Archive

Posts Tagged ‘nghề event’

Những điều nên làm nếu bạn muốn theo nghề tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi, sự đam mê, năng khiếu và kỹ năng chưa đủ mà phải có cả sự rèn luyện và để ý các chi tiết từ nhỏ nhất trong tất cả các event. Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.

Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:

1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:

Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.

2. Trình tự lên kế hoạch tổ chức một sự kiện

Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.

Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.

3. Tìm kiếm, học hỏi kinh nghiệm:

Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.

Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.

4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:

Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.

5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:

Khi bắt đầu công việc  này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.

6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:

Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.

THỦY NGUYỄN (Theo Fabjob)


Bài liên quan:

Tuyển dụng trong event – hãy để ứng viên thỏa sức sáng tạo

Event Channel – Muốn có những nhân viên tốt, cần phải tìm cách khai thác được khả năng tiềm ẩn của họ rồi kích thích cho khả năng ấy phát triển. Để được như vậy, hãy cho họ thỏa sức sáng tạo, thỏa sức nói lên ý kiến, và dùng cảm nhận, kinh nghiệm của bản thân để đánh giá họ, đừng dùng bất cứ một nguyên tắc nào làm cái khuôn đem đi áp đặt với tất cả mọi người.

Tôi làm tổ chức sự kiện tại một công ty truyền thông. Đến với nghề đã được 3 năm và có 1 năm trong vị trí quản lý bộ phận events của công ty, tôi có vài kỉ niệm về tuyển dụng và quản lý trong nghề này muốn chia sẻ với các bạn yêu thích và có mong muốn tham gia nghề tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện – hay người ta thường gọi là nghề event là một nghề mới mẻ và năng động, thu hút rất nhiều bạn trẻ tham gia và tìm hiểu về nó. Người làm event thường là những người sáng tạo, năng động và có đầu óc tổ chức. Nói thì đơn giản, nhưng có tham gia mới biết những khó khăn vất vả của nghề này. Tuy nhiên, vượt lên tất cả là đam mê đối với nghề khiến cho các bạn trẻ vẫn lao vào và thử thách với nghề.

Tại công ty mà tôi công tác, nhân viên event đến rồi đi như thay áo, có nhiều lý do như không phù hợp với công việc, không chịu được áp lực hay lý do phát sinh trong quá trình làm việc như bất đồng quan điểm với sếp, xích mích với đồng nghiệp,… mà những người không có tính kiên nhẫn hay không quen làm việc áp lực sẽ rất khó thích nghi.

Trong quá trình làm việc, tôi nhiều lần tuyển dụng nhân viên event cho công ty cũng như tuyển cộng tác viên event cho trang tin mà tôi quản lý. Có một lần tuyển dụng mà tôi cảm thấy nhớ và vui nhất. Lần đó, bộ phận của tôi cần thêm 2 nhân sự nữa để chuẩn bị chạy một dự án lớn và dài ngày. Trong quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị cho chương trình, mặc dù thiếu người nhưng team của tôi đã làm rất tốt và đang vào giai đoạn hoàn thành nốt các khâu set up để chạy chương trình.

Tuyển người mới, tôi đề xuất với sếp là nên tuyển những người có kinh nghiệm một chút để họ nắm bắt chương trình nhanh, mình đỡ phải mất thời gian hướng dẫn, nhưng ý kiến của sếp là “Em không cần tuyển mấy bạn có kinh nghiệm nhiều đâu, mới ra trường họ có nhiệt huyết, làm việc tốt hơn”. Thuyết phục không được, tôi đành đăng tuyển dụng và nhận được rất nhiều CV gửi đến xin ứng tuyển vào vị trí này. Chọn được vài hồ sơ mà tôi thấy phù hợp nhất, nhờ nhân sự liên hệ mời đến phỏng vấn. Suy nghĩ mãi về cách phỏng vấn sao cho ứng viên có thể thể hiện hết khả năng của họ cũng như có thể thoải mái nói về những ý kiến cá nhân đối với công việc và qua đó tôi sẽ đánh giá được năng lực hay tiềm năng của ứng viên.
Thông thường, đi phỏng vấn, tôi rất không thoải mái và bị căng thẳng khi bị hỏi như một cái máy “Em hãy kể về những công việc em đã từng làm qua”, “Hãy kể cụ thể về những công việc em đã làm”, “Vì sao em nghỉ ở công ty cũ”, “Em mong muốn gì ở công việc mới”,… Những câu hỏi như được đóng khuôn và đem đi áp cho tất cả các ứng viên. Tôi quyết định sẽ thử một cách khác.

Hẹn gặp ứng viên, tôi giới thiệu tên, chức danh và nói với ứng viên về các thông tin mà tôi đã nắm về họ như – “Theo chị thấy, em tốt nghiệp Đại học A, đã từng làm qua ở công ty B, đúng không?”
– “Theo em, những công việc đã làm qua, giúp em có những kinh nghiệm, tố chất gì phục vụ cho công việc event mà em đang apply vào?”
Sau khi để cho ứng viên tự kể một vài kinh nghiệm để xem họ có phần nào hình dung được những tố chất cần thiết cho công việc tổ chức event mà họ đang dự định làm hay không, tôi đưa ra một đề bài và cho họ 10 phút để hoàn thành. Đề bài là “Hãy lên kế hoạch cho chương trình phát tờ rơi trong vòng một tuần tại 5 siêu thị trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh”
Và ra ngoài để họ hoàn toàn thoải mái suy nghĩ, sau 10 phút tôi thu lại và phân tích cho họ thấy những cái họ đã nêu được và những cái còn thiếu, sau đó hỏi thêm vài câu nữa về nguyện vong cũng như đề xuất mức lương của họ rồi cho về.
Cuối cùng, tôi chọn được 2 hồ sơ của 2 bạn có bài tập tốt nhất. Trong bài tập, mặc dù các bạn chưa thể lên kế hoạch một cách đầy đủ cho một chương trình phát tờ rơi nhưng đã phần nào hình dung được công việc mà họ phải làm. Phát tờ rơi là một hoạt động không liên quan đến event nhưng việc họ có thể tự vạch ra một kế hoạch với những việc cần làm một cách khoa học cho thấy họ là những người có đầu óc tổ chức và sẽ nắm bắt công việc nhanh chóng.

Đúng như tôi đã kì vọng, hai bạn mới vào làm quen và theo kịp được tiến độ công việc đang rất căng, những việc tôi giao các bạn đều không làm tôi thất vọng. Ngoài ra, tinh thần học hỏi và cầu tiến của các bạn rất tốt, trong suốt quá trình làm việc, mặc dù nhỏ hơn tôi chỉ có 1 tuổi nhưng các bạn luôn tỏ thái độ tôn trọng người quản lý và chịu khó lắng nghe, trau dồi kĩ năng. Sau này, các bạn có nói lại rằng lúc đó, họ thực sự ấn tượng và thích cách phỏng vấn của tôi, vì khi đó họ được thử sức mình, thể hiện khả năng và cảm thấy muốn làm việc, muốn gắn bó với công ty này vì họ tin rằng ở đây họ có thể phát triển các kĩ năng của bản thân, dù có những offer tốt hơn tại những công ty khác.
Thời gian làm việc cùng nhau chưa lâu, tôi rời công ty và làm ở nơi khác, nhưng mối quan hệ với những đồng nghiệp trong bộ phận event – nhất là với 2 nhân viên mà tôi tuyển vào vẫn rất tốt. Sau một thời gian làm và có kinh nghiệm, cả 2 bạn hiện giờ đã có những công việc trong những công ty, tập đoàn lớn với mức thu nhập tốt. Một trong hai bạn hiện tại không còn làm công việc tổ chức sự kiện nữa nhưng bạn ấy luôn cho rằng những kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình làm event đã giúp ích rất nhiều cho bạn trong công việc cũng như những hoạt động ở công ty mới, và bạn được đánh giá rất cao về sự năng động, hiểu biết. Dù không còn làm việc chung và tôi cũng không còn giúp nhiều các bạn trong công việc nhưng họ vẫn luôn dành cho tôi một tình cảm cũng như sự quan tâm của những đứa em đối với người chị lớn.

Có thể thấy, công việc tuyển dụng không phải là tìm những hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu rồi phỏng vấn, nếu có kinh nghiệm thì tuyển vào và giao việc là được. Muốn có những nhân viên tốt, cần phải tìm cách khai thác được khả năng tiềm ẩn của họ rồi kích thích cho khả năng ấy phát triển. Để được như vậy, hãy cho họ thỏa sức sáng tạo, thỏa sức nói lên ý kiến, và dùng cảm nhận, kinh nghiệm của bản thân để đánh giá họ, đừng dùng bất cứ một nguyên tắc nào làm cái khuôn đem đi áp đặt với tất cả mọi người.

THANH NGUYỄN


Bài liên quan:

30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết

Event Channel – Đã có rất nhiều bài viết hay những câu hỏi đề cập đến tố chất, kĩ năng để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi. Nhưng những kiến thức tối thiểu mà một người làm Event cần phải nắm được thì không phải ai cũng biết. Các thành viên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn) đã cùng thảo luận và bầu chọn ra 30 kỹ năng cơ bản như sau:

1. Phải biết viết proposal, kịch bản chương trình, MC Script

2. Phải biết phân biệt chất liệu và hình thức in hiflex, PP, back lit…

3. Phải có trong tay ít nhất 5 supplier về in ấn/thi công

4. Phải biết ở địa phương mình có sảnh khách sạn nào đủ chỗ cho 500 người

Khi có cơ hội, hãy tranh thủ lấy thông tin về các địa điểm tổ chức, chụp vài bức ảnh và lưu các dữ liệu lại để sử dụng khi cần thiết

5. Phải biết trả giá

6. Phải biết đấu nối dây điện, sử dụng máy khoan… (đặc biệt là nam).

7. Phải biết sử dụng bộ đàm

8. Phải biết về độ phân giải hình ảnh: để phân biệt được máy chiếu độ phân giải 720p hay 1080p khác nhau thế nào, in offset với độ phân giải nào và in kỹ thuật số với độ phân giải nào là phù hợp.

9. Phải biết sử dụng cơ bản các phần mềm Corel, Photoshop: Mỗi Event Team thường có ít nhất 1 designer, nhưng đôi khi, quá lệ thuộc vào designer để chỉnh sửa những chi tiết nhỏ nhặt như là một dòng chữ hay xê dịch vị trí một chi tiết nào đó sẽ làm bạn trở nên bị động và mất thời gian chờ đợi.

10. Phải biết phân biệt các loại jack cắm của dàn âm thanh

11. Phải biết phân biệt sự khác nhau của in offset, in kỹ thuật số…

12. Phải biết thời gian tối thiểu để có 1000 bản in offset

13. Phải biết các cách truy cập Intetnet ở mọi lúc, mọi nơi

14. Phải biết sử dụng MicroSoft  Office, đặc biệt là Power Point

15. Phải biết sử dụng các chương trình máy tính khác hỗ trợ cho việc lập kế hoạch (Tham khảo thêm Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng trong tổ chức event)

16. Phải biết kết nối máy tính với máy chiếu, sử dụng máy chiếu: không phải Event nào bạn cũng thuê các supplier cung cấp những hạng mục này, vì thế, trong quá trình làm việc, nên tìm hiểu khi có cơ hội, chắc chắn sẽ phải sử dụng đến.

17. Phải biết cách ăn mặc: điều này rất quan trọng, vì tùy tính chất của các sự kiện, ví dụ một ngày hội tổ chức ngoài trời phải hoạt động nhiều thì nên mặc quần jean áo thun sao cho dễ đi lại. Còn event trong một resort năm sao cao cấp với những khách mời VIP và không cần phải chạy chương trình liên tục thì có thể mặc đồ lịch sự như đầm, váy nhưng đảm bảo thoải mái và kín đáo.

Ăn mặc phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng

18. Phải biết thủ tục, giấy tờ về xin phép quảng cáo, tổ chức event: nếu không phải trực tiếp đi xin giấy phép thì bạn cũng phải nắm được thủ tục để biết được trình từ và thời gian, sau đó sắp xếp kế hoạch sao cho phù hợp.

19. Phải đọc xong cuốn Marketing căn bản của Philip Kotler

20. Phải biết phân biệt các loại tiệc (set menu, finger food, cocktail, buffet, coffee break…)

21. Phải có số điện thoại của ít nhất 3 Event freelancer, helper…

22. Phải biết vị trí hệ thống đèn của các địa điểm tổ chức (điều này bạn phải làm việc với người quản lý khi thuê địa điểm, sau đó sẽ làm việc lại với bên âm thanh – ánh sáng để họ nắm, đồng thời trong kịch bản cũng phải làm rõ khi nào thì tắt đèn, mở đèn hay ánh sáng như thế nào cho biểu diễn, cho dùng tiệc)

23. Phải biết cơ bản các nguồn điện cần thiết (ví dụ làm event có ca nhạc, rock show cần nguồn điện mạnh, nếu bạn không nắm rõ sẽ khó làm việc để yêu cầu bên cung cấp địa điểm chuẩn bị, gây đứt mạch, ngắt nguồn khi sự kiện đang diễn ra).

24. Phải biết các loại vật liệu cơ bản: format, MDF, ván F, sắt hộp 2 li, 4 li… (bạn phải nắm được một số vật liệu cơ bản như vậy cũng như giá cả để không bị hớ khi supplier báo giá và tiện so sánh)

25. Phải có mối quan hệ tốt với nhiều bầu show

26. Phải biết vài kĩ năng canh góc chụp ảnh (việc này cần thiết khi đi khảo sát để đem về cho thiết kế các hạng mục cũng như hình ảnh để làm tư liệu).

27. Phải có vài đoạn nhạc sử dụng cho Event trong máy tính phòng khi cần đến

28. Phải biết lên dự trù kinh phí

29. Phải có mối quan hệ rộng rãi với các agency khác để xem họ đang làm gì, cho khách hàng nào và làm như thế nào

30. Phải biết các kiểu set up bàn ghế trong khán phòng (U shape, theater, round shape, T-shape, boadroom, Cocktail, banquet…)

Theo F-event.com.vn (Xem thêm thảo luận tại diễn đàn)


Bài liên quan:

Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?

Event Channel – Làm sao để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện khi không học về marketing hay những ngành tương tự? Đây là câu hỏi rất nhiều bạn trẻ muốn bước chân vào nghề đặt ra. Có rất nhiều cách để bạn tham gia vào lĩnh vực đầy hấp dẫn này.

Trên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn), bạn có nick pikachu đặt câu hỏi “Em muốn bắt đầu nghề tổ chức sự kiện nhưng chưa có công ty tổ chức sự kiện/ truyền thông nào liên hệ em với bộ hồ sơ em đã đăng lên” và “Em tốt nghiệm ngành tài chính kế toán, ra trường em đi làm các công việc liên quan đến lãnh vực này nhưng em vẫn rất thích nghề tổ chức sự kiện, hiện tại về kiến thức em đang đọc một số ebook về tổ chức sự kiện và trang eventchannel”

Nghề event – hiện nay không có trường lớp chính thống nào đào tạo một cách bài bản. Những người đến với nghề chủ yếu là do đam mê và tự học hỏi, rồi trưởng thành bằng kinh nghiệm cá nhân. Nói như vậy, không có nghĩa là làm event thì không đòi hỏi chuyên môn hay trình độ, vì bất kì kiến thức nào cũng có ích trong quá trình làm event.

Cũng trên diễn đàn này, thành viên titanium góp ý “Nói chung background về tài chính và kế toán thì không có lợi thế về làm event so với các bạn có background về marketing hay đã từng có kinh nghiệm nào đó liên quan đến tổ chức sự kiện. Vậy thì bạn nên nhấn mạnh vào các kinh nghiệm mình đã từng tham gia công tác đoàn, câu lạc bộ, tham gia các cuộc thi (nếu có) để nhà tuyển dụng đánh giá mình là năng động.”

Bạn có nick hoanvu thì lại cho lời khuyên rằng nên đăng ký làm công tác viên cho các công ty, tổ chức trong những sự kiện của họ để có thể học hỏi và tiếp cận trực tiếp với nghề event.

Có nhiều người công tác ở nhiều lĩnh vực khác nhau muốn tìm hiểu về nghề tổ chức sự kiện

Từ những ý kiến trên, có thể thấy rằng có nhiều cách để đến với nghề. Bạn có thể tìm hiểu thông tin ở trên các website chuyên ngành mà hiện giờ cũng rất phổ biến và mang lại nhiều thông tin hữu ích. Hoặc đọc những cuốn sách nước ngoài viết về chuyên ngành này. Sau đó, bạn thử xin vào thực tập tại các công ty chuyên về tổ chức sự kiện lớn, để được tiếp cận với môi trường làm việc chuyên nghiệp và tham gia tổ chức các sự kiện có tầm cỡ, điều này rất có ích cho background của bạn khi xin vào vị trí nhân viên event ở các công ty sau đó. Có thể tham khảo thêm về  kinh nghiệm xin thực tập ở công ty tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, làm cộng tác viên cho các chương trình của các tổ chức, câu lạc bộ trong những sự kiện của họ cũng giúp bạn có nhiều kinh nghiệm thực tế. Qua đây, bạn còn có cơ hội làm việc với nhiều supplier cung cấp dịch vụ hoặc những mối quan hệ với khách hàng để phục vụ cho công việc của bạn sau này.

Để trở thành 1 “eventer” có nhiều cách, trong đó va chạm thực tế là một yếu tố quan trọng để tích lũy kinh nghiệm

Song song với việc thực tập tại công ty và va chạm với công việc thực tế, tham gia những khóa hội thảo, training để có thể trao đổi với các chuyên gia và chia sẻ kinh nghiệm là một cách học hỏi hiệu quả và nhanh nhất và rút được nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước. Tại đây, bạn còn có cơ hội gặp gỡ những người làm cùng nghề, dễ dàng thảo luận về những khó khăn mà bạn gặp phải trong quá trình tham gia nghề này.

Nếu có điều kiện, bạn cũng nên tham gia một hoặc hai khóa học ngắn hạn về marketing, để bổ sung thêm kiến thức cũng như làm “dày” thêm hồ sơ của bạn với các nhà tuyển dụng sau này. Điều này giúp bạn có kiến thức trong nhiều lĩnh vực, và rất có ích với công việc tổ chức sự kiện.

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi tính năng động và sáng tạo, bạn hãy thể hiện những tố chất này thông qua hồ sơ xin việc của bạn, kể về những kinh nghiệm đã làm qua, những hoạt động ngoại khóa mình tham gia và đề cao vai trò tổ chức của mình. Có thể sáng tạo với một CV bắt mắt hay nội dung thật thú vị mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua.

Cuối cùng, đam mê là một tố chất không thể thiếu đối với một nghề nhiều vất vả này. hãy cố gắng tìm hiểu thật nhiều thông tin và cân nhắc thật kĩ mình có phù hợp và thực sự đam mê với nghề hay không. Bởi vì không riêng gì nghề event, khi bạn làm bất kì một công việc nào mà không có “lửa” thì sẽ không thể hết mình và rất khó để thành công.

Vậy nếu bạn học một ngành ngoài và thực sự ham thích nghề này, hãy tham khảo vài ý kiến trên đây để có được lựa chọn tốt nhất cho hành trang vào nghề.

Tham khảo thêm:  Bạn đến với nghề event như thế nào

Tố chất để trở thành người tổ chức sự kiện

PÉ MIU


Bài liên quan:

Chia sẻ cách viết proposal cho Event

March 8, 2011 1 comment

Event Channel – Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết proposal cho chuyên nghiệp, nêu bật được những ý tưởng cốt lõi. Người viết xin đúc rút từ kinh nghiệm cá nhân của mình để chia sẻ một số bí quyết sau:

A. Hình thức viết:

Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để thuyết trình trước khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hơn nữa tuỳ mỗi công ty sẽ có một gu riêng nữa.

viết proposal cho event

Chất lượng proposal thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn

B. Cách thức trình bày
Kế hoạch, nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ… nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:

a. Với Words:
– Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, các dòng ngang cấp thì phải thụt vào các khoảng bằng nhau, không trồi ra thụt vào mất trật tự.
– Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
– Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.

cách viết proposal

b. Với Powerpoint:
– Đầu tiên nên có 1 Mục lục phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
– Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.
– Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
– Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi

lập event proposal trên powerpoint

Muốn cận thị vì nhiều chữ

– Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ khiến người dài nhòng hoặc lùn tịt, tuyệt nhiên không nên để hình bị bể hạt, mất nét…
– Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
– Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).

kĩ năng viết proposal

Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font

– Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, một vài cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.

c. Với Excel:
Chú ý việc canh vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.

Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.

C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:
– Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
– Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
– Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
– Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
– Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
– Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.

Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
– Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
– Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình
– Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
– Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
– Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
– Cấu trúc nhân sự team làm event này
– Kinh phí dự kiến
– Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
– Mục đích
– Thông tin cơ bản
– Thể lệ tham dự
– Cơ cấu giải thưởng
– Cách thức thực hiện cuộc thi
– ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:
– Mục đích
– Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
– Thông tin cơ bản
– Nội dung chương trình
– Vấn đề tuyển dụng
– Vấn đề báo cáo
– Vấn đề thực thi
– …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.

Diễn đạt ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực hiện khai trương 1 Trung tâm mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.

  • Đón khách (guests welcome):
    Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
    Soft music amuse and warm up the waiting atmosphere
    MC ask for audiences’ attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.

(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi.

  • Diễn văn khai mạc (Opening speeches)
    MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
    After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
    MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)

  • Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)
    A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
    After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults
    Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)
    (Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
  • Việc launching (Act of launch)

Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball
When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)

Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Văn phong thể hiện được cá tính:
Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa một cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ tốt. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.
Ví dụ thay vì viết:
Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Bánh bèo viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.
Thì chỉ nên viết:
Mục đích:
– Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
– Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event
Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.
Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn phong chữ nghĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp thật chuẩn người ta sẽ đánh giá bạn là dân chuyên nghiệp. Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào cũng là người đến từ các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc với vốn từ bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt.Ví dụ một slide ghi thế này:
XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.
Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn giản như sau là đủ dễ hiểu:
XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with celebrities, interview.
Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.

Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa
Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.

BÁNH BÈO (www.Banhbeo.wordpress.com)


Bài liên quan:

Tố chất cần cho nghề tổ chức sự kiện

Event Channel – Kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện có thể tìm tòi học hỏi qua sách vở và từ thực tiễn, tuy nhiên để làm công việc tổ chức sự kiện hiệu quả, những tố chất của bản thân là yếu tố quan trọng để xác định mức độ phù hợp của bạn với nghề.

Sau đây là những tố chất cơ bản mà bất cứ người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào cũng có.

Sự năng động, chịu khó

Tổ chức event là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả. Những lúc chạy đua với deadline chương trình, người tổ chức event phải làm hết mình không kể thời gian, giờ giấc để kịp tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng của các hạng mục góp phần hiệu quả cho sự kiện. Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái cho xong chuyện thì không bao giờ bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Mỗi Event được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ cái bandrol treo ngay ngắn, sàn nhà không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho người tham dự và khách hàng. Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng tránh để hư hao mất mát. Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kỹ lưỡng chú trọng đến những cái nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn. Làm Event là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi. Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát Event của mình diễn ra một cách suôn sẻ.

Hãy rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình bằng cách nhìn mọi thứ trong sự kiện của mình bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính, hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay cô PG vừa nhai chewgum vừa đón khách, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của Event và uy tín của chính mình.

Óc sáng tạo, thẩm mỹ

Sáng tạo để có những ý tưởng đột phá cho sự kiện, tạo nên một proposal đầy tính thuyết phục đối với khách hàng, sáng tạo để có các phương án sản xuất, thuê ngoài tối ưu, sáng tạo để giải quyết vấn đề phát sinh hay rủi ro một cách ổn thỏa và hiệu quả… Óc thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại cảm tình cho người tham dự.

Với kinh nghiệm tổ chức Event của mình, người viết nghiệm ra rằng sự sáng tạo cũng có thể được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt, nếu để ý quan sát và vận dụng vào công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng “đắc địa” để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.

tố chất tổ chức sự kiện

Sự sáng tạo giúp bạn có được những Concept đột phá cho sự kiện của mình

Kỹ năng tổ chức và teamwork

Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân sự hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện.

Kỹ năng teamwork giúp chúng ta  làm việc nhịp nhàng với team của mình và với những người trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện, biết cách kết nối các thành viên trong team mình và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một Event.

Sức khỏe bền bỉ

Thức khuya dậy sớm, đi lại hoạt động liên tục, nhiều khi phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt như nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xuyên khi công việc dồn dập… là những đòi hỏi mà những người có sức khỏe không tốt không thể nào đáp ứng được. Bởi vậy cho nên đã xác định theo nghề thì bạn cần có thể lực dẻo dai nhất định, nhưng cũng đừng vì thế mà tận dụng đến mức vắt kiệt sức lực của mình, nên nhớ làm Event là “trường kỳ chiến đấu” chứ không phải làm xong một sự kiện là chấm hết.Hãy sinh hoạt, ăn uống điều độ hàng ngày để dành sức lực cho những ngày “cao điểm”, và nhớ luôn đem theo đồ ăn nhẹ bên mình, những cuộc nhịn đói kéo dài sẽ làm sức khỏe bạn xuống cấp rất nhiều.

tố chất nghề event

Những áp lực căng thẳng trong nghề không phải ai cũng vượt qua được

Đam mê đối với nghề

Cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, để gắn bó với event, bạn không thể thiếu đam mê nghề nghiệp, yêu thích công việc. Đó là liều thuốc tăng lực trong công việc, trong những lúc khó khăn, và là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc của mình.

Xem thảo luận tại diễn đàn: Tố chất của một Event Manager

ĐỨC THIỆN


Bài liên quan: