Archive

Posts Tagged ‘quản lý nhân sự’

Thuê mướn nhân sự cho một sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Như các bạn đã biết, trong một sự kiện, ngoài đội ngũ những người thực hiện chương trình, đảm nhận các vai trò chính thì còn cần rất nhiều nhân sự khác tham gia trong nhiều hạng mục công việc khác nhau.Tùy vào tính chất và vai trò trong sự kiện mà mỗi đối tượng có những đặc điểm khác nhau, đọc để hiểu hơn và sử dụng nhân sự phù hợp với từng event và tính toàn được chi phí khi làm dự trù.

Freelancer
Các freelancer thường tham gia trong event với nhiều vai trò, đôi khi là đi từ đầu dự án, từ lúc gặp khách hàng và trình bày ý tưởng cho đến khi thực hiện và event hoàn thành, hoặc chỉ trong một giai đoạn nào đó: có thể là freelance cho việc sáng tạo ý tưởng, viết kế hoạch hoặc tham gia trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, hay chỉ chạy trong ngày event diễn ra.
Freelancer thường là những người có kinh nghiệm và có thể nói là đủ “cứng tay” để đảm nhận những vai trò như người lên kế hoạch chính hay là người phụ trách, điều phối cho một sự kiễn diễn ra. Những người này cũng đủ khả năng để ứng phó với các sự cố trong chương trình và giải quyết một cách tốt nhất có thể.
Chi phí một agency trả cho freelancer cũng tùy thuộc vào phần việc của người ấy phụ trách, thông thường, nếu đảm nhận từ đầu cho đến cuối một dự án, một freelancer sẽ nhận từ 30 – 40% trên tổng lợi nhuận từ dự án. Nếu các  phần việc ít lại thì số tiền cũng theo tỉ lệ khối lượng công việc.

Helper:
Nếu như cũng làm part-time cho một sự kiện, nhưng Freelancer đảm nhận vai trò quản lý sự kiện, thì helper là những người hỗ trợ trong các công việc cụ thể. Thông thường, người ta hay coi helper là những “chân sai vặt” trong event, nhưng thực ra vai trò của những nhân sự này cũng không kém phần quan trọng và đòi hỏi phải có một số kĩ năng như chu đáo, cẩn thận và tập trung trong khi sự kiện diễn ra. Thử tượng tượng khi sự kiện đang diễn ra thì thiếu một vài vật dụng cần thiết, nhờ cậu helper đi mua, cả nửa tiếng sau mới đủng đỉnh quay lại và thiếu món này, dư món kia. Lúc ấy, có là người bình tĩnh đến mấy cũng không tránh khỏi nổi giận. Ở các sự kiện nhỏ, với ít nhân sự thì helper còn đóng vai trò là một phần trong những người điều hành một event nữa. Vì vậy, ngày từ đầu, hãy tìm những helper biết việc, nhanh nhẹn để hỗ trợ chúng ta trong các sự kiện của mình.
Chi phí thuê helper cũng tùy thuộc vào các công việc của họ. Nhưng với một sự kiện khoảng 1 buổi, có rehearsal thì mức phí trả cho helper là 300k – 500k/người, những sự kiện dài ngày, có di chuyển hoặc đòi hỏi trách nhiệm cao hơn thì mức này có thể được nâng lên tùy thuộc vào agency.

PB/PG
Đội ngũ này thường được ví như “Thiên lôi” – chỉ đâu đánh đó, nên bạn đừng kỳ vọng sẽ nhờ họ giúp mình các công việc trong event. Hãy giao công việc và chỉ định rõ ràng họ phải làm gì, ví dụ với những PGs có nhiệm vụ đón khách, hãy hướng dẫn cho họ rằng “em phải xin namecard của khách, sau đó cài hoa vào bên trái của khách và chỉ cài ngoài áo vest thôi”, chứ đừng nói “em xin name card rồi cài hoa lên áo cho khách”, đến lúc khách vào thì sẽ thấy người được cài hoa bên trái, người đuọc cài bên phải, và các bạn PGs thậm chí còn luồn kim băng xuyên vào lớp áo bên trong của khách nữa. Đây chỉ là một ví dụ đơn cử, đôi khi, có những đội ngũ PG, PB được huấn luyện tốt thì họ vẫn rất linh động và hỗ trợ bạn nhiều trong công việc, nhưng muốn các công việc được chu đáo thì tốt nhất là mọi thông tin nên rõ ràng.
Mức lương trả cho các PG/PB cũng phụ thuộc vào tính chất công việc, ví dụ nếu tự thuê PG cho sự kiện làm ngoài trời, phải đứng ngoài nắng thì mức lương cho một PG làm khoảng 4 tiếng sẽ từ 150k – 180k/người, ở trong nhà thì mức này có thể dao động từ 120k – 150k/người. Với các yêu cầu khác về ngoại hình như cao trên 1m65 hay trên 1m7 thì mức lương phải trả cũng theo đó mà tăng lên từ 200 – 250k/người hoặc hơn.

Đối với đội ngũ PG/PB cần có những yêu cầu công việc cụ thể
để tránh sai sót ngoài ý muốn

Bảo vệ, vệ sĩ
Với những sự kiện tập trung đông người, bạn sẽ cần đến lực lượng bảo vệ. Thường thì khi thuê địa điểm, họ sẽ có luôn dịch vụ bảo vệ đi kèm, nhưng nếu sự kiện quá đông, cần lực lượng bảo vệ hùng hậu thì bạn cần liên hệ với các dịch vụ bảo vệ để nhờ họ cung cấp. Giá cả cho dịch vụ này phụ thuộc vào số lượng bạn cần và quy mô của sự kiện, hãy liên hệ với một vài nhà cung cấp để có báo giá tốt nhất cho bạn.

Quay phim, chụp hình
Khi thuê mướn quay phim, chụp hình, nếu may mắn bạn sẽ gặp được những người có kinh nghiệm đi quay, chụp hình cho sự kiện, họ sẽ biết cách làm sao để có những góc quay, góc ảnh đẹp và giá trị. Nhưng nếu không may, có những người không biết lúc nào cần quay, cần chụp, bởi vì lúc đáng lẽ cần họ ở đó thì họ lại bận quay ở một góc khác. Tốt nhất, bạn nên đưa cho họ kịch bản sơ lược và lưu ý với họ những mốc thời gian quan trọng (ví dụ giám đốc phát biểu, khui champagne,…) để họ làm gì thì làm, những lúc cần ghi lại hình ảnh thì họ phải có mặt ở đó. Chi phí cho quay phim vào khoảng 1,5 triệu – 2 triệu/show. Chụp hình từ 1,2 – 1,5 triệu/show. Nếu bạn có mối quan hệ tốt, thậm chí có thể thuê với giá thấp hơn nhưng vẫn có thợ chụp rất đẹp và chất lượng.

Khác
Bạn làm một sự kiện ở một trường học, và để có điện cho nhà thi công dàn dựng thì bạn phải liên hệ với người phụ trách hệ thống điện (thông thường là bảo vệ), hoặc bạn cần làm sạch sân trường để sắp xếp bàn ghế, mà người của bạn còn phải lo hàng chục thứ công chuyện khác, trong những trường hợp này, bạn cần đến sự hỗ trợ của những ngườin hư bảo vệ, tạp vụ tại đụa điểm đó, và để thuê họ thì bạn phải trả một khoản phí nho nhỏ, nhớ những chi tiết này để liệt kê trong bảng dự trù kinh phí, nếu không muốn bỏ tiền túi ra để trả.

THANH NGUYỄN


Bài liên quan:

“Cầm quân” đội helper trong tổ chức event

Event Channel – Trong quá trình tổ chức event, việc thuê các nhân sự thời vụ để phụ giúp trong suốt thời gian chuẩn bị cho event là việc thường xuyên, nhất là đối với các công ty chỉ có một, hai nhân viên marketing, event hay tại các event agency nơi mà bộ máy nhân sự thường gọn nhẹ.

Người ta có thể thuê các helper (người phụ việc) này để đảm nhận nhiều công việc. “Cao cấp” nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức event đó, “thường dân” hơn là để phụ những công việc lặt vặt như thuê mua, liên hệ… để tránh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê kíp.

Helper thường có 2 dạng:

Một là những người làm freelancer tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc không chuyên, hiện đang có một công việc toàn thời gian nào đó, hoặc là hoàn toàn tự do về thời gian, ai gọi là có thể sẵn sang “chạy sô”. Các nhân sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một event nào đó mà công ty cần tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời gian, nhân sự để hoàn thành.

Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm event với mục đích học hỏi hoặc trang trải thu nhập. Họ thường được sử dụng để làm các công việc ít đòi hỏi kỹ năng vì xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper này chưa đáp ứng được các vị trí quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ các công việc PG, PB, Supervisor… khi công ty thuê mướn xét thấy họ là người được việc, hoặc cũng có thể do giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm PB, PG, helper… với nhau.

Sử dụng lực lượng helper, bạn sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên tâm quản lý event của mình mà không phải lo lắng về chuyện thiếu nhân sự và những đầu việc không có người làm.

phụ việc cho event

Chị Thùy Trang, nhân viên marketing của một công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm dành cho em bé chia sẻ: “Công ty tôi cũng thường xuyên làm các sự kiện lớn nhỏ để quảng bá đến khách hàng. Vì trong công ty chỉ có mình tôi làm marketing nên khá cực để xoay sở hoàn thành công việc. Mới đầu tôi thường nhờ lực lực nhân viên bán hàng bên phòng kinh doanh hỗ trợ, nhưng họ cũng có công việc riêng của họ, có các áp lực về doanh số, cho nên phải bỏ công việc chính của mình qua phụ công việc bên phòng marketing, họ cảm thấy không mặn mà lắm và thường thiếu chủ động trong công việc. Tôi rất đau đầu về việc này và quyết định thử tuyển một vài helper phụ giúp mình các công việc như nhập liệu, giám sát set up gian hàng, giám sát treo bandrol… Kết quả thật tuyệt vì các helper của tôi khá biết việc và có trách nhiệm cao. Tính về chi phí thì thực ra tốn kém không đáng kể vì nếu tôi nhờ vả các nhân viên phòng bán hàng, công ty sẽ phải tính lương làm ngoài giờ và thưởng sau event cho họ. Với việc thuê helper, bạn chỉ tốn một khoản chi phí nhỏ mà mọi việc sòng phẳng, bạn không phải mang tiếng nhờ vả ai cả và có quyền phàn nàn khi họ làm không tốt”.

Tuy nhiên bạn cũng có thể gặp một số rủi ro. Thứ nhất là một số helper thiếu năng lực và kinh nghiệm, nên họ không biết việc và thiếu chủ động, chỉ có thể sử dụng theo kiểu thiên lôi chỉ đâu đánh đó, đôi khi họ có thể làm đổ bể công việc. Thứ hai do không có nhiều sự ràng buộc, nhiều helper có thể bỏ việc giữa chừng nếu họ cảm thấy  quyền lợi không thỏa đáng hoặc cảm thấy công việc vất vả ngoài sức tưởng tượng.

Vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ khi xem xét năng lực của helper trước khi tuyển họ vào ê kíp của mình. Bạn cũng nên giữ lại giấy tờ tùy thân của helper nếu bạn chưa biết rõ về họ. Một phần vì helper là không phải là người của công ty, nhưng được tự do ra vào trong công ty, và được lấy danh nghĩa nhân viên công ty bạn, thì bạn cần phải có sự ràng buộc để tránh các sự cố đáng tiếc xảy ra. Thứ hai nữa là đối với các helper muốn nghỉ việc giữa chừng, sự ràng buộc sẽ làm cho họ phải suy tính lại trước khi phủi tay một cách vô trách nhiệm.

Bạn nên có một bản mô tả công việc trong đó nêu rõ hạn mức trách nhiệm, các công việc cần làm, thời gian cần cộng tác, nếu thường xuyên phải làm trễ vào buổi tối cũng nên ghi chú lại để helper chuẩn bị tinh thần. Khi helper đọc bản mô tả này và đồng ý với nó thì hai bên cùng ký vào và bắt đầu công việc. Sở dĩ phải cẩn thận như vậy vì trên thực tế đã có nhiều xung đột xảy ra giữa người thuê và helper vì các helper cho rằng họ bị lạm dụng quá mức so với các thỏa thuận ban đầu. Khi tuyển helper vào, những người thuê mướn thường chỉ nói chung chung bằng miệng “Vào phụ tôi làm event” mà không nói trước về tính chất công việc, thời gian phải làm… nên khi bước vào thực tế các helper cảm thấy mọi thứ không như họ hình dung, và như vậy xung đột là tất yếu.

Khi helper bước vào ê kíp của bạn, bạn nên giới thiệu các helper với đội ngũ nhân viên công ty để họ biết về trách nhiệm của helper nhằm có những phối hợp cần thiết trong công việc, đồng thời việc này cũng giúp helper cảm thấy hòa nhập tốt hơn với một công ty mới, họ cảm thấy đỡ bở ngỡ trong công việc và các mối giao tiếp hơn.

Đừng nghĩ rằng bạn là người trả tiền nên helper phải có trách nhiệm làm tất cả theo ý bạn. Hãy lắng nghe ý kiến của helper vì biết đâu, với kinh nghiệm phụ việc cho event ở nhiều nơi, họ có những đóng góp quý giá mà bạn chưa nhìn ra được trong event của mình. Bạn cũng nên biết cách động viên helper, vì nếu họ hài lòng, họ có thể nỗ lực làm việc ở mức cao nhất, vượt qua những gì bạn trông đợi.

Bạn cũng nên lưu ý về vấn đề chi trả tiền lương và thuế thu nhập. Đối với các agency chuyên nghiệp, đã quen thuộc với việc thuê mướn PG, helper… họ thường biết cách giải quyết những trường hợp này nhưng đối với một công ty năm thì mười thưở mới tuyển nhân sự thời vụ, nếu không biết cách giải quyết khéo léo, bạn có thể sẽ phải đối diện với những rắc rối.

Chẳng hạn như trường hợp của một công ty thương mại điện tử nọ. Có tất cả 10 helper được huy động vào làm việc 2 tháng cho một dự án activation dài ngày. Đến khi chi trả tiền lương vào cuối chương trình, kế toán của công ty nói rằng các helper này bị trừ 10% để nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nhà nước, và còn đòi họ phải có mã số thuế cá nhân nữa. Vậy là các helper tụ tập trước cổng công ty để phản đối, một helper bức xúc: “Họ đòi chúng tôi phải đi làm mã số thuế cá nhân mới trả lương. Họ còn trừ 10% lương để nộp thuế và nói với chúng tôi rằng số tiền thuế này sẽ được hoàn lại vào cuối năm nếu tổng thu nhập của tôi không quá 60,000,000 VND. Nhưng chẳng biết cả năm nữa có ai đủ siêng mà lên cơ quan thuế đòi lại ba trăm ngàn không”.

Kế toán của công ty không làm sai nhưng cách giải quyết thiếu tế nhị và không báo trước về việc này đã làm các helper bức xúc. Trên thực tế các công ty thường chịu luôn các khoản thuế này cho helper để họ nhận được đúng số tiền như đã thỏa thuận ban đầu, hoặc nếu có trừ lương để nộp thuế, cũng nên báo trước để helper biết.

Việc thuê mướn helper dễ mà không dễ. Để vận hành được ê kíp helper của bạn một cách hiệu quả, sẽ trông đợi rất nhiều vào kỹ năng quản lý và team work của bạn.

LƯU LY


Bài liên quan:

Event nhập môn: Các nhân sự tham gia một event

Event Channel – Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó. Hãy cùng Event Channel tìm hiểu xem trong tổ chức sự kiện người ta phân công và sắp xếp nhân sự như thế nào.

cấp bậc nhân sự trong tổ chức sự kiện
Nhân sự là một yếu tố quan trọng bậc nhất và quyết định thành công của Event

Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là:

1. Quản lý (Event Manager/Event Planner)
Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event.

2. Giám sát (Event leader/ Event supervisor)
Sẽ quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celebrity (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông,… – đối với những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân công trực tiếp cho event executive.

3. Nhân viên (Event executive)
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager

4. Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer )
Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi nhiều kỹ năng lắm

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo…) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia (Thế vận hội Olympics, Lễ hội bia Oktoberfet (Đức), Tour de France…

Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp theo 3 loại: kim tự tháp (pyramid), network và ma trận (matrix). Mặc dù vậy, những vị trí cơ bản nhất của  nghề tổ chức sự kiện vẫn là:

liên kết nhân sự trong tổ chức event
Sự liên kết giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng
Quản lý (Event Manager/Planner) với trách nhiệm chính là lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện; quản lý sản xuất và nguồn lực; tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.

Tiếp đến là Điều phối viên (Coordinator) chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ sự kiện và đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất.

Hỗ trợ cho sự kiện thành công không thể không kể đến các bộ phận Sáng tạo (Creative), Hậu cần (Logistics), Khách hàng (Account), Sản xuất – Kỹ thuật (Infrastructure and Technical), Thiết kế (Design)…

Trong đó bộ phận Khách hàng có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách hàng trước – trong và sau sự kiện; duy trì database của nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khán giả mục tiêu, giới truyền thông, các cơ quan của Chính phủ; quản lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm trách việc nghiên cứu thị trường; tìm khách hàng mới; tăng doanh thu của công ty thông qua các hoạt động quảng bá, tài trợ…

Khi nhận được yêu cầu, bộ phận Sáng tạo sẽ lên ý tưởng, cách thực thực hiện và cùng với các bộ phận khác đi đến giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với mong muốn của đơn hàng.

Lúc này, bên Sản xuất –  Kỹ thuật có nhiệm vụ đưa ý tưởng thành hiện thực; tháo dỡ, lắp đặt hoặc giám sát cơ sở vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viễn thông…)

Nhiệm vụ của bộ phận Hậu cần là tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. Bộ phận này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng; liên hệ giấy phép và các thủ tục hành chính khác; chuẩn bị kho vận và bảo hiểm hàng hóa; đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ người tham dự… (Xem thêm định nghĩa về Event Logistics tại đây).

Hỗ trợ các vị trí trên của nghề tổ chức sự kiện còn có bộ phận ăn uống, trang trí (hoa, bóng…); bộ phận nhân sự; bộ phận tài chính kế toán (theo dõi hợp đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan…).

Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh. Vì vậy, nếu có điều kiện và cơ hội, các bạn nên tranh thủ đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong ngành. Điều này giúp các bạn hiểu được bản chất công việc đang làm, có sự đồng cảm với nhân viên khác trong công ty để mang lại kết quả như mong đợi.

HÀ ANH


Bài liên quan: