Archive

Posts Tagged ‘truyền thông sự kiện’

Đánh giá hiệu quả PR sau event

October 16, 2011 Leave a comment

Event Channel –  Hãy cố gắng đặt ra các điểm chuẩn cho quá trình đánh giá. Cho dù đó là kế hoạch bán hàng, nâng cao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin, hay thay đổi thái độ, hoặc các tiêu chí khác nữa vào thời điểm bạn thực hiện xong chiến dịch của mình, bạn phải đo lường xem bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình đến đâu. Lý tưởng là, bạn sẽ có thể sử dụng kết quả bạn có để chỉ ra được mục tiêu kinh doanh cũng đã được hoàn thành như thế nào.

Một sự kiện thường có nhiều công cụ hỗ trợ đi kèm để quảng bá. Đặc biệt, với các sự kiện mang tính cộng đồng thì công cụ PR là không thể thiếu. Có rất nhiều tài liệu hướng dẫn về lập kế hoạch cho sự kiện hay cho chiến dịch PR, tuy nhiên, khó có tiêu chí nào để đánh giá hiệu quả của PR mang lại.

Việc đánh giá hiệu quả PR là phần cuối cùng trong kế hoạch truyền thông của bạn. Cũng như các phần khác, phần này một lần nữa lại cần tới ý kiến chủ quan của bạn.

Trước khi làm phần này, bạn nhất thiết phải đọc lại các phân tích và mục tiêu của bạn (bạn biết phải đo lường cái gì).

Đánh giá là một việc hết sức khó, và trong lĩnh vực PR, nó thường bị “lờ” đi.

Có rất nhiều lý do:

  • Tìm một công cụ đo lường cho các hoạt động hết sức đa dạng của một chiến dịch PR thực sự là một thử thách.
  • Khách hàng không thoải mái khi phải trả phí cho hoạt động đánh giá
  • Thiếu các tiêu chí đánh giá chuẩn cho thành công của mạng xã hội
  • Nhu cầu truyền thông liên tục, nhanh chóng đẩy chúng ta tới chỗ chưa thực hiện xong chiến dịch này đã lo chiến dịch khác.
Để đăng bài PR thì không khó, nhưng đánh giá được hiệu quả của
PR mang lại thì cần kỹ năng

Mục đích của bạn

Mục đích của bạn trong phần đánh giá này là chỉ ra được bạn sẽ đo thành công của chiến dịch truyền thông của mình bằng cách nào.

Với chiến lược tiếp cận high-profile, bạn sẽ phải trải qua khá nhiều giai đoạn của tuyên bố (trước, trong và sau như đã nói ở trên), bạn sẽ phải đánh giá dựa trên các giai đoạn này, trong các chiến lược khác, nó có thể có phạm vi nhỏ hơn.

Các giai đoạn đánh giá

Nếu bạn chia giai đoạn thực hiện, bạn cũng phải chia giai đoạn đánh giá. Cùng với việc đem lại những kết quả đáng kinh ngạc, việc chia giai đoạn này có thể giúp bạn thực hiện những việc phù hợp nếu như các hoạt động trước đó không đem lại được kết quả như mong muốn.

Xem lại các mốc thời gian khác nhau bạn vừa đặt ra và đưa ra các điểm đánh giá tương ứng.

Nếu có thể, bạn hãy cố gắng đặt ra các điểm chuẩn cho quá trình đánh giá. Cho dù đó là kế hoạch bán hàng, nâng cao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin, hay thay đổi thái độ, hoặc các tiêu chí khác nữa, đánh giá của bạn sẽ có tính thuyết phục hơn, trong trường hợp bạn chỉ ra mình đã thành công, nếu bạn đưa ra được các so sánh trước và sau. Điều này có nghĩa là vào thời điểm bạn thực hiện xong chiến dịch của mình, bạn phải đo lường xem bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình đến đâu. Lý tưởng là, bạn sẽ có thể sử dụng kết quả bạn có để chỉ ra được mục tiêu kinh doanh cũng đã được hoàn thành như thế nào.

Thước đo tiềm năng

Dưới đây là một số thước đo bạn có thể sử dụng.

Tần xuất xuất hiện trên báo

  • Có bao nhiêu bài báo viết về bạn?
  • Giọng điệu của các bài báo này (tiêu cực hay tích cực)?
  • Những tờ báo nào đã đưa tin? Đưa tin ở trang nào, phần nào? Công chúng của họ là ai?
  • Bạn có đạt được hình ảnh mong muốn không?
  • Họ có lấy lại thông điệp của bạn không?
  • Người phát ngôn của bạn có được dẫn lời không?
  • Các bài báo viết về chương trình của bạn như là nội dung chính hay chỉ là nội dung điểm qua, thêm thắt?
  • Phương pháp đánh giá theo cách này rất đa dạng. Bạn có thể tham khảo tại Media Relations Rating Points (xem bài viết One Degree của Ben Boudreu làm ví dụ tham khảo).

Tương tác trên mạng

  • Bao nhiêu người đọc bài viết về bạn?
  • Thời gian họ lưu trên trang của bạn?
  • Những trang nào họ click vào?
  • Có trang đặc biệt nào mà họ ghé thăm nhiều nhất?
  • Tỷ lệ người quay trở lại đọc trang của bạn như thế nào?
  • Tỷ lệ tham gia thực sự vào như thế nào (tùy thuộc vào mục đích của bạn là chỉ cần lôi kéo người đọc hay cần phải thực hiện việc mua bán, đăng ký hay download tài liệu…)
  • Đo lường hiệu quả của mạng xã hội hiện nay thậm chí còn gây tranh cãi nhiều hơn việc đo lường hiệu quả của PR. Các comment, các liên kết ngược, v.v… khá tuyệt nhưng đôi khi nó lại ảo nhiều hơn là có ý nghĩa đo lường thực tế. Bạn có thể bắt đầu với cách đo lường của KD Paine’s “un-standard” hay Joseph ThornleySocial Media Measurement Routable (hội thảo ở Toronto đầu năm 2008).

Các đối tượng liên quan

Các đối tượng liên quan phản ứng như thế nào?

Đón nhận từ phía công chúng

  • Bao nhiêu thư / email / cuộc điện thoại bạn đã nhận được về vấn đề này? Nhiều hơn hay ít hơn thường lệ?

Giọng điệu của báo chí như thế nào?

  • Các nhà báo đã hỏi/nói điều gì?

Mốc quan trọng

  • Tiến hành các nghiên cứu / khảo sát thị trường trước, sau (thậm chí trong khi) bạn đang thực hiện truyền thông và chỉ ra được sự cải thiện về chỉ số, ví dụ đối với thái độ của công chúng.
  • Tập trung vào từng nhóm

Trên đây không phải là toàn bộ các công cụ bạn có thể sử dụng để đo lường mà mới chỉ là bắt đầu. Việc đánh giá này rất đa dạng, bạn có thể thiết kế cho phù hợp với chương trình của mình.

Xem thêm: Công cụ để truyền thông cho sự kiện

(Trích Hoa Do’s blog)


Bài liên quan:

Lựa chọn đơn vị tổ chức cho các sự kiện truyền thông

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Tìm một công ty tổ chức sự kiện truyền thông chuyên nghiệp (PR Event Agency) là việc cần thiết cho một cuộc họp báo hoặc sự kiện có mời báo chí tham dự. Việc này đòi hỏi agency phải có nhiều kinh nghiệm tạo được mối quan hệ tốt với giới truyền thông. Thành công hay thất bại của việc truyền thông phụ thuộc vào agency thực hiện.

Một số tiêu chí để lựa chọn một PR Event Agency:

1. Sự sáng tạo: Làm sao để người tiêu dùng chú ý và có cảm tình với thương hiệu của doanh nghiệp giữa hàng ngàn thông điệp khác, đó là nhiệm vụ của họ. Một công ty truyền thông giỏi thể hiện ở những ý tưởng mới lạ và hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Sự chuyên nghiệp: Kinh nghiệm và chuyên môn nghề nghiệp giúp các agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách khoa học và hoàn hảo nhất. Họ có cả đội ngũ gồm nhiều người chỉ để phục vụ cho việc này.

3. Mối quan hệ với báo đài: Một agency giàu mối quan hệ và có kinh nghiệm về việc kiểm soát thông tin sẽ là một lợi thế. Ngoài tính sáng tạo và chuyên nghiệp, tiêu chí này cực kì quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chiến dịch truyền thông của khách hàng.

Để họp báo thu hút được nhiều đơn vị báo đài tham dự
cần mối quan hệ tốt của đơn vị tổ chức

4. Tư duy chiến lược: Một agency giỏi phải biết cách phân tích, đo lường và tư vấn cho chiến dịch của khách hàng hiệu quả nhất. Họ là người cộng sự, hỗ trợ cùng doanh nghiệp để đưa hình ảnh thương hiệu trước công chúng một cách hiệu quả nhất chứ không chỉ là người chỉ biết làm theo yêu cầu.

(Theo mpa.vn)


Bài liên quan:

5 bước để sự kiện thu hút người tham dự

September 28, 2011 Leave a comment

Event Channel – Để đánh giá chất lượng của một sự kiện, người ta thường nhìn vào chất lượng khách mời. Dù là sự kiện lớn như các buổi trình diễn âm nhạc với hàng nghìn người tham dự hay một buổi gặp gỡ đồng nghiệp ấm cúng, khách mời vẫn là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện.

Khách mời mục tiêu có thể là khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng hay đối tác kinh doanh. Chọn lựa đúng đối tượng khách mời sẽ tăng cường mối giao hảo giữa công ty và khách hàng, thúc đẩy khách hàng gắn bó với thương hiệu.

Năm bước sau đây sẽ giúp bạn lên kế hoạch khách mời một cách hiệu quả nhất.

1. Xác định công chúng mục tiêu

Lời khuyên là “Bạn nhất thiết phải mời đúng đối tượng”.

Thoạt nghe có vẻ dễ nhưng bạn không thể làm qua loa. Mỗi nhóm công chúng phù hợp với những sự kiện khác nhau và bạn có quyền lựa chọn khách mời phù hợp với sự kiện của mình.

Tình huống xấu nhất là khách hàng chỉ đến dự cho vui và không hề quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ mà bạn muốn giới thiệu.
Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được điều gì qua sự kiện này?”. Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định dễ dàng hơn.

2. Cộng tác ăn ý với các nhà cung cấp

Bạn cần phải tìm được nhà cung cấp ưng ý, nếu không thuyết phục được một nhà cung cấp thì bạn làm sao thuyết phục được 5.000 khách mời? Dù bạn dự định tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ thì cũng cần hỗ trợ từ các nhà cung cấp khác, và khách hàng của họ cũng sẽ hỗ trợ cho sự kiện của bạn.

Đây chính là cách để bạn mở rộng danh sách đối tác tiềm năng. Bạn có thể tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp thông qua các mối quan hệ cá nhân. Ở Việt Nam, có những website về event như diễn đàn F-Event hay Event Channel là nơi phù hợp cho các nhà tổ chức sự kiện mới vào nghề chia sẻ các ý tưởng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

3. Mời nhiều hơn số lượng khách dự kiến

Số lượng khách mời dự phòng cũng còn tùy vào quy mô và tính chất của sự kiện. Nếu là sự kiện miễn phí, bạn nên mời hơn 40%. Còn nếu là sự kiện có thu phí thì khách đến tham dự thường nhiều hơn số khách đăng ký.
Nếu bạn định mời khách VIP, hãy tìm đến các nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực đó. Dĩ nhiên là mời những người này rất khó nhưng nếu mời được họ thì bạn sẽ lôi kéo được thêm nhiều vị khách khác.

4. Lựa chọn địa điểm tốt

Địa điểm không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng cũng là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của sự kiện. Những địa điểm khác nhau sẽ phù hợp với từng nhóm công chúng khác nhau.
Bạn hãy tính toán đến phương án và thời gian di chuyển. Từ chỗ làm, nơi ở của khách đến nơi tổ chức sự kiện có quá xa không? Nếu sự kiện kết thúc trễ vào buổi tối thì khách có thể về bằng phương tiện gì? Không phải ai cũng có xe và thích đi xa.

Địa điểm phù hợp cũng ảnh hưởng đến số lượng khách mời

5. Giữ liên lạc với khách mời sau sự kiện

Một khi bạn thành công trong việc mời được nhiều khách đến tham dự sự kiện thì chắc chắn bạn sẽ muốn sự kiện tiếp theo cũng thành công như vậy. Giữ chân khách có lẽ là bước khó nhất trong quy trình tổ chức sự kiện.
– Hỏi khách hàng về cảm nhận khi tham dự sự kiện để rút kinh nghiệm cho lần sau.

– Là cầu nối liên kết các khách hàng với nhau.

– Tạo một trang Facebook hoặc Twitter để khách hàng tiếp tục nắm bắt thông tin khiến họ trông chờ sự kiện tiếp theo.

Theo Inc


Bài liên quan:

8 cách tăng hiệu quả truyền thông trong sự kiện

Event Channel – Vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng, một sự kiện thành công là được nhiều người biết đến và được giới truyền thông đánh giá tốt, chẳng thế mà có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi đến 30% ngân sách cho việc truyền thông trong sự kiện.

Nhưng truyền thông nếu không đúng cách thì sẽ gây lãng phí mà không mang lại hiệu quả, dưới đây là 7 cách tăng hiệu ứng cho việc truyền thông trong sự kiện.

1. Chọn những nhân vật đại diện có ảnh hưởng đối với cộng đồng
Thường thì các sự kiện cộng đồng sẽ được đẩy mạnh PR – Truyền thông hơn là những sự kiện nội bộ, vì vậy nếu bạn muốn sự kiện của mình được nhiều người quan tâm và biết đến thì nên chọn những người có ảnh hưởng đối với cộng đồng như là người nổi tiếng hoặc có quyền lực để địa diện phát biểu về sự kiện.

Chọn người có ảnh hưởng làm đại diện cho sự kiện của bạn
là một cách tăng hiệu quả truyền thông

2. Có quan hệ tốt với giới truyền thông: 
Bạn nên tạo quan hệ tốt với giới truyền thông, càng rộng rãi càng tốt, hoặc có một nhân viên PR chuyên nghiệp và quen biết nhiều phóng viên, nhà báo. Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng truyền thông thì nên hợp tác với một đơn vị chuyên về dịch vụ này, họ sẽ có nhiều offer tốt và tư vấn kế hoạch rõ ràng cho bạn sao cho hiệu quả. Tốt nhất không nên tự làm, vừa phải ôm đồm mà không mang lại kết quả như mong đợi.

3. Thời gian làm truyền thông
Phân bố thời gian sao cho hợp lý để truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Tùy thời lượng và ngân sách sự kiện để có kế hoạch cho phù hợp. Ví dụ một event trao học bổng cho học sinh tại 5 tỉnh trên cả nước, trong thời gian 20 ngày thì nên truyền thông trước 1 tháng và sau đó thêm 1 tuần, tất nhiên trong thời gian event diễn ra thì hoạt động PR cần được đẩy mạnh hơn. Nên có các cuộc họp báo trước và sau chương trình để đảm bảo rằng các nội dung của bạn thực sự được sự quan tâm từ báo giới và sẽ được truyền đi rộng rãi với thông tin đầy đủ.

4. Chọn đúng kênh
Chọn đúng đối tượng và đúng kênh để truyền thông là một việc quan trọng để phản ánh hiệu quả truyền thông. Nên xác định đối tượng mà bạn muốn truyền thông đến là ai. Thông thường, các sự kiện sẽ được truyền thông trên một số báo đại chúng như Tuổi trẻ, Thanh niên,… thì sẽ chọn những kênh truyền thông hướng đến đối tượng mục tiêu. Ví dụ một event về giải bóng đá mà bạn toàn đánh vào các báo về văn hóa, chính trị thì đó xem như là một thất bại trong truyền thông.

5. Sử dụng nhiều phương tiện hiệu quả
Có thể sử dụng nhiều công cụ để truyền thông cho sự kiện như các hạng mục ngoài trời: banner, bandrol,…hay phương tiện đại chúng: báo giấy, đài, radio, hoặc xu hướng hiện nay là các phương tiện công nghệ như SMS, email, website, mạng xã hội,…Sử dụng những phương tiện này giúp hạn chế bớt chi phí mà hiệu quả về mặt truyền thông cũng không thua kém các phương tiện truyền thống.

 

Sử dụng nhiều phương tiện công nghệ số để truyền thông cũng là một cách

tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao

6. Nội dung tốt
Mối quan hệ tốt, kinh phí rộng rãi hay sự kiện tầm cỡ nhưng nếu như nội dung truyền thông không tốt thì quả là một sự lãng phí cho hoạt động này. Một nội dung tốt là phải thu hút và tạo hiệu ứng tốt đối với cộng đồng, làm nổi bật được những điểm đáng chú ý và những thông điệp cần gửi tới công chúng của sự kiện đang diễn ra.

7. Thông tin trung thực
Viết hay không có nghĩa là đơm đặt ra để viết sao cho nội dung thật phong phú mà đó là những thông tin không có thật hay phóng đại về chương trình. Vì những thông tin như vậy sẽ gây hiệu ứng ngược khi sự thật được phát hiện, và khi đó thì công chúng sẽ quay lưng với những thông tin của bạn dù cho lúc này bạn có nói gì đi nữa.

8. Có thông tin liên hệ rõ ràng
Ngay từ thông cáo báo chí, bạn nên cung cấp đẩy đủ và súc tích các thông tin liên quan đến chương trình và cả tên, số điện thoại, email của người phụ trách chương trình. Đến những bài viết PR trong suốt chương trình cũng nên để các thông tin này một cách rõ ràng để người đọc có thể liên hệ vì nhiều lý do khác nhau như muốn ủng hộ cho chương trình (nếu là chương trình từ thiện) hoặc góp ý, phản ảnh (nếu là chương trình cộng đồng),…

MINH TRÍ

Tin liên quan:

Bài học vỡ lòng về tổ chức sự kiện

Event Channel – Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện

Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup, Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sản phẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ. Vậy thực sự đằng sau những sự kiện – Event hoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?

Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tùy theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,… Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu,…

tổng quan về nghề event

Vị trí của Event trong việc xây dựng thương hiệu

Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Eventmà ta có thể dễ dàng thấy như: PR Event như các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tung sản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event như những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia… Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổ chức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, các hoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.

Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng .

Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện. Các quy trình làm Event được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ. Theo quy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager.

Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

NHân sự trong một Event Team

Nhân sự trong một Event Team

Về phía các công ty Event ở Việt Nam, chúng ta có thể nhận xét rằng mức độ chuyên nghiệp còn chưa cao cả về cách tổ chức cũng như sử dụng công nghệ, điều này được dân trong nghề nhận ra khi làm việc với các đối tác nước ngoài qua các Event mang tầm cỡ quốc tế được tổ chức tại Việt Nam như: Hoa hậu Hoàn Vũ 2008, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,… Tuy nhiên, thông qua sự học hỏi và tiếp thu các công nghệ, quy trình làm Event chuyên nghiệp từ các công ty Event nước ngoài, qua các Event lớn của thế giới tiêu biểu như: World Expo, Olympic, World Cup, các cuộc thi hoa hậu và trình diễn thời trang… thì các công ty Event của Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện mình hơn cả về trình độ lẫn mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức. Một số công ty Event Việt Nam đầu ngành có thể kể đến như: Max Communications, Galaxy, Venus, XPR, D&D, Hồng Thụy Communications, Golden Event, MO… Ngoài ra, trong lĩnh vực Event còn phải kể đến sự tham gia của các Agency nước ngoài như Pico Int”l, Ogilvy PR (thuộc O&M), Leo Activation (thuộc Leo Burnett)…. Bên cạnh quy trình chung giống nhau thì mỗi một công ty thường có “bí kíp” riêng về cách tổ chức hoạt động và sự thể hiện phong cách trong những Event cụ thể. Những “bí kíp” này cùng với trình độ, năng lực của những người quản lý Event và ekip thực hiện Event đó sẽ quyết định mức độ chuyên nghiệp của mỗi công ty và sự thành bại của Event.

Thành bại của event phụ thuộc nhiều vào trình độ và năng lực của người quản lý Event
và độ chuyên nghiệp của công ty tổ chức

Nghề Event ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên “nóng” hơn và được coi là có nhiều triển vọng. Có nhiều cách khác nhau để học làm nghề Event nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế. Lý thuyết về Marketing và nghề Event có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy về Event như VietnamMarcom, Arti Vietnam, Megalink… ; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event. Trải nghiệm thực tế về nghề Event thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty Event chuyên nghiệp. Nhưng để có thể làm Event được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bị cho mình các kiến thức cơ bản về Event bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động Event thực tế để trải nghiệm. Ngoài ra, một vài bộ phận của công ty Event còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế, dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng… Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tập hoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc.

Có thể nói, Event là một nghề tương đối là mệt nhọc và căng thẳng với áp lực công việc cao nhưng cũng phải thừa nhận rằng Event là một nghề rất năng động, đầy sáng tạo, thách thức và nhiều cơ hội cho những người trẻ tham gia. Còn bạn, nếu bạn thực sự đam mê và có định hướng trong nghề Event, bạn đã chuẩn bị hành trang gì cho mình trên con đường phía trước?

XUÂN THỦY (Bản tin MarPro số 17)

Tin liên quan:

Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện

Event Channel – Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình. Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.

Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim… tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi

Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep,  xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ… để gây chú ý cho người đi đường.

xe bus chạy roadshow

Làm roadshow cho game

Xe bus chạy roadshow với “tiệm Internet” lưu động bên trong

làm roadshow với xe jeep

Làm roadshow với xe jeep

Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.

tổ chức roadshow với xe segway

Tổ chức roadshow với xe segway

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Làm roadshow với Attila Elizabeth vàng

Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.

Ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí … chạy chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động. Những chương trình bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức.

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe vespa

Thực hiện roadshow với xe đạp

Tổ chức roadshow với xe đạp

Đi roadshow với xe bán tải

Đi roadshow với xe bán tải

Để tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có nhiều cơ quan chính trị như các tuyến đường Nguyễn Huệ, Lý Tự Trọng, Lê Duẩn… Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để “gây chú ý” cho người đường, nhưng việc này cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.

Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.

Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.

Xem thêm: Cách viết proposal cho chương trình ActivationKinh nghiệm phát tờ rơi quảng bá sự kiện
LÊ ĐẠI (Giám đốc Công ty Đại Dương Event)

Giới thiệu thêm về công ty Đại Dương Event
Đây là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trên toàn quốc.
Công ty có thế mạnh về Tổ chức roadshow, tổ chức lễ khai trương – khánh thành, tổ chức lế khởi công – động thổ, cung cấp người mẫu – PG – Lễ tân , cho thuê các thiết bị tổ chức sự kiện. Các bạn có thể tham khảo các sự kiện mà công ty đã tổ chức tại website:  www.daiduongevent.com .

Điện thoại: 0985.771133  –  0168.244.1249

Email:  daiduongevent@gmail.com

Website: daiduongevent.com –   chayroadshow.wordpress.com


Bài mới hơn:

Cách viết proposal cho chương trình Activation

Event Channel – Brand Activation (kích hoạt thương hiệu) là một trong những hoạt động below the line phổ biến bên cạnh các hoạt động khác như PR, Event… Để tổ chức một chương trình activation hiệu quả, việc chuẩn bị một proposal có tính logic, khả thi là điều cần thiết. Tôi xin giới thiệu một số nội dung cốt lõi trong một proposal hoạt động activation.

Thông thường, viết một proposal cho hoạt động activation gồm có 3 phần và ta triển khai những ý sau:

Phần I : Tổng quan  (overview)

1. Mục đích của chương trình (Objectives): Dựa trên những mục tiêu marketing của tổ chức đưa ra, đối với agency thường thì phần này khách hàng của chúng ta cung cấp luôn, vì nó nằm trong kế hoạch marketing của họ)

2. Mong muốn ngầm của khách hàng (Consumer insight): Ta phải nghiên cứu một số thông tin và insight của khách hàng mục tiêu để biết họ nghĩ gì và muốn gì, từ đó mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận họ. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal.

3. Khách hàng mục tiêu (target consumers): Là đối tượng mà chương trình của bạn sẽ đánh vào. Cần  phải phân tích được họ thích gì, quan tâm đến điều gì, thường tập trung ở đâu, thói quen đặc trưng…  để chọn lựa được địa điểm thực hiện và cách thức tiếp cận họ một cách phù hợp nhất.

4. Thời gian và địa điểm (timing & location): Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.

Activation là một hoạt động quảng bá phát hiêu hiệu quả cao

Activation là một hoạt động quảng bá phát hiêu hiệu quả cao. Ảnh: Công ty Thần Nữ

Phần II: Thực thi (execution)

Trên proposal, phần này ghi thông tin chi tiết và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai :

1. Concept: Bạn phải đưa ra một concept chung cho chương trình dựa trên consumers insight cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như là xương sống của một proposal, vì tất cả những hoạt động ta thực hiện đều dựa trên nó.

2. Phát triển concept (Concept development): Ta phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ cho ra những hoạt động liên quan đến concept và xoay xung quanh concept.

3. Cơ cấu thực hiện (Mechanism): Cách thức thực hiện chương trình. Ta đưa ra những hình thức thực hiện của chương trình một cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ dễ dàng hình dung được cái khung của chương trình.

4. Chi tiết (Detail Mechanism): Ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì. Ví dụ: Cách thực thực hiện như thế nào; có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào; những hoạt động tương tác với nhãn hàng; cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC, Supervisor) …

Các PG chuẩn bị thực hiện một chương trình Activation cho Dutch Lady

Các PG chuẩn bị thực hiện một chương trình cho Dutch Lady. Ảnh: Công ty Thần Nữ

Phần III: Kế hoạch (Plan)

1. Kế  hoạch tổng thể (Master plan)

Phần này các bạn lập một kế hoạch bao gồm những thông tin chi tiết của việc thực hiện: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự… Tất cả cần phải rõ ràng và thuyết phục.

2. Nhân sự thực hiện (Human power)

Phần này ta lập sơ đồ nhân sự trong chương trình và cảnhiệm vụ chi tiết của từng người  trong chương trình.

3. Lịch trình (Timeline):

Ta làm rõ những hạng mục và thời gian thực hiện từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo kết thúc chương trình. Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định  ra thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính toán không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình

Trên đây chỉ là khung sườn cơ bản, ta có thể tự triển khai theo nhiều hướng khác tùy theo chương trình mà có cách viết phù hợp. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức thực hiện chương trình roadshow quảng bá trước sự kiện

THẮNG NGUYỄN (Account Manager Công ty Golden Event )


Bài liên quan: