Archive

Posts Tagged ‘kỹ năng’

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến (Online Event)

Event Channel – Khái niệm Event chắc hẳn không còn lạ lẫm với dân marketing. Nhưng trong thời buổi lạm phát thì việc liên tục tổ chức các hoạt động ngoài trời, activation tốn kém thì các nhãn hàng bắt đầu quan tâm hơn đến hoạt động trực tuyến. Với các công ty giải trí trực tuyến hoặc dịch vụ online thì nó dường như là 1 hoạt động được ưu tiên hàng đầu. Vậy, để 1 sự kiện online thành công, cần lưu ý những gì?

Chọn kênh/website thích hợp để triển khai
Việc này nghe có vẻ cũ nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả chương trình. Việc chọn website/kênh có target audience là một việc hết sức quan trọng. Nhưng, trong một nhóm các website có cùng đối tượng truy cập như nhau thì việc chọn được website phù hợp nhất cũng ko phải là một việc dễ dàng. Bên cạnh đó, các website cũng hay thổi phồng sự thật các con số. Cho nên, cần hết sức tỉnh táo và thận trọng. Nếu được, hay theo trực tiếp theo dõi: lượng thông tin cập nhật từ website/diễn đàn, xin các số liệu thống kê từ đơn vị thư ba (Google Analytics chẳng hạn), xem kỹ ‘time onsite’, pageview, visit…của web. Cũng lưu ý mức độ ‘active’ của diễn đàn/website. Có một số diễn đàn thành viên rất đông nhưng chủ yếu chỉ vào xem tin. Còn nội dung thì chỉ do một số admin/mod cập nhật

sự kiện online

Các game Online thường tổ chức sự kiện online cho game thủ vào các dịp đặc biệt

Event nên đơn giản
Hẳn chúng ta, ai cũng lười đọc các thể lệ của mỗi cuộc thi. Dân online càng thế. Mỗi thể lệ dài, chi tiết thường có lợi cho đơn vị tổ chức, tránh các rủi ro. Nhưng lại hạn chế sự tham gia của thành viên. Do đó, tốt nhất, hãy phần hướng dẫn tham gia/thể lệ nên cực kỳ đơn giản, dễ hiểu và tách thành 1 phần riêng, làm nổi bật lên. Những quy định khác, ràng buộc trách nhiệm nên đưa vào phần ‘Xem thêm’, ‘Xem chi tiết’. Như vậy, user sẽ biết ngay mình phải làm như thế nào để tham gia. Và khi thực sự quan tâm, user sẽ đọc thêm phần chi tiết.

Giải thưởng nhiều, không cần lớn
Với phần đông user, cơ hội trúng thưởng thường quan trọng hơn giá trị giải thưởng. Đơn giản, phần lớn người chơi vẫn nghĩ đây là 1 thế giới ảo, nên ‘có là dzui rồi’. Và càng nhiều cơ hội trúng các giải thưởng nho nhỏ càng kích thích người chơi. 1/1.000.000 cơ hội trúng chiếc Ipad2 sẽ chẳng có ý nghĩa nhưng mỗi ngày tặng 30 chiếc ly xinh xắn cho người chơi sẽ hấp dẫn hơn nhiều.

Tận dụng tính năng chia sẻ, viral cho campaign
Hãy tận dụng các mạng xã hội để viral cho hoạt động của bạn. Và hãy tích hợp các chức năng chia sẻ, gửi tặng bạn bè nhiều nhất có thể để tận dụng user vận động bạn bè cùng tham gia. Đây là 1 hình thức rẻ nhưng hiệu quả đến bất ngờ mà có thể bạn bỏ quên

HOÀNG HẠC LAN


Bài liên quan:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)

Event Channel – Tiếp theo Phần 1 và  Phần 2 , Event Channel xin gửi đến các bạn những điều khoản tiếp theo cần thiết cho một hợp đồng.

Hợp đồng tổ chức sự kiện

12. Giới hạn Trách nhiệm

Trích:
Tiếng Anh

Limit of Liability

“In no event shall either party be liable to the other or any third party in contract, tort or otherwise for incidental or consequential damages of any kind, including, without limitation, punitive or economic damages or lost profits, regardless of whether either party shall be advised, shall have other reason to know or in fact shall know of the possibility.

If one party to this contract causes damages to the other party, the injured party has the right to recover the cost of the damages from the party causing the injury. Damage costs that could be recovered include direct damages, which are damages that are a direct result of what happened, like medical costs or property damage, and indirect damages. Indirect damages are those that are not directly caused by the other party but that are incurred because the party was injured. For example, if Business One manufacturers and delivers a widget with a loose flywheel to Business Two and the flywheel comes off injuring Business Two’s customer, the injury to Business Two’s customer would be direct damages resulting from Business One’s faulty widget. The damage to Business Two’s business reputation from the accident would be indirect damages to Business Two“.

Tiếng Việt

Giới hạn Trách nhiệm

“Không có bất cứ trường hợp nào mà một bên sẽ phải chịu trách nhiệm với bên kia hay với bất cứ bên thứ ba nào trong hợp đồng, khế ước hay bất cứ phương thức nào khác cho các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm của bất cứ hình thức nào, bao gồm nhưng giới hạn, các thiệt hại kinh tế hay trừng phạt, không quan tâm tới việc bên nào có được biết, có lý do khác để biết hay trên thực tế biết về khả năng có thể xảy ra.

Nếu một bên gây ra thiệt hại cho bên kia, bên chịu thiệt hại có quyền được bồi thường tất cả các chi phí cho thiệt hại từ bên gây ra thiệt hại. Các chi phí thiệt hại được bồi thường bao gồm các thiệt hại trực tiếp, vốn là những thiệt hại là kết quả trực tiếp từ những gì đã xảy ra, chẳng hạn như chi phí ý tế hay thiệt hại tài sản, và các thiệt hại gián tiếp. Thiệt hại gián tiếp là những thiệt hại không trực tiếp gây ra bởi bên kia nhưng bên bị thiệt hại vẫn phải chịu. Ví dụ, nếu bên A sản xuất và giao một sản phẩm khiếm khuyết tới bên B và sản phẩm đó gây ra thiệt hai cho các khách hàng của bên B thì những thiệt hại mà khách hàng bên B phải chịu là những thiệt hại trực tiếp từ sai sót của bên A. Còn những thiệt hại tới danh tiếng của bên B sẽ là những thiệt hại gián tiếp “.

Điều khoản này có nghĩa rằng bên chịu thiệt hại không thể được bồi thường cho những chi phí của các thiệt hại phái sinh xuất phát từ các thiệt hại trực tiếp. Nó không có tác động lên trách nhiệm của một bên đối với các thiệt hại trực tiếp.

Các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm này có thể rất lớn, vì thế từ bỏ chúng là một cách thức để giảm thiểu rủi ro trong bản hợp đồng. Một vài hệ thống pháp luật có yêu cầu điều khoản khước từ trách nhiệm này trong hợp đồng phải thực sự rõ ràng để có thể thực thi đầy đủ. Vì lý do đó, những điều khoản này thường được có định dạng chữ hoa, bôi đậm, hay có phông chữ lớn hơn bình thường để đảm bảo khác biệt và rõ nét với các điều khoản khác của bản hợp đồng.

Một lựa chọn khác có thể là:

Trích:
Tiếng Anh

“In no event shall either party be liable for any incidental or consequential damages. Seller’s liability and buyer’s exclusive remedy for any cause of action arising in connection with this contract or the sale or use of the goods, whether based on negligence, strict liability, breach of warranty, breach of contract, or equitable principles, is expressly limited to, at seller’s option, replacement of, or repayment of the purchase prices for that portion of the goods with respect to which damages are claimed.

All claims of any kind arising in connection with this contract or the sale or use of the goods shall be deemed waived unless made in writing within sixty (60) days from the date of seller’s delivery, or the date fixed for delivery in the event of nondelivery“.

Tiếng Việt

Limit of Liability

Giới hạn Trách nhiệm

“Không có bất cứ trường hợp nào mà mỗi bên phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại mang tính phát sinh thêm. Trách nhiệm của bên bán và việc bồi thường của bên mua cho bất cứ nguyên do hành động nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá, do dù trên cơ sở lơ đễnh, trách nhiệm chặt chẽ, vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay các nguyên tắc công tắc, được giới hạn rõ ràng, với sự lựa chọn của bên bán, việc thay thế, hay trả lại tiền mua hàng cho đúng số lượng hàng hoá gây ra thiệt hại.

Tất cả các yêu cầu với bất cứ phương thức nào phát sinh liên quan tới bản hợp đồng hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá sẽ được xem rằng bị từ bỏ trừ khi được soạn thành văn bản trong vòng sáu mươi (60) ngày từ ngày giao của người bán, hay ngày ấn định việc giao nhận trong trường hợp không giao nhận“.

Điều khoản này có thể được đưa vào các hợp đồng mua bán của bên bán. Nó loại bỏ các thiệt hại mang tính hậu quả thay mặt cả hai bên. Nó giới hạn trách nhiệm của bên bán cho bất cứ loại thiệt hại nào với 2 lựa chọn được liệt kê trong điều khoản, theo lựa chọn của bên bán, và nó thiệt lập một tình trạng hợp đồng về sự giới hạn cho bất cứ hành động nào phát sinh từ hợp đồng.

Đây là một khuôn mẫu để đưa ra ràng buộc trong bản hợp đồng, theo đó sẽ giảm thiểu khả năng các đề nghị hay khiếu nại phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn rất có thể là đối tượng chịu các khiếu nại khác nhau (trong trường hợp là người bán) thì điều khoản này là lợi thế rõ nét. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể là đối tượng đưa ra các khiếu nại (trong điều khoản này là người mua) thì nội dung điều khoản sẽ thể hiện sự nhượng bộ quan trọng bởi vì hầu hết các hệ thống pháp luật cho phép một khiếu nại hợp đồng được thực hiện tối thiểu trong vòng 2 năm kể từ ngày phát sinh sự kiện khiếu nại.

13. Thông báo

Trích:
Tiếng Anh

Notices
“All notices shall be in writing and shall be delivered personally, by United States certified or registered mail, postage prepaid, return receipt requested, or by a recognized overnight delivery service. Any notice must be delivered to the parties at their respective addresses set forth below their signatures or to such other address as shall be specified in writing by either party according to the requirements of this section. The date that notice shall be deemed to have been made shall be the date of delivery, when delivered personally; on written verification of receipt if delivered by overnight delivery; or the date set forth on the return receipt if sent by certified or registered mail“.


Tiếng Việt

Thông báo

“Tất cả các thông báo sẽ đều được lập thành văn bản và sẽ được gửi tận nơi qua hệ thống bưu điện, thư bảo đảm hay các dịch vụ chuyển phát nhanh khác. Bất cứ thông báo nào phải được gửi tới các bên đại địa chỉ riêng được đưa ra dưới các chữ ký hay tới những địa chỉ khác sẽ được thông báo cụ thể bằng văn bản bởi một bên theo các yêu cầu của điều khoản này. Ngày mà thông báo được xem như ngày được soạn ra sẽ là ngày gửi, khi được gửi một cách cá nhân; hay ngày trên xác nhận văn bản người nhận nếu được gửi có bảo đảm“.

Các hợp đồng thường yêu cầu một bên đưa ra thông báo tới bên kia trong trường hợp một bên cho rằng có sự vi phạm hợp đồng, khi chấm dứt hợp đồng hay trong các trường hợp khác được liệt kê cụ thể.

Điều khoản này đặt ra các yêu cầu về cách thức và thời điểm thông báo nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông báo đó. Nó giải thích rằng một thông báo có hiệu lực cần được làm thành văn bản và được gửi tới một địa chỉ được chỉ định.

Nó cũng xác định thời điểm một thông báo được xem là đã nhận – vốn rất quan trọng nếu sẽ có nhiều thời điểm khác nhau liên quan tới việc nhận một thông báo. Đặc biệt là khi một bên của bản hợp đồng phải thanh toán trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được thông báo thanh toán còn bằng không hợp đồng sẽ chấm dứt.

Nếu bản hợp đồng thiếu vắng điều khoản này, tranh chấp có thể phát sinh liên quan tới thông báo đã được gửi chưa (”Ông A nói với bạn rằng việc thanh toán diễn ra muộn”), hay nó đã được nhận chưa (”Bạn gửi nó tới nhà kho, chứ không phải văn phòng của doanh nghiệp chúng tôi”), và khi nào một thông báo được chính thức nhận.

Với điều khoản này, một ngày hay một thời điểm cụ thể sẽ dễ dàng được xác định hay tính toán nhằm làm rõ trách nhiệm của các bên. Việc đưa vào một địa chỉ mà thông báo phải được gửi tới sẽ rất thích hợp để bảo đảm rằng chúng được nhận tại nơi mà doanh nghiệp bạn có thể phản hồi tốt nhất và nhanh nhất.

14. Mối quan hệ giữa các bên

Trích:
Tiếng Anh

Relationship of the Parties

“The relationship of the parties under this agreement is that of an independent contractor and the company hiring the contractor. In all matters relating to this agreement each party hereto shall be solely responsible for the acts of its employees and agents, and employees or agents of one party shall not be considered employees or agents of the other party. Except as otherwise provided herein, no party shall have any right, power, or authority to create any obligation, express or implied, on behalf of any other party. Nothing in this agreement is intended to create or constitute a joint venture, partnership, agency, trust, or other association of any kind between the parties or persons referred to herein“.

Tiếng Việt

Mối quan hệ giữa các bên

“Mối quan hệ giữa các bên theo hợp đồng này mang tính độc lập. Trong tất cả các vấn đề phát sinh liên quan tới hợp đồng này, mỗi bên theo đây sẽ tự chịu trách nhiệm cho các hành động của các nhân viên và đại lý của mình, và các nhân viên hay đại lý của một bên sẽ không được xem là các nhân viên hay đại lý của bên kia. Ngoại trừ những nôi dung tại điều khoản này, không bên nào có bất cứ quyền hạn, thẩm quyền, hay tư cách để tạo ra bất cứ nghĩa vụ nào, thể hiện hay ám chỉ, thay mặt bên kia. Không nội dung nào trong bản hợp đồng này có ý định tạo ra hay thiết lập một liên doanh, hợp danh, đại lý, uỷ thác hay các sự cộng tác khác dưới bất cứ phương thức nào giữa các bên hay những người được đề cập ở đây“.

Điều khoản này xác định mối quan hệ giữa các bên tham gia hợp đồng. Một vài sự hợp tác kinh doanh tạo ra quyền hạn pháp lý cho một bên ràng buộc bên kia đối với các bản hợp đồng và các nghĩa vụ khác. Một vài mối quan hệ tạo ra khả năng của các trách nhiệm liên quan tới nhân viên cho nhân viên của các công ty khác.

Các toà án đôi lúc sẽ xác định rằng một liên doanh, hợp danh, uỷ thác, đại lý hay các sự công tác khác hiện hữu mặc dù các bên không có ý định đó. Những kiểu mối quan hệ này đồng nghĩa rằng một bên có thể có phải chịu các trách nhiệm thay mặt bên kia, hay hành động khác thay mặt bên kia.

Để tránh khả năng này có thể xảy ra việc một trong các mối quan hệ như trên bị nhìn nhận là hiện hữu mặc dù các bên không chủ đích, điều khoản này cần được đưa vào bản hợp đồng.

15. Hiệu lực từng phần

Trích:
Tiếng Anh

Severability

“If any provision of this agreement shall be declared by any court of competent jurisdiction to be illegal, void, or unenforceable, the other provisions shall not be affected but shall remain in full force and effect. If the non-solicitation or non-competition provisions are found to be unreasonable or invalid, these restrictions shall be enforced to the maximum extent valid and enforceable“.

Tiếng Việt

Hiệu lực từng phần

“Nếu bất cứ điều khoản này của bản hợp đồng này được bất cứ toà án có thẩm quyền nào tuyên bố vô hiệu, những điều khoản còn lại không bị ảnh hưởng và vẫn giữ nguyên hiệu lực thực hiện đầy đủ. Nếu các điều khoản về không cạnh tranh và không gạ gẫm được thấy rằng không hợp lý và bị vô hiệu, những hạn chế này vẫn được thực thi với phạm vi hiệu lực và giá trị cao nhất theo đúng quy định pháp luật“.

Khi có sự thay đổi pháp luật và một điều khoản trong bản hợp đồng trở nên không thể thực thi hay thậm chí vô hiệu, toàn bộ hợp đồng rất có thể vô hiệu theo bởi vì nó chứa đựng điều khoản trái luật hay không thể thực thi.

Và một điều khoản như thế này sẽ cho phép toà án đơn giản chỉ xoá đi một điều khoản và để cho các điều khoản còn lại của hợp đồng giữ nguyên giá trị. Cho dù pháp luật quy định đây là một trách nhiệm của toà án, song việc đưa điều khoản này vào vẫn rất có ích trong trường hợp toà án cho phép tập trung duy nhất vào một điều khoản vi phạm.

Bên cạnh đó, khi mà bản hợp đồng có điều khoản khác về không cạnh tranh hay không gạ gẫm, điều khoản này sẽ cho phép toà án giải thích các điều khoản đó tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.

Ví dụ, một điều khoản không cạnh tranh có thể giải thích rằng một chủ sở hữu trước đây của một doanh nghiệp không được tiến hành một hoạt động kinh doanh tương tự trong phạm vi 50 dặm kế từ địa điểm kinh doanh cũ. Nếu pháp luật giới hạn phạm vi này chỉ là 10 dặm hay 20 dặm là tối đa thì điều khoản hiệu lực từng phần này sẽ không loại bỏ tính hiệu lực của điều khoản không cạnh tranh mà cho phép toà án có thể áp dụng phạm vị 10 dặm hay 20 dặm theo đúng quy định pháp luật, chứ không phải 50 dặm như trong bản hợp đồng.

16. Kế thừa và Chuyển giao

Trích:
Tiếng Anh

Successors and Assigns

“This agreement shall be binding on and inure to the benefit of the parties hereto and their respective heirs, legal or personal representatives, successors, and assigns“.

Tiếng Việt

Kế thừa và Chuyển giao

“Hợp đồng này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo hợp đồng và những người thừa kế, những người đại diện pháp lý hay đại diện theo uỷ quyền, những người kế thừa hay nhận chuyển giao“.

Thông thường các bản hợp đồng chỉ ràng buộc các bên tham gia và ký kết hợp đồng. Thậm chí cả khi họ được kế thừa/chuyển giao từ một bên của hợp đồng sang một bên mới, việc kế thừa/chuyển giao là một hợp đồng giữa người chuyển giao và người nhận chuyển giao, và không yêu cầu bên đã chuyển giao hay bên nhận chuyển giao tiếp tục có trách nhiệm với hợp đồng. Điều quan trọng luôn là yêu cầu bên nhận kế thừa/chuyển giao tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của hợp đồng này.

Còn nhiều trường hợp khác dẫn tới việc một bên của hợp đồng có thể thay đổi, chẳng hạn như doanh nghiệp bị bán hay chủ sở hữu doanh nghiệp qua đời. Trong những trường hợp này, nếu không có điều khoản về kế thừa/chuyển giao, bản hợp đồng có thể không ràng buộc các bên mới hay bên kế thừa. Nếu doanh nghiệp bạn muốn bắt buộc các bên của hợp đồng này thực hiện trọn vẹn toàn bộ thời hạn của hợp đồng, điều khoản này sẽ cần được đưa vào.

(Theo BWPortal.com)


Bài liên quan:

Bộ Event Kits – vật bất ly thân của người làm Event

Event Channel – Có 1 số vật bất ly thân mà chúng ta cần trang bị, để trong tình huống nước sôi lửa bỏng, mà không tiện đi tìm, hoặc đang ở tỉnh xa, vẫn có thể xoay sở được. Túi “đồ nghề” của một người làm Event nên có các vật dụng sau:

Mỗi người làm Event nên trang bị cho mình những vật dụng đa năng như thế này


Nhóm vật dụng set up, thi công

– Kéo, dao rọc giấy, dao nhỏ: Để dùng cắt, xẻ giấy, dây, băng keo, bạt… khi cần thiết.

– Dây nylon, băng keo 1 mặt, 2 mặt, keo dán dây điện

– Tua vít, kìm cắt, kìm bấm, dây kẽm, dây nylon

– Thước dây

– Sợi dây nối từ máy tính qua dàn âm thanh (lấy từ bộ loa vi tính ở nhà) , phòng khi cần dùng nội dung trong laptop đưa ra hệ thống nghe nhìn mà supplier âm thanh không có dây này.

thước dây - vật dụng quan trọng trong quá trình set up

Thước dây – vật dụng quan trọng trong quá trình set up

Nhóm vật dụng phục vụ công tác tổ chức

– Bộ đàm

– Đĩa CD trắng, USB, đầu đọc thẻ nhớ để sao chép thông tin

– Bật lửa, đồ khui nắp chai

– Máy chụp hình để chụp lại bandrol, sân khấu, công tác thực hiện… làm báo cáo sau chương trình

– Bút laser để tiện cho việc chỉ chính xác các vị trí, đỡ mất thời gian di chuyển

– Kim, chỉ, kim băng phòng khi quần áo, đồng phục hay vật dụng bằng vải bị rách thì khâu lại

Nhóm vật dụng hành chánh, giấy tờ

– Giấy ghi thông tin xuất hóa đơn của công ty để “trao tay” ngay cho đơn vị xuất hóa đơn mà không mất thời gian đọc, ghi

– Giấy, viết để lưu lại các thông tin cần thiết hoặc viết memo cho những người trong team

– Một ít phong bì trắng, phòng khi cần bồi dưỡng cho lực lượng bảo vệ, công nhân thi công hoặc lobby cho các lực lượng có liên quan

– Kịch bản chương trình: Phải đảm bảo trong team có bao nhiêu người là phải có bấy nhiêu bản copy kịch bản chương trình, kể cả các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng… cũng cần được nắm kịch bản.

Nhóm vật dụng cá nhân

– Thuốc chống muỗi, thuốc giảm đau, Berberin, dầu gió… phòng trường hợp đau bịnh nhẹ thì người trong team vẫn đảm bảo vận hành chương trình được.

– Giấy vệ sinh, khăn giấy

– Bộ charge điện thoại di động và thẻ nạp tiền (nếu là thuê bao trả trước), phòng những trường hợp nước sôi lửa bỏng mà điện thoại lại hết pin hay hết tiền.

Ngoài ra tùy từng sự kiện, bạn có thể phải trang bị thêm nhiều vật dụng khác nữa. Ví dụ vào mùa mưa thì cần có áo mưa để tránh mưa, tránh lạnh, làm Event ngoài trời phải ngủ ở hiện trường qua đêm thì cần có túi ngủ hoặc tấm bạt để trải ra nằm, mì gói và nước uống nếu tổ chức sự kiện ở nơi xa khu dân cư, USB 3G để truy cập mạng những lúc cần thiết…

Sự chuẩn bị càng kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ càng giúp người tổ chức sự kiện chủ động trong mọi tình huống.

MINH THƯ


Bài liên quan:

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện

Event Channel – Kịch bản cho event khác với kịch bản phim và kịch bản gameshow. Viết kịch bản cho event phải có đầu óc tổ chức và hình dung. Một kịch bản tốt là kịch bản bao quát được chương trình một cách đầy đủ và chi tiết. Bắt đầu với công việc lên kế hoạch thì bạn phải làm quen với việc viết kế hoạch và kịch bản chương trình.

Có nhiều loại hình event khác nhau, và với mỗi loại hình event thì có một kịch bản chương trình tương ứng. Một event hội nghị buổi tối sẽ khác với một event cộng đồng vào ban ngày, vì thế, biến đổi kịch bản sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện.

Lập kịch bản chương trình

Viết kịch bản là một trong những công việc mà những event planner

phải làm quen khi bước chân vào công việc này

Mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2 loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết, kịch bản tổng quát là để bao quát hết các công việc chung cho một chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kịch bản chi tiết, hay thường gọi là kịch bản MC, trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.

Phải phân ra 2 kịch bản là vì phần kịch bản chi tiết thường chỉ sử dụng cho MC và nội bộ, tránh để các bên không liên quan biết quá nhiều nội dung hoặc kịch bản lọt ra ngoài – đây là vấn đề bảo mật của một số công ty.

Xin giới thiệu một vài loại kịch bản để các bạn tham khảo

Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm:

Với kịch bản này, chia theo các nội dung như sau: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Âm thanh, Ánh sáng, Ghi chú đối với kịch bản dành cho khách hàng, Âm thanh – ánh sáng, Quay phim chụp hình để họ nắm được khung chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và Phụ trách đối với team chạy chương trình.
Tham khảo thêm kịch bản chương trình  tại đây

STT Thời gian Nội dung Chi tiết Âm thanh Ánh sáng Ghi chú
3 18:40 – 18:45 Giới thiệu đại biểu MC giới thiệu khách VIP đến tham dự hội nghị Âm thanh chào mừng khi từng quan khách được MC xướng. Ánh sáng follow bên dưới hội trường vào khách được MC đọc tên. Màn hình logo VCB

Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương:

Tương tự như hội nghị ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban ngày thì bỏ bớt các hạng mục về ánh sáng.

Sự kiện truyền hình trực tiếp:

Truyền hình trực tiếp thì độ chính xác phải được tính bằng giây, nên ngoài việc phải cực ki chi tiết trong nội dung thì các hạng mục cũng phải được chi tiết trong phần việc của từng người.

Kịch bản mẫu xem  tại đây

Sự kiện dài ngày:

Với sự kiện kéo dài vài ngày, bạn cũng nên có 2 kịch bản, một kịch bản tổng thể và một kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Ghi chú để ghi lại những hoạt động chính và diễn giải sơ lược.

Kịch bản này để quản lý các hoạt động chính trong ngày và gửi cho khách hàng để họ có thể nắm được nội dung và theo kịp lịch trình
Kịch bản chi tiết bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Phụ trách, Ghi chú, Trạng thái. Kịch bản này dùng trong nội bộ và từng phần có người phụ trách rõ ràng, cũng như trạng thái như thế nào (đã hoàn thành hay chưa) để dễ quản lý tiến độ công việc.

Tùy tính chất mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản cho phù hợp, tuy nhiên, trong kịch bản phải thể hiện được càng chi tiết càng tốt và thời gian phải liên tục, không được ngắt quãng, cân đối sao cho thời lượng chương trình phù hợp, tránh để dư hoặc thiếu thời gian. Viết kịch bảng càng khoa học, cụ thể bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu. Bây giờ bạn chỉ việc bám sát chương trình và chạy mà thôi.

THANH KINGBEE


Bài liên quan:

30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết

Event Channel – Đã có rất nhiều bài viết hay những câu hỏi đề cập đến tố chất, kĩ năng để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi. Nhưng những kiến thức tối thiểu mà một người làm Event cần phải nắm được thì không phải ai cũng biết. Các thành viên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn) đã cùng thảo luận và bầu chọn ra 30 kỹ năng cơ bản như sau:

1. Phải biết viết proposal, kịch bản chương trình, MC Script

2. Phải biết phân biệt chất liệu và hình thức in hiflex, PP, back lit…

3. Phải có trong tay ít nhất 5 supplier về in ấn/thi công

4. Phải biết ở địa phương mình có sảnh khách sạn nào đủ chỗ cho 500 người

Khi có cơ hội, hãy tranh thủ lấy thông tin về các địa điểm tổ chức, chụp vài bức ảnh và lưu các dữ liệu lại để sử dụng khi cần thiết

5. Phải biết trả giá

6. Phải biết đấu nối dây điện, sử dụng máy khoan… (đặc biệt là nam).

7. Phải biết sử dụng bộ đàm

8. Phải biết về độ phân giải hình ảnh: để phân biệt được máy chiếu độ phân giải 720p hay 1080p khác nhau thế nào, in offset với độ phân giải nào và in kỹ thuật số với độ phân giải nào là phù hợp.

9. Phải biết sử dụng cơ bản các phần mềm Corel, Photoshop: Mỗi Event Team thường có ít nhất 1 designer, nhưng đôi khi, quá lệ thuộc vào designer để chỉnh sửa những chi tiết nhỏ nhặt như là một dòng chữ hay xê dịch vị trí một chi tiết nào đó sẽ làm bạn trở nên bị động và mất thời gian chờ đợi.

10. Phải biết phân biệt các loại jack cắm của dàn âm thanh

11. Phải biết phân biệt sự khác nhau của in offset, in kỹ thuật số…

12. Phải biết thời gian tối thiểu để có 1000 bản in offset

13. Phải biết các cách truy cập Intetnet ở mọi lúc, mọi nơi

14. Phải biết sử dụng MicroSoft  Office, đặc biệt là Power Point

15. Phải biết sử dụng các chương trình máy tính khác hỗ trợ cho việc lập kế hoạch (Tham khảo thêm Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng trong tổ chức event)

16. Phải biết kết nối máy tính với máy chiếu, sử dụng máy chiếu: không phải Event nào bạn cũng thuê các supplier cung cấp những hạng mục này, vì thế, trong quá trình làm việc, nên tìm hiểu khi có cơ hội, chắc chắn sẽ phải sử dụng đến.

17. Phải biết cách ăn mặc: điều này rất quan trọng, vì tùy tính chất của các sự kiện, ví dụ một ngày hội tổ chức ngoài trời phải hoạt động nhiều thì nên mặc quần jean áo thun sao cho dễ đi lại. Còn event trong một resort năm sao cao cấp với những khách mời VIP và không cần phải chạy chương trình liên tục thì có thể mặc đồ lịch sự như đầm, váy nhưng đảm bảo thoải mái và kín đáo.

Ăn mặc phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng

18. Phải biết thủ tục, giấy tờ về xin phép quảng cáo, tổ chức event: nếu không phải trực tiếp đi xin giấy phép thì bạn cũng phải nắm được thủ tục để biết được trình từ và thời gian, sau đó sắp xếp kế hoạch sao cho phù hợp.

19. Phải đọc xong cuốn Marketing căn bản của Philip Kotler

20. Phải biết phân biệt các loại tiệc (set menu, finger food, cocktail, buffet, coffee break…)

21. Phải có số điện thoại của ít nhất 3 Event freelancer, helper…

22. Phải biết vị trí hệ thống đèn của các địa điểm tổ chức (điều này bạn phải làm việc với người quản lý khi thuê địa điểm, sau đó sẽ làm việc lại với bên âm thanh – ánh sáng để họ nắm, đồng thời trong kịch bản cũng phải làm rõ khi nào thì tắt đèn, mở đèn hay ánh sáng như thế nào cho biểu diễn, cho dùng tiệc)

23. Phải biết cơ bản các nguồn điện cần thiết (ví dụ làm event có ca nhạc, rock show cần nguồn điện mạnh, nếu bạn không nắm rõ sẽ khó làm việc để yêu cầu bên cung cấp địa điểm chuẩn bị, gây đứt mạch, ngắt nguồn khi sự kiện đang diễn ra).

24. Phải biết các loại vật liệu cơ bản: format, MDF, ván F, sắt hộp 2 li, 4 li… (bạn phải nắm được một số vật liệu cơ bản như vậy cũng như giá cả để không bị hớ khi supplier báo giá và tiện so sánh)

25. Phải có mối quan hệ tốt với nhiều bầu show

26. Phải biết vài kĩ năng canh góc chụp ảnh (việc này cần thiết khi đi khảo sát để đem về cho thiết kế các hạng mục cũng như hình ảnh để làm tư liệu).

27. Phải có vài đoạn nhạc sử dụng cho Event trong máy tính phòng khi cần đến

28. Phải biết lên dự trù kinh phí

29. Phải có mối quan hệ rộng rãi với các agency khác để xem họ đang làm gì, cho khách hàng nào và làm như thế nào

30. Phải biết các kiểu set up bàn ghế trong khán phòng (U shape, theater, round shape, T-shape, boadroom, Cocktail, banquet…)

Theo F-event.com.vn (Xem thêm thảo luận tại diễn đàn)


Bài liên quan:

Kinh nghiệm sáng tạo ý tưởng cho Event

Event Channel – Ý tưởng cho sự kiện luôn là nỗi trăn trở của các Event Planner, những người làm copywriter… Làm thế nào để sáng tạo những ý tưởng tốt cho sự kiện của chúng ta?

Ý tưởng bắt nguồn từ đâu

Để có ý tưởng tốt cho Event, điều tiên quyết là phải có cảm hứng mới có thể phát sinh được những ý tưởng thăng hoa. Event càng “thoáng” về ngân sách, càng đặt cao yếu tố ấn tượng, thẩm mỹ… thì càng có đất dụng võ cho những người làm creative. Tuy nhiên có một thực tế là những Event như thế không nhiều, chỉ chiếm chưa tới 10% trong số các Event lớn nhỏ tại Việt Nam. Chính vì vậy, nhiều người làm công việc sáng tạo thường bị níu chân bởi những proposal với những xoàng xĩnh dành cho những Event thiên về việc thực hiện, không đòi hỏi sáng tạo bay bổng. Về lâu về dài, người làm creative bị bào mòn dần, họ vị bó hẹp trong cái khuôn mang tên “giới hạn ngân sách”. Người làm creative tốt nhất không nên can dự sâu vào việc viết các proposal mang tính thực thi (execution), hãy làm đúng chức phận của mình: sáng tạo ý tưởng.

Mọi người cho rằng quá trình brainstorm (động não) với sự tham gia của nhiều người sẽ mang lại nhiều ý tưởng hữu ích, tuy nhiên cũng có nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi phải ngồi suy nghĩ ý tưởng một mình. Có người thích suy nghĩ ý tưởng ở nhà, có người thích ra quán cafe, công viên, lại có người nhất định phải ngồi tại văn phòng mới nghĩ ra được ý tưởng. Nhiều người chỉ suy nghĩ được ý tưởng khi chúng ta cho họ thời gian rộng rãi, nhiều người lại chỉ làm việc hiệu quả khi có sức ép về thời gian và tiến độ. Làm thế nào để suy nghĩ được ý tưởng cho Even một cách tốt nhất là tùy ý thích và cảm giác của bạn, miễn là bạn thấy thoải mái để suy nghĩ ý tưởng nhất, chứ không cần thiết phải “làm theo những gì người khác thường làm”.

phần mềm mindmap
Sử dụng Mindmap là cách tốt để sáng tạo ý tưởng cho sự kiện

Những chuyến đi du lịch, những lần tham dự Event của các công ty khác tổ chức cũng có thể giúp bạn nảy sinh nhiều ý tưởng mới lạ. Có người nói vui “90% ý tưởng là do ăn cắp và xào nấu lại mà thành”. Từ những ý tưởng cóp nhặt được, bạn có thể “phăng” ra được rất nhiều ý tưởng cho riêng mình.

Đừng bỏ qua những điều nhỏ nhặt trong thực tế vì chính nó sẽ khơi gợi những ý tưởng mới cho chúng ta. Kiến trúc lạ mắt của một căn nhà có thể làm bạn nảy sinh ý tưởng mới về tạo hình sân khấu, hình ảnh gây ấn tượng trong một bức tranh có thể làm nên một concept của chương trình, một nét văn hóa đặc sắc nào đó có thể gợi cho bạn ý tưởng về trang phục của PG… Người viết cũng hay sưu tầm những hình ảnh đặc sắc, có thể là hình những đồ vật xếp bằng giấy, nghệ thuật vẽ chân dung bằng bình xịt sơn, một núi bánh kẹo khổng lồ…, và coi đó như những gợi ý tốt cho mình khi suy nghĩ những ý tưởng độc đáo, đặc sắc cho Event.  Chị Tâm Phan – một Event Manager thành công chia sẻ một bí quyết để có thể đưa ra những ý tưởng tốt là luyện cho mình phản xạ ngầm phân tích những “Action behind the scenes” khi xem một bộ phim, một chương trình live show, một hoạt động promotion ở siêu thị… và luôn đặt câu hỏi: nếu là mình thì mình sẽ làm gì để nó hấp dẫn hơn, thành công hơn. Đôi khi, nguồn cảm hứng đến từ ngay xung quanh ta là vậy.

Người làm nghề sáng tạo cũng nên đầu tư tìm hiểu về văn hóa, lịch sử để chuẩn bị cho mình một phông nền kiến thức đủ vững vàng để thể hiện “cho tới” những ý tưởng trong Event. Đã có trường hợp trong một Event giới thiệu sản phẩm, người tổ chức tôn vinh văn hóa Mỹ Latin nhưng lại cho các vũ công nhảy điệu Valse, nếu người có am hiểu chút ít về khiêu vũ sẽ biết điệu Valse (Waltz) bắt nguồn từ châu Âu, nếu vũ công nhảy điệu Rumba, Chachacha, Samba… thì sẽ mang hơi thở Latin rất rõ rệt. Sự phô bày trí tuệ kiểu “nửa mùa” như vậy sẽ làm cho Event bớt đẹp trong con mắt những người tham dự có am hiểu.

Hạn chế copy và paste

Khi một người làm creative đầu tư nhiều tâm huyết vào một proposal nào đó, họ thường có xu hướng tiếc nuối khi proposal không thắng thầu (mà đây là chuyện thường gặp khi các Event Agency tham gia bidding). Vì vậy họ thường “tái sử dụng” các ý tưởng đó vào các Event tương tự về sau. Việc này góp phần làm bào mòn sự sáng tạo và chây ì nỗ lực của họ, đó là điều thường gặp ở nhiều người làm sáng tạo sau một thời gian làm việc ở Event Agency.

Ý tưởng tổ chức sự kiện

Phúc, một thành viên trên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn) chia sẻ lại kinh nghiệm của mình: “Trước đây mình từng làm event executive của một ngân hàng – một lĩnh vực e ngại sự sáng tạo nhất. Bao nhiêu là ý tưởng đưa lên đều bị sếp khất lần, bảo rằng để coi ngân hàng khác có làm thì mình hãy làm. Thế là mình quyết định chuyển việc qua một môi trường mới với một vị sếp khuyến khích sáng tạo, nnhưng sau một thời gian mình lại cứ xào nấu lại những ý tưởng cũ, và anh sếp cũng thấy được vấn đề của mình. Một hôm anh giao cho làm ý tưởng cho một sự kiện trong sinh viên, nhưng anh kêu mình cầm một tờ giấy và đi ra quán cafe, trong một ngày phải viết ra ý tưởng cho sự kiện. Quả thật là có hiệu quả, viết được hẳn một ý tưởng không giống những cái cũ. Và từ đó mình thấy, vấn đề là chúng ta hay bị hồi nhớ về những sự kiện cũ, từ những proposal có sẵn trong máy tính nên bị định hướng suy nghĩ. Hãy bỏ hết tất cả, trong tay chỉ có một cây bút và tờ giấy trắng để sáng tạo mà thôi”. Qua đó, chúng ta thấy rằng, để nghĩ được những ý tưởng thực sự mới mẻ, và không bào mòn chính con người mình, hãy hạn chế thói quen copy và paste.

Khoảng cách từ ý tưởng đến thực tế

Một thực tế cần phải nhìn nhận là nhiều ý tưởng rất bay bổng, thăng hoa nhưng lại không hoặc rất khó thực hiện trong thực tế, điều này thường gặp ở những sinh viên mới ra trường hoặc những người chưa có nhiều kinh nghiệm với ngành Event. Nên nhớ rằng con diều nào dù bay cao đến đâu thì vẫn phải gắn với mặt đất bằng một sợi dây. Nếu ý tưởng bạn đưa ra có hay, có tốt đến mấy nhưng không mang tính khả thi, quá tốn kém không cần thiết hoặc không đáp ứng được những mong muốn, dự định của khách hàng, của công ty… thì nó cũng sớm trở nên vô dụng.

Người làm creative nên tham dự nhiều Event để học hỏi, quan sát nhằm có những ý tưởng mang tính thực tế cao, ngoài ra cần phải nắm bắt những ý muốn, kỳ vọng của người muốn làm Event  để tránh tình trạng trống đánh xuôi kèn thổi ngược. Một người hay phản biện những ý tưởng sáng tạo của bạn là một “Idea-killer”, nhưng họ cũng có vai trò tốt trong việc nắm chân bạn để bạn khỏi bay lên quá cao so với mặt đất.

ANH THẢO


Bài liên quan:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)

Event Channel – Không có một dạng hợp đồng chuẩn mực nào cho mọi mối quan hệ kinh doanh, tuỳ thuộc vào từng giao dịch, chúng ta sẽ cần đến những điều khoản thích hợp. Tuy nhiên, có những điều khoản mẫu cần hiện hữu trong mọi bản hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro tranh chấp pháp lý, hiểu nhầm và đảm bảo các quyền pháp lý cần thiết cho các công ty. Chúng còn được gọi là lớp áo giáp chống đạn cho mọi hợp đồng, hay điều khoản “áo giáp”.

23 điều khoản “áo giáp” giúp ngăn ngừa bất cứ rủi ro hay thua thiệt nào trên các hợp đồng doanh nghiệp bạn ký kết. Các mẫu điều khoản sẽ được đưa ra, cùng với đó là thảo luận về ý nghĩa của từng điều khoản và tại sao cần phải có trong một bản hợp đồng.

Hợp đồng tổ chức sự kiện

Những điều khoản này là phần tiếp theo của Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

6. Xung đột

Quote:

Tiếng Anh

Conflicts

“The terms of this Agreement shall control over any conflicting terms in any referenced agreement or document“.

Tiếng Việt

Xung đột

“Những điều khoản của Hợp đồng này sẽ được ưu tiên áp dụng khi có bất cứ điều khoản xung đột nào khác trong bất cứ văn bản hay tài liệu tham khảo nào“.

Bất cứ khi nào một bản hợp đồng được xây dựng có kèm theo các dẫn chiếu tới các tài liệu khác, rất có khả năng một điều khoản nào đó trong một tài liệu nhất định sẽ xung đột với một điều khoản tương tự trong một tài liệu khác. Vì lý do này, nên có một điều khoản trong ít nhất một văn bản giải thích cách thức xung đột sẽ được giải quyết. Tốt nhất là chỉ định một văn bản được ưu tiên áp dụng đối với các văn bản khác.

7. Các quyền tích dồn

Quote:
Tiếng Anh

Cumulative Rights

“Any specific right or remedy provided in this contract will not be exclusive but will be cumulative of all other rights and remedies“.

Tiếng Việt

Các quyền tích dồn

“Bất cứ quyền hạn hay phương thức bồi thường cụ thể được quy định trong hợp đồng nào sẽ đều được thực thi và sẽ được tích dồn lên tất cả các quyền hạn hay phương thức bồi thường khác“.

Việc không có điều khoản này trong hợp đồng có thể được giải thích là việc thực thi một phương thức bồi thường nào đó trong bản hợp đồng sẽ ngăn cản việc thực thi các phương thức bồi thường khác. Ví dụ, một toà án có thể thấy rằng việc chấm dứt bản hợp đồng sẽ ngăn cản doanh nghiệp bạn sự kiện tụng để được bồi thường các khoản thanh toán đến hạn trong quá khứ. Điều khoản này tạo ra một quyền hợp đồng để thực thi bất cứ hay tất cả các phương thức bồi thường theo bản hợp đồng.

8. Bất khả kháng

Quote:

Tiếng Anh

Force Majeure

“Neither party shall be held responsible for any delay or failure in performance of any part of this agreement to the extent such delay or failure is caused by fire, flood, explosion, war, embargo, government requirement, civil or military authority, act of God, or other similar causes beyond its control and without the fault or negligence of the delayed or non-performing party. The affected party will notify the other party in writing within ten (10) days after the beginning of any such cause that would affect its performance. Notwithstanding, if a party’s performance is delayed for a period exceeding thirty (30) days from the date the other party receives notice under this paragraph, the non-affected party will have the right, without any liability to the other party, to terminate this agreement“.

Tiếng Việt

Bất khả kháng

“Không bên nào sẽ chịu trách nhiệm cho bất cứ sự chậm trễ hay vi phạm nào trong việc thực hiện bất cứ phần nào của bản hợp đồng này trong trường hợp những chậm trễ hay vi phạm đó bị gây ra bởi cháy nổ, bão lụt, chiến tranh, cấm vận, yêu cầu của chính phủ, quân đội, thiên tai, hay các nguyên nhân khác tương tự vượt khỏi tầm kiểm soát của mỗi bên và không có lỗi hay cẩu thả của bên chậm trễ hay vi phạm. Bên chịu ảnh hưởng sẽ thông báo cho bên kia bằng văn bản trong mười (10) ngày sau khi sự bắt đầu của bất cứ nguyên nhân nào kể trên sẽ tác động lên việc thực hiện. Mặc dù vậy, nếu việc thực thi hợp đồng của một bên bị chậm trễ trong một thời hạn quá ba mươi (30) ngày từ ngày bên kia nhận được thông báo theo điều khoản này, bên không bị ảnh hưởng sẽ có quyền, không có bất cứ trách nhiệm nào với bên kia, chấm dứt bản hợp đồng này“.

Điều này có nghĩa rằng nếu một sự kiện nào đó không lường trước được ngăn cản bất cứ bên nào thực hiện đúng trách nhiệm của mình theo hợp đồng, bên đó sẽ không bị xem là vi phạm hợp đồng.

Bên phải trải qua sự kiện đó sẽ thông báo cho bên kia việc thực thi của mình theo hợp đồng bị chậm trệ và nếu chậm trễ đó kéo dài quá 30 ngày, hợp đồng có thể được chấm dứt bởi bên kia.

Các sự kiện bất khả kháng được liệt kê nên bao gồm tất cả những gì có thể xảy ra với doanh nghiệp bạn. Thời hạn thông báo nên đủ dài để cho phép bên bị ảnh hưởng có thể đưa ra thông báo và thời gian thông báo tạo ra quyền chấm dứt hợp đồng của bên kia nên công bằng với cả hai bên.

9. Bồi thường

Quote:
Tiếng Anh

Indemnity

“Each party shall indemnify, defend, and hold the other party harmless from and against any and all claims, actions, suits, demands, assessments, or judgments asserted, and any and all losses, liabilities, damages, costs, and expenses (including, without limitation, attorneys fees, accounting fees, and investigation costs to the extent permitted by law) alleged or incurred arising out of or relating to any operations, acts, or omissions of the indemnifying party or any of its employees, agents, and invitees in the exercise of the indemnifying party’s rights or the performance or observance of the indemnifying party’s obligations under this agreement. Prompt notice must be given of any claim, and the party who is providing the indemnification will have control of any defense or settlement“.

Tiếng Việt

Bồi thường

“Mỗi bên sẽ bồi thường, bảo vệ và giữ cho bên kia không bị thiệt hại từ và đối với bất kỳ và tất cả các khiếu nại, hành động, kiện tụng, yêu cầu, đánh giá, hay phán quyết đòi quyền lợi, và bất cứ hay tất cả các thua thiệt, thiệt hại, trách nhiệm, chi phí và phí tổn (bao gồm, nhưng không giới hạn, các chi phí luật sư, chi phí kế toán và các chi phí điều tra trong phạm vi pháp luật cho phép) phải chịu phát sinh liên quan tới bất cứ hoạt động, hành động hay thiếu sót nào của bên bồi thường hay bất cứ nhân viên, đại lý và khách mời trong việc thực thi các quyền của bên bồi thường hay việc thực hiện hay tuân thủ các trách nhiệm của bên bồi thường theo bản hợp đồng này. Thông báo ngay phải được đưa ra đối với bất cứ yêu cầu nào, và bên đang đưa ra bồi thường sẽ có sự kiểm soát bất cứ việc bảo vệ hay thanh toán nào“.

Điều này có nghĩa rằng một bên (bên bồi thường) sẽ thanh toán cho các khoản thiệt hại, khiếu nại, phí tổn và bất cứ khoản phải trả nào khác được liệt kê trong điều khoản nếu bên kia (bên được bồi thường) cũng như các bên có liên quan đối với bên được bồi thường được nêu trong điều khoản, chịu các thiệt hại như là kết quả của hành vi nào đó bên bồi thường đã làm liên quan tới bản hợp đồng.

Những gì mà bên bồi thường có thể đã thực hiện dẫn tới kết quả phát sinh trách nhiệm của bên được bồi thường được liệt kê ở cuối điều khoản (những lơ đễnh hay hành động sai sót theo hợp đồng). Điều khoản này yêu cầu bên được bồi thường phải thông báo ngay cho bên bồi thường một yêu cầu và cho phép bên kia kiểm soát việc bảo vệ hay thanh toán theo yêu cầu.

Một điều khoản bồi thường nhấn mạnh tới rủi ro mà doanh nghiệp bạn có thể phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại gây ra từ hành động của bên kia liên quan tới hợp đồng.

Ví dụ, doanh nghiệp bạn có một bản hợp đồng mua thịt bò từ một nhà cung cấp khác, theo đó thịt bò được đóng gói đông lạnh. Nếu thịt bò bị hư hỏng và kết quả là gây ra bệnh tật cho người tiêu dùng, điều khoản này trong hợp đồng sẽ yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm cho bất cứ thiệt hại hay hành động nào chống lại doanh nghiệp bạn bắt nguồn từ chất lượng thịt bò kém và phải trả toàn các các chi phí liên quan.

Nếu không có điều khoản này trong hợp đồng, doanh nghiệp bạn sẽ phải kiện lại nhà cung cấp để có được phán quyết từ toà án cho các thiệt hại và chi phí phát sinh từ kết quả thịt bò kém chất lượng.

10. Bảo hiểm

Quote:
Tiếng Anh

Insurance

“Each party agrees to maintain insurance in commercially reasonable amounts calculated to protect itself and the other party to this agreement from any and all claims of any kind or nature for damage to property or personal injury, including death, made by anyone, that may arise from activities performed or facilitated by this contract, whether these activities are performed by that company, its employees, agents, or anyone directly or indirectly engaged or employed by that party or its agents“.

Tiếng Việt

Bảo hiểm

“Mỗi bên đồng ý rằng sẽ duy trì bảo hiểm với một số tiền bảo hiểm thích hợp về mặt thương mại để bảo vệ bản thân và bên kia trong bản hợp đồng này từ bất cứ và tất cả các khiếu nại đối với bất cứ loại hình hay trạng thái nào cho các thiệt hại tài sản hay thương tích cá nhân, bao gồm tử vong, được gây ra bởi bất cứ ai, mà có thể phát sinh từ các hành động được thực hiện hay liên quan tới hợp đồng này, cho dù những hành động này được thực hiện bởi chính doanh nghiệp đó, các nhân viên, đại lý hay bất cứ ai trực tiếp hay gián tiếp tham gia hay được tuyển dụng bởi bên đó hay các đại lý của bên đó“.

Điều khoản này yêu cầu mỗi bên duy trì các hợp đồng bảo hiểm để bảo vệ bản thân và bên kia khỏi các thiệt hại phát sinh từ việc thực thi các hành động bắt buộc theo bản hợp đồng.

Nếu có một yêu cầu thiệt hại và không có bảo hiểm và bên gây ra thiệt hại không thể thanh toán theo yêu cầu đó, người bị thiệt hại (không phải là các bên trong hợp đồng) rất có thể kiện doanh nghiệp bạn (người không gây ra thiệt hai) bởi căn cứ rằng, với tư cách là một bên đối tác của hợp đồng, doanh nghiệp bạn có một phần trách nhiệm đối với thiệt hại. Khi có hợp đồng bảo hiểm, doanh nghiệp bạn sẽ được loại trừ khỏi những kiện tụng kiểu này.

Một điểm cần chú ý là nếu không cẩn thận điều khoản này từ chỗ nhằm giảm thiểu rủi ro tới chỗ trở thành gánh nặng không thể thực hiện được. Đó chính là số tiền bảo hiểm phải ở mức thích hợp, không quá thấp để các bên được bảo vệ khỏi những yêu cầu bồi thường, nhưng không thể quá cao để không gây khó khăn và tốn kém cho các bên.

Điều khoản bảo hiểm yêu cầu doanh nghiệp bạn duy trì hợp đồng bảo hiểm với số tiền đủ để đảm bảo tất cả yêu cầu bồi thường với bất cứ bên nào cần được xem xét kỹ lưỡng nhằm hướng tới một số tiền bảo hiểm tương thích. Điều khoản trên sẽ có rủi ro không thoả mãn yêu cầu này nếu đoạn “với một số tiền bảo hiểm thích hợp về mặt thương mại” bị bỏ đi.

11. Điều khoản thống nhất hay Hợp đồng tổng thể

Quote:
Tiếng Anh

Integration Provision or Entire Agreement

“This agreement sets forth and constitutes the entire agreement and understanding of the parties with respect to the subject matter hereof. This agreement supersedes any and all prior agreements, negotiations, correspondence, undertakings, promises, covenants, arrangements, communications, representations, and warranties, whether oral or written, of any party to this agreement“.

Tiếng Việt

Điều khoản thống nhất hay Hợp đồng tổng thể
“Hợp đồng này đưa ra và thiết lập nên một thoả thuận và hiểu biết tổng thể của các bên về các vấn đề trong đó. Hợp đồng này thay thế cho bất kỳ và tất cả các thoả thuận, đàm phán, thư từ, cam kết, hứa hẹn, đồng thuận, thu xếp, giao tiếp, giới thiệu và bảo đảm giữa các bên trước đây, cho dù bằng miệng hay bằng văn bản của bất cứ bên nào trong hợp đồng này“.

Điều này có nghĩa rằng bản hợp đồng chứa đựng điều khoản này là thoả thuận duy nhất sẽ được toà án tham khảo để xác định những gì là giao dịch hay thoả thuận giữa các bên. Không có văn bản hay thoả thuận miệng nào có thể được sử dụng như là một bằng chứng trong các tranh chấp liên quan tới hợp đồng.

Đây là điều khoản rất quan trọng cần phải có trong mọi bản hợp đồng. Không có điều khoản này, các thoả thuận bằng văn bản khác có thể được xem như một bằng chứng để xác định những gì là một giao dịch giữa các bên.

Các email, ghi chú, thảo luận hay bất cứ gì khác liên quan tới hợp đồng có thể được sử dụng để giải thích hợp đồng, nhưng chúng không thể là bằng chứng giao dịch được vì rất có thể có nhiều nội dung mâu thuẫn hay không thích hợp.

Không có điều khoản này, hợp đồng sẽ không được xem là một văn bản trọn vẹn của giao dịch – mà chỉ là một phần của các văn bản tạo nên giao dịch. Hãy chắc chắn rằng điều khoản này luôn có mặt trong các hợp đồng bạn lý kết.

Nếu có một biểu đồ, bản vẽ, bản kế hoạch, giải trình công việc hay các tài liệu bổ sung khác cần có để hiểu rõ hợp đồng, chúng có thể được xem như một nguồn tham khảo và đưa vào phụ lục của hợp đồng. Còn bằng không, những tài liệu đó sẽ không được xem như là một phần của hợp đồng bởi chính điều khoản Hợp đồng tồng thể.

(Theo BWPortal.com)


Bài liên quan: