Archive

Posts Tagged ‘kỹ năng event’

Những điều nên lưu ý khi tìm hiểu về nghề event

Event Channel – Nhắc đến event, rất nhiều người hào hứng muốn tìm hiểu về nghề này như một nghề thú vị, nhiều sự thu hút. Có người tìm hiểu đơn thuần là để cho biết, một số khác để định hướng nghề nghiệp cho mình và đa số là tìm hiểu để trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng trong nghề.

Dù tìm hiểu với mục đích gì thì việc có những thông tin đúng đắn, cần thiết vẫn giúp ích nhiều cho người có nhu cầu hiểu về “nghề event“. Vậy như thế nào là tìm hiểu đúng cách? Nghĩa là bạn tìm đúng thông tin, những kiến thức ấy thực tế, gần gũi và có ích cho bạn chứ không phải là những giáo trình cơ bản dùng để giảng dạy về lý thuyết bởi vì kể cả khi ứng tuyển nghề event thì nhà tuyển dụng cũng không hỏi về lý thuyết những câu đại loại như “Em hiểu gì về khái niệm event” mà họ sẽ hỏi “Em thấy mình có những tố chất nào phù hợp với nghề event” – đó là một ví dụ rất cơ bản về việc tìm hiểu sai mục đích.
Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn có nhiều thông tin hơn trong việc tìm hiểu và tiếp cận với nghề event
1. Tận dụng công nghệ thông tin, biết đặt câu hỏi
Có thể nói không ngoa rằng thời nay hầu như mọi thứ đều có trên internet, đặc biệt là nhờ sự giúp sức của bộ máy tìm kiếm Google. Tuy vậy, cùng một thắc mắc nhưng có người tìm ra câu trả lời, có người lại không.
Ở đây, có thể thử bằng cách dùng Google để tìm các thông tin cơ bản về nghề event. Một người suy nghĩ đơn giản sẽ mở Google lên và gõ “event” hoặc “tổ chức sự kiện“, bạn sẽ lạc trong một rừng thông tin về event mà không biết bắt đầu từ đâu, thậm chí còn bị tấn công bởi hàng loạt quảng cáo che chắn hết tầm nhìn. Nhưng nếu cụ thể hóa thắc mắc của bạn về event bằng từ khóa “khái niệm tổ chức sự kiện” hoặc là “phân công nhân sự trong event” chẳng hạn, bạn sẽ có ngay kết quả hữu ích.
Mặc dù Event Channel đã cung cấp rất nhiều bài viết về những vấn đề cơ bản như thế này nhưng hàng ngày vẫn nhận được rất nhiều câu hỏi về Cơ cấu nhân sự trong một event hoặc là Tính toán ngân sách cho sự kiện… Trong khi đó, nếu bạn chịu vận dụng khả năng tìm kiếm của máy móc thì bạn sẽ đỡ mất rất nhiều thời gian cho việc đặt câu hỏi.
alt
Với từ khóa “event” – bạn sẽ có được một rừng thông tin và quảng cáo
Nhưng với một từ khóa cụ thể thì kết quả tìm được sẽ đầy đủ hơn
2. Người làm event không phải bách khoa toàn thư
Vâng, người làm event biết nhiều lĩnh vực, nhưng không có nghĩa là bách khoa toàn thư. Người viết bài thường xuyên nhận được điện thoại hoặc email gửi để hỏi một số điều như “Liệt kê giúp những agency về event lớn nhất TP. HCM” hoặc là “Địa điểm tổ chức sự kiện cho khoảng 400 người ở Nha Trang”….và những đồng nghiệp trong nghề event cũng gặp phải các trường hợp tương tự như thế. Trong khả năng của mình thì chúng tôi sẵn sàng chia sẻ nhưng có những điều không nằm trong danh sách những điều cần quan tâm thì chúng tôi hoàn toàn không thể giải đáp cho các bạn được.
Những câu hỏi như trên các bạn cũng có thể tự tìm hiểu bằng nhiều cách. Ví dụ như vào các trang web cung cấp dịch vụ du lịch nghỉ dưỡng của Nha Trang để tìm những khách sạn đáp ứng đủ điều kiện như trên hoặc thăm dò từ bạn bè một số Agency lớn và tự mình tổng hợp lại được.
3. Tự vận động để có cái “của riêng mình”
Việc tìm hiểu giống như ta học lý thuyết và việc thực hiện thì như là làm bài tập. Lý thuyết phải đi đôi với bài tập là như vậy. Không có sự kiện nào giống nhau đến 100%, vì vậy, khi được chia sẻ một bản kế hoạch, một proposal, bảng báo giá hay kịch bản chương trình, bạn có thể tùy cơ ứng biến, thay đổi sao cho nó phù hợp với công việc của mình. Có nhiều dạng event như Hội thảo, Khai trương – động thổ, Giới thiệu sản phẩm, MICE…Vì vậy, không thể cứ mỗi dạng event thì bạn lại phải chạy vay đi xin kế hoạch của mọi người mà không bao giờ có cái của riêng mình.
Nếu để ý bạn sẽ thấy các báo giá cho mọi chương trình khác nhau thì đều cơ bản chia thành các phần như: Ý tưởng/thiết kế, Hạng mục sản xuất, Hạng mục thuê mua, Nhân sự, Thuê địa điểm, Khác (các vật dụng dùng 1 lần, vận chuyển…), ngoài ra không thể thiếu phần chi phí quản lý. Từ những phần cơ bản như trên,  tùy thuộc vào mỗi sự kiện mà ta có thể thay đổi các hạng mục nhỏ bên dưới, như sự kiện ngoài trời thì bổ sung thêm Dù không gian, lều bạt, tăng cường âm thanh ánh sáng… Qua mỗi sự kiện, những người làm sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm và hiểu biết về các hình thức sự kiện và củng cố cho những công việc của mình.
4. Nhờ người khác chỉ cách câu, đừng xin cá
Không hỏi những câu dạng “Có Chúa mới biết” thì một số bạn (đa phần là các bạn trẻ) lại hồn nhiên yêu cầu một người làm sự kiện (như mình) hoặc một trang thông tin cung cấp kiến thức về event như Event Channel báo giá Tea break của các khách sạn lớn, báo giá dịch vụ in ấn hoặc đơn giản là gửi cho bạn một kịch bản chương trình gala dinner thật chi tiết với nội dung là abc, xyz…Các bạn được khách hàng trả tiền để thuê làm những việc đó, nếu như hỏi mà ra được vấn đề thì chắc không khách hàng nào thuê mướn agency cho tốn kém rồi.
Hỏi rằng người làm event có thể cung cấp giá của các suppliers hay không? – Có, chúng tôi luôn có sẵn các báo giá gần nhất của họ. Nhưng nếu bạn luôn luôn đi yêu cầu người khác cung cấp vô điều kiện mà không bao giờ thử tự tay làm công việc này thì đến bao giờ bạn học được kỹ năng đàm phán với suppliers. Một người có những tố chất của người làm sự kiện như năng động, tự tin, không ngại khó, ngại khổ thì không bao giờ đi xin cá mà chỉ nhờ người khác chỉ cách cho mình câu cá thôi.
NGUYỄN PHƯƠNG THANH


Xem thêm:

Những điều nên làm nếu bạn muốn theo nghề tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi, sự đam mê, năng khiếu và kỹ năng chưa đủ mà phải có cả sự rèn luyện và để ý các chi tiết từ nhỏ nhất trong tất cả các event. Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:

1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:

Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.

2. Trình tự lên kế hoạch tổ chức một sự kiện

Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.

Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.

3. Tìm kiếm, học hỏi kinh nghiệm:

Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.

Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.

4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:

Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.

5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:

Khi bắt đầu công việc  này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.

6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:

Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.

THỦY NGUYỄN (Theo Fabjob)


Bài liên quan:

Mô tả công việc của một người tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Một góc nhìn khác về công việc của người làm công tác tổ chức và lên kế hoạch cho sự kiện. Công việc của họ bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Tuy nhiên, dưới áp lực lớn thì đây là một công việc đầy thú vị và năng động.

Một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. những người lập kế hoạch sự kiện giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, cho đến hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến.

Sáng tạo Thông điệp

Bất kỳ sự kiện hội nghị, hay cuộc họp nào, các bước lập kế hoạch đầu tiên xoay quanh thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp – chủ đề chính của chương trình.

Kỹ năng lập Ngân sách

Cùng với chủ đề, ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.

Lựa chọn Địa điểm

Những người làm công tác tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Các nhà tổ chức phải đưa vào yêu cầu xem xét sự kiện bao gồm cả kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet khi lựa chọn một địa điểm.

Người làm công việc tổ chức sự kiện còn phải có kỹ năng
lựa chọn địa điểm phù hợp

Quản lý Hậu cần

Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua  và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.

Kỹ năng Báo cáo

Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.

Năng lực người tổ chức

Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.

Môi trường làm việc

Người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Họ làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,…

THU HÀ (theo http://www.ehow.com)


Bài liên quan:

12 lưu ý để mời tài trợ hiệu quả cho sự kiện

Event Channel – Những sự kiện được bạn đầu tư công phu về ý tưởng, lên kế hoạch và hứa hẹn sẽ rất hấp dẫn nhưng khi đem đi mời tài trợ thì không hiệu quả. Có thể bạn đã tiếp xúc chưa đúng đối tượng cần gặp hoặc tìm kiếm đơn vị tài trợ không phù hợp, và còn gì nữa? Hi vọng 12 gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn chào tài trợ hiệu quả hơn.


1. Đối tượng tham gia: Nhắm đến đối tượng cụ thể và rõ ràng, ví dụ: sự kiện dành cho phụ nữ đã có gia đình, hay là giới trẻ sống ở thành phố,… Từ đó, xác định được phân khúc thị trường và tìm kiếm đơn vị tài trợ phù hợp với đối tượng của sự kiện đó.

2. Khảo sát kĩ địa điểm nơi diễn ra sự kiện, chụp đầy đủ hình ảnh để giới thiệu những hình ảnh thực tế đến khách hàng, điều này cũng giúp ích cho việc bố trí các hạng mục trong sự kiện của bạn.

mời tài trợ cgho sự kiện

3. Ước chừng về kinh phí của chương trình và soạn các gói tài trợ phù hợp. Chỉ định rõ những gói tài trợ như Bạch kim, vàng, bạc, đồng và có mức giá phù hợp cho từng gói tài trợ như thế. Nên phân nhỏ các gói tài trợ sẽ dễ kiếm tài trợ hơn là dồn thành một gói lớn.

kỹ năng xin tài trợ
Chương trình dù có hay nhưng sẽ không thể trở thành hiện thực
nếu như không có tài trợ

4. Nghiên cứu các nhà tài trợ tiềm năng, và xác định các sự kiện họ đã từng tài trợ trong quá khứ. Hiểu được mục tiêu định vị sản phẩm của họ, bởi vì đây là những điểm bạn sẽ muốn tập trung vào khi soạn gói tài trợ hoặc thư mời tham gia tài trợ.

5. Tìm đúng người có đủ thẩm quyền quyết định để chào tài trợ. Đừng tiếc công tìm hiểu kỹ về người có quyền quyết định bên phía nhà tài trợ, rồi bạn sẽ thấy sự nhanh nhảu của mình sẽ làm mình tốn công hơn là việc bỏ thời gian tìm hiểu kỹ. Hãy tìm hiểu người nào có trách nhiệm chính và làm việc trực tiếp với người đó.

6. Dự thảo một lá thư bảo trợ sơ bộ về công ty của bạn hoặc giấy viết thư, tổ chức, gửi đến xác định là người phụ trách yêu cầu tài trợ.

7. Giới thiệu đầy đủ về chương trình. Bao gồm tên sự kiện, vị trí của bạn, ngày, đối tượng than gia, số lượng khách, cơ hội tài trợ với tài sản quan trọng xác định rõ ràng, và thông tin liên lạc của bạn. Cuối cùng, nên yêu cầu một cuộc họp để tiếp tục thảo luận về sự kiện của bạn.

8. Năm đến bảy ngày làm việc sau khi gửi yêu cầu tài trợ của bạn, có một cuộc gọi để theo dõi và đảm bảo bức thư đề nghị của bạn đã được nhận. Hãy cố gắng sắp xếp một cuộc họp, để giới thiệu đầy đủ hơn về chương trình của bạn sẽ tốt hơn là để khách hàng đọc trên giấy tờ.

Nên gặp trực tiếp để trình bày về chương trình sẽ tốt hơn
sau khi bạn gửi hồ sơ chương trình

9. Gặp gỡ với các nhà tài trợ để bán sự kiện của bạn. Đặt một số câu hỏi để hiểu rõ hơn nhu cầu của họ khi tài trợ các sự kiện. Thể hiện khả năng của bạn để đáp ứng nhu cầu của họ thông qua sự kiện này, và những lợi ích mà chương trình mang lại nếu họ tài trợ cho chương trình.

10. Gửi một đề xuất đầy đủ nếu được yêu cầu sau khi cuộc họp của bạn. Trong đề xuất đầy đủ, bao gồm các thông tin từ bức thư đề nghị. Cũng bao gồm số lượng yêu cầu tài trợ, hình ảnh của các tài sản quan trọng, và bất kỳ hoạt động cụ thể và thiết lập những cột mốc trong cuộc họp với các nhà tài trợ.

11. Đảm bảo cả hai bên ký thỏa thuận tài trợ phác thảo các hoạt động, sự kiện quan trọng và tiến độ thanh toán.

12. Thực hiện đầy đủ những cam kết đã có với khách hàng. Cung cấp các hình ảnh, tài liệu, số liệu một cách đầy đủ cho khách hàng sau sự kiện. Ngoài ra, lắng nghe phản hồi của họ để rút kinh nghiệm cho những lần sau và có cách thực hiện tốt hơn.

Xem thêm: Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event Các đối tượng tài trợ cho một event

GIA NGUYỄN

Tin cũ hơn:

Để viết thông cáo báo chí thu hút và hiệu quả

Event Channel – Thông cáo báo chí là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông. Thông tin trong thông cáo này được trình bày theo cách cho phép các nhà báo chỉ cần đọc lướt mà vẫn nắm được thông tin quan trọng mang giá trị tin tức nhất.

Thông cáo báo chí của bạn nên được viết theo giọng tin tức báo chí. Nếu như thông cáo báo chí chỉ là một bản thông báo đơn giản hay chỉ là một phần thông tin để gợi mởi ra một bài báo trong tương lai thì tốt nhất bạn nên viết theo một mẫu cơ bản gọi là hình tháp ngược. Mô hình này đơn giản có nghĩa là những thông tin quan trọng nhất và có khả năng tác động rộng rãi nhất được đặt vào phần mở đầu, và trong phần dẫn dắt câu chuyện, những thông tin ít tập trung, ít quan trọng hơn sẽ được đưa ra theo mức độ giảm dần.

Các phóng viên cũng viết bài theo cách này để cho người đọc có thể nắm được những thông tin quan trọng nhất ở ngay phần đầu và tiếp tục đọc nếu họ muốn biết nhiều thông tin hơn. Cũng như vậy, lối viết này cũng cho phép những người biên tập dễ dàng hơn trong việc cắt ngắn những bài quá nhiều chữ. Họ đơn giản chỉ cần cắt bớt phần cuối của bài báo cho vừa với diện tích trang báo. Nếu bạn viết thông cáo theo cách này, bạn sẽ giúp cho các phóng viên quyết định thông tin nào là cần thiết để đưa vào bài báo.

Thông cáo báo chí gửi đến giới truyền thông đầy đủ thông tin

trong buổi họp báo

Nguyên tắc của năm chữ “W”. Bởi vì theo phương pháp hình tháp ngược này, đoạn đầu tiên, được gọi là đoạn dẫn, là phần quan trọng nhất của bài báo. Mọi sinh viên báo chí đều được học bài vỡ lòng là đoạn mở đầu cần phải bao gồm 5 “W” (who, what, where, when và why (hoặc how). Những yếu tố thông tin cần thiết này phải được viết ở đoạn mở đầu một cách càng ngắn gọn càng tốt. Một đoạn mở đầu tốt không nên vượt quá 35 từ, ví dụ:

Công ty Xây dựng A. bắt đầu xây dựng toà nhà đa chức năng gồm khách sạn và khu văn phòng phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C. tại Hà Nội.

Với 35 từ, ví dụ trên đã chỉ ra được:

• Who: Công ty Xây dựng A.

• What: Xây dựng toà nhà đa chức năng

• Where: Tại Hà Nội

• When: bắt đầu

• Why: phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C.

Đoạn thứ hai trong thông cáo của bạn nên được trình bày kỹ lưỡng hơn, thường cung cấp thêm những thông tin như sau:

Khu nhà, sẽ được gọi là Airport Plaza, gồm 115 phòng khách sạn ở những tầng trên và 120.000 m2diện tích văn phòng và tầng hầm có diện tích gần 30.000 m2. Quá trình xây dựng đã được khởi công từ tháng Ba và sẽ kết thúc trong vòng 24 tháng, theo lời của Giám đốc điều hành Dự án, ông Richard Kline, thuộc công ty Xây dựng A.

Đoạn thứ ba nên cung cấp những thông tin ít quan trọng hơn và có thể bắt đầu trích dẫn những thông tin có thể gây được sự chú ý:

“Tỷ lệ phòng không sử dụng của sân bay A. dao động ở khoảng 4%,” ông Phyllis Brock, Giám đốc dự án, chủ xây dựng nói. “Airport Plaza sẽ cung cấp cho khách hàng khả năng cao nhất với không gian lớn nhất, cơ sở vật chất tiện lợi nhất cho khách bay,” kỹ sư thiết kế dự án cho biết.

Đoạn cuối nên cung cấp thông tin về công ty bạn và nên hâm nóng lại:

Công ty Xây dựng A., có trụ sở tại phố S., là một công ty xây dựng thương mại phục vụ chủ yếu ở khu vực miền Bắc. Được thành lập vào năm 1962, doanh số từ các dự án xây dựng hàng năm của công ty đạt hơn 150 triệu USD.

Mặc dù đã xuất hiện trong đoạn dẫn nhưng cách tốt nhất là viết lại những thông tin chính của thông cáo báo chí vào phần cuối cùng. Những thông tin tóm tắt này sẽ có thể thu hút được sự chú ý của người đọc với những thông tin quan trọng nhất. Điều này đôi khi được xem là mấu chốt. Đoạn đầu tiên nên được viết một cách cẩn thận với những thông tin tóm tắt chính (headline):

Nhu cầu bức thiết phải xây dựng khu khách sạn – văn phòng gần sân bay đã được tiến hành.

Cô đọng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề, headline chuyển tải thông tin quan trọng nhất, mà trong trường hợp này là tính bức thiết của việc xây khu văn phòng và khách sạn. Bạn có thể nhận thấy là tên của công ty nọ không xuất hiện trong phần này, bởi vì sự thực là họ đang xây một khu liên hợp nhưng điều quan trọng hơn là việc xây dựng này đáp ứng một nhu cầu bức thiết.

Khi bạn viết thông cáo báo chí, nên nhớ là các phóng viên chỉ muốn thông tin xoay quanh 5 chữ “W”. Họ nhận được hàng chục thông cáo báo chí mỗi ngày, và họ không có thời gian để đọc tất cả để tìm thông tin nổi bật nhất. Hãy giúp họ bớt vất vả hơn bằng cách trình bày thông tin đầy đủ nhất ở đoạn đầu tiên. Nếu họ cần thêm thông tin họ sẽ liên hệ với bạn.

(Theo blog Hoa Do)

Tin liên quan:

Kỹ năng giải quyết xung đột ở người lập kế hoạch sự kiện

Event Channel – Là một người lên kế hoạch cho sự kiện, giải quyết xung đột là một kỹ năng bạn phải cần có và phát triển. Bạn sẽ cần phải xoa dịu các xung đột hoặc các tình huống khó khăn có thể phát sinh giữa khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ hoặc khách tham dự. Làm thế nào để quản lý tốt những xung đột này?

Trong quá trình làm sự kiện có nhiều rắc rối phát sinh và xung đột là không thể tránh khỏi. Việc giải quyết các mâu thuẫn với thái độ bình tĩnh và cảm thông sẽ giúp các bên cảm thấy nhẹ nhàng hơn và dễ dàng hòa giải được. Mục tiêu của giải quyết xung đột là để lại tất cả các bên hài lòng với một giải pháp phù hợp.

Xung đột với khách hàng

Khi một tình huống tiêu cực xảy ra từ một khách hàng có vị trí quan trọng với công ty bạn. Hãy tìm một giải pháp giữa hai bên là giải quyết mâu thuẫn đó, nhưng khi bạn là một trong hai bên của một dự án, nó trở nên khó khăn hơn. Đầu tiên, lắng nghe khiếu nại của khách hàng và bày tỏ sự đồng cảm. Tiếp theo, yêu cầu khách hàng đưa ra một giải pháp cho việc khiếu nại của họ. Bạn nên cố gắng xem xét một yêu cầu hợp lý của họ và cố gắng để đáp ứng. Với những yêu cầu không hợp lý, bạn có thể thỏa thuận để đáp ứng một nửa yêu cầu trong số đó.

Những tình huống xung đột với khách hàng vượt ra khỏi tầm kiểm soát của bạn, hoặc phía bạn thực sự gây ra lỗi, trong trường hợp này bạn nên thừa nhận khiếu nại của mình và đưa ra giải pháp. Nên gửi lời xin lỗi đến với khách hàng và giải quyết nhanh chóng các rắc rối, sau đó đừng nên quên kèm theo những món quà và lời xin lỗi đại loại như: “Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì sự cố vừa rồi, chúng tôi đã thấy được rắc rối và có phương án giải quyết triệt để. Rất mong anh/chị nhân món quà này (thẻ quà tặng, thẻ dịch vụ,..) như một lời xin lỗi, hi vọng chúng tôi sẽ có cơ hội phục vụ anh/chị tốt hơn”

Bất cứ giải pháp nào bạn chọn, cũng nên hành độngnhanh chóng, giải quyết vấn đề một cách kịp thời tránh để sai sót kéo dài, hậu quả mà bạn phải giải quyết sẽ càng lớn.

Cố gắng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng để giải quyết xung đột
một cách êm thấm

Xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp

Khiếu nại về các trách nhiệm phát sinh giữa khách hàng và nhà cung cấp là một xung đột thường gặp. Nếu khiếu nại trước khi sự kiện xảy ra, hãy cố gắng để khắc phục tình hình trước khi sự kiện bắt đầu. Ví dụ, một nhà thiết kế hoa của đơn vị cung cấp hoa tươi có thể đã sử dụng những bông hoa sai trong khi sắp xếp cho một sự kiện. Trước sự kiện, hãy gọi thiết kế hoa để sửa chữa những chỗ làm sai theo ý của khách hàng.

Khiếu nại khác có thể không dễ dàng để giải quyết. Nếu một nhà cung cấp làm hư hỏng tài sản cá nhân của khách hàng trong việc thi công, set up một sự kiện, giải pháp có thể không thể đưa ra một cách rõ ràng. Trong trường hợp này, án binh bất động cho đến khi bạn có thể đánh giá tình hình và nói chuyện với cả hai bên. Một nhà cung cấp có uy tín có thể sẽ có phương án giải quyết sự cố để bảo đảm trong những trường hợp đặc biệt. Tuy nhiên, bày tỏ sự thông cảm với khách hàng và nhắc nhở các nhà cung cấp là một việc nên làm, ít nhất là viết một lá thư xin lỗi gửi cho họ.

Nếu sự việc đi quá xa so với tầm kiểm soát của bạn, hãy yêu cầu sự hỗ trợ từ phía công ty với những người có quyền quyết định cao hơn, với kinh nghiệm và các mối quan hệ, họ sẽ  biết cách kiểm soát tình hình.

Xung đột giữa các thành viên trong nội bộ

Xung đột giữa các nhân viên nếu không giải quyết kịp thời dễ dẫn từ đơn giản đến nghiêm trọng. Luôn có một chính sách mở cửa để hòa giải giữa hai nhân viên luôn luôn là một ý tưởng tốt. Giải quyết các vấn đề xung đột của nhân viên một cách công bằng mà không đứng về phe nào và tránh để tình hình xấu đi ngoài tầm kiểm soát. Không bao giờ để xảy ra những cãi vã ngoài vòng tranh luận hoặc bạo lực trong nhóm làm việc. Việc này khiến cho tinh thần của mọi người trong nhóm đi xuống, và một khi teamwork không tốt thì không thể làm gì thành công được.

Có một cách mà người viết đã từng gặp phải, trong quá trình sự kiện diễn ra (nhất là sự kiện lớn hoặc kéo dài nhiều ngày), mọi người thường bị tâm lý căng thẳng cộng với quá nhiều áp lực từ các phía nên dễ bị kích động, chỉ cần một rắc rối nhỏ cũng đủ gây cãi vã. Trong sự kiện, hãy yêu cầu họ bằng mọi giá hoàn thành công việc của mình (có thể có thêm sự hỗ trợ từ bạn hoăc một đồng nghiệp khác thay cho đồng nghiệp mà họ đang có rắc rối nếu được), sau đó họp lại và cho mọi người trình bày các ý kiến của mình, sau đó bạn hãy phân tích cho họ các yếu tố khiến họ căng thẳng và kinh nghiệm khống chế sự căng thẳng, đồng thời, giải thích với họ về việc đặt quyền lợi của khách hàng và công ty lên hàng đầu, đó mới là cách làm việc của những người chuyên nghiệp.

Xung đột giữa khách tham dự

Mâu thuẫn giữa các khách hàng sẽ xảy ra trong các sự kiện, nhất là những sự kiện cộng đồng có đông người tham gia. Những địa điểm tổ chức sự kiện nhạy cảm (như quán Bar) hoặc những event có chất cồn (bia, rượu) dễ xảy ra các sự cố này.

Những sự kiện sử dụng thức uống có cồn dễ có nguy cơ

phát sinh xung đột

Với các cuộc xung đột nhỏ giữa 1 vài khách, chỉ cần tách cả hai ra thì có thể giải quyết bất đồng. Nếu cuộc xung đột giữa khách trở nên bạo lực với số lượng đông người tham gia, đừng cố gắng giải quyết lúc này mà nên gọi cho lực lượng bảo vệ hoặc an ninh, cảnh sát. Nhưng tốt nhất là nên có các phương án dự phòng về an ninh (như không dùng chai, ly thủy tinh hay các vật cứng nhọn dễ cầm), sắp xếp chỗ ngồi hợp lý giữa các nhóm khách, bố trí lực lượng an ninh phù hợp để kiểm soát ngay từ đầu để tránh rắc rối xảy ra.

THANH NGUYÊN

Tin cũ hơn:

Điều cần lưu ý khi tổ chức Event tại nhà hàng

Event Channel – Nhà hàng là điểm thường được lựa chọn để tổ chức sự kiện bên cạnh khách sạn vốn có chi phí cao hơn. Loại hình này phù hợp với các buổi tiệc nội bộ công ty, các buổi thết đãi khách hàng…

Có một số điểm bạn nên lưu ý khi tổ chức sự kiện tại nhà hàng:

1. Không gian có phù hợp không

Khi lựa chọn nhà hàng để làm Event, bạn nên lựa chọn nhà hàng có không gian thông suốt và sân khấu (nếu có hoạt động trên sân khấu) cần dễ quan sát ở mọi vị trí. Có nhiều nhà hàng bị vướng những cái cột làm cho không gian bị chia tách và tạo cảm giác không thoải mái lắm cho thực khách, có nhà hàng thì sân khấu bị khuất tầm nhìn khi ngồi ở một số vị trí, điều này sẽ làm cho khách tham dự cảm thấy không hài lòng.

Bạn cũng cần phải chú ý về ánh sáng và mức độ hấp thụ âm thanh của không gian. Nhiều nhà hàng có tiếng vang làm ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh của chương trình, và nhiều nhà hàng không hỗ trợ tốt việc bật, tắt ánh sáng làm phá sản ý tưởng của kịch bản chương trình.

2. Các tiện ích đi kèm

Nhà hàng thường không phải là nơi chuyên dành cho tổ chức sự kiện  nên bạn phải kiểm tra kỹ các tiện ích âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu đi kèm (nếu có) để xem chúng có hoạt động ổn không.

Nếu nhà hàng ở từ tầng 3 trở lên, hãy xem xét coi thang máy có đủ sức chứa nếu có quá nhiều khách cùng đến một lúc. Chỉ cần một buổi tiệc cho 200 đến 300 người cũng có thể lâm vào cảnh ùn tắc, chờ đợi nếu thang máy không đủ lớn để chở được nhiều khách một lúc.

Các tiện ích khác như toilet cũng rất quan trọng, khách tham dự sẽ có ấn tượng không tốt với Event của bạn nếu họ phải chờ đợi quá lâu để giải quyết “nỗi niềm riêng” hoặc phải sử dụng một toilet bẩn.

Bạn cũng cần chú trọng vấn đề gởi xe. Trong những Event có nhiều khách tập trung một lúc mà sức chứa bãi xe của nhà hàng có hạn, bạn nên tìm kiếm một bãi xe “vệ tinh” gần đó và cắt cử nhân viên hướng dẫn khách đưa xe vào bãi.

3. Số lượng nhân viên phục vụ

Bạn cần được biết có bao nhiêu nhân viên được cắt cử phục vụ cho Event của bạn. Nhiều nhà hàng không đủ sức để phục vụ những Event quá đông người, dàn nhân viên phục vụ quá mỏng nên không đáp ứng kịp thời yêu cầu của thực khách, dẫn đến khách phải chờ lâu hoặc nhận về một chất lượng phục vụ tệ. Đã từng có một khách sạn lớn nhất Cần Thơ phục vụ tiệc cho 300 người chỉ với … 3 nhân viên, sau đó Event Agency cũng phải xúm vào hỗ trợ lấy bát đũa, chén dĩa… cho kịp thời gian khai tiệc. Nếu không muốn khách tham dự ra về với sự phật lòng, bạn hãy cân nhắc khi làm ở những nhà hàng mà số lượng nhân viên có hạn.

tổ chức sự kiện tại nhà hàng thủy tạ Đầm Sen

Một sự kiện tại nhà hàng thủy tạ Đầm Sen

4. Hãy kiểm tra bất thường

Thông thường các nhà hàng sẽ trình ra những điều tốt đẹp để khỏa lấp tất cả khúc mắc của bạn. Để đánh giá một cách khách quan, vào một ngày nào đó, hãy bí mật làm một thực khách bình thường đến nhà hàng và trải nghiệm cụ thể về không gian tổng thể, chất lượng phục vụ, chất lượng món ăn, độ ồn, vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm, tiện ích trong toilet… Việc này có thể mất thời gian nhưng đem lại cho bạn cái nhìn chân thực nhất về nơi bạn sẽ đầu tư Event của mình vào.

5. Các suất ăn dự phòng

Việc thừa thiếu người tham dự là việc rất bình thường trong bất kỳ Event nào. Hãy đàm phán với nhà hàng về phương án các bàn “sơ cua” trong trường hợp khách hàng đến nhiều hơn so với dự kiến, về chỗ trống để set up bàn, giá cả, thực đơn món ăn… để đảm bảo bạn phục vụ người tham dự chu đáo nhất trong mọi tình huống.

NGỌC HƯƠNG (Event Manager Q-Events)

Tin liên quan: