Archive

Posts Tagged ‘rủi ro event’

Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Khi khách hàng đột ngột hủy đơn hàng tổ chức sự kiện, thì việc định giá cho những tổn thất thực tế đối với các đơn vị tổ chức là vấn đề không hề đơn giản. Chính vì lí do đó, hầu hết các bản hợp đồng sự kiện đều sử dụng điều khoản “bồi thường thiệt hại định trước”, thống nhất đưa ra những mức thiệt hại nếu khách hàng hủy hợp đồng.

Lượng bồi thường thiệt hại định trước có thể là một khoản bất kì nào đó không có quy định, nó được thỏa thuận giữa các bên để đưa ra và tất nhiên phải được pháp luật xem là một hình phạt thỏa đáng. Khoản bồi thường này không vượt quá những thua lỗ thực sự mà nhà tổ chức sự kiện dự kiến sẽ phải chịu.

Khi thực hiện bất kì một event nào cũng cần có hợp đồng tổ chức sự kiện

Khoản bồi thường thiệt hại nhiều nhất thường là các khoản thuộc phần địa điểm và thức ăn, thức uống. Bồi thường thiệt hại định trước thường được ước tính theo phần lợi nhuận bị mất của sảnh nhận tổ chức nếu sự kiện vẫn được tổ chức như lịch định. Theo đó, nếu sự kiện bị hủy, các đơn vị tổ chức sẽ phải gánh khoảng 75% giá thuê địa điểm, và 25% chi phí thức ăn thức uống đặt trước.

Cũng có nhiều hợp đồng hình thành bằng cách nhà tổ chức định mức bồi thường thiệt hại theo tỉ lệ phần trăm của các cơ sở nhất định, chẳng hạn là doanh thu, hay còn gọi bằng cụm từ chung chung như “doanh thu dự kiến”, “tổng doanh thu dự kiến”. Việc sử dụng tỉ lệ phần trăm và những thuật ngữ còn khá mơ hồ này thì không hề đơn giản bởi thiêu đi sự rõ ràng về khoản bồi thường thiệt hại cụ thể sẽ là bao nhiều nếu hủy chương trình. Vì vậy, khoản bồi thường thiệt hại định trước nên là các con số thanh toán cụ thể và cũng cần đưa ra được lợi nhuận ước lượng mà nhà tổ chức có được nếu sự kiện vẫn tổ chức theo dự kiến.

Khi định trước bồi thường thiệt hại kinh tế, điều quan trọng là cần lưu ý đến việc giảm bớt thiệt hại như tìm cách chuyển nhượng lại không gian tổ chức sự kiện đã bị hủy cho một bên khác, tuy nhiên nếu các bên của hợp đồng không đồng ý với điều này, thì việc chuyển giao là không khả thi. Giảm nhẹ thiệt hại hay tái trao đổi cơ sở vật chất có thể là một cách hay nếu lượng thiệt hại không phải là yếu tố chính yếu trong doanh thu ước tính. Tuy nhiên, một lần nữa, nếu một điều khoản về việc tái trao đổi không gian giữa các bên là cần thiết, thì trách nhiệm của họ là nhớ đặt điều đó vào bản hợp đồng.

Những điều khoản trong hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ giúp tránh một số rủi ro khó lường trước

Tuy nhiên, bồi thường thiệt hại định trước không áp dụng được khi rơi vào tình trạng nhà tổ chức hủy hợp đồng, bởi vì khách hàng không phải là những người trong lĩnh vực event thì không thể biết sự mất mát thiệt hại là bao nhiêu trong tình huống này và vì vậy bồi thường có khả năng không thực hiện được. Nói như vậy không có nghĩa là nhà tổ chức có thể hủy bỏ chương trình mà không chịu chút trách nhiệm pháp lý nào cả. Trong trường hợp này, cả hai bên phải cùng xoay sở để giảm nhẹ thiệt hại của mình bằng cách tìm kiếm các công ty khác cũng đang tổ chúc hội nghị, đồng thời tính toán, định giá cho những tổn thất thực sự sau khi tất cả những chi phí và doanh thu được kiểm kê.

Xem thêm:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)

MAI PHƯƠNG (Lược dịch từ meetingsnet.com)


Bài liên quan:

Một vài lưu ý khi làm event ở biển

Event Channel – Tổ chức một buổi tiệc tối bên bờ biển  hay là một sự kiện với sân khấu nước ngoài trời, bên cạnh là bờ biển mênh mông quả là một sự thi vị tuyệt vời. Nhưng bên cạnh đó là những rủi ro có thể gặp phải bất cứ lúc nào khi làm sự kiện ở ngoài trời.

Những event trên biển cực kỳ lãng mạn và thú vị nhưng chứa nhiều

yếu tố rủi ro trong khâu tổ chức

Với kinh nghiệm thực hiện nhiều event ngoài trời, đặc biệt là 2 event lớn bên bờ biển, mình xin chia sẻ với các bạn một số lưu ý khi tổ chức event trên biển nói riêng và ở vùng có biển nói chung.

– Địa điểm:

Khi có kế hoạch tổ chức một bữa tiệc hay chương trình bên bờ biển thì bạn nên nhắm tới những khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều mặt so với thuê một khu vực biển trống. Ví dụ như ở Nha Trang, có rất nhiều khách sạn tiêu chuẩn 4,5 sao nhưng chỉ có Ana Mandara là có vùng bờ biển nằm bên cạnh, còn những khách sạn khác có vùng bờ biển nằm đối diện bên đường, như vậy rất bất tiện cho việc tổ chức hay vận chuyển, set up tiệc,… Một số đề xuất cho bạn như Phan Thiết hay Đà Nẵng, Hội An,… có rất nhiều các resort lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế và nằm ngay cạnh bờ biển. Đặc biệt, biển tại Đà Nẵng và Hội An còn nguyên sơ và rất sạch, lại nông với bờ cát trắng trải dài, không gì tuyệt hơn khi thưởng thức những buổi tiệc vô cùng lãng mạn bên những không gian như vậy.

– Địa hình:

Vì phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời hoặc bàn ghế và khu vực phục vụ tiệc nên bạn cố gắng chọn những resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong các resort thường có nhiều cây cối và do có một khu vực có nhà và cây cối phía sau nên khu vực tổ chức cũng phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài bằng phẳng thì càng tốt.

– Thời tiết:

Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm sự kiện dù là chuyên nghiệp có thể lường được. Đặc biệt có một khó khăn nữa là thường các mùa đẩy mạnh các hoạt động quảng bá hay du lịch thường vào tháng 7, 8, 9 là mùa mưa nên những sự kiện tổ chức vào thời điểm này rủi ro rất cao. Hơn nữa, ở khu vực miền Trung, nơi tập trung các khách sạn lớn có biển thì diễn biến thời tiết khó chịu hơn với mưa bão thất thường, cực kỳ vất vả cho khâu tổ chức và dự phòng.

– Tiệc:

Nếu như chọn được địa điểm đã khó, việc phục vụ tiệc còn khó khăn hơn vì điều kiện ở bên bờ biển khác với phục vụ tiệc trong nhà, nào gió, nào cát, nào sương, và để đảm bảo được điều kiện vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn là một sự cố gắng của đội ngũ phục vụ và những người phụ trách tiệc.

– Khách mời:

Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng phải xem xét sao cho phù hợp. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý định tổ chức tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ.

– Thi công, set up

Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được những khó khăn trong việc thi công. Người viết từng chứng kiến đội ngũ set up thức trắng 2 đêm để hoàn thành sân khấu nước ngoài trời nằm ngay bên cạnh bờ biển tại một resort ở Đà Nẵng. Lực lượng thi công khi ấy vào khoảng hơn 20 người và tập trung toàn lực để dựng được một sân khấu và trong lúc dựng mái che thì có bão tới, cứ dựng lên được thì bị gió kéo rách hoặc ngã xuống, mà đến đúng ngày giờ thì event vẫn phải diễn ra, người phụ trách thi công phải gọi điện thoại huy động thêm vài nhà cung cấp nhà bạt và dù không gian nữa chở thêm tới để tiếp tục set up. Đến hôm diễn ra sự kiện thì không rõ là tình hình thế nào vì người viết cũng phải lo chống chọi với event ở gần đó, và hôm đó mưa bão rất lớn.

– Vận chuyển:

Thường thì các resort hay khách sạn nằm ở biển sẽ cách xa khu trung tâm, nên việc vận chuyển tương đối xa và vất vả, vì vậy, bạn nên tính thêm chi phí này với khách hàng, nếu không, chỉ vài khoản nhỏ này thôi cũng khiến cho ngân sách của bạn đội lên rất nhiều.

– Back up:

Như đã nói ở trên, với những sự kiện nhiều rủi ro thế này, phương án back up luôn là điều cần thiết và thậm chí cần đến 2,3 phương án sao cho an toàn nhất! Xin kể một câu chuyện để các bạn có thể hình dung được sự rắc rối của những event thế này: lần đó, khách hàng yêu cầu tổ chức tiệc tối BBQ trên biển, địa điểm là một resort 5 sao ở Hội An, thời điểm đó là vào tháng 10 nên tình hình thời tiết cũng khá ổn, tuy nhiên, người viết vẫn cho back up thêm 1 phương án là dù không gian không thấm nước và một hệ thống nhà bạt lớn cho trường hợp có mưa nhỏ, tuy nhiên, do vẫn còn lo lắng nên mình đã yêu cầu khách sạn phương án cuối cùng là làm tiệc trong nhà hàng.

Cả ngày trời âm u nhưng không có mưa, sau khi tư vấn khách hàng làm trong nhà không được, tôi quyết định cho set up tiệc ngoài trời nhưng vẫn cho căng dù không gian lên để phòng trường hợp có mưa, còn nếu không thì coi như là trang trí. 18h tiệc bắt đầu, 15h bão ở đâu kéo đến đen trời, cuốn phăng dù, bạt đang treo đi, mình cho dọn vào nhà, vừa dọn xong bàn ghế chén dĩa thì trời quang mây tạnh, tôi gọi hỏi bên khí tượng thủy văn họ bảo đêm nay sẽ không có mưa, vì lo lắng nên tôi vẫn chọn phương án là trong nhà, nhưng vì là tiệc BBQ nên khách hàng vẫn muốn đặt thức ăn (đa số là đồ nướng) ở ngoài trời cho thoáng. Sau khi set up thức ăn thì bão lại nổi lên cuốn nhà bạt vừa được dựng ngay cạnh nhà hàng. Không còn cách nào khác, tôi huy động toàn lực lượng và cả người bên phía nhà hàng dọn tiệc vào nhà. Vì mọi thứ hỗn độn ngay từ đầu nên kéo theo 1 số rắc rối nhỏ ở phía sau chương trình.

Nên có nhiều phương án back up ngoài lều bạt căng ngoài bờ biển

– Quản lý:

Vì không gian trống nên bạn phải quản lý tốt khu vực tổ chức và khách mời, có thể giới hạn lhu vực tổ chức bằng các pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiệp mời hay là hoa cài áo đặc trưng hay những vật lưu niệm đeo tay. để phân biệt được khách mời của chương trình và khách lẻ.

PHƯƠNG LÂM

Tin liên quan: