Archive
Serie tìm hiểu event thực tế: hình ảnh set up cho sự kiện ngoài trời
Event Channel – Trong chuỗi serie tìm hiểu event thực tế, Event Channel sẽ giới thiệu đến các bạn những kiến thức, kinh nghiệm từ khâu chuẩn bị qua các bài viết chia sẻ từ những người có kinh nghiệm, cho đến những hình ảnh, video trong giai đoạn thi công set up và quá trình chạy một event.
Lần này, sau bài viết về Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời , Event Channel gửi đến các bạn chuỗi hình ảnh set up cho một chương trình sự kiện ngoài trời.
Ngày 23/6/2011, Event Channel đã có mặt tại một sự kiện của nhãn hàng BrigdeStone. Đây là một event Gala dinner mà đối tượng là khách hàng trực tiếp, sự kiện được diễn ra tại bến xe Tây Nam, Q12, TPHCM sau một chuỗi sự kiện từ Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang và tiếp sau đó là ở Cần Thơ.
Vì sản phẩm là vỏ, ruột xe ô tô nên Brigde Stone chọn phương án set up event ở ngoài trời để có thể tận dụng không gian trưng bày các sản phẩm của mình. Khách hàng là người Đức nên cực kỳ khó tính trong mọi chi tiết. Hãy cùng dạo quanh khu vực tổ chức để xem người ta set up những gì nhé.
Từ sáng: Xung quanh sân khấu được trang trí toàn bằng bánh xe thật, rất nhiều bánh xe đã được vận chuyển đến và được “làm đẹp” trước khi lên sân khấu.
14h00: Sân khấu được trải thảm đỏ rất trang trọng, nên dù tổ chức ngoài trời và tại khu vực bến xe nhưng ta có thể thấy event không mất đi giá trị của buổi gala dinner.
16h00: Lúc đang set up, trời bỗng nổi gió kéo theo mưa, hệ thống âm thanh đã hoàn chỉnh bỗng nhiên bị mưa tạt, phải kéo lại dây từ đầu.
Nhà bạt đã dựng xong nhưng mưa gió mạnh làm lật 1 phần mối nối và mưa tạt làm ướt dàn thiết bị vòng ngoài, nên mọi người phải thực hiện phương án dự phòng, kéo thêm bạt và dù để che chắn.
Hình ảnh bánh xe khổng lồ ở 1 cánh sân khấu
17h00: Rồi dường như là ông trời thử thách lòng người, cổng hơi được dựng lên, bỗng nhiên mất điện trong vòng nửa tiếng, chiếc cổng này bị xẹp xuống, mà theo lời những người set up thì “như con mèo bệnh”. Nhưng rất may khi điện có lại thì cổng hơi đã được dựng lên hoành tráng như cũ.
18h00: Toàn cảnh set up sân khấu và bàn tiệc ở ngoài trời. Nhưng nếu biết rằng để set up một không gian hoàn chỉnh thế này, đội ngũ thi công đã vật lộn cực kì vất vả với cơn mưa lúc trước đó thì bạn sẽ phải ngạc nhiên về sự chuyên nghiệp của những người làm công tác thi công.
Màn chiếu được làm khít vào backdrop tạo cảm giác chiếu phim trên backdrop
Ngoài ra, vì có dự trù sẵn bạt, dù và máy chiếu chống thấm nước và cả máy phát điện dự phòng nên sau khi mưa, mọi thứ được sắp xếp lại đâu vào đó.
Có một vấn đề những người làm sự kiện nên lưu ý là dựng sân khấu ngoài trời sẽ không có chỗ cho các nghệ sĩ, nhân sự thay đồ. Trong trường hợp này, BTC đã thuê một phòng gần đó để mọi người sử dụng.
18h30: “Sau cơn mưa trời lại sáng”, mọi người lại tiếp tục sắp xếp và khắc phục những sự cố do mưa gây ra. Và đến giờ khách đến thì mọi thứ lại vẫn chỉn chu như chưa có chuyện gì xảy ra. Những vất vả, thiệt hại thì chỉ có đôi ngũ thi công mới hiểu hết được.
Với những event như thế này, sẽ hơi vất vả trong việc set up, nhất là trong thời tiết xấu nhưng đổi lại, không gian ngoài trời, đặc biệt là tổ chức vào buổi tối thì có ưu điểm là sẽ rất thoáng đãng và rộng rãi.
Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi
Quá trình set up đã gặp nhiều khó khăn vậy, chương trình sẽ diễn ra thế nào?
Đón xem phần: Thực hiện một sự kiện ngoài trời nhé!
EVENT CHANNEL
Một vài lưu ý khi làm event ở biển
Event Channel – Tổ chức một buổi tiệc tối bên bờ biển hay là một sự kiện với sân khấu nước ngoài trời, bên cạnh là bờ biển mênh mông quả là một sự thi vị tuyệt vời. Nhưng bên cạnh đó là những rủi ro có thể gặp phải bất cứ lúc nào khi làm sự kiện ở ngoài trời.
Những event trên biển cực kỳ lãng mạn và thú vị nhưng chứa nhiều
yếu tố rủi ro trong khâu tổ chức
Với kinh nghiệm thực hiện nhiều event ngoài trời, đặc biệt là 2 event lớn bên bờ biển, mình xin chia sẻ với các bạn một số lưu ý khi tổ chức event trên biển nói riêng và ở vùng có biển nói chung.
– Địa điểm:
Khi có kế hoạch tổ chức một bữa tiệc hay chương trình bên bờ biển thì bạn nên nhắm tới những khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều mặt so với thuê một khu vực biển trống. Ví dụ như ở Nha Trang, có rất nhiều khách sạn tiêu chuẩn 4,5 sao nhưng chỉ có Ana Mandara là có vùng bờ biển nằm bên cạnh, còn những khách sạn khác có vùng bờ biển nằm đối diện bên đường, như vậy rất bất tiện cho việc tổ chức hay vận chuyển, set up tiệc,… Một số đề xuất cho bạn như Phan Thiết hay Đà Nẵng, Hội An,… có rất nhiều các resort lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế và nằm ngay cạnh bờ biển. Đặc biệt, biển tại Đà Nẵng và Hội An còn nguyên sơ và rất sạch, lại nông với bờ cát trắng trải dài, không gì tuyệt hơn khi thưởng thức những buổi tiệc vô cùng lãng mạn bên những không gian như vậy.
– Địa hình:
Vì phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời hoặc bàn ghế và khu vực phục vụ tiệc nên bạn cố gắng chọn những resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong các resort thường có nhiều cây cối và do có một khu vực có nhà và cây cối phía sau nên khu vực tổ chức cũng phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài bằng phẳng thì càng tốt.
– Thời tiết:
Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm sự kiện dù là chuyên nghiệp có thể lường được. Đặc biệt có một khó khăn nữa là thường các mùa đẩy mạnh các hoạt động quảng bá hay du lịch thường vào tháng 7, 8, 9 là mùa mưa nên những sự kiện tổ chức vào thời điểm này rủi ro rất cao. Hơn nữa, ở khu vực miền Trung, nơi tập trung các khách sạn lớn có biển thì diễn biến thời tiết khó chịu hơn với mưa bão thất thường, cực kỳ vất vả cho khâu tổ chức và dự phòng.
– Tiệc:
Nếu như chọn được địa điểm đã khó, việc phục vụ tiệc còn khó khăn hơn vì điều kiện ở bên bờ biển khác với phục vụ tiệc trong nhà, nào gió, nào cát, nào sương, và để đảm bảo được điều kiện vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn là một sự cố gắng của đội ngũ phục vụ và những người phụ trách tiệc.
– Khách mời:
Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng phải xem xét sao cho phù hợp. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý định tổ chức tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ.
– Thi công, set up
Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được những khó khăn trong việc thi công. Người viết từng chứng kiến đội ngũ set up thức trắng 2 đêm để hoàn thành sân khấu nước ngoài trời nằm ngay bên cạnh bờ biển tại một resort ở Đà Nẵng. Lực lượng thi công khi ấy vào khoảng hơn 20 người và tập trung toàn lực để dựng được một sân khấu và trong lúc dựng mái che thì có bão tới, cứ dựng lên được thì bị gió kéo rách hoặc ngã xuống, mà đến đúng ngày giờ thì event vẫn phải diễn ra, người phụ trách thi công phải gọi điện thoại huy động thêm vài nhà cung cấp nhà bạt và dù không gian nữa chở thêm tới để tiếp tục set up. Đến hôm diễn ra sự kiện thì không rõ là tình hình thế nào vì người viết cũng phải lo chống chọi với event ở gần đó, và hôm đó mưa bão rất lớn.
– Vận chuyển:
Thường thì các resort hay khách sạn nằm ở biển sẽ cách xa khu trung tâm, nên việc vận chuyển tương đối xa và vất vả, vì vậy, bạn nên tính thêm chi phí này với khách hàng, nếu không, chỉ vài khoản nhỏ này thôi cũng khiến cho ngân sách của bạn đội lên rất nhiều.
– Back up:
Như đã nói ở trên, với những sự kiện nhiều rủi ro thế này, phương án back up luôn là điều cần thiết và thậm chí cần đến 2,3 phương án sao cho an toàn nhất! Xin kể một câu chuyện để các bạn có thể hình dung được sự rắc rối của những event thế này: lần đó, khách hàng yêu cầu tổ chức tiệc tối BBQ trên biển, địa điểm là một resort 5 sao ở Hội An, thời điểm đó là vào tháng 10 nên tình hình thời tiết cũng khá ổn, tuy nhiên, người viết vẫn cho back up thêm 1 phương án là dù không gian không thấm nước và một hệ thống nhà bạt lớn cho trường hợp có mưa nhỏ, tuy nhiên, do vẫn còn lo lắng nên mình đã yêu cầu khách sạn phương án cuối cùng là làm tiệc trong nhà hàng.
Cả ngày trời âm u nhưng không có mưa, sau khi tư vấn khách hàng làm trong nhà không được, tôi quyết định cho set up tiệc ngoài trời nhưng vẫn cho căng dù không gian lên để phòng trường hợp có mưa, còn nếu không thì coi như là trang trí. 18h tiệc bắt đầu, 15h bão ở đâu kéo đến đen trời, cuốn phăng dù, bạt đang treo đi, mình cho dọn vào nhà, vừa dọn xong bàn ghế chén dĩa thì trời quang mây tạnh, tôi gọi hỏi bên khí tượng thủy văn họ bảo đêm nay sẽ không có mưa, vì lo lắng nên tôi vẫn chọn phương án là trong nhà, nhưng vì là tiệc BBQ nên khách hàng vẫn muốn đặt thức ăn (đa số là đồ nướng) ở ngoài trời cho thoáng. Sau khi set up thức ăn thì bão lại nổi lên cuốn nhà bạt vừa được dựng ngay cạnh nhà hàng. Không còn cách nào khác, tôi huy động toàn lực lượng và cả người bên phía nhà hàng dọn tiệc vào nhà. Vì mọi thứ hỗn độn ngay từ đầu nên kéo theo 1 số rắc rối nhỏ ở phía sau chương trình.
Nên có nhiều phương án back up ngoài lều bạt căng ngoài bờ biển
– Quản lý:
Vì không gian trống nên bạn phải quản lý tốt khu vực tổ chức và khách mời, có thể giới hạn lhu vực tổ chức bằng các pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiệp mời hay là hoa cài áo đặc trưng hay những vật lưu niệm đeo tay. để phân biệt được khách mời của chương trình và khách lẻ.
PHƯƠNG LÂM
Event Channel 