồng, khế ước hay bất cứ phương thức nào khác cho các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm của bất cứ hình thức nào, bao gồm nhưng giới hạn, các thiệt hại kinh tế hay trừng phạt, không quan tâm tới việc bên nào có được biết, có lý do khác để biết hay trên thực tế biết về khả năng có thể xảy ra.

Nếu một bên gây ra thiệt hại cho bên kia, bên chịu thiệt hại có quyền được bồi thường tất cả các chi phí cho thiệt hại từ bên gây ra thiệt hại. Các chi phí thiệt hại được bồi thường bao gồm các thiệt hại trực tiếp, vốn là những thiệt hại là kết quả trực tiếp từ những gì đã xảy ra, chẳng hạn như chi phí ý tế hay thiệt hại tài sản, và các thiệt hại gián tiếp. Thiệt hại gián tiếp là những thiệt hại không trực tiếp gây ra bởi bên kia nhưng bên bị thiệt hại vẫn phải chịu. Ví dụ, nếu bên A sản xuất và giao một sản phẩm khiếm khuyết tới bên B và sản phẩm đó gây ra thiệt hai cho các khách hàng của bên B thì những thiệt hại mà khách hàng bên B phải chịu là những thiệt hại trực tiếp từ sai sót của bên A. Còn những thiệt hại tới danh tiếng của bên B sẽ là những thiệt hại gián tiếp “.

Điều khoản này có nghĩa rằng bên chịu thiệt hại không thể được bồi thường cho những chi phí của các thiệt hại phái sinh xuất phát từ các thiệt hại trực tiếp. Nó không có tác động lên trách nhiệm của một bên đối với các thiệt hại trực tiếp.

Các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm này có thể rất lớn, vì thế từ bỏ chúng là một cách thức để giảm thiểu rủi ro trong bản hợp đồng. Một vài hệ thống pháp luật có yêu cầu điều khoản khước từ trách nhiệm này trong hợp đồng phải thực sự rõ ràng để có thể thực thi đầy đủ. Vì lý do đó, những điều khoản này thường được có định dạng chữ hoa, bôi đậm, hay có phông chữ lớn hơn bình thường để đảm bảo khác biệt và rõ nét với các điều khoản khác của bản hợp đồng.

Một lựa chọn khác có thể là:

Trích:
Tiếng Anh

“In no event shall either party be liable for any incidental or consequential damages. Seller’s liability and buyer’s exclusive remedy for any cause of action arising in connection with this contract or the sale or use of the goods, whether based on negligence, strict liability, breach of warranty, breach of contract, or equitable principles, is expressly limited to, at seller’s option, replacement of, or repayment of the purchase prices for that portion of the goods with respect to which damages are claimed.

All claims of any kind arising in connection with this contract or the sale or use of the goods shall be deemed waived unless made in writing within sixty (60) days from the date of seller’s delivery, or the date fixed for delivery in the event of nondelivery“.

Tiếng Việt

Limit of Liability

Giới hạn Trách nhiệm

“Không có bất cứ trường hợp nào mà mỗi bên phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại mang tính phát sinh thêm. Trách nhiệm của bên bán và việc bồi thường của bên mua cho bất cứ nguyên do hành động nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá, do dù trên cơ sở lơ đễnh, trách nhiệm chặt chẽ, vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay các nguyên tắc công tắc, được giới hạn rõ ràng, với sự lựa chọn của bên bán, việc thay thế, hay trả lại tiền mua hàng cho đúng số lượng hàng hoá gây ra thiệt hại.

Tất cả các yêu cầu với bất cứ phương thức nào phát sinh liên quan tới bản hợp đồng hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá sẽ được xem rằng bị từ bỏ trừ khi được soạn thành văn bản trong vòng sáu mươi (60) ngày từ ngày giao của người bán, hay ngày ấn định việc giao nhận trong trường hợp không giao nhận“.

Điều khoản này có thể được đưa vào các hợp đồng mua bán của bên bán. Nó loại bỏ các thiệt hại mang tính hậu quả thay mặt cả hai bên. Nó giới hạn trách nhiệm của bên bán cho bất cứ loại thiệt hại nào với 2 lựa chọn được liệt kê trong điều khoản, theo lựa chọn của bên bán, và nó thiệt lập một tình trạng hợp đồng về sự giới hạn cho bất cứ hành động nào phát sinh từ hợp đồng.

Đây là một khuôn mẫu để đưa ra ràng buộc trong bản hợp đồng, theo đó sẽ giảm thiểu khả năng các đề nghị hay khiếu nại phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn rất có thể là đối tượng chịu các khiếu nại khác nhau (trong trường hợp là người bán) thì điều khoản này là lợi thế rõ nét. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể là đối tượng đưa ra các khiếu nại (trong điều khoản này là người mua) thì nội dung điều khoản sẽ thể hiện sự nhượng bộ quan trọng bởi vì hầu hết các hệ thống pháp luật cho phép một khiếu nại hợp đồng được thực hiện tối thiểu trong vòng 2 năm kể từ ngày phát sinh sự kiện khiếu nại.

13. Thông báo

Trích:
Tiếng Anh

Notices
“All notices shall be in writing and shall be delivered personally, by United States certified or registered mail, postage prepaid, return receipt requested, or by a recognized overnight delivery service. Any notice must be delivered to the parties at their respective addresses set forth below their signatures or to such other address as shall be specified in writing by either party according to the requirements of this section. The date that notice shall be deemed to have been made shall be the date of delivery, when delivered personally; on written verification of receipt if delivered by overnight delivery; or the date set forth on the return receipt if sent by certified or registered mail“.


Tiếng Việt

Thông báo

“Tất cả các thông báo sẽ đều được lập thành văn bản và sẽ được gửi tận nơi qua hệ thống bưu điện, thư bảo đảm hay các dịch vụ chuyển phát nhanh khác. Bất cứ thông báo nào phải được gửi tới các bên đại địa chỉ riêng được đưa ra dưới các chữ ký hay tới những địa chỉ khác sẽ được thông báo cụ thể bằng văn bản bởi một bên theo các yêu cầu của điều khoản này. Ngày mà thông báo được xem như ngày được soạn ra sẽ là ngày gửi, khi được gửi một cách cá nhân; hay ngày trên xác nhận văn bản người nhận nếu được gửi có bảo đảm“.

Các hợp đồng thường yêu cầu một bên đưa ra thông báo tới bên kia trong trường hợp một bên cho rằng có sự vi phạm hợp đồng, khi chấm dứt hợp đồng hay trong các trường hợp khác được liệt kê cụ thể.

Điều khoản này đặt ra các yêu cầu về cách thức và thời điểm thông báo nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông báo đó. Nó giải thích rằng một thông báo có hiệu lực cần được làm thành văn bản và được gửi tới một địa chỉ được chỉ định.

Nó cũng xác định thời điểm một thông báo được xem là đã nhận – vốn rất quan trọng nếu sẽ có nhiều thời điểm khác nhau liên quan tới việc nhận một thông báo. Đặc biệt là khi một bên của bản hợp đồng phải thanh toán trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được thông báo thanh toán còn bằng không hợp đồng sẽ chấm dứt.

Nếu bản hợp đồng thiếu vắng điều khoản này, tranh chấp có thể phát sinh liên quan tới thông báo đã được gửi chưa (”Ông A nói với bạn rằng việc thanh toán diễn ra muộn”), hay nó đã được nhận chưa (”Bạn gửi nó tới nhà kho, chứ không phải văn phòng của doanh nghiệp chúng tôi”), và khi nào một thông báo được chính thức nhận.

Với điều khoản này, một ngày hay một thời điểm cụ thể sẽ dễ dàng được xác định hay tính toán nhằm làm rõ trách nhiệm của các bên. Việc đưa vào một địa chỉ mà thông báo phải được gửi tới sẽ rất thích hợp để bảo đảm rằng chúng được nhận tại nơi mà doanh nghiệp bạn có thể phản hồi tốt nhất và nhanh nhất.

14. Mối quan hệ giữa các bên

Trích:
Tiếng Anh

Relationship of the Parties

“The relationship of the parties under this agreement is that of an independent contractor and the company hiring the contractor. In all matters relating to this agreement each party hereto shall be solely responsible for the acts of its employees and agents, and employees or agents of one party shall not be considered employees or agents of the other party. Except as otherwise provided herein, no party shall have any right, power, or authority to create any obligation, express or implied, on behalf of any other party. Nothing in this agreement is intended to create or constitute a joint venture, partnership, agency, trust, or other association of any kind between the parties or persons referred to herein“.

Tiếng Việt

Mối quan hệ giữa các bên

“Mối quan hệ giữa các bên theo hợp đồng này mang tính độc lập. Trong tất cả các vấn đề phát sinh liên quan tới hợp đồng này, mỗi bên theo đây sẽ tự chịu trách nhiệm cho các hành động của các nhân viên và đại lý của mình, và các nhân viên hay đại lý của một bên sẽ không được xem là các nhân viên hay đại lý của bên kia. Ngoại trừ những nôi dung tại điều khoản này, không bên nào có bất cứ quyền hạn, thẩm quyền, hay tư cách để tạo ra bất cứ nghĩa vụ nào, thể hiện hay ám chỉ, thay mặt bên kia. Không nội dung nào trong bản hợp đồng này có ý định tạo ra hay thiết lập một liên doanh, hợp danh, đại lý, uỷ thác hay các sự cộng tác khác dưới bất cứ phương thức nào giữa các bên hay những người được đề cập ở đây“.

Điều khoản này xác định mối quan hệ giữa các bên tham gia hợp đồng. Một vài sự hợp tác kinh doanh tạo ra quyền hạn pháp lý cho một bên ràng buộc bên kia đối với các bản hợp đồng và các nghĩa vụ khác. Một vài mối quan hệ tạo ra khả năng của các trách nhiệm liên quan tới nhân viên cho nhân viên của các công ty khác.

Các toà án đôi lúc sẽ xác định rằng một liên doanh, hợp danh, uỷ thác, đại lý hay các sự công tác khác hiện hữu mặc dù các bên không có ý định đó. Những kiểu mối quan hệ này đồng nghĩa rằng một bên có thể có phải chịu các trách nhiệm thay mặt bên kia, hay hành động khác thay mặt bên kia.

Để tránh khả năng này có thể xảy ra việc một trong các mối quan hệ như trên bị nhìn nhận là hiện hữu mặc dù các bên không chủ đích, điều khoản này cần được đưa vào bản hợp đồng.

15. Hiệu lực từng phần

Trích:
Tiếng Anh

Severability

“If any provision of this agreement shall be declared by any court of competent jurisdiction to be illegal, void, or unenforceable, the other provisions shall not be affected but shall remain in full force and effect. If the non-solicitation or non-competition provisions are found to be unreasonable or invalid, these restrictions shall be enforced to the maximum extent valid and enforceable“.

Tiếng Việt

Hiệu lực từng phần

“Nếu bất cứ điều khoản này của bản hợp đồng này được bất cứ toà án có thẩm quyền nào tuyên bố vô hiệu, những điều khoản còn lại không bị ảnh hưởng và vẫn giữ nguyên hiệu lực thực hiện đầy đủ. Nếu các điều khoản về không cạnh tranh và không gạ gẫm được thấy rằng không hợp lý và bị vô hiệu, những hạn chế này vẫn được thực thi với phạm vi hiệu lực và giá trị cao nhất theo đúng quy định pháp luật“.

Khi có sự thay đổi pháp luật và một điều khoản trong bản hợp đồng trở nên không thể thực thi hay thậm chí vô hiệu, toàn bộ hợp đồng rất có thể vô hiệu theo bởi vì nó chứa đựng điều khoản trái luật hay không thể thực thi.

Và một điều khoản như thế này sẽ cho phép toà án đơn giản chỉ xoá đi một điều khoản và để cho các điều khoản còn lại của hợp đồng giữ nguyên giá trị. Cho dù pháp luật quy định đây là một trách nhiệm của toà án, song việc đưa điều khoản này vào vẫn rất có ích trong trường hợp toà án cho phép tập trung duy nhất vào một điều khoản vi phạm.

Bên cạnh đó, khi mà bản hợp đồng có điều khoản khác về không cạnh tranh hay không gạ gẫm, điều khoản này sẽ cho phép toà án giải thích các điều khoản đó tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.

Ví dụ, một điều khoản không cạnh tranh có thể giải thích rằng một chủ sở hữu trước đây của một doanh nghiệp không được tiến hành một hoạt động kinh doanh tương tự trong phạm vi 50 dặm kế từ địa điểm kinh doanh cũ. Nếu pháp luật giới hạn phạm vi này chỉ là 10 dặm hay 20 dặm là tối đa thì điều khoản hiệu lực từng phần này sẽ không loại bỏ tính hiệu lực của điều khoản không cạnh tranh mà cho phép toà án có thể áp dụng phạm vị 10 dặm hay 20 dặm theo đúng quy định pháp luật, chứ không phải 50 dặm như trong bản hợp đồng.

16. Kế thừa và Chuyển giao

Trích:
Tiếng Anh

Successors and Assigns

“This agreement shall be binding on and inure to the benefit of the parties hereto and their respective heirs, legal or personal representatives, successors, and assigns“.

Tiếng Việt

Kế thừa và Chuyển giao

“Hợp đồng này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo hợp đồng và những người thừa kế, những người đại diện pháp lý hay đại diện theo uỷ quyền, những người kế thừa hay nhận chuyển giao“.

Thông thường các bản hợp đồng chỉ ràng buộc các bên tham gia và ký kết hợp đồng. Thậm chí cả khi họ được kế thừa/chuyển giao từ một bên của hợp đồng sang một bên mới, việc kế thừa/chuyển giao là một hợp đồng giữa người chuyển giao và người nhận chuyển giao, và không yêu cầu bên đã chuyển giao hay bên nhận chuyển giao tiếp tục có trách nhiệm với hợp đồng. Điều quan trọng luôn là yêu cầu bên nhận kế thừa/chuyển giao tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của hợp đồng này.

Còn nhiều trường hợp khác dẫn tới việc một bên của hợp đồng có thể thay đổi, chẳng hạn như doanh nghiệp bị bán hay chủ sở hữu doanh nghiệp qua đời. Trong những trường hợp này, nếu không có điều khoản về kế thừa/chuyển giao, bản hợp đồng có thể không ràng buộc các bên mới hay bên kế thừa. Nếu doanh nghiệp bạn muốn bắt buộc các bên của hợp đồng này thực hiện trọn vẹn toàn bộ thời hạn của hợp đồng, điều khoản này sẽ cần được đưa vào.

(Theo BWPortal.com)


Bài liên quan:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

Event Channel – Không có một dạng hợp đồng chuẩn mực nào cho mọi mối quan hệ kinh doanh, tuỳ thuộc vào từng giao dịch, chúng ta sẽ cần đến những điều khoản thích hợp. Tuy nhiên, có những điều khoản mẫu cần hiện hữu trong mọi bản hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro tranh chấp pháp lý, hiểu nhầm và đảm bảo các quyền pháp lý cần thiết cho các công ty. Chúng còn được gọi là lớp áo giáp chống đạn cho mọi hợp đồng, hay điều khoản “áo giáp”.

Trong các hợp đồng bạn xem xét hay trong mẫu hợp đồng, bạn có thể gặp phải nhữung điều khoản có cùng nội dung nhưng câu chữ rất khác biệt. Phạm vi điều chỉnh của điều khoản mới quan trọng, chứ không phải ở câu chữ.

Miễn là cùng một ngữ nghĩa, từ ngữ hợp đồng sẽ không phải yếu tố quan trọng nhất trong các điều khoản được trình bày. Việc quan tâm đưa những điều khoản “áo giáp” vào mọi bản hợp đồng mà mỗi doanh nghiệp ký kết là hết sức thiết yếu, mặc dù doanh nghiệp bạn có thể thấy một vài điều khoản nào đó là không cần thiết trong các bản hợp đồng nhất định.

Yếu tố quan trọng đó là xác định những rủi ro kinh doanh nào có thể hiện diện trong các giao dịch của doanh nghiệp, và loại bỏ hay giảm thiểu những rủi ro đó bằng việc sử dụng các điều khoản hợp đồng.

Nắm và hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng giúp tránh được các rủi ro và tranh chấp

Dưới đây là 23 điều khoản “áo giáp” giúp ngăn ngừa bất cứ rủi ro hay thua thiệt nào trên các hợp đồng doanh nghiệp bạn ký kết. Các mẫu điều khoản sẽ được đưa ra, cùng với đó là thảo luận về ý nghĩa của từng điều khoản và tại sao cần phải có trong một bản hợp đồng.

1. Chuyển giao/Hợp đồng phụ: Bốn lựa chọn

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Neither party shall have the right to assign or subcontract any part of its obligations under this agreement“.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này“.

Điều khoản này ngăn ngừa việc doanh nghiệp bạn hay phía đối tác ký kết hợp đồng khỏi việc chuyển giao toàn bộ hợp đồng hay từng phần hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay doanh nghiệp nào khác.

Việc chuyển giao bản hợp đồng có thể xuất hiện khi doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng bị sáp nhập/mua lại, hay chuyển đổi hoạt động (một chủ sở hữu mới có thể nhận chuyển giao bản hợp đồng này). Trong khi đó, việc ký kết các hợp đồng phụ có thể xuất hiện khi một nhà thầu phụ độc lập hay một công ty khác được thuê mướn để thực hiện các công việc mà vốn doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng có trách nhiệm thực hiện.

Các hợp đồng được nhìn nhận là có thể được chuyển giao trừ khi có một điều khoản kiểu này xuất hiện trong bản hợp đồng để ngăn ngừa việc chuyển giao. Điều khoản này sẽ không ngăn cản bất cứ bên nào trong bản hợp đồng về việc đồng ý chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ, mà còn thể hiện rằng không có sự đồng ý đó thì việc chuyển giao hay ký hợp đồng phụ sẽ là một vi phạm hợp đồng.

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Neither party shall have the right to assign or subcontract any of its obligations or duties under this agreement without the prior written consent of the other party, which consent shall not be unreasonably withheld or delayed“.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia, sự đồng ý này sẽ không được trì hoãn hay từ chối một cách bất hợp lý“.

Nội dung này ngăn ngừa việc chuyển giao hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác ngoại trừ khi bên kia có sự đồng ý bằng văn bản. Quyết định có đồng ý hay không phải được đưa ra nhanh chóng và một quyết định không đồng ý phải dựa trên những lý do thích hợp.

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Neither party shall have the right to assign or subcontract any of its obligations or duties under this agreement, without the prior written consent of the other party, which consent shall be in the sole determination of the party with the right to consent“.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“”Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia, sự đồng ý này sẽ do bên kia toàn quyền quyết định“.

Nội dung này ngăn cản việc chuyển giao hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác ngoại trừ khi bên kia có sự đồng ý bằng văn bản. Quyết định có đồng ý hay không có thể dựa trên bất cứ lý do gì, thậm chí cả lý do không hợp lý.

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Notwithstanding the foregoing, either party may, without the consent of the other party, assign the agreement to an affiliate or subsidiary or to any person that acquires all or substantially all of the assets of a party.”.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“Ngoại trừ những nội dung ở trên, bất cứ bên nào có thể, không cần sự đồng ý của bên kia, chuyển giao hợp đồng này cho một thành viên hay đơn vị phụ thuộc hay bất cứ cá nhân nào nắm giữ tất cả hay phần lớn tài sản của một bên”.
[/CODE]

Nội dung này sẽ được đưa kèm cùng với một trong các điều khoản ngăn ngừa chuyển giao hay cho phép với sự đồng ý của bên kia như đã trình bày ở trên. Nó cho phép việc chuyển giao hợp đồng mà không có sự đồng ý của bên kia nếu việc chuyển giao là cho một doanh nghiệp thành viên (thường được xác định là doanh nghiệp có ít nhất 50% vốn thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn hay của đối tác ký kết hợp đồng), một công ty phụ thuộc, hay một thực thể mua lại hay sở hữu phần lớn tài sản của doanh nghiệp bạn hay của đối tác ký kết hợp đồng.

Nếu việc doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng phải tự mình thực hiện hợp đồng là quan trọng, điều khoản này sẽ cần đưa vào khi soạn thảo hợp đồng. Nếu doanh nghiệp bạn có thể bị sáp nhập/mua lại, có thể muốn ký kết hợp đồng phụ đối với tất cả hay một phần trách nhiệm theo hợp đồng, hay có thể muốn chuyển giao hợp đồng cho thành viên hay đơn vị phụ thuộc, tuỳ từng trường hợp, doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn đưa vào một trong các kiểu nội dung điều khoản như trên.
[B]

2. Phí luật sư

Tiếng Anh

Trích:
Attorney’s Fees“The non-prevailing party in any dispute under this agreement shall pay all costs and expenses, including expert witness fees and attorneys’ fees, incurred by the prevailing party in resolving such dispute“.

Tiếng Việt

Phí luật sư

“Bên không thắng thế trong bất cứ tranh chấp nào phát sinh theo hợp đồng này sẽ phải trả tất cả các chi phí và phí tổn, bao gồm phí luật sư, phí làm chứng chuyên gia, mà bên thắng thế phải chịu trong quá trình giải quyết tranh chấp đó“.

Điều khoản này tạo ra quyền được bù đắp các chi phí và phí tổn phải trả của bên thắng cuộc trong giải quyết tranh chấp hợp đồng. Theo cách thức diễn đạt từ ngữ của bản hợp đồng này, các chi phí và phí tổn không giới hạn ở những gì phải trả trong vụ kiện tụng, mà là tất cả chi phí và phí tổn phải chịu trong bất cứ tranh chấp hợp đồng đồng nào đều sẽ được bù đắp.

Thông thường, điều khoản này được soạn chỉ áp dụng đối với các chi phí và phí tổn mà bên thắng cuộc phải chịu trong riêng một vụ kiện. Một vài pháp luật quốc gia có quy định rõ ràng cho bên thắng cuộc trong các tranh chấp hợp đồng được bù đắp những chi phí và phí tổn pháp lý từ bên thua cuộc.

Nếu hệ thống pháp luật nơi phát sinh tranh chấp không có quy định đó, điều khoản hợp đồng này sẽ tạo ra quyền hạn tương tự cho bên thắng cuộc. Bên cạnh đó, điều khoản này nhằm hạn chế các tranh chấp lặt vặt bởi vì bên khởi kiện có thể chịu rủi ro bồi thường các chi phí pháp lý liên quan nếu thua kiện.

Còn trường hợp hệ thống pháp luật nơi phát sinh tranh chấp có quy định, bạn có thể loại bỏ điều khoản này khỏi bản hợp đồng. Tuy nhiên, trừ khi pháp luật cho phép được bù đắp trong bất cứ “tranh chấp” và bất cứ “vụ kiện” nào, điều khoản này tạo ra quyền lớn hơn để bên thắng cuộc được bù đắp các chi phí và có thể có giá trị rất lớn.

3. Lựa chọn luật hay Luật điều chỉnh

Trích:
Tiếng AnhChoice of Law or Governing Law

“This agreement shall be governed by and construed in accordance with the internal laws of the ……., without reference to any conflicts of law provisions“.

Tiếng Việt

Lựa chọn luật hay Luật điều chỉnh

“Hợp đồng này sẽ chịu sự điều chỉnh bởi và hướng dẫn theo đúng pháp luật của ……….., không có dẫn chiếu tới bất cứ xung đột điều khoản pháp luật nào“.

Điều khoản chỉ định hệ thống pháp luật của một quốc gia hay một địa phương nào đó do các bên lựa chọn sử dụng nhằm điều chỉnh và giải thích hợp đồng. Để hiệu quả về mặt pháp lý, hệ thống pháp luật các bên lựa chọn phải có mối liên hệ nào đó với các bên trong bản hợp đồng hay có mối liên hệ với bản hợp đồng.

Hầu hết các doanh nghiệp chỉ định pháp luật nơi mình đóng trụ sở chính. Sự chỉ định này có lợi cho doanh nghiệp bạn bởi vì doanh nghiệp bạn đang hoạt động theo pháp luật đó, quen thuộc với chúng và có các luật sư am hiểu về chúng. Nếu không có pháp luật nào được chỉ định, toà án có thể giải thích hợp đồng theo pháp luật của nơi mà một trong hai bên thành lập và tiến hành các hoạt động kinh doanh chính, hoặc nơi mà hợp đồng được thực hiện hay ký kết.

Việc đưa điều khoản này vào hợp đồng sẽ giảm thiểu rủi ro áp dụng một hệ thống pháp luật nào đó mà doanh nghiệp bạn không thích hay không lường trước được. Nếu cả hai bên ký kết hợp đồng có cùng trụ sở chính tại một địa phương nào đó và cùng thực hiện nội dung hợp đồng tại chính địa phương đó, việc áp dụng một hệ thống pháp luật khác để giải thích hợp đồng là rất khó xảy ra, và vì thế có thể loại bỏ điều khoản này khỏi bản hợp đồng.

Thông thường, bộ phận pháp lý của các công ty lớn thường yêu cầu với những ai soạn thảo bản hợp đồng này phải ghi rõ luật điều chỉnh hợp đồng là luật của nơi công ty có trụ sở chính. Các điều khoản như thanh toán, chất lượng và giao nhận là có thể đàm phán, những sẽ không có sự linh hoạt với điều khoản luật điều chỉnh.

Việc sử dụng điều khoản này khá có lợi thế cho các doanh nghiệp nhỏ khi mà họ từ chối nhượng bộ những điểm kinh doanh khác có lợi cho doanh nghiệp mình trước khi đồng ý về luật điều chỉnh như đúng yêu cầu của các công ty lớn. Bất cứ khi nào đối tác bên kia của hợp đồng nói rằng phòng pháp chế của họ khăng khăng luật điều chỉnh phải là thế nào đó, doanh nghiệp bạn biết rằng mình đang có một lợi thế.

4. Lựa chọn nơi xét xử

Trích:
Tiếng AnhChoice of Venue

“Each party hereby submits to the exclusive jurisdiction of, and waives any venue or other objection against, any federal court sitting ……… in any legal proceeding arising out of or relating to this contract. Each party agrees that all claims and matters may be heard and determined in any such court and each party waives any right to object to such filing on venue, forum non-convenient, or similar grounds“.

Tiếng Việt

Lựa chọn nơi xét xử

“Mỗi bên theo đây đệ trình lên một nơi xét xử duy nhất tại, và từ bỏ bất cứ nơi xét xử nào khác hay các phản đối lại, bất cứ toà nào thuộc …. trong bất cứ quy trình tố tụng nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này. Mỗi bên đồng ý rằng tất cả các khiếu nại hay các vấn đề có thể được lắng nghe và giải quyết trong bất cứ toà án nào như vậy và mỗi bên từ bỏ bất cứ quyền phản đối nào về việc đệ trình như vậy tại nơi xét xử đó“.

Điều khoản lựa chọn luật hay luật điều chỉnh xác định luật nơi nào được áp dụng đối với hợp đồng, trong khi điều khoản này xác định hệ thống toà án nào sẽ giải quyết tranh chấp phát sinh. Mỗi bên sẽ muốn đệ trình một vụ kiện giải quyết tại toà án địa phương nơi mình đóng trụ sở chính hay tiến hành các hoạt động kinh doanh chính.

Việc này là dễ hiểu bởi vì các luật sư của mỗi bên sẽ am hiểu và thông thuộc hơn với các toà án này, và các nhân viên sẽ không phải đi quá xa để tham gia vụ kiện. Một điểm khác nữa là các toà án thường thiên vị hơn đối với những người địa phương. Điều khoản này tạo dựng một thoả thuận pháp lý giữa các bên rằng vụ kiện chỉ có thể được giải quyết tại một toà án nhất định.

5. Tuân thủ pháp luật

Trích:
Tiếng AnhCompliance with Laws

“Each party shall comply in all respects with all applicable legal requirements governing the duties, obligations, and business practices of that party and shall obtain any permits or licenses necessary for its operations. Neither party shall take any action in violation of any applicable legal requirement that could result in liability being imposed on the other party“.

Tiếng Việt

Tuân thủ pháp luật

“Mỗi bên sẽ tuân thủ tất cả các nội dung theo đúng các yêu cầu pháp luật áp dụng điều chỉnh các trách nhiệm, nghĩa vụ và hoạt động kinh doanh của mình và sẽ có được bất cứ giấy phép hay chấp thuận cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của mình. Không bên nào sẽ thực thi bất cứ hành động nào trái với các quy định pháp luật áp dụng có thể dẫn tới kết quả phát sinh trách nhiệm của bên kia”.

Điều khoản này xem ra có thể thừa vì cả hai bên ký kết bản hợp đồng buộc phải tuân thủ các quy định pháp luật áp dụng. Mục đích của điều khoản này là làm rõ việc không tuân thủ quy định pháp luật sẽ là một vi phạm hợp đồng.

Không có điều khoản này, việc vi phạm pháp luật sẽ không có tác động lên bản hợp đồng. Nếu việc vi phạm pháp luật sẽ có tác động tiêu cực lên doanh nghiệp bạn cho dù doanh nghiệp bạn có thể chịu trách nhiệm liên đới hay có thể mang tiếng xấu, điều khoản này cần thiết phải đưa vào để doanh nghiệp bạn có thể chấm dứt hợp đồng và/hay nhận được bồi thường cho thiệt hại.

(Còn nữa)

(Theo BWPortal.com)


Bài mới hơn:

Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Chọn Địa Điểm Cho Chương Trình (Phần 2)

Event Channel – Hãy hết sức thận trọng với các điều khoản trong hợp đồng để tránh mọi rủi ro ảnh hưởng đến Event của bạn hoặc làm bạn phải trả thêm những chi phí ngoài dự kiện.
Chi phí thuê địa điểm
Trước khi quyết định thuê địa điểm cần trao đổi kĩ với quản lý tại đó về các chi phí liên quan. Sau đây là một số câu hỏi thường gặp:
  1. Chi phí địa điểm gồm những gì ? Có gồm phí thuê phòng trong tiền tiệc hay tính riêng, có gồm những tiện ích đi kèm hay chưa.
  2. Chi phí gì tính riêng không gộp vào chi phí thuê địa điểm?
  3. Khách hàng khi gửi ở bãi giữ xe có được miễn phí hay không? Đa số các khách sạn trong thành phố đều thu tiền giữ xe của khách, như Equatorial Q5 : 5000 đồng, Caravelle 10.000 đồng cho một lần gửi xe
  4. Giá tham dự tiệc buffet, ăn trưa và ăn tối tính cho trẻ em/ người lớn là bao nhiêu?
  5. Chi phí phục vụ đồ uống trong event tính như thế nào? Nếu đem rượu từ bên ngoài vào thì địa điểm có cho phép không, nếu cho phép thì tính phí phục vụ như thế nào? Trong một số event có sử dụng rượu, cần kiểm tra xem venue có khả năng phục vụ rượu hay không qua các giấy chứng nhận kèm theo.
  6. Chi phí thuê phòng ngủ cho khách hàng/đêm là bao nhiêu? (Đối với những event lớn tổ chức trong nhiều ngày, khách tham dự có thể được sắp xếp ở lại khách sạn qua đêm).
  7. Chi phí phục vụ đồ ăn trong khách sạn được tính theo đầu người (buffet) hay tính theo từng suất ăn (tiệc thông thường)? Chi phí là bao nhiêu?
  8. Chi phí set up quầy bar (nếu có) tính như thế nào? Một số event nhạc rock sôi động có phục vụ bia, cocktail tại quầy bar, cần hỏi kĩ địa điểm tính chi phí set up như thế nào
  9. Có hay không chi phí cung cấp những dịch vụ phụ ? (như hoa trang trí, pháo hoa, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh v.v…)
  10. Hình thức thanh toán nào được dùng để trả tiền thuê địa điểm? Một số nhà hàng, khách sạn cho thanh toán qua Card hay Séc nhưng có nơi chỉ nhận tiền mặt, trước và sau event.
  11. Chi phí thuê venue , đặt cọc và chi phí hủy venue tính theo tỷ lệ bao nhiêu?

hợp đồng thuê địa điểm tổ chức event

Những điểm quan trọng cần lưu ý khi kí hợp đồng thuê địa điểm:

  1. Bất cứ điều gì đã được thỏa thuận xong giữa 2 bên (thời gian set up, phục vụ trong địa điểm, chi phí đi kèm, các khoản không tính phí, ưu đãi v.v..) đều phải được thể hiện rõ dạng văn bản có chữ kí của 2 bên (người có đủ tư cách và quyền hạn). Không chấp nhận những cam kết suông từ phía nhà cung cấp và tuyệt đối không làm việc với những nơi từ chối kí hợp đồng.
  2. Chi phí xử lý rủi ro trong trường hợp event của bạn bắt buộc phải hủy vì những lý do sau :
    • Qui định về tiếng ồn trong khu vực
    • Nhân viên phục vụ đình công
    • Thay đổi nhân viên quản lý
    • Thay đồi chủ địa điểm
    • Thay đổi địa điểm
    • Nhà cung cấp bị phá sản
    • Người ngoài tham gia và làm hỏng event
  3. Trong hợp đồng phải ghi rõ các đảm bảo sau:
    • Ngày, giờ và vị trí địa điểm
    • Thời gian trả lại tiền đặt cọc
    • Liệt kê chính xác và đầy đủ tất cả dịch vụ được cung cấp và chi phí kèm theo, ghi kèm chi phí tối đa cho những dịch vụ này
    • Những khoản cam kết đã được 2 bên đồng ý ở trên
  4. Không bao giờ kí hợp đồng ngay khi vừa mới kiểm tra địa điểm. Tốt nhất nên xin một bản copy hợp đồng, đọc đi đọc lai nhiều lần và thảo luận cùng với các thành viên khác trong nhóm. So sánh đối chiếu với các hợp đồng ở các địa điểm khác để quyết định chọn hay không.
  5. Luôn tham khảo ý kiến của người có kinh nghiệm về kí kết hợp đồng để đảm bảo rằng các điều khoản có lợi cho bạn khi event chẳng may xảy ra sự cố ngoài ý muốn

Trong thời gian kí kết hợp đồng, bạn cần làm việc rõ với quản lý địa điểm rằng

  1. Từ thời điểm kí kết tới khi event diễn ra, không được thay đổi, sửa chữa địa điểm hay bất cứ khu vực nào nằm trong khuôn khổ địa điểm.
  2. Không được nhận bất cứ event nào diễn ra trong ngày bạn đã đăng kí. Nếu điều này không khả thi thì phải chắc chắn rằng event đó không tác động tới event của bạn, ví dụ như làm giảm số nhân viên phục vụ hay thiếu chỗ giữ xe, tiếng ồn quá lớn. Ghi kèm điều khoản bồi thường trường hợp này trong hợp đồng với nhà cung cấp nếu cần thiết.
  3. Hợp đồng kí kết là duy nhất và đảm bảo tất cả các điều khoản đều đã được liệt kê.

Xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình (Phần 1)

THU HƯƠNG (Biên dịch)


Bài liên quan:

Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình (Phần 1)

Event Channel – Để lựa chọn được một địa điểm “đắc địa” nhất cho Event của mình, có nhiều yếu tố mà dân Event phải cân nhắc.

  • Tính phù hợp của địa điểm

Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức event là chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp, Event có bao nhiêu thể loại thì cũng có bấy nhiêu tùy chọn về địa điểm tổ chức. Ví dụ lễ vinh danh doanh nhân tiêu biểu hay lễ tuyên dương sinh viên tốt nghiệp thủ khoa ĐH, CĐ tổ chức tại Văn Miến Quốc Tử Giám là phù hợp, hay lễ Valentine tổ chức ở một cây cầu lãng mạn như cầu Ánh Sao ở Phú Mỹ Hưng sẽ tạo nên một không gian gây nhiều cảm xúc. Chính vì vậy, người làm event nên có những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.

  • Số lượng khách tham dự:

Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của Event mà lại tăng chi phí thuê không cần thiết.

Tuy nhiên, đôi khi chủ địa điểm sẽ không chấp nhận giảm giá cho các yêu cầu cắt giảm địa điểm, vì với phần nhỏ còn lại của địa điểm họ sẽ không thể cho ai thuê mướn được nữa. Trong trường hợp như vậy bạn cũng nên chấp nhận trả đủ chi phí nhưng vẫn yêu cầu ngăn nhỏ địa điểm lại để có đủ không gian cần thiết cho sự kiện, không để không gian quá lớn làm các vị khách của chúng ta cảm thấy lạc lõng.

Bạn cũng nên cân nhắc cách set up của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 – 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 – 3m2/người.

  • Khách tham dự là ai?

Ví dụ nếu khách mời của bạn là những người sang trọng và giàu có thì nơi tổ chức event bắt buộc phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao. Hay nếu khách hàng là trẻ em thì tổ chức ở công viên hay thảo cầm viên là phù hợp nhất.

lựa chọn địa điểm cho event

Khách sạn 5 sao dành cho những sự kiện mà người tổ chức muốn gia tăng vị thế của thương hiệu, công ty

  • Tính tiện lợi về mặt địa lý

Chọn lựa địa điểm tổ chức event không nên quá xa khu vực những người tham dự sinh sống. Ví dụ nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng ở khu vực Đông Bắc thành phố HCM thì nên lựa chọn một khách sạn, nhà hàng nào đó ở quanh khu vực Gò Vấp, Bình Thạnh hay Phú Nhuận là lý tưởng nhất, nếu bạn tổ chức ở một khách sạn tại Quận 5 thì lại không phù hợp cho việc di chuyển của họ.

  • Điều kiện thời tiết:

Luôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức event trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì event ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ chức và chi phí cho phép.

  • Thông tin về địa điểm:

Trước khi quyết định chọn một địa điểm nào, bạn nên nghiên cứu tất cả thông tin liên quan  như các event nào đã được tổ chức tại đây, địa điểm đó tính giá như thế nào, giá ăn uống và tổ chức đã bao gồm chi phí thuê địa điểm hay chưa (ví dụ một số khách sạn tính phí thuê phòng riêng và phí phục vụ đồ ăn, thức uống riêng). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công tác chuẩn bị trước event. Cần lưu ý thêm về qui định tiếng ồn cho các event ngoài trời ở một số khu vực trung tâm, ví dụ như ở Hội trường Thành phố bạn không thể tổ chức Event có ca nhạc vào ban đêm do chỗ này đối diện với Trung tâm chấn thương chỉnh hình, tổ chức rockshow ở SVĐ Tao Đàn thì âm thanh không được mở lớn như ở SVĐ Quân khu 7.

địa điểm tổ chức sự kiệnđịa điểm tổ chức sự kiện

  • Tiện ích và dịch vụ đi kèm:

Một event thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một event

Bãi đậu xe:

Tình hình thiếu bãi đậu xe tại trung tâm thành phố vẫn luôn là vấn đề nan giải cho những người làm event chuyên nghiệp nhưng không bao giờ được bỏ qua yếu tố này khi chọn lựa địa điểm cho event. Nên ưu tiên chọn lựa những địa điểm có kèm dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách tham dự chương trình. Nhất là đối với những sự kiện rất đông người, trong lúc khảo sát địa điểm,  hãy chú ý khảo sát các bãi giữ xe khác ngoài bãi giữ xe chính phòng khi bãi này quá tải chúng ta sẽ hướng dẫn khách gởi tại các bãi sơ cua. Nếu Event mà bãi giữ xe không liền kề ngay với địa điểm thì bạn nên thỏa thuận để nhân viên bãi xe sẽ dẫn xe ra bãi giúp khách, nhiều vị khách sẽ rất bực mình nếu phải tự đem xe đi gởi và cuốc bộ hàng trăm mét để tới được địa điểm tổ chức.

Vấn đề an ninh, an toàn

Trong lúc khảo sát địa điểm bạn hãy chú ý quan sát và dò hỏi, phải đảm bảo rằng địa điểm tổ chức có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa cháy, vòi phun áp trần, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm, nhân viên bảo vệ, camera theo dõi, hộp cứu thương và máy phát điện. Nên chọn những địa điểm có nhiều lối thoát và cách bệnh viện gần nhất không quá 30 phút di chuyển. Nếu bạn dự định tổ chức event tại một nơi cách xa trung tâm thì nhất thiết phải có xe cứu thương  và bác sĩ đi kèm, nếu điện thoại bạn nằm ngoài vùng phủ sóng thì cần trang bị điện thoại vệ tinh cho những trường hợp khẩn cấp. Cho những event qui mô lớn cần có đủ cả 3 lực lượng: an ninh, cứu hỏa và cứu thương.

Dịch vụ cộng thêm:

Thông thường các địa điểm đều có cung cấp những dịch vụ cộng thêm như: dịch vụ ăn uống trong event, hoa trang trí, pháo hoa, thiết bị nghe nhìn, trình chiếu, máy bắn kim tuyến, phương tiện di chuyển, ban nhạc, Internet, máy phát điện… Hãy hỏi xem họ có thể hỗ trợ miễn phí cho bạn không, hoặc nếu tính phí thì tính như thế nào

Nhân viên phục vụ:

Tùy theo lượng khách mời mà bố trí số lượng nhân viên phục vụ theo tỉ lệ phù hợp. Thái độ nhân viên cần phải thân thiện, nhiệt tình và sẵn sàng giúp đỡ. Cần phải có đồng phục chung cho nhân viên, quan tâm đặc biệt đến tính sạch sẽ của đội ngũ này, không khách mời nào thích nhìn thấy người phục vụ mình lem luốc và bốc mùi. Hỏi người quản lý rằng nhân viên của họ có sẵn sàng làm ngoài giờ hay không phòng khi họ sẽ cau có không chịu phục vụ nếu event vượt quá thời gian họ được nghỉ ngơi.

Những qui định:

Mỗi địa điểm đều có những qui định riêng như: qui định về giấy phép tổ chức, về việc chụp hình, quay phim, việc mang thiết bị nghe nhìn hay đồ ăn thức uống từ bên ngoài vào (thay vì sử dụng của địa điểm), giới hạn về lượng cồn, qui định về tiếng ồn, về trang phục và trang trí cho chương trình (bạn không thể thay đổi cách bài trí hay đèn của địa điểm bằng đèn của chương trình hay không thể dán hoặc sơn bất kì gì lên tường), qui định về quảng cáo (không được đặt banner tại cổng ra vào chính của khách sạn) v.v…Cần tìm hiểu kĩ tất cả những qui định này trước khi quyết định thuê địa điểm.

  • Các điều khoản về đặt cọc, thanh toán:
Số tiền đặc cọc, thời gian đặt chỗ và gởi tiền đặt cọc, việc bồi thường khi hủy đặt, những điều khoản về việc thanh toán sau chương trình… là những điều bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng với địa điểm đó.

hủy bỏ đặt chỗ

Mỗi địa điểm đều có những quy định riêng mà người làm Event cần phải tìm hiểu rõ

  • Thời gian cho phép set up

Hiếm khi nào chúng ta không cần đến thời gian set up để dựng phông sân khấu, treo bandrol, trang trí… Thông thường một địa điểm sẽ dành cho chúng ta nửa ngày hay một ngày miễn phí để set up, nhưng đôi khi do kẹt một event tổ chức ngay trước đó, thời gian set up của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp. Hãy hỏi kỹ chủ địa điểm về thời gian cho phép set up, có được miễn phí hay tính phí…

Xem thêm thảo luận tại diễn đàn: Các quán cafe tốt để tổ chức event

THU HƯƠNG


Bài liên quan: