Archive

Posts Tagged ‘kế hoạch sự kiện’

Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm thường bị bỏ quên

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Như hầu hết tất cả những cuốn sách hướng dẫn kinh doanh đều cho bạn lời khuyên rằng: đặt mục tiêu là một trong những điều quan trọng nhất có thể làm bạn và event của mình khác biệt so với những sự kiện khác. Bằng việc thiết lập mục tiêu, bạn sẽ có thể tập trung vào kết quả mong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn. Đó là lý do vì sao các event manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?”

Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện (xem thêm Các yếu tố giúp xác định mục đích của sự kiện), bạn có thể sử dụng chúng vào việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến. Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được.

Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc cần làm

Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá. Nếu bạn muốn đo lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.

Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện

Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy đúng đường ray. Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới, bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp mới mục tiêu của sự kiện không?”

Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là gì? Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc

Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự kiện. Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện.

Mục tiêu tổ chức sự kiện là động lực cho event team làm việc

Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ đường đi tới một sự kiện thành công. Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ chức sự kiện.

Thành công của một event trong tương lai

Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100 vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.

Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai. Những lý do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.

THÁI HIỀN (lược dịch từ eventsecrets.com)


Bài liên quan:

Sử dụng các phần mềm ứng dụng cho quản lý và lập kế hoạch sự kiện

Event Channel – Để lên kế hoạch cho một sự kiện, trước đây chúng ta thường tự xây dựng trong đầu và dựa trên các mẫu kế hoạch có sẵn. Nhưng trong xu thế hiện nay, mọi thứ đều được khép vào những quy trình chuyên nghiệp, mọi kế hoạch đều được quản lý bằng phần mềm thì event cũng không phải là ngoại lệ.

Hiện tại, ở nước ngoài có rất nhiều phần mềm giúp bạn lập kế hoạch event hay quản lý event và quản lý khách tham dự trong event. Hãy thử tham khảo một vài phần mềm được sử dụng cho người làm event nhé.

1. Event Manager (https://sites.google.com/site/hcifame/event-manager)

Trong tổ chức sự kiện, việc truyền thông giữa đơn vị tổ chức và khách tham dự là rất quan trọng. Đôi khi có quá nhiều khách tham dự nên những người quản lý sự kiện không thể tiếp cận với nhiều người để nghe phản hồi từ họ và có sự tương tác với họ một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, với những sự kiện có số lượng người tham gia đông thì cũng rất khó quản lý. Ngoài các phương thức truyền thống như làm survey thì người ta cùng phần mềm Event Manager này để nhận feedback trực tiếp từ người dùng, còn có chức năng vote để đánh giá event.

 

 

2. Event2mobile: (www.event2mobile.com)

 

Event2mobile là một nền tảng cho phép các nhà quản lý và tổ chức sự kiện cung cấp cho khách truy cập đến các sự kiện thông qua các thiết bị di động. Về bản chất, event2mobile biến thiết bị di động của người tham dự thành một tài liệu hướng dẫn về sự kiện di động!

Có event2mobile trên điện thoại di động sẽ trở thành một trải nghiệm hữu ích và không rắc rối cho người tham dự nhiều sự kiện, hội nghị, hội thảo. Có bản đồ/giấy tờ để thực hiện, gian hàng và tham gia có thể được đặt một cách dễ dàng, họ có thể xem vị trí của bạn trên bản đồ sàn, ghi chú, đính kèm hình ảnh và thực hiện nhiều hoạt động khác bổ sung mà một tài liệu hướng dẫn event thông thường sẽ không cho phép họ làm. Người quản lý sự kiện có thể nắm được thông tin khi sử dụng một máy tính quản lý phần mềm này.

3. FBMobile (www.eventsoft.com)

Với FBMobile, bạn có thể đặt sự kiện của bạn bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào. FBMobile hoạt động trên điện thoại, trên máy tính bảng, hoặc thiết bị khác với một trình duyệt web để tìm kiếm các sự kiện lịch của bạn và đặt trực tiếp từ điện thoại.

FBMobile cho phép tìm kiếm theo tên sự kiện hoặc ngày cụ thể, xem thông tin sự kiện bao gồm cả sự kiện tên, địa điểm, thời gian, và lần hiển thị.
Đặt chỗ các sự kiện hoặc xem lịch của bạn từ các hội trường, sân khấu chính hoặc thậm chí văn phòng của khách hàng.

4. Event Pro (www.eventpro.net)

EventPro phần mềm cung cấp một môi trường thân thiện với người sử dụng cho cơ sở lập kế hoạch, phối hợp chức năng và quản lý sự kiện. Các tính năng của nó được tập trung vào việc chuẩn bị tất cả các khía cạnh của một cơ sở, cung cấp cho bạn khả năng tổ chức hiệu quả thông tin và chạy báo cáo tùy chỉnh.

Phần mềm Quản lý sự kiện cho các cuộc họp hội nghị, triển lãm, tổ chức hay bất cứ ngành công nghiệp, dịch vụ của bạn sẽ giúp có nhu cầu lập lịch trình sự kiện của bạn.

Với phần mềm này, sẽ loại bỏ việc đặt chỗ trùng – EventPro gửi một cảnh báo ngay lập tức khi việc đặt hỗ bị trùng. Ngoài ra, chức năng nhắc nhở nội bộ các chi tiết quan trọng sẽ tự động nhắc nhở người dùng những nhiệm vụ cần được hoàn thành trước, trong hoặc sau khi một sự kiện. Và còn cung cấp một báo cáo tổng hợp  trên tất cả các khía cạnh liên quan đến với lịch trình sự kiện và quá trình quản lý.

Có thể xem phàn giới thiệu về ứng dụng tại đây

Hiện tại, bạn có thể mua các phần mềm này từ các nhà cung cấp ở nước ngoài để sử dụng cho việc quản lý , nhưng đối với khách tham gia, bạn có thể xây dựng một ứng dụng mới bằng tiếng Việt dựa trên các ứng dụng này. Việc này hoàn toàn có thể làm được bởi các nhà lập trình tại Việt Nam (Mobile Applications Developer).

KIM OANH

Tin cũ hơn:

Làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?

Event Channel – Sự kiện thành công dựa trên nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất là gia đoạn lên kế hoạch và triển khai cho sự kiện. Đây là giai đoạn chịu nhiều áp lực và dễ bị stress nhất, nếu không biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học thì bạn sẽ bị quá tải và dễ ảnh hưởng đến tiến độ của event. Vậy làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?

Stress là một tình trạng thường gặp với những người làm event trong việc ra quyết định hay việc làm việc quá sức giữa các áp lực. Vì hành động hay quyết định của họ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng và tác động đến lợi ích của nhiều người khác.
Trong event, người làm kế hoạch và quản lý sự kiện phải chịu áp lực từ nhiều phía. Đầu tiên là từ công ty, từ sếp, từ đồng nghiệp, từ khách hàng, từ các nhà cung cấp, và từ người tham dự nữa. Có thể nói người làm event luôn trong tình trạng “thập diện mai phục”.
Những người làm event tốt là những người biết cách đối phó với stress. Và theo kinh nghiệm của người viết, một khi tìm ra cách vượt qua stress thì sẽ cảm thấy rất thú vị và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Đối với những người làm sự kiện thì việc giải quyết công việc hiệu quả nhất là đi theo kế hoạch đã định ra. Mỗi ngày giải quyết đúng số lượng công việc trong kế hoạch, mọi việc sẽ đi theo “guồng quay” có sẵn và những phát sinh cũng sẽ được hạn chế tối đa. Nếu làm việc không có kế hoạch, bạn sẽ không thể quản lý được công việc nào giải quyết trước, việc nào giải quyết sau, và khi đó chính bạn sẽ bị rối lên trong một mớ hỗn độn công việc.

Quản lý tốt thời gian và nhân sự là một yếu tố để nhẹ bớt gánh nặng công việc

đối với người làm event

Làm sao để lập kế hoạch tốt và nhẹ bớt gánh nặng trong khâu triển khai công việc? Thử xem bạn có mắc phải một trong những sai lầm thường thấy dưới đây không nhé.

1. Không có kế hoạch rõ ràng, chi tiết:
Có nhiều người, mặc dù đã làm To do list, check list, timeline đủ cả nhưng đến lúc triển khai vẫn phát điên lên vì khối lượng công việc quá lớn và quá nhiều phát sinh. Sai lầm của họ là không tự viết kế hoạch và tự dựa vào kế hoạch để làm những bảng check list mà họ dùng những mẫu có sẵn rồi edit lại, như vậy họ không thể hình dung đầy đủ về các công việc cần thiết trong sự kiện đó.
Hãy chi tiết đến từng điểm nhỏ nhất. Bạn có thể dùng công cụ mind map (có thể tham khảo thêm bài viết Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng trong tổ chức event) để quản lý và liệt kê tất cả công việc. Cố gắng hình dung những việc chi tiết nhất, thời gian dành cho việc lên kế hoạch càng nhiều, càng chi tiết thì đến lúc triển khai sẽ đỡ bị thiếu sót. Và luôn nhớ có kế hoạch back up cho mọi hạng mục.

2. Hiểu sai ý muốn của khách hàng:
Người lập kế hoạch cho sự kiện phải nắm rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng và hiểu được tâm lý của người tham dự sự kiện, kết nối những nhu cầu này với nhau. Nhưng nếu làm việc và tư duy đơn lẻ sẽ không mang lại kết quả tốt nhất. Sau khi nhận brief từ khách hàng, bạn phải tổ chức họp mọi người trong team, cùng brainstorm để đưa ra những ý tưởng và giải pháp phù hợp cho việc tổ chức. Sẽ rất mất thời gian và kết quả là “fail” nếu ngay từ đầu bạn không hiểu rõ ý khách hàng rồi đem triển khai thành kế hoạch.

3. Không “quy về một mối”:
Việc quan trọng nữa là nên có sự liên hệ thường xuyên trong công việc với khách hàng. Và “quy về một mối”, tốt nhất là với một người có trách nhiệm quyết định trong mọi việc. Không nên rải rác các hạng mục như thiết kế được duyệt bởi một người, nội dung được duyệt bởi người khác và việc di chuyển đi lại thì do một người khác quyết định. Việc này sẽ khiến bạn bị rối vì ai cũng có quyền quyết định. bạn nên lưu ý và thống nhất điều này với khách hàng ngay từ đầu.

4. Quá ôm đồm công việc, phân chia công việc không hợp lý:
Phân chia công việc hợp lý cũng là một giải pháp chống lại căng thẳng quá mức. Đầu tiên, phải biết phân công việc cho từng người sao cho phù hợp, thuận tay với người đó. Tiếp theo là nên tin tưởng khi giao việc, không nên giao việc rồi quay lại giám sát, hối thúc, hay ôm đồm làm luôn công việc. Lưu ý khi giao việc thì nên truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình, không để người nhận việc hiểu sai và triển khai sai, thứ hai là có deadline rõ ràng để người được yêu cầu thực hiện đúng thời gian.
Ví dụ: “Tôi cần anh check 4 khách sạn tiêu chuẩn 5 sao cho hội nghị khách hàng  vào ngày 30/5/2011,có 300 khách tham gia, dùng tiệc set menu, giải trí có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn,… và anh báo cáo lại cho tôi trước 4 giờ chiều nay” thay vì “anh check giúp tôi vài khách sạn để tổ chức hội nghị khách hàng ngày 30/5/2011 rồi gửi qua email cho tôi nhé”.

5. Không nắm được ngân sách chương trình:
Một ngân sách được khoanh định rõ ràng cũng giúp bạn quản lý tốt việc lên kế hoạch và phân bổ chi phí sao chọ hợp lý. Nhiều khách hàng không muốn công khai ngân sách nên thường báo rằng “ngân sách mở”, nhưng bạn cố gắng tìm hiểu ngân sách trong khoảng nào, ví dụ có thể hỏi những năm trước sự kiện tương tự thì chi phí công ty cho phép khoảng bao nhiêu để biết được số tiền bạn có thể sử dụng dao động trong khoảng nào. Nhiều khi khách hàng chỉ dự định chi 10.000 USD mà bạn đưa ra kế hoạch lên đến 20.000 USD thì chắc bạn cũng hiểu kết quả rồi. Bảng dự toán ngân sách nên bám sát kế hoạch và phải chú ý cho những khoản dự phòng.

 

Hãy rõ ràng về ngân sách ngay từ đầu để không “điên đầu” với những con số

6. Không có kĩ năng sắp xếp thời gian phù hợp:
Một event diễn ra có 3 giai đoạn: Lên kế hoạch, triển khai kế hoạch và Event diễn ra.
Thường thì, nên dành 30% cho việc lên kế hoạch, chỉnh sửa và thống nhất về kế hoạch, thời gian còn lại dành cho giai đoạn triển khai và chạy chương trình là hợp lý nhất. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho một giai đoạn nào đó mà lơ là 2 giai đoạn kia thì bạn sẽ không đủ thời gian để giải quyết khối lượng công việc bị dồn đọng lại đáng ra phải giải quyết trước đó. và sự chuẩn bị cập rập thì sẽ mang đến một event chụp giựt và kết quả thất bại có thể thấy được trước.

Bạn muốn phân bố công việc như thế này…

hay là nhiều rủi ro thế này?
PÉ MIU

Tin liên quan: