Archive

Posts Tagged ‘quản lý sự kiện’

Làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?

Event Channel – Sự kiện thành công dựa trên nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất là gia đoạn lên kế hoạch và triển khai cho sự kiện. Đây là giai đoạn chịu nhiều áp lực và dễ bị stress nhất, nếu không biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học thì bạn sẽ bị quá tải và dễ ảnh hưởng đến tiến độ của event. Vậy làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?

Stress là một tình trạng thường gặp với những người làm event trong việc ra quyết định hay việc làm việc quá sức giữa các áp lực. Vì hành động hay quyết định của họ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng và tác động đến lợi ích của nhiều người khác.
Trong event, người làm kế hoạch và quản lý sự kiện phải chịu áp lực từ nhiều phía. Đầu tiên là từ công ty, từ sếp, từ đồng nghiệp, từ khách hàng, từ các nhà cung cấp, và từ người tham dự nữa. Có thể nói người làm event luôn trong tình trạng “thập diện mai phục”.
Những người làm event tốt là những người biết cách đối phó với stress. Và theo kinh nghiệm của người viết, một khi tìm ra cách vượt qua stress thì sẽ cảm thấy rất thú vị và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Đối với những người làm sự kiện thì việc giải quyết công việc hiệu quả nhất là đi theo kế hoạch đã định ra. Mỗi ngày giải quyết đúng số lượng công việc trong kế hoạch, mọi việc sẽ đi theo “guồng quay” có sẵn và những phát sinh cũng sẽ được hạn chế tối đa. Nếu làm việc không có kế hoạch, bạn sẽ không thể quản lý được công việc nào giải quyết trước, việc nào giải quyết sau, và khi đó chính bạn sẽ bị rối lên trong một mớ hỗn độn công việc.

Quản lý tốt thời gian và nhân sự là một yếu tố để nhẹ bớt gánh nặng công việc

đối với người làm event

Làm sao để lập kế hoạch tốt và nhẹ bớt gánh nặng trong khâu triển khai công việc? Thử xem bạn có mắc phải một trong những sai lầm thường thấy dưới đây không nhé.

1. Không có kế hoạch rõ ràng, chi tiết:
Có nhiều người, mặc dù đã làm To do list, check list, timeline đủ cả nhưng đến lúc triển khai vẫn phát điên lên vì khối lượng công việc quá lớn và quá nhiều phát sinh. Sai lầm của họ là không tự viết kế hoạch và tự dựa vào kế hoạch để làm những bảng check list mà họ dùng những mẫu có sẵn rồi edit lại, như vậy họ không thể hình dung đầy đủ về các công việc cần thiết trong sự kiện đó.
Hãy chi tiết đến từng điểm nhỏ nhất. Bạn có thể dùng công cụ mind map (có thể tham khảo thêm bài viết Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng trong tổ chức event) để quản lý và liệt kê tất cả công việc. Cố gắng hình dung những việc chi tiết nhất, thời gian dành cho việc lên kế hoạch càng nhiều, càng chi tiết thì đến lúc triển khai sẽ đỡ bị thiếu sót. Và luôn nhớ có kế hoạch back up cho mọi hạng mục.

2. Hiểu sai ý muốn của khách hàng:
Người lập kế hoạch cho sự kiện phải nắm rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng và hiểu được tâm lý của người tham dự sự kiện, kết nối những nhu cầu này với nhau. Nhưng nếu làm việc và tư duy đơn lẻ sẽ không mang lại kết quả tốt nhất. Sau khi nhận brief từ khách hàng, bạn phải tổ chức họp mọi người trong team, cùng brainstorm để đưa ra những ý tưởng và giải pháp phù hợp cho việc tổ chức. Sẽ rất mất thời gian và kết quả là “fail” nếu ngay từ đầu bạn không hiểu rõ ý khách hàng rồi đem triển khai thành kế hoạch.

3. Không “quy về một mối”:
Việc quan trọng nữa là nên có sự liên hệ thường xuyên trong công việc với khách hàng. Và “quy về một mối”, tốt nhất là với một người có trách nhiệm quyết định trong mọi việc. Không nên rải rác các hạng mục như thiết kế được duyệt bởi một người, nội dung được duyệt bởi người khác và việc di chuyển đi lại thì do một người khác quyết định. Việc này sẽ khiến bạn bị rối vì ai cũng có quyền quyết định. bạn nên lưu ý và thống nhất điều này với khách hàng ngay từ đầu.

4. Quá ôm đồm công việc, phân chia công việc không hợp lý:
Phân chia công việc hợp lý cũng là một giải pháp chống lại căng thẳng quá mức. Đầu tiên, phải biết phân công việc cho từng người sao cho phù hợp, thuận tay với người đó. Tiếp theo là nên tin tưởng khi giao việc, không nên giao việc rồi quay lại giám sát, hối thúc, hay ôm đồm làm luôn công việc. Lưu ý khi giao việc thì nên truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình, không để người nhận việc hiểu sai và triển khai sai, thứ hai là có deadline rõ ràng để người được yêu cầu thực hiện đúng thời gian.
Ví dụ: “Tôi cần anh check 4 khách sạn tiêu chuẩn 5 sao cho hội nghị khách hàng  vào ngày 30/5/2011,có 300 khách tham gia, dùng tiệc set menu, giải trí có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn,… và anh báo cáo lại cho tôi trước 4 giờ chiều nay” thay vì “anh check giúp tôi vài khách sạn để tổ chức hội nghị khách hàng ngày 30/5/2011 rồi gửi qua email cho tôi nhé”.

5. Không nắm được ngân sách chương trình:
Một ngân sách được khoanh định rõ ràng cũng giúp bạn quản lý tốt việc lên kế hoạch và phân bổ chi phí sao chọ hợp lý. Nhiều khách hàng không muốn công khai ngân sách nên thường báo rằng “ngân sách mở”, nhưng bạn cố gắng tìm hiểu ngân sách trong khoảng nào, ví dụ có thể hỏi những năm trước sự kiện tương tự thì chi phí công ty cho phép khoảng bao nhiêu để biết được số tiền bạn có thể sử dụng dao động trong khoảng nào. Nhiều khi khách hàng chỉ dự định chi 10.000 USD mà bạn đưa ra kế hoạch lên đến 20.000 USD thì chắc bạn cũng hiểu kết quả rồi. Bảng dự toán ngân sách nên bám sát kế hoạch và phải chú ý cho những khoản dự phòng.

 

Hãy rõ ràng về ngân sách ngay từ đầu để không “điên đầu” với những con số

6. Không có kĩ năng sắp xếp thời gian phù hợp:
Một event diễn ra có 3 giai đoạn: Lên kế hoạch, triển khai kế hoạch và Event diễn ra.
Thường thì, nên dành 30% cho việc lên kế hoạch, chỉnh sửa và thống nhất về kế hoạch, thời gian còn lại dành cho giai đoạn triển khai và chạy chương trình là hợp lý nhất. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho một giai đoạn nào đó mà lơ là 2 giai đoạn kia thì bạn sẽ không đủ thời gian để giải quyết khối lượng công việc bị dồn đọng lại đáng ra phải giải quyết trước đó. và sự chuẩn bị cập rập thì sẽ mang đến một event chụp giựt và kết quả thất bại có thể thấy được trước.

Bạn muốn phân bố công việc như thế này…

hay là nhiều rủi ro thế này?
PÉ MIU

Tin liên quan:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

Event Channel – Không có một dạng hợp đồng chuẩn mực nào cho mọi mối quan hệ kinh doanh, tuỳ thuộc vào từng giao dịch, chúng ta sẽ cần đến những điều khoản thích hợp. Tuy nhiên, có những điều khoản mẫu cần hiện hữu trong mọi bản hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro tranh chấp pháp lý, hiểu nhầm và đảm bảo các quyền pháp lý cần thiết cho các công ty. Chúng còn được gọi là lớp áo giáp chống đạn cho mọi hợp đồng, hay điều khoản “áo giáp”.

Trong các hợp đồng bạn xem xét hay trong mẫu hợp đồng, bạn có thể gặp phải nhữung điều khoản có cùng nội dung nhưng câu chữ rất khác biệt. Phạm vi điều chỉnh của điều khoản mới quan trọng, chứ không phải ở câu chữ.

Miễn là cùng một ngữ nghĩa, từ ngữ hợp đồng sẽ không phải yếu tố quan trọng nhất trong các điều khoản được trình bày. Việc quan tâm đưa những điều khoản “áo giáp” vào mọi bản hợp đồng mà mỗi doanh nghiệp ký kết là hết sức thiết yếu, mặc dù doanh nghiệp bạn có thể thấy một vài điều khoản nào đó là không cần thiết trong các bản hợp đồng nhất định.

Yếu tố quan trọng đó là xác định những rủi ro kinh doanh nào có thể hiện diện trong các giao dịch của doanh nghiệp, và loại bỏ hay giảm thiểu những rủi ro đó bằng việc sử dụng các điều khoản hợp đồng.

Nắm và hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng giúp tránh được các rủi ro và tranh chấp

Dưới đây là 23 điều khoản “áo giáp” giúp ngăn ngừa bất cứ rủi ro hay thua thiệt nào trên các hợp đồng doanh nghiệp bạn ký kết. Các mẫu điều khoản sẽ được đưa ra, cùng với đó là thảo luận về ý nghĩa của từng điều khoản và tại sao cần phải có trong một bản hợp đồng.

1. Chuyển giao/Hợp đồng phụ: Bốn lựa chọn

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Neither party shall have the right to assign or subcontract any part of its obligations under this agreement“.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này“.

Điều khoản này ngăn ngừa việc doanh nghiệp bạn hay phía đối tác ký kết hợp đồng khỏi việc chuyển giao toàn bộ hợp đồng hay từng phần hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay doanh nghiệp nào khác.

Việc chuyển giao bản hợp đồng có thể xuất hiện khi doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng bị sáp nhập/mua lại, hay chuyển đổi hoạt động (một chủ sở hữu mới có thể nhận chuyển giao bản hợp đồng này). Trong khi đó, việc ký kết các hợp đồng phụ có thể xuất hiện khi một nhà thầu phụ độc lập hay một công ty khác được thuê mướn để thực hiện các công việc mà vốn doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng có trách nhiệm thực hiện.

Các hợp đồng được nhìn nhận là có thể được chuyển giao trừ khi có một điều khoản kiểu này xuất hiện trong bản hợp đồng để ngăn ngừa việc chuyển giao. Điều khoản này sẽ không ngăn cản bất cứ bên nào trong bản hợp đồng về việc đồng ý chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ, mà còn thể hiện rằng không có sự đồng ý đó thì việc chuyển giao hay ký hợp đồng phụ sẽ là một vi phạm hợp đồng.

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Neither party shall have the right to assign or subcontract any of its obligations or duties under this agreement without the prior written consent of the other party, which consent shall not be unreasonably withheld or delayed“.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia, sự đồng ý này sẽ không được trì hoãn hay từ chối một cách bất hợp lý“.

Nội dung này ngăn ngừa việc chuyển giao hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác ngoại trừ khi bên kia có sự đồng ý bằng văn bản. Quyết định có đồng ý hay không phải được đưa ra nhanh chóng và một quyết định không đồng ý phải dựa trên những lý do thích hợp.

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Neither party shall have the right to assign or subcontract any of its obligations or duties under this agreement, without the prior written consent of the other party, which consent shall be in the sole determination of the party with the right to consent“.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“”Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia, sự đồng ý này sẽ do bên kia toàn quyền quyết định“.

Nội dung này ngăn cản việc chuyển giao hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác ngoại trừ khi bên kia có sự đồng ý bằng văn bản. Quyết định có đồng ý hay không có thể dựa trên bất cứ lý do gì, thậm chí cả lý do không hợp lý.

Trích:
Tiếng AnhAssignment/Subcontracting

“Notwithstanding the foregoing, either party may, without the consent of the other party, assign the agreement to an affiliate or subsidiary or to any person that acquires all or substantially all of the assets of a party.”.

Tiếng Việt

Chuyển giao/Hợp đồng phụ

“Ngoại trừ những nội dung ở trên, bất cứ bên nào có thể, không cần sự đồng ý của bên kia, chuyển giao hợp đồng này cho một thành viên hay đơn vị phụ thuộc hay bất cứ cá nhân nào nắm giữ tất cả hay phần lớn tài sản của một bên”.
[/CODE]

Nội dung này sẽ được đưa kèm cùng với một trong các điều khoản ngăn ngừa chuyển giao hay cho phép với sự đồng ý của bên kia như đã trình bày ở trên. Nó cho phép việc chuyển giao hợp đồng mà không có sự đồng ý của bên kia nếu việc chuyển giao là cho một doanh nghiệp thành viên (thường được xác định là doanh nghiệp có ít nhất 50% vốn thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn hay của đối tác ký kết hợp đồng), một công ty phụ thuộc, hay một thực thể mua lại hay sở hữu phần lớn tài sản của doanh nghiệp bạn hay của đối tác ký kết hợp đồng.

Nếu việc doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng phải tự mình thực hiện hợp đồng là quan trọng, điều khoản này sẽ cần đưa vào khi soạn thảo hợp đồng. Nếu doanh nghiệp bạn có thể bị sáp nhập/mua lại, có thể muốn ký kết hợp đồng phụ đối với tất cả hay một phần trách nhiệm theo hợp đồng, hay có thể muốn chuyển giao hợp đồng cho thành viên hay đơn vị phụ thuộc, tuỳ từng trường hợp, doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn đưa vào một trong các kiểu nội dung điều khoản như trên.
[B]

2. Phí luật sư

Tiếng Anh

Trích:
Attorney’s Fees“The non-prevailing party in any dispute under this agreement shall pay all costs and expenses, including expert witness fees and attorneys’ fees, incurred by the prevailing party in resolving such dispute“.

Tiếng Việt

Phí luật sư

“Bên không thắng thế trong bất cứ tranh chấp nào phát sinh theo hợp đồng này sẽ phải trả tất cả các chi phí và phí tổn, bao gồm phí luật sư, phí làm chứng chuyên gia, mà bên thắng thế phải chịu trong quá trình giải quyết tranh chấp đó“.

Điều khoản này tạo ra quyền được bù đắp các chi phí và phí tổn phải trả của bên thắng cuộc trong giải quyết tranh chấp hợp đồng. Theo cách thức diễn đạt từ ngữ của bản hợp đồng này, các chi phí và phí tổn không giới hạn ở những gì phải trả trong vụ kiện tụng, mà là tất cả chi phí và phí tổn phải chịu trong bất cứ tranh chấp hợp đồng đồng nào đều sẽ được bù đắp.

Thông thường, điều khoản này được soạn chỉ áp dụng đối với các chi phí và phí tổn mà bên thắng cuộc phải chịu trong riêng một vụ kiện. Một vài pháp luật quốc gia có quy định rõ ràng cho bên thắng cuộc trong các tranh chấp hợp đồng được bù đắp những chi phí và phí tổn pháp lý từ bên thua cuộc.

Nếu hệ thống pháp luật nơi phát sinh tranh chấp không có quy định đó, điều khoản hợp đồng này sẽ tạo ra quyền hạn tương tự cho bên thắng cuộc. Bên cạnh đó, điều khoản này nhằm hạn chế các tranh chấp lặt vặt bởi vì bên khởi kiện có thể chịu rủi ro bồi thường các chi phí pháp lý liên quan nếu thua kiện.

Còn trường hợp hệ thống pháp luật nơi phát sinh tranh chấp có quy định, bạn có thể loại bỏ điều khoản này khỏi bản hợp đồng. Tuy nhiên, trừ khi pháp luật cho phép được bù đắp trong bất cứ “tranh chấp” và bất cứ “vụ kiện” nào, điều khoản này tạo ra quyền lớn hơn để bên thắng cuộc được bù đắp các chi phí và có thể có giá trị rất lớn.

3. Lựa chọn luật hay Luật điều chỉnh

Trích:
Tiếng AnhChoice of Law or Governing Law

“This agreement shall be governed by and construed in accordance with the internal laws of the ……., without reference to any conflicts of law provisions“.

Tiếng Việt

Lựa chọn luật hay Luật điều chỉnh

“Hợp đồng này sẽ chịu sự điều chỉnh bởi và hướng dẫn theo đúng pháp luật của ……….., không có dẫn chiếu tới bất cứ xung đột điều khoản pháp luật nào“.

Điều khoản chỉ định hệ thống pháp luật của một quốc gia hay một địa phương nào đó do các bên lựa chọn sử dụng nhằm điều chỉnh và giải thích hợp đồng. Để hiệu quả về mặt pháp lý, hệ thống pháp luật các bên lựa chọn phải có mối liên hệ nào đó với các bên trong bản hợp đồng hay có mối liên hệ với bản hợp đồng.

Hầu hết các doanh nghiệp chỉ định pháp luật nơi mình đóng trụ sở chính. Sự chỉ định này có lợi cho doanh nghiệp bạn bởi vì doanh nghiệp bạn đang hoạt động theo pháp luật đó, quen thuộc với chúng và có các luật sư am hiểu về chúng. Nếu không có pháp luật nào được chỉ định, toà án có thể giải thích hợp đồng theo pháp luật của nơi mà một trong hai bên thành lập và tiến hành các hoạt động kinh doanh chính, hoặc nơi mà hợp đồng được thực hiện hay ký kết.

Việc đưa điều khoản này vào hợp đồng sẽ giảm thiểu rủi ro áp dụng một hệ thống pháp luật nào đó mà doanh nghiệp bạn không thích hay không lường trước được. Nếu cả hai bên ký kết hợp đồng có cùng trụ sở chính tại một địa phương nào đó và cùng thực hiện nội dung hợp đồng tại chính địa phương đó, việc áp dụng một hệ thống pháp luật khác để giải thích hợp đồng là rất khó xảy ra, và vì thế có thể loại bỏ điều khoản này khỏi bản hợp đồng.

Thông thường, bộ phận pháp lý của các công ty lớn thường yêu cầu với những ai soạn thảo bản hợp đồng này phải ghi rõ luật điều chỉnh hợp đồng là luật của nơi công ty có trụ sở chính. Các điều khoản như thanh toán, chất lượng và giao nhận là có thể đàm phán, những sẽ không có sự linh hoạt với điều khoản luật điều chỉnh.

Việc sử dụng điều khoản này khá có lợi thế cho các doanh nghiệp nhỏ khi mà họ từ chối nhượng bộ những điểm kinh doanh khác có lợi cho doanh nghiệp mình trước khi đồng ý về luật điều chỉnh như đúng yêu cầu của các công ty lớn. Bất cứ khi nào đối tác bên kia của hợp đồng nói rằng phòng pháp chế của họ khăng khăng luật điều chỉnh phải là thế nào đó, doanh nghiệp bạn biết rằng mình đang có một lợi thế.

4. Lựa chọn nơi xét xử

Trích:
Tiếng AnhChoice of Venue

“Each party hereby submits to the exclusive jurisdiction of, and waives any venue or other objection against, any federal court sitting ……… in any legal proceeding arising out of or relating to this contract. Each party agrees that all claims and matters may be heard and determined in any such court and each party waives any right to object to such filing on venue, forum non-convenient, or similar grounds“.

Tiếng Việt

Lựa chọn nơi xét xử

“Mỗi bên theo đây đệ trình lên một nơi xét xử duy nhất tại, và từ bỏ bất cứ nơi xét xử nào khác hay các phản đối lại, bất cứ toà nào thuộc …. trong bất cứ quy trình tố tụng nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này. Mỗi bên đồng ý rằng tất cả các khiếu nại hay các vấn đề có thể được lắng nghe và giải quyết trong bất cứ toà án nào như vậy và mỗi bên từ bỏ bất cứ quyền phản đối nào về việc đệ trình như vậy tại nơi xét xử đó“.

Điều khoản lựa chọn luật hay luật điều chỉnh xác định luật nơi nào được áp dụng đối với hợp đồng, trong khi điều khoản này xác định hệ thống toà án nào sẽ giải quyết tranh chấp phát sinh. Mỗi bên sẽ muốn đệ trình một vụ kiện giải quyết tại toà án địa phương nơi mình đóng trụ sở chính hay tiến hành các hoạt động kinh doanh chính.

Việc này là dễ hiểu bởi vì các luật sư của mỗi bên sẽ am hiểu và thông thuộc hơn với các toà án này, và các nhân viên sẽ không phải đi quá xa để tham gia vụ kiện. Một điểm khác nữa là các toà án thường thiên vị hơn đối với những người địa phương. Điều khoản này tạo dựng một thoả thuận pháp lý giữa các bên rằng vụ kiện chỉ có thể được giải quyết tại một toà án nhất định.

5. Tuân thủ pháp luật

Trích:
Tiếng AnhCompliance with Laws

“Each party shall comply in all respects with all applicable legal requirements governing the duties, obligations, and business practices of that party and shall obtain any permits or licenses necessary for its operations. Neither party shall take any action in violation of any applicable legal requirement that could result in liability being imposed on the other party“.

Tiếng Việt

Tuân thủ pháp luật

“Mỗi bên sẽ tuân thủ tất cả các nội dung theo đúng các yêu cầu pháp luật áp dụng điều chỉnh các trách nhiệm, nghĩa vụ và hoạt động kinh doanh của mình và sẽ có được bất cứ giấy phép hay chấp thuận cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của mình. Không bên nào sẽ thực thi bất cứ hành động nào trái với các quy định pháp luật áp dụng có thể dẫn tới kết quả phát sinh trách nhiệm của bên kia”.

Điều khoản này xem ra có thể thừa vì cả hai bên ký kết bản hợp đồng buộc phải tuân thủ các quy định pháp luật áp dụng. Mục đích của điều khoản này là làm rõ việc không tuân thủ quy định pháp luật sẽ là một vi phạm hợp đồng.

Không có điều khoản này, việc vi phạm pháp luật sẽ không có tác động lên bản hợp đồng. Nếu việc vi phạm pháp luật sẽ có tác động tiêu cực lên doanh nghiệp bạn cho dù doanh nghiệp bạn có thể chịu trách nhiệm liên đới hay có thể mang tiếng xấu, điều khoản này cần thiết phải đưa vào để doanh nghiệp bạn có thể chấm dứt hợp đồng và/hay nhận được bồi thường cho thiệt hại.

(Còn nữa)

(Theo BWPortal.com)


Bài mới hơn:

Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event

Event Channel – Cần phải giới thiệu điều nhà tài trợ quan tâm chứ không phải giới thiệu cái người chào tài trợ có

Trong tổ chức sự kiện, vận động tài trợ là một công việc quen thuộc, từ những Event mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những Event thương mại. Với nhiều năm trong nghề marketing và tài trợ cho nhiều sự kiện lớn nhỏ, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm mời tài trợ dưới góc độ nhìn nhận của một nhà tài trợ.

Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng

Cũng giống như việc marketing hay bán hàng, “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thà bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn lọc. Để xác định được “nhà tài trợ tiềm năng” bạn cần cân nhắc:

– Đối tượng tham dự Event của bạn là ai: Từ đó bạn xác định đối tượng đó là khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp. Chẳng hạn đó là một Event dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài trợ là các công ty  thiết bị số như điện thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối CNTT, một Event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm trung đến cao cấp, thời trang, xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng nhanh như dầu gội, bột giặt, hạt nêm… các loại.

– Những chương trình họ thường tài trợ: Dựa trên cái “gu” của từng thương hiệu, bạn đoán định xem chương trình của bạn có “hợp khẩu” họ hay không. Ví dụ Kotex, Yomost hay tài trợ cho các chương trình trẻ trung, khẳng định cá tính, Tân Hiệp Phát thích các chương trình thể thao, ca nhạc, chương trình ảnh hưởng đến một cộng đồng lớn tùy định vị từng nhãn hàng, các hãng xây dựng như tôn Hoa Sen, gạch Đồng Tâm, thép Hữu Liên thích các chương trình thể thao như đua xe đạp, bóng đá vì nơi này tập trung nhiều đàn ông – khách hàng tiềm năng của họ, một số hãng lại chuyên tài trợ các chương trình từ thiện. Một điều cần lưu ý nữa là là tầm vóc chương trình tài trợ, n hững hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.

Tài trợ bao nhiêu là đủ?

Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục… Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà tài trợ. Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương thảo một thời gian dài, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con mắt của nhà tài trợ. Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp như thế này, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% – 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách, chẳng hạn số tiền cần làm Event là 700 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn phần là 1 tỷ đồng, gói tài trợ vàng là 800 triệu, tài trợ bạc là 600 triệu, như vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện Event này.

bí quyết vận động tài trợ

Nên cân nhắc kỹ các gói tài trợ

Một điểm cần lưu ý nữa là, nếu là tài trợ tiền mặt, thông thường nhà tài trợ chỉ ứng trước 50% đến 70% giá trị tài trợ chương trình, sau khi bạn đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho họ trong chương trình và chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại. Bạn cần cân nhắc điều này để chuẩn bị một khoản ngân sách đủ để làm Event trong trường hợp chưa nhận đủ 100% giá trị tài trợ, và không bị “đổ nợ” nếu nhà tài trợ từ chối chi trả khoản còn lại nếu chương trình không thành công như mong đợi.

Bán cái nhà tài trợ quan tâm, không bán cái mình có

Xây dựng hồ sơ tài trợ là một việc quan trọng, nhưng nhiều người mời tài trợ lại không để tâm tìm hiểu coi nhà tài trợ cần gì và quan tâm đến điều gì, họ chỉ thao thao bất tuyệt về những gì họ cho là hay ho, thú vị. Hãy nhìn nhận hồ sơ của bạn dưới con mắt của nhà tài trợ để xem xét xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa. Để làm được điều đó, chúng ta hãy cùng phân tích xem nhà tài trợ coi trọng những điểm nào của sự kiện cần tài trợ.

Việc đầu tiên người cho tài trợ sẽ quan tâm là điểm nhấn của sự kiện đó là gì, làm thế nào để chương trình thành công. Họ sẽ xem xét sự thành công của sự kiện thông qua 2 khía cạnh:

  • Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện đó hay không: Cho dù bạn chỉ là một câu lạc bộ xã hội hay một công ty nhỏ, vẫn có cơ hội cho bạn nhận được tài trợ nếu bạn làm cho đơn vị tài trợ tin rằng bạn có thể tổ chức tốt chương trình. Điều đó có thể thể hiện qua background (lý lịch) tốt về tổ chức của bạn, qua những chương trình tương tự mà bạn đã làm, và qua những gì bạn thể hiện về cách thức tổ chức thực hiện sự kiện. Một số công ty mua format sự kiện, cuộc thi, lễ hội… từ nước ngoài, tương tự như nhượng quyền thương hiệu, tên tuổi và lịch sử thành công của chương trình ở nước ngoài đó sẽ gia tăng sự tin cậy cho người được chào tài trợ. Một số đơn vị chạy tài trợ lại gầy dựng uy tín cho mình bằng cách liên kết với những tổ chức, ban ngành khác như Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh Niên, Liên đoàn Lao động, Sở Khoa học-Môi trường… dưới vai trò cơ quan chủ quản hoặc nhà đồng tổ chức.
  • Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị: Mỗi tháng có hàng trăm hàng ngàn chương trình ca nhạc, vài chục hội chợ triển lãm… trên khắp cả nước, bạn phải thuyết phục được họ là tại sao nên tài trợ chương trình của bạn thay vì chương trình khác. Những điểm mới lạ, những điểm nhấn đặc biệt, những điểm cuốn hút khán giả… sẽ là điều khiến nhà tài trợ thích thú, quan tâm chương trình.

Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ:

  • Đối tượng được tuyên truyền và tham gia là ai, có phải đối tượng khách hàng tiềm năng của họ hay không?
  • Chương trình có đáp ứng được mục đích tài trợ của họ hay không: Có nhà tài trợ đang cần quảng bá thương hiệu, có người muốn thương hiệu của mình lấy lòng công chúng, có công ty đề cao mục tiêu thúc đẩy doanh số.., hãy khéo léo thăm dò để biết mục đích đó và dựa trên điều này bạn “chào hàng” cho họ những hoạt động và quyền lợi phục vụ cho mục đích của họ. Chẳng hạn một khách hàng đang muốn đẩy mạnh việc bán hàng, việc offer một gian hàng ngay tại sự kiện sẽ được họ đánh giá là một điểm hấp dẫn.
  • Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với nó hay không: Nhà tài trợ sẽ xem xét với ngân sách bạn đề xuất như vậy, có tương xứng với tầm vóc của sự kiện hay không, và nó có đáng “đồng tiền bát gạo” họ bỏ ra tài trợ hay không.

Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, nhà tài trợ đề cao những quyền lợi mà bạn dành cho họ và vấn đề truyền thông cho họ thông qua sự kiện đó như thế nào.

  • Những quyền lợi mà người chạy tài trợ có thể chào (offer) cho nhà tài trợ có thể là:

– Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông

– Xuất hiện thương hiệu trên các vật phẩm tuyên truyền, quảng cáo, tài liệu

– Phát hàng mẫu

– Trưng bày sản phẩm

– Bán hàng

– Truyền thông về nhà tài trợ miễn phí trên báo đài bảo trợ truyền thông hoặc báo nào khác dưới dạng bài PR, banner miễn phí

– Làm khảo sát, thăm dò

– Được chia sẻ database người tham gia sự kiện

  • Vấn đề truyền thông, tuyên truyền cho sự kiện, đứng dưới góc độ nhà tổ chức, có thể là để thu hút người tham dự và tạo sự nhận biết về chương trình, còn dưới góc độ nhà tài trợ, sẽ là cơ hội để đưa thương hiệu của họ đi cùng bạn trong chiến dịch truyền thông đó. Một số vấn đề bạn nên chú trọng là:

– Mức độ quảng bá rộng rãi của sự kiện: Có thể bạn chỉ cần thu hút 100 người đến với buổi hội thảo, nhưng cái nhà tài trợ quan tâm không phải là quảng bá cho 100 khách tham dự đó mà họ cần chiến dịch quảng cáo cho sự kiện có độ phủ đến 1 triệu người trước chương trình. Vì vậy, hãy truyền thông rộng rãi hết sức có thể vì nhà tài trợ thích điều đó.

– Con số cụ thể: Bao nhiêu tờ rơi được phát ra, bao nhiêu email được gởi đi, bao nhiêu diễn đàn được tuyên truyền, bao nhiêu bài PR được đăng. Những con số thuyết phục hơn ngàn lời nói.

– Đo lường một cách cụ thể: Đo lường được hiệu quả của truyền thông và sự kiện chính là đo lường hiệu quả tài trợ. Bởi vậy những tiêu chí đánh giá (KPI) như tỷ lệ người mở mail, số lượt người nhìn thấy bandrol, poster quảng cáo, lượt người xem trên diễn đàn… là cái mà nhà tài trợ cần.

– Nên có đối tác bảo trợ truyền thông: Đó có thể là báo đài, một website hay một diễn đàn nào đó. Nhà tài trợ cần thấy rằng có một đơn vị uy tín sẵn lòng đăng tin giới thiệu chương trình của bạn cho tất cả độc giả của họ và nhà tài trợ cũng được đi cùng các tin giới thiệu đó.

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

Thời điểm nào chạy tài trợ tốt nhất

Những chương trình lớn, trị giá một vài tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào kế hoạch marketing của mình. Những chương trình dưới 100 triệu thì có thể được ra quyết định tài trợ nhanh hơn, vì giá trị tài trợ không lớn và các công ty thường dành một khoản ngân sách nhất định để phòng hờ cho các chương trình nhỏ.

Tháng 11 tới tháng 12 hàng năm là thời điểm các công ty chốt ngân sách tài chính cho nên việc chào tài trợ vào thời điểm này hầu như là không khả thi. Nếu bạn cần vận động một khoản tiền tài trợ lớn cho năm sau, thì thời điểm gởi kế hoạch tốt nhất là 3 tháng cuối năm, vì lúc này người làm marketing đang”rục rịch” lên kế hoạch và ngân sách marketing cho năm sau, cơ hội bạn được đưa vào kế hoạch tài trợ cho năm sau của bạn sẽ cao hơn.

Ai nên là người đi gặp nhà tài trợ

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ. Theo tôi, tối thiểu nên có 3 người:

– Người vận động tài trợ: Có vai trò làm cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ

– Người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của sự kiện, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.

– Người trực tiếp tổ chức Event: Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, người tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ.

Chăm sóc nhà tài trợ

Sau khi nhà tài trợ đồng ý với việc tài trợ, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với những điều khoản rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Một số nhà tài trợ còn yêu cầu bên tổ chức event đính kèm kế hoạch tổ chức, kế hoạch truyền thông… như một phần của phụ lục hợp đồng.

hợp đồng tài trợ

Bạn hãy chuẩn bị một bảng phân công công việc cho cả hai bên với những deadline rõ ràng. Ví dụ thời điểm nhà tài trợ chuyển logo, thời điểm bạn gởi layout các vật phẩm quảng cáo, thời điểm họ chuyển tiền – nếu là tài trợ hiện kim (in-cash) hay sản phẩm – nếu là tài trợ hiện vật (in-kind).

Trong Ban tổ chức của bạn, hãy cử ra một người chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện đầy đủ quyền lợi cho nhà tài trợ theo như hợp đồng. Nếu vì lý do gì đó mà nhà tài trợ vi phạm các điều khoản hợp đồng, ví dụ giải ngân tài trợ chậm trễ, lạm dụng quyền lợi… , để đảm bảo cơ sở cho những kiện tụng sau này, bạn cũng đừng đáp lại bằng cách không thực hiện các quyền lợi của nhà tài trợ. Vì khi thưa kiện, bạn sẽ bị coi à người đơn phương vi phạm hợp đồng và có thể phải gánh chịu những rủi ro về việc giảm hoặc hủy bỏ các khoản tài trợ, thậm chí phạt vi phạm hợp đồng.

Sau khi Event kết thúc, hãy gởi cho nhà tài trợ một báo cáo kèm theo những hình ảnh về Event cho dù họ có yêu cầu bạn hay không. Việc đó sẽ được nhà tài trợ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và đặt bạn vào danh sách ưu tiên cho những lần tài trợ tiếp theo.

Xem thêm: Account Manager công ty Blue Ocean: Mời tài trợ là bán ý tưởng còn trên giấy

ANH ĐỨC


Bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện

Event Channel – Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình. Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.

Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim… tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep,  xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ… để gây chú ý cho người đi đường.

xe bus chạy roadshow

Làm roadshow cho game

Xe bus chạy roadshow với “tiệm Internet” lưu động bên trong

làm roadshow với xe jeep

Làm roadshow với xe jeep

Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.

tổ chức roadshow với xe segway

Tổ chức roadshow với xe segway

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.

Ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí … chạy chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động. Những chương trình bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức.

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe đạp

Tổ chức roadshow với xe đạp

Đi roadshow với xe bán tải

Đi roadshow với xe bán tải

Để tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có nhiều cơ quan chính trị như các tuyến đường Nguyễn Huệ, Lý Tự Trọng, Lê Duẩn… Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để “gây chú ý” cho người đường, nhưng việc này cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.

Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.

Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.

Xem thêm: Cách viết proposal cho chương trình ActivationKinh nghiệm phát tờ rơi quảng bá sự kiện
LÊ ĐẠI (Giám đốc Công ty Đại Dương Event)

Giới thiệu thêm về công ty Đại Dương Event
Đây là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trên toàn quốc.
Công ty có thế mạnh về Tổ chức roadshow, tổ chức lễ khai trương – khánh thành, tổ chức lế khởi công – động thổ, cung cấp người mẫu – PG – Lễ tân , cho thuê các thiết bị tổ chức sự kiện. Các bạn có thể tham khảo các sự kiện mà công ty đã tổ chức tại website:  www.daiduongevent.com .

Điện thoại: 0985.771133  –  0168.244.1249

Email:  daiduongevent@gmail.com

Website: daiduongevent.com –   chayroadshow.wordpress.com


Bài mới hơn:

Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event

Event Channel – Nghề tổ chức sự kiện là một trong những nghề nhiều áp lực nhất, sẽ có lúc những việc cần giải quyết chất chồng đến nỗi bạn muốn chết chìm trong biển công việc. Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là một bí quyết tiên quyết để thành công với nghề.

Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc chúng ta nên lưu ý các điểm sau

– Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt thì mục tiêu chính là thu hút nhiều khách hàng, mục tiêu phụ là bán được hàng, từ đó ta mới xác định được những việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó

Chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời  thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X – banner – vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.

Tự làm hay chuyển giao cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật khỏi guồng máy.

Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường.

Mất thời gian một lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần sau đó: Nhiều người nói rằng họ không có thời gian để mà ngồi nghĩ ngợi, sắp xếp công việc, nhiều người khác  thà nhín ra một tiếng đồng hồ để làm một công việc nào đó còn hơn là phải bỏ vài tiếng tập huấn cho người khác làm được việc đó và sau đó có thể mất thời gian để sửa chữa nó. Nhưng nên nhớ:

  • Dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc sẽ tập cho bạn thói quen làm việc khoa học về lâu về dài và vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.
  • Thà mất thời gian huấn luyện và sửa sai một lần cho ai đó, nhưng những Event lần sau họ có thể đảm đương được nó thay cho bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Hạn chế để công việc khác xen vào: Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết một số công việc như khảo sát địa điểm, duyệt layout thiết kế và họp phân công công việc, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như là khách hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ, bạn lại phải dành thời gian cho nó và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch. Việc phát sinh các công việc ngoài dự định là việc hết sức bình thường, nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi: Mức độ ưu tiên của công việc đó như thế nào, có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác, nếu dời vào lúc khác thì có ảnh hưởng gì không…

Đừng để tồn tại cảm giác Deadline còn ở xa: Nhiều người làm nghề Event thường có đặc tính ngần ngừ chờ đến gần hạn chót (deadline) mới thực hiện công việc được phân công. Ví dụ thứ 4 này họ được giao hoàn thành proposal trước ngày thứ 2 tuần sau, thì họ không làm ngay mà đợi đến sát ngày đó mới làm, vì vậy kết quả là họ làm ẩu vì không có thời gian hoặc thậm chí là trễ tiến độ. Việc này có nhiều nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá, hoặc do tự tin vào năng lực của mình hoặc đơn giản cho họ thích chần chừ, nhưng dù sao đó cũng là một tính xấu. Hãy dành ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao.

Sắp xếp bàn làm việc của bạn thật gọn gàng: Bàn làm việc bừa bộn là thói quen của nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện. Thứ nhất nó sẽ tác động vào tâm lý, làm cho bạn cảm thấy rất rối trong việc sắp xếp công việc, thứ hai là nó sẽ làm bạn mất thời gian tìm kiếm những vật dụng, giấy tờ mình cần, chính vì vậy một người làm event không nên để bàn làm việc của mình như một bãi rác.

Áp dụng những nguyên tác cơ bản trong việc quản lý thời gian hằng ngày – trong mỗi dự án nói chung và trongg nghề event nói riêng ta thường sử dụng bản timeline để quản lý tiến độ công việc thực hiện.

Timeline (tạm dịch là bản tiến độ công việc) – Một timeline hoàn chỉnh và có hiệu quả sẽ giúp tiến độ công việc diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng người thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một dự án.

Timeline không chỉ là một bàn danh sách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê những công việc chủ yếu , thời gian thực hiện được miêu tả một cách cụ thể và dễ dàng nắm bắt.

Các bước để chuẩn bị cho một bản timeline:

Bước 1: Tạo một bản mẫu

Chúng ta có thể sử dụng phần mềm excel hay một phần mềm quản lý dự án để tạo ra một khuôn timeline có sẵn . (Tham khảo thêm các biểu mẫu quản lý tiến độ công việcEvent timeline)

Bước 2: Thiết lập nội dung

Nếu dự án mà chúng ta thực hiện là một dự án nhỏ với ít người quản lý hay đó chỉ là một timeline cho chính công việc của chúng ta thì timeline chỉ cần bao gồm những công việc cần thực hiện và những cột mốc quan trọng cần phải làm, thời gian giới hạn cho từng công việc.

Nếu chúng ta có một dự án phức tạp thì timeline đòi hỏi phải chi tiết thể hiện được sự ảnh  hường của từng công việc với nhau.

Bước 3: Đưa ra thời gian giới hạn cho mỗi công việc được liện kê.

Xác định rõ ngày bắt đầu của dự án và xác định mỗi công việc nhỏ sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian

Tóm lại, đồ đạc được sắp xếp trật tự thì dễ tìm thấy, thời gian làm việc cũng vậy bạn chỉ loay hoay bận bịu khi không sắp xếp công việc một cách hợp lý và có trật tự. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta cải thiện vấn đề tích cực hơn, đặc biệt là trong nghề event khi mà mức độ chính xác và hiệu quả làm việc nằm ở một vị trí hết sức quan trọng

QUỲNH TRANG


Bài liên quan:

Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

Event Channel – Thông thường khi muốn tổ chức một sự kiện, những công ty khách hàng (Client) sẽ có những thông tin, yêu cầu cơ bản về tổ chức đối với đơn vị thực hiện (Agency) và mời các Agency đến để phổ biến những thông tin này.

Phía Agency sẽ cử người đến  công ty nghe Công ty khách hàng phổ biến thông tin trực tiếp và quá trình này được gọi là “đi nhận briefing” hay đi nhận brief và buổi phổ biến thông tin đó được gọi là Event Briefing. Một buổi Briefing thường được đồng nhất với một buổi RFP (Request for proposal) vì tính chất của nó là đưa ra những thông tin, yêu cầu, sau đó đề nghị Agency gởi proposal và báo giá để đấu thầu.

Buổi briefing là một khâu quan trọng trong quá trình làm event vì nó giúp Công ty khách hàng và Agency gặp gỡ nhau ở sự thấu hiểu về chương trình. Đứng ở vai trò một Agency, việc nhận brief càng chu đáo thì cơ hội thắng thầu càng cao.

Những bí quyết dành cho Event Agency khi đi nhận brief

– Tìm hiểu về khách hàng: Trước khi gặp một khách hàng, cần phải tìm hiểu kĩ về khách hàng đó, để hiểu về khách hàng như”gu” của họ, những chương trình trước đây đã tổ chức,… một khi nắm được nhu cầu của khách hàng thì cuộc gặp sẽ diễn ra thuận lợi và thông tin rõ ràng hơn. Bạn có thể tìm hiểu thông tin về họ qua website của họ, báo chí, hay qua những mối quan hệ trong nghề.

Tác phong: Đi đúng giờ vì khách hàng sẽ không đánh giá cao những Agency bê trễ, ăn mặc lịch sự và phù hợp không khí của công ty khách hàng (nếu biết trước công ty khách hàng), nên đi từ hai người trở lên để bổ trợ cho nhau, nhưng cũng không nên đi quá nhiều như muốn “áp đảo” khách hàng.

– Càng chi tiết càng tốt: Để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng, trước khi đi gặp khách hàng, chúng ta nên xác định được loại event mà họ muốn thực hiện (tổ chức hội nghị, khai trương động thổ, activation,…) và liệt kê ra những câu hỏi từ checklist đã làm cho những event trước. Kinh nghiệm và mức độ quan tâm của Agency đối với Event sẽ thể hiện qua những câu hỏi mà họ đặt cho khách hàng.

– Giới thiệu về công ty mình: Cho dù khách hàng biết hay chưa biết nhiều về công việc, cũng nên giới thiệu sơ qua về công ty mình và một số dự án công ty đã làm cho khách hàng thông qua một bản Presentation để khách hàng có cái nhìn tổng quát và tin tưởng vào năng lực công ty bạn. Có thể mào đầu bằng cách hỏi khách hàng “Chúng tôi có thể giới thiệu cho anh/chị sơ qua về công ty mình được chứ?” và nếu họ đồng ý thì bạn bắt đầu phần giới thiệu.

Kĩ năng khai thác: Rèn luyện kĩ năng khai thác thông tin vì 80% lý do một bản brief không tốt vì kĩ năng đặt câu hỏi và truyền đạt của người nhận brief “có vấn đề” hoặc đơn giản là do thiếu kinh nghiệm. Có nhiều khách hàng rất bài bản và chuyên nghiệp trong việc brief cho Agency, họ thường chuẩn bị những bảng brief rất cụ thể, chi tiết kèm theo những yêu cầu. Ngược lại một số khách hàng lại không chuyên nghiệp trong việc này lắm,  nhiều lúc ngay chính họ cũng không xác định được yêu cầu của họ là gì và diễn đạt nó một cách hết sức mơ hồ. Vì vậy đòi hỏi Agency phải có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để khai thác thông tin, nhận biết được nhu cầu, mong muốn từ khách hàng. Nên nhớ, những khách hàng càng mập mờ về thông tin thì càng khó lường, còn những khách hàng càng tỉ mỉ, chi tiết, càng đưa ra nhiều câu hỏi là người dễ dàng để hợp tác cùng vì họ tương đối chuyên nghiệp.

– Với một checklist đầy đủ và chương trình thành công thì bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy tất cả những hạng mục cần phải chuẩn bị cho event tiếp theo. Các Event agency nên phổ biến cho đội ngũ của mình một mẫu Event briefing chuẩn để khi đi gặp khách hàng, họ sẽ biết khai thác những thông tin tối thiểu cần có để thực hiện Event.

– Hãy kết thúc buổi nhận Briefing bằng cách nói với khách hàng rằng “Nếu cần thêm thông tin để thực hiện proposal, tôi có thể liên vệ với anh/chị để được cung cấp thêm được không?”. Dĩ nhiên họ sẽ rất sẵn lòng và việc bạn làm là lưu lại liên lạc của họ để có thể khai thác những vấn đề cần bổ sung mà ngay tại buổi Briefing bạn chưa thấy ngay được.

Đối với Công ty mời thầu: hãy chuẩn bị sẵn Event Briefing:

Một hoặc hai trang A4 có thể gói gọn toàn bộ thông tin và yêu cầu của chúng ta về Event mà chúng ta cần tổ chức. Người thực hiện dự án khi có trong tay một bản brief tốt sẽ nhìn được bức tranh toàn cảnh của dự án: Mình đang ở đâu ? Vai trò của mình là gì ? Mục tiêu mà khách hàng muốn đạt được qua dự án này. Bản Event Briefing càng chi tiết, kỹ lưỡng thì sau này càng đỡ nhọc công cho bạn và cả Agency. Một bản brief hay nên có đầy đủ các thông tin cần thiết như :

  • Thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự, thành phần tham gia…
  • Thông tin về công ty và ngành, người liên hệ trực tiếp: ngành nghề kinh doanh cũng rất quan trọng, vì ta sẽ xác định được vị trí của Khách hàng trên thị trường, từ đó đưa ra những lựa chọn thích hợp.
  • Tính chất của khách tham dự: tuổi tác, thu nhập, sở thích…
  • Thông điệp muốn gửi tới khách hàng
  • Các mục tiêu cần đạt được: Ví dụ mục tiêu về số lượng tham dự, về doanh số, về tỷ lệ phản hồi…
  • Các chiến lược đề ra
  • Những yêu cầu khác
  • Tiêu chuẩn để đánh giá Event thành công
  • Hạn mức ngân sách, kinh phí
  • Những yêu cầu về các mốc thời gian hoàn thành : ngày nào thuyết trình bản kế hoạch, ngày nào ký hợp đồng, ngày nào bắt đầu triển khai…

Bạn có thể tham khảo một mẫu Event Briefing tương đối chi tiết và đầy đủ tại đây

NGUYỄN CHINH (Account Manager công ty BB Event)


Bài liên quan:

Làm sao để mời khách VIP tham dự event

Event Channel – Bạn sắp tổ chức một hội thảo thu phí dành cho chủ doanh nghiệp, hoặc một hội nghị khách hàng kèm tiệc cho giám đốc, chủ tịch những tập đoàn lớn. Nhưng bạn đang băn khoăn về việc làm sao để mời những vị khách vốn luôn bận rộn này “hạ cố” đến tham dự event của mình. Quả thật, việc thuyết phục họ có mặt là rất khó, tiệc sang, nhà hàng lớn, quà tặng giá trị… cũng không ý nghĩa bằng việc event của bạn đem đến cho họ chính xác những gì họ cần.
Vậy những vị khách VIP này cần gì ở một event, chúng ta hãy cùng khám phá.
1. Khách VIP cần tiếp cận quan chức chính quyền
Các quan chức chính phủ, những người nắm giữ vị trí đầu ngành ở các cơ quan chức năng, chủ tịch các hiệp hội giao thương… là đối tượng mà tất cả những lãnh đạo doanh nghiệp đều mong muốn được tiếp cận nhằm phục vụ cho các mục đích tìm hiểu thông tin, lobby, tạo quan hệ… Nếu trong event của bạn có khách mời, ban cố vấn bao gồm những nhân vật này thì sẽ là một điểm nhấn lý tưởng thúc đẩy khách được mời đăng ký tham dự ngay.
2. Khách VIP cần những cơ hội làm ăn
Networking là tiêu chí quan trọng khi dự event của hầu hết các khách VIP. Họ muốn giao lưu, gặp gỡ và đặt quan hệ làm ăn với nhau thông qua những bữa tiệc như thế này, chính vì vậy, bạn hãy tạo tối đa những cơ hội cho họ có thể làm được điều này.
Hãy mời những vị khách mà sản phẩm, dịch vụ của người này có thể bán được cho người kia, hoặc hai bên có thể hợp tác với nhau. Một giám đốc công ty sản xuất sàn gỗ  sẽ không mấy hứng thú đến tham dự một hội thảo ngành xây dựng với thành phần khách mời là những vị giám đốc công ty gạch men, ngói, sơn, thiết bị phòng tắm… bởi họ không thể là khách hàng của nhau hoặc nếu có thì cơ hội hợp tác là rất ít. Tuy nhiên nếu trong event có thành phần là các chủ công ty thầu thì chắc chắn họ sẽ đăng ký tham dự ngay mà chẳng đợi mời chào nhiều. Nếu bạn tự tin về thành phần khách tham dự, đừng ngần ngại đưa cho người được mời xem danh sách khách tham gia của bạn, khả năng họ quan tâm và tham dự sẽ rất cao.
Trong event, bạn nên có các hoạt động có thể gắn kết được họ. Nếu đó là một chuyến team building, hãy chia họ theo nhóm cố định, nếu đó là một buổi hội nghị khách hàng, có thể có một phần thi namecard đẹp dành cho khách tham dự để họ “có cớ” trao đổi namecard rộng rãi.
YBA Ladies
Các nữ doanh nhân vui hết mình tại dạ tiệc Quý bà của Hội doanh nhân trẻ
3. Khách VIP cần nơi tiếp đãi đối tác
Nếu có thể, nên tạo điều kiện cho khách mời của mình có thể mời thêm đối tác của họ đến. Những buổi tiệc thử rượu của các công ty rượu, một dạ tiệc sang trọng trong một khách sạn lớn… là dịp lý tưởng để khách hàng mời đối tác của họ tham dự cùng. Như vậy bạn vừa mời được họ, vừa có cơ hội tiếp cận những khách hàng tiềm năng do họ dẫn đến.
4. Khách VIP thích những sở thích VIP
Đôi khi một vị giám đốc chơi golf hay tennis không phải vì họ thích golf, hay đi xem một buổi hòa nhạc chưa hẳn vì họ yêu âm nhạc. Họ đến với sở thích đó vì họ biết rằng có rất nhiều VIP khác cũng tham gia vào thú vui “quý tộc” này, vừa giúp xây dựng hình ảnh đầy phong cách của họ, vừa có cơ hội làm quen với những VIP khác. Đó là lý do vì sao người ta hay tổ chức các giải golf dành cho doanh nhân mà không phải giải bóng đá. Hãy chú trọng vào các hoạt động “quý tộc” này nếu bạn muốn chinh phục khách VIP.
HẠ THẢO

Bài liên quan: