Archive

Posts Tagged ‘tổ chức’

Kinh nghiệm mời chào thầu một Event

Event Channel – Bài viết này dành cho những người đứng ở vai trò khách hàng (client), cần gọi thầu các Event Agency để tổ chức một sự kiện nào đó cho mình.

Để tổ chức một sự kiện, cũng như việc thực hiện những dự án khác ở các ngành xây dựng, mua trang thiết bị…, người ta thường tổ chức đấu thầu (bidding) để tìm ra những nhà cung cấp có dịch vụ, giá cả tốt nhất.

Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event Agency càng cao. Để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp và đạt hiệu quả, Event Channel chúng tôi xin có một số gợi ý như sau:

1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho Event

Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng được ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm của công ty bạn, mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì quảng bá thương hiệu, hay là để kích thích bán hàng…, không ai hiểu rõ hơn bạn – cho nên bạn cần phải truyền đạt chính xác mục đích của Event đến những Agency tham gia thầu.

kinh nghiệm đấu thầu trong tổ chức event

Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ không muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của Event, và họ nói chung chung “Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm điểm nhất cho sự kiện này”. Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà Agency đề xuất đều không như họ mường tượng, mong muốn. Nếu bạn là đơn vị mời bidding, mong muốn một Event sang trọng, hoành tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang trọng hoành tráng về điều gì, như thế nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng “ông nói gà, bà hiểu vịt”, làm cho công ty tổ chức event hiểu sai ý bạn. Proposal họ dày công chuẩn bị ra, cuối cùng lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn của bạn.

2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu

Thông thường các công ty tổ chức sự kiện  đều có các bản Event Briefing của riêng mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế hoạch và hồ sơ dự thầu. (Tham khảo Bản Event Briefing tóm tắt yêu cầu khách hàng). Tuy nhiên một nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể… nhằm giúp Agency nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất.

Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt được qua event, ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản cần có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách…

3. Đặt deadline hợp lý

Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên… nhiều khách hàng đòi hỏi Agency của mình phải gởi gấp proposal, báo giá trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho Agency không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự thầu. Nhiều Agency thường rỉ tai nhau: “Khách hàng mà đòi hỏi proposal gấp thường thì chỉ thu thập hồ sơ làm quân xanh, quân đỏ cho đủ quy trình đấu thầu thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được Agency của mình trước đó rồi”.

Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu trình proposal nên là 1 tuần.

4. Nên thẳng thắn về ngân sách

Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi brief với Event Agency. Họ nói rằng “Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách”. Thế là Agency bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ present kế hoạch của mình, bạn choáng váng thấy rằng chẳng khác gì “dùng dao bầu mổ muỗi”, đành từ chối gấp, và Agency giận tím mặt ra về.

Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với agency khi bạn đã dự liệu được khoản ngân sách đó. Điều này làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ có 100 triệu đồng cho việc tổ chức team building tour sắp tới, hãy chia sẻ thẳng thắn với Agency cho họ “liệu cơm gắp mắm” ngay từ đầu và trình lên cho bạn một phương án khả thi nhất.

kinh nghiệm đấu thầu, mời thầu tổ chức sự kiện

Đừng ngần ngại nói rõ giới hạn ngân sách của bạn để có một phương án khả thi nhất

5. Đừng để Agency vẽ rắn thêm chân

Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những tư vấn tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy nhiên nhiều Agency không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách hàng để trục lợi. Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng họ thuyết phục khách hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn, tổ chức lễ khai trương công ty chỉ có hơn 50 người nhưng họ chỉ định sử dụng âm thanh ánh sáng tương đương với tổ chức biểu diễn.

Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các Agency tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân nhắc kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết.

6. Đánh giá năng lực của Agency

Đánh giá năng lực của Agency qua một bản proposal và báo giá hay qua một buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng.

Một số công ty đánh giá Agency dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều này không phải luôn luôn đúng. Một Agency có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.

Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những Event tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về event trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những Event đó và không mắc phải sai lầm trong Event của bạn? Tốt nhất là khi có dịp tham dự một Event nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về agency tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức event cho bạn.

Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho Event, một số lại đánh giá cao mức giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong thực tế, và giá cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc kinh nghiệm non kém. Một khách hàng có kinh nghiệm mời thầu sẽ có thể đánh giá năng lực và kinh nghiệm của Agency qua một vài chi tiết nhỏ trên proposal hoặc báo giá. Một báo giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản ánh năng lực và kinh nghiệm của agency đó.

7. Mời bao nhiêu công ty chào thầu là đủ

Nhiều người tin rằng càng có nhiều công ty chào thầu, họ dễ dàng tìm kiếm được Agency tốt nhất cho mình. Tuy nhiên việc này có thể làm mất thời gian gặp gỡ, tiếp xúc, đánh giá… của bạn, và nếu agency dự thầu vô tình biết rằng có rất nhiều đối thủ cạnh tranh cùng đấu thầu, sự hào hứng của họ sẽ biến mất, có thể họ sẽ từ chối tham dự hoặc gởi một proposal “làm cho có” để đáp trả lịch sự.

Xem thêm: Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing

ANH THẢO


Bài liên quan:

Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện

Event Channel – “Nguyên tắc “5W” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát những nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.

I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v…
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:

  • Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt”
  • Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện để khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo.  Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong bữa tiệc của sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì hãy nên có một số mặt hàng thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn, nếu nạn không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu ý về điều kiện khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn và thức uống trái mùa. Như phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đông, thực phẩm làm nóng (như thức ăn cay) trong mùa hè.
  • Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”
  • Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện truyền thông.
  • Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể.
  • Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như: Âm thanh ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,…
  • Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sự kiện này.
  • Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi thư mời – tùy loại hình và tính chất Event.
  • Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc.
  • Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất. Bạn có thể xem thêm bài Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả.
  • Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ thể…
  • Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp  các chi phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh) trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên. Thường thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất sự kiện và quy định của các công ty. Là một người làm sự kiện, bạn phải có khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sự kiện và quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá khó khăn và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm.
nguyên tắc lập kế hoạch tổ chức event
Hãy luôn nắm nguyên tắc “5W và 1H” để tránh thiếu sót khi lên kế hoạch cho event

III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là ý hay nếu bạn tổ chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí của Honda (cùng 1 tuần chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia rockshow miễn phí hơn là mua vé để xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn.
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Ở đây, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những phương án dự phòng phù hợp.

IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)? Có thể tham khảo thêm ở bài “Các loại hình địa điểm trong event”

V. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.

VI. HOW: Như thế nào?
Sự kiện đó sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, khai trương,…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn chung cho việc này.

PHƯƠNG THANH (Dịch và biên tập từ eventeducation.com)


Bài liên quan:

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Event Channel – Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều ngừoi tham gia hơn,…Nhưng cũng có nhiều điều đáng lưu ý. Để sự kiện được thuận lợi, bạn cần đảm bảo chuẩn bị tốt những điều dưới đây.

Giữ xe
Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có phương án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, thuờng thì bạn phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này. Điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.
bãi giữ xe trong sự kiện

Bố trí các bãi giữ xe xung quanh sự kiện để đảm bảo luợng xe cộ và tránh ùn tắc tại khu vực diễn ra sự kiện
Trang trí
Như đã nói ở một số bài viết trước (như Tổ chức đám cưới ngoài trời), việc trang trí cũng rất quan trọng vì trong một không gian trống, nếu không khéo, bạn sẽ khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diện tích lớn.
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.
Dự phòng

Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.
Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.

Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.
Ăn uống
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,…) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho  phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.
Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.
Vệ sinh

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.
An ninh trật tự
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.
tổ chức sự kiện có đông người tham gia cần đảm bảo an ninh trật tự
Những sự kiện có đông người tham gia cần đảm bảo an ninh trật tự
PÉ MIU

Bài liên quan:

Thu thập database trong tổ chức sự kiện

Event Channel – Đối với một event, sự thành công của nó được quyết định bởi sự hài lòng của người tham dự, và để đánh giá sự thành công đó, bạn cần phải thu thập thông tin người tham dự, đó cũng chính là Database. Bên cạnh đó, thu thập dự liệu sẽ giúp công ty của bạn có một nguồn thông tin khổng lồ về khách hàng tiềm năng của mình, và nếu biết tận dụng, đó sẽ là một tài sản vô cùng quý báu đối với người tổ chức sự kiện.

Có nhiều cách để thu thập datatabase (dữ liệu), thông qua các chiến dịch khuyến mãi, mua lại dữ liệu từ các công ty khác, thu thập từ các nhà phân phối, sử dụng bảng hỏi… Tuy nhiên chúng tôi chỉ tập trung đến việc thu thập dữ liệu khách hàng trong tổ chức sự kiện bởi đây chính là một trong những database chất lượng nhất, thể hiện được khách hàng tiềm năng của công ty, bởi vì chỉ có những người quan tâm đến các sản phẩm, dịch vụ của công ty mới bỏ công sức đến với event. Bên cạnh đó, database này cung thể hiện tính cách, sở thích, từ đó tìm ra được cách phân loại thích hợp.

mua bán database event
Một Database tốt thực sự là tài sản quý báu cho doanh nghiệp.

Việc thu thập database trong event có thể chia ra thành 3 giai đoạn: trước, trong, và sau khi event xảy ra.

Trước khi event bắt đầu

+Gửi mail.

Công ty của bạn có một danh sách email thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, tuy nhiên bạn không biết được các đối tượng đó có phải là khách hàng tiềm năng của mình hay không.Chất lượng của database này rất quan trọng, đừng nên tin vào những quảng cáo bán database, danh sách 1, 2 triệu email nhan nhản trên mạng với giá rẻ như cho. Nên nhớ rằng thà gởi 100 email cho đúng đối tượng còn hơn gởi 1 triệu email kiểu tràn làn, vừa làm tốn tài nguyên của bạn vừa có nguy cơ bị người dùng liệt bạn vào spam do họ không quan tâm đến những chào mời của bạn, và điều này không có lợi cho những lần gởi tiếp theo.

Các phần mềm gởi mail chuyên nghiệp thường cho phép bạn lấy lại danh sách những người đã mở mail bạn gởi. Đó chính là những người quan tâm thực sự đến thông tin của bạn, hãy gạn lọc lại danh sách này trong số tất cả các địa chỉ mail bạn đã gởi đi để phục vụ cho những Event lần sau.

Ngoài ra, những người thực sự quan tâm đến event, đến công ty của bạn sẽ phản hồi qua email. Vậy là bạn đã có một database với các thông tin rõ ràng hơn rất nhiều rồi.

thu thập dữ liệu event
Email đã trở thành một phương tiện không thể thiếu trong kinh doanh, bao gồm cả việc thu thập Database


+Đăng ký qua forum.

Khi bạn tổ chức một event về một sản phẩm nào đó, bạn nên ghé thăm các forum chuyên ngành về sản phẩm đó. Hàng ngày có hàng ngàn lượt khách truy cập và những người này cũng chính là một nguồn để thu thập database vô cùng hữu hiệu. Ví dụ như về laptop có forum yeulaptop.net, về xe hơi có otosaigon.com… Thông qua những forum này, những khách hàng thực sự quan tâm đến event sẽ đăng ký trực tiếp trên forum. Phương pháp này chi phí rất thấp nhưng hiệu quả khá lớn vì đây là các forum này thu hút lượng độc giả.

+Công cụ: google document, facebook..

Hiện nay, có một số công cụ hỗ trợ để bạn có thể thu thập database, đó có thể là Google document, Facebook…

+Các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm

Đây là những database đáng quan tâm nhất mặc dù chi phí nó có thể cao hơn các hình thức thu thập database khác. Các record trong database thường được phân loại, gạn lọc rõ ràng theo các thông số tên, tuổi, nghề nghiệp, thu nhập, mối quan tâm… Tuy nhiên cần phải chú ý mức độ cập nhật của database vì nghề nghiệp, thu nhập, số điện thoại của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian.

Đặc biệt, nếu bạn mua được database từ các nhà tổ chức Event tương tự Event của bạn, xác suất các khách hàng này sẽ tiếp tục tham dự sự kiện của bạn là rất cao.
Trong khi diễn ra event

+Bốc thăm trúng thưởng.

Trong một sự kiện, bạn có để ý rằng thường có tiết mục bốc thăm trúng thưởng, và bạn phải điền vào một mẫu do ban tổ chức cung cấp. Điều này bên cạnh việc nâng cao tính hấp dẫn cho event, thu hút thêm khách mời, đó còn là một phương pháp thu thập Database hiệu quả.

+Dùng thử sản phẩm, tặng quà

Đối với tâm lý người Việt, dùng thử sản phẩm miễn phí trong một sự kiện luôn là một điều hấp dẫn. Ngày 6/3 vừa qua, tại công viên Lê Thị Riêng (TP HCM), Cocacola đã áp dụng phương pháp trên và thu hút được một lượng lớn bạn trẻ tham gia. Ngay tại cổng ra vào, ban tổ chức cho đặt một bàn tiếp tân, khách tham gia muốn nhận được một chai Cocacola miễn phí phải đăng ký và điền vào một mẫu khảo sát do ban tổ chức cung cấp. Khách tham gia tại đây chủ yếu là giới trẻ và điều này sẽ giúp Cocacola dẽ dàng thu thập được các yếu tố liên quan đến đối tượng khách hàng là giới trẻ của mình.

+Phiếu khảo sát thăm dò về Event, hội thảo

Phiếu này giúp bạn một công đôi việc: Vừa tìm hiểu cảm nghĩ của khách hàng về Event của bạn để lần sau cải thiện tốt hơn, vừa thu thập được Database của người tham dự và nghiên cứu những mối quan tâm của họ. Để khuyến khích người tham dự điền đầy đủ thông tin bằng cách cho bốc thăm trúng thưởng dựa trên mẫu phiếu được điền.

công cụ thu thập database trong event
Event do Cocacola tổ chức ngày 6/3/2011 tại công viên Lê Thị Riêng

Sau khi diễn ra event

Lúc này, những người thực sự quan tâm đến nội dung event sẽ tìm kiếm những thông tin liên quan đến event. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để thu thập thông tin khách hàng, nếu khách hàng muốn có nội dung và các tài liệu trong event, họ sẽ phải đăng ký với công ty bạn, việc  đăng ký này có thể thông qua website, email, đăng ký trực tiếp. Bản thân người viết bài đã từng tham dự một hội thảo về sales và rất ấn tượng với nội dung của chương trình, bởi vậy người viết đã đăng ký qua website chính thức của đơn vị đó để nhận được toàn bộ tài liệu trong chương trình. Và có lẽ, tên người viết đã nằm gọn trong danh sách database của đơn vị đó rồi.

Trên đây chỉ là một số gợi ý để các nhà tổ chức có thể thu thập database thông qua event, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Điều quan trọng là bạn nên có một kế hoạch cụ thể về việc thu thập dữ liệu, đánh giá và sử dụng dữ liệu. Nếu như bạn không có kế hoạch cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác

Bạn có thể tham khảo thêm tại  Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện

XUÂN CƯỜNG


Bài liên quan:

Các công việc phải chuẩn bị khi tổ chức Event ở tỉnh

Event Channel – Việc tổ chức sự kiện tại một thành phố lớn như Sài Gòn và Hà Nội không mang lại nhiều khó khăn cho dân Event “bản địa” tại nơi đó, tuy nhiên đi “chinh chiến xa nhà” sẽ mang lại nhiều bỡ ngỡ với ngay cả những người làm event nhiều năm trong nghề.

Tham khảo một vài ý kiến dưới  đây có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho những event ở xa thành phố.

Vấn đề đặt chỗ địa điểm

Nếu bạn đã làm một vài event tại các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Bạn chỉ việc nhấc máy, kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống hay không, sau đó nhân viên sales sẽ giúp bạn tất cả các thủ tục tiếp theo như tư vấn về set up, tiệc, kí hợp đồng, thanh toán,… Còn làm việc với các khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải những khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều thường gặp ở các khách sạn tại thành phố nhỏ.. Người viết bài có một kỉ niệm khi làm chuơng trình hội thảo 15 tỉnh cho khách hàng với tiêu chuẩn khách sạn 3 sao trở lên. Gọi điện thoại để đặt được 15 khách sạn phải mất đến gần 1 tháng. Có một khách sạn khi gọi điện thoại xuống và báo “Chào chị, tôi có tổ chức một event vào ngày…., tôi muốn hỏi ngày đó khách sạn của chị để book…” – Và đầu dây bên kia tiếng cô lễ tân rất khó chịu “Chị ơi, chị làm ơn nói tiếng Việt đi, event là gì, book là gì, chị nói vậy em không có hiểu đâu.” Và khi mang câu chuyện này đi kể thì các đồng nghiệp đều rất lấy làm ngạc nhiên và hài hước.

Vấn đề khảo sát

Tương tự như việc booking, việc khảo sát rất khó khăn trong trường hợp này. Nếu bạn tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. Vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn trước.

Đội ngũ cộng tác viên tại các tỉnh rất được việc trong trường hợp này, nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và đề nghị họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Việc này thực tế và cần thiết, vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của các khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí… để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt. Hơn nữa họ thường “quên” đề cập đến những điểm yếu của khách sạn mình như có quá nhiều cột trong phòng hội nghị, bãi giữ xe rất nhỏ…, nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

tổ chức sự kiện ở tỉnh

Ngày hội Mega VNN của VDC được tổ chức ở hơn 30 tỉnh thành trong cả nước

Vấn đề di chuyển cho khách mời

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ. Việc đặt vé máy bay luôn đòi hỏi sự chính xác nhưng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian nào đó thì bạn không thể đặt vé cho cả vài chục con người. Vì vài chục người không thể cùng rảnh một lúc, cũng như họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần. Lúc đó, bên hãng hàng không thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thông tin, còn bên phía khách hàng thì không thể chốt lại được ai đi, ai không đi,… Bạn là người ở giữa và đôi khi muốn nổ tung vì sức ép từ bốn phía.

Nếu di chuyển bằng xe thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Vấn đề vận chuyển trang thiết bị dụng cụ và nhân sự

Như đã đề cập ở bài outsource trong event, thường thì các đơn vị phụ trách các hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,… và có các phương án dự phòng như xe hư giữa đường chẳng hạn.

Vấn đề thi công và dàn dựng tại địa phương nơi tổ chức

Thường thì, trong những event đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao hoặc đã quen với cách làm việc của các nhà cung cấp, bạn sẽ thuê mướn tại địa phương của bạn và di chuyển đi các tỉnh. Tuy nhiên, có nhiều chương trình phải thực hiện tại tỉnh, bạn nên làm việc thật kĩ qua email, tất cả các thỏa thuận hay chỉnh sửa cũng nên sử dụng văn bản, không nói qua điện thoại bởi vì “lời nói gió bay”, mà những sai sót trong khâu thi công sẽ mang lại hậu quả nghiêm trọng.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Đừng để đến lúc mọi việc đã đâu vào đó rồi mới ra tới nơi, lúc này mọi phương án chỉnh sửa e là không kịp nữa.

Cũng cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra. Tuy vậy, rất có thể ở một tỉnh nào đó, họ sẽ tính phí thiết bị cho cả ngày set up, và vì một lý do nào đó họ không thể kết thúc sớm hơn việc set up khi chương trình đã bắt đầu diễn ra rồi. Lần đầu tiên làm việc với các nhà cung cấp ở các tỉnh thành, những trục trặc như thế này rất thường xuyên xảy ra.

Làm dự toán cho team thực hiện

Còn gọi là công tác phí. Bạn phải làm một bảng dự toánchi phí đi lại, ăn ở, mua sắm dụng cụ tại nơi diễn ra sự kiện. Chỉ cần sai sót một chút thì đôi khi bạn phải “trả giá bằng tiền mặt”.  Chi phí nên chia làm 3 phần:

Ăn uống và lưu trú – Bao nhiêu người, ở bao nhiêu phòng (nam và nữ) trong bao nhiêu ngày, có thể thỏa thuận với khách sạn nơi bạn ở  xin kê thêm giuờng phụ để giảm chi phí thuê thêm phòng, tuy nhiên nhiều khách sạn lại không chấp nhận có quá bao nhiêu người cho mỗi phòng, vì vậy bạn sẽ phải thuê nhiều phòng hơn dự tính. Tương tự, ăn uống trên đuờng đi và trong những ngày ở địa điểm tổ chức cũng cần được tính toán kĩ, ngoài ăn chính thì nên tính thêm tiền nước, cà phê cho tài xế (nếu có) hay tiền ăn khuya cho đội ngũ set up…

Di chuyển: Xăng, dầu, xe hư, bị phạt hành chính,… là những vấn đề bạn phải nghĩ tới. Vì vậy, ngoài 3 khoản chính thì bạn nên có một khoản “chi phí dự phòng” để đề phòng các truờng hợp rủi ro xảy ra. Chi phí này sẽ đựoc hoàn trả công ty sau khi quyết toán.

Mua sắm vật dụng: Có những vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê các vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách tốt nhất là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, vì đôi khi quá nhiều việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event tại những địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.

BREE NGUYỄN (Công ty MC)


Bài liên quan:

10 Ý tưởng tổ chức sự kiện cho phụ nữ

Event Channel – Ngày 8 tháng 3 đang tới gần, hãy cùng tham khảo một số ý tưởng tổ chức sự kiện dành cho phụ nữ mà Event Channel gửi đến các bạn.

1.Tổ chức những cuộc hội thảo về các vấn đề phụ nữ quan tâm

Hãy tìm hiểu về các vấn đề mà phụ nữ quan tâm như sức khỏe, gia đình, chăm sóc sắc đẹp, nấu ăn, phong thủy…, và đưa ra một ý tưởng mới lạ dựa trên các yếu tố mà họ quan tâm đó. Hãy mời một báo cáo viên chuyên nghiệp có kinh nghiệm và kiến thức để tư vấn các cuộc thảo luận này.

Về sức khỏe, có thể nêu ra các chứng bệnh phụ nữ thường mắc phải và tư vấn cho họ về triệu chứng, cách phòng ngừa và điều trị. Tương tự, hãy thảo luận những vấn đề thuộc về phong thủy, tâm linh chẳng hạn, nhưng nên tránh những chủ đề xoay quanh tôn giáo.

Để chủ đề thảo luận gần gũi và thiết thực đối với người tham dự, hãy tìm một người phụ nữ năng động, đầy cảm hứng để dẫn dắt sự kiện này, và bạn có thể châm ngòi một cuộc thảo luận có thể dễ dàng kéo dài hàng giờ. Đây sẽ là một cách tuyệt vời để mang lại sự chú ý và cung cấp thông tin hữu ích cho tất cả những người phụ nữ. Hãy gửi cho khách mời một bảng lịch trình và các chủ đề mà bạn dự định sẽ đưa ra thảo luận trong buổi hội thảo để họ có thể nắm được nội dung event mà họ tham dự.

tổ chức sự kiện cho phụ nữ

Hãy làm điều gì đó thật ý nghĩa cho một nửa yêu thương của thế giới

2. Hội thảo, hội chợ nghề nghiệp dành cho phụ nữ

Tổ chức một ngày hội việc làm dành riêng cho phụ nữ. Tại đây, những công ty, doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân viên theo tiêu chí của mình và các bạn nữ có thể tìm được một cơ hội việc làm phù hợp với bản thân. Ngoài ra có thể kết hợp những buổi tư vấn nghề nghiệp dành cho các bạn nữ trẻ tuổi.

3. Tổ chức ngày chỉ đón tiếp khách hàng nữ hay ưu đãi đặc biệt cho khách hàng nữ

Việc này áp dụng phù hợp nhất với những ngành dịch vụ như ngân hàng, nhà hàng, trung tâm mua sắm… Bên cạnh các hoạt động ưu đãi, khuyến mãi, có thể có những hoạt động, trò chơi kèm theo sao cho đây thực sự là một “ngày hội” đối với khách hàng nữ của bạn.

4. Tổ chức một cuộc thi ảnh, thi viết về các chủ đề liên quan đến phụ nữ

Hãy thử ý tưởng về tổ chức một vài cuộc thi nhỏ để cho những người phụ nữ thỏa sức thể hiện. Có thể lấy chủ đề về gia đình, con cái, cuộc sống,… đây là những chủ đề bất tận của phụ nữ. Phù hợp nhất để tổ chức có lẽ là những diễn đàn dành cho phụ nữ như webtretho.com, lamchame.com, eva.vn,… Với những cuộc thi như thế này, kinh phí nhỏ nhưng sẽ mang lại hiệu quả lớn mà bạn không thể ngờ tới.
Giải thưởng dành cho đối tượng phụ nữ cũng nên thực tế, phù hợp với họ như phiếu mua sắm, học bổng tiếng Anh tại các trung tâm dành cho con cái hoặc chuyến du lịch dành cho gia đình chẳng hạn.

quà tặng sự kiện cho phụ nữ
Dành những voucher ưu đãi cho phụ nữ để họ có thể trải nghiệm dịch vụ của bạn


5. Gala dinner, Lady night trong ngày 8-3

Một buổi tiệc dành riêng cho một nửa thế giới, thích hợp dành cho việc giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu hay tri ân khách hàng. Bạn có thể kết hợp với buổi trao giải cho cuộc thi trên mục 4, ngày đón tiếp phụ nữ ở mục 3 hoặc chỉ là một buổi gặp gỡ thân mật.  Buổi tiệc nên có các hoạt động khác như biểu diễn nghệ thuật, trò chơi, quà tặng…

Những người làm cho họ vui lòng không ai khác chính là người đàn ông của họ. Hãy tổ chức những trò chơi, những phần thi sao cho người đàn ông thể hiện nhiều nhất dành cho bạn gái hoặc vợ của họ.

Có thể gửi tặng phiếu sử dụng dịch vụ spa hoặc làm tóc cho khách mời. Đây là dịp các nhà tài trợ có thể mời khách hàng dùng thử dịch vụ của mình.
6. Tổ chức các buổi tư vấn và làm đẹp miễn phí

Một buổi tư vấn chăm sóc da do nhãn hàng X và tư vấn thời trang do nhãn hàng Y, chương trình làm đẹp miễn phí như cắt tóc, làm đẹp móng,… tại một khu công nghiệp nào đó.
Các event như thế này phù hợp với các đối tượng như nữ công nhân trong các xí nghiệp. Bạn có thể mời các nhãn hàng mỹ phẩm, làm đẹp, chăm sóc phụ nữ có đối tượng khách hàng mục tiêu tầm trung bình tài trợ cho buổi tư vấn làm đẹp này. Vừa quảng bá và kết hợp bán sản phẩm, rất tiện lợi và hiệu quả.

7. Đi bộ từ thiện, team building

Đây là một cơ hội tuyệt vời để gây quỹ cho tổ chức từ thiện. Và cũng là một cơ hội để quảng bá thương hiệu, bạn hãy đặt quan hệ tốt với quan chức tai địa phương và giới truyền thông báo đài để làm PR thật tốt trước, trong và sau chương trình.

sự kiện ngày phụ nữ

8. Ngày hội gia đình

Một ngày hội nơi người phụ nữ có thể đưa chồng con đến sẽ rất lý tưởng trong một ngày nghỉ.Những phần thi tài sôi động dành cho người phụ nữ, người đàn ông và con cái của họ sẽ rất hút người tham gia. Có thể kết hợp với hội thảo, các chương trình giải trí, triển lãm ảnh…

Bạn có thể truyền thông ngày hội này tới nữ giới, và ngay cả đàn ông, những người muốn dành một món quà đặc biệt cho người phụ nữ cho họ.

9. Tổ chức khóa học kỹ năng dành cho phụ nữ

Một lớp học về tự bảo vệ bản thân là điều khiến nhiều phụ nữ quan tâm. Vấn đề bạo hành gia đình và quấy rối tình dục là một trong những đề tài rất được phụ nữ quan tâm.

Hoặc một lớp dạy kỹ năng bán hàng cho các tiểu thương ở chợ, dạy khởi nghiệp với số vốn ít… sẽ phù hợp với đối tượng khách hàng là những phụ nữ bình dân. Lớp dạy sử dụng mạng xã hội, Internet… có thể lôi cuốn nhiều phụ nữ, từ sinh viên đến dân văn phòng.

Từ việc đó, bạn có thể xây dựng chiến dịch quảng cáo để thu hút sự quan tâm tới chủ đề, tranh thủ lãnh đạo cộng đồng và người nổi tiếng địa phương để gây ảnh hưởng và tạo danh tiếng cho sự kiện.

10. Lễ vinh danh các nhà lãnh đạo cộng đồng là phụ nữ

Tôn vinh các nữ lãnh đạo cộng đồng là một cách để thu hút sự chú ý đến các mô hình phụ nữ hoạt động xã hội thành công và cũng là mục tiêu mà các bạn gái trẻ hướng đến. Bạn có thể chạy một chiến dịch quảng cáo hoặc hợp tác với một đài truyền hình địa phương để yêu cầu đề cử. Đây là một hoạt động có ý nghĩa nhằm vinh danh những người phụ nữ đã có đóng góp lớn cho cộng đồng cũng như thu hút sự chú ý của công chúng đến những người thành công.

Trong tất cả những ý tưởng trên, hãy luôn lấy người phụ nữ làm mục tiêu hướng đến và dành cho họ những điều tốt đẹp nhất – bởi vì họ xứng đáng được như thế. Chúc bạn thành công và hãy đóng góp và chia sẻ những ý tưởng của bạn cùng với độc giả Event Channel nhé!

Xem thêm: Ý tưởng trang trí cho event ngày phụ nữ

THANH NGUYÊN


Bài liên quan:

Check in – Vấn đề quan trọng mở đầu cho một event

Event Channel – Tại cổng sự kiện thể thao trước giờ khai mạc, dòng người tắc nghẽn vì cổng vào bị chặn lại bởi lực lượng an ninh. Không ai giải thích tại sao chưa được cho vào khi trong sân đang tưng bừng không khí cổ vũ. Đám đông la ó, bị kích động khiến sự kiện đứng trước nguy cơ bị hỗn loạn ngay từ lúc bắt đầu.

Vì vậy, công việc check-in luôn là công tác quan trọng, quyết định nhiều tới cả quá trình sự kiện diễn ra. Dưới đây là một vài lưu ý giúp bạn chuẩn bị công tác check – in hoàn chỉnh hơn.

1. Danh sách khách tham gia

Bản danh sách càng đầy đủ, chi tiết và cập nhật liên tục bao nhiêu thì bạn càng chủ động trong công việc kiểm soát khách mời bấy nhiêu, nhất là cho những bữa tiệc có liên quan đến dịch vụ ăn uống. Đối với những sự kiện có sự tham gia của khách mời từ nước ngoài, bộ phận phụ trách cần giám sát kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và khâu đón tiếp được chu đáo.

Danh sách rất cần được xếp theo thứ ABC để thuận lợi cho PGs (lễ tân) làm việc. Theo văn hóa Việt Nam, thông thường mọi người để bản danh sách đầy đủ từ họ đến tên, song với số lượng khách nhiều, eventer cũng có thể để tên lên đầu tiên, đánh chữ in hoa để dễ dàng tra tìm.

Trường hợp khách có giấy mời nhưng thiếu tên trong danh sách thì nhanh chóng ghi bổ sung vào tờ check – in phụ đính kèm hoặc xin lại name card để gửi thiệp cảm ơn đã tham dự chương trình sau này.

Luôn phải chuẩn bị nhiều bản danh sách dự phòng hoặc linh động có theo công cụ hỗ trợ gần khu vực tổ chức sự kiện (laptop, máy in…). Người viết bài này từng có kỷ niệm khó quên khi tham gia công tác lễ tân cho một hội thảo mang tầm quốc tế tại Việt Nam. Để mang tính trang trọng, tất cả các tên của người tham dự được  in ra và cài vào name tag phát cho các học giả. Do thiếu sót, một vị giáo sư có tiếng của ngành không có name tag in đó. Ban tổ chức quyết định giải quyết nhanh bằng cách viết tay nhưng vị giáo sư đã không đồng ý. Rất may do tổ chức tại trung tâm hội nghị nên sự cố được nhanh chóng giải quyết.

2. Chia khu vực đón tiếp khách

Cần có ít nhất hai bàn để song song đón tiếp khách, giảm ách tắc tại khu vực cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như an ninh sự kiện. Do tính chất tùy sự kiện, cũng có thể chia khu vực đón tiếp theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ – khách mời bên ngoài, khách cần sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online …

Tại các hội chợ, show đẳng cấp quốc tế như The International Geneva motor show, BIFF&BIL (Bangkok International Fashion Fair&Bangkok International Leather), Singapore F1… khu vực check – in được thiết kế thuận tiện, chiếm một diện tích không nhỏ của tổng thể sự kiện. Ngoài khu vực cho khách mua vé online, khách tới trực tiếp còn có không gian dành cho khách check – in theo nhóm. Hiện nay, sự hỗ trợ của nhiều thiết bị hiện đại đem đến cho ngành tổ chức sự kiện sự thuận tiện, chính xác và chuyên nghiệp.

  1. 3.  Người chỉ dẫn, phân luồng, giảm ách tắc tại khu vực cổng vào

Đối với các sự kiện lớn, tổ chức ngoài trời hoặc có lượng người tham dự cao (bóng đá, liveshow, đua xe công thức 1…), ban tổ chức phải tăng cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn, hỗn loạn ngay từ khi sự kiện chưa bắt đầu.

Bộ phận chỉ dẫn mặc đồng phục của chương trình, có khả năng nhanh chóng xử lý các phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô đẩy, chen lấn. Hẳn eventer vẫn còn nhớ vụ thảm họa xẩy ra gần đây tại Campuchia khi dòng người tập trung cao độ trên cây cầu duy nhất dẫn ra đảo Kim Cương. Vụ việc xảy ra quá bất ngờ và không kiểm soát được đám đông. Tuy nhiên, nếu như ngay lập tức có bộ phận hỗ trợ (hệ thống loa chỉ dẫn, bộ phận an ninh), rất có thể thảm họa được giảm đi nhiều lần.

  1. 4.    Hướng dẫn chi tiết cho đội PG – PB

Rất nhiều chương trình thuê đội PG – PB nhưng hiếm khi tập trung hướng dẫn chi tiết, nội dung công việc. Bởi sự linh động, hiểu việc của PG – PB hỗ trợ rất nhiều ở phần check – in, mang lại tâm lý thoải mái ngay từ lúc tham gia sự kiện của khách.

Trừ sự kiện quy mô lớn, đa phần đội PG – PB đến trước chương trình vài tiếng nên trong quá trình ký hợp đồng, nên có bản hướng dẫn sơ qua các vị trí và yêu cầu của PG để chương trình hoàn hảo hơn.

Chú ý với những công ty PG – PB càng tiếng tăm song chưa chắc đã chuyên nghiệp. Trong một lần thuê đội PG của công ty nổi tiếng, eventer hy vọng nhận lại được sự chuyên nghiệp trong thái độ nghề nghiệp. Tuy nhiên, do PG chạy show quá nhiều nên tới chương trình với bộ dạng mệt mỏi, không tỉnh táo khiến lễ trao giải hôm đó suýt bị đánh giá là thiếu trang trọng.

5. Làm việc rõ ràng với khách hàng về vấn đề đón khách ngay từ đầu

Vấn đề phân chia công việc đón khách sao cho thật rõ ràng với khách hàng là vô cùng quan trọng. Có những khách hàng sẽ cung cấp danh sách và để cho agency chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có một số khách hàng lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách – trong trường hợp này, liên lạc thường xuyên để update khách mời là rất quan trọng vì có một số vị đại biểu VIP sẽ phát biểu trong chương trình. Là một người làm sự kiện chuyên nghiệp, nếu bạn không biết  các vị giữ vai trò quan trọng đã tới chưa và mặt mũi ông ấy như thế nào thì sẽ vô cùng nguy hiểm cho chương trình của bạn. Hoặc khi gần đến giờ diễn ra sự kiện, những khách hàng bị rối lên vì không quen với công việc này sẽ phó mặc cho bạn, vì vậy, hãy lường trước những sự cố có thể xảy ra để cảnh báo cho khách hàng giúp họ có sự chuẩn bị tốt hơn.

Rất khó có thể làm hài lòng tất cả mọi người tham gia sự kiện nhưng bạn có thể cẩn thận từng chi tiết để ghép thành một bức tranh hoàn hảo hơn. Thủ tục check – in chính là khởi đầu của bức tranh ghép hình đó. Bạn có thể giúp eventer khác bằng cách chia sẻ trên Event Channel những sự cố check – in bạn từng chứng kiến hoặc những bí quyết check – in bạn tâm đắc!

HÀ ANH


Bài liên quan: