Archive

Posts Tagged ‘Lập Ngân Sách Cho Sự Kiện’

Các yếu tố giúp xác định mục đích của sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Xác định mục đích của sự kiện rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta có thể định hướng được các công việc cần chuẩn bị và hoàn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc. Nếu không xác định được mục tiêu rõ ràng, các công việc dễ bị chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại không được như mong đợi của khách hàng.

Việc xác định mục tiêu của sự kiện cần lưu ý đến nhiều yếu tố được nêu dưới đây, và quan trọng nhất là phải tìm được tiếng nói chung giữa đơn vị tổ chức (agency) và khách hàng (client), có như vậy mới có thể mang đến sự thành công của đơn vị tổ chức sự kiện và thỏa mãn yêu cầu từ phía khách hàng. Các yếu tố xếp theo thứ tự quan trọng thấp dần.

1. Đặt ra mục tiêu cần đạt được: Khác với mục đích chính là lý do để tổ chức sự kiện, mục tiêu là việc đề ra và mong muốn gặt hái sau khi sự kiện diễn ra (như gặp gỡ đối tác, tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, thúc đẩy doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ, hay đơn giản là tăng sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp, vinh danh cá nhân, tổ chức để khuyến khích nhân viên phấn đấu tốt hơn trong năm tới,….)

2. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Sự kiện dù quy mô tầm cỡ hay ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

alt

Xác định khách hàng mục tiêu là một trong những yếu tố để tính toán mục đích của sự kiện

3. Có kế hoạch rõ ràng: Nếu chúng ta cứ ra sức dự tính, đặt ra những tiêu chí mà không có kế hoạch thực hiện cụ thể thì mọi việc sẽ không được hiện thực hóa mà cứ mãi là sự tính toán không có căn cứ. Thông thường, chúng ta có một bản proposal để trình bày cho khách hàng những việc sẽ làm trước, trong và sau sự kiện, cùng với lịch trình, thời gian rõ ràng, các công việc được cụ thể hóa và phân công hợp lý, qua đó, khách hàng có thể hình dung rõ hơn diễn biến sự kiện sẽ diễn ra và những việc họ cần hỗ trợ còn phía đơn vị tổ chức cũng thông qua đó, ước chừng được khối lượng công việc cần phải thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp.
Ngoài ra, trong kế hoạch cũng phải xác định các yếu tố như thời gian, địa điểm, số lượng tham gia,…và làm rõ tầm quan trọng của chúng như tại sao phải tổ chức ở khách sạn 5 sao chứ không phải là 3 sao, vì sao là ngày chủ nhật, không phải ngày trong tuần,…

Tham khảo thêm: Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện

4. Dự tính ngân sách: Chúng ta phải xác định được ngân sách cần để phục vụ cho sự kiện nhằm xem xét tính hợp lý khi tổ chức sự kiện đó, ví dụ như, với ngân sách bỏ ra chừng đó, đạt được mục tiêu như vậy thì có hiệu quả hơn là sử dụng một hình thức khác hay không? Để xác định ngân sách cho sự kiện, phải tính đến nhiều đầu chi phí như: chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Muốn làm việc này hiệu quả, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Đối với các chi phí không thuộc sở trường của bạn như PR, marketing, nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những hoạt động đó.

Tham khảo thêm: Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng

alt

Từ các yếu tố trên, các bạn có thể tham khảo thêm ý kiến từ khách hàng để xác định được mục đích cho sự kiện của mình, ví dụ như khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm cho toàn thể nhân viên nhằm tăng sự đoàn kết nội bộ, mục đích là để nhân viên thấy được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo đến đời sống của họ và hướng đến một nội bộ trong sạch, vững mạnh hơn, từ đó đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hoặc sự kiện tri ân đối tác nhưng mục đích phải được làm rõ là cho đối tác thấy được tiềm lực vững mạnh, từ đó đầu tư nhiều hơn hoặc có những hoạt động hợp tác hiệu quả hơn.
Một khi đã xác định được mục tiêu sự kiện, ta có thể bám sát và thực hiện hiệu quả, có khoa học hơn là làm việc lan man, thiếu định hướng.

NGUYỄN PHƯƠNG THANH


Bài liên quan:

Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng

September 28, 2011 Leave a comment
Event Channel – Để lấy được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng, cần những yếu tố quan trọng là ý tưởng tốt, đơn vị tổ chức uy tín và giá cả phù hợp. Trong thời buổi kinh tế khó khăn này, các doanh nghiệp phải cân nhắc khi phải chi trả cho một hoạt động nào đó và xem xét hiệu quả của hoạt động ấy, cho nên, cuộc chiến về giá là cuộc chiến mà mọi agency đều phải đối mặt.
Thực hiện một bảng dự trù kinh phí phù hợp và thuyết phục được khách hàng thật ra không hề dễ dàng, làm sao để vừa túi tiền khách hàng mà vẫn có lợi nhuận cho công ty.
Để lấy được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng, cần những yếu tố quan trọng là ý tưởng tốt, đơn vị tổ chức uy tín và giá cả phù hợp. Trong thời buổi kinh tế khó khăn này, các doanh nghiệp phải cân nhắc khi phải chi trả cho một hoạt động nào đó và xem xét hiệu quả của hoạt động ấy, cho nên, cuộc chiến về giá là cuộc chiến mà mọi agency đều phải đối mặt. Dù ý tưởng của bạn có hay và đặc sắc đến mấy nhưng kinh phí không cho phép thì khách hàng của bạn cũng sẽ không thể biến nó thành hiện thực được. Một vài chia sẻ của Event Channel để bạn có thể cân nhắc một bảng báo giá phù hợp đến khách hàng.
Tạo nhiều mối quan hệ tốt với các suppliers
Có nhiều mối quan hệ với các suppliers giúp ích rất nhiều cho bạn không chỉ trong công việc tổ chức sự kiện mà còn trong các lĩnh vực khác nữa, vì vậy, nếu có cơ hội thì đừng ngần ngại tạo mối quan hệ với họ. Những người tổ chức sự kiện thường trung thành với những nhà cung cấp “ruột” vì nhiều lý do, thứ nhất là giá tốt, thứ hai là làm cùng nhau nhiều thì họ sẽ hiểu được cái “gu” của khách hàng, nên không cần phải trao đổi, giám sát nhiều, bên cạnh đó là tâm lý ngại thay đổi khiến cho các eventer chỉ hợp tác với duy nhất một hoặc vài nhà cung cấp trong mọi sự kiện.
Thực ra việc gắn bó với những nhà cung cấp quen thuộc cũng có các lợi ích như đã nêu trên, nhưng nếu bạn không chịu tìm kiếm những cơ hội mới thì cả bạn lẫn những người đang hỗ trợ bạn sẽ đi vào lối mòn trong việc sáng tạo và thực hiện. Hơn nữa, những nhà cung cấp quen thuộc không chắc là có giá tốt nhất hoặc các công nghệ tiên tiến nhất, vì vậy, việc tìm kiếm và tạo mối quan hệ với các suppliers rất quan trọng. Khi có nhiều đầu mối, bạn có nhiều cơ hội để lựa chọn đối tác tốt hơn và có giá phải chăng hơn.
Liên tục cập nhật giá cả thị trường
Để thực hiện một bảng dự trù kinh phí, bạn phải trải qua công đoạn mất thời gian nhất là khảo sát giá cả. Có nhiều bạn trẻ mới vào nghề, được những người đi trước chia sẻ cho một vài form mẫu có sẵn để báo giá thì dựa trên đó mà “phăng” giá ra. Ví dụ, báo giá của năm trước cho một bộ cổng hơi 12m là 1,2 triệu – dựa trên đó, vì ngại phải tìm hiểu giá mới, các bạn nâng giá lên khoảng 1,8 triệu cho “an toàn” mà không biết rằng giá thị trường chỉ khoảng 1,5 triệu hoặc thấp hơn nữa. Đây là sai lầm lớn nhất của việc lười phải bốc điện thoại lên khảo sát giá, vì mỗi hạng mục chênh nhau từ vài trăm ngàn đến vài triệu (với những hạng mục lớn như ca sĩ, MC) nhưng kết quả cuối cùng cho ra một bảng dự trù kinh phí cao ngất ngưởng gửi đến khách hàng nếu như trước đó, người phụ trách không kiểm tra kĩ.
Việc khảo sát giá mặc dù hơi mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn có một bảng báo giá phù hợp và có sự lựa chọn tốt nhất giữa các suppliers. Ngoài ra, khi làm công việc khảo sát giá như vậy, bạn sẽ nhận được nhiều lời khuyên, tư vấn bổ ích từ những người cung cấp dịch vụ mà đôi khi bạn không biết hoặc không nghĩ ra, và khi bạn mang kiến thức này tư vấn cho khách hàng sẽ khiến họ cảm thấy tin tưởng hơn.
Một lợi ích ít ngờ tới là khi làm việc với các suppliers, bạn còn nắm được tình hình của đối thủ của mình (là agency đang cùng thực hiện đấu thầu event) đang làm gì, như thế nào, qua đó, điều chỉnh được chiến lược tiếp cận khách hàng nữa.
Vì vậy, việc cập nhật giá cả khi làm dự trù kinh phí là công việc không thể không làm đối với mỗi người làm tổ chức sự kiện.
Làm bảng dự trù tốt sẽ thuyết phục được khách hàng chi trả
cho kế hoạch sự kiện của bạn
Đặt mình vào vị trí của khách hàng
Một điều quan trọng mà người viết luôn nhắc nhở các cộng sự của mình là hãy luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng. Nếu bạn luôn muốn mua được những món hàng giá phải chăng nhưng chất lượng tốt, hoặc muốn ăn món ngon mà giá lại rẻ thì hãy nghĩ rằng khách hàng cũng muốn được phục vụ như vậy.
Một khi ở vị trí của khách hàng, bạn sẽ muốn tìm những nhà cung cấp có giá tốt, chất lượng và uy tín, vậy thì đừng ngần ngại bỏ thời gian tìm những đơn vị như vậy, sau đó để lại một mức giá tốt cho khách hàng.
Hãy nghĩ cho khách hàng giống như nghĩ cho bản thân mình, cái gì cần thiết thì phải đề xuất, cái nào không cần thiết, có thể thay thế thì bỏ ra, đừng làm như một cái máy nhập dữ liệu rồi in ra đưa cho khách hàng của bạn.
Trình bày bảng báo giá hợp lý
Những gì bạn thể hiện trên bảng dự trù sẽ ảnh hưởng tới thái độ và suy nghĩ của khách hàng. Mặc dù bạn đã cố gắng đưa ra giá tốt nhất cho khách hàng nhưng nếu không biết cách thể hiện phù hợp thì bảng giá của bạn sẽ không thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn.
Bí quyết trình bày một bảng báo giá hợp lý là các hạng mục mà ai cũng có thể làm thì giá sẽ rất phải chăng, nhưng những hạng mục mà “chỉ tôi có thể làm” thì hãy áp giá của mình vào. Cụ thể như các hạng mục như nhà hàng, khách sạn, địa điểm khách hàng hoàn toàn có thể thuê được, nhưng vì muốn quy về một mối nên yêu cầu bạn quản lý luôn. Thay vì báo gấp rưỡi giá mà bạn thuê thì hãy cho khách hàng biết giá thuê địa điểm của bên cung cấp đưa ra, và việc thỏa thuận với bên cho thuê địa điểm thì lại là việc sau đó, thông thường, các đơn vị này thường có chiết khấu cho những agency tổ chức và thuê mướn với giá trị lớn. Hoặc những hạng mục in ấn thông thường, đừng báo giá của 1m2 in hiflex lên 70 ngàn đồng khiến khách hàng chạy mất dép sau khi so sánh với agency khác. Thay vào đó, bạn có thể tăng cường thêm nhân sự  cho các hoạt động của sự kiện hoặc chi phí quản lý cao hơn một chút nhưng cam kết quản lý tốt sự kiện.
Trình bày bảng báo giá sao cho hợp lý cũng là một yếu tố quan trọng
Người ta thường bảo “khéo ăn thì no, khéo co thì ấm”, cũng cùng một khoản kinh phí đưa ra nhưng nếu phân bổ hợp lý bạn sẽ khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và sẵn sàng chi trả. Bên cạnh việc khéo léo trong trình bày thì thiện chí đối với khách hàng cũng cần phải có ở mỗi người làm công việc này. Hi vọng một vài chia sẻ sẽ có ích cho công việc của các bạn.
NGUYỄN PHƯƠNG THANH

Bài liên quan:

Những yếu tố cơ bản của lập ngân sách sự kiện

August 19, 2011 Leave a comment

Event Channel – Để chuẩn bị cho một sự kiện có rất nhiều yếu tố cần chuẩn bị và lưu ý. Từ việc lập ngân sách cho đến lựa chọn địa điểm, mời tài trợ. Khâu chuẩn bị tốt và đầy đủ sẽ giúp người làm sự kiện bao quát và quản lý sự kiện tốt hơn.

Kế hoạch ngân sách sự kiện

Khách hàng thường không bao giờ cung cấp cho bạn một ngân sách chính xác – họ thường dùng Vì vậy, cần xác định những gì họ đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đưa ra một kế hoạch ngân sách phù hợp với họ. Khoản chi phí lớn nhất thông thường trong một kế hoạch về ngân sách là đia điểm, kế tiếp là ăn uống và ở Việt Nam thì chi phí cho giải trí (ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật,…) cũng là một khoản chi phí đáng kể. Xem thêm  Dự trù ngân sách trong tổ chức event – nhân tố mang tính quyết định

Tìm kiếm nhà tài trợ

Thông thường, đối với các sự kiện cộng đồng, việc tìm kiếm nhà tài trợ là rất quan trọng. Bởi vì những sự kiện này thường theo hướng phi lợi nhuận. Có được tài trợ từ các đơn vị sẽ giúp cho bạn có chi phí để thực hiện chương trình, đồng thời Nhà tài trợ cũng có cơ hội quảng bá cho thương hiệu của mình. Có thể tham khảo thêm Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện eventChọn ngày tổ chức sự kiện

Chọn ngày để tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố cần lưu ý. Nếu làm cho khách hàng, hãy tư vấn cho họ, trong điều kiện cho phép hãy khôn ngoan lựa chọn tổ chức sự kiện giữa tuần, chi phí sẽ thấp hơn đáng kể hơn so với một buổi tối cuối tuần.
Còn đối với các sự kiện cộng đồng, bạn cũng lựa chọn ngày phù hợp, ít nhất là không trùng với các ngày lễ lớn khi mà có hàng ngàn sự kiện khác diễn ra. Nhưng cũng phải dựa vào chủ đề nào đó để xây dựng nội dung cho sự kiện, bạn không thể chào cho Nhà tài trợ một sự kiện vô thưởng vô phạt không nhằm mục đích nào và cũng không có cơ hội cho họ được quảng bá.
Ngoài ra, lưu ý thêm về yếu tố thời tiết. Thời điểm diễn ra sự kiện có phải là mùa mưa hay không, để có các phương án dự phòng.

Chọn địa điểm cho sự kiện

Khi bạn quyết định lựa chọn địa điểm, bạn cần phải tìm ra những gì sự kiện này đòi hỏi. Đầu tiên, địa điểm tổ chức đủ người không? Nếu có chương trình ca nhạc, liệu âm thanh hay điều kiện tại khán phòng của địa điểm có thích hợp cho sự kiện đó hay không? Ánh sáng có đủ hay không, nếu mang thêm vào thì có chỗ treo gắn hay không, hoặc bãi giữ xe có đủ chỗ chứa nếu có quá nhiều xe hơi, bãi xe back up có xa địa điểm tổ chức hay không?… Bạn có thể tham khảo thêm Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm cho chương trình

Lựa chọn tiệc phù hợp cho sự kiện

Tiệc set menu (ngồi theo bàn tròn) hay buffet (tiệc đứng), BBQ (tiệc nướng ngoài trời),…cũng cần được lựa chọn tùy theo đối tượng khách mời tham gia. Nếu đa phần khách là người nước ngoài hoặc người trẻ thì bạn có thể chọn buổi tiệc buffet để tạo không khí thoải mái và “net working” tốt hơn. Nhưng nếu khách tham dự đa số là những người trung niên, kiểu truyền thống thì bạn nên chọn tiệc set menu để họ được phục vụ sẽ khiến họ hài lòng hơn.

Nếu chọn buffet, bạn nên lưu ý đặt ít hơn so với số lượng người tham dự, vì theo kinh nghiệm người viết thì số lượng thức ăn sẽ luôn dư ra sau buổi tiệc. Nếu có 100 khách thì bạn chỉ nên đặt cho 90 người là đủ.

Với tiệc set menu, bạn cần phải chắc chắn về số lượng với khách sạn/nhà hàng, vì thông thường họ chỉ dự phòng cho bạn từ 1 – 2 bàn, nếu khách phát sinh sẽ rất khó để phục vụ. Đặc biệt với các món ăn đắt tiền, số lượng sẽ đúng với số người bạn đặt mà không có thêm.

Giải trí văn nghệ

Đây là một khoản chiếm chi phí khá lờn của một sự kiện. Bạn có thể cân nhắc, tư vấn cho khách hàng những phương án tốt nhất, tiết kiệm nhất. Ví dụ, ở miền Nam họ sẽ có xu hướng thích ca sĩ tại đây hơn, thay vì phải mời một ca sĩ nổi tiếng ở Hà Nội vào thì bạn có thể lựa chọn một ca sĩ ngay ở TPHCM sẽ tiết kiệm chi phí di chuyển, ăn ở cho ca sĩ.
Hoặc nếu bạn tổ chức sự kiện cần 2 MC, bạn có thể mời một MC chuyên nghiệp và một MC ít chuyên nghiệp hơn, hai người sẽ có thể tung hứng với nhau để dẫn dắt chương trình, không nhất thiết phải mời 2 ngôi sao dẫn chương trình đến rồi trả chi phí trên trời.
Tương tự vậy, nếu bạn muốn tiết mục múa trong chương trình, hãy tận dụng một tiết mục mở màn và thuê họ phụ họa cho ca sĩ nếu có thể, bạn sẽ đỡ phải thuê thêm vũ đoàn minh họa.

HOÀI ANH

Tin cũ hơn: