Archive
Kinh nghiệm tổ chức một tiệc nướng BBQ
Event Channel – Tiệc nướng luôn mang lại cho người ta sự hào hứng, thích thú. Tiệc BBQ thường được người ta tổ chức kèm với những chuyến đi biển với những chiếc lò nướng đầy ắp thức ăn tươi ngon và vị biển nồng nàn. Hoặc thông thường hơn thì người ta hay tổ chức trong vườn nhà, ở cạnh hồ bơi hay khoảng không gian trống ở ngoài trời.
Tiệc nướng luôn mang lại cho người ta sự hào hứng, thích thú. Không hào hứng sao được, khi mọi người được tham gia một bữa tiệc ngoài trời, trong không gian thoáng đãng với những hải sản, thịt tươi và rau cũ nướng thơm lừng, nóng hổi. Tiệc BBQ thường được người ta tổ chức kèm với những chuyến đi biển với những chiếc lò nướng đầy ắp thức ăn tươi ngon và vị biển nồng nàn. Hoặc thông thường hơn thì người ta hay tổ chức trong vườn nhà, ở cạnh hồ bơi hay khoảng không gian trống ở ngoài trời.
Người làm sự kiện ít nhất cũng phải gặp vài lần những sự kiện này, và tất nhiên, những phần tiệc thì sẽ có các supplier phụ trách, nhưng tham khảo một vài kinh nghiệm để hạn chế thiếu sót cũng không phải là thừa. Ngoài ra, bài viết còn là “cẩm nang” nho nhỏ cho những người muốn tự tổ chức một buổi tiệc BBQ với bạn bè hoặc người thân. Cần chuẩn bị gì cho một buổi tiệc nướng ngoài trời?
Dụng cụ:
– Lò nướng: là loại lò có chân cao, khoảng ngang hông người đứng nướng, đừng làm buổi tiệc với một chiếc lò than mà mọi người phải ngồi lúp xúp xung quanh, sẽ mất không khí lắm đấy.
– Vì nướng: vỉ nướng thường mua kèm với lò nướng, cũng là loại vỉ lớn
– Xiên ngã ba: Thường được sử dụng để xiên những khối thịt lớn hoặc nguyên một con gà.
– Cọ phết: dùng để phết gia vị lên thịt trong quá trình nướng
– Tô, chén, dĩa: dùng để đựng nguyên liệu, gia vị và sản phẩm sau khi chín
– Tạp dề: cần có để không bị dầu mỡ bắn vào quần áo
– Dĩa, nĩa: nếu không thể vận chuyển nhiều chén dĩa theo, hãy sử dụng dĩa giấy để người tham dự đựng thức ăn chín
– Quạt tay: 1 vài chiếc quạt tay sẽ rất hữu ích cho những món cần ngọn lửa lớn
– Bình chữa cháy: nếu làm trong không gian vườn nhà hoặc ở nơi có đông dân cư, bình chữa cháy là vật dụng rất cần thiết
Que xiên thường dùng trong việc nướng BBQ
Cần thêm cọ để quét gia vị lên đồ nướng
Nguyên vật liệu
– Nguyên liệu: thường thì người ta sẽ nướng hải sản như mực, tôm, cá, nghêu, sò, hào,…hoặc các loại thịt như sườn heo, thịt bò, gà cùng với một vài loại rau củ như ớt chuông, nấm, bắp bao tử, cà tím, táo,…và các loại xúc xích, lạp xưởng
– Gia vị chuẩn bị cũng tùy vào thức ăn mà bạn nướng là gì, ví dụ tôm thì cần muối ớt, mực không thể thiếu sa tế, hải sản khác ăn với mù tạt mới phù hợp,… Nếu không nắm rõ những điều này thì nên tham khảo những người bán hàng hoặc người giỏi nấu nướng. Lưu ý một điều là không thể thiếu dầu ăn cho tiệc nướng.
Có rất nhiều loại thức ăn có thể nướng
Hoạt động:
Thông thường sẽ có từ 1 – 2 người đứng bếp để nướng các thức ăn, hoặc có thể thay phiên nhau nếu là tổ chức trong gia đình, bạn bè. Để thêm phần hứng thú có thể tổ chức xem ai nướng thức ăn nhanh nhất chẳng hạn.
Ngoài ra, các hoạt động trước và sau bữa tiệc cũng rất quan trọng để góp phần làm tăng không khí, nếu tổ chức trong sân vườn rộng hoặc bên bãi biển có thể nghĩ ra một vài trò chơi hoạt động nhẹ nhàng như trò ném bóng nước (đổ nước vào trái bóng bay rồi ném nhau, sẽ rất phù hợp trong mùa hè), hay
Trang phục:
Khuyến khích mọi người mặc những trang phục thoải mái, dễ vận động vì trong các buổi tiệc buffet nướng phải vận động nhiều cộng thêm với mùi khói, nếu các khách mời quần là áo lượt thì sẽ làm cho không khí buổi tiệc trở nên trang trọng, mất đi sự thoải mái và phóng khoáng vốn có.
Một số đề xuất về trang phục như quần short, áo thun, hay thậm chí là đồ bơi nếu tổ chức trên bãi biển hoặc hồ bơi, thêm chiếc nón cói và đôi dép tông sáng màu là bạn đã sẵn sàng cho những buổi tiệc như thế này rồi.
Trang trí:
Cũng như trang phục, phần trang trí không kém phần quan trọng. Nếu là trên bãi biển hoặc hồ bơi, đặt những chiếc dù nhiều màu sắc và treo các dải cờ chuối để cho người ta thấy được không khí lễ hội. Đối với các tiệc nướng trong sân vườn, giăng một vài chiếc lều để tạo không khí cũng rất hay.
Thức uống:
Trong những buổi tiệc nướng, người ta thường hay uống các loại cocktail hoặc bia trộn cùng với một vài nguyên liệu khác. Đàn ông thường thích bia hay rượu nhẹ. Phụ nữ có thể uống nước ngọt có gas hoặc một vài loại cocktail nhẹ có rượu.
Và việc nướng thức ăn:
Thông thường đàn ông sẽ đứng nướng, vì ở nước ngoài người ta quan niệm việc đứng nướng với cái lò đầy khói là việc nặng nhọc nên sẽ do nam giới phụ trách. Thức ăn cũng cần được nướng theo thứ tự sau khi tẩm ướp, như thịt gà trước vì lâu chín, sau đó là thịt heo và các loại hải sản. Thịt bò phải cắt rất mỏng để nướng nhanh và ăn ngay. Ngoài ra rau cũng cần nướng cho đến khi vừa đổi qua màu sậm là dùng được.
Tùy vào đối tượng khách mời mà cách tẩm ướp cũng như nướng cũng khác nhau, người phương Tây thường thích dùng BBQ với nước sốt, còn người Việt Nam thích nướng và ăn ngay chứ không dùng với nước sốt để đảm bảo hương vị thịt tươi.
Món tráng miệng lý tưởng là táo nướng và kem tươi. Nếu có thêm trái cây nướng thì càng tăng sự hấp dẫn.
MINH ANH
Mức thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực event
Event Channel – Có rất nhiều bạn, chưa tham gia hoặc đã tham gia vào lĩnh vực event, rất băn khoăn về mức lương, mức thu nhập của mình so với mặt bằng chung có phù hợp hay không? có quá thấp hay không? v…v….Bài viết này sẽ gửi đến các bạn một khảo sát tổng quát về thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để có cái nhìn rõ ràng hơn và biết được mình đang ở đâu trên thị trường chung. Những khảo sát này áp dụng với những công ty có quy mô từ trung bình đến vừa và tương đối tại Việt Nam.
Có một thực tế là, có rất nhiều bạn, chưa tham gia hoặc đã tham gia vào lĩnh vực event, đến thời điểm thay đổi công việc đều rất băn khoăn về mức lương, mức thu nhập của mình so với mặt bằng chung có phù hợp hay không? có quá thấp hay không? v…v….Với kinh nghiệm vài năm trong nghề, người viết thường nhận được các câu hỏi nhờ tư vấn về mức lương của các nhân viên tổ chức sự kiện. Vì vậy, hôm nay, bài viết này sẽ gửi đến các bạn một khảo sát tổng quát về thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để có cái nhìn rõ ràng hơn và biết được mình đang ở đâu trên thị trường chung. Những khảo sát này áp dụng với những công ty có quy mô từ trung bình đến vừa và tương đối tại Việt Nam. Ở các tập đoàn nước ngoài, mức lương sẽ cao hơn nhưng áp lực công việc cũng như tính chất công việc cũng sẽ căng thẳng hơn.
Nhân viên tổ chức sự kiện mới ra trường: 3 – 4 triệu/tháng
Không có trường nào đào tạo về ngành tổ chức sự kiện trong 4 năm trời, nên dù bạn học ngành gì thì xuất phát điểm về học vấn trong ngành này cũng sẽ bằng 0. Những yếu tố giúp bạn được đánh giá cao là sự năng động của bạn trong việc tham gia các hoạt động cộng đồng như đoàn, hội trong trường hoặc tham gia những sự kiện do các Câu lạc bộ tổ chức. Những hoạt động này càng nhiều thì sự va chạm của bạn với lĩnh vực event càng phong phú.
Ngoài yếu tố được đánh giá là “kinh nghiệm” nêu trên, sự phù hợp với công việc cũng là một phần quan trọng. Trong cuộc phỏng vấn, nếu bạn có cơ hội được chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy mình có các tố chất cần thiết của một người làm event như có đầu óc tổ chức, tỉ mỉ, cẩn thận, sáng tạo, kỹ năng xử lý tình huống,…thì coi như bạn đã ghi thêm điểm trong mắt nhà tuyển dụng rồi.
Công việc của bạn là gì? bạn sẽ được tham gia vào một trong những vị trí chủ yếu trong một sự kiện từ khâu lên kế hoạch, quản lý công việc cho đến khi sự kiện diễn ra và những phần việc sau đó nữa. Ví dụ bạn được giao cho quản lý nhân sự về biểu diễn (hay thường gọi là quản lý celeb – người nổi tiếng), bạn sẽ được làm việc trực tiếp với ca sĩ/MC hoặc người quản lý của họ từ lúc mời họ tham gia, cho đến việc thỏa thuận giá cả, lựa chọn bài hát, ngày sự kiện diễn ra bạn sẽ trực tiếp liên hệ và quản lý thời gian họ đến, đảm bảo đúng giờ, đúng bài hát,…sau đó những vấn đề về hợpđ ồng, thanh toán, bạn cũng sẽ phải đảm nhận.
Nếu mọi thứ lý tưởng thì mức lương cho vị trí Nhân viên tổ chức sự kiện mới bắt đầu vào nghề từ 3 triệu – 4 triệu. Mức lương thử việc sẽ bằng khoảng 80% mức lương chính thức. Nếu công ty có chính sách tốt, sẽ có thưởng trên các dự án, khoản tiền này bằng từ 30% – 50% mức lương/tháng của bạn nữa.
Nhân viên tổ chức sự kiện có từ 1 – 1,5 năm kinh nghiệm: 4,5 – 5 triệu/tháng
Với từ 1 – 1,5 năm kinh nghiệm, công việc của bạn sẽ được phụ trách lên kế hoạch cho event, làm bảng dự toán kinh phí và điều phối nhân sự cho một sự kiện nhỏ đến vừa. Với những công ty lớn, trong những sự kiện đầu tiên bạn được phụ trách chính sẽ có những người đi trước “kèm”, sau một vài sự kiện, bạn sẽ chính thức đảm nhận trách nhiệm cho các event của mình. Tuy nhiên, các quyết định của bạn sẽ vẫn bị giám sát bởi cấp trên.
Với vai trò như vậy, mức lương của người làm event ở cấp độ từ khoảng 4,5 – 5 triệu. Cũng như ở trên, những công ty sự kiện luôn có chính sách thưởng theo dự án và người phụ trách dự án sẽ được trích thường nhiều hơn, khoản này cũng dao động trong khoảng 50% – 70%, thậm chí có nơi bằng 100%/ mức lương/tháng của bạn (tức là tiền thưởng cho 1 dự án 2 tháng khoảng 9 triệu thì tính là 100% mức lượng/tháng)
Nhân viên tổ chức sự kiện từ 1 – 1,5 kinh nghiệm có mức thu nhập
vào khoảng 4,5 – 5 triệu
Nhân viên tổ chức sự kiện từ 2 năm – Supervisor/Team leader: từ 6 – 8 triệu/tháng
Không nhất thiết là phải làm trên 2 năm thì mới đảm nhận vị trí Supervisor/team leader, có nhiều người phụ trách vị trí này trong khoảng thời gian ngắn hơn, hoặc ở những công ty có quy mô nhỏ hơn thì vị trí này cũng dễ được phân công hơn. Công việc của những người này là đảm nhận toàn bộ quá trình một sự kiện, thậm chí từ khâu đi gặp khách hàng cùng với bộ phận Account để nhận brief, hay tìm kiếm và làm việc trực tiếp với khách hàng (những công ty không có bộ phận sales cho event, nhân viên event phải tự tìm kiếm khách hàng). Ngoài việc làm các sự kiện theo yêu cầu của khách hàng, những người này còn phải viết chương trình để bộ phận account hay bộ phận event đi chào tài trợ.
Mức lương cho vị trí này vào khoảng 6 – 8 triệu, mức thưởng trên dự án cũng tương đương so với lương của họ như trên.
Event Manager/ Trưởng phòng event: 10 đến 15 triệu/tháng
Ở vị trí này, người này phải có kinh nghiệm từ khoảng 3 năm trở lên và giỏi trong nhiều lĩnh vực, như là mối quan hệ với khách hàng, kỹ năng quản lý công việc, quản lý nhân sự cho đến chuyên môn. Ngoài ra, những quyết định của họ cũng là một áp lực đè nặng, vì mỗi quyết định sai lầm sẽ phải trả giá bằng rất – nhiều – tiền và cả uy tín của công ty. Mức lương cho vị trí này dao động từ 10 – 15 triệu hoặc hơn tùy công ty. Các khoản hoa hồng, thưởng dự án cũng khá “khủng”, cho nên người ta thường bảo làm event thì “giàu”, nhưng thực tế để đạt được vị trí hay khoản thu nhập này thì trong nghề event cũng không hề đơn giản hơn những ngành nghề khác, bởi vì, như các bạn biết, đây là một nghề nhiều thử thách và áp lực.
Event freelancer: từ 20 đến trên 50 triệu/tháng
Công việc phải làm: Tất cả. Tức là, bạn sẽ là người đi tìm khách hàng (trong trường hợp bạn là người có uy tín, sẽ được các khách hàng giới thiệu cho nhau và cứ nhận việc đều đều mà không phải lo lắng về nguồn khách hàng), lên kế hoạch, tổ chức, chăm sóc khách hàng,…nói chung bạn sẽ phải lo từ việc lớn như đứng điều phối một event cho đến việc chạy đi lấy một cái đĩa DVD report cho khách hàng. Bởi vì bạn có thể thuê những helper làm thời vụ chứ không cố định trong mọi giai đoạn, và đôi khi, để tiết kiệm chi phí, bạn phải đảm nhận hết mọi công việc thượng vàng hạ cám.
Có một nhược điểm là làm freelance bạn sẽ khó nhận được những sự kiện lớn vì vấn đề tài chính có hạn và mức độ rủi ro cao trong công việc này nên nếu làm lâu, bạn sẽ bị đi vào lối mòn khi cứ làm mãi những event quy mô nhỏ.
Về thu nhập, có thể nói, event là một ngành siêu lợi nhuận, nên thu nhập của một event freelancer thì khó mà đong đếm được, vì tùy theo khả năng đàm phán với khách hàng, với suppliers mà khoản chênh lệch họ hưởng cũng vô thường. Một event freelancer có thể kiếm từ 20 – 50 triệu/tháng hoặc hơn nữa tùy vào tính chất và số lượng event mà họ thực hiện. Nhưng để có được khoản tiền đó, công sức họ bỏ ra cũng nhiều và sự vất cả cũng vậy mà nhân lên. Chưa kể bị khách hàng xù nợ hay bể show event do non tay thì phải đền hợp đồng với khách hàng. Nếu không lường trước các rủi ro thì khoản lợi nhuận chưa thấy đâu mà hậu quả thì đã nhãn tiền. Nghề này không phù hợp với những người yếu tim.
PÉ MIU
Kinh nghiệm nhìn nhận năng lực của một Event Agency
Event Channel – Công ty bạn dự định tổ chức một Event lớn và dự định Outsource (thuê ngoài) một Event Agency thực hiện điều này. Việc cân nhắc, lựa chọn một Agency có đủ năng lực nhằm giúp bạn thực hiện một Event “trên cả mong đợi” không hề dễ dàng.
Nhiều công ty thích lựa chọn những Agency có tên tuổi và có nhiều năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một Agency đã từng thực hiện nhiều Event lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường. Nhiều công ty, do ngân sách có hạn, đành phải chọn những Agency kém nổi tiếng hơn nhưng chi phí phải chăng hơn, và ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với chất lượng.
Bất kỳ lựa chọn nào cũng có những rủi ro của nó mà những người ngoài ngành Event ít người biết được. Một Event Agency có 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho bạn một Event vừa ý. Một Marketing Director từng ngậm ngùi chia sẻ: “Tôi đánh giá rất cao năng lực của họ (Event Agency) và quyết định trao Event của mình cho họ thực hiện nhưng cuối cùng do có quá nhiều sự kiện cần làm một lúc, họ đành giao cho một cậu nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính, và kết quả Event đó bị đổ bể rất nhiều do sự non tay của cậu ta”.
Như bạn đã biết, giống như trong một tiệm cắt tóc có rất nhiều thợ và người khách hàng khi đến tiệm thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất cắt cho mình để đảm bảo sự vừa ý toàn phần, một ê kíp làm Event, nhất là ở công ty lớn, có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm rất tốt sự kiện nào đó mà bạn biết, nhưng đến sự kiện của bạn lại do một người khác tổ chức cho nên mọi thứ không hoàn toàn giống nhau, chưa kể là nhiều công ty còn phân chia dự án cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách hàng nào quan trọng thì mới đưa cho người giàu kinh nghiệm thực hiện. Thêm vào đó, sự thay đổi nhân sự diễn ra liên tục ở các Agency, có thể năm nay người này làm Event Manager nhưng qua năm sau lại là người khác nên không có gì đảm bảo là chất lượng tổ chức Event của họ đồng nhất.
Vấn đề giá cả cũng tương tự như vậy, nếu may mắn, bạn sẽ chọn được một Agency chào giá cả hợp lý nhưng chất lượng rất cạnh tranh, không thua kém gì các Agency lớn khác. Nhưng nếu không may, bạn sẽ gặp phải tình cảnh “tiền nào của nấy”, phải đánh đổi việc tiết kiệm chi phí cho một chất lượng cũng hết sức trời ơi.
Nếu có kinh nghiệm nhìn nhận Event Agency tốt, bạn sẽ hạn chế tối thiểu các sai lầm đó và có được một Event như ý muốn với sự tương quan hợp lý về chất lượng – giá cả. Thông thường, một khách hàng tinh ý sẽ nhận biết năng lực của Agency thông qua một số thông tin cũng như câu hỏi xoáy sâu vào một số điểm chủ chốt như sau:
– Ai là người tổ chức Event cho bạn: Agency có thể nổi tiếng, có thể còn non trẻ, “bộ sậu” lãnh đạo có thể hùng hậu cũng có thể chưa có danh tiếng gì đáng kể, nhưng quan trọng nhất, ai là người thiết kế ý tưởng, tổ chức Event đó cho bạn. Hãy dò hỏi xem Event Manager của bạn tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, ít nhất những thông tin này cũng giúp bạn có những đánh giá ban đầu về năng lực của họ dù chưa chính xác hoàn toàn. Hãy yêu cầu Agency cho bạn gặp Event Manager tại buổi Present kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn khai thác thêm thông tin về họ thông qua những câu hỏi dường như vu vơ mang tính chất xã giao. Việc này cũng giúp bạn nắm bắt được tính cách của họ: điềm tĩnh, cẩn thận, tỉ mỉ hay đại khái, cẩu thả, thành thực hay chỉ phóng đại kiến thức, khả năng của mình và công ty.
Hãy gặp trực tiếp người sẽ tổ chức Event cho bạn
– Họ đã làm điều đó như thế nào: Thông thường các Agency sẽ phô trương những Event lớn nhất của công ty mình đã từng làm cho những tên tuổi, thương hiệu lớn, và đa phần các khách hàng lấy đây là thước đo để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của Agency. Nhưng họ lại thường quên tự hỏi là Event đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những cú “bể show” làm khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại Event đó mới rõ hơn cả. Lại nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những Agency có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên cho các Agency từng tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một công ty muốn tổ chức seminar liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt seminar liên tỉnh của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp Agency hiểu trước đường đi nước bước và hạn chế các sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây cũng là một ý tưởng đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực Agency, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt hơn.
– Ý tưởng liệu có khả thi: Thông thường các công ty thường muốn Event của mình có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng cho đáng “đồng tiền bát gạo”. Vì vậy họ dành điểm cộng cho những Agency đem đến những ý tưởng tổ chức độc đáo. Tuy vậy, thực tế đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến thành hiện thực một cách đáng thất vọng hơn người ta trông đợi. Chẳng hạn như khi present, Agency dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm những trái bóng bay bay lên, tuy nhiên trong thực tế, dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu không tung ra được, đó là khâu triển khai thực hiện của Agency không tốt. Do đó, nên chọn những ý tưởng bạn cho là an toàn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút “ngông” nếu như bạn không muốn làm “chuột bạch” cho Agency thể nghiệm ý tưởng sáng tạo của họ.
– Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của Agency: Người làm Event giỏi cần phải là người ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến. Bạn hãy đề nghị người đến từ Agency chia sẻ thêm về một số tình huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức Event và cách họ đã vượt qua nó. Một Agency nhiều kinh nghiệm và khó khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.
– Báo giá cũng có thể nói lên nhiều điều: Một báo giá có tổng chi phí thấp không phải là lựa chọn khôn ngoan, mà một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa chọn hàng đầu của bạn. Một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của Agency, còn một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, không chuyên nghiệp hoặc thiếu chuyên nghiệp của Agency đó. Giá cao hay giá thấp còn phụ thuộc vào “đẳng cấp” của Agency đó nữa, đôi khi bạn phải chấp nhận giá cao vì thương hiệu của Agency để đổi lấy sự an tâm. Tuy nhiên, cũng cần biết sơ qua một vài “chiêu” của Agency để làm cho báo giá của mình thêm phần thuyết phục: thông thường Agency sẽ để mức giá phải chăng cho những hạng mục mà bất cứ ai cũng có thể áng chừng giá được, chẳng hạn như cung cấp PG, hoa tươi…, tuy nhiên họ sẽ để mức giá tương đối vô chừng cho những hạng mục khó kiểm định về giá thành như dàn dựng, thi công… Như vậy khách hàng nhìn vào sẽ thấy báo giá của Agency rất phải chăng nhưng không hề biết rằng họ lời nhiều là ở những khoản khách hàng không am hiểu nhiều. Như vậy bạn cần phải xem xét kỹ để có thể đánh giá mức giá của một Agency có phải chăng hay không.
Xem thêm: Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing
PHƯƠNG NAM
Sử dụng các phần mềm ứng dụng cho quản lý và lập kế hoạch sự kiện
Event Channel – Để lên kế hoạch cho một sự kiện, trước đây chúng ta thường tự xây dựng trong đầu và dựa trên các mẫu kế hoạch có sẵn. Nhưng trong xu thế hiện nay, mọi thứ đều được khép vào những quy trình chuyên nghiệp, mọi kế hoạch đều được quản lý bằng phần mềm thì event cũng không phải là ngoại lệ.
Hiện tại, ở nước ngoài có rất nhiều phần mềm giúp bạn lập kế hoạch event hay quản lý event và quản lý khách tham dự trong event. Hãy thử tham khảo một vài phần mềm được sử dụng cho người làm event nhé.
1. Event Manager (https://sites.google.com/site/hcifame/event-manager)
Trong tổ chức sự kiện, việc truyền thông giữa đơn vị tổ chức và khách tham dự là rất quan trọng. Đôi khi có quá nhiều khách tham dự nên những người quản lý sự kiện không thể tiếp cận với nhiều người để nghe phản hồi từ họ và có sự tương tác với họ một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, với những sự kiện có số lượng người tham gia đông thì cũng rất khó quản lý. Ngoài các phương thức truyền thống như làm survey thì người ta cùng phần mềm Event Manager này để nhận feedback trực tiếp từ người dùng, còn có chức năng vote để đánh giá event.
Event2mobile là một nền tảng cho phép các nhà quản lý và tổ chức sự kiện cung cấp cho khách truy cập đến các sự kiện thông qua các thiết bị di động. Về bản chất, event2mobile biến thiết bị di động của người tham dự thành một tài liệu hướng dẫn về sự kiện di động!
Có event2mobile trên điện thoại di động sẽ trở thành một trải nghiệm hữu ích và không rắc rối cho người tham dự nhiều sự kiện, hội nghị, hội thảo. Có bản đồ/giấy tờ để thực hiện, gian hàng và tham gia có thể được đặt một cách dễ dàng, họ có thể xem vị trí của bạn trên bản đồ sàn, ghi chú, đính kèm hình ảnh và thực hiện nhiều hoạt động khác bổ sung mà một tài liệu hướng dẫn event thông thường sẽ không cho phép họ làm. Người quản lý sự kiện có thể nắm được thông tin khi sử dụng một máy tính quản lý phần mềm này.
3. FBMobile (www.eventsoft.com)
Với FBMobile, bạn có thể đặt sự kiện của bạn bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào. FBMobile hoạt động trên điện thoại, trên máy tính bảng, hoặc thiết bị khác với một trình duyệt web để tìm kiếm các sự kiện lịch của bạn và đặt trực tiếp từ điện thoại.
FBMobile cho phép tìm kiếm theo tên sự kiện hoặc ngày cụ thể, xem thông tin sự kiện bao gồm cả sự kiện tên, địa điểm, thời gian, và lần hiển thị.
Đặt chỗ các sự kiện hoặc xem lịch của bạn từ các hội trường, sân khấu chính hoặc thậm chí văn phòng của khách hàng.
4. Event Pro (www.eventpro.net)
EventPro phần mềm cung cấp một môi trường thân thiện với người sử dụng cho cơ sở lập kế hoạch, phối hợp chức năng và quản lý sự kiện. Các tính năng của nó được tập trung vào việc chuẩn bị tất cả các khía cạnh của một cơ sở, cung cấp cho bạn khả năng tổ chức hiệu quả thông tin và chạy báo cáo tùy chỉnh.
Phần mềm Quản lý sự kiện cho các cuộc họp hội nghị, triển lãm, tổ chức hay bất cứ ngành công nghiệp, dịch vụ của bạn sẽ giúp có nhu cầu lập lịch trình sự kiện của bạn.
Với phần mềm này, sẽ loại bỏ việc đặt chỗ trùng – EventPro gửi một cảnh báo ngay lập tức khi việc đặt hỗ bị trùng. Ngoài ra, chức năng nhắc nhở nội bộ các chi tiết quan trọng sẽ tự động nhắc nhở người dùng những nhiệm vụ cần được hoàn thành trước, trong hoặc sau khi một sự kiện. Và còn cung cấp một báo cáo tổng hợp trên tất cả các khía cạnh liên quan đến với lịch trình sự kiện và quá trình quản lý.
Có thể xem phàn giới thiệu về ứng dụng tại đây
Hiện tại, bạn có thể mua các phần mềm này từ các nhà cung cấp ở nước ngoài để sử dụng cho việc quản lý , nhưng đối với khách tham gia, bạn có thể xây dựng một ứng dụng mới bằng tiếng Việt dựa trên các ứng dụng này. Việc này hoàn toàn có thể làm được bởi các nhà lập trình tại Việt Nam (Mobile Applications Developer).
KIM OANH
Phân tích SWOT trong kế hoạch tổ chức sự kiện
Event Channel – Phân tích SWOT trước khi phát triển một kế hoạch tổ chức sự kiện để phát triển một chiến lược tối đa hóa các tiềm năng, thế mạnh và cơ hội của dự án của bạn và giảm thiểu tác động của những yếu kém và các mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng là thành công của sự kiện.
Khái niệm phân tích SWOT trong kế hoạch marketing hẳn ai cũng đã từng nghe qua còn trong Tổ chức sự kiện thì ít người biết đến, nhưng phân tích SWOT trong tổ chức sự kiện cũng không kém phần quan trọng, nhiều công ty có hẳn phần mềm để phân tích yếu tố này.
Hãy đặt ra các câu hỏi trước khi bắt tay viết kế hoạch cho một sự kiện
– Tìm hiểu làm thế nào công ty quảng bá sản phẩm của mình (hay của khách hàng)
– Làm thế nào công ty muốn xây dựng / nâng cao hình ảnh gắn liền với sản phẩm của mình (còn được gọi là hình ảnh thương hiệu)
– Giá trị thị trường và thị phần của công ty và sản phẩm là gì?
– Các khách hàng của sản phẩm là ai?
– Các tính năng của sản phẩm là gì?
– Những lợi thế và nhược điểm của sản phẩm so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh là gì?
Tất cả các nghiên cứu này sau đó sẽ giúp bạn trong việc đưa ra một chiến dịch thực quảng cáo cho sự kiện doanh nghiệp của bạn.
Phân tích SWOT
Phân tích SWOT:
“S” là viết tắt của Strengths ( Điểm mạnh)
“W” là viết tắt của Weaknesses (Điểm yếu)
“O” là viết tắt của Oppotunities (Cơ hội)
“T” là viết tắt của Threats (Mối đe dọa)
Nó là một công cụ lập kế hoạch chiến lược được sử dụng để xác định và phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến dự án hay kế hoạch của bạn. Phân tích SWOT cũng có thể được thực hiện cho khâu tổ chức của bạn.
Điểm mạnh:
Đây là những đặc điểm, lợi thế của dự án/tổ chức của bạn và hữu ích trong việc đạt được mục tiêu dự án. Ví dụ như: cộng sự có kinh nghiệm, chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt, có các công cụ PR hiệu quả, thị trường tốt.
Điểm yếu:
Đây là những đặc điểm của dự án/tổ chức của bạn ảnh hưởng không tốt trong việc đạt được mục tiêu dự án. Ví dụ như: thiếu vốn, nhóm nghiên cứu trường hợp thiếu kinh nghiệm, thiếu các phương tiện truyền thông và công ty liên lạc,…
Cơ hội:
Đây là những yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến dự án và mang lại một số lợi ích trong việc đạt được các mục tiêu của dự án. Ví dụ như: ít cạnh tranh, điều kiện kinh tế thuận lợi, thị trường phù hợp, hỗ trợ từ chính quyền địa phương, tính sẵn có của nhà nước của cơ sở hạ tầng,…
Nguy cơ:
Đây là những yếu tố bên ngoài gây ảnh hưởng lớn trong việc đạt được các mục tiêu của dự án. Ví dụ như: cạnh tranh cao, ít hoặc không có hỗ trợ từ chính quyền địa phương, thời tiết xấu, cơ sở hạ tầng kém,….
Tất cả những yếu tố kể trên là rất quan trọng trong việc tiến hành phân tích SWOT trước khi phát triển một kế hoạch sự kiện để phát triển một chiến lược tối đa hóa các tiềm năng, thế mạnh và cơ hội của dự án của bạn và giảm thiểu tác động của những yếu kém và các mối đe dọa.
Báo cáo phân tích
Sau khi tiến hành thị trường, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm/dịch vụ nghiên cứu và phân tích SWOT, hãy làm một báo cáo chi tiết tất cả các công việc nghiên cứu được thực hiện. Tài liệu của công trình nghiên cứu là quan trọng để đánh giá sự kiện. Báo cáo phân tích của bạn cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc kêu gọi tài trợ cho sự kiện của bạn vì tính rõ ràng và khả thi của dự án, nhìn vào có thể thấy ngay được các nguy cơ và thuận lợi cũng như các hướng giải quyết vấn đề.
Các bạn có thể tham khảo một vài mẫu phân tích SWOT trong tổ chức sự kiện tại mục Tài liệu – Biểu mẫu của Event Channel hoặc ở dưới đây:
THANH NGUYỄN
Ý tưởng tổ chức Halloween tại Việt Nam
Event Channel – Halloween là ngày lễ Ma quỷ hay người ta còn gọi là ngày lễ hóa trang được tổ chức vào ngày 31/10 hàng năm ở các nước phương Tây. Trong những năm gần đây, tại các nước như Việt Nam, giới trẻ cũng hưởng ứng nhiệt tình sự kiện này. Cách đây vài năm, việc tổ chức một sự kiện Halloween thường gặp phải sự quản lý rất chặt chẽ từ các cơ quan chức năng, nhưng hai năm trở lại đây, các sự kiện này cũng được nới lỏng bớt nếu nội dung phù hợp.
Ý tưởng để tổ chức cho một buổi lễ Halloween đầy ma quái và ấn tượng, nhưng vẫn phù hợp với văn hóa Việt Nam không phải là quá khó. Hãy tham khảo một vài sáng tạo cho buổi lễ này nhé.
Chủ đề
Khó khăn nhất là chọn được một chủ đề đủ hấp dẫn và mọi hoạt động, nội dung được xoay quanh chủ đề chính này. Ngày này là ngày của thế giới ma quỷ nổi dậy, vì vậy, những chủ đề có liên quan đến “Bóng đêm”, “Tam giới” (thiên đàng, địa ngục và cõi trần gian), “Thần chết”, “Bóng tối”… nên được tận dụng, và các hoạt động của sự kiện sẽ dựa trên các chủ đề này.
Ví dụ cách đây vài năm, Câu lạc bộ tổ chức sự kiện F-Event tổ chức một series Halloween tại Hà Nội, Nha Trang và Hồ Chí Minh với chủ đề “Đám cưới bóng đêm”, nội dung là một buổi đám cưới, mà nhân vật chính là những người ở thế giới thứ ba, những linh hồn từ địa ngục, và chương trình được sự ủng hộ của rất đông đảo bạn trẻ tham gia. Hãy tận dụng những điều bình thường nhất để xây dựng nó trên một cái nên ma quái, quan trọng là cách chúng ta thực hiện.
Hoạt động
Người tham gia được khuyến khích hóa trang, hoặc hóa trang miễn phí khi đến với chương trình, để ai bước vào không gian tổ chức thì đều trở nên ma quái, liêu trai, hòa chung với không khí chung.
Trước khi đến với không gian chính, người tham gia có thể được trải qua các “tầng địa ngục” do Ban tổ chức thiết kế và được thử thách độ gan lì.
Trong không gian tổ chức, bạn có thể sắp xếp theo nội dung chương trình, nhưng bên cạnh đó, nên có các slide trình chiếu những hình ảnh ma quái, rùng rợn để tăng phần thú vị và hồi hộp với người tham dự.
Nên cho mọi người giao lưu với nhau thật nhiều qua các hoạt động ngoài lề, có thể là một vài màn break dance khởi đầu hay beat box,… những tiết mục này rất được các bạn trẻ quan tâm. Những khu vực riêng được trang trí thật đặc sắc để mọi người có thể chụp hình làm kỷ niệm
Cần có tiết mục đinh để làm nổi được nội dung chương trình, ví dụ, Đám cưới bóng đêm sẽ có màn nghi lễ kết hôn được chứng kiến bởi tam giới, hoặc chiến tranh giữa 3 thế lực thì phải có màn xung đột, đánh nhau,…Chứ đừng xây dựng một chủ đề thật hay rồi các hoạt động xung quanh chẳng ăn nhập gì với nó.
Ngoài ra, cần có phần tiệc và nước uống trong chương trình, không nên để người tham dự tham gia, hoạt động thật nhiều rồi ra về ới bụng đói.
Một vài tiết mục văn nghệ phù hợp cũng giúp cho tổng thể chương trình trở nên sinh động và phong phú hơn. Đề xuất như Rock, Hip hop,…
Trang trí
Đây có lẽ là phần thú vị nhất và các bạn được thỏa sức sáng tạo. Người viết đã tham dự rất nhiều sự kiện Halloween và mỗi sự kiện đều mang đến những cảm xúc mới lạ từ cách trang trí. Tất nhiên, việc bám sát chủ đề chính vẫn là việc được ưu tiên hàng đầu.
Một vài đề xuất về trang trí như:
– Chiến tranh: Thiết kế không gian như một đấu trường, với các đầu lâu xương trắng rải rác và lớp lớp những thây ma làm khán giả.
– Phiên tòa xử án: Một tòa án với các quỷ sứ đầu trâu mặt ngựa và một ông Diêm Vương dữ dằn, sát khí.
– Hiệp ước bóng tối: Một không gian mờ ảo, nơi mà người ta không biết thiên đang hay địa ngục hay ở cõi âm u nào
Đối với khu vực “hóa kiếp”: là nơi để hóa trang, bạn có thể đặt các bia mộ làm từ xốp, cắt gọt sao cho thật cũ kĩ và đề tên những người khách tham gia (với sự kiện có số lượng ít) và lý do mà họ “chết” thật thú vị và hài hước.
Khu vực Tầng địa ngục: các mạng nhện giăng lớp lớp, những bộ xương khô quắt queo hay những bàn tay đầy máu thò xuống. Ở đây, bạn hãy để ánh sáng âm u huyền bí, ngoài ra, có thể cài đặt thêm người để tạo ra các hiệu ứng về cảm xúc như kéo tay, chụp chân khiến cho người ta phải hét lên sợ hãi.
Trong khu vực chính: đặt một số cỗ quan tài cũ nát (tất nhiên là giả), những xác ướp, thây ma nằm quanh quất, một vài bộ xương khô lủng lẳng trên xà nhà, những con nhện, dơi khổng lồ bò lổm ngổm trên tường. Ngoài ra, có thể dựng một số hình tượng của phù thủy, ma cà rồng, ma trơi,…bằng chất liệu bìa cứng, format,…
Bí ngô (bí đỏ) là một thứ không thể thiếu trong ngày lễ Halloween, hãy cắt tỉa một số trái bí ngô, đặt đèn vào trong và đặt rải rác để tạo ánh sáng cho buổi tối ma quái của bạn.
Thức ăn – thức uống:
Vẫn là những thức ăn thông thường, như bánh trái, đông sương, nhưng một chút sáng tạo sẽ khiến cho nó trở nên đáng sợ. Những chiếc bánh hình ngón tay bị chặt, với mứt dâu đỏ lòm như máu. Hay rau câu với hai màu trắng đen và một cái khuôn tròn sẽ khiến người ta liên tưởng đến hình con mắt, còn rất nhiều “bộ phận” kinh khủng khác nữa, chỉ cần bạn nói ý tưởng với những người thợ làm bánh, họ sẽ có cách để thực hiện nó đúng ý của bạn.
Với ly, chén, dĩa đựng thức ăn, bạn có thể dán các decal phát sáng (giấy phản quang), để khi mọi người di chuyển trong không gian tối sẽ không bị va chạm và rơi đổ thức ăn, bên cạnh đó còn tạo cảm giác huyền ảo.
Trang phục:
Có một số ý tưởng hóa trang
Hóa trang thành người nổi tiếng như Marilyn Monroe, Michael Jackson,….
Hóa trang thành nhân vật huyền thoại trên phim ảnh Super man, Popyes, Harry Porter, Gollum, Avatar,…
Hóa trang những nhân vật cổ điển của Halloween như bóng ma, phù thủy, ma cà rồng, y tá hút máu,….
Hóa trang thành ma cà rồng
THANH NGUYỄN
Top 5 các loại hình sự kiện cho doanh nghiệp
Event Channel – Tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển với các loại sự kiện phong phú hơn. Cho dù ở một môi trường doanh nghiệp, hiệp hội, phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ, các một số các loại hình sự kiện doanh nghiệp phổ biến thường được tổ chức. Tham khảo Top 5 loại hình trong số đó.
Theo các chuyên gia Hội nghị quốc tế, hơn 122 tỉ dollars được chi tiêu hàng năm các cuộc họp trong ngành công nghiệp tại Mỹ. Số tiền này thường dành hầu hết tại các khách sạn ở khu nghỉ mát, khách sạn thành phố, khách sạn ở ngoại ô, trung tâm hội nghị, nhà hàng, câu lạc bộ quốc gia, trung tâm hội nghị,…
Tương tự, tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển với các loại sự kiện phong phú hơn. Cho dù ở một môi trường doanh nghiệp, hiệp hội, phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ, các sự kiện doanh nghiệp phổ biến nhất thường rơi vào một trong những chương trình sau đây
1. Hội thảo và hội nghị
Mục đích: Tổ chức kế hoạch và tổ chức các cuộc họp này với khán giả mục tiêu, và cung cấp cho họ thông tin có liên quan.
Mô tả: Hội thảo là sự kiện thường ngắn hơn, kéo dài một vài giờ, ½ ngày hoặc cả ngày . Có một hoặc nhiều diễn giả, và tất cả mọi người tham gia với nhau trong cùng một không gian. Thường được tổ chức tại các khách sạn, bắt đầu với một phiên họp phát biểu quan trọng và sau đó tổ chức các buổi đột phá theo chủ đề. Hội nghị thường được lên kế hoạch đôi khi tổ chức trong nửa ngày, có một số hội nghị kéo dài lâu hơn đến cả ngày hoặc 2,3 ngày. Ở Việt Nam, thường là các hội nghị khách hàng do các đơn vị kinh doanh tổ chức hoặc các buổi ra mắt, giới thiệu sản phẩm.
2. Triển lãm thương mại
Mục đích: Tổ chức tham dự triển lãm thương mại là một hoạt động thế hệ lãnh đạo, hoặc tổ chức để củng cố hình ảnh của mình như một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp trong số những người tham dự, chẳng hạn như các thành viên, khách hàng, triển vọng và các nhà cung cấp.
Mô tả: Tổ chức sự kiện cho thấy thương mại liên quan đến việc đàm phán các tỷ lệ tài trợ cho gian hàng thương mại quảng cáo, không gian và thúc đẩy sự kiện này, tại những triển lãm thương mại, các nhà kinh doanh có thể trưng bày sản phẩm, tìm kiếm đối tác. Có nhiều hạng mục hậu cần để đảm bảo rằng các gian hàng triển lãm thương mại hoạt động hiệu quả trong triển lãm, tài liệu quảng cáo (tờ tơi, brochure,…), quà tặng, và các nhận sự làm việc trong triển lãm. Ở Việt Nam có các triển lãm kiểu này như Vietbuild, Saigon Expo,…
3.Chương trình ưu đãi
Mục đích: Đây là sự kiện khá tốn kém vì số tiền chi trả trên mỗi người là rất cao. Thông thường, đơn vị tổ chức thuê những khu resort sang trọng để cho khách mời được thư giãn, nghỉ dưỡng và trải nghiệm các dịch vụ cao cấp. Phát triển kinh doanh và lập kế hoạch tổ chức là chủ đề của những sự kiện dạng này.
Mô tả: Các chuyến đi thường kéo dài từ ba đến năm ngày, và yêu cầu cào về lựa chọn địa điểm, chỗ ở, giao thông vận tải, phục vụ, các cuộc họp kinh doanh, các hoạt động khác. Kỹ năng đàm phán phải được làm sắc nét bởi vì những chương trình liên quan đến tất cả các khía cạnh của kế hoạch sự kiện.
4. Sự kiện thể thao dành cho doanh nhân
Mục đích: Thường là các giải đấu như golf, tennis,… đây là một sự kiện yêu thích của mọi doanh nhân. tại đâym quản lý các mối quan hệ là mục tiêu chính.
Mô tả: Các sự kiện dạng này thường được tổ chức tại nhưng sân chơi như goft, tennis nên khó chủ động để sắp xếp về thời gian. Điều đó có thể gây ra các vấn đề lập kế hoạch vì nó liên quan đến nội dung cuộc họp kinh doanh. Tuy nhiên, trong giai đoạn lập kế hoạch, quan trọng để giữ khách hàng để theo dõi, và không cho phép họ giảm thiểu thời gian kinh doanh.
5. Những sự kiện xếp hạng
Mục đích: Các chương trình này cho phép một đơn vị dành nhiều thời gian không chính thức với các khách hàng của mình trong một môi trường phi truyền thống, tạo cho cả hai bên một cơ hội để xây dựng một mối quan hệ và tìm hiểu thêm về những ưu tiên kinh doanh lẫn nhau.
Mô tả: Có rất nhiều hình thức để tổ chức môt chương trình xếp hạng như vậy. Một số chương trình phổ biến bao gồm:
Ăn tối và giải trí
Thi đấu thể thao
Du lịch trên biển ngày và buổi tối
Các lễ hội âm nhạc
Các event kết hộp hội thảo với nghỉ dưỡng
ANH TÚ
10 cách để tăng luợng người tham dự trong những sự kiện hội thảo
Event Channel – Các sự kiện hội thảo thường mang đặc thù là kêu gọi người tham dự, không giống như những event cộng đồng khác, hội thảo giới hạn số lượng và đối tượng tham gia, cũng chính vì điều này mà sự có mặt của người tham dự là rất quan trọng bởi vì nó liên quan đến nhiều yếu tố như kinh phí, địa điểm, diễn giả,…Làm cách nào để thu hút người tham gia hội thảo một cách hiệu quả?
1. Thực hiện những cuộc gọi/email nhắc nhở
Thông thường, khi chúng ta mời khách tham dự sự kiện sẽ gửi thiệp mời cho họ rồi thôi, cho đến ngày diễn ra sự kiện. Nhưng để bảo đảm số lượng người tham gia được như dự kiến, ta nên lưu ý gọi điện thoại hoặc email để nhắc họ như một sự xác nhận về sự kiện diễn ra và cũng yêu cầu họ xác nhận về sự có mặt của họ trong sự kiện đó. Một lời mời trực tiếp bằng miệng sẽ tốt hơn là trên giấy tờ.
2. Tăng truyền thông trên mạng xã hội
Đăng bài viết tuyên truyền cho sự kiện lên các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook và Twitter. Những người kết nối với bạn sẽ được thông báo. Khuyến khích các thành viên trong ban tổ chức của bạn cũng làm như vậy, nếu họ có một blog, yêu cầu họ chia sẻ liên kết sự kiện với các kết nối của họ, bạn bè và những người quan tâm. Bây giờ tất cả các kết nối của họ sẽ thấy rằng họ đã đăng ký. Bằng cách này bạn đã vượt ra ngoài mạng ngang hàng của bạn và mở rộng danh sách khách mời của bạn. Một lần nữa, sử dụng báo cáo mà các trang web hiện nay đều có sẵn để giúp xác định những nơi tốt nhất để thúc đẩy sự kiện của bạn. Nếu bạn tham gia vào cộng đồng trực tuyến, chẳng hạn như các diễn đàn hoặc blog sẽ giúp ích nhiều hơn trong việc thúc đẩy sự kiện của bạn trong cộng đồng.
3. Làm những khảo sát về đề tài mong muốn tiếp theo trong các sự kiện
Ý kiến của những người tham gia đôi khi giúp ích rất nhiều trong việc hình thành ý tưởng cho sự kiện tiếp theo hoặc hoàn thiện quy trình tổ chức của bạn. Ví dụ với một cuộc hội thảo chuyên đề, một số người thích các cuộc hội thảo vào buổi sáng, và những người khác thích chương trình vào buổi chiều. Một số thích ngày thứ 7, số khác lại thích sự kiện tổ chức vào ngày chỉ nhật,…. Trong cuộc khảo sát ý kiến phản hồi của bạn, sẽ giúp tìm ra những người tham dự của bạn muốn gì và những gì sẽ có ích với họ, từ đó bạn có thể đi theo và thực hiện để thành công hơn.
4. Sáng tạo trong tổ chức
Những sự kiện độc đáo sẽ thu hút người tham gia hơn, mà đôi khi đơn giản chỉ là thay đổi kết cấu của chương trình một chút, như là tăng thêm tính tương tác cho mỗi sự kiện, giúp mọi người kết nối tốt hơn. Hoặc thay cho cach tặng quà doorgift hay awaygift thông thường là cách tặng quà độc đáo dành cho mỗi người tham dự. Chỉ cần có sự khác biệt thì bạn dễ dàng lôi kéo người khác tham gia sự kiện của mình.
5. Mời những diễn giả nổi tiếng
Một cách thành công để tăng số lượng người tham dự sự kiện là có một khách mời nổi tiếng, đặc biệt là nếu họ làm việc trong cùng ngành hoặc ngành công nghiệp mới nổi. Hãy xem xét việc có một MC, những người sẽ được tương tác và giải trí. Hãy nhớ rằng sự tham dự của sự kiện của bạn có liên quan đến chất lượng của các sự kiện trước đó bạn đã thực hiện.
6. Chọn địa điểm hợp lý
Địa điểm rất quan trọng với việc tổ chức một hội thảo, có thể chủ đề sự kiện của bạn hấp dẫn nhưng nơi tổ chức quá xa hoặc không thuận tiện cũng là một yếu tố làm giảm số lượng người tham dự. Chọn địa điểm nên lưu ý về cách sắp xếp bàn ghế, cách tổ chức phục vụ và thậm chí là cả nơi để xe (ví dụ phải gửi xe bên đường hay gửi xe xa rồi đi bộ lại sẽ bất tiện hơn gửi xe tại chỗ).
7. Lắng nghe ý kiến trong hội thảo
Lắng nghe nhu cầu của những người tham gia và những ý kiến đóng góp của họ, có thể chúng nhiều và trùng lặp, nhưng giữa một rừng thông tin rác chúng ta vẫn có thể gạn lọc ra thông tin vàng, vậy thì không nên bỏ lỡ cơ hội được lắng nghe. Người ta có câu “chúng ta có hai tai và một miệng, chúng ta nên lắng nghe nhiều hơn hai lần chúng ta nói chuyện”.
8. Tăng cường giao tiếp trước và trong sự kiện
Sử dụng các công cụ để thúc đẩy sự kết nối lẫn nhau trước và trong sự kiện. Nhu cầu mở rộng quan hệ là tiềm tàng với mọi người, nếu bạn cho họ nhiều cơ hội tiếp cận và mở rộng quan hệ thì họ sẽ rất mong muốn tham gia vào sự kiện. Bạn có thể sử dụng những người kết nối để kết nối họ với nhau dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho người tham gia có nhiều cơ hội giao lưu,…
9. Làm các chiến dịch Viral marketing hiệu quả
Đăng một bài chi tiết về sự kiện trên trang web công ty của bạn, gửi email mời, thúc đẩy các sự kiện trong blog của bạn và gửi newsletter. Thêm một dòng trong chữ ký email của bạn với một liên kết đến trang web của sự kiện tuỳ chỉnh của bạn.
Ngoài ra, việc thực hiện các chiến dịch viral marketing cũng rất quan trọng. Xem lại báo cáo từ các trang web để giúp xác định những nơi nào là tốt nhất để thúc đẩy sự kiện của bạn.
10. Tận dụng các mối quan hệ xã hội của mình
Các mối quan hệ xã hội cũng là một yếu tố góp phần làm tăng số lượng cho một sự kiện. Hãy tạo điều kiện để mọi người có thể tham dự một sự kiện dễ dàng hơn khi một người nào đó được phép mang theo một khách mời hoặc quan hệ kinh doanh. Hãy nhắc họ về buổi hội thảo của bạn chứ đừng ỷ y rằng họ nhớ và họ tự động đến.
MINH TRANG
Ý tưởng quảng bá cho một event
Event Channel – Quảng bá cho sự kiện (marketing cho event) hiệu quả sẽ nâng cao nhận thức, tạo ra sự phấn khích và giúp gia tăng số lượng khách tham gia các sự kiện của bạn. Cho dù bạn đang quảng bá một sự kiện văn hóa, tổ chức hoạt động, hội thảo giáo dục thì một chiến dịch tiếp thị hiệu quả sẽ giúp làm cho sự kiện của bạn thành công hơn nữa
Sự kiện, đặc biệt là những sự kiện mang tính công đồng cũng cần quảng bá để thu hút sự chú ý hoặc người tham gia. Quảng bá cho sự kiện (marketing cho event) hiệu quả sẽ nâng cao nhận thức, tạo ra sự phấn khích và giúp gia tăng số lượng khách tham gia các sự kiện của bạn. Cho dù bạn đang quảng bá một sự kiện văn hóa, tổ chức hoạt động, hội thảo giáo dục thì một chiến dịch tiếp thị hiệu quả sẽ giúp làm cho sự kiện của bạn thành công hơn nữa. Sử dụng những công cụ như visual marketing, quan hệ đối tác kinh doanh, gửi thư trực tiếp và dịch vụ sẽ tăng số lượng tham dự sự kiện của bạn.
Về mặt hình ảnh
Tạo các poster, banner, bandroll như một cú “buzz” về sự kiện của bạn với những khẩu hiệu sáng tạo và thiết kế bắt mắt. Bạn có thể nghĩ đến phương án một loạt các áp phích được đặt theo thời gian. Ví dụ, nếu bạn đang quảng cáo một lễ hội âm nhạc, ba tuần trước khi sự kiện diễn ra, treo các pster, banner với thông báo “Sự kiện Âm nhạc mùa hè sắp tới rồi”. Hai tuần trước sự kiện, poster với thông điệp “Sự kiện Âm nhạc mùa hè: còn 2 tuần” để gây tò mò cho những người tại khu vực diễn ra sự kiện (tùy quy mô mà treo số lượng banner). Một tuần trước khi các sự kiện, treo một banner với nội dung “Sự kiện Âm nhạc mùa hè với chủ đề Rực rỡ sắc hè” cùng với các thông tin về thời gian, địa điểm và thành phần tham dự. Làm như vậy sẽ giúp khán giả quan tâm chú ý hơn và có mong muốn khám phá xem chương trình có gì.
Tận dụng các công cụ của nhà tài trợ
Chọn nhà tài trợ chất lượng là một kết hợp tốt cho sự kiện của bạn và sau đó tận dụng các công cụ hiện tại công ty của họ để quảng cáo tiếp thị sự kiện của bạn. Nhà tài trợ với một cơ sở dữ liệu về email lớn, hệ thống newsletter và một website đông đảo người tham gia có thể làm tăng khả năng nhận biết về sự kiện của bạn một cách nhanh chóng, tuy nhiên cần xác nhận hoặc khuyến mãi thông qua các kênh quảng cáo của họ.
Các đại lý
Liên kết với các đại lý để thực hiện việc quảng bá cho sự kiện của bạn đồng thời cũng thúc đẩy doanh số bán của họ. Nếu trường hợp của bạn là một sự kiện phi lợi nhuận, hãy đề nghị những đại lý tài trợ cho sự kiện của bạn bằng cách đặt các quảng cáo trong cửa hàng của họ và có thể tặng một số mặt hàng cho chương trình rút thăm trúng thưởng chẳng hạn, họ cũng sẽ được quảng bá thông qua sự kiện của bạn.Để đổi lấy sự tham gia của họ, đặt tên cửa hàng hoặc logo trên tất cả các sản phẩm truyền thông quảng cáo. Nếu trường hợp của bạn có bán vé, nhờ các đại lý, cửa hàng bán vé cho sự kiện này. Chi trả cho các cửa hàng một khoản hoa hồng từ tiền bán vé sẽ giúp họ có động lực hỗ trợ bạn hơn.
Đài phát thanh
Kết nối với các đài phát thanh tại địa phương để nhờ họ quảng cáo cho sự kiện của bạn. Cung cấp vé cho chương trình khuyến mãi giúp các đài phát thanh thu hút những khán giả có để giành chiến thắng và bạn nhận được vé khuyến mãi có giá trị và “buzz” cho sự kiện của bạn. Có vị trí trên đài phát thanh phát sóng ngày sự kiện diễn ra để thu hút người tham gia đến phút cuối cùng.
Gửi thư trực tiếp (direct mail)
Sử dụng thư quảng cáo trực tiếp cho hội thảo giáo dục hoặc các sự kiện nhắm mục tiêu hướng tới một nhóm cụ thể. Có thể mua danh sách gửi thư từ các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp (ví dụ như Kingbee Media) hoặc từ các tổ chức trực thuộc. Ví dụ, nếu bạn đang cung cấp một hội thảo kế toán, hãy làm việc với một trường đại học đào tạo chuyên ngành này để gửi thư trực tiếp đến các cựu sinh viên của họ có trình độ kế toán.
Sử dụng thư quảng cáo trực tiếp nhắm mục tiêu
hướng tới một nhóm cụ thể
Dịch vụ đi kèm
Hãy để cho mọi người tham dự sự kiện của bạn dễ dàng hơn bằng cách cung cấp các dịch vụ mang lại lợi ích có thể giúp gia tăng tham dự. Có thể cung cấp một dịch vụ bổ sung dựa trên các sự kiện như một phân tích tài chính. Ví dụ cung cấp dịch vụ tuyển dụng cho một hội thảo về nhân sự chẳng hạn.
Trên đây là một vài ý tưởng để marketing tốt hơn cho sự kiện của bạn, thử áp dụng và nghĩ thêm một vài phương án sao cho hiệu quả hơn nữa cho sự kiện.
THANH NGUYÊN
12 lưu ý để mời tài trợ hiệu quả cho sự kiện
Event Channel – Những sự kiện được bạn đầu tư công phu về ý tưởng, lên kế hoạch và hứa hẹn sẽ rất hấp dẫn nhưng khi đem đi mời tài trợ thì không hiệu quả. Có thể bạn đã tiếp xúc chưa đúng đối tượng cần gặp hoặc tìm kiếm đơn vị tài trợ không phù hợp, và còn gì nữa? Hi vọng 12 gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn chào tài trợ hiệu quả hơn.
1. Đối tượng tham gia: Nhắm đến đối tượng cụ thể và rõ ràng, ví dụ: sự kiện dành cho phụ nữ đã có gia đình, hay là giới trẻ sống ở thành phố,… Từ đó, xác định được phân khúc thị trường và tìm kiếm đơn vị tài trợ phù hợp với đối tượng của sự kiện đó.
2. Khảo sát kĩ địa điểm nơi diễn ra sự kiện, chụp đầy đủ hình ảnh để giới thiệu những hình ảnh thực tế đến khách hàng, điều này cũng giúp ích cho việc bố trí các hạng mục trong sự kiện của bạn.
3. Ước chừng về kinh phí của chương trình và soạn các gói tài trợ phù hợp. Chỉ định rõ những gói tài trợ như Bạch kim, vàng, bạc, đồng và có mức giá phù hợp cho từng gói tài trợ như thế. Nên phân nhỏ các gói tài trợ sẽ dễ kiếm tài trợ hơn là dồn thành một gói lớn.
4. Nghiên cứu các nhà tài trợ tiềm năng, và xác định các sự kiện họ đã từng tài trợ trong quá khứ. Hiểu được mục tiêu định vị sản phẩm của họ, bởi vì đây là những điểm bạn sẽ muốn tập trung vào khi soạn gói tài trợ hoặc thư mời tham gia tài trợ.
5. Tìm đúng người có đủ thẩm quyền quyết định để chào tài trợ. Đừng tiếc công tìm hiểu kỹ về người có quyền quyết định bên phía nhà tài trợ, rồi bạn sẽ thấy sự nhanh nhảu của mình sẽ làm mình tốn công hơn là việc bỏ thời gian tìm hiểu kỹ. Hãy tìm hiểu người nào có trách nhiệm chính và làm việc trực tiếp với người đó.
6. Dự thảo một lá thư bảo trợ sơ bộ về công ty của bạn hoặc giấy viết thư, tổ chức, gửi đến xác định là người phụ trách yêu cầu tài trợ.
7. Giới thiệu đầy đủ về chương trình. Bao gồm tên sự kiện, vị trí của bạn, ngày, đối tượng than gia, số lượng khách, cơ hội tài trợ với tài sản quan trọng xác định rõ ràng, và thông tin liên lạc của bạn. Cuối cùng, nên yêu cầu một cuộc họp để tiếp tục thảo luận về sự kiện của bạn.
8. Năm đến bảy ngày làm việc sau khi gửi yêu cầu tài trợ của bạn, có một cuộc gọi để theo dõi và đảm bảo bức thư đề nghị của bạn đã được nhận. Hãy cố gắng sắp xếp một cuộc họp, để giới thiệu đầy đủ hơn về chương trình của bạn sẽ tốt hơn là để khách hàng đọc trên giấy tờ.
9. Gặp gỡ với các nhà tài trợ để bán sự kiện của bạn. Đặt một số câu hỏi để hiểu rõ hơn nhu cầu của họ khi tài trợ các sự kiện. Thể hiện khả năng của bạn để đáp ứng nhu cầu của họ thông qua sự kiện này, và những lợi ích mà chương trình mang lại nếu họ tài trợ cho chương trình.
10. Gửi một đề xuất đầy đủ nếu được yêu cầu sau khi cuộc họp của bạn. Trong đề xuất đầy đủ, bao gồm các thông tin từ bức thư đề nghị. Cũng bao gồm số lượng yêu cầu tài trợ, hình ảnh của các tài sản quan trọng, và bất kỳ hoạt động cụ thể và thiết lập những cột mốc trong cuộc họp với các nhà tài trợ.
11. Đảm bảo cả hai bên ký thỏa thuận tài trợ phác thảo các hoạt động, sự kiện quan trọng và tiến độ thanh toán.
12. Thực hiện đầy đủ những cam kết đã có với khách hàng. Cung cấp các hình ảnh, tài liệu, số liệu một cách đầy đủ cho khách hàng sau sự kiện. Ngoài ra, lắng nghe phản hồi của họ để rút kinh nghiệm cho những lần sau và có cách thực hiện tốt hơn.
Xem thêm: Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event – Các đối tượng tài trợ cho một event
GIA NGUYỄN
Event Channel 