Archive

Posts Tagged ‘quy trình tổ chức event’

Kinh nghiệm viết báo cáo sau sự kiện cho khách hàng

Event Channel – Hãy nói chuyện với khách hàng bằng những con số – đó là minh chứng thực tế nhất cho hiệu quả của sự kiện mà họ đầu tư.

Sau mỗi Event, người bỏ tiền ra làm sự kiện rất cần đánh giá hiệu quả mà Event mang lại cho họ nhiều ít như thế nào. Một báo cáo đầy đủ, chi tiết, cho dù kết quả có khả quan hay không, cũng đem lại cho khách hàng sự hài lòng và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện.

Sau đây là một số lưu ý mà Event Channel muốn chia với bạn khi làm báo cáo cho sự kiện:

1. Hãy nói chuyện với khách hàng bằng những con số

Đừng đưa ra những nhận xét mang tính cảm tính, không có gì chính xác và thuyết phục hơn những con số. Hãy nói có 10,000 tờ rơi được phát ra, 30 bancdrol được treo… thay vì nói chúng tôi đã tuyên truyền chương trình rất rộng rãi, hãy nói có 15,000 người đã tham dự chương trình thay vì nói chương trình có rất đông người tham dự, hãy nói có 5000 lượt người đăng ký chơi trò chơi thay vì nói rất nhiều người tham dự thích thú hưởng ứng các trò chơi trong sự kiện.

Để có được những con số như vậy đòi hỏi người làm sự kiện phải có công tác thu thập dữ liệu. Tại Event, hãy bố trí bộ phận ghi nhận số lượng người tham dự sự kiện, có thể thông qua các phiếu bốc thăm trúng thưởng, lượt sticker được phát ra cho khách tham dự, có thể bố trí các bàn cho phép đăng ký tham gia các trò chơi, hoạt động… để nắm được mức độ hưởng ứng của khách hàng. Nên nhớ rằng, khách hàng không yêu cầu bạn thu thập database người tham dự sự kiện có thể vì họ chưa nghĩ ra việc đó chứ không phải là không cần, cho nên nếu bạn nói rằng bạn có thể giúp họ làm việc này, chắc chắn trên môi họ sẽ nở nụ cười hài lòng. Tham khảo thêm Thu thập database trong tổ chức sự kiện

2. Hình ảnh hiệu quả hơn trăm lời nói

Hãy chụp ảnh lại tất cả, từ việc phát tờ rơi, treo bandrol, dán poster trước chương trình, chụp lại những nơi đã treo banner trong sự kiện… để khách hàng kiểm chứng độ phủ thương hiệu của họ thông qua sự kiện. Để chứng minh người tham dự rất hài lòng với sự kiện, hãy ghi hình lại những gương mặt hào hứng của họ khi tham gia Event, những đám đông vây quanh các bàn đăng ký… Những hình ảnh này sẽ tường thuật lại sống động nhất về Event, làm cho khách hàng của bạn, kể cả những người chưa được chứng kiến tận mắt Event, đều cảm thấy hết sức thỏa mãn.

viết báo cáo sau sự kiện

3. Hãy quan tâm đến tỷ lệ chuyển đổi

Khi làm Event khách hàng đều có những mục đích riêng, không ai bỏ tiền ra đầu tư cho vui cả, cho nên khi khám phá được nhu cầu của họ và thực hiện sự kiện theo như mong muốn của họ, hãy để các tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate) nói lên dùm bạn sự thành công của Event. Hãy cố gắng tính toán xem bao nhiêu người tham dự trên tổng số người nhận được tờ rơi (nếu bạn yêu cầu người tham dự cầm tờ rơi đến thay cho vé vào cửa), bao nhiêu người đăng ký dùng thử sản phẩm trên tổng số khách tham dự Event, bao nhiêu người được thuyết phục ký hợp đồng mua hàng trong tổng số những người tham dự, tỷ lệ nhận biết và ghi nhớ thương hiệu sau khi tham dự là bao nhiêu phần trăm… Cho dù nó thấp hay cao thì cũng đều là một con số rất rõ ràng, cụ thể giúp nhà đầu tư biết chắc chắn Event đem lại cho họ được gì.

4. Đừng thiếu phần đề xuất cải thiện

Cũng giống như một bản báo cáo sau sự kiện trong nội bộ, bạn đừng quên phần đánh giá và đề xuất ở cuối báo cáo gởi cho khách hàng. Chương trình thành công như thế nào, có trở ngại gì hay không, nguyên nhân gì gây ra các trở ngại, đội ngũ nhân viên của phía khách hàng đã phối hợp tốt với bên tổ chức Event hay chưa?

Bạn cũng nên mạnh dạn đề xuất với khách hàng một số ý tưởng để cải thiện nếu tiếp tục tổ chức những sự kiện sau, ví dụ khách hàng cần duyệt chương trình/thiết kế trước tối thiểu bao nhiêu ngày để đảm bảo không bị cập rập về tiến độ, những công tác cung cấp hàng hóa, hiện vật cho sự kiện từ khách hàng chưa được suôn sẻ… Họ chắc chắn sẽ đánh giá cao thiện chí của bạn, thấy rằng mình cũng có trách nhiệm trong việc chia sẻ công việc với Agency để đảm bảo giảm thiểu trục trặc trong Event. Và tất nhiên, họ sẽ nghĩ đến bạn ngay đầu tiên khi muốn tổ chức những Event sau này.

Xem thêm: Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện

TRUNG NGÔ

Dàn ý nên có của một báo cáo sau Event:1. Thông tin tóm tắt về Event

Thời gian, địa điểm, số lượng tham dự

Các mục đích, mục tiêu đề ra

2. Tổng kết công tác triển khai thực hiện

Báo cáo về việc tuyên truyền như phát tờ rơi, treo banner, làm PR trên báo chí…

Báo cáo về các hoạt động trong Event

Báo cáo về mức độ nhận biết của thương hiệu (thông qua độ phủ của logo, màu sắc đặc trưng trong chương trình)

Báo cáo về tình hình cho dùng thử, bán hàng (nếu có)

3. Đánh giá, đề xuất

Đánh giá mức độ thành công của chương trình thông qua các con số, tỷ lệ chuyển đổi

Đánh giá công tác tổ chức, sự phối hợp giữa Client Team và Event Team

Kinh nghiệm rút ra và đề xuất với khách hàng


Bài liên quan:

Vận dụng trò chơi trong Event

Event Channel – Vai trò của trò chơi trong một sự kiện là để làm nóng bầu không khí và liên kết mọi người cùng hòa nhập vào sự kiện. Vì vậy, sáng tạo trò chơi thích hợp với tính chất của từng sự kiện là một kỹ năng bắt buộc của một Event Planner.

Có thể thấy trò chơi trong Event thường phân thành các nhóm như sau:

– Trò chơi mang tính vận động: Thường phù hợp cho những sự kiện có không gian sân khấu rộng, và đối tượng khách hàng tương đối trẻ. Các trò chơi này thiên về vận động tay chân, tạo tiếng cười thoải mái và không khí sôi động. Đặc biệt vài năm trở lại đây, hình thức trò chơi team building khá phát triển, nhất là trong các sự kiện ngoài trời. Đây là hoạt động thiết thực vừa truyền tải tối đa văn hóa công ty vừa kết nối các cấp nhân viên cùng bộ máy để hoàn thành mục tiêu kinh doanh của công ty. Để hiểu rõ hơn về loại hình này, bạn đọc có thể tham khảo tại http://www.superteambuilding.com hoặc http://www.vietnamteambuilding.com

– Trò chơi vận may: Như bốc thăm, quay lô tô hay làm một hành động đơn giản nào đó… để chọn ra những người may mắn. Những trò chơi này khá đơn giản nhưng mức độ hào hứng luôn cao vì thông thường quà tặng rất hấp dẫn. Nhưng người tổ chức cần lưu ý, ở những trò chơi có bốc thăm giải thưởng giá trị lớn thì cần phải xin phép Sở Công thương.

Trò chơi dạng Board game: Là những trò chơi như lắp ghép, xếp hình trên các chiếc bàn, thường chơi theo nhóm từ 2 đến 5 người, dưới áp lực về thời gian hoặc khối lượng công việc. Trò chơi dạng này cũng phù hợp nhất với những người trẻ.

– Trò chơi Hi tech trên máy tính, điện thoại: Thường là dạng Flash game viết riêng cho Event, trông rất bắt mắt, chuyên nghiệp, có thể quảng bá tốt cho thương hiệu, sản phẩm thông qua việc đưa nó vào ngay trong trò chơi. Ngoài ra, một số trò chơi còn thu thập được database người chơi thông qua việc yêu cầu họ điền thông tin trước khi bắt đầu chơi. Việc này phù hợp với các hội chợ, hay những Event đông người. Giá để làm 1 game Flash thường khá cao, từ 1000 – 2000 USD nhưng những ấn tượng mà nó đem lại cũng khá tương xứng.

– Trò chơi cho tất cả đám đông: Đây là thể loại trò chơi lôi kéo sự can dự của tất cả người chơi, ví dụ cùng tìm một ị khách bí ẩn nào đó (đã được Ban tổ chức phân công trước).

tổ chức trò chơi

Để có những trò chơi hấp dẫn, phù hợp với loại hình sự kiện mình tổ chức, người tổ chức nên lưu ý:

Trước tiên, cần xác định sự kiện mình sắp tổ chức là gì, đối tượng khách hàng là ai, không gian tổ chức như thế nào… rồi lên một kịch bản trao đổi với khách hàng để có giải pháp tốt nhất. Chẳng hạn như vào dịp cuối năm, rất nhiều công ty tổ chức Hội nghị khách hàng để tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên. Tuy nhiên, mỗi đơn vị tổ chức lại có phong cách, yêu cầu khác nhau nên không thể dùng một kịch bản chung cho loại hình sự kiện này. Lúc đó, bạn cần tìm hiểu xem người tham dự Hội nghị khách hàng thực sự là ai: Là các vị lãnh đạo của các công ty con của tập đoàn, là khách hàng trực tiếp mua sản phẩm, là nhân viên của công ty…

Từ đó sẽ vận dụng các trò chơi mang lại hiệu quả cao, phù hợp. Không thể sử dụng hình thức game giải trí như đuổi hình bắt chữ, ghép thương hiệu… trong một bữa tiệc dành cho các tổng giám đốc, trưởng phòng, cũng không quá lạm dụng nhiều trò chơi làm mờ nhạt đi chủ đích “cảm ơn” của đơn vị tổ chức.

Trong các buổi hội nghị, hội thảo, người làm sự kiện thường ưa chuộng những trò chơi đơn giản, dễ thực hiện như xổ số, lựa chọn vị khách may mắn ngẫu nhiên (màu sắc hoa cài áo, vị trí ngồi…), câu hỏi liên quan đến thương hiệu sản phẩm, ghép logo thương hiệu hay mời người tham gia lên sử dụng sản phẩm (trong các chương trình ra mắt sản phẩm mới).

Còn với những sự kiện mang tính chất cá nhân, thân mật (đám cưới, lễ thôi nôi, sinh nhật…), trò chơi được tổ chức thoải mái và phong phú hơn. Đó có thể là cuộc thi hát karaoke với giải thưởng do đích thân cô dâu chú rể chuẩn bị; hay mọi người đưa ra những câu hỏi thú vị mà cô dâu chú rể chỉ có thể trả lời “có” hay “không”; bức ảnh ngộ nghĩnh nhất trong tiệc sinh nhật của trẻ nhỏ…

trò chơi trong event

Lồng ghép thương hiệu, tính chất của sản phẩm vào trò chơi là một điều tốt (cho nhà tổ chức), tuy nhiên không nên lồng ghép một cách quá khiên cưỡng, ví dụ muốn thông qua trò chơi nhồi nhét vào đầu người tham dự tất cả dãy sản phẩm của công ty cùng tên của từng sản phẩm. Ngược lại, hãy để cho người chơi tự nhiên cảm nhận được sản phẩm, những tính năng nổi bật hay thông điệp cần truyền tải một cách nhẹ nhàng thông qua trò chơi.

Ví dụ trong một Event của một nhãn sữa dinh dưỡng, nhà tổ chức cho người nội trợ tham dự trò chơi chọn3  ô có hình ảnh các loại thực phẩm mà mặt sau hiển thị số Calories năng lượng cung cấp cho người ăn, nếu trên 2000 kcl (là mức năng lượng tối thiểu cần cho cơ thể mỗi ngày) thì sẽ nhận được quà. Qua đó huấn luyện cho người nội trợ biết số Calories năng lượng cần thiết mỗi ngày cho cả gia đình. Mục đích quan trọng nhất là họ cũng cho thấy sữa cung cấp rất nhiều Calories, chính vì thế thông điệp “Uống sữa mỗi ngày” đến thật nhẹ nhàng, tự nhiên và dễ nhớ thông qua một trò chơi nhỏ.

tổ chức trò chơi trong event
trò chơi đồng đội
Trò chơi đồng đội
Những rủi ro có thể gặp khi sáng tạo trò chơi là:
  • Luật chơi quá lắt léo khiến khách hàng khó nắm bắt: MC giải thích miệt mài nhưng người tham dự vẫn không hiểu rõ luật chơi hoặc liên tục vi phạm luật
  • Trò chơi là “điệp vụ bất khả: Trò chơi khó đến nỗi khách tham dự không thể chơi được. Lúc này MC cần linh động tìm cách giảm bớt độ khó hoặc thay đổi luật chơi để người chơi có thể tham gia.
  • Khách tham dự không hưởng ứng nhiệt tình: Trò chơi được đưa ra nhưng người tham dự lại xìu xìu ển ển không muốn lên chơi do không hứng thú hoặc ngại ngần, điều này hay gặp ở những Event dành cho những người đứng tuổi. Lúc này MC phải là người kích động đám đông và truyền lửa nhiệt tình cho họ. Nếu cần thiết, có thể gọi một vài “gà nhà” lên tham dự trước để làm “mồi”.
  • Yếu tố “hợp pháp” khi sáng tạo trò chơi. Hẳn các bạn trong nghề còn nhớ có công ty trong trò chơi xổ số in hình tiền mệnh giá 5 triệu đồng, mô phỏng tờ 500.000 đồng nên bị giới truyền thông đặt dấu hỏi “Công ty phát hành tiền để tiêu ở tiệc tất niên” gây ấn tượng không tốt.

Do đó, người tổ chức sự kiện luôn cần phải sáng suốt tư vấn cho khách hàng của mình những ý tưởng tốt và “an toàn” nhất.

Một số trò chơi đơn giản, phù hợp với các loại sự kiện:1. Nhận diện thương hiệu (dành cho công ty có nhiều nhãn hàng sản phẩm)
MC mời một người lên ghi tất cả các nhãn hàng của công ty vào những mẩu giấy. Sau đó MC mời một nhân viên công ty lên chọn ngẫu nhiên một mẩu giấy rồi để khách tham dự đặt câu hỏi xung quanh nhãn hàng (có sự gợi ý). Nhân viên chỉ được trả lời “có” hoặc “không”. Vị khách đoán trúng tên nhãn hàng sớm nhất sẽ được phần thưởng từ công ty.

2. Làm quen (dành cho những buổi gặp gỡ mới như training, tiệc cưới…)
Phát cho mỗi khách tham dự một tấm card: một mặt viết tên khách, mặt kia đánh số trước. Sau khi mọi người làm quen với nhau, MC yêu cầu mỗi người viết tên và số của người bạn mới quen. Người thắng cuộc là người viết được nhiều đáp án nhất.

3. Tìm đối tác (dành cho người trẻ tuổi)

Số người tham dự phải là số chẵn. MC sẽ dựa vào số người để viết các cặp giấy về động vật như (mèo, vịt, trâu…). Mọi người bốc giấy rồi diễn tả động tác con vật mình bắt được (không được nói). Một vài cặp tìm được nhau sớm nhất là những người chiến thắng

HÀ ANH


Bài liên quan:

Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả

Event Channel – Những bí quyết dưới đây giúp bạn quảng bá truyền thông cho sự kiện của mình, và phần tiếp theo định ra những tuỳ chọn về các phương tiện công bố thông tin để bạn có thể tham khảo và sắp xếp trong ngân sách cho phép của mình.

Lên kế hoạch công bố thông tin sớm

Nguyên tắc quan trọng nhất của việc lên kế hoạch quảng bá là lên sớm, càng sớm thì càng có nhiều cơ hội quảng bá sẵn sàng cho bạn lựa chọn. Nó còn giúp ta thư thả để sản xuất những vật phẩm quảng cáo có chất lượng và giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất chúng.

Tính đến ngân sách đầu tiên

Lên một khoản ngân sách để quảng bá cho event của bạn càng sớm, thì càng mở ra nhiều cơ hội. Ví dụ với một ngân sách cho phép, bạn có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio hay TV, sản xuất brochure, flyer hay poster,gửi mail trực tiếp… Tuy rằng có nhiều tuỳ chọn cho việc quảng bá miễn phí, nhưng nó không đáng tin cậy bằng những gì bạn phải trả để có bởi vì bạn không thể kiểm soát thời gian và nội dung thông điệp của bạn.

Định ra khán giả mục tiêu của mình

Điều này sẽ giúp bạn tìm ra phương tiện tốt nhất để tiếp cận họ. Ví dụ nếu đối tượng của bạn là sinh viên thì bạn muốn tất cả sinh viên sẽ đến tham dự event hay chỉ một vài nhóm đặc biệt, ví dụ sinh viên năm 2 ngành marketing? Càng làm chi tiết, rõ ràng thì chiến lược quảng bá càng hiệu quả.

Đặt ra mục tiêu (có tính thực tế)

Định rõ bạn muốn đạt được gì từ việc tuyên truyền về event. Ví dụ bạn tập trung vào số lượng khán giả, như bán được bao nhiêu vé, đạt mục tiêu gì về thu nhập, hay tập trung vào đặc điểm khán giả, không cần nhiều, chỉ cần đúng đối tượng mà thôi? Phải làm rõ điều này chiến dịch quảng bá của bạn mới đi đúng hướng.

Phát triển một kế hoạch:

Lên một kế hoạch giúp bạn đạt mục tiêu với ngân sách thực tế và thời gian cụ thể.

Phương tiện Thời gian tối thiểu
Gửi mail hàng loạt Ít nhất 48 giờ trước event
Thông cáo báo chí 1 đến 2 tuần
Thông cáo báo chí cho báo giấy 4 đến 6 tuần
Lập 1 website 3 đến 4 tuần
Poster, bandrol 2 đến 4 tuần
Tờ rơi 4 đến 6 tuần
Gửi thư 1 đến 2 tuần
PrintAD, TVC 6 đến 8 tuần

THẢO NGUYÊN (Dịch từ eventprofs.net)


Bài liên quan:

Event nhập môn: Quy trình tổ chức một sự kiện

Event Channel – Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản.

Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau:

Quy trình tổ chức một sự kiện

Các bước tổ chức một sự kiện

1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)

Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

2. Hình thành Concept và Theme

Concept ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như “linh hồn của Event” cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là “Linh hồn” thì Theme là “Diện mạo” của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. (Xem thêm bài Concept và Theme: Linh hồn của sự kiện)

Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là “Luôn tràn đầy năng lượng sống”, còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng lượng”đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster…, qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.

3. Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả… Bạn có thể đọc thêm bài viết hướng dẫn viết Proposal tại đây.

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu… Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).

Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng), Event Channel đã có bài viết về việc này, các bạn có thể xem thêm tại đây.

4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

5. Tổ chức triển khai (Execution)

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)…

Thiết bị nghe nhìn tại Event

Người làm Event phải chu đáo và khắt khe trong từng công việc dù nhỏ nhất

Nhiệm vụ của bạn – một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Event Manager

Hình ảnh quen thuộc của một người tổ chức sự kiện

Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu).

6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)

Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:

  • Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
  • Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
  • Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…
  • Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm

Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm.

MINH THƯ


Bài liên quan: