Archive

Posts Tagged ‘kinh nghiệm làm event’

Dành cho người lần đầu tiên quản lý tổ chức một sự kiện

December 26, 2011 Leave a comment

Event Channel – Từ vị trí “thợ phụ”, thậm chí là chưa từng có kinh nghiệm tổ chức một event nào, bỗng dưng bạn được giao trọng trách quản lý việc tổ chức một Event? Bạn sẽ xoay sở như thế nào đây?

Ai cũng từng trải qua khoảnh khắc này trước khi tay nghề được nâng tầm lên chuyên nghiệp, vì vậy bạn không cần phải quá lo lắng, hãy vạch ra kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước để hoàn thành chu đáo mọi thứ.

Lên kế hoạch cho Event của bạn

Event của bạn là gì, một lễ khai trương công ty hay hội nghị khách hàng, một ngày hội từ thiện hay một buổi họp báo, hãy tưởng tượng ra những gì sẽ diễn ra trong đó. Nếu trước đó bạn từng tham dự một Event tương tự, hay có người hướng dẫn bạn cách thức tổ chức thì sẽ là một bước khởi đầu khá hoàn hảo, nhưng nếu không có điều đó thì cũng chẳng phải là một vấn đề đáng lo lắng, vì biết đâu với khái niệm trong đầu còn khá tươi mới, bạn sẽ suy nghĩ ra một ý tưởng mới lạ cho Event thay vì đi vào những lối mòn mà những người tổ chức sự kiện lâu năm thường mắc phải. Một cậu bạn thường xuyên gọi điện hỏi tôi về mẫu nội dung cho một sự kiện nào đó, chẳng hạn ra mắt một loại thẻ ngân hàng, khánh thành một công ty bất động sản…, cậu nói rằng cậu chưa từng tham dự một Event ra mắt một loại thẻ ngân hàng nào hay tham gia lễ khánh thành một công ty bất động sản nào, nhưng tôi đánh giá câu hỏi đó là ngớ ngẩn và chính điều đó đã tạo ra những Event Planner lười suy nghĩ, chỉ biết tổ chức ra những Event nhợt nhạt kém ấn tượng. Câu trả lời của tôi luôn là: “Chẳng có gì là quy chuẩn cho một Event ra mắt thẻ ngân hàng hay khánh thành một công ty bất động sản cả, em hãy tự sáng tạo ra những gì em cho là hay ho trong Event của mình”.

lần đầu tổ chức sự kiện

Bạn có thể tham khảo việc viết kịch bản cho tổ chức sự kiện để có một hình dung về những gì nên diễn ra ở một sự kiện, và sau đó hãy mạnh dạn viết riêng một kịch bản cho Event của mình.

Lên checklist cho Event của bạn

Checklist là danh sách các công việc cần chuẩn bị cho Event. Hãy mường tượng trong đầu tất cả những gì sẽ diễn ra trong một Event như thể bạn đang được tham dự chúng tứ đầu tới cuối. Ban đầu lúc đi vào, bạn sẽ được đón tiếp như thế nào, vào chỗ ngồi ra sao, xem những tiết mục gì trên sân khấu, làm những gì khi dự tiệc, ra về thế nào, từ đó bạn xác định những việc cần làm cho Event: cần phải có lễ tân, cần có thẻ khách mời, cần có hoa tươi, cần người phát biểu, bục sân khấu… Chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót cho lần đầu còn bỡ ngỡ, nhưng bạn có thể nhờ người có kinh nghiệm hơn xem qua cho mình hoặc tham khảo thêm mẫu checklist dành cho một Event. Ngoài ra, đừng quên chuẩn bị một cuốn sổ tay và cây viết, mỗi khi nghĩ ra một hạng mục còn thiếu cho Event, bạn hãy ghi ngay lại, chu đáo, tỉ mỉ là đức tính cần thiết cho bất cứ người làm Event nào.

Lựa chọn những người cùng thực hiện với mình

Đó có thể là nhân viên cùng công ty hay những người do bạn thuê ngoài, và bạn sẽ là “nhạc trưởng” chịu trách nhiệm quản lý dàn nhạc của mình sao cho mọi người phối hợp ăn ý, làm nên một bản giao hưởng tuyệt vời. Có nhiều điều bạn cần chú ý, đó là kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và phân công công việc, kỹ năng họp hành, kỹ năng trao đổi công việc qua email (có thể tham khảo thêm bài Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án), nhưng điều mà bạn cần lưu ý nhất là:

– Quy mọi thứ về một đầu mối, một con tàu không nên có 2, 3 thuyền trưởng, bạn – người chịu trách nhiệm cao nhất về Event phải là người có tiếng nói quyết định và mọi người cần thông qua bạn để nhận thông tin. Nhiều công ty có sự nhập nhằng trong việc này, một nhân viên được giao tổ chức Event nhưng cấp trên lại đòi duyệt và quyết định mọi thứ và thường xuyên dùng thẩm quyền của mình xen ngang vào công việc của nhóm dẫn đến sự không thống nhất giữa các đầu mối công việc, việc này cần phải được chấn chính.

– Giao công việc cho mọi người một cách rõ ràng: ai chịu trách nhiệm chính, ai đứng ở vai trò hỗ trợ, yêu cầu đối với công việc thế nào, thời hạn hoàn thành… Đừng giao việc chung chung, mập mờ và trông chờ sự tự giác của mọi người vì bạn là trưởng dự án chứ không phải là ai khác phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc.

teamwork trong tổ chức sự kiện

Đối mặt với những rắc rối và thất bại

Nếu chẳng may Event có quá nhiều sự cố, hay bạn phải gánh chịu sự chỉ trích của nhiều người thì cũng không nên để mình stress về điều đó. Bạn cần biết rằng ngay cả những người làm Event chuyên nghiệp hay những Agency chuyên tổ chức Event lâu năm trong nghề vẫn có thể phạm những sai lầm, và hầu như không bao giờ có một Event nào họ làm là hoàn hảo 100%, vấn đề nằm ở chỗ là gặp trục trặc ít hay nhiều mà thôi.

Khi một Event đã diễn ra rồi thì quan trọng nhất việc nhìn nhận những điểm hạn chế và rút kinh nghiệm cho lần sau. Hãy tổ chức một buổi họp sau chương trình để tất cả mọi người có liên quan cùng ngồi thảo luận về những điểm chưa như ý muốn, mọi người sẽ hiểu nhau hơn, hoá giải những hiểu lầm và cùng rút ra những bài học quý giá cho những Event lần sau.

Tuy vậy, tôi vẫn thành thật khuyên các bạn nên lượng sức mình, nhận thức được những Event nào mình có thể tự mày mò thực hiện còn những Event nào cần một người có kinh nghiệm và tay nghề thực sự chuyên nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức một buổi sinh nhật cho công ty, hội nghị khách hàng hay một hội chợ nho nhỏ, tuy nhiên đối với những Event phức tạp hơn và quy mô lớn hơn, tốt hơn hết không nên mạo hiểm với uy tín của công ty và thương hiệu. Hãy nhờ đến sự hỗ trợ của một Event Agency hoặc Event Freelancer tổ chức Event đó cho bạn, hãy quan sát cách họ làm và rút kinh nghiệm cho bản thân mình, biết đâu lần sau bạn có thể tự mình làm “nhạc trưởng” cho sự kiện tương tự (xem thêm Kinh nghiệm nhìn nhận năng lực của một Event Agency.

PHƯƠNG NAM (RC Media)


Bài liên quan:

Những điều nên làm nếu bạn muốn theo nghề tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi, sự đam mê, năng khiếu và kỹ năng chưa đủ mà phải có cả sự rèn luyện và để ý các chi tiết từ nhỏ nhất trong tất cả các event. Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:

1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:

Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.

2. Trình tự lên kế hoạch tổ chức một sự kiện

Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.

Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.

3. Tìm kiếm, học hỏi kinh nghiệm:

Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.

Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.

4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:

Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.

5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:

Khi bắt đầu công việc  này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.

6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:

Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.

THỦY NGUYỄN (Theo Fabjob)


Bài liên quan:

Những “bẫy” mặc cả thường gặp của khách hàng

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Bạn kết thúc việc tổ chức sự kiện hay cung cấp thiết bị cho sự kiện với một khoản lời thật ít ỏi. Bạn cũng không hiểu sao mình lại gật đầu đồng ý với mức giá mà khách hàng đã thương lượng. Đơn giản là vì bạn đã bị “hạ gục”  bởi “bẫy” mặc cả của những khách hàng giỏi việc đàm phán mua hàng.

Là nhà cung cấp (supplier) cho sự kiện hay là công ty tổ chức sự kiện (Event Agency), lẽ dĩ nhiên chúng ta mong muốn thực hiện những dự án đem về lợi nhuận cao nhất có thể, đồng thời làm cho khách hàng hài lòng và giữ chân họ. Nhưng là một khách hàng, họ cũng có nhu cầu tổ chức một sự kiện với chi phí hời nhất có thể mà chất lượng thì vẫn phải đảm bảo. Hai nhu cầu này cần phải gặp nhau ở một điểm chung nào đó, tuy nhiên nhiều lúc do non tay, hay do quá nhượng bộ, nhiều Agency và Supplier để bị khách hàng ép giá hơi quá, dẫn đến việc làm xong một Event gần như không công mà chẳng hiểu sao mình lại nhận làm.

Event Channel sẽ chỉ ra một số cách mà khách hàng thường dùng để thương lượng giá với Event Agency, Supplier và những cách có thể hóa giải chúng.

1.  Sẽ còn có những lần sau

Thường gặp nhất, khách hàng sẽ nói rằng “Bên tôi năm nào cũng tổ chức vài sự kiện dạng này, sự kiện đầu coi như để gây ấn tượng với giám đốc, anh nên để giá tốt để có thể nhận về làm”. Agency, Supplier sẽ cắn răng để một mức giá bèo không thể bèo hơn, thậm chí là huề vốn để “làm quen” và “giữ mối”, nhưng họ có thể gặp một trong ba trường hợp sau:

Một là, sau sự kiện đó chẳng còn sự kiện nào nữa, chẳng qua đó là lời hứa hẹn của khách hàng để có được sản phẩm, dịch vụ giá hời mà thôi.

Hai là, đúng là có nhiều sự kiện nữa, nhưng chẳng bao giờ họ gọi đến bạn, có thể do sự kiện đầu tiên bạn làm cho họ không hài lòng, cũng có thể những sự kiện lần sau họ cảm thấy không phù hợp để cho công ty bạn tổ chức, vậy là họ gọi bên khác.

Ba là, tổ chức sự kiện đầu tiên với giá gần như huề vốn, bạn hy vọng sẽ có cơ hội nhận tiếp những sự kiện sau của họ với hy vọng sẽ lấy lợi nhuận từ những Event sau đó bù lại. Bạn không hề biết rằng mình đã xác lập cho họ một ấn tượng “dịch vụ giá rẻ”, những Event sau bạn chẳng thể nào nâng giá lên được vì khách hàng cảm thấy bị shock khi phải làm Event với giá cao hơn lần trước rất nhiều, thế là họ lại ra đi tìm kiếm một Agency, Supplier sẵn sàng làm cho họ với giá rẻ hơn. Một khách hàng đã chia sẻ: “Thông thường tôi sẽ không làm việc với một nhà cung cấp quá ba lần, vì những lần đầu họ thường để giá rẻ để mình làm với họ, nhưng sau đó quen mặt rồi họ lại nâng giá lên, vậy nên tôi đành phải tìm kiếm những nhà cung cấp thay thế”.

Thủ thế cho mình vẫn hơn, đừng để những lần sau chưa chắc chắn đó làm cho bạn phải để một mức giá rẻ như cho đối với dịch vụ của mình, cần phải lường trước là cơ hội nâng giá lên sẽ rất khó khăn. Nên xác định một mức giá sàn – giá bạn có thể làm được và đảm bảo lợi nhuận, và dưới mức đó thì hãy đàm phán lại hoặc nói không với khách hàng.

đàm phán giá cả trong tổ chức sự kiện

2. So sánh với các đối thủ cạnh tranh

Đây là một cách cũng rất phổ biến. Khách hàng sẽ nói: “Sao giá của anh lại cao như vậy, bên X, bên Y kia giá chỉ có…Nếu anh không giảm được thì tôi sẽ phải chuyển qua làm với họ”. Nhiều Agency, Supplier e ngại khách hàng sẽ nghỉ chơi với mình nên vội vàng giảm giá để giữ chân khách hàng dù thâm tâm họ không muốn vậy. Nhưng bạn hãy bình tĩnh lại, khách hàng còn trả giá với bạn là còn muốn làm với bạn, nếu không họ sẽ lặng lẽ làm với bên X, bên Y kia rồi.

Hãy tỏ thái độ thật bình thản: “Những bên đó có thể có giá thấp hơn, nhưng chị vui lòng xem lại dùm, thiết bị bên đó có còn mới không/thiết bị bao gồm những gì. Bên tôi đầu tư toàn lều bạt, thảm, cột sắt… còn rất mới, tuy có cao giá hơn một chút xíu nhưng sẽ tốt hơn là sử dụng cột sắt đã hoen gỉ hay thảm bạc màu cho một sự kiện trang trọng thế này”, hoặc là “Chị xem lại dùm, bên đó giá chỉ có…, nhưng khi PG làm quá giờ quy định, họ sẽ tính thêm tiền như thế nào”, “Giá âm thanh chỉ có… như của bên đó mình cũng có thể để cho chị được, nhưng cũng như bên đó, mình sẽ tính tiền thời gian set up trước một buổi, và chỉ có một kỹ thuật viên hỗ trợ, chi bằng thêm có một triệu, mọi thứ được tính trọn gói, chị rất an tâm chẳng phải lo lắng gì về chi phí phát sinh”. Nói chung là bạn cần khéo léo tôn vinh sản phẩm, dịch vụ của mình, đồng thời dấy lên mối lo ngại cho họ với dịch vụ giá rẻ hơn nhưng chất lượng, hiệu quả có thể không bằng, việc này cần tuyệt đối khéo léo, nhiều khách hàng tinh ý sẽ không cảm thấy thuyết phục nếu bạn nói xấu đối thủ không khéo.

3. Gom về một mối

“Bên kia để giá chỉ có…, nếu em làm được giá đó thì nhận làm luôn đi, chị cũng muốn gom tất cả về một mối, khỏi mất công thuê từ hai, ba đầu mối”, “Nếu em làm với giá… được thì nhận làm hết dùm chị, khỏi mất công chị kiếm chỗ khác thuê”. Câu nói này của khách hàng làm cho nhiều Agency, Supplier mát ruột vì khách hàng xem ra rất ưu ái cho mình, giao cho mình cung cấp tất cả các hạng mục của Event chứ không muốn giao cho một bên khác nữa, và họ gật đầu: “Thôi thì làm giá vậy quá thấp nhưng đổi lại mình được làm tất cả, không phải tranh giành với bên X, bên Y kia”. Nhưng hãy tỉnh táo, “chiêu bài” này chỉ tương tự như chiêu bài thứ hai thôi, khách hàng lấy đối thủ cạnh tranh ra để “hù” bạn và đánh vào tâm lý muốn nhận được sự ưu ái từ khách hàng, tốt nhất bạn không nên vội nhượng bộ.

4. Yêu cầu báo giá tổng

Điều này thường gặp ở những Agency, Supplier mới thành lập, đang cố gắng cạnh tranh bằng giá rẻ hơn các đối thủ. Họ báo giá dịch vụ của mình thật rẻ, nhất là ở những mảng mình có lợi thế. Nhưng thật phũ phàng là khách hàng cắt giảm gần hết các hạng mục trong báo giá, chỉ chọn những mảng rẻ nhất để mua, một báo giá tổ chức Event lên đến 500 triệu đồng mà cuối cùng trở thành cung cấp hạng mục với tổng giá trị 50 triệu, mà mức lời từ những mảng này lại rất thấp. Giá thì đã lỡ báo như vậy, điều chỉnh tăng lên thì khách không chịu làm nữa, còn từ chối cung cấp cho khách hàng thì cũng không tiện, đành tặc lưỡi “làm đại” với hy vọng giữ mối, lần sau biết đâu khách hàng mua nhiều thứ hơn.

Hãn hữu cũng có trường hợp, như một Agency nọ, chấp nhận tổ chức event động thổ cho một khách hàng với mức lợi nhuận thấp không tưởng vì chắc mẩm làm xong chuỗi 23 sự kiện ở các tỉnh của họ, tính theo số tổng thì mức lợi nhuận thu về cũng kha khá, hợp đồng ghi nhớ đã được ký nên không có gì phải lo. Tuy nhiên, làm xong sự kiện đầu tiên thì khách hàng… phá sản do khủng hoảng kinh tế làm việc kinh doanh không thuận lợi, Agency đành méo mặt vì làm Event gần như không công, chưa kể là phải đòi cật lực gần một năm mới được thanh toán 50% hợp đồng còn lại sau khi kết thúc Event.

Đừng nghĩ rằng sẽ báo giá từng hạng mục thật rẻ nhưng được làm cả Event thì cũng “kéo lại” một mức lợi nhuận tương đối. Để tránh rủi ro cũng rất thường gặp này, tốt nhất bạn nên tính toán sao cho dù cung cấp một hạng mục hay tất cả hạng mục, thì giá đưa ra cũng phải đảm bảo lợi nhuận cho bạn.

Nhìn chung, khi khách hàng trả giá, nguyên tắc chung là bạn không nên bớt giá vội. Và thay vì bớt giá, bạn có thể khuyến mãi cho họ thêm dưới một hình thức nào đó, chẳng hạn thuê PG thì miễn phí đồng phục, tổ chức sự kiện thì miễn phí quay phim, tâm lý khách hàng thường thích có món hời nên những khuyến mãi đi kèm cũng khiến họ quan tâm.

HẢI ANH (Kingbee Media)


Bài liên quan:

Mô tả công việc của một người tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Một góc nhìn khác về công việc của người làm công tác tổ chức và lên kế hoạch cho sự kiện. Công việc của họ bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Tuy nhiên, dưới áp lực lớn thì đây là một công việc đầy thú vị và năng động.

Một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. những người lập kế hoạch sự kiện giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, cho đến hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến.

Sáng tạo Thông điệp

Bất kỳ sự kiện hội nghị, hay cuộc họp nào, các bước lập kế hoạch đầu tiên xoay quanh thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp – chủ đề chính của chương trình.

Kỹ năng lập Ngân sách

Cùng với chủ đề, ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.

Lựa chọn Địa điểm

Những người làm công tác tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Các nhà tổ chức phải đưa vào yêu cầu xem xét sự kiện bao gồm cả kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet khi lựa chọn một địa điểm.

Người làm công việc tổ chức sự kiện còn phải có kỹ năng
lựa chọn địa điểm phù hợp

Quản lý Hậu cần

Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua  và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.

Kỹ năng Báo cáo

Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.

Năng lực người tổ chức

Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.

Môi trường làm việc

Người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Họ làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,…

THU HÀ (theo http://www.ehow.com)


Bài liên quan:

Giải quyết một số phát sinh với khách hàng trong bản hợp đồng tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment
Event Channel – Khi làm việc với khách hàng, hợp đồng là một yếu tố để cả hai bên tin tưởng và làm việc với nhau. Tuy nhiên, bản hợp đồng với những con chữ được soạn sẵn máy móc đôi khi không giải quyết được những rắc rối phát sinh khó lường trước. Biết một vài rắc rối thường gặp với khách hàng để có những thỏa thuận từ đầu với họ sẽ giúp các “eventer” giải quyết được vô số sự cố không mong muốn từ phía khách hàng mang lại.


1. Khách hàng hay ép giá
Có một số khách hàng có sở thích là ép giá các agency của mình để có được giá mà họ cho là tốt nhất. Bất kể là agency quen thuộc hay mới hợp tác, họ luôn dùng cái vị thế là khách hàng để ép giá với các lý do như “ráng làm cho anh/chị lần này, lần sau kinh phí rộng rãi hơn anh chị lại gọi” hoặc “bạn bè anh/chị trong lĩnh vực này nhiều, để anh/chị giới thiệu cho mà làm” khiến nhiều agency chấp nhận làm hòa vốn, thậm chí làm lỗ cho khách hàng mục đích là giữ khách và duy trì quan hệ. Tuy nhiên, chúng ta là những người làm sự kiện chứ không phải những nhà từ thiện, vì thế, bạn không nên để cho khách hàng ép giá kiểu như vậy, vì được một lần thì không chắc sẽ không có lần sau, hơn nữa, bạn làm như vậy là việc phá giá thị trường chung, làm cho các agency khác khó mà làm việc với những khách hàng sau này, vì các khách hàng có thể viện lý do như “công ty A làm bên agency B chỉ có 1000USD cho chương trình tương đương, sao bên này tính tới 1500USD” chẳng hạn.
Để đối phó với các khách hàng kiểu này, tốt nhất bạn nên đưa giá theo giá chung của thị trường trong các hạng mục thuê mua, sản xuất kể cả khi bạn có giá tốt đi nữa mà chỉ giảm các chi phí quản lý đối với khách hàng. Khi họ ép giá, bạn có thể cân nhắc để hạ xuống một chút cho phù hợp. Bản thân người viết có biết một vài người bạn, vì muốn lấy được khách hàng mà cố gắng báo giá tốt nhất có thể, sau đó bị khách hàng ép giá, không thể làm được nên đành từ chối và mất khách hàng.
2. Khách hàng tham gia quá nhiều vào sự kiện
Nếu bạn đã từng trải qua những chương trình bị đổ bể vì sự tham gia quá mức cần thiết của khách hàng thì bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của việc thỏa thuận công việc với khách hàng ngay từ đầu. Khi sự kiện của bạn đang diễn ra bình thường, bỗng nhiên khách hàng muốn thay đổi một chi tiết nào đó và ngay lập tức đề nghị thay đổi ngay, việc này khiến những người tổ chức bối rối và mất thời gian để cân nhắc, nếu như vì cả nể mà làm theo ý khách hàng có thể ảnh hưởng, thậm chí mang lại kết quả xấu cho chương trình.
Trong một sự kiện mà người viết làm điều phối chính, theo kịch bản sẽ là do MC đọc tên những người được nhận giải là nhân viên xuất sắc và danh sách này dài đến 50 người cho rất nhiều hạng mục giải thưởng như tổ, nhóm, cá nhân,…Bỗng nhiên một người bên phía khách hàng lên đề nghị là MC sẽ không đọc phần này mà Phó Tổng Giám Đốc công ty lên đọc rồi trao giải luôn. Ban tổ chức lập tức thông báo với MC thay đổi kịch bản. Nhưng đến tiết mục vinh danh, hai MC đọc tên giải thưởng và mời đại diện công ty là PTGĐ lên trao giải thì ông lại từ chối vì “chẳng biết gì cả” – khiến cho hai MC phải đứng sượng trân trên sân khấu rồi lật đật lục tìm danh sách để đọc vì trước đó đinh ninh ông đại diện kia cầm và lên đọc.
Chỉ một chi tiết nhỏ nhưng nó gây ảnh hưởng không tốt đến chương trình và làm mất đi sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Với những khách hàng kiểu này, bạn nên có thỏa thuận ngay từ đầu với họ về phần công việc của mỗi bên. Tốt nhất nên có một checklist trong đó ghi rõ những công việc hai bên sẽ làm và nhớ có ghi chú kiểu như “Mọi thay đổi trong quá trình diễn ra sự kiện nếu không phù hợp và không có trong kịch bản, đơn vị tổ chức có quyền từ chối” và giải thích rõ với khách hàng những rủi ro có thể xảy ra nếu thay đổi bất ngờ.
Nên có những thỏa thuận rõ ràng ngay từ khi kí hợp đồng
để tránh các rắc rối phát sinh sau này
3. Khách hàng thay đổi kế hoạch liên tục
Không bao lâu nữa sự kiện diễn ra nhưng kế hoạch của khách hàng cứ thay đổi từng ngày vì lý do chủ quan hay khách quan khiến agency chạy theo bở cả hơi tai. Người viết bài có lần đã phải in ấn lại toàn bộ thiệp mời, backdrop, standee và thông báo với nhân sự, các suppliers khi sự kiện còn cách có 4 ngày mà khách hàng thay đổi địa điểm vì phía cho thuê địa điểm lật lọng không cho thuê nữa. Và còn rất nhiều tình huống oái oăm kiểu như vậy.
Dù sự việc có phải là do khách hàng thay đổi hay sự cố không mong muốn nêu trên thì bạn cũng phải giữ thế chủ động cho mình. Mọi thay đổi của khách hàng đều phải được xác nhận và cam kết qua email hoặc văn bản. Dù cho có gấp gáp hay cấp bách đến đâu đi nữa, bạn tuyệt đối không nên nghe điện thoại của khách hàng rồi triển khai ngay, vì mọi sai sót hay thay đổi mà khách hàng không thừa nhận thì bạn phải bù đắp vào. Có những thay đổi khiến bạn rơi vào tình huống làm không công cho khách hàng. Trong trường hợp này, hãy ghi nhớ điều quan trọng nhất là Mọi thay đổi phải được khách hàng thừa nhận và cam kết.
4. Khách hàng quá kĩ tính
Thực ra, gặp một khách hàng kĩ tính là một điều may mắn, vì khi họ kĩ tính sẽ giúp bạn rà soát kế hoạch nhiều lần và phát hiện, khắc phục được các sai sót hoặc giúp bạn đề phòng hơn trong quá trình làm việc với khách hàng, rút được kinh nghiệm cho các lần sau. Tuy nhiên, nếu gặp phải những khách hàng quá kĩ tính đến mức tinh tướng thì bạn phải có cách đối phó với họ sao cho không bị áp lực trong công việc.
Có một lần, khách hàng của mình thay đổi mẫu thiết kế đến 6 lần mà vẫn chưa hài lòng, mình đành phải cử anh designer sang tận công ty khách hàng, xin họ một buổi chiều để ngồi và thiết kế theo ý họ, sau đó, in ngay bản thiết kế ra giấy để họ kí vào, về in mẫu test trên hiflex rồi cũng nhanh chóng cho họ xem duyệt rồi kí luôn. Nếu không làm như vậy, số lần gửi qua gửi lại để tìm được sự thống nhất có lẽ gấp đôi con số kể trên.
Trong trường hợp khách hàng bỏ thời gian đi dò giá từng suppliers và đưa về cho bạn giá gốc mà họ có được, hãy thẳng thắn chia sẻ với họ là với giá đó bạn không thể làm được vì còn nhiều chi phí phát sinh trong quá trình thay đổi của khách hàng, mà những chi phí này bạn phải chịu cho nên rủi ro sẽ rất cao.
Tương tự, có một số khách hàng có mối quan hệ, có thể mời ca sĩ giá tốt nên họ không muốn bạn đảm trách hạng mục này mà chỉ muốn trả chi phí quản lý rẻ bèo cho bạn để thực hiện chương trình. Nếu bạn không thể làm việc với một bầu sô mời các ca sĩ trọn gói với giá tốt (trong một chương trình có thể có vài người nổi tiếng, nếu bạn để bầu sô tính trọn gói sẽ có giá rẻ hơn là bạn tự liên hệ mời lẻ) để offer cho khách hàng thì có lẽ bạn nên cân nhắc về việc có nên tiếp tục với khách hàng này hay không.

5. Khách hàng trở mặt
Đây có lẽ là tình huống bi đát và không mong muốn nhất của người làm sự kiện, nhưng thực tế thì vẫn có những khách hàng hành động như thế này và đẩy agency vào tình huống dở khóc dở mếu.
Người viết đã bị một phen đau thương khi khách hàng gửi email với nội dung “Bên anh cancel sự kiện vào ngày mai nhé”. Khi sự kiện diễn ra chỉ còn cách đó 18 tiếng đồng hồ. Phải gọi điện hủy với tất cả mọi nhân sự và dừng tất cả những hạng mục đang thực hiện. Mặc dù khách hàng đã ứng trước 50% hợp đồng nhưng vì sự kiện nhỏ nên kinh phí bỏ ra trang trải đã vượt khoản ứng trước đó. Lúc này, người viết nghĩ đến chuyện kiện khách hàng nhưng cuối cùng, lãnh đạo công ty đành phải chép miệng “thôi hợp đồng cũng không đáng bao nhiêu, kiện tụng làm gì cho rắc rối” và ngậm đắng nuốt cay bù lỗ. Đáng nói là, vài ngày sau, bên phía địa điểm thông báo là ngày hôm đó vẫn diễn ra sự kiện ấy với nội dung y hệt như kế hoạch của bên mình??!
Việc này thì hiếm gặp và khó báo trước, trong trường hợp nói trên, vì khách hàng thay đổi quá nhiều nên khoản phát sinh đã bị đội lên đáng kể, nên có lẽ khi tính toán thì khách hàng cho rằng hủy hợp đồng vẫn có lợi hơn, cộng thêm việc làm khó dễ mãi mà agency là mình không đòi hủy hợp đồng trước đã khiến họ quyết định như vậy. Kinh nghiệm là nếu khách hàng thay đổi quá nhiều thì bạn nên xem xét về kinh phí và yêu cầu họ chi trả thêm khoản phí sao cho tương đương với 50% hợp đồng trước khi sự kiện diễn ra để tránh việc họ “bỏ của chạy lấy người”.
NGUYỄN PHƯƠNG THANH (Event Freelancer)

Bài liên quan:

Quản lý tốt lịch trình trong tổ chức Event

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Đã đến giờ diễn ra sự kiện nhưng khách khứa chỉ mới lèo tèo vài người, người làm Event không biết có nên cho bắt đầu chương trình hay không; trong một hội thảo, diễn giả nói chuyện say sưa quá làm lố thời gian mà người làm Event không biết cắt như thế nào.

Đó chỉ là hai trong số các ví dụ làm ảnh hưởng đến tiến độ theo đúng kịch bản chương trình mà người làm Event còn ít kinh nghiệm sẽ thấy khó xử lý. Tuy nhiên thực tế là những việc như vậy có thể nằm trong tầm kiểm soát của người tổ chức sự kiện.

Ngàn lẻ một lý do trễ chương trình

Event thông báo là sẽ diễn ra lúc 8h, nhưng mãi đến 8h30 cũng mới có lèo tèo vài người đến – điều này thường xuyên xảy ra như “chuyện thường ngày ở huyện”, nhất là ở Việt Nam. Luôn có những vị khách luôn đến trễ trong các sự kiện và họ gây cho bạn nhiều phiền toái: phải chờ đợi họ tới đông đủ để bắt đầu chương trình, việc đóng mở cửa, đi ra đi vào hay kéo ghế kê bàn… để tiếp đón những vị khách đến trễ gây ảnh hưởng đến không khí chung của sự kiện, nhất là trong các buổi hội thảo trang trọng.

Nhiều người làm Event thường chọn cách khắc phục là hẹn “trừ hao”. Chẳng hạn chương trình diễn ra lúc 8h30 thì họ sẽ hẹn khách từ 7h30 đến 8h để chờ họ đến trễ là vừa. Đây là hạ sách vì vô hình chung tạo ra cho người tham dự một thói quen là đến trễ nửa tiếng so với giờ hẹn của Ban tổ chức vì họ tự nhủ: “Người ta mời 8h vậy thôi chứ chắc chắn 8h30 mới bắt đầu”.

Một cách tốt hơn, đó là bạn ghi chú rõ thời gian diễn ra chương trình trong thư mời, chẳng hạn “Từ 8h00 – 8h30: Đón khách, 8h30 – 8h35: Khai mạc chương trình”. Khách sẽ hiểu rằng bạn sẽ áp dụng đúng lịch trình này nên họ sắp xếp để tới trước thời gian diễn ra chương trình. Một cách khác, đó là bạn dành khoảng 10 – 15 phút đầu chương trình cho một tiết mục trò chơi nhỏ, giao lưu, làm quen… giữa các khán giả với nhau, vừa làm nóng chương trình lại vừa “nấn ná” một cách hợp lệ để chờ đợi những người tới hơi trễ một chút.

quản lý kịch bản tổ chức sự kiện

Hãy “tập” cho người tham dự sự kiện của mình đến đúng giờ thay vì phải chạy theo họ

Trong một buổi chuyên đề định kỳ hàng tháng do chúng tôi tổ chức, ban đầu người ta đến trễ khoảng 30 đến 45 phút. Một tháng sau đó, chúng tôi bắt đầu chương trình đúng giờ quy định và dành 15 phút làm nóng đồng thời đợi những người đến hơi trễ một chút, sau nửa tiếng, chúng tôi đóng cửa khán phòng và lịch sự từ chối những người đến trễ. Về sau người tham dự được chúng tôi “rèn luyện” cho tác phong đi đúng giờ, họ chỉ xê xích khoảng 5 phút so với thời gian diễn ra chương trình, vì vậy Event của chúng tôi diễn ra đúng giờ và có tính tập trung cao.

Để không bị “lố thời gian”

Trong nghề giảng dạy, những người làm giáo viên có một thuật ngữ dùng để chỉ việc đã hết tiết học nhưng bài của tiết vẫn chưa được dạy xong là từ “cháy giáo án”. Trong tổ chức Event cũng có hiện tượng tương tự, thời gian diễn ra Event đã không kết thúc đúng hạn định, dẫn đến nhiều kết quả không hay: nhiều người lục tục ra về khi các hoạt động vẫn đang diễn ra sôi nổi, trả thêm tiền phòng cho nhà cung cấp địa điểm, trả thêm thù lao làm việc cho đội ngũ PG phải làm việc quá giờ… và quan trọng nhất là nó bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp trong kiểm soát lịch trình của người làm Event.

Để hạn chế tối đa những trường hợp “cháy giáo án” như thế này, người làm Event cần làm việc kỹ với những người liên quan như MC, diễn giả… để kiểm soát kỹ về giới hạn thời gian cho từng phần nội dung.

Phần hay nằm ngoài tầm kiểm soát nhất là phần nói chuyện của diễn giả, khách VIP. Chúng ta thường quy định cho họ một giới hạn cụ thể về thời gian phát biểu, tuy nhiên, do đôi khi cao hứng trình bày, hoặc do không tiên lượng trước thời gian trình bày một cách hợp lý, họ dễ làm cho chương trình bị lố giờ. Trong một buổi hội thảo có khoảng 5 diễn giả luân phiên trình bày các vấn đề, chỉ cần mỗi người nói chuyện lố 5 phút thì cũng đã làm cho chương trình kết thúc trễ gần nửa tiếng đồng hồ. Để hạn chế điều này, chúng ta nên cử ra một người hỗ trợ diễn giả kiểm soát thời gian nói bằng cách ra hiệu cho họ biết phần trình bày của mình sắp kết thúc. Trong rất nhiều Event, Ban tổ chức thường cho làm sẵn các bảng thông báo, trên đó ghi là 10 phút, 5 phút… và thống nhất về dấu hiệu này đối với các diễn giả. Khi có người ở cuối khán phòng đưa biển lên, diễn giả sẽ biết giới hạn thời gian còn lại dành cho mình và họ sắp xếp phần trình bày sao cho gọn gàng hơn để kết thúc đúng lịch trình.

Phần dành cho khán giả, chẳng hạn như trò chơi hay hỏi đáp cũng thường là phần khó kiểm soát về thời gian. Nhiều khán giả trình bày lòng vòng trước khi đi thẳng vào vấn đề cần đặt câu hỏi, nhiều người thì muốn đưa ra các ý kiến phản biện, tranh luận của mình… làm cho phần chương trình này bị kéo dài ngoài dự định. MC hay người điều phối cần được Ban tổ chức thống nhất trước về hướng tiếp nhận, giải quyết những câu hỏi, thắc mắc phù hợp và không phù hợp với chương trình, cách lái khán giả tập trung vào nội dung chính.

Với những sự cố như khách VIP, nghệ sĩ… không đến kịp để thực hiện các tiết mục văn nghệ hay tiết mục điểm nhấn của chương trình, người điều phối Event cần linh động đưa các tiết mục khác lên thay thế, tránh việc kéo dài chương trình gây mất thời gian. Để hạn chế điều này xảy ra, người làm Event nên đảm bảo là khách VIP, nghệ sĩ, nếu không xuất hiện từ đầu buổi thì cần phải đến trước lúc diễn ra chương trình ít nhất là 1 tiếng đồng hồ.

HOÀNG NGHIỆP


Bài liên quan:

Bài học vỡ lòng về tổ chức sự kiện

Event Channel – Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện

Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup, Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sản phẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ. Vậy thực sự đằng sau những sự kiện – Event hoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?

Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tùy theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,… Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu,…

tổng quan về nghề event

Vị trí của Event trong việc xây dựng thương hiệu

Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Eventmà ta có thể dễ dàng thấy như: PR Event như các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tung sản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event như những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia… Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổ chức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, các hoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.

Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng .

Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện. Các quy trình làm Event được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ. Theo quy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager.

Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

NHân sự trong một Event Team

Nhân sự trong một Event Team

Về phía các công ty Event ở Việt Nam, chúng ta có thể nhận xét rằng mức độ chuyên nghiệp còn chưa cao cả về cách tổ chức cũng như sử dụng công nghệ, điều này được dân trong nghề nhận ra khi làm việc với các đối tác nước ngoài qua các Event mang tầm cỡ quốc tế được tổ chức tại Việt Nam như: Hoa hậu Hoàn Vũ 2008, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,… Tuy nhiên, thông qua sự học hỏi và tiếp thu các công nghệ, quy trình làm Event chuyên nghiệp từ các công ty Event nước ngoài, qua các Event lớn của thế giới tiêu biểu như: World Expo, Olympic, World Cup, các cuộc thi hoa hậu và trình diễn thời trang… thì các công ty Event của Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện mình hơn cả về trình độ lẫn mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức. Một số công ty Event Việt Nam đầu ngành có thể kể đến như: Max Communications, Galaxy, Venus, XPR, D&D, Hồng Thụy Communications, Golden Event, MO… Ngoài ra, trong lĩnh vực Event còn phải kể đến sự tham gia của các Agency nước ngoài như Pico Int”l, Ogilvy PR (thuộc O&M), Leo Activation (thuộc Leo Burnett)…. Bên cạnh quy trình chung giống nhau thì mỗi một công ty thường có “bí kíp” riêng về cách tổ chức hoạt động và sự thể hiện phong cách trong những Event cụ thể. Những “bí kíp” này cùng với trình độ, năng lực của những người quản lý Event và ekip thực hiện Event đó sẽ quyết định mức độ chuyên nghiệp của mỗi công ty và sự thành bại của Event.

Thành bại của event phụ thuộc nhiều vào trình độ và năng lực của người quản lý Event
và độ chuyên nghiệp của công ty tổ chức

Nghề Event ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên “nóng” hơn và được coi là có nhiều triển vọng. Có nhiều cách khác nhau để học làm nghề Event nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế. Lý thuyết về Marketing và nghề Event có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy về Event như VietnamMarcom, Arti Vietnam, Megalink… ; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event. Trải nghiệm thực tế về nghề Event thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty Event chuyên nghiệp. Nhưng để có thể làm Event được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bị cho mình các kiến thức cơ bản về Event bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động Event thực tế để trải nghiệm. Ngoài ra, một vài bộ phận của công ty Event còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế, dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng… Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tập hoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc.

Có thể nói, Event là một nghề tương đối là mệt nhọc và căng thẳng với áp lực công việc cao nhưng cũng phải thừa nhận rằng Event là một nghề rất năng động, đầy sáng tạo, thách thức và nhiều cơ hội cho những người trẻ tham gia. Còn bạn, nếu bạn thực sự đam mê và có định hướng trong nghề Event, bạn đã chuẩn bị hành trang gì cho mình trên con đường phía trước?

XUÂN THỦY (Bản tin MarPro số 17)

Tin liên quan: