Archive

Posts Tagged ‘to chuc su kien’

Lời chúc xuân từ Event Channel

January 22, 2012 2 comments

Bạn thân mến,

Nhân dịp năm mới 2012 và Tết Nguyên Đán Nhâm Thìn, Event Channel xin gửi đến bạn cùng người thân lời chúc năm mới an khang, thịnh vượng.

Trong năm vừa qua, Event Channel đã nỗ lực hết mình vượt qua những khó khăn, thử thách để hoàn thành sứ mạng của mình là trở thành trang chuyên đề trực tuyến lĩnh vực tổ chức event nhằm hỗ trợ cộng đồng event tại Việt Nam. Chúng tôi rất vinh dự và tự hào khi được bạn nhiệt tình đón nhận và quan tâm đóng góp trong suốt thời gian qua. Sự ủng hộ của bạn là động lực rất lớn khích lệ Event Channel tiếp tục phấn đấu ngày càng hoàn thiện hơn nữa.

Bước vào không khí giao mùa rộn ràng, Event Channel cũng hân hoan trong niềm vui sinh nhật tròn một tuổi (05/01/2011 – 05/01/2012), lớn mạnh hơn, vững vàng hơn cùng với bộ máy biên tập khắt khe và chuyên nghiệp. Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và hy vọng bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng Event Channel trong những chặng đường sắp tới.

Trước thềm năm mới, một lần nữa Event Channel chúc bạn cùng người thân đón một năm an lành, hạnh phúc, gặt hái được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống.

Trân trọng.

Khuyến mãi mừng sinh nhật Event Channel

January 5, 2012 Leave a comment

Event Channel – chuyên đề trực tuyến đầu tiên về lãnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang tiến những bước mạnh mẽ để sẵn sàng song hành cùng bạn trong việc quảng bá các dịch vụ của mình đến đông đảo người làm Event. Công tác biên tập của trang tin hết sức khắt khe và bộ máy biên tập được vận hành chặt chẽ, chuyên nghiệp.

Nhân dịp sinh nhật của Event Channel (5/01/2011 – 5/01/2012), chúng tôi dành ưu đãi sau cho các Agency, Supplier tham gia giới thiệu, quảng cáo trên Event Channel từ ngày 01/01/2012 đến 31/01/2012:

Tặng miễn phí 10 vị trí nổi bật tại Danh bạ Agency – Supplier cho các Agency, Supplier đăng ký listing vào danh bạ. Việc đăng ký listing hoàn toàn miễn phí, bạn có thể tự đăng ký hoặc gởi thông tin về địa chỉ mail noidung@eventchannel.vn để được đưa thông tin công ty mình vào danh sách Agency – Supplier. Đây là nơi người làm Event thường xuyên tra cứu thông tin, và cũng rất thường xuyên xuất hiện khi người làm Event tìm kiếm các thông tin liên quan trên máy tìm kiếm. Vì số vị trí nổi bật có hạn, chúng tôi sẽ ưu tiên cho những Agency, Supplier đăng ký trước.

Giảm 20% chi phí treo banner trên www.eventchannel.vn cho các đơn vị đặt quảng cáo banner trên Event Channel (xem bảng giá quảng cáo).

Tặng bài PR miễn phí tại các chuyên mục Chân dung Event, Sản phẩm dịch vụ công nghệ, Kỹ năng chuyên môn, Bên lề Agency cho các Agency, Supplier có sản phẩm, dịch vụ liên quan đến ngành Event để bạn có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty mình đến với khách hàng tiềm năng.

Tại sao nên quảng cáo trên Event Channel để tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng?

Event Channel – chuyên đề trực tuyến đầu tiên về lãnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang tiến những bước mạnh mẽ để sẵn sàng song hành cùng bạn trong việc quảng bá các dịch vụ của mình đến đông đảo người làm Event. Công tác biên tập của trang tin hết sức khắt khe và bộ máy biên tập được vận hành chặt chẽ, chuyên nghiệp.

Hiện nay mỗi ngày Event Channel có từ 900-1,100 lượt khách viếng thăm, tổng lượt xem hiện giờ là gần 80,000 lượt/tháng, vào bất kỳ thời điểm nào cũng có trung bình từ 300-400 khách đang trực tuyến. Và con số này vẫn đang tiếp tục tăng lên nhanh chóng nhờ việc tối ưu hóa bộ máy tìm kiếm.

Số người xem Event Channel đang tiếp tục tăng lên không ngừng nhờ việc tối ưu hóa bộ máy tìm kiếm. Chỉ cần lên mạng tìm kiếm những từ khóa liên quan đến tổ chức sự kiện như làm Event, kỹ năng tổ chức sự kiện, học tổ chức sự kiện, trang trí sự kiện…. bạn dễ dàng bắt gặp Event Channel ở ngay trang nhất Google. Nhiều agency tổ chức event và nhà cung cấp cũng được hưởng lợi khi những bài viết giới thiệu sản phẩm của họ được xuất hiện trên trang nhất Google. Chẳng hạn thử tìm kiếm từ tổ chức roadshow hay tiệc cưới ngoài trời, bong bóng trang trí event… bài viết của Event Channel đều xuất hiện trên trang nhất Google.

Mọi chi tiết về chương trình xin liên hệ:

Anh Ngô Thành Trung

Bộ phận Kinh doanh

  0909 48 6171

  trung.nt@eventchannel.vn

  trungngobt

Vượt qua áp lực tiến độ và quản lý công việc hiệu quả

Event Channel – Hiện nay cùng lúc tôi làm quản lý tại 2 công ty, trong đó có một công ty hơn 30 nhân viên do tôi làm chủ, và viết bài cho khá nhiều tờ báo. Nhưng tôi chưa bao giờ có khái niệm “stress”.

Những người mới bắt đầu đi làm, nhất là những người năng động, có thể phải gánh vác một khối lượng công việc rất lớn và việc này thường làm cho họ rất bối rối, có đôi lúc không biết làm việc gì trước việc gì sau, thôi thì mặc kệ giải quyết được tới đâu hay tới đó. Nhưng trong một số công việc như tổ chức sự kiện, bạn sẽ không thể “tới đâu hay tới đó” được vì mọi thứ đòi hỏi bạn phải hoàn thành và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Khi sức ép đến từ nhiều phía, bạn có cảm giác như sắp phát điên lên vì không thể giải quyết hết mọi thứ. Bạn ước gì mình có ba đầu sáu tay hoặc một ngày có 48 giờ để bạn thoải mái làm việc, ăn chơi, ngủ nghỉ. Mặc dù tiết kiệm từng giây từng phút nhưng danh sách công việc cứ dài ra mãi. Tôi xin sẻ một số kinh nghiệm thực tế của bản thân về quản lý thời gian và quản lý công việc của mình để giúp các bạn gỡ dần các đám tơ vò.

Liệt kê công việc ra giấy, đừng nhớ trong đầu

Bạn cho rằng trí nhớ của mình tốt nên bạn lưu giữ những công việc cần phải làm ở trong đầu, nhưng việc này làm bạn rất nặng đầu vì vừa phải lưu giữ vừa phải rà soát xem việc gì đã xong, việc gì đang cần giải quyết gấp, ngày mai mình phải làm gì… Hãy sử dụng một cuốn lịch bàn hay sổ tay có ô ngày tháng đủ để bạn ghi công việc cần làm vào đó, hoặc bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm quản lý công việc trên máy tính để làm việc này. Khi có công việc cần làm, hãy liệt kê nó ra liền, và ngay khi hoàn thành một công việc nào đó, bạn hãy gạch nó đi và bạn sẽ cảm thấy rất khoan khoái như đang gỡ dần những mắt dây của một đám dây rối, và đây là một cách xả stress rất tốt.

hãy liệt kê tất cả công việc ra một danh sách các việc cần làm
Hãy liệt kê tất cả công việc ra một danh sách các việc cần làm

Những người làm nghề tổ chức event lại càng phải coi trọng việc này, cho dù event nhỏ như buổi hội thảo vài ba chục người tham dự cho đến một sự kiện giải trí hàng ngàn khách mời, việc liệt kê các công việc để không bỏ sót bất cứ hạng mục nào là điều hết sức cần thiết.

Sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc

Gần đến giờ G của sự kiện, nhưng thiệp chưa thiết kế xong và chưa phát ra cho khách mời, thế là trước 1 ngày diễn ra sự kiện, cả công ty phải túa đi phát thiệp để chúng kịp đến tay khách mời trước khi sự kiện diễn ra. Bạn biện minh rằng bạn có quá nhiều việc phải giải quyết đến nỗi làm không kịp, nhưng điều này cho thấy điểm yếu trong việc quản lý sắp xếp công việc của bạn.

Có những việc cần phải giải quyết gấp một cách sống còn, có những công việc tương đối gấp rút nhưng bạn có thể giải quyết sau…, hãy chia nó theo thứ tự ưu tiên để biết nên làm việc gì trước, việc gì sau.

kinh nghiệm quản lý tiến độ công việc

Phân chia công việc theo mức độ ưu tiên

Đừng ôm đồm công việc

Nếu bạn là một người quản lý bận rộn, hãy xem lại cách phân công công việc hoặc cách phối hợp với những đồng nghiệp khác. Bạn than thở rằng gã designer đưa ra những tác phẩm thật tệ, cô nàng chuyên lo việc hậu cần cũng còn thiếu chu đáo,  bài PR do chuyên viên PR viết không  làm bạn hài lòng, trong khi đó bạn giỏi cả việc lập kế hoạch, design, dịch thuật, thực hiện… và như vậy bạn cố gắng  tự tay làm nó từ A tới Z. Sẽ có hiện tượng người cùng nhóm ngồi chơi trong khi bạn như bị chôn vùi trong cả núi công việc. Tại sao lại vậy?

Điều đó có thể do bạn cầu toàn, bạn cho rằng chỉ có bạn là làm tốt việc đó nên thà mình cáng đáng thêm phần việc đó còn hơn giao cho người khác khi bạn biết chắc sẽ không thể tốt hơn mình làm. Nhưng này bạn, giữa tình huống là các hạng mục công việc đều hoàn hảo nhưng chỉ hoàn thành dở dang do bạn không có thời gian làm kịp, hay các hạng mục được thực hiện một cách tương đối nhưng hoàn thành 100%, lựa chọn nào là tốt hơn cho bạn? Vì việc phải hoàn thành tất cả mọi việc cho kịp tiến độ, đôi khi bạn phải chấp nhận một điều là chất lượng công việc không thể hoàn hảo tuyệt đối như bạn mong muốn.

Cấp dưới của tôi rị mọ ngồi gởi email quảng cáo định kỳ cho khách hàng trong khi một núi công việc khác đang chờ đợi cô ấy, khi tôi hỏi rằng tại sao cô không hướng dẫn việc này cho một đồng nghiệp khác đang rảnh rỗi hơn. Cô ấy đã giải thích rằng thay vì dành thời gian để hướng dẫn công việc cho người cùng nhóm, cũng với chừng đó thời gian cô ấy có thể hoàn thành được công việc đó rồi. Nhưng cô ta quên rằng, thà nhọc công hướng dẫn một người làm việc đó, để sau này họ có thể đảm nhiệm việc tương tự như vậy giúp cô, còn hơn là ôm lấy “kho bí quyết” đó cho bản thân mình để rồi suốt ngày cứ phải nhọc công thực hiện nó.

Tập trung cao độ khi làm việc

Nhiều người than phiền rằng đồng nghiệp mở nhạc, tiếng xe ồn ào… làm cho họ không thể nào tập trung vào công việc và công việc bị giảm hiệu quả, điều đó chứng tỏ họ dễ bị phân tán và không tập trung cao độ trong công việc. Khi tôi đang làm việc thì cho dù xung quanh ồn ào đến mấy thì tôi cũng hầu như không nghe thấy gì, nói đúng hơn, tôi có nghe tiếng ồn nhưng đầu óc tôi không tập trung phân tích tiếng ồn đó và điều đó giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Công việc này cứ nối tiếp công việc khác, tôi xoay liên tục như chong chóng nhưng trong lòng vẫn có một cảm giác rất  nhẹ nhàng, 4 tiếng làm việc tập trung cao độ dường như có thể bằng 8 tiếng đồng hồ của người khác và điều đó giúp tôi tiết kiệm thời gian rất nhiều.

quản lý công việc hiệu quả giúp bạn không bị stress vì quá tải

Tập trung cao độ khi làm việc sẽ giúp bạn làm việc cực kỳ hiệu quả

Nhiều người có thói quen cứ chốc lát lại dạo qua Facebook một lần trong khi làm việc ở văn phòng, việc này không làm họ mất nhiều thời gian nhưng lại làm họ mất tập trung. Hãy quy hoạch thời gian riêng cho việc đọc tin tức trên mạng, check Facebook, blog… nếu bạn muốn làm việc này ngay trong giờ làm việc, còn trong thời gian làm việc, tuyệt đối gạt hết qua một bên những gì có thể làm bạn phân tán tư tưởng.

Đừng bỏ lỡ các buổi bù khú với bạn bè

Khi nhìn thấy tôi dẫn vợ đi mua sắm vào ngày thứ 7, một người bạn lấy làm bất ngờ, họ nói rằng một người làm kinh doanh bận rộn như tôi sao lại dành thời gian cho một việc lãng phí thì giờ như vậy. Những người làm việc chăm chỉ cho rằng việc dành một buổi tối hay thứ 7, chủ nhật đi ăn nhậu hay uống cafe với bạn bè quả thật là xa xỉ, họ thà dành buổi tối đó để hoàn thành một kế hoạch đang rất gấp rút.

Không nên như vậy, những buổi vui chơi này là cách tốt để bạn cân bằng cuộc sống và tạo dựng quan hệ cho mình. Bạn sẽ sớm biến thành một cỗ máy khô khan nếu từ sáng đến tối, từ ngày này qua tháng khác liên tục “cày sâu cuốc bẫm”.

Không nên phá sức mình bằng cách làm việc vào ban đêm

Bạn làm việc tập trung nhất vào ban đêm, vì vậy bạn thường thức rất khuya để làm việc, cafe đậm đặc và thuốc lá là những trợ thủ đắc lực giúp bạn làm việc hiệu quả. Nhờ vậy, bạn làm được nhiều việc hơn nhưng đó là cách hủy hoại bản thân cần phải tránh xa, nhờ thức khuya, bạn có thêm 2 đến 3 tiếng mỗi ngày nhưng tuổi thọ của bạn sẽ bị trừ dần mỗi ngày 2 đến 3 tiếng. Cỗ máy nào cũng cần thời gian bảo dưỡng, nếu bạn vận hành nó suốt ngày suốt đêm, có thể dẫn đến tình trạng quá nhiệt hoặc khô dầu mỡ, và bản thân bạn cũng vậy.

THÀNH QUÂN


Bài liên quan:

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Event Channel – Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều ngừoi tham gia hơn,…Nhưng cũng có nhiều điều đáng lưu ý. Để sự kiện được thuận lợi, bạn cần đảm bảo chuẩn bị tốt những điều dưới đây.

Giữ xe
Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có phương án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, thuờng thì bạn phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này. Điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.
bãi giữ xe trong sự kiện

Bố trí các bãi giữ xe xung quanh sự kiện để đảm bảo luợng xe cộ và tránh ùn tắc tại khu vực diễn ra sự kiện
Trang trí
Như đã nói ở một số bài viết trước (như Tổ chức đám cưới ngoài trời), việc trang trí cũng rất quan trọng vì trong một không gian trống, nếu không khéo, bạn sẽ khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diện tích lớn.
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.
Dự phòng

Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.
Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.

Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.
Ăn uống
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,…) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho  phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.
Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.
Vệ sinh

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.
An ninh trật tự
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.
tổ chức sự kiện có đông người tham gia cần đảm bảo an ninh trật tự
Những sự kiện có đông người tham gia cần đảm bảo an ninh trật tự
PÉ MIU

Bài liên quan:

Thu thập database trong tổ chức sự kiện

Event Channel – Đối với một event, sự thành công của nó được quyết định bởi sự hài lòng của người tham dự, và để đánh giá sự thành công đó, bạn cần phải thu thập thông tin người tham dự, đó cũng chính là Database. Bên cạnh đó, thu thập dự liệu sẽ giúp công ty của bạn có một nguồn thông tin khổng lồ về khách hàng tiềm năng của mình, và nếu biết tận dụng, đó sẽ là một tài sản vô cùng quý báu đối với người tổ chức sự kiện.

Có nhiều cách để thu thập datatabase (dữ liệu), thông qua các chiến dịch khuyến mãi, mua lại dữ liệu từ các công ty khác, thu thập từ các nhà phân phối, sử dụng bảng hỏi… Tuy nhiên chúng tôi chỉ tập trung đến việc thu thập dữ liệu khách hàng trong tổ chức sự kiện bởi đây chính là một trong những database chất lượng nhất, thể hiện được khách hàng tiềm năng của công ty, bởi vì chỉ có những người quan tâm đến các sản phẩm, dịch vụ của công ty mới bỏ công sức đến với event. Bên cạnh đó, database này cung thể hiện tính cách, sở thích, từ đó tìm ra được cách phân loại thích hợp.

mua bán database event
Một Database tốt thực sự là tài sản quý báu cho doanh nghiệp.

Việc thu thập database trong event có thể chia ra thành 3 giai đoạn: trước, trong, và sau khi event xảy ra.

Trước khi event bắt đầu

+Gửi mail.

Công ty của bạn có một danh sách email thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, tuy nhiên bạn không biết được các đối tượng đó có phải là khách hàng tiềm năng của mình hay không.Chất lượng của database này rất quan trọng, đừng nên tin vào những quảng cáo bán database, danh sách 1, 2 triệu email nhan nhản trên mạng với giá rẻ như cho. Nên nhớ rằng thà gởi 100 email cho đúng đối tượng còn hơn gởi 1 triệu email kiểu tràn làn, vừa làm tốn tài nguyên của bạn vừa có nguy cơ bị người dùng liệt bạn vào spam do họ không quan tâm đến những chào mời của bạn, và điều này không có lợi cho những lần gởi tiếp theo.

Các phần mềm gởi mail chuyên nghiệp thường cho phép bạn lấy lại danh sách những người đã mở mail bạn gởi. Đó chính là những người quan tâm thực sự đến thông tin của bạn, hãy gạn lọc lại danh sách này trong số tất cả các địa chỉ mail bạn đã gởi đi để phục vụ cho những Event lần sau.

Ngoài ra, những người thực sự quan tâm đến event, đến công ty của bạn sẽ phản hồi qua email. Vậy là bạn đã có một database với các thông tin rõ ràng hơn rất nhiều rồi.

thu thập dữ liệu event
Email đã trở thành một phương tiện không thể thiếu trong kinh doanh, bao gồm cả việc thu thập Database


+Đăng ký qua forum.

Khi bạn tổ chức một event về một sản phẩm nào đó, bạn nên ghé thăm các forum chuyên ngành về sản phẩm đó. Hàng ngày có hàng ngàn lượt khách truy cập và những người này cũng chính là một nguồn để thu thập database vô cùng hữu hiệu. Ví dụ như về laptop có forum yeulaptop.net, về xe hơi có otosaigon.com… Thông qua những forum này, những khách hàng thực sự quan tâm đến event sẽ đăng ký trực tiếp trên forum. Phương pháp này chi phí rất thấp nhưng hiệu quả khá lớn vì đây là các forum này thu hút lượng độc giả.

+Công cụ: google document, facebook..

Hiện nay, có một số công cụ hỗ trợ để bạn có thể thu thập database, đó có thể là Google document, Facebook…

+Các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm

Đây là những database đáng quan tâm nhất mặc dù chi phí nó có thể cao hơn các hình thức thu thập database khác. Các record trong database thường được phân loại, gạn lọc rõ ràng theo các thông số tên, tuổi, nghề nghiệp, thu nhập, mối quan tâm… Tuy nhiên cần phải chú ý mức độ cập nhật của database vì nghề nghiệp, thu nhập, số điện thoại của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian.

Đặc biệt, nếu bạn mua được database từ các nhà tổ chức Event tương tự Event của bạn, xác suất các khách hàng này sẽ tiếp tục tham dự sự kiện của bạn là rất cao.
Trong khi diễn ra event

+Bốc thăm trúng thưởng.

Trong một sự kiện, bạn có để ý rằng thường có tiết mục bốc thăm trúng thưởng, và bạn phải điền vào một mẫu do ban tổ chức cung cấp. Điều này bên cạnh việc nâng cao tính hấp dẫn cho event, thu hút thêm khách mời, đó còn là một phương pháp thu thập Database hiệu quả.

+Dùng thử sản phẩm, tặng quà

Đối với tâm lý người Việt, dùng thử sản phẩm miễn phí trong một sự kiện luôn là một điều hấp dẫn. Ngày 6/3 vừa qua, tại công viên Lê Thị Riêng (TP HCM), Cocacola đã áp dụng phương pháp trên và thu hút được một lượng lớn bạn trẻ tham gia. Ngay tại cổng ra vào, ban tổ chức cho đặt một bàn tiếp tân, khách tham gia muốn nhận được một chai Cocacola miễn phí phải đăng ký và điền vào một mẫu khảo sát do ban tổ chức cung cấp. Khách tham gia tại đây chủ yếu là giới trẻ và điều này sẽ giúp Cocacola dẽ dàng thu thập được các yếu tố liên quan đến đối tượng khách hàng là giới trẻ của mình.

+Phiếu khảo sát thăm dò về Event, hội thảo

Phiếu này giúp bạn một công đôi việc: Vừa tìm hiểu cảm nghĩ của khách hàng về Event của bạn để lần sau cải thiện tốt hơn, vừa thu thập được Database của người tham dự và nghiên cứu những mối quan tâm của họ. Để khuyến khích người tham dự điền đầy đủ thông tin bằng cách cho bốc thăm trúng thưởng dựa trên mẫu phiếu được điền.

công cụ thu thập database trong event
Event do Cocacola tổ chức ngày 6/3/2011 tại công viên Lê Thị Riêng

Sau khi diễn ra event

Lúc này, những người thực sự quan tâm đến nội dung event sẽ tìm kiếm những thông tin liên quan đến event. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để thu thập thông tin khách hàng, nếu khách hàng muốn có nội dung và các tài liệu trong event, họ sẽ phải đăng ký với công ty bạn, việc  đăng ký này có thể thông qua website, email, đăng ký trực tiếp. Bản thân người viết bài đã từng tham dự một hội thảo về sales và rất ấn tượng với nội dung của chương trình, bởi vậy người viết đã đăng ký qua website chính thức của đơn vị đó để nhận được toàn bộ tài liệu trong chương trình. Và có lẽ, tên người viết đã nằm gọn trong danh sách database của đơn vị đó rồi.

Trên đây chỉ là một số gợi ý để các nhà tổ chức có thể thu thập database thông qua event, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Điều quan trọng là bạn nên có một kế hoạch cụ thể về việc thu thập dữ liệu, đánh giá và sử dụng dữ liệu. Nếu như bạn không có kế hoạch cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác

Bạn có thể tham khảo thêm tại  Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện

XUÂN CƯỜNG


Bài liên quan:

Ý tưởng tổ chức sự kiện cho trẻ em

Event Channel – Sắp tới ngày quốc tế thiếu nhi, bạn đã có ý tưởng nào để mang tới cho trẻ em Việt Nam một ngày hội thật sự chưa? Để gửi tới khách hàng những kế hoạch thật độc đáo, hoặc chuẩn bị một kế hoạch đầy sáng tạo để đem đi chào các nhà tài trợ, bạn cần chuẩn bị những gì?

Hãy tham khảo một số gợi ý của Event Channel để tìm một số ý tưởng phù hợp nhé. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu một vài ý tưởng để thực hiện

Địa điểm:

Đầm Sen, Suối Tiên là những khu vui chơi giải trí thường được sử dụng trong những dịp lễ hội. Vì tổ chức ở đây, sự kiện của bạn sẽ thu hút được một lượng lớn người tham gia khi đến vui chơi ở đây, cộng với không gian lớn và dễ dàng bố trí không gian sự kiện. Tuy nhiên, có thể tham khảo thêm những phương án như công viên (Lê Văn Tám, Lê Thị Riêng, Tao Đàn) hoặc các khu vui chơi chuyên biệt cho trẻ em như Tini World (các chi nhánh như Eden Mall Nguyễn Huệ, Now zone, Coop mart quận 11, Pasteur). Khi lựa chọn địa điểm nhớ tính đến yếu tố tiện lợi về đi lại và đặt chỗ sớm đề phòng những sự kiện khác diễn ra cùng thời điểm.


Nội dung của lễ hội:

Có thể chia làm 4 phần cơ bản
– Vì là lễ hội dành cho trẻ em nên đừng áp đặt nguyên tắc về chủ đề, ý tưởng, mà hãy để cho sự sáng tạo thỏa sức bay bổng, trang trí thật bắt bắt và vui nhộn sẽ thu hút sự chú ý.
– Hãy chào đón trẻ em bằng những tiết mục thú vị như chú hề phát bong bóng, mascot hình thú tặng quà, anh chàng đi cà kheo, trược patin…
– Tiếp theo, hãy tổ chức những cuộc thi, trò chơi nho nhỏ để các bé tham gia và mỗi trò chơi hãy lồng ghép tính chất giáo dục hoặc vận động thể chất an toàn cho trẻ em.
– Cuối cùng là hãy để cho các em ra về và nhớ đến lễ hội của bạn với một niềm vui thích và một món quà nhỏ nhiều ý nghĩa.

to chuc su kien cho thieu nhi

Một vài ý tưởng để tổ chức


Ngày hội về những nghề nghiệp

Có thể tổ chức một ngày hội để các em tìm hiểu về một nghề nghiệp nào đó trong xã hội, thường là những nghề phổ biến mà các em nhỏ luôn ngưỡng mộ như lính cứu hỏa, giáo viên, công an, bộ đội, phi công. Với mỗi event về một công việc, sẽ có những cách trang trí, thực hiện khác nhau. Hãy xem thêm Bài trang trí cho sự kiện dành cho trẻ em ở kì sau.

Trong các sự kiện này, tổ chức các trò chơi, cuộc thi hoặc những khu vực trưng bày cung cấp những thông tin, kiến thức về nghề nghiệp mà các em muốn tìm hiểu. Có thể mời những nhân vật thực tế như cô giáo, anh lính cứu hỏa đến để giao lưu và chia sẻ để các em nhỏ hiểu hơn về những công việc này và có định hướng về tương lai.
Một ngày cắm trại ngoài trời

Có phải lúc nhỏ, ai trong chúng ta cũng thích tham gia các buổi cắm trại ngoài trời? Vậy hãy mang đến cho các bé một ngày được thỏa sức giao lưu và tận hưởng không gian ngoài trời sau những ngày học tập căng thẳng. Có thể thuê lều cắm trại chữ A, có loại cho 2, 4, 6 và 12 người. Có thể liên hệ với các công viên để thuê địa điểm vì chỉ ở đó mới đáp ứng yêu cầu về không gian và diện tích. Nhưng nếu muốn tổ chức cắm trại và các hoạt động giao lưu ngoài trời thì phải nhớ quan tâm đến yếu tố thời tiết.

tổ chức tết thiếu nhi

Những trò chơi vận động làm trẻ em luôn hào hứng tham gia

Lạc vào thế giới cổ tích

Thế giới cổ tích luôn là một thế giới đầy mơ ước của mỗi trẻ em. Bạn có thể tổ chức tại một không gian rộng, trong đó hãy chia làm nhiều khu vực, mỗi khu vực là một câu chuyện (Bạch tuyết và 7 chú lùn, Lọ Lem, Nàng tiên cá, Công chúa ngủ trong rừng, Hoàng tử Ếch, hoặc cổ tích Việt Nam như Cây tre trăm đốt, Tấm cám,…) Ở mỗi khu vực hãy bố trí các trò chơi nho nhỏ có liên quan đến nội dung câu chuyện, vừa để nhắc cho các em nhớ vừa để giáo dục về cuộc sống cho các em.
Ví dụ ở một khu vực vể câu chuyện Cây Tre trăm đốt, hãy cho các bé chơi trò xếp đốt tre xem ai xếp cao nhất, hoặc những trò chơi đồng đội như khi đội trưởng hô “Khắc nhập” thì cả đội sẽ nối đuôi nhau đi, và hô “Khắc xuất” thì mọi người rời nhau ra, chạy đi lấy những lá cờ chẳng hạn. Những trò chơi đơn giản nhưng chúng ta có thể lồng ghép vào đó tính đồng đội cho các em.

Dịp trổ tài khéo tay của các bé

Trẻ em thường rất thích vẽ tranh và có nhiều điều muốn thể hiện qua tranh vẽ. Hãy để cho các bé để trí tưởng tượng bay cao bay xa. Hãy tổ chức một cuộc thi trên mạng trước, sau đó chọn ra một ngày để trao giải. Trong ngày này, thực hiện những hoạt động vui chơi cho các em và dành thời gian để các bé thuyết trình về ý tưởng cho bức tranh của mình. Hoạt động truyền thông trước và trong cuộc thi cũng như sau buổi trao giải sẽ mang lại hiệu ứng rất tốt và lâu dài hơn là một buổi duy nhất – thường sẽ bị chìm so với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn sự kiện trong ngày dành cho trẻ em.

Hoặc đơn giản, thi tô tượng, tô màu tranh, vẽ tranh cát…tuy không mới nhưng là những hoạt động dễ tham gia dành cho các bé.

event cho thiếu nhi

Những trò chơi lạ lạ sẽ rất thu hút các bé.


Ngày hội quyên góp đồ cũ – đổi đồ

Với một ngày hội như thế này, bạn vừa gửi đến một thông điệp đầy ý nghĩa về lòng nhân ái cho các bé, lại qua đó có thể tạo ra một quỹ nhân đạo để thực hiện những chương trình sau đó.
Trong ngày này, bạn có thể hướng dẫn các bé về bảo vệ môi trường cũng như dạy các bé làm những món đồ tái chế dễ thương và dễ thực hiện. Sau đó các bé sẽ được mang món đồ do chính tay mình làm về nhà để sử dụng, đó là một niềm vui nho nhỏ và rất có ý nghĩa dành cho trẻ em.


Thực hiện hành trình nhân ái

Bạn có thể thực hiện một hành trình đi qua các trường mẫu giáo, tiểu học (tùy đối tượng mà khách hàng muốn nhắm đến) để trao quà hoặc tổ chức những hoạt động nhân đạo như trao tặng học bổng, sách vở đồ dùng học tập. Hoặc thực hiện những chương trình giải trí nghệ thuật để gửi tới các bé những thông điệp tốt đẹp. Với ý tưởng này, việc truyền thông cho chương trình cũng rất quan trọng và đánh giá mức độ thành công của chương trình.
Cùng xác lập kỉ lục Việt Nam

Hãy để cho các bé xác lập một kỉ lục nào đó ví dụ như bức tranh lớn nhất hay cánh diều to nhất hay bất cứ thứ gì mà bạn muốn quảng bá. Bạn có thể liên hệ đến các trường học để vận động một số lượng lớn các học sinh và liên hệ Trung tâm sách Kỷ  lục Việt Nam tại 304/91 Đào Duy Anh, P.9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM để làm thủ tục và được tư vấn Xác lập kỉ lục Việt nam.
Với hoạt động này, bạn sẽ dễ dàng thu hút sự quan tâm và tài trợ của các nhãn hàng.

ý tưởng ngày hội thiếu nhi


Lễ hội hóa trang

Một ngày để các bé trở thành nhân vật trong mơ của mình. Những công chúa, hoàng tử, thiên thần hay ác quỷ, hoặc chú mèo Đô rê mon, Chuột Mickey, và những nhân vật cổ tích, bất cứ ai mà bé muốn trở thành. Cuộc thi có chấm giải và trao giải sẽ thu hút và hấp dẫn với các bé cũng như ba mẹ. Tất nhiên đi kèm nên là những hoạt động nhỏ xung quanh hoạt động chính để ngày hội thêm phong phú.
Hành trình du lịch thế giới

Không chỉ trẻ nhỏ mà người lớn cũng luôn có mong ước được đi nhiều nơi trên thế giới. Hãy xây dựng mô hình của những đất nước nổi tiếng trên thế giới để các bé có thể hình dung và tưởng tượng được. Ví dụ đất nước Hà Lan với cối xay gió và hoa Tulip, nước Pháp với tháp Eiffel hay nước Mỹ với tượng Nữ thần Tự do. Nên dàn dựng sao cho Thế giới của bạn thật sinh động và phong phú, gần với thực tế. Tất nhiên, ngoài tham quan thì cũng nên có các hoạt động để các bé tham gia, tránh việc để các bé đi hết một vòng và kết thúc hành trình một cách nhàm chán. Nếu vậy, thì cha mẹ chúng sẽ để chúng ở nhà xem ti vi còn sinh động hơn.

sự kiện cho trẻ em
Đất nước Hà Lan với cối xay gió…

Ngày hội gia đình

Ngày của trẻ em cũng là ngày mà gia đình dành cho các bé sự quan tâm nhất. Bạn hãy tổ chức một ngày để cả gia đình có thể gắn bó với nhau hơn, có thể cùng tham gia một cuộc thi, một trò chơi và thắng giải. Cả gia đình sẽ có thời gian được ở bên nhau và cùng nhau thực hiện những hoạt động vui chơi giải trí tăng thêm phần gắn kết và tình cảm gia đình.
Qua đó, dạy cho các bé về tình cảm gia đình cũng như tình đoàn kết gắn bó và lợi ích của làm việc nhóm.

Để viết được một kế hoạch hoàn chỉnh, ý tưởng là phần rất quan trọng. Ngoài ra, sự phù hợp cũng như tính pháp lý cũng là một phần không thể thiếu. Hãy nhớ liên hệ và làm việc kĩ càng về thủ tục để tránh những rắc rối xảy ra sau khi kế hoạch đã được thông qua, đảm bảo không có trục trặc nào. Bởi vì như các bạn đã biết, việc thực hiện một sự kiện ngoài trời ở những địa điểm công cộng thường đòi hỏi rất nhiều về thủ tục cũng như nội dung. Có thể tham khảo thêm bài  Pháp lý trong event .

Mời các bạn đón xem phần sau: Một số ý tưởng về thiết kế sự kiện dành cho trẻ em

PHƯƠNG THANH (Event Freelance
r)


Bài liên quan:

Những cách để theo kịp xu hướng trong event

Event Channel – Trong lãnh vực tổ chức Event, nắm bắt để theo kịp xu hướng sẽ giúp bạn đưa ra những ý tưởng mới phù hợp, hiệu quả và đúng thời điểm. Vậy làm cách nào để luôn theo kịp xu thế khi mọi thứ biến động không ngừng?

Một trong những đặc điểm có giá trị nhất mà các nhà lãnh đạo tốt có là sự quyết tâm để ở hiện tại với những điều xảy ra xung quanh chúng. Có câu nói “Có ba loại người trên thế giới: những người làm cho mọi việc xảy ra, những người xem sự việc xảy ra, và những người không biết gì cả đang diễn ra” Một nhà lãnh đạo muốn duy trì vị trí của mình và sự tôn trọng của những người thuộc quyền sẽ không bao giờ muốn đột nhiên thấy mình ở một trong hai loại người cuối.

Là người làm Event cũng vậy, hãy luôn là người tiên phong tìm ra những hướng đi mới, những ý tưởng mới để có thể tạo ra những sự kiện thực sự khác biệt và có giá trị. Hãy xem xét kết hợp một số hoạt động sau vào những thói quen hàng ngày của bạn, từ những thói quen do chính bản thân tạo nên, dần dần sẽ trở thành kĩ năng cho một người làm nghề tổ chức sự kiện.

Luôn đi đầu bắt kịp các xu hướng trong tổ chức event

1. Nhận newletter từ các trang web có liên quan: Newletters là một hình thức đăng ký nhận tin tức qua email, những newletters này chứa rất nhiều thông tin về các chủ đề được quan tâm hiện nay. Nội dung của các newletter này nói chung khá ngắn gọn và cô đọng, đề cập đến các vấn đề mục tiêu. Hãy thử search trên Google những trang web có liên quan đến ngành Event và đăng ký nhận Newletter, bạn sẽ luôn được cập nhật những xu hướng mới nhất trên thế giới.

2. Dành một chút thời gian để đọc sách, xem hoặc nghe tin tức mỗi ngày: Tùy vào lịch cá nhân của bạn, hãy chọn một hình thức phù hợp với thói quen của bạn để thực hiện. Nếu bạn có thời gian đọc lướt một tờ báo trong bữa ăn sáng để cập nhật các thông tin thì quá tốt, còn nếu không hãy tranh thủ nghe radio bằng điện thoại di động trên đường đi học hay đi làm. Nên dành một vài phút trước khi làm việc để đọc lướt các tiêu đề tin tức bằng máy tính hay điện thoại di động của bạn của bạn. Việc này giúp bạn không bỏ sót những tin tức quan trọng, bởi vì nghề event đòi hỏi phải hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực, ví dụ như các công nghệ mới, hay các luật mới liên quan đến tổ chức và biểu diễn chẳng hạn. Và đôi khi, một tin tức nào đó có thể gợi ý cho bạn những ý tưởng hay cho sự kiện bạn sắp tổ chức.

3. Theo dõi các hội thảo, hội nghị hoặc triển lãm thương mại: hãy nắm lịch của các hội thảo, hội nghị hoặc triển lãm thương mại để tham dự bất cứ khi nào bạn có thể, điều này không chỉ giúp bạn biết được về các sự kiện đang diễn ra mà còn học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm trong những lần tham dự đó. Ngoài  ra, gặp gỡ những người làm sự kiện hay tham gia trong sự kiện cũng giúp bạn mở rộng các mối quan hệ và trao đổi thêm về chuyên môn. Có thể tham khảo lịch trình của các event này tại mục Lịch Event.

tìm hiểu xu hướng tổ chức event
Tham dự các hội thảo, hội nghị hay các tổ chức về chuyên ngành sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin

4. Tham gia một hội nhóm, tổ chức nào đó liên quan đến ngành nghề của bạn, ví dụ dành cho người tổ chức sự kiện có Câu lạc bộ F-Event (www.f-event.com.vn). Ngoài việc có thể cập nhật về các thông tin, kinh nghiệm hay những buổi chia sẻ kiến thức chuyên ngành từ những tổ chức này bạn còn được biết những thông tin ngoài lề từ những người cùng nghề hoặc học hỏi từ những người có nhiều kinh nghiệm, những thông tin này mới là vô giá.

5.Hãy luôn mở rộng kiến thức của bạn bằng cách làm một cái gì đó mới mẻ. Hãy thử vận dụng những kĩ năng mới học được để thực hiện 1 công việc thay vì vẫn làm theo cách cũ. Một người sáng tạo thực sự là người luôn học hỏi và thay đổi. Suy nghĩ thoát ra khỏi những quy chuẩn và làm những việc người khác chưa nghĩ ra, đó luôn là một cách để thành công.

6. Thường xuyên tìm đọc những sách báo mới, các trang web có liên quan đến nghề Event bởi vì mỗi ngày có rất nhiều tin tức và tài liệu mới từ mạng Internet và sách báo liên quan đến lĩnh vực này. Luôn mang theo một cuốn sách và đọc khi có thời gian cũng là một cách vừa tiết kiệm thời gian vừa đỡ phải ngồi không trong thời gian chờ đợi.

THANH NGUYÊN (Dịch và biên tập từ eventplanningforum.net)


Bài liên quan: