Archive

Posts Tagged ‘thiệp mời event’

Những nguyên tắc nên biết khi gửi thiệp mời cho khách

Event Channel – Là người làm sự kiện, hẳn chúng ta đều hiểu tầm quan trọng của khách mời trong bất cứ event nào. Một sự kiện diễn ra đều nhắm đến đối tượng là khách mời, vì thế sự có mặt của họ, thái độ hài lòng và cảm nhận tốt đẹp của họ về sự kiện chính là tiêu chí mà chúng ta hướng đến. Trong tất cả những hoạt động xung quanh khách mời, lời mời là quan trọng hàng đầu và việc để lại ấn tượng tốt đẹp hay phản cảm cho họ cũng bắt nguồn từ đây. Một số nguyên tắc về lời mời trong sự kiện dành cho khách.

Về thư mời

Thư mời hoặc thiệp mời dự buổi tiệc nhất định phải đưa sớm, thời gian lý tưởng là một tuần và tối thiểu là hai ngày, mời người đến dự tiệc trong thời gian quá gấp là không lịch sự, điều này rất dễ gây cho khách hàng cảm giác mình chỉ được mời để bổ sung vào chỗ khiếm khuyết mà người mời trước không thể đến.

Trên thư mời cần ghi rõ thời gian, địa điểm (khi cần thiết có thể trưng cầu ý kiến của khách mời, sau đó mới phát thư mời), giới thiệu sơ lược về lý do mở tiệc, phạm vi khái quát nguời tham dự tiệc v.v…

alt

Gửi thiệp mời cũng cần có những nguyên tắc cần thiết

Nếu như muốn mời người thân của khách hàng đến cùng nhất định phải nói rõ. Nhiều khách mời muốn đi cùng vợ con hoặc bạn bè, nếu chúng ta không nói rõ sẽ khiến khách ngần ngại. Và nên nói rõ khách nên dắt theo bao nhiêu người.

Ngôn từ của thiếp mời cần phải khẩn khoản nhưng không quá mãnh liệt. Điều này thể hiện thiện chí của chúng ta rất mong muốn sự có mặt của họ và tầm quan trọng của họ đối với chúng ta chứ không phải là trông đợi họ tham gia để mưu cầu lợi ích nào đó.

Về sắp xếp vị trí khách mời

Thứ tự sắp xếp người tham dự tiệc trong hoạt động tiệc mời luôn luôn phản ánh sự đối xử nồng hậu của “chủ nhà” đối với khách hàng, sự sắp xếp thứ tự khách hàng không thoả đáng sẽ dẫn đến sự phiền phức.

alt

Khi gửi thiệp, cần lưu ý các yếu tố như thời gian gửi, những yêu cầu đối với khách,…

Trong một số sự kiện quan trọng, cần có các lưu ý mời xác nhận khách mời có thể tham dự hay không và qua đó “chủ nhà” mới có thể có thời gian sắp xếp chỗ ngồi. Thông thường, khi muốn nhận được trả lời thì phía tổ chức đều in trên góc thiếp mời chữ R? S? V? P, đây là từ viết tắt (xin trả lời) của tiếng Pháp Re’Pondezsil-vons Ptait, nhận được thiệp mời như vậy, khách sẽ hiểu và nhanh chóng trả lời. Trong trường hợp sợ khách không biết hoặc không để ý, có thể in một dòng chữ bằng tiếng Việt như “Vui lòng phản hồi sau khi nhận được thiệp để BTC sắp xếp chu đáo hơn”, hoặc các chữ như RegretsOnly, tức là nếu không thể tham dự tiệc cần nhanh chóng trả lời,…

THANH NGUYÊN


Bài liên quan:

Sáng tạo nội dung cho thiệp mời event

Event Channel – Thiệp mời là một công cụ để thông báo với khách mời về những thông tin về event của bạn, từ nội dung cho đến thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó. Đây cũng là một các để gây ấn tượng với khách mời từ khi event chưa diễn ra và lưu lại những cảm xúc tốt đẹp với khách hàng về sự kiện.
Vậy, sáng tạo cho thiệp mời như thế nào? Có nhiều cách để sáng tạo, nhưng hãy chia làm 3 phần: Hình thức, nội dung và phương pháp gửi thiệp.

Về hình thức

Hình thức của thiệp mời dễ dàng thiết kế phong phú và đa dạng, tùy theo chủ đề hay concept mà event đưa ra. Ví dụ bạn chọn tone chủ đạo của buổi tiệc màu xanh lá cây, hãy thiết kế thiệp mời có màu xanh lá cây, hay là một event với concept Bảo vệ môi trường thì có thể thiết kế thiệp thành hình chiếc lá chẳng hạn, event trung thu thiệp mời có thể hình nửa mặt trăng và ngày Phụ nữ Việt Nam là chiếc áo dài, event có tính chất thuần Việt thì thiệp hình bông hoa sen hay chiếc nón lá là những thông điệp được khác họa vào trí nhớ của khách hàng từ trước khi event đó diễn ra.
Tuy nhiên, chi phí cho những loại thiệp này khá cao, vì từ khâu thiết thế cho đến khâu in ấn, cắt bế, thậm chí đến chiếc phong bì cũng phải làm sao cho phù hợp và không đơn điệu hơn thiệp mời ở bên trong, nếu bạn có ý định sáng tạo những chiếc thiệp mời độc đáo thì nhớ khảo sát giá từ các nhà cung cấp thật kĩ và cũng nên lưu ý với khách mời về khoản này.

Một chiếc thiệp vô cùng thú vị đúng không?

Thiệp mời được bỏ trong một cái chai với thông tin về event ở thân chai

Thiệp mời cho event ở biển

Thiệp mời cho event mùa thu

 

Về nội dung thiệp mời

Hẳn bạn sẽ nghĩ, nội dung thì chỉ cần đầy đủ thông tin như tên chương trình, thời gian, địa điểm tổ chức, lịch trình là đủ đúng không? Nhưng nếu đặt mình vào vị trí của người nhận, bạn có ấn tượng với một chiếc thiệp với nội dung quá bình thường như vậy? Nếu như bạn thực sự sáng tạo và muốn người khác phải nhớ đến mình, thử sáng tạo một chút về nội dung xem sao? Event Channel đã có lần nhận được một thiệp cưới, trong đó, các nội dung đều được cách điệu và những điều chủ nhân thiệp cưới muốn nhắn nhủ được thể hiện dưới dạng một bài thơ vô cùng xúc động.
Sáng tạo là không ngừng, tại sao phải khép mình vào những khuôn khổ nhất định? Bạn có thể gợi tò mò cho khách mời về nội dung chương trình được thông báo úp mở bằng một câu chuyện? hay dùng chính tấm thiệp mời để làm một công cụ cho điểm nhấn chương trình (mini game, lucky draw,…), ví dụ như thông điệp trên thiệp mời chính là chìa khóa để mở ra bí mật của sự kiện,…nâng tầm giá trị của tấm thiệp lên khiến event của bạn trở nên thú vị rất nhiều.

Thiệp mời khai trương studio

Thiệp mời dự tiệc ở bãi biển

Thiệp mời đám cưới


Cách gửi thiệp

Cũng như trên, một tấm thiệp độc đáo cũng nên tìm một cách gửi độc đáo, nếu bạn chỉ gửi thông qua đường bưu điện thôi thì cũng không sao, nhưng tại sao không thử nghiên cứu một cách gửi mà khiến người nhận cảm thấy vui vẻ hoặc bất ngờ? Nếu event của bạn dành cho đối tượng cao cấp với số lượng khách mời không nhiều, bạn nghĩ sao nếu mỗi tấm thiệp mời có hình của người được mời? Hay là mỗi khách hàng đều được gắn với một yếu tố nào đó. Ví dụ như “Ông Nguyễn Văn A – công ty XYZ là đối tác thân thiết của chúng tôi trong suốt 3 năm vừa qua, đã hợp tác cùng chúng tôi những dự án quan trọng…, nay nhân buổi vinh danh những đối tác tiêu biểu, chúng tôi hân hạnh được đón tiếp sự có mặt của ông trong buổi gala dinner tại….”, hẳn người nhận sẽ cảm thấy vai trò của mình trở nên quan trọng và to lớn biết bao nhiêu.
Người ta có câu “Của cho không bằng cách cho”, dù Event của bạn có hoành tráng đến đâu nhưng bạn mời không thiện chí thì khách hàng sẽ không cảm thấy mình được trân trọng. Hãy chú ý yếu tố này để nâng cao thêm giá trị event của bạn trong mắt khách hàng.

PÉ MIU

Tin liên quan: