Archive

Posts Tagged ‘outdoor event’

Xin giấy phép tổ chức cho event ngoài trời

Event Channel – Hàng ngày có hàng trăm event lớn nhỏ tổ chức ở ngoài trời, nhưng trong các event đó có bao nhiêu event được cấp phép? Việc xin giấy phép cho event, đặc biệt là event ngoài trời luôn là việc mà các eventer cảm thấy “ngán” nhất trong mọi công đoạn của một event. Event Channel xin chia sẻ cho các bạn một isố kinh nghiệm về xin giấy phép cho event ở ngoài trời.

Các hoạt động tổ chức ngoài trời bao gồm: Event, activation và treo banner. Tuy nhiên, trong việc xin giấy phép thì thường khó phân biệt giữa một event và một hoạt động activation nên tạm xếp là hoạt động ngoài trời.

Các hoạt động ngoài trời tụ tập đông người cần phải có giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền

Xin giấy phép cho hoạt động ngoài trời

Hoạt động ngoài trời rất đa dạng, có thể là một roadshow, phát sampling, ngày hội, khai trương, giới thiệu sản phẩm, chương trình khuyến mãi. Như trong bài chia sẻ về Kinh nghiệm tổ chức roadshow, hoạt động này thường không được cấp phép chính thức. Còn đối với các hoạt động như giới thiệu sản phẩm hay chương trình khai trương – thường ở các trung tâm bán hàng điện máy tổ chức các hoạt động ngoài trời để kích cầu thì có các hoạt động như ca hát, nhảy múa, mini game,…
Cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp giấy phép cho các hoạt động ngoài trời là Sở Văn hóa thể thao và du lịch.Chương trình càng có nhiều hoạt động thì càng khó xin cấp giấy phép, và phải báo cáo với nhiều cơ quan có thẩm quyền.

Một chương trình tổ chức ngoài trời theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:

– Công văn xin phép tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện

– Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm)

– Kịch bản chương trình

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm

Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

– Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật

– Lời bài hát

– Nội dung phúc khảo
– Công văn xin phép tổ chức: Nội dung là gửi đến những cơ quan có thẩm quyền, thông báo ngày tháng và địa điểm sẽ thực hiện chương trình, có tên chương trình và đơn vị tổ chức, đơn vị thực hiện, thời lượng chương trình (nếu làm trong nhiều ngày).

– Giấy phép đăng ký kinh doanh: nếu bạn làm cho một nhãn hàng nào đó thì đó là đơn vị tổ chức, còn bạn là đơn vị thực hiện, cần cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện và đơn vị tổ chức.

– Giấy phép chứng nhận xuất xứ sản phẩm: là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, giới thiệu

– Kịch bản chương trình: là agenda của chương trình, từ mấy giờ đến mấy giờ là hoạt động gì….Các bạn nên cố gắng đơn giản hóa chương trình để không phải phúc khảo chương trình. Một hoạt động ngoài trời sẽ không thu hút người đi đường với những ca sĩ không nổi tiếng, vì vậy, thay vì bỏ vào các tiết mục ca nhạc để rồi phải làm việc với cục tác quyền, sau đó phải gửi lời bài hát qua Sở văn hóa thể thao và du lịch duyệt thì bạn nên thay bằng những hoạt động hoạt náo hoặc nhảy múa sẽ mang lại sự chú ý nhiều hơn và bạn chỉ phải xin phép cho hoạt động “hoạt náo” này.

Ngoài ra, bạn còn phải có công văn thông báo lên phường và quận nơi diễn ra hoạt động. Thường thì những hoạt động nhỏ cũng không cần thiết phải làm việc này, nhưng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, tốt nhất bạn nên có một thông báo đến những cơ quan trên.

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm: là hợp động giữa đơn vị thực hiện và địa điểm nơi diễn ra sự kiện.

– Lời bài hát: nếu chương trình của bạn có tiết mục ca nhạc thì bạn phải có lời bài hát và mang sang Cục tác quyền để xin giấy phép, sau đó Sở Văn hóa thể thao và du lịch sẽ duyệt và phúc khảo nếu thấy cần thiết.
Để hiểu rõ thủ tục và tránh sai sót phải mất thời gian chạy lên chạy xuống, các bạn nên lên tận Sở Văn hóa thể thao và du lịch để hỏi thật chi tiết và trình bày chương trình một cách rõ ràng, đơn giản, tránh các hoạt động rắc rối phải giải trình nhiều.

Hiện nay, các hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời bị quản lý khá chặt chẽ vì yếu tố văn hóa, nên khi xin giấy phép nên làm “nhẹ” chương trình và có một quan hệ tốt với địa điểm nơi diễn ra hoạt động cũng như với chính quyền sở tại.

Các hoạt động nhảy mùa như thế này không cần phải phúc khảo

Xin giấy phép treo bandrol

Việc treo banner dọc ngoài đường quảng cáo thương mại tại Việt Nam bây giờ đã bị cấm, tuy nhiên banner tuyên truyền thì vẫn được chấp nhận, ví dụ tuyên truyền giao thông, môi trường và đơn vị tài trợ sẽ được đặt logo ở 1/3 diện tích banner.
Khi in banner, bạn phản in một dòng nhỏ ở dưới góc là theo giấy phép số bao nhiêu, ngày tháng treo,… nếu không muốn bị gỡ xuống. Nếu không thể chờ đến lúc lấy giấy phép xong mới đi in được thì bạn cứ in sẵn rồi để trống ở những vị trí ngày tháng và số giấy phép rồi ghi bổ sung sau cũng được.

Cần lưu ý là nên tránh các tuyến đường chính hoặc các tuyến đường có đặt các cơ quan chính trị, vì những tuyến đường nhạy cảm này thường thì banner của bạn sẽ bị gỡ xuống sớm, làm mất thời gian và công sức.

Treo banner cũng cần xin giấy phép

Để treo banner, theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:

– Giấy phép kinh doanh của công ty (bản photo đóng dấu)

– Giấy phép kinh doanh của cty khách hàng (nếu bạn thực hiện cho khách hàng)

– Hợp đồng ký giữa agency với khách hàng và giấy uỷ quyền việc quảng cáo ngoài trời.

– Công văn xin cấp phép quảng cáo ngoài trời, trong đó có liệt kê rõ vị trí treo.

– Bản in mẫu maquette banner định treo (có ghi tên đơn vị tổ chức và chỗ ghi số giấy phép)

Một mẫu maquette banner ngoài trời

Vì hoạt động ngoài trời bị quản lý rất khó khăn, nên các bạn phải làm đúng thủ tục và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để tránh chương trình đang diễn ra thì bị cơ quan chức năng yêu cầu dừng lại hoặc phạt tiền cùng nhiều vấn đề phát sinh khác.

Đón xem: Giấy phép trong tổ chức các hoạt động thể dục thể thao

BREE NGUYỄN (Event Freelancer)


Bài liên quan:

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Event Channel – Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều ngừoi tham gia hơn,…Nhưng cũng có nhiều điều đáng lưu ý. Để sự kiện được thuận lợi, bạn cần đảm bảo chuẩn bị tốt những điều dưới đây.

Giữ xe
Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có phương án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, thuờng thì bạn phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này. Điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.
bãi giữ xe trong sự kiện

Bố trí các bãi giữ xe xung quanh sự kiện để đảm bảo luợng xe cộ và tránh ùn tắc tại khu vực diễn ra sự kiện
Trang trí
Như đã nói ở một số bài viết trước (như Tổ chức đám cưới ngoài trời), việc trang trí cũng rất quan trọng vì trong một không gian trống, nếu không khéo, bạn sẽ khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diện tích lớn.
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.
Dự phòng

Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.
Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.

Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.
Ăn uống
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,…) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho  phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.
Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.
Vệ sinh

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.
An ninh trật tự
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.
tổ chức sự kiện có đông người tham gia cần đảm bảo an ninh trật tự
Những sự kiện có đông người tham gia cần đảm bảo an ninh trật tự
PÉ MIU

Bài liên quan:

Tiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?

Event Channel – Thuê một đơn vị tổ chức sự kiện làm đám cưới cho mình hiện nay đã rất thịnh hành. Tiệc cưới trong nhà thì đã quá quen thuộc rồi, nhưng một tiệc cưới lãng mạn ngoài trời rất phổ biến ở các nước phương Tây cũng dần được các bạn trẻ Việt Nam yêu thích. Bạn có thể làm cho nó trở thành một điểm nhấn đặc biệt không? Hãy cùng Event Channel tham khảo những khó khăn và thuận lợi khi tổ chức một tiệc cưới ngoài trời.

Nếu bạn nghĩ rằng đám cưới ngoài trời với sự đơn giản cùng với không gian thoáng đãng sẽ khiến tiệc cưới kém phần sang trọng, có lẽ bạn nên suy nghĩ lại. Sử dụng khéo léo màu sắc cùng với việc tạn dụng những lợi thế sẵn có từ địa điểm, ngày trọng đại sẽ trở thành một điểm nhấn đáng nhớ không chỉ cho riêng cô dâu – chú rể mà còn cho cả khách mời tham dự.

Tại sao nên chọn đám cưới ngoài trời?

Hai trong một: Ở Việt Nam, trước đây một đám cưới truyền thống, phần nghi thức sẽ diễn ra tại một nơi và đón khách sẽ tại một nơi khác (lễ ở tư gia và tiệc ở khách sạn). Truyền thống này dường như vẫn được giữ ở các tỉnh phía Bắc. Ở các tỉnh miền Nam, tại các khách sạn đã có các phần nghi thức như truyền thống như trao nhẫn, uống rượu giao bôi, mời rượu thân sinh,…Nhiều cặp uyên ương trẻ sống xa gia đình đã chọn cách này để làm một lễ cưới đầy đủ thủ tục và phù hợp với lễ nghi.

Một lễ cưới ngoài trời, các đôi uyên ương có thể kết hợp hai phần vào trong một không gian thoáng đãng và thơ mộng. Bạn hãy tưởng tượng đến một lễ cưới trong một khu vườn thơ mộng, những chiếc bàn chiếc ghế được chạm trổ tinh vi, những bức tượng phủ đầy rong rêu, giữa khung cảnh lãng mạn, cặp đôi nói lời trăm năm và sau đó tiệc cưới được tiến hành mà không cần bất cứ một sự di chuyển nào.

Chiêu đãi cảm xúc: Đối với một tiệc cưới trong nhà, cho dù có thiết kế đẹp đến mấy cũng chẳng thể chiến thắng nét đẹp của tự nhiên, của không gian. Nếu bạn tổ chức trong nhà, không gian bó hẹp và sự can thiệp đôi khi quá tay của nhà hàng hay khách sạn sẽ là lý do khiến buổi tiệc trở nên khuôn mẫu và nhàm chán.

Hãy để trí tưởng tượng của chủ nhân buổi tiệc thỏa sức bay nhảy, và bạn là người thực hiện cùng với kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.

Thỏa sức thiết kế

Để đưa khách vào trong một không gian thật dặc biệt, bạn cần tìm ra những điểm nhấn cho event của mình. Đó có thể là một vòi phun nước trung tâm, những cái cây thật cao được bao phủ bởi những bóng đèn nháp nháy, một cổng chào thật ấn tượng,…tất cả nên đi theo chủ đề chính, tránh việc thiết kế quá nhiều hạng mục, nhưng mỗi hạng mục một chủ đề khác nhau, thành ra mỗi nơi một phách, trông sẽ rất lòe loẹt và “sến”.

Tạo điểm nhấn cho bữa tiệc

Không gian đẹp chưa đủ, bạn cần một tiết mục “đinh” để mọi người có thể nhớ mãi sự kiện đám cưới do bạn tổ chức. Gần đây, người viết bài có đi dự một đám cưới được chính chú rể là một người làm event tổ chức – tất nhiên là với sự giúp đỡ của người thân và bạn bè. Tiệc cưới được tổ chức buổi tối, xung quanh hồ bơi của một khách sạn 3 sao. Không gian tràn ngập hoa và nến vô cùng lãng mạn. Chú rể tự tay chèo thuyền từ đầu này sang đầu bên kia của hồ bơi để đón cô dâu lên thuyền. Với phần nghi thức cực kỳ ấn tượng như vậy, tất cả khách mời lúc đó đều lặng đi vì bất ngờ và ngưỡng mộ.

Hình ảnh và quà tặng

Điều đặc biệt của một event ngoài trời chính là thiết kế. Bởi vậy bạn nên thiết kế một số phông nền đẹp và bắt mắt để khách tham gia có thể chụp hình cùng cô dâu và chú rể, quay phim và khoe với bạn bè. Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng người tham gia.

Hiện nay, có nhiều dịch vụ chụp và rửa ảnh ngay tại chỗ. Bạn có thể sắp xếp khách mời chụp cùng chủ nhân buổi tiệc và quà doorgift là ảnh của họ cùng với thiệp cám ơn từ cô dâu, chú rể.

Sang trọng nhưng chi phí hợp lý

Đối với một tiệc cưới ngoài trời, bạn nên chuẩn bị thật nhiều hoa và bong bóng, điều này không những làm cho không gian bớt trống trải mà còn giúp buổi tiệc trông lịch lãm và sang trọng hơn. Các loại đèn LED đủ màu sắc sẽ giúp không gian trở nên lung linh hơn và chi phí cho chúng không hề cao chút nào…Tất nhiên, hãy tân dụng vị trí tổ chức lễ cưới để đưa ra thiết kế phù hợp, một buổi tiệc sát bờ biển nên đưa vào những gam màu nhạt, và các gam màu đậm có lẽ thích hợp hơn với những khu vườn lãng mạn…

Luôn có phương án B

Cũng như tất cả những sự kiện ngoài trời , mẹ thiên nhiên đã cung cấp hầu hết các chi tiết trang trí: cây, hoa, hồ nước và bạn có thể sáng tạo thêm một chút điểm nhấn. Tuy nhiên, ưu thế cũng chính là nhược điểm, thiên nhiên và thời tiết luôn luôn không lường trước được dù bạn có chuẩn bị kĩ đến đâu. Bởi vậy bạn cần chuẩn bị một kế hoạch B để không làm hỏng sự kiện của mình cũng như ngày trọng đại của nhân vật chính. Bạn có thể chuẩn bị thêm dù không gian vừa che mưa, nắng và như một chi tiết trang trí, hay đặt trước một căn phòng nhỏ để tiếp đón khách trong những trường hợp như vậy. Cẩn thận luôn không bao giờ thừa.

Các tiệc cưới ngoài trời nếu ở tổ chức ở Việt Nam chỉ thích hợp vào mùa xuân hoặc mùa hè.Ở TP.HCM, chắc chắn các cặp đôi sẽ phải tránh mùa mưa.Còn ở Hà nội, thì mùa gió rét cũng không thích hợp để tổ chức tiệc ngoài trời.

Lựa chọn địa điểm

Nếu bạn ở TP HCM thì Bình Quới hay Văn Thánh đúng là những địa điểm được nhắc đến đầu tiên nếu nghĩ đến tiệc cưới ở ngoài trời, hoặc bạn có thể tìm những địa điểm ở quận Thủ Đức hay Quận 2 có hướng nhìn ra sông Sài Gòn. Xa hơn nữa bạn có thể chọn những nơi có biển hoặc đồi núi (xa thì Phan Thiết, Nha Trang hay Vũng Tàu, gần thì có thể chọn Cần Giờ). So với tiệc trong nhà, thì tổ chức tiệc ngoài trời bạn sẽ phải dự trù thêm chi phí cho việc dựng lều bạt, trang trí hay chi phí di chuyển, ăn ở … Hiện nay cũng đã có một số cặp đôi quyết định thuê hẳn những biệt thự ở Đà Lạt hoặc Nha Trang, tuy nhiên phương án này chỉ có thể đáp ứng được những tiệc khoảng 50 khách và những gia đình có điều kiện.

Dù tổ chức ở đâu, bạn cũng nên tham khảo về thời tiết, giá cả và những vấn đề về thuê mua tại địa phương nơi mình sẽ thực hiện để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Xem thêm: Wedding planner – người đứng sau những đám cưới hoành trángTổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi

XUÂN CƯỜNG


Bài liên quan:

Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi

Event Channel – Mùa mưa đã đến, và việc tổ chức những event ngoài trời như khởi công, khánh thành, thi đấu thể thao hay các lễ hội… không được thuận lợi như mùa nắng nữa vì những thay đổi bất thường của thời tiết.

Người làm event nên có những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão, đảm bảo event diễn ra suôn sẻ. F-Event xin chia sẻ một số hạng mục chúng ta nên lưu ý khi chuẩn bị cho một sự kiện ngoài trời.

Dự trù kinh phí
Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất định so với mùa nắng, bởi vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong event hay không. Bởi vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các phương án B này, nếu bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.

Địa điểm
Tốt nhất bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời địa điểm một cách dễ dàng. Chẳng hạn chuẩn bị một ngày hội tại sân nhà thi đấu, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên trong nhà thi đấu. Để làm được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao, và sắp xếp, chuẩn bị trước địa điểm trong nhà cho chu đáo phòng khi cần tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất set up phức tạp của nhiều event, lúc này chúng ta sẽ cần đến những phương tiện che mưa hiệu quả và điều này sẽ được đề cập ở phần sau.

Bạn cũng nên chú ý không nên lựa chọn làm event ở các bãi đất không có lát xi măng, bởi khi mưa xuống chúng sẽ biến thành bãi sình khổng lồ, vừa gây nhớp nháp khi đi lại lại có thể lún đất làm hư hại các cọc cắm, lều bạt. Nếu không thể đừng được việc tổ chức event trên các bãi đất trống, như trong trường hợp làm các lễ khởi công, động thổ… hãy xử lý nền bằng cách rải đá dăm hoặc kê palet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt bằng và ngăn chặn ẩm ướt, sình lầy.

Lều bạt và các phương tiện che chắn
Các loại nhà bạt, nhà lều (Hình 1) rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường, kích thước của chúng có thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event.

Kinh tế hơn, chúng ta có thể dù che (Hình 2), ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng: 10m, 15m và 20m (đường kính), tùy vào diện tích khu tổ chức event mà chúng ta có thể chọn loại phù hợp.
Công ty TNHH SX CK 😄 TM Hải Dương, một nhà sản xuất và cung ứng lều bạt uy tín cho nhiều event lớn chia sẻ kinh nghiệm về lựa chọn phương tiện che chắn phù hợp cho event: “Nếu tổ chức các buổi khởi công, động thổ, hay các bữa tiệc ngoài trời, bạn nên sử dụng các loại nhà lều, nhà bạt, vừa có tính kiên cố, vừa thẩm mỹ, tạo sự trang trọng cho event. Nếu là các lễ hội trên không gian rộng, bạn có thể sử dụng một số dù che lớn để bao phủ không gian tổ chức, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Phương án dành cho các gian hàng triển lãm giới thiệu sản phẩm có thể là dạng lều xếp kích thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, có ưu điểm dễ tháo lắp thi công, diện tích chiếm dụng ít (Hình  3) hoặc gian hàng bằng bạt (Hình 4), loại sản phẩm này được sử dụng rộng rãi ở các hội trợ, triển lãm với các chi tiết thiết kế thi công tỉ mỉ hơn lều xếp, gồm có nóc bạt che, vách gỗ hoặc vách bạt, palet, thảm trải sàn, đèn chiếu sáng, quạt, bàn ghế, giúp cho đồ đạc để trong gian hàng không bị mưa hắt và mọi hoạt động diễn ra bình thường”.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay
Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, các PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và những món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của các bạn.

Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trờiTiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?

ĐỨC LUÂN


Bài liên quan: