Archive

Posts Tagged ‘tổ chức sự kiện’

5 bước để sự kiện thu hút người tham dự

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Để đánh giá chất lượng của một sự kiện, người ta thường nhìn vào chất lượng khách mời. Dù là sự kiện lớn như các buổi trình diễn âm nhạc với hàng nghìn người tham dự hay một buổi gặp gỡ đồng nghiệp ấm cúng, khách mời vẫn là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện.

Khách mời mục tiêu có thể là khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng hay đối tác kinh doanh. Chọn lựa đúng đối tượng khách mời sẽ tăng cường mối giao hảo giữa công ty và khách hàng, thúc đẩy khách hàng gắn bó với thương hiệu.

Năm bước sau đây sẽ giúp bạn lên kế hoạch khách mời một cách hiệu quả nhất.

1. Xác định công chúng mục tiêu

Lời khuyên là “Bạn nhất thiết phải mời đúng đối tượng”.

Thoạt nghe có vẻ dễ nhưng bạn không thể làm qua loa. Mỗi nhóm công chúng phù hợp với những sự kiện khác nhau và bạn có quyền lựa chọn khách mời phù hợp với sự kiện của mình.

Tình huống xấu nhất là khách hàng chỉ đến dự cho vui và không hề quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ mà bạn muốn giới thiệu.
Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được điều gì qua sự kiện này?”. Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định dễ dàng hơn.

2. Cộng tác ăn ý với các nhà cung cấp

Bạn cần phải tìm được nhà cung cấp ưng ý, nếu không thuyết phục được một nhà cung cấp thì bạn làm sao thuyết phục được 5.000 khách mời? Dù bạn dự định tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ thì cũng cần hỗ trợ từ các nhà cung cấp khác, và khách hàng của họ cũng sẽ hỗ trợ cho sự kiện của bạn.

Đây chính là cách để bạn mở rộng danh sách đối tác tiềm năng. Bạn có thể tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp thông qua các mối quan hệ cá nhân. Ở Việt Nam, có những website về event như diễn đàn F-Event hay Event Channel là nơi phù hợp cho các nhà tổ chức sự kiện mới vào nghề chia sẻ các ý tưởng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

3. Mời nhiều hơn số lượng khách dự kiến

Số lượng khách mời dự phòng cũng còn tùy vào quy mô và tính chất của sự kiện. Nếu là sự kiện miễn phí, bạn nên mời hơn 40%. Còn nếu là sự kiện có thu phí thì khách đến tham dự thường nhiều hơn số khách đăng ký.
Nếu bạn định mời khách VIP, hãy tìm đến các nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực đó. Dĩ nhiên là mời những người này rất khó nhưng nếu mời được họ thì bạn sẽ lôi kéo được thêm nhiều vị khách khác.

4. Lựa chọn địa điểm tốt

Địa điểm không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng cũng là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của sự kiện. Những địa điểm khác nhau sẽ phù hợp với từng nhóm công chúng khác nhau.
Bạn hãy tính toán đến phương án và thời gian di chuyển. Từ chỗ làm, nơi ở của khách đến nơi tổ chức sự kiện có quá xa không? Nếu sự kiện kết thúc trễ vào buổi tối thì khách có thể về bằng phương tiện gì? Không phải ai cũng có xe và thích đi xa.

Địa điểm phù hợp cũng ảnh hưởng đến số lượng khách mời

5. Giữ liên lạc với khách mời sau sự kiện

Một khi bạn thành công trong việc mời được nhiều khách đến tham dự sự kiện thì chắc chắn bạn sẽ muốn sự kiện tiếp theo cũng thành công như vậy. Giữ chân khách có lẽ là bước khó nhất trong quy trình tổ chức sự kiện.
– Hỏi khách hàng về cảm nhận khi tham dự sự kiện để rút kinh nghiệm cho lần sau.

– Là cầu nối liên kết các khách hàng với nhau.

– Tạo một trang Facebook hoặc Twitter để khách hàng tiếp tục nắm bắt thông tin khiến họ trông chờ sự kiện tiếp theo.

Theo Inc


Bài liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức một tiệc nướng BBQ

Event Channel – Tiệc nướng luôn mang lại cho người ta sự hào hứng, thích thú. Tiệc BBQ thường được người ta tổ chức kèm với những chuyến đi biển với những chiếc lò nướng đầy ắp thức ăn tươi ngon và vị biển nồng nàn. Hoặc thông thường hơn thì người ta hay tổ chức trong vườn nhà, ở cạnh hồ bơi hay khoảng không gian trống ở ngoài trời.

Tiệc nướng luôn mang lại cho người ta sự hào hứng, thích thú. Không hào hứng sao được, khi mọi người được tham gia một bữa tiệc ngoài trời, trong không gian thoáng đãng với những hải sản, thịt tươi và rau cũ nướng thơm lừng, nóng hổi. Tiệc BBQ thường được người ta tổ chức kèm với những chuyến đi biển với những chiếc lò nướng đầy ắp thức ăn tươi ngon và vị biển nồng nàn. Hoặc thông thường hơn thì người ta hay tổ chức trong vườn nhà, ở cạnh hồ bơi hay khoảng không gian trống ở ngoài trời.

Người làm sự kiện ít nhất cũng phải gặp vài lần những sự kiện này, và tất nhiên, những phần tiệc thì sẽ có các supplier phụ trách, nhưng tham khảo một vài kinh nghiệm để hạn chế thiếu sót cũng không phải là thừa. Ngoài ra, bài viết còn là “cẩm nang” nho nhỏ cho những người muốn tự tổ chức một buổi tiệc BBQ với bạn bè hoặc người thân. Cần chuẩn bị gì cho một buổi tiệc nướng ngoài trời?

Dụng cụ:

– Lò nướng: là loại lò có chân cao, khoảng ngang hông người đứng nướng, đừng làm buổi tiệc với một chiếc lò than mà mọi người phải ngồi lúp xúp xung quanh, sẽ mất không khí lắm đấy.
– Vì nướng: vỉ nướng thường mua kèm với lò nướng, cũng là loại vỉ lớn
– Xiên ngã ba: Thường được sử dụng để xiên những khối thịt lớn hoặc nguyên một con gà.
– Cọ phết: dùng để phết gia vị lên thịt trong quá trình nướng
– Tô, chén, dĩa: dùng để đựng nguyên liệu, gia vị và sản phẩm sau khi chín
– Tạp dề: cần có để không bị dầu mỡ bắn vào quần áo
– Dĩa, nĩa: nếu không thể vận chuyển nhiều chén dĩa theo, hãy sử dụng dĩa giấy để người tham dự đựng thức ăn chín
– Quạt tay: 1 vài chiếc quạt tay sẽ rất hữu ích cho những món cần ngọn lửa lớn
– Bình chữa cháy: nếu làm trong không gian vườn nhà hoặc ở nơi có đông dân cư, bình chữa cháy là vật dụng rất cần thiết

Que xiên thường dùng trong việc nướng BBQ

Cần thêm cọ để quét gia vị lên đồ nướng

Nguyên vật liệu

– Nguyên liệu: thường thì người ta sẽ nướng hải sản như mực, tôm, cá, nghêu, sò, hào,…hoặc các loại thịt như sườn heo, thịt bò, gà cùng với một vài loại rau củ như ớt chuông, nấm, bắp bao tử, cà tím, táo,…và các loại xúc xích, lạp xưởng
– Gia vị chuẩn bị cũng tùy vào thức ăn mà bạn nướng là gì, ví dụ tôm thì cần muối ớt, mực không thể thiếu sa tế, hải sản khác ăn với mù tạt mới phù hợp,… Nếu không nắm rõ những điều này thì nên tham khảo những người bán hàng hoặc người giỏi nấu nướng. Lưu ý một điều là không thể thiếu dầu ăn cho tiệc nướng.

Có rất nhiều loại thức ăn có thể nướng

Hoạt động:

Thông thường sẽ có từ 1 – 2 người đứng bếp để nướng các thức ăn, hoặc có thể thay phiên nhau nếu là tổ chức trong gia đình, bạn bè. Để thêm phần hứng thú có thể tổ chức xem ai nướng thức ăn nhanh nhất chẳng hạn.
Ngoài ra, các hoạt động trước và sau bữa tiệc cũng rất quan trọng để góp phần làm tăng không khí, nếu tổ chức trong sân vườn rộng hoặc bên bãi biển có thể nghĩ ra một vài trò chơi hoạt động nhẹ nhàng như trò ném bóng nước (đổ nước vào trái bóng bay rồi ném nhau, sẽ rất phù hợp trong mùa hè), hay

Trang phục:

Khuyến khích mọi người mặc những trang phục thoải mái, dễ vận động vì trong các buổi tiệc buffet nướng phải vận động nhiều cộng thêm với mùi khói, nếu các khách mời quần là áo lượt thì sẽ làm cho không khí buổi tiệc trở nên trang trọng, mất đi sự thoải mái và phóng khoáng vốn có.
Một số đề xuất về trang phục như quần short, áo thun, hay thậm chí là đồ bơi nếu tổ chức trên bãi biển hoặc hồ bơi, thêm chiếc nón cói và đôi dép tông sáng màu là bạn đã sẵn sàng cho những buổi tiệc như thế này rồi.

Trang trí:

Cũng như trang phục, phần trang trí không kém phần quan trọng. Nếu là trên bãi biển hoặc hồ bơi, đặt những chiếc dù nhiều màu sắc và treo các dải cờ chuối để cho người ta thấy được không khí lễ hội. Đối với các tiệc nướng trong sân vườn, giăng một vài chiếc lều để tạo không khí cũng rất hay.

Thức uống:

Trong những buổi tiệc nướng, người ta thường hay uống các loại cocktail hoặc bia trộn cùng với một vài nguyên liệu khác. Đàn ông thường thích bia hay rượu nhẹ. Phụ nữ có thể uống nước ngọt có gas hoặc một vài loại cocktail nhẹ có rượu.

Và việc nướng thức ăn:

Thông thường đàn ông sẽ đứng nướng, vì ở nước ngoài người ta quan niệm việc đứng nướng với cái lò đầy khói là việc nặng nhọc nên sẽ do nam giới phụ trách. Thức ăn cũng cần được nướng theo thứ tự sau khi tẩm ướp, như thịt gà trước vì lâu chín, sau đó là thịt heo và các loại hải sản. Thịt bò phải cắt rất mỏng để nướng nhanh và ăn ngay. Ngoài ra rau cũng cần nướng cho đến khi vừa đổi qua màu sậm là dùng được.

Việc đứng nướng bên lò bếp đầy khói được xem là việc nặng nhọc
và do nam giới đảm trách

Tùy vào đối tượng khách mời mà cách tẩm ướp cũng như nướng cũng khác nhau, người phương Tây thường thích dùng BBQ với nước sốt, còn người Việt Nam thích nướng và ăn ngay chứ không dùng với nước sốt để đảm bảo hương vị thịt tươi.

Món tráng miệng lý tưởng là táo nướng và kem tươi. Nếu có thêm trái cây nướng thì càng tăng sự hấp dẫn.

MINH ANH

Tin cũ hơn:

Mức thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực event

Event Channel – Có rất nhiều bạn, chưa tham gia hoặc đã tham gia vào lĩnh vực event, rất băn khoăn về mức lương, mức thu nhập của mình so với mặt bằng chung có phù hợp hay không? có quá thấp hay không? v…v….Bài viết này sẽ gửi đến các bạn một khảo sát tổng quát về thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để có cái nhìn rõ ràng hơn và biết được mình đang ở đâu trên thị trường chung. Những khảo sát này áp dụng với những công ty có quy mô từ trung bình đến vừa và tương đối tại Việt Nam.

Có một thực tế là, có rất nhiều bạn, chưa tham gia hoặc đã tham gia vào lĩnh vực event, đến thời điểm thay đổi công việc đều rất băn khoăn về mức lương, mức thu nhập của mình so với mặt bằng chung có phù hợp hay không? có quá thấp hay không? v…v….Với kinh nghiệm vài năm trong nghề, người viết thường nhận được các câu hỏi nhờ tư vấn về mức lương của các nhân viên tổ chức sự kiện. Vì vậy, hôm nay, bài viết này sẽ gửi đến các bạn một khảo sát tổng quát về thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để có cái nhìn rõ ràng hơn và biết được mình đang ở đâu trên thị trường chung. Những khảo sát này áp dụng với những công ty có quy mô từ trung bình đến vừa và tương đối tại Việt Nam. Ở các tập đoàn nước ngoài, mức lương sẽ cao hơn nhưng áp lực công việc cũng như tính chất công việc cũng sẽ căng thẳng hơn.

Nhân viên tổ chức sự kiện mới ra trường: 3 – 4 triệu/tháng

Không có trường nào đào tạo về ngành tổ chức sự kiện trong 4 năm trời, nên dù bạn học ngành gì thì xuất phát điểm về học vấn trong ngành này cũng sẽ bằng 0. Những yếu tố giúp bạn được đánh giá cao là sự năng động của bạn trong việc tham gia các hoạt động cộng đồng như đoàn, hội trong trường hoặc tham gia những sự kiện do các Câu lạc bộ tổ chức. Những hoạt động này càng nhiều thì sự va chạm của bạn với lĩnh vực event càng phong phú.
Ngoài yếu tố được đánh giá là “kinh nghiệm” nêu trên, sự phù hợp với công việc cũng là một phần quan trọng. Trong cuộc phỏng vấn, nếu bạn có cơ hội được chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy mình có các tố chất cần thiết của một người làm event như có đầu óc tổ chức, tỉ mỉ, cẩn thận, sáng tạo, kỹ năng xử lý tình huống,…thì coi như bạn đã ghi thêm điểm trong mắt nhà tuyển dụng rồi.
Công việc của bạn là gì? bạn sẽ được tham gia vào một trong những vị trí chủ yếu trong một sự kiện từ khâu lên kế hoạch, quản lý công việc cho đến khi sự kiện diễn ra và những phần việc sau đó nữa. Ví dụ bạn được giao cho quản lý nhân sự về biểu diễn (hay thường gọi là quản lý celeb – người nổi tiếng), bạn sẽ được làm việc trực tiếp với ca sĩ/MC hoặc người quản lý của họ từ lúc mời họ tham gia, cho đến việc thỏa thuận giá cả, lựa chọn bài hát, ngày sự kiện diễn ra bạn sẽ trực tiếp liên hệ và quản lý thời gian họ đến, đảm bảo đúng giờ, đúng bài hát,…sau đó những vấn đề về hợpđ ồng, thanh toán, bạn cũng sẽ phải đảm nhận.
Nếu mọi thứ lý tưởng thì mức lương cho vị trí Nhân viên tổ chức sự kiện mới bắt đầu vào nghề từ 3 triệu – 4 triệu. Mức lương thử việc sẽ bằng khoảng 80% mức lương chính thức. Nếu công ty có chính sách tốt, sẽ có thưởng trên các dự án, khoản tiền này bằng từ 30% – 50% mức lương/tháng của bạn nữa.

Nhân viên tổ chức sự kiện có từ 1 – 1,5 năm kinh nghiệm: 4,5 – 5 triệu/tháng

Với từ 1 – 1,5 năm kinh nghiệm, công việc của bạn sẽ được phụ trách lên kế hoạch cho event, làm bảng dự toán kinh phí và điều phối nhân sự cho một sự kiện nhỏ đến vừa. Với những công ty lớn, trong những sự kiện đầu tiên bạn được phụ trách chính sẽ có những người đi trước “kèm”, sau một vài sự kiện, bạn sẽ chính thức đảm nhận trách nhiệm cho các event của mình. Tuy nhiên, các quyết định của bạn sẽ vẫn bị giám sát bởi cấp trên.
Với vai trò như vậy, mức lương của người làm event ở cấp độ từ khoảng 4,5 – 5 triệu. Cũng như ở trên, những công ty sự kiện luôn có chính sách thưởng theo dự án và người phụ trách dự án sẽ được trích thường nhiều hơn, khoản này cũng dao động trong khoảng 50% – 70%, thậm chí có nơi bằng 100%/ mức lương/tháng của bạn (tức là tiền thưởng cho 1 dự án 2 tháng khoảng 9 triệu thì tính là 100% mức lượng/tháng)

Nhân viên tổ chức sự kiện từ 1 – 1,5 kinh nghiệm có mức thu nhập

vào khoảng 4,5 – 5 triệu

Nhân viên tổ chức sự kiện từ 2 năm – Supervisor/Team leader: từ 6 – 8 triệu/tháng

Không nhất thiết là phải làm trên 2 năm thì mới đảm nhận vị trí Supervisor/team leader, có nhiều người phụ trách vị trí này trong khoảng thời gian ngắn hơn, hoặc ở những công ty có quy mô nhỏ hơn thì vị trí này cũng dễ được phân công hơn. Công việc của những người này là đảm nhận toàn bộ quá trình một sự kiện, thậm chí từ khâu đi gặp khách hàng cùng với bộ phận Account để nhận brief, hay tìm kiếm và làm việc trực tiếp với khách hàng (những công ty không có bộ phận sales cho event, nhân viên event phải tự tìm kiếm khách hàng). Ngoài việc làm các sự kiện theo yêu cầu của khách hàng, những người này còn phải viết chương trình để bộ phận account hay bộ phận event đi chào tài trợ.
Mức lương cho vị trí này vào khoảng 6 – 8 triệu, mức thưởng trên dự án cũng tương đương so với lương của họ như trên.

Event Manager/ Trưởng phòng event: 10 đến 15 triệu/tháng

Ở vị trí này, người này phải có kinh nghiệm từ khoảng 3 năm trở lên và giỏi trong nhiều lĩnh vực, như là mối quan hệ với khách hàng, kỹ năng quản lý công việc, quản lý nhân sự cho đến chuyên môn. Ngoài ra, những quyết định của họ cũng là một áp lực đè nặng, vì mỗi quyết định sai lầm sẽ phải trả giá bằng rất – nhiều – tiền và cả uy tín của công ty. Mức lương cho vị trí này dao động từ 10 – 15 triệu hoặc hơn tùy công ty. Các khoản hoa hồng, thưởng dự án cũng khá “khủng”, cho nên người ta thường bảo làm event thì “giàu”, nhưng thực tế để đạt được vị trí hay khoản thu nhập này thì trong nghề event cũng không hề đơn giản hơn những ngành nghề khác, bởi vì, như các bạn biết, đây là một nghề nhiều thử thách và áp lực.

Event freelancer: từ 20 đến trên 50 triệu/tháng

Công việc phải làm: Tất cả. Tức là, bạn sẽ là người đi tìm khách hàng (trong trường hợp bạn là người có uy tín, sẽ được các khách hàng giới thiệu cho nhau và cứ nhận việc đều đều mà không phải lo lắng về nguồn khách hàng), lên kế hoạch, tổ chức, chăm sóc khách hàng,…nói chung bạn sẽ phải lo từ việc lớn như đứng điều phối một event cho đến việc chạy đi lấy một cái đĩa DVD report cho khách hàng. Bởi vì bạn có thể thuê những helper làm thời vụ chứ không cố định trong mọi giai đoạn, và đôi khi, để tiết kiệm chi phí, bạn phải đảm nhận hết mọi công việc thượng vàng hạ cám.

Có một nhược điểm là làm freelance bạn sẽ khó nhận được những sự kiện lớn vì vấn đề tài chính có hạn và mức độ rủi ro cao trong công việc này nên nếu làm lâu, bạn sẽ bị đi vào lối mòn khi cứ làm mãi những event quy mô nhỏ.
Về thu nhập, có thể nói, event là một ngành siêu lợi nhuận, nên thu nhập của một event freelancer thì khó mà đong đếm được, vì tùy theo khả năng đàm phán với khách hàng, với suppliers mà khoản chênh lệch họ hưởng cũng vô thường. Một event freelancer có thể kiếm từ 20 – 50 triệu/tháng hoặc hơn nữa tùy vào tính chất và số lượng event mà họ thực hiện. Nhưng để có được khoản tiền đó, công sức họ bỏ ra cũng nhiều và sự vất cả cũng vậy mà nhân lên. Chưa kể bị khách hàng xù nợ hay bể show event do non tay thì phải đền hợp đồng với khách hàng. Nếu không lường trước các rủi ro thì khoản lợi nhuận chưa thấy đâu mà hậu quả thì đã nhãn tiền. Nghề này không phù hợp với những người yếu tim.

PÉ MIU

Tin cũ hơn:

Kinh nghiệm nhìn nhận năng lực của một Event Agency

Event Channel – Công ty bạn dự định tổ chức một Event lớn và dự định Outsource (thuê ngoài) một Event Agency thực hiện điều này. Việc cân nhắc, lựa chọn một Agency có đủ năng lực nhằm giúp bạn thực hiện một Event “trên cả mong đợi” không hề dễ dàng.

Nhiều công ty thích lựa chọn những Agency có tên tuổi và có nhiều năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một Agency đã từng thực hiện nhiều Event lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường. Nhiều công ty, do ngân sách có hạn, đành phải chọn những Agency kém nổi tiếng hơn nhưng chi phí phải chăng hơn, và ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với chất lượng.

Bất kỳ lựa chọn nào cũng có những rủi ro của nó mà những người ngoài ngành Event ít người biết được. Một Event Agency có 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho bạn một Event vừa ý. Một Marketing Director từng ngậm ngùi chia sẻ: “Tôi đánh giá rất cao năng lực của họ (Event Agency) và quyết định trao Event của mình cho họ thực hiện nhưng cuối cùng do có quá nhiều sự kiện cần làm một lúc, họ đành giao cho một cậu nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính, và kết quả Event đó bị đổ bể rất nhiều do sự non tay của cậu ta”.

Như bạn đã biết, giống như trong một tiệm cắt tóc có rất nhiều thợ và người khách hàng khi đến tiệm thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất cắt cho mình để đảm bảo sự vừa ý toàn phần, một ê kíp làm Event, nhất là ở công ty lớn, có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm rất tốt sự kiện nào đó mà bạn biết, nhưng đến sự kiện của bạn lại do một người khác tổ chức cho nên mọi thứ không hoàn toàn giống nhau, chưa kể là nhiều công ty còn phân chia dự án cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách hàng nào quan trọng thì mới đưa cho người giàu kinh nghiệm thực hiện. Thêm vào đó, sự thay đổi nhân sự diễn ra liên tục ở các Agency, có thể năm nay người này làm Event Manager nhưng qua năm sau lại là người khác nên không có gì đảm bảo là chất lượng tổ chức Event của họ đồng nhất.

agency evaluation

Vấn đề giá cả cũng tương tự như vậy, nếu may mắn, bạn sẽ chọn được một Agency chào giá cả hợp lý nhưng chất lượng rất cạnh tranh, không thua kém gì các Agency lớn khác. Nhưng nếu không may, bạn sẽ gặp phải tình cảnh “tiền nào của nấy”, phải đánh đổi việc tiết kiệm chi phí cho một chất lượng cũng hết sức trời ơi.

Nếu có kinh nghiệm nhìn nhận Event Agency tốt, bạn sẽ hạn chế tối thiểu các sai lầm đó và có được một Event như ý muốn với sự tương quan hợp lý về chất lượng – giá cả. Thông thường, một khách hàng tinh ý sẽ nhận biết năng lực của Agency thông qua một số thông tin cũng như câu hỏi xoáy sâu vào một số điểm chủ chốt như sau:

– Ai là người tổ chức Event cho bạn: Agency có thể nổi tiếng, có thể còn non trẻ, “bộ sậu” lãnh đạo có thể hùng hậu cũng có thể chưa có danh tiếng gì đáng kể, nhưng quan trọng nhất, ai là người thiết kế ý tưởng, tổ chức Event đó cho bạn. Hãy dò hỏi xem Event Manager của bạn tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, ít nhất những thông tin này cũng giúp bạn có những đánh giá ban đầu về năng lực của họ dù chưa chính xác hoàn toàn. Hãy yêu cầu Agency cho bạn gặp Event Manager tại buổi Present kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn khai thác thêm thông tin về họ thông qua những câu hỏi dường như vu vơ mang tính chất xã giao. Việc này cũng giúp bạn nắm bắt được tính cách của họ: điềm tĩnh, cẩn thận, tỉ mỉ hay đại khái, cẩu thả, thành thực hay chỉ phóng đại kiến thức, khả năng của mình và công ty.

tiêu chí đánh giá event agency

Hãy gặp trực tiếp người sẽ tổ chức Event cho bạn

– Họ đã làm điều đó như thế nào: Thông thường các Agency sẽ phô trương những Event lớn nhất của công ty mình đã từng làm cho những tên tuổi, thương hiệu lớn, và đa phần các khách hàng lấy đây là thước đo để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của Agency. Nhưng họ lại thường quên tự hỏi là Event đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những cú “bể show” làm khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại Event đó mới rõ hơn cả. Lại nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những Agency có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên cho các Agency từng tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một công ty muốn tổ chức seminar liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt seminar liên tỉnh của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp Agency hiểu trước đường đi nước bước và hạn chế các sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây cũng là một ý tưởng đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực Agency, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt hơn.

– Ý tưởng liệu có khả thi: Thông thường các công ty thường muốn Event của mình có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng cho đáng “đồng tiền bát gạo”. Vì vậy họ dành điểm cộng cho những Agency đem đến những ý tưởng tổ chức độc đáo. Tuy vậy, thực tế đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến thành hiện thực một cách đáng thất vọng hơn người ta trông đợi. Chẳng hạn như khi present, Agency dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm những trái bóng bay bay lên, tuy nhiên trong thực tế, dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu không tung ra được, đó là khâu triển khai thực hiện của Agency không tốt. Do đó, nên chọn những ý tưởng bạn cho là an toàn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút “ngông” nếu như bạn không muốn làm “chuột bạch” cho Agency thể nghiệm ý tưởng sáng tạo của họ.

– Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của Agency: Người làm Event giỏi cần phải là người ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến. Bạn hãy đề nghị người đến từ Agency chia sẻ thêm về một số tình huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức Event và cách họ đã vượt qua nó. Một Agency nhiều kinh nghiệm và khó khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.

– Báo giá cũng có thể nói lên nhiều điều: Một báo giá có tổng chi phí thấp không phải là lựa chọn khôn ngoan, mà một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa chọn hàng đầu của bạn. Một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của Agency, còn một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, không chuyên nghiệp hoặc thiếu chuyên nghiệp của Agency đó. Giá cao hay giá thấp còn phụ thuộc vào “đẳng cấp” của Agency đó nữa, đôi khi bạn phải chấp nhận giá cao vì thương hiệu của Agency để đổi lấy sự an tâm. Tuy nhiên, cũng cần biết sơ qua một vài “chiêu” của Agency để làm cho báo giá của mình thêm phần thuyết phục: thông thường Agency sẽ để mức giá phải chăng cho những hạng mục mà bất cứ ai cũng có thể áng chừng giá được, chẳng hạn như cung cấp PG, hoa tươi…, tuy nhiên họ sẽ để mức giá tương đối vô chừng cho những hạng mục khó kiểm định về giá thành như dàn dựng, thi công… Như vậy khách hàng nhìn vào sẽ thấy báo giá của Agency rất phải chăng nhưng không hề biết rằng họ lời nhiều là ở những khoản khách hàng không am hiểu nhiều. Như vậy bạn cần phải xem xét kỹ để có thể đánh giá mức giá của một Agency có phải chăng hay không.

Xem thêm: Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

PHƯƠNG NAM

Tin cũ hơn:

Sử dụng các phần mềm ứng dụng cho quản lý và lập kế hoạch sự kiện

Event Channel – Để lên kế hoạch cho một sự kiện, trước đây chúng ta thường tự xây dựng trong đầu và dựa trên các mẫu kế hoạch có sẵn. Nhưng trong xu thế hiện nay, mọi thứ đều được khép vào những quy trình chuyên nghiệp, mọi kế hoạch đều được quản lý bằng phần mềm thì event cũng không phải là ngoại lệ.

Hiện tại, ở nước ngoài có rất nhiều phần mềm giúp bạn lập kế hoạch event hay quản lý event và quản lý khách tham dự trong event. Hãy thử tham khảo một vài phần mềm được sử dụng cho người làm event nhé.

1. Event Manager (https://sites.google.com/site/hcifame/event-manager)

Trong tổ chức sự kiện, việc truyền thông giữa đơn vị tổ chức và khách tham dự là rất quan trọng. Đôi khi có quá nhiều khách tham dự nên những người quản lý sự kiện không thể tiếp cận với nhiều người để nghe phản hồi từ họ và có sự tương tác với họ một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, với những sự kiện có số lượng người tham gia đông thì cũng rất khó quản lý. Ngoài các phương thức truyền thống như làm survey thì người ta cùng phần mềm Event Manager này để nhận feedback trực tiếp từ người dùng, còn có chức năng vote để đánh giá event.

 

 

2. Event2mobile: (www.event2mobile.com)

 

Event2mobile là một nền tảng cho phép các nhà quản lý và tổ chức sự kiện cung cấp cho khách truy cập đến các sự kiện thông qua các thiết bị di động. Về bản chất, event2mobile biến thiết bị di động của người tham dự thành một tài liệu hướng dẫn về sự kiện di động!

Có event2mobile trên điện thoại di động sẽ trở thành một trải nghiệm hữu ích và không rắc rối cho người tham dự nhiều sự kiện, hội nghị, hội thảo. Có bản đồ/giấy tờ để thực hiện, gian hàng và tham gia có thể được đặt một cách dễ dàng, họ có thể xem vị trí của bạn trên bản đồ sàn, ghi chú, đính kèm hình ảnh và thực hiện nhiều hoạt động khác bổ sung mà một tài liệu hướng dẫn event thông thường sẽ không cho phép họ làm. Người quản lý sự kiện có thể nắm được thông tin khi sử dụng một máy tính quản lý phần mềm này.

3. FBMobile (www.eventsoft.com)

Với FBMobile, bạn có thể đặt sự kiện của bạn bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào. FBMobile hoạt động trên điện thoại, trên máy tính bảng, hoặc thiết bị khác với một trình duyệt web để tìm kiếm các sự kiện lịch của bạn và đặt trực tiếp từ điện thoại.

FBMobile cho phép tìm kiếm theo tên sự kiện hoặc ngày cụ thể, xem thông tin sự kiện bao gồm cả sự kiện tên, địa điểm, thời gian, và lần hiển thị.
Đặt chỗ các sự kiện hoặc xem lịch của bạn từ các hội trường, sân khấu chính hoặc thậm chí văn phòng của khách hàng.

4. Event Pro (www.eventpro.net)

EventPro phần mềm cung cấp một môi trường thân thiện với người sử dụng cho cơ sở lập kế hoạch, phối hợp chức năng và quản lý sự kiện. Các tính năng của nó được tập trung vào việc chuẩn bị tất cả các khía cạnh của một cơ sở, cung cấp cho bạn khả năng tổ chức hiệu quả thông tin và chạy báo cáo tùy chỉnh.

Phần mềm Quản lý sự kiện cho các cuộc họp hội nghị, triển lãm, tổ chức hay bất cứ ngành công nghiệp, dịch vụ của bạn sẽ giúp có nhu cầu lập lịch trình sự kiện của bạn.

Với phần mềm này, sẽ loại bỏ việc đặt chỗ trùng – EventPro gửi một cảnh báo ngay lập tức khi việc đặt hỗ bị trùng. Ngoài ra, chức năng nhắc nhở nội bộ các chi tiết quan trọng sẽ tự động nhắc nhở người dùng những nhiệm vụ cần được hoàn thành trước, trong hoặc sau khi một sự kiện. Và còn cung cấp một báo cáo tổng hợp  trên tất cả các khía cạnh liên quan đến với lịch trình sự kiện và quá trình quản lý.

Có thể xem phàn giới thiệu về ứng dụng tại đây

Hiện tại, bạn có thể mua các phần mềm này từ các nhà cung cấp ở nước ngoài để sử dụng cho việc quản lý , nhưng đối với khách tham gia, bạn có thể xây dựng một ứng dụng mới bằng tiếng Việt dựa trên các ứng dụng này. Việc này hoàn toàn có thể làm được bởi các nhà lập trình tại Việt Nam (Mobile Applications Developer).

KIM OANH

Tin cũ hơn:

Phân tích SWOT trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Event Channel – Phân tích SWOT trước khi phát triển một kế hoạch tổ chức sự kiện để phát triển một chiến lược tối đa hóa các tiềm năng, thế mạnh và cơ hội của dự án của bạn và giảm thiểu tác động của những yếu kém và các mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng là thành công của sự kiện.

Khái niệm phân tích SWOT trong kế hoạch marketing hẳn ai cũng đã từng nghe qua còn trong Tổ chức sự kiện thì ít người biết đến, nhưng phân tích SWOT trong tổ chức sự kiện cũng không kém phần quan trọng, nhiều công ty có hẳn phần mềm để phân tích yếu tố này.

Hãy đặt ra các câu hỏi trước khi bắt tay viết kế hoạch cho một sự kiện

– Tìm hiểu làm thế nào công ty quảng bá sản phẩm của mình (hay của khách hàng)
– Làm thế nào công ty muốn xây dựng / nâng cao hình ảnh gắn liền với sản phẩm của mình (còn được gọi là hình ảnh thương hiệu)
– Giá trị thị trường và thị phần của công ty và sản phẩm là gì?
– Các khách hàng của sản phẩm là ai?
– Các tính năng của sản phẩm là gì?
– Những lợi thế và nhược điểm của sản phẩm so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh là gì?

Tất cả các nghiên cứu này sau đó sẽ giúp bạn trong việc đưa ra một chiến dịch thực quảng cáo cho sự kiện doanh nghiệp của bạn.

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT:

“S” là viết tắt của Strengths ( Điểm mạnh)
“W” là viết tắt của Weaknesses (Điểm yếu)
“O” là viết tắt của Oppotunities (Cơ hội)
“T” là viết tắt của Threats (Mối đe dọa)

Nó là một công cụ lập kế hoạch chiến lược được sử dụng để xác định và phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến dự án hay kế hoạch của bạn. Phân tích SWOT cũng có thể được thực hiện cho khâu tổ chức của bạn.

Điểm mạnh:
Đây là những đặc điểm, lợi thế của dự án/tổ chức của bạn và hữu ích trong việc đạt được mục tiêu dự án. Ví dụ như: cộng sự có kinh nghiệm, chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt, có các công cụ PR hiệu quả, thị trường tốt.

Điểm yếu:
Đây là những đặc điểm của dự án/tổ chức của bạn ảnh hưởng không tốt trong việc đạt được mục tiêu dự án. Ví dụ như: thiếu vốn, nhóm nghiên cứu trường hợp thiếu kinh nghiệm, thiếu các phương tiện truyền thông và công ty liên lạc,…

Cơ hội:
Đây là những yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến dự án và mang lại một số lợi ích trong việc đạt được các mục tiêu của dự án. Ví dụ như: ít cạnh tranh, điều kiện kinh tế thuận lợi, thị trường phù hợp, hỗ trợ từ chính quyền địa phương, tính sẵn có của nhà nước của cơ sở hạ tầng,…

Nguy cơ:
Đây là những yếu tố bên ngoài gây ảnh hưởng lớn trong việc đạt được các mục tiêu của dự án. Ví dụ như: cạnh tranh cao, ít hoặc không có hỗ trợ từ chính quyền địa phương, thời tiết xấu, cơ sở hạ tầng kém,….

Tất cả những yếu tố kể trên là rất quan trọng trong việc tiến hành phân tích SWOT trước khi phát triển một kế hoạch sự kiện để phát triển một chiến lược tối đa hóa các tiềm năng, thế mạnh và cơ hội của dự án của bạn và giảm thiểu tác động của những yếu kém và các mối đe dọa.

Báo cáo phân tích

Sau khi tiến hành thị trường, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm/dịch vụ nghiên cứu và phân tích SWOT, hãy làm một báo cáo chi tiết tất cả các công việc nghiên cứu được thực hiện. Tài liệu của công trình nghiên cứu là quan trọng để đánh giá sự kiện. Báo cáo phân tích của bạn cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc kêu gọi tài trợ cho sự kiện của bạn vì tính rõ ràng và khả thi của dự án, nhìn vào có thể thấy ngay được các nguy cơ và thuận lợi cũng như các hướng giải quyết vấn đề.

Các bạn có thể tham khảo một vài mẫu phân tích SWOT trong tổ chức sự kiện tại mục Tài liệu – Biểu mẫu của Event Channel hoặc ở dưới đây:

Biểu mẫu Tiếng Anh

Biểu mẫu Tiếng Việt

THANH NGUYỄN

Tin cũ hơn:

Top 5 các loại hình sự kiện cho doanh nghiệp

Event Channel – Tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển với các loại sự kiện phong phú  hơn. Cho dù ở một môi trường doanh nghiệp, hiệp hội, phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ, các một số các loại hình sự kiện doanh nghiệp phổ biến thường được tổ chức. Tham khảo Top 5 loại hình trong số đó.

Theo các chuyên gia Hội nghị quốc tế, hơn 122 tỉ dollars được chi tiêu hàng năm các cuộc họp trong ngành công nghiệp tại Mỹ. Số tiền này thường dành hầu hết tại các khách sạn ở khu nghỉ mát, khách sạn thành phố, khách sạn ở ngoại ô, trung tâm hội nghị, nhà hàng, câu lạc bộ quốc gia, trung tâm hội nghị,…

Tương tự, tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển với các loại sự kiện phong phú  hơn. Cho dù ở một môi trường doanh nghiệp, hiệp hội, phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ, các sự kiện doanh nghiệp phổ biến nhất thường rơi vào một trong những chương trình sau đây

1. Hội thảo và hội nghị

Mục đích: Tổ chức kế hoạch và tổ chức các cuộc họp này với khán giả mục tiêu, và cung cấp cho họ thông tin có liên quan.

Mô tả:
Hội thảo là sự kiện thường ngắn hơn, kéo dài một vài giờ, ½ ngày hoặc cả ngày . Có một hoặc nhiều diễn giả, và tất cả mọi người tham gia với nhau trong cùng một không gian. Thường được tổ chức tại các khách sạn, bắt đầu với một phiên họp phát biểu quan trọng và sau đó tổ chức các buổi đột phá theo chủ đề. Hội nghị thường được lên kế hoạch đôi khi tổ chức trong nửa ngày, có một số hội nghị kéo dài lâu hơn đến cả ngày hoặc 2,3 ngày. Ở Việt Nam, thường là các hội nghị khách hàng do các đơn vị kinh doanh tổ chức hoặc các buổi ra mắt, giới thiệu sản phẩm.

Các hội thảo giới thiệu sản phẩm là hình thức sự kiện
doanh nghiệp phổ biến nhất

2. Triển lãm thương mại

Mục đích: Tổ chức tham dự triển lãm thương mại là một hoạt động thế hệ lãnh đạo, hoặc tổ chức để củng cố hình ảnh của mình như một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp trong số những người tham dự, chẳng hạn như các thành viên, khách hàng, triển vọng và các nhà cung cấp.

Mô tả:
Tổ chức sự kiện cho thấy thương mại liên quan đến việc đàm phán các tỷ lệ tài trợ cho gian hàng thương mại quảng cáo, không gian và thúc đẩy sự kiện này, tại những triển lãm thương mại, các nhà kinh doanh có thể trưng bày sản phẩm, tìm kiếm đối tác. Có nhiều hạng mục hậu cần để đảm bảo rằng các gian hàng triển lãm thương mại hoạt động hiệu quả trong triển lãm, tài liệu quảng cáo (tờ tơi, brochure,…), quà tặng, và các nhận sự làm việc trong triển lãm. Ở Việt Nam có các triển lãm kiểu này như Vietbuild, Saigon Expo,…

Các triển lãm thương mại nơi tập trung các doanh nghiệp quảng bá
sản phẩm và tìm kiếm đối tác kinh doanh

3.Chương trình ưu đãi

Mục đích: Đây là sự kiện khá tốn kém vì số tiền chi trả trên mỗi người là rất cao. Thông thường, đơn vị tổ chức thuê những khu resort sang trọng để cho khách mời được thư giãn, nghỉ dưỡng và trải nghiệm các dịch vụ cao cấp.  Phát triển kinh doanh và lập kế hoạch tổ chức là chủ đề của những sự kiện dạng này.

Mô tả: Các chuyến đi thường kéo dài từ ba đến năm ngày, và yêu cầu cào về lựa chọn địa điểm, chỗ ở, giao thông vận tải, phục vụ, các cuộc họp kinh doanh, các hoạt động khác. Kỹ năng đàm phán phải được làm sắc nét bởi vì những chương trình liên quan đến tất cả các khía cạnh của kế hoạch sự kiện.

4. Sự kiện thể thao dành cho doanh nhân

Mục đích: Thường là các giải đấu như golf, tennis,… đây là một sự kiện yêu thích của mọi doanh nhân. tại đâym quản lý các mối quan hệ là mục tiêu chính.

Mô tả:
Các sự kiện dạng này thường được tổ chức tại nhưng sân chơi như goft, tennis nên khó chủ động để sắp xếp về thời gian. Điều đó có thể gây ra các vấn đề lập kế hoạch vì nó liên quan đến nội dung cuộc họp kinh doanh. Tuy nhiên, trong giai đoạn lập kế hoạch, quan trọng để giữ khách hàng để theo dõi, và không cho phép họ giảm thiểu thời gian kinh doanh.

Các sự kiện thể thao cho doanh nhân thường thu hút
và đạt được kết quả cao về hợp tác

5. Những sự kiện xếp hạng

Mục đích:
Các chương trình này cho phép một đơn vị dành nhiều thời gian không chính thức với các khách hàng của mình trong một môi trường phi truyền thống, tạo cho cả hai bên một cơ hội để xây dựng một mối quan hệ và tìm hiểu thêm về những ưu tiên kinh doanh lẫn nhau.

Mô tả: Có rất nhiều hình thức để tổ chức môt chương trình xếp hạng như vậy. Một số chương trình phổ biến bao gồm:

Ăn tối và giải trí
Thi đấu thể thao
Du lịch trên biển ngày và buổi tối
Các lễ hội âm nhạc
Các event kết hộp hội thảo với nghỉ dưỡng

ANH TÚ

Tin cũ hơn: