Archive

Posts Tagged ‘sự kiện’

Khuyến mãi mừng sinh nhật Event Channel

January 5, 2012 Leave a comment

Event Channel – chuyên đề trực tuyến đầu tiên về lãnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang tiến những bước mạnh mẽ để sẵn sàng song hành cùng bạn trong việc quảng bá các dịch vụ của mình đến đông đảo người làm Event. Công tác biên tập của trang tin hết sức khắt khe và bộ máy biên tập được vận hành chặt chẽ, chuyên nghiệp.

Nhân dịp sinh nhật của Event Channel (5/01/2011 – 5/01/2012), chúng tôi dành ưu đãi sau cho các Agency, Supplier tham gia giới thiệu, quảng cáo trên Event Channel từ ngày 01/01/2012 đến 31/01/2012:

Tặng miễn phí 10 vị trí nổi bật tại Danh bạ Agency – Supplier cho các Agency, Supplier đăng ký listing vào danh bạ. Việc đăng ký listing hoàn toàn miễn phí, bạn có thể tự đăng ký hoặc gởi thông tin về địa chỉ mail noidung@eventchannel.vn để được đưa thông tin công ty mình vào danh sách Agency – Supplier. Đây là nơi người làm Event thường xuyên tra cứu thông tin, và cũng rất thường xuyên xuất hiện khi người làm Event tìm kiếm các thông tin liên quan trên máy tìm kiếm. Vì số vị trí nổi bật có hạn, chúng tôi sẽ ưu tiên cho những Agency, Supplier đăng ký trước.

Giảm 20% chi phí treo banner trên www.eventchannel.vn cho các đơn vị đặt quảng cáo banner trên Event Channel (xem bảng giá quảng cáo).

Tặng bài PR miễn phí tại các chuyên mục Chân dung Event, Sản phẩm dịch vụ công nghệ, Kỹ năng chuyên môn, Bên lề Agency cho các Agency, Supplier có sản phẩm, dịch vụ liên quan đến ngành Event để bạn có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty mình đến với khách hàng tiềm năng.

Tại sao nên quảng cáo trên Event Channel để tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng?

Event Channel – chuyên đề trực tuyến đầu tiên về lãnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang tiến những bước mạnh mẽ để sẵn sàng song hành cùng bạn trong việc quảng bá các dịch vụ của mình đến đông đảo người làm Event. Công tác biên tập của trang tin hết sức khắt khe và bộ máy biên tập được vận hành chặt chẽ, chuyên nghiệp.

Hiện nay mỗi ngày Event Channel có từ 900-1,100 lượt khách viếng thăm, tổng lượt xem hiện giờ là gần 80,000 lượt/tháng, vào bất kỳ thời điểm nào cũng có trung bình từ 300-400 khách đang trực tuyến. Và con số này vẫn đang tiếp tục tăng lên nhanh chóng nhờ việc tối ưu hóa bộ máy tìm kiếm.

Số người xem Event Channel đang tiếp tục tăng lên không ngừng nhờ việc tối ưu hóa bộ máy tìm kiếm. Chỉ cần lên mạng tìm kiếm những từ khóa liên quan đến tổ chức sự kiện như làm Event, kỹ năng tổ chức sự kiện, học tổ chức sự kiện, trang trí sự kiện…. bạn dễ dàng bắt gặp Event Channel ở ngay trang nhất Google. Nhiều agency tổ chức event và nhà cung cấp cũng được hưởng lợi khi những bài viết giới thiệu sản phẩm của họ được xuất hiện trên trang nhất Google. Chẳng hạn thử tìm kiếm từ tổ chức roadshow hay tiệc cưới ngoài trời, bong bóng trang trí event… bài viết của Event Channel đều xuất hiện trên trang nhất Google.

Mọi chi tiết về chương trình xin liên hệ:

Anh Ngô Thành Trung

Bộ phận Kinh doanh

  0909 48 6171

  trung.nt@eventchannel.vn

  trungngobt

Mời người nổi tiếng tham dự sự kiện

Event Channel – Sự xuất hiện của người nổi tiếng (celebrity), ở góc độ nào đó, làm tăng “sức nặng” cho Event. Đó là lý do mà những người tổ chức Event đều muốn họ góp mặt trong sự kiện của mình.

Event Channel xin chia sẻ với các bạn một vài bí quyết về việc mời người của công chúng phù hợp với từng chương trình của mình.

Trước tiên, trong các sự kiện mang tính giải trí và có yếu tố cao cấp như tiệc rượu, ra mắt một nhãn hiệu thời trang, tung một sản phẩm công nghệ, hay ra mắt một nhà hàng 5 sao, người ta thường mời tới đó những nam nữ diễn viên, ca sĩ mà phong cách lịch lãm, sang trọng của họ đã được đông đảo mọi người đánh giá cao. Ngoài ra, bạn có thể mời những người có tiếng trong lãnh vực nghệ thuật, văn hóa tới tham dự, nhất là những môn nghệ thuật “bác học” như hội họa, nhạc giao hưởng… (phù hợp với các sản phẩm xe hơi, khai trương sân golf…), hay mời các người mẫu vedett (nếu là sản phẩm thời trang, công nghệ, xe cộ…). Các ca sĩ, diễn viên, vedette đắt show nhất có thể kể đến Tăng Thanh Hà, Hồ Ngọc Hà, Thanh Hằng, Ngọc Quyên, Johny Trí Nguyễn, Bình Minh, Đức Tiến, Hà Anh, Minh Hằng… Thậm chí nhiều doanh nhân nổi tiếng cũng là mục tiêu mời dự Event của một số sự kiện có đẳng cấp.

Một Event giải trí dành cho Teen thì các ca sĩ, diễn viên tuổi teen… sẽ là tâm điểm khuấy động không khí. Một số sao teen thường hay được giới làm Event chú ý là Wanbi Tuấn Anh, Đông Nhi, Bảo Thy, Thủy Tiên, Quốc Minh…

Một Event offline dành cho game thủ thì lại ưu ái sự có mặt của các hot girl đầy gợi cảm trong các trang phục cosplay của game. Elly Trần, Thủy Top, Hoàng Thùy Linh… là mục tiêu săn đón cho những người tổ chức offline game. Các nhãn hàng thời trang cho teen thì lại ưu ái Pé Sam, Midu, Mi Vân… còn một số sự kiện về nghệ thuật lại còn mời cả các đạo diễn nổi tiếng dự Event nữa.

Mời người nổi tiếng tham dự event

Minh Hằng xuất hiện với vai trò đại sứ thương hiệu cho một Game Online

Đối với những sự kiện dành cho phụ nữ, bạn có thể mời những ngôi sao tương đối đứng tuổi đến góp mặt, giao lưu chia sẻ bí quyết chăm sóc gia đình, bí quyết làm đẹp…, chắc chắn sẽ nhận được sự ngưỡng mộ từ người tham dự. Một số ngôi sao phù hợp với loại hình này là Trương Ngọc Ánh, Trịnh Kim Chi (có spa riêng, có công ty thời trang), Mỹ Linh (diva có gia đình hạnh phúc), Diễm My, Hà Kiều Anh (giai nhân một thời) hay Hồng Nhung,…

Trong một sự kiện từ thiện, xã hội sẽ rất tốt nếu bạn mời đến một ngôi sao đã có quá trình làm từ thiện nhiều năm hoặc các hoa hậu mới đăng quang. Điều này sẽ làm thu hút giới truyền thông và sự kiện mang tính xã hội của bạn sẽ được đông đảo các mạnh thường quân khác chú ý. Hoa hậu Mai Phương Thúy, Đàm Vĩnh Hưng, Nguyễn Phi Hùng… có thể phù hợp cho thể loại sự kiện này.

Chi phí cho một lần xuất hiện của “người nổi tiếng” cũng không hề rẻ, nhưng vì những mục tiêu như làm cho người tham dự Event hào hứng, gây sự chú ý cho truyền thông, khẳng định đẳng cấp của thương hiệu, nhiều chủ sự kiện sẵn sàng đầu tư cho việc này. Cát sê cho sự xuất hiện của người nổi tiếng, tùy đẳng cấp của người đó và đẳng cấp Event mà dao động cũng rất xa, sao teen và các ngôi sao nổi tiếng tầm trung thì “giá” trung bình từ 500$-1000$, vedette, hoa hậu, diva, diễn viên ăn khách thì từ 1000$ – 2000$, ngoài ra còn tùy thuộc vào việc họ phải làm gì trong buổi đó. Nếu một ca sĩ xuất hiện chỉ để giao lưu vài câu với khán giả và chụp ảnh với backdrop có logo nhà tổ chức thì giá sẽ khác việc họ xuất hiện và hát thêm một vài bài.

Chỉ cần một vài người nổi tiếng, “hút” truyền thông” tham dự, sự kiện và chủ sự kiện có cơ hội xuất hiện dày đặc trên báo chí mà không cần phải tổ chức họp báo. Ngôi sao nào càng đình đám, càng được giới truyền thông săn đón, thì cơ hội sự kiện được công chúng biết đến nhiều hơn thông qua họ lại càng cao. Cách đây không lâu, khi sự kiện Hồ Ngọc Hà sắp có con được đưa tin ầm ĩ trên các báo, thì người ta thấy khắp nơi xuất hiện hình ảnh của cô với logo dầu gội đầu Sunsilk đằng sau – hình ảnh được chụp trong Event mà Sunsilk mời cô tham dự với tư cách đại sứ thương hiệu. Như vậy nhãn hàng Sunsilk được nổi tiếng tỷ lệ thuận với sự ầm ĩ trong scandal của Hồ Ngọc Hà. Nhưng người làm Event cũng cần kiểm soát tốt việc xuất hiện của người nổi tiếng với sự liên kết với hình ảnh Event mình đang làm, vì có nhiều nhà báo, vì quá say sưa với việc đưa tin người nổi tiếng, mà “quên” đưa tin về việc họ đang tham dự Event nào, của thương hiệu gì – điều mà người làm Event, PR muốn nhất lại không được đáp ứng, cuối cùng lại trở thành đầu tư tổ chức sự kiện để PR miễn phí cho người nổi tiếng đó.

Nhiều người nổi tiếng cũng thường kiêm luôn vai trò MC của chương trình, và việc này càng gây thích thú cho người tham dự. Một số người của công chúng thường xuyên đảm nhận vai trò MC khá tốt là: Thủy Tiên, Đức Tiến, hoa hậu Nguyễn Thị Huyền… Một số người nổi tiếng khi xuất hiện thì đem lại sự hoạt náo sôi nổi cho Event cũng rất được ưa chuộng là Phương Thanh, Thu Minh, Lam Trường…

Nhưng một điểm cần lưu ý, là không phải ngôi sao nào cũng sẵn sàng xuất hiện ở tất cả các sự kiện họ được mời xuất hiện. Có thể để bảo vệ hình ảnh của mình, một ngôi sao sẽ không xuất hiện ở một sự kiện mà họ cho là “không xứng tầm đẳng cấp”, không muốn đứng chung sân khấu với một “đối thủ cạnh tranh” khác hoặc có rủi ro gì đó có thể ảnh hưởng đến tiếng tăm của họ. Vì vậy, nên kiểm tra kỹ bằng cách xác nhận với họ về khả năng tham dự sự kiện của bạn, thay vì báo chắc mẩm với cấp trên, khách hàng của bạn về việc bạn sẽ mời được họ đến sự kiện của mình.

TRUNG NGÔ

Tin liên quan:

Bài học vỡ lòng về tổ chức sự kiện

Event Channel – Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện

Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup, Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sản phẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ. Vậy thực sự đằng sau những sự kiện – Event hoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?

Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tùy theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,… Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu,…

tổng quan về nghề event

Vị trí của Event trong việc xây dựng thương hiệu

Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Eventmà ta có thể dễ dàng thấy như: PR Event như các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tung sản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event như những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia… Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổ chức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, các hoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.

Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng .

Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện. Các quy trình làm Event được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ. Theo quy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager.

Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

NHân sự trong một Event Team

Nhân sự trong một Event Team

Về phía các công ty Event ở Việt Nam, chúng ta có thể nhận xét rằng mức độ chuyên nghiệp còn chưa cao cả về cách tổ chức cũng như sử dụng công nghệ, điều này được dân trong nghề nhận ra khi làm việc với các đối tác nước ngoài qua các Event mang tầm cỡ quốc tế được tổ chức tại Việt Nam như: Hoa hậu Hoàn Vũ 2008, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,… Tuy nhiên, thông qua sự học hỏi và tiếp thu các công nghệ, quy trình làm Event chuyên nghiệp từ các công ty Event nước ngoài, qua các Event lớn của thế giới tiêu biểu như: World Expo, Olympic, World Cup, các cuộc thi hoa hậu và trình diễn thời trang… thì các công ty Event của Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện mình hơn cả về trình độ lẫn mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức. Một số công ty Event Việt Nam đầu ngành có thể kể đến như: Max Communications, Galaxy, Venus, XPR, D&D, Hồng Thụy Communications, Golden Event, MO… Ngoài ra, trong lĩnh vực Event còn phải kể đến sự tham gia của các Agency nước ngoài như Pico Int”l, Ogilvy PR (thuộc O&M), Leo Activation (thuộc Leo Burnett)…. Bên cạnh quy trình chung giống nhau thì mỗi một công ty thường có “bí kíp” riêng về cách tổ chức hoạt động và sự thể hiện phong cách trong những Event cụ thể. Những “bí kíp” này cùng với trình độ, năng lực của những người quản lý Event và ekip thực hiện Event đó sẽ quyết định mức độ chuyên nghiệp của mỗi công ty và sự thành bại của Event.

Thành bại của event phụ thuộc nhiều vào trình độ và năng lực của người quản lý Event
và độ chuyên nghiệp của công ty tổ chức

Nghề Event ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên “nóng” hơn và được coi là có nhiều triển vọng. Có nhiều cách khác nhau để học làm nghề Event nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế. Lý thuyết về Marketing và nghề Event có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy về Event như VietnamMarcom, Arti Vietnam, Megalink… ; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event. Trải nghiệm thực tế về nghề Event thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty Event chuyên nghiệp. Nhưng để có thể làm Event được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bị cho mình các kiến thức cơ bản về Event bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động Event thực tế để trải nghiệm. Ngoài ra, một vài bộ phận của công ty Event còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế, dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng… Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tập hoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc.

Có thể nói, Event là một nghề tương đối là mệt nhọc và căng thẳng với áp lực công việc cao nhưng cũng phải thừa nhận rằng Event là một nghề rất năng động, đầy sáng tạo, thách thức và nhiều cơ hội cho những người trẻ tham gia. Còn bạn, nếu bạn thực sự đam mê và có định hướng trong nghề Event, bạn đã chuẩn bị hành trang gì cho mình trên con đường phía trước?

XUÂN THỦY (Bản tin MarPro số 17)

Tin liên quan:

Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em

Event Channel -Trang trí sự kiện cho thiếu nhi tuy dễ mà không dễ. Cái khó nhất là nhìn nhận mọi thứ dưới con mắt của trẻ thơ để gây cho các bé sự thích thú, tò mò nhất. Hãy tham khảo một vài ý tưởng trang trí để tìm được phong cách riêng cho event của mình nhé.

Nào, bắt đầu đến với 1 party của trẻ em:

Cổng chào: Hãy trang trí cổng chào sao cho thật nổi bật, ưu tiên các gam màu như cam, xanh lá cây, hồng,… Có thể làm một bảng chào mừng kiểu như một tấm bảng cảnh báo ta thường thấy, nhưng nội dung thật vui nhộn kiểu như “Chú ý: Khu vực vui chơi” hay tượng tự như thế.

Chất liệu có thể sử dụng là mô hình bơm hơi, mica màu hay format – những vật liệu này nhẹ và dễ thi công cũng như dễ vận chuyển.

Khu vực tổ chức:

Bong bóng vẫn luôn là ưu tiên hàng đầu trong các sự kiện, đặc biệt sự kiện dành cho trẻ em thì càng không thể thiếu. Ưu điểm là giá rẻ, dễ trang trí, màu sắc phong phú. Không chỉ thế, bong bóng còn có thể là màu sắc chủ đạo bổ sung cho chủ đề của bạn, ví dụ như chủ đề là Rừng thì bong bóng màu xanh, hay Cuộc hành trình lên vũ trụ chẳng hạn, thì bong bóng màu đen, Thế giới cổ tích sẽ càng huyền diệu hơn với bong bóng màu hồng,….

Ngoài ra, bạn có thể dùng bong bóng cột vào mỗi ghế của các bé hoặc dùng làm quà tặng. (Tham khảo thêm bài Bong bóng – điểm nhấn decor cho event của bạn)

Kết bong bóng thành mô hình để trang trí

Giấy kếp, ru băng cũng được khuyên dùng trong những event mang tính chất vui nhộn. Giấy kếp, ru băng vừa rẻ tiền lại dễ trang trí, nhìn vào là thấy ngay không khí lễ hội. Thử xem một vài gợi ý cho việc dùng giấy kếp trang trí nhé.

Vật dụng trang trí: Một cách nữa là sử dụng các đồ chơi để trang trí, nhưng lưu ý là phải bảo quản tốt, vì những event có trẻ em thường rất nghịch ngợm. Những đồ chơi có thể trang trí như gấu bông, búp bê và có thể dùng chính những đồ chơi này làm chủ đề cho event của bạn.

Bàn ghế: Bàn ghế cho trẻ em nên lưu ý sử dụng các bàn ghế thấp, vừa để đúng tầm với các bé mà yếu tố an toàn cũng được đề cao, nếu sử dụng bàn ghế quá cao, các bé lại hiếu động dễ bị té ngã xuống rất nguy hiểm.

Những bàn và ghế sử dụng nên sử dụng chất liệu mềm dẻo, tránh có cạnh sắc. Trang trí với màu sắc sặc sỡ. Nếu có trải khăn thì nên cố định khăn trải bàn, tránh để trong quá trình nô giỡn các bé làm xô lệch sẽ bị rơi đồ xuống đất.

Backdrop, phông nền: Backdrop cho chương trình có thể làm cho bớt đơn điệu bằng cách cắt các chữ và xâu lại thành chuỗi thay vì in ấn bằng hiflex rồi dựng lên.

Phụ kiện: Trẻ em rất thích những phụ kiện vui nhộn, làm event cho trẻ em, bạn nên tặng cho các bé tham dự những phụ kiện như nón vui nhộn hoặc những chiếc bánh được gói lại xinh xắn và bắt mắt, hay chong chóng, lồng đèn tùy vào tính chất buổi tiệc.

Ấn tượng của các bé sau buổi tiệc cũng rất quan trọng, hãy gửi những tấp thiệp cảm ơn ngộ nghĩnh, để khi về bé sẽ luôn nhớ đến event của bạn khi thấy tấm thiệp.

Một số lưu ý khi làm sự kiện cho trẻ em:- Các vật dụng, dụng cụ được sử dụng phải đảm bảo tính anh toàn, tránh vật sắc nhọn, cứng và gồ ghề.

– Có phương án quản lý tốt vật dụng trang trí cũng như vật dụng để thực hiện chương trình. Vì trẻ em thường rất nghịch ngợm, chúng sẽ lôi kéo, ngắt, vặt những đồ trang trí bắt mắt hoặc đôi khi người lớn không có ý thức cũng lấy cho con mình chơi.

– Nếu có ăn uống thì phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và nên chọn các món đơn giản, không có nước để tránh làm mất vệ sinh nơi diễn ra sự kiện.

– Cuối cùng, luôn có các phương án back up cho các hạng mục trang trí hoặc về nội dung vì các bé thường hoạt động theo cảm tính, nhiều khi làm hư hỏng đồ vật hoặc đổ bể chương trình.

Tham khảo thêm:  Ý tưởng tổ chức sự kiện cho trẻ emMột số bộ ảnh trang trí tiệc cho trẻ em

PÉ MIU


Bài liên quan:

Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event

Event Channel – Cần phải giới thiệu điều nhà tài trợ quan tâm chứ không phải giới thiệu cái người chào tài trợ có

Trong tổ chức sự kiện, vận động tài trợ là một công việc quen thuộc, từ những Event mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những Event thương mại. Với nhiều năm trong nghề marketing và tài trợ cho nhiều sự kiện lớn nhỏ, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm mời tài trợ dưới góc độ nhìn nhận của một nhà tài trợ.

Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng

Cũng giống như việc marketing hay bán hàng, “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thà bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn lọc. Để xác định được “nhà tài trợ tiềm năng” bạn cần cân nhắc:

– Đối tượng tham dự Event của bạn là ai: Từ đó bạn xác định đối tượng đó là khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp. Chẳng hạn đó là một Event dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài trợ là các công ty  thiết bị số như điện thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối CNTT, một Event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm trung đến cao cấp, thời trang, xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng nhanh như dầu gội, bột giặt, hạt nêm… các loại.

– Những chương trình họ thường tài trợ: Dựa trên cái “gu” của từng thương hiệu, bạn đoán định xem chương trình của bạn có “hợp khẩu” họ hay không. Ví dụ Kotex, Yomost hay tài trợ cho các chương trình trẻ trung, khẳng định cá tính, Tân Hiệp Phát thích các chương trình thể thao, ca nhạc, chương trình ảnh hưởng đến một cộng đồng lớn tùy định vị từng nhãn hàng, các hãng xây dựng như tôn Hoa Sen, gạch Đồng Tâm, thép Hữu Liên thích các chương trình thể thao như đua xe đạp, bóng đá vì nơi này tập trung nhiều đàn ông – khách hàng tiềm năng của họ, một số hãng lại chuyên tài trợ các chương trình từ thiện. Một điều cần lưu ý nữa là là tầm vóc chương trình tài trợ, n hững hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.

Tài trợ bao nhiêu là đủ?

Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục… Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà tài trợ. Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương thảo một thời gian dài, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con mắt của nhà tài trợ. Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp như thế này, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% – 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách, chẳng hạn số tiền cần làm Event là 700 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn phần là 1 tỷ đồng, gói tài trợ vàng là 800 triệu, tài trợ bạc là 600 triệu, như vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện Event này.

bí quyết vận động tài trợ

Nên cân nhắc kỹ các gói tài trợ

Một điểm cần lưu ý nữa là, nếu là tài trợ tiền mặt, thông thường nhà tài trợ chỉ ứng trước 50% đến 70% giá trị tài trợ chương trình, sau khi bạn đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho họ trong chương trình và chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại. Bạn cần cân nhắc điều này để chuẩn bị một khoản ngân sách đủ để làm Event trong trường hợp chưa nhận đủ 100% giá trị tài trợ, và không bị “đổ nợ” nếu nhà tài trợ từ chối chi trả khoản còn lại nếu chương trình không thành công như mong đợi.

Bán cái nhà tài trợ quan tâm, không bán cái mình có

Xây dựng hồ sơ tài trợ là một việc quan trọng, nhưng nhiều người mời tài trợ lại không để tâm tìm hiểu coi nhà tài trợ cần gì và quan tâm đến điều gì, họ chỉ thao thao bất tuyệt về những gì họ cho là hay ho, thú vị. Hãy nhìn nhận hồ sơ của bạn dưới con mắt của nhà tài trợ để xem xét xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa. Để làm được điều đó, chúng ta hãy cùng phân tích xem nhà tài trợ coi trọng những điểm nào của sự kiện cần tài trợ.

Việc đầu tiên người cho tài trợ sẽ quan tâm là điểm nhấn của sự kiện đó là gì, làm thế nào để chương trình thành công. Họ sẽ xem xét sự thành công của sự kiện thông qua 2 khía cạnh:

  • Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện đó hay không: Cho dù bạn chỉ là một câu lạc bộ xã hội hay một công ty nhỏ, vẫn có cơ hội cho bạn nhận được tài trợ nếu bạn làm cho đơn vị tài trợ tin rằng bạn có thể tổ chức tốt chương trình. Điều đó có thể thể hiện qua background (lý lịch) tốt về tổ chức của bạn, qua những chương trình tương tự mà bạn đã làm, và qua những gì bạn thể hiện về cách thức tổ chức thực hiện sự kiện. Một số công ty mua format sự kiện, cuộc thi, lễ hội… từ nước ngoài, tương tự như nhượng quyền thương hiệu, tên tuổi và lịch sử thành công của chương trình ở nước ngoài đó sẽ gia tăng sự tin cậy cho người được chào tài trợ. Một số đơn vị chạy tài trợ lại gầy dựng uy tín cho mình bằng cách liên kết với những tổ chức, ban ngành khác như Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh Niên, Liên đoàn Lao động, Sở Khoa học-Môi trường… dưới vai trò cơ quan chủ quản hoặc nhà đồng tổ chức.
  • Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị: Mỗi tháng có hàng trăm hàng ngàn chương trình ca nhạc, vài chục hội chợ triển lãm… trên khắp cả nước, bạn phải thuyết phục được họ là tại sao nên tài trợ chương trình của bạn thay vì chương trình khác. Những điểm mới lạ, những điểm nhấn đặc biệt, những điểm cuốn hút khán giả… sẽ là điều khiến nhà tài trợ thích thú, quan tâm chương trình.

Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ:

  • Đối tượng được tuyên truyền và tham gia là ai, có phải đối tượng khách hàng tiềm năng của họ hay không?
  • Chương trình có đáp ứng được mục đích tài trợ của họ hay không: Có nhà tài trợ đang cần quảng bá thương hiệu, có người muốn thương hiệu của mình lấy lòng công chúng, có công ty đề cao mục tiêu thúc đẩy doanh số.., hãy khéo léo thăm dò để biết mục đích đó và dựa trên điều này bạn “chào hàng” cho họ những hoạt động và quyền lợi phục vụ cho mục đích của họ. Chẳng hạn một khách hàng đang muốn đẩy mạnh việc bán hàng, việc offer một gian hàng ngay tại sự kiện sẽ được họ đánh giá là một điểm hấp dẫn.
  • Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với nó hay không: Nhà tài trợ sẽ xem xét với ngân sách bạn đề xuất như vậy, có tương xứng với tầm vóc của sự kiện hay không, và nó có đáng “đồng tiền bát gạo” họ bỏ ra tài trợ hay không.

Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, nhà tài trợ đề cao những quyền lợi mà bạn dành cho họ và vấn đề truyền thông cho họ thông qua sự kiện đó như thế nào.

  • Những quyền lợi mà người chạy tài trợ có thể chào (offer) cho nhà tài trợ có thể là:

– Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông

– Xuất hiện thương hiệu trên các vật phẩm tuyên truyền, quảng cáo, tài liệu

– Phát hàng mẫu

– Trưng bày sản phẩm

– Bán hàng

– Truyền thông về nhà tài trợ miễn phí trên báo đài bảo trợ truyền thông hoặc báo nào khác dưới dạng bài PR, banner miễn phí

– Làm khảo sát, thăm dò

– Được chia sẻ database người tham gia sự kiện

  • Vấn đề truyền thông, tuyên truyền cho sự kiện, đứng dưới góc độ nhà tổ chức, có thể là để thu hút người tham dự và tạo sự nhận biết về chương trình, còn dưới góc độ nhà tài trợ, sẽ là cơ hội để đưa thương hiệu của họ đi cùng bạn trong chiến dịch truyền thông đó. Một số vấn đề bạn nên chú trọng là:

– Mức độ quảng bá rộng rãi của sự kiện: Có thể bạn chỉ cần thu hút 100 người đến với buổi hội thảo, nhưng cái nhà tài trợ quan tâm không phải là quảng bá cho 100 khách tham dự đó mà họ cần chiến dịch quảng cáo cho sự kiện có độ phủ đến 1 triệu người trước chương trình. Vì vậy, hãy truyền thông rộng rãi hết sức có thể vì nhà tài trợ thích điều đó.

– Con số cụ thể: Bao nhiêu tờ rơi được phát ra, bao nhiêu email được gởi đi, bao nhiêu diễn đàn được tuyên truyền, bao nhiêu bài PR được đăng. Những con số thuyết phục hơn ngàn lời nói.

– Đo lường một cách cụ thể: Đo lường được hiệu quả của truyền thông và sự kiện chính là đo lường hiệu quả tài trợ. Bởi vậy những tiêu chí đánh giá (KPI) như tỷ lệ người mở mail, số lượt người nhìn thấy bandrol, poster quảng cáo, lượt người xem trên diễn đàn… là cái mà nhà tài trợ cần.

– Nên có đối tác bảo trợ truyền thông: Đó có thể là báo đài, một website hay một diễn đàn nào đó. Nhà tài trợ cần thấy rằng có một đơn vị uy tín sẵn lòng đăng tin giới thiệu chương trình của bạn cho tất cả độc giả của họ và nhà tài trợ cũng được đi cùng các tin giới thiệu đó.

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

Thời điểm nào chạy tài trợ tốt nhất

Những chương trình lớn, trị giá một vài tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào kế hoạch marketing của mình. Những chương trình dưới 100 triệu thì có thể được ra quyết định tài trợ nhanh hơn, vì giá trị tài trợ không lớn và các công ty thường dành một khoản ngân sách nhất định để phòng hờ cho các chương trình nhỏ.

Tháng 11 tới tháng 12 hàng năm là thời điểm các công ty chốt ngân sách tài chính cho nên việc chào tài trợ vào thời điểm này hầu như là không khả thi. Nếu bạn cần vận động một khoản tiền tài trợ lớn cho năm sau, thì thời điểm gởi kế hoạch tốt nhất là 3 tháng cuối năm, vì lúc này người làm marketing đang”rục rịch” lên kế hoạch và ngân sách marketing cho năm sau, cơ hội bạn được đưa vào kế hoạch tài trợ cho năm sau của bạn sẽ cao hơn.

Ai nên là người đi gặp nhà tài trợ

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ. Theo tôi, tối thiểu nên có 3 người:

– Người vận động tài trợ: Có vai trò làm cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ

– Người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của sự kiện, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.

– Người trực tiếp tổ chức Event: Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, người tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ.

Chăm sóc nhà tài trợ

Sau khi nhà tài trợ đồng ý với việc tài trợ, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với những điều khoản rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Một số nhà tài trợ còn yêu cầu bên tổ chức event đính kèm kế hoạch tổ chức, kế hoạch truyền thông… như một phần của phụ lục hợp đồng.

hợp đồng tài trợ

Bạn hãy chuẩn bị một bảng phân công công việc cho cả hai bên với những deadline rõ ràng. Ví dụ thời điểm nhà tài trợ chuyển logo, thời điểm bạn gởi layout các vật phẩm quảng cáo, thời điểm họ chuyển tiền – nếu là tài trợ hiện kim (in-cash) hay sản phẩm – nếu là tài trợ hiện vật (in-kind).

Trong Ban tổ chức của bạn, hãy cử ra một người chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện đầy đủ quyền lợi cho nhà tài trợ theo như hợp đồng. Nếu vì lý do gì đó mà nhà tài trợ vi phạm các điều khoản hợp đồng, ví dụ giải ngân tài trợ chậm trễ, lạm dụng quyền lợi… , để đảm bảo cơ sở cho những kiện tụng sau này, bạn cũng đừng đáp lại bằng cách không thực hiện các quyền lợi của nhà tài trợ. Vì khi thưa kiện, bạn sẽ bị coi à người đơn phương vi phạm hợp đồng và có thể phải gánh chịu những rủi ro về việc giảm hoặc hủy bỏ các khoản tài trợ, thậm chí phạt vi phạm hợp đồng.

Sau khi Event kết thúc, hãy gởi cho nhà tài trợ một báo cáo kèm theo những hình ảnh về Event cho dù họ có yêu cầu bạn hay không. Việc đó sẽ được nhà tài trợ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và đặt bạn vào danh sách ưu tiên cho những lần tài trợ tiếp theo.

Xem thêm: Account Manager công ty Blue Ocean: Mời tài trợ là bán ý tưởng còn trên giấy

ANH ĐỨC


Bài liên quan:

Kinh nghiệm mời chào thầu một Event

Event Channel – Bài viết này dành cho những người đứng ở vai trò khách hàng (client), cần gọi thầu các Event Agency để tổ chức một sự kiện nào đó cho mình.

Để tổ chức một sự kiện, cũng như việc thực hiện những dự án khác ở các ngành xây dựng, mua trang thiết bị…, người ta thường tổ chức đấu thầu (bidding) để tìm ra những nhà cung cấp có dịch vụ, giá cả tốt nhất.

Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event Agency càng cao. Để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp và đạt hiệu quả, Event Channel chúng tôi xin có một số gợi ý như sau:

1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho Event

Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng được ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm của công ty bạn, mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì quảng bá thương hiệu, hay là để kích thích bán hàng…, không ai hiểu rõ hơn bạn – cho nên bạn cần phải truyền đạt chính xác mục đích của Event đến những Agency tham gia thầu.

kinh nghiệm đấu thầu trong tổ chức event

Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ không muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của Event, và họ nói chung chung “Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm điểm nhất cho sự kiện này”. Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà Agency đề xuất đều không như họ mường tượng, mong muốn. Nếu bạn là đơn vị mời bidding, mong muốn một Event sang trọng, hoành tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang trọng hoành tráng về điều gì, như thế nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng “ông nói gà, bà hiểu vịt”, làm cho công ty tổ chức event hiểu sai ý bạn. Proposal họ dày công chuẩn bị ra, cuối cùng lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn của bạn.

2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu

Thông thường các công ty tổ chức sự kiện  đều có các bản Event Briefing của riêng mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế hoạch và hồ sơ dự thầu. (Tham khảo Bản Event Briefing tóm tắt yêu cầu khách hàng). Tuy nhiên một nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể… nhằm giúp Agency nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất.

Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt được qua event, ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản cần có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách…

3. Đặt deadline hợp lý

Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên… nhiều khách hàng đòi hỏi Agency của mình phải gởi gấp proposal, báo giá trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho Agency không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự thầu. Nhiều Agency thường rỉ tai nhau: “Khách hàng mà đòi hỏi proposal gấp thường thì chỉ thu thập hồ sơ làm quân xanh, quân đỏ cho đủ quy trình đấu thầu thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được Agency của mình trước đó rồi”.

Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu trình proposal nên là 1 tuần.

4. Nên thẳng thắn về ngân sách

Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi brief với Event Agency. Họ nói rằng “Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách”. Thế là Agency bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ present kế hoạch của mình, bạn choáng váng thấy rằng chẳng khác gì “dùng dao bầu mổ muỗi”, đành từ chối gấp, và Agency giận tím mặt ra về.

Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với agency khi bạn đã dự liệu được khoản ngân sách đó. Điều này làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ có 100 triệu đồng cho việc tổ chức team building tour sắp tới, hãy chia sẻ thẳng thắn với Agency cho họ “liệu cơm gắp mắm” ngay từ đầu và trình lên cho bạn một phương án khả thi nhất.

kinh nghiệm đấu thầu, mời thầu tổ chức sự kiện

Đừng ngần ngại nói rõ giới hạn ngân sách của bạn để có một phương án khả thi nhất

5. Đừng để Agency vẽ rắn thêm chân

Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những tư vấn tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy nhiên nhiều Agency không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách hàng để trục lợi. Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng họ thuyết phục khách hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn, tổ chức lễ khai trương công ty chỉ có hơn 50 người nhưng họ chỉ định sử dụng âm thanh ánh sáng tương đương với tổ chức biểu diễn.

Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các Agency tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân nhắc kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết.

6. Đánh giá năng lực của Agency

Đánh giá năng lực của Agency qua một bản proposal và báo giá hay qua một buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng.

Một số công ty đánh giá Agency dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều này không phải luôn luôn đúng. Một Agency có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.

Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những Event tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về event trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những Event đó và không mắc phải sai lầm trong Event của bạn? Tốt nhất là khi có dịp tham dự một Event nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về agency tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức event cho bạn.

Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho Event, một số lại đánh giá cao mức giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong thực tế, và giá cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc kinh nghiệm non kém. Một khách hàng có kinh nghiệm mời thầu sẽ có thể đánh giá năng lực và kinh nghiệm của Agency qua một vài chi tiết nhỏ trên proposal hoặc báo giá. Một báo giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản ánh năng lực và kinh nghiệm của agency đó.

7. Mời bao nhiêu công ty chào thầu là đủ

Nhiều người tin rằng càng có nhiều công ty chào thầu, họ dễ dàng tìm kiếm được Agency tốt nhất cho mình. Tuy nhiên việc này có thể làm mất thời gian gặp gỡ, tiếp xúc, đánh giá… của bạn, và nếu agency dự thầu vô tình biết rằng có rất nhiều đối thủ cạnh tranh cùng đấu thầu, sự hào hứng của họ sẽ biến mất, có thể họ sẽ từ chối tham dự hoặc gởi một proposal “làm cho có” để đáp trả lịch sự.

Xem thêm: Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

ANH THẢO


Bài liên quan:

Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện

Event Channel – “Nguyên tắc “5W” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát những nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.

I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v…
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:

  • Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt”
  • Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện để khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo.  Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong bữa tiệc của sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì hãy nên có một số mặt hàng thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn, nếu nạn không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu ý về điều kiện khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn và thức uống trái mùa. Như phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đông, thực phẩm làm nóng (như thức ăn cay) trong mùa hè.
  • Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”
  • Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện truyền thông.
  • Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể.
  • Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như: Âm thanh ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,…
  • Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sự kiện này.
  • Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi thư mời – tùy loại hình và tính chất Event.
  • Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc.
  • Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất. Bạn có thể xem thêm bài Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả.
  • Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ thể…
  • Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp  các chi phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh) trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên. Thường thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất sự kiện và quy định của các công ty. Là một người làm sự kiện, bạn phải có khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sự kiện và quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá khó khăn và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm.
nguyên tắc lập kế hoạch tổ chức event
Hãy luôn nắm nguyên tắc “5W và 1H” để tránh thiếu sót khi lên kế hoạch cho event

III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là ý hay nếu bạn tổ chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí của Honda (cùng 1 tuần chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia rockshow miễn phí hơn là mua vé để xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn.
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Ở đây, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những phương án dự phòng phù hợp.

IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)? Có thể tham khảo thêm ở bài “Các loại hình địa điểm trong event”

V. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.

VI. HOW: Như thế nào?
Sự kiện đó sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, khai trương,…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn chung cho việc này.

PHƯƠNG THANH (Dịch và biên tập từ eventeducation.com)


Bài liên quan: