Archive

Posts Tagged ‘lập kế hoạch event’

Hội thảo tháng 7: Phương pháp lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả

  • Dù bạn làm In house Marketing và đã từng tổ chức các sự kiện tại đơn vị
  • Dù bạn đang hoạt động trong nghề event
  • Hay dù bạn chỉ đang có ý định theo đuổi nghề event.

Một kế hoạch tổ chức sự kiện bài bản không chỉ chứng tỏ sự chuyên nghiệp của bạn, gây ấn tượng cho cấp trên, đồng nghiệp hay khách hàng mà còn giúp sự kiện của bạn vận hành trơn tru, giảm thiểu thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra.

Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức Event, do đó có thể nói là tối cần thiết cho tất cả mọi đối tượng. Vì vậy, CLB tổ chức sự kiện F-Event (www.f-event.com.vn) phối hợp cùng Học viện Quốc tế BMG (www.bmg.edu.vn) tổ chức hội thảo với chủ đề Phương pháp lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả.

Thông tin cơ bản:
Thời gian: 8h30 đến 17h Ngày 28/07/2012 (học 2 buổi, có nghỉ trưa)
Địa điểm: Lầu 3 – Tòa nhà Resco Tower – 94-96 Nguyễn Du, P. Bến Nghé, Q.1

Diễn giả chương trình:
Ông Đào Duy Thiện Bảo – Giám đốc điều hành và Quan hệ khách hàng khu vực Đông Nam Á – Công ty tổ chức sự kiện FirstPlan Media, Giảng viên Học viện Quốc tế BMG
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề Event

  • Đã từng làm việc tại Lasta Group, Thanhnien Entertainment, Vietba Group, và là trợ lý đạo diễn trong các sự kiện lớn tại VN và quốc tế.
  • Một số chương trình tiêu biểu đã làm: Gala Diner Hoa hậu trái đất, đón 90 hoa hậu thế giới đến VN đấu giá vật phẩm từ thiện, Tổ chức Chuỗi Chương trình Lễ hội bia Sài Gòn, Chuỗi Chương trình khánh thành 8 nhà máy bia Sài Gòn trên toàn quốc, đón chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm và trao huân chương hạng Ba, tổ chức chương trình Duyên dáng Việt Nam 18 tại Singapore và Duyên dáng Việt Nam 20 tại Anh, giải Golf Báo Công An, Cuộc thi Hoa hậu miền Trung 2012…

Những gì bạn sẽ có được sau hội thảo:

  • Nắm vững quy trình và kế hoạch triển khai một Event chi tiết và thực tế nhất từ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm với phương pháp truyền đạt năng động, đúng “chất” dân Event.
  • Tự mình lập một kế hoạch mang tính khả thi cao, từ checklist, kịch bản cho đến timeline, media plan… cho bất kỳ thể loại Event nào.
  • Điểm mặt những loại rủi ro và tình huống bất ngờ thường gặp trong Event để có có phương án phòng tránh và kế hoạch B hoàn hảo.
  • Giấy chứng nhận tham gia hội thảo do BMG và F-Event cấp.
  • Được cấp quyền sử dụng miễn phí kho tài nguyên bao gồm biểu mẫu, kế hoạch, ebook… tổ chức sự kiện của Event Channel trong vòng 1 năm.

Làm sao để tham gia:

1. Phí tham dự:
500.000 VNĐ đối với Thành viên CLB F-Event, thành viên có đóng phí CLB Marketer Vietnam, học viên đang học của BMG International Education (được trợ giá 50%.)
1.000.000 VNĐ với đối tượng khác

2. Số lượng tham dự: Do khán phòng có giới hạn, chúng tôi chỉ tiếp nhận được 60 người đăng ký sớm nhất.

3. Cách thức tham dự: Đặt chỗ tham dự bằng cách >>>>>click vào đây<<<<< hoặc liên hệ qua điện thoại: 0944 423 419 ( Ms. Lưu) để đảm bảo chúng tôi giữ chỗ cho các bạn.

Sau đó các bạn thanh toán bằng một trong 2 cách sau:

  • Chuyển khoản qua ngân hàng:
  • Ngân hàng Đông Á: Số Tài Khoản: 0101022112. Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Phương Thảo
  • Ngân hàng Techcombank: 14023337155017. Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Phương Thảo
  • Ngân hàng Vietcombank: 0251001802257 . Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Phương Thảo
  • Sau đó bạn nhắn tin tên người chuyển khoản, họ và tên người đăng ký, email của mình vào số điện thoại 0944 423 419 để chúng tôi ghi nhận sự đăng ký của bạn.
  • Đóng phí cho chúng tôi tại 1 trong các địa điểm sau:
  • Quận 1: 10 Trần Nhật Duật, Phường Tân Định, gặp Trưởng (0937656742)
  • Quận 8: Văn phòng F-Event 199/5 Lưu Hữu Phước, P15, Quận 8 gặp Huyền (0935137005)

Gọi chúng tôi đến thu phí tham dự tận nơi và giao phiếu tham dự cho bạn theo số điện thoại 0944 423 419. Chúng tôi thu tiền miễn phí tại quận 1 và thu thêm phụ phí xăng xe là 10,000 VND với các quận còn lại.

  • Thời hạn đăng ký là từ nay đến hết 14h ngày 26/07. Sau ngày này chúng tôi sẽ chốt sổ đăng ký tham dự và xác nhận tham dự qua email, SMS cho các thành viên đã đăng ký.
Để tham gia tài trợ hiện kim, hiện vật cho chương trình và song hành cùng chúng tôi trong chương trình quảng bá buổi hội thảo tới hơn 45,000 người, xin vui lòng liên hệ BTC: lienhe@f-event.com.vn. Chúng tôi hân hạnh ghi nhận sự đóng góp của các bạn cho cộng đồng!

Để lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo hiệu quả

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Hội thảo có lẽ là sự kiện phổ biến nhất mà các đơn vị sẽ tổ chức. Đối với những người quan tâm việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một cuộc hội thảo, thì sau đây là một cấu trúc hiệu quả cho việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc hội thảo.

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện
– Khán giả là ai?
– Chủ đề của hội thảo là gì?
– Tổ chức ở đâu?
– Tại sao mọi người sẽ tham dự?
– Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết
– Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
– Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
– Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
– Thông tin/hồ sơ người tham dự
– Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…) – xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
– Thực phẩm và nước uống
– Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
– Vận chuyển/thi công

alt

Xác định không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo

3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện
– Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,…)
– Số người tham dự
– Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
– Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
– Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát – Xem thêm: Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
– Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

4. Về truyền thông, quà tặng
– Mời các phóng viên, nhà báo
– Thiết kế thiệp mời cho khách
– In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
– Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. – Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện
– Bản tên BTC
– Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

alt

Có kế hoạch và phác thảo công việc rõ ràng giúp tổ chức hội thảo khoa học và thành công

5. Về diễn giả, khách mời
– Xác định diễn giả
– Bài thuyết trình của họ
– Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…
– Công cụ đếm người tham dự
– Bảng khảo sát ý kiến người tham dự

PHƯƠNG THANH


Bài liên quan:

Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm thường bị bỏ quên

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Như hầu hết tất cả những cuốn sách hướng dẫn kinh doanh đều cho bạn lời khuyên rằng: đặt mục tiêu là một trong những điều quan trọng nhất có thể làm bạn và event của mình khác biệt so với những sự kiện khác. Bằng việc thiết lập mục tiêu, bạn sẽ có thể tập trung vào kết quả mong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn. Đó là lý do vì sao các event manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?”

Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện (xem thêm Các yếu tố giúp xác định mục đích của sự kiện), bạn có thể sử dụng chúng vào việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến. Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được.

Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc cần làm

Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá. Nếu bạn muốn đo lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.

Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện

Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy đúng đường ray. Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới, bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp mới mục tiêu của sự kiện không?”

Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là gì? Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc

Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự kiện. Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện.

Mục tiêu tổ chức sự kiện là động lực cho event team làm việc

Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ đường đi tới một sự kiện thành công. Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ chức sự kiện.

Thành công của một event trong tương lai

Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100 vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.

Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai. Những lý do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.

THÁI HIỀN (lược dịch từ eventsecrets.com)


Bài liên quan:

Kinh nghiệm để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị cho event

Event Channel – Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, và bạn được giao cho leader một event? Bạn sẽ rất lo lắng làm thế nào cho tốt, làm thế nào để không có sai sót xảy ra? Cố gắng làm tốt khâu chuẩn bị và kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót trong quá trình làm event.

Một event có 3 giai đoạn từ khi bắt đầu nhận thông tin cho đến khi hoàn tất là lên kế hoạch, chuẩn bị chương trình và chạy chương trình. Giai đoạn lên kế hoạch đòi hỏi phải có ý tưởng và sáng tạo cũng như kĩ năng trình bày ý tưởng. Còn giai đoạn chạy chương trình thì có trăm sự để nói. Riêng giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn đòi hỏi sự tập trung cao nhất và mất nhiều thời gian nhất, bởi vì sai sót trong quá trình này dễ kéo theo những hậu quả nghiêm trọng trong lúc event diễn ra.

Để tránh thiếu sót trong giai đoạn chuẩn bị trước event, các bạn nên lưu ý một số điểm sau đây:

1. Theo sát kế hoạch
Kế hoạch hoàn chỉnh của bạn là một event được trình bày trên giấy, và từ đó, triển khai các công việc ra để thực hiện. Vì thế, tốt nhất là nên bám sát kế hoạch để đảm bảo mọi chi tiết đều được triển khai thành công việc. Bạn có thể dựa vào mẫu các công việc có sẫn để làm một bảng mới, nhưng lưu ý mỗi event một khác nên bạn phải điều chỉnh cho phù hợp với kế hoạch của mình.

2. Cùng nhau phân tích những công việc phải làm
Nếu bạn tự mình lập bảng check list, timeline thì chắc chắn sẽ có thiếu sót, cách tốt nhất là những người cùng một team hãy ngồi lại và cùng phân tích những việc phải làm, ý kiến của người này sẽ bổ sung cho người kia, như vậy sẽ hạn chế sai sót. Thêm nữa, việc ngồi lại với nhau sẽ đưa ra được những ý kiến, giải pháp tốt nhất để thực hiện các công việc.

Cùng họp để phân tích những việc phải làm sẽ giúp bạn hạn chế những thiếu sót

3. Làm bảng phân công công việc chi tiết
Bảng phân công công việc cũng rất quan trọng, ai làm gì, deadline thế nào, báo cáo công việc cho ai,… bạn phải liệt kê thật chi tiết. Bạn nên làm bảng này trong Excel, mỗi người một sheet để họ có thể nắm được công việc của mình và những việc liên đới với người khác. Khi làm bảng phân công này, phải nhắm được ai làm tốt mảng công việc nào để bố trí cho phù hợp. Ví dụ phân công một bạn nữ không biết gì về kỹ thuật phụ trách giám sát in ấn thì sẽ rất bất lợi cho họ và cho cả kế hoạch chung.

4. Nhờ người khác rà soát bảng liệt kê công việc (check list)
Sau khi hoàn thành kế hoạch, giai đoạn chuẩn bị có hàng trăm đầu công việc bạn và những người trong team phải thực hiện. Sau khi lên check list, bạn phải rà soát thật kĩ lưỡng, nhưng như vậy chưa chắc đã đầy đủ, vì thế bạn nên đưa cho tất cả mọi người cùng rà lại giúp bạn, kinh nghiệm cho thấy, khi bị rối trong đống công việc, bạn sẽ thiếu sáng suốt hơn người khác và sau khi đưa cho đồng nghiệp check lại thì số lượng công việc bị thiếu lên đến 20% tổng số công việc đã liệt kê trước đó.

5. Kiểm tra tiến độ công việc từng ngày và có to do list
Sai sót lớn nhất là cứ mỗi ngày bạn để công việc trôi đi và chạy theo công việc. Hãy nắm bắt công việc rồi thực hiện chứ đừng chạy theo công việc phát sinh mỗi ngày. Ngày hôm trước bạn cần note ra những công việc phải làm trong ngày mai, và hôm sau hoàn thành tốt nhất trong mức có thể những việc đó, chứ đừng chờ sáng hôm nay lên mới nghĩ xem hôm nay mình làm gì hay có công việc gì phát sinh rồi giải quyết.

6. Yêu cầu có báo cáo công việc hàng ngày
Bạn giao công việc cho người khác, cho họ deadline rồi yên tâm là đến ngày đó bạn sẽ có những thứ bạn cần? Nếu như không có bạn sẽ giải quyết rắc rối ra sao? Đừng để chuyện này xảy ra, mà nên có yêu cầu báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, mỗi người dành ra 5 phút để có thề follow up lẫn nhau, còn hơn là để công việc cùng với những sai sót trôi tuột đi, đến lúc phát hiện thì đã quá muộn.

MINH ANH

Tin liên quan: