Archive

Posts Tagged ‘thuê mướn âm thanh sự kiện’

Khắc phục khó khăn khi tổ chức sự kiện ở Tỉnh

February 17, 2012 Leave a comment

Event Channel – Nếu như ở TP.HCM, khi cần, bạn chỉ “ới” một tiếng là ngay lập tức supplier có mặt để hỗ trợ và có nhiều phương án dự phòng để thay thế, không làm chậm tiến độ chương trình thì làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ thì các dịch vụ cho sự kiện – một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ – vẫn còn nhiều hạn chế.

Là người làm sự kiện, ai cũng biết được các khó khăn, thiếu thốn khi tổ chức sự kiện ở tỉnh thành. Nếu như ở TP.HCM, khi cần, bạn chỉ “ới” một tiếng là ngay lập tức supplier có mặt để hỗ trợ bạn. Trong trường hợp supplier làm ăn không đến nơi đến chốn thì bạn vẫn có nhiều supplier dự phòng để thay thế, không làm chậm tiến độ chương trình.

Ngược lại, khi làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ thì các dịch vụ cho sự kiện – một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ – vẫn còn nhiều hạn chế.

Đối với các chương trình có quy mô lớn hoặc kéo dài ngày qua nhiều tỉnh thành, các nhà tổ chức sự kiện thường chọn phương án là chuyên chở trang thiết bị, nhân sự, thậm chí là cả vật liệu thi công để dàn dựng tại địa điểm thực hiện sự kiện chứ không thuê các supplier tại địa phương, phần vì không thông thạo để lựa chọn dịch vụ, phần để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải hạng mục nào cũng vận chuyển được và một số dịch vụ đặc thù phải thuê mướn ngay tại địa phương nên những người làm sự kiện không tránh khỏi những tình huống “nước sôi lửa bỏng” khi không tìm đâu ra nhà cung cấp cho dịch vụ đó hoặc nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp.

Các sự kiện ở tỉnh thường gặp nhiều khó khăn về dịch vụ…

5 tips dưới đây sẽ chia sẻ với bạn vài kinh nghiệm khắc phục khó khăn khi làm sự kiện ở những nơi thiếu thốn dịch vụ

1. Tận dụng nhân sự ở khu vực diễn ra sự kiện

Nếu như sự kiện của bạn được thực hiện theo dạng donation, đi qua nhiều tỉnh, bạn có thể tận dụng nhân sự theo từng vùng. Ví dụ ở Tây Nguyên bạn sẽ làm 3 tỉnh Đăk Lăk, Gia Lai, Kon Tum, bạn có thể liên hệ nhân sự ở 1 trong 3 tỉnh, sau đó thuê họ làm luôn ở hai tỉnh còn lại, bạn sẽ đỡ được công liên hệ, quản lý và huớng dẫn lại từ đầu khi qua tỉnh khác. Hơn nữa, di chuyển giữa ba tỉnh liền kề cũng khá dễ dàng nên chi phí sẽ giảm đáng kể so với bạn đưa nhân sự từ TP.HCM đi. Những nhân sự có thể thuê mướn dạng này như: PG, PB, SUP, Freelancer,…

2. Thuê mướn văn nghệ tại địa phương

Văn nghệ tại địa phương là sự lựa chọn không tệ cho các sự kiện cộng đồng – và nếu như khách hàng không yêu cầu có ca sĩ nổi tiếng. Những đội văn nghệ như thế này, có thể thuê tại các Nhà văn hóa thanh niên hoặc Nhà văn hóa thiếu nhi. Họ có kinh nghiệm trong các hoạt động văn nghệ nên từ chuyện dàn dựng cho đến âm nhạc, trang phục bạn sẽ không phải bận tâm lo lắng. Điều nên làm là cần có tổng duyệt trước để đảm bảo mọi tiết mục khớp với kịch bản và đúng thời gian.

3. Liên hệ các agency ở nơi diễn ra sự kiện

Họ chính là những người am hiểu thị trường địa phương nhất. Thuê mướn thông qua họ, bạn có thể sẽ mất thêm một khoản phí dịch vụ, nhưng đổi lại, bạn sẽ yên tâm hơn trong công tác set up và khi chương trình diễn ra, họ phải có trách nhiệm đảm bảo mọi việc suôn sẻ cho bạn trong những hạng mục bạn thuê mướn họ. Việc này tính ra không tốn kém hơn bao nhiêu khi các dịch vụ được “quy về một mối”, bạn không phải thuê lẻ tẻ và đau đầu khi quản lý.

alt

Liên hệ các agency tại địa phương sẽ được hỗ trợ về thuê mướn dễ dàng hơn

4. Tranh thủ sự hỗ trợ và tư vấn từ cơ quan chính quyền nơi diễn ra sự kiện

Với các sự kiện cộng đồng, việc liên hệ và làm việc với chính quyền địa phương là việc phải làm. Khi đó, hãy tận dụng để nhờ họ tư vấn cho một số điều như địa điểm (nếu chưa chọn được), thời tiết, nhu cầu/thị hiếu của người dân. Hoặc hơn nữa là họ sẽ hỗ trợ bạn khi bạn liên hệ làm việc với những cơ quan có liên quan khác. Hầu như các cơ quan này đều hỗ trợ rất nhiệt tình cho các sự kiện tại địa phương mình.

5. Yêu cầu sự giúp đỡ từ đơn vị cho thuê địa điểm

Cũng như các agency tại địa phương, các đơn vị cho thuê địa điểm có rất nhiều nhà cung cấp uy tín và chất lượng, vậy thì tại sao chúng ta không tận dụng điều này để yêu cầu họ giúp đỡ chúng ta. Họ còn hỗ trợ trong nhiều hoạt động khác trong quá trình sự kiện diễn ra như khắc phục âm thanh, cung cấp thêm nhân sự,…Nếu may mắn có được sự hỗ trợ từ phía cho thuê địa điểm chuyên nghiệp thì bạn sẽ đỡ được rất nhiều phần công việc.

THANH NGUYỄN


Bài liên quan:

Những lưu ý về hệ thống âm thanh tổ chức sự kiện

September 28, 2011 Leave a comment
Event Channel – Hệ thống âm thanh là một trong những yếu tố có vai trò quyết định trong việc thành công hay thất bại của một sự kiện. Trục trặc về âm thanh thường tạo ra những khoảng “thời gian chết” trên sân khấu, ảnh hưởng đến lịch trình và chất lượng của chương trình. Để tránh sự cố về âm thanh, bạn cần chú ý những điều dưới đây.
Hạn chế sử dụng âm thanh của khách sạn
Rất ít khách sạn có hệ thống âm thanh chuyên nghiệp. Những thiết bị âm thanh mà khách sạn cung cấp như bục diễn thuyết, micro, loa cầm tay, thường không thống nhất về chủng loại, chất lượng, năm sản xuất và không tương thích. Âm thanh tại khách sạn chỉ nên sử dụng cho các sự kiện nhỏ như họp báo không có văn nghệ, hoặc các sự kiện Lễ tốt nghiệp, họp nội bộ,… Với những sự kiện có yếu tố nghệ thuật, âm thanh khách sạn sẽ không đáp ứng được yêu cầu và dễ dẫn đến quá tải gây cháy, đứt dây,…
Luôn chạy thử âm thanh trước sự kiện
Phải cho các thiết bị âm thanh chạy thử ở nơi sẽ diễn ra sự kiện và xem tất cả có hoạt động đồng bộ không, để nếu có vấn đề gì thì vẫn còn đủ thời gian giải quyết. Trong các sự kiện có ca nhạc, thường có những buổi soundcheck (kiểm tra âm thanh) đối với các ca sĩ, ban nhạc để họ điều chỉnh kịp thời các trục trặc về âm thanh nếu có. Bên cạnh đó, bạn nên kiểm các nhân viên vận hành hệ thống âm thanh về việc nắm chắc các nguyên tắc hoạt động của hệ thống này, có thuộc vị trí các nút điều chỉnh, có thành thạo việc điều chỉnh âm thanh, có nắm vững cách vận hành những thiết bị phụ trợ như băng video, micro phụ hay không… Nếu có vấn đề, bạn có thể đề nghị nhà cung cấp thay đổi người điều chỉnh dàn âm thanh.
Một phần của dàn loa “khủng” trong sự kiện ngoài trời
Chú ý âm lượng âm thanh trong sự kiện
Khi bạn chạy thử âm thanh thường không có người. Cho nên, trong sự kiện chính cần điều chỉnh âm lượng của hệ thống loa lên cao hơn so với mức bình thường vì ở không gian đông người thì âm lượng phải để ở mức cao hơn so với lúc không có người.
Trong lúc sự kiện diễn ra, bạn có thể đi ra xa để nghe thử âm thanh của hệ thống xem có ổn không và điều chỉnh kịp thời thay vì đứng ngay bên cạnh giàn loa giám sát, bạn sẽ không cảm nhận được chất lượng, âm lượng của loa.
Luôn chạy thử âm thanh trước sự kiện để chắc chắn
không có trục trặc nào
Cân nhắc khi thuê mướn âm thanh
Khi thuê mướn âm thanh, bạn có thể đề nghị nhà cung cấp đề xuất các thiết bị cần có cho một sự kiện. Tuy nhiên, cũng cần rà soát lại các thiết bị mà họ đề xuất, bạn có thể nhờ những người có kinh nghiệm kiểm tra danh mục thiết bị này, cái nào không quan trọng thì bỏ ra bớt. vì các nhà cung cấp thường đề xuất nhiều thiết bị không thực sự cần thiết để nâng giá cho thuê lên.
NHẬT MINH

Bài liên quan: