Archive
Bộ Event Kits – vật bất ly thân của người làm Event
Event Channel – Có 1 số vật bất ly thân mà chúng ta cần trang bị, để trong tình huống nước sôi lửa bỏng, mà không tiện đi tìm, hoặc đang ở tỉnh xa, vẫn có thể xoay sở được. Túi “đồ nghề” của một người làm Event nên có các vật dụng sau:
Nhóm vật dụng set up, thi công
– Kéo, dao rọc giấy, dao nhỏ: Để dùng cắt, xẻ giấy, dây, băng keo, bạt… khi cần thiết.
– Dây nylon, băng keo 1 mặt, 2 mặt, keo dán dây điện
– Tua vít, kìm cắt, kìm bấm, dây kẽm, dây nylon
– Thước dây
– Sợi dây nối từ máy tính qua dàn âm thanh (lấy từ bộ loa vi tính ở nhà) , phòng khi cần dùng nội dung trong laptop đưa ra hệ thống nghe nhìn mà supplier âm thanh không có dây này.
Thước dây – vật dụng quan trọng trong quá trình set up
– Bộ đàm
– Đĩa CD trắng, USB, đầu đọc thẻ nhớ để sao chép thông tin
– Bật lửa, đồ khui nắp chai
– Máy chụp hình để chụp lại bandrol, sân khấu, công tác thực hiện… làm báo cáo sau chương trình
– Bút laser để tiện cho việc chỉ chính xác các vị trí, đỡ mất thời gian di chuyển
– Kim, chỉ, kim băng phòng khi quần áo, đồng phục hay vật dụng bằng vải bị rách thì khâu lại
Nhóm vật dụng hành chánh, giấy tờ
– Giấy ghi thông tin xuất hóa đơn của công ty để “trao tay” ngay cho đơn vị xuất hóa đơn mà không mất thời gian đọc, ghi
– Giấy, viết để lưu lại các thông tin cần thiết hoặc viết memo cho những người trong team
– Một ít phong bì trắng, phòng khi cần bồi dưỡng cho lực lượng bảo vệ, công nhân thi công hoặc lobby cho các lực lượng có liên quan
– Kịch bản chương trình: Phải đảm bảo trong team có bao nhiêu người là phải có bấy nhiêu bản copy kịch bản chương trình, kể cả các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng… cũng cần được nắm kịch bản.
Nhóm vật dụng cá nhân
– Thuốc chống muỗi, thuốc giảm đau, Berberin, dầu gió… phòng trường hợp đau bịnh nhẹ thì người trong team vẫn đảm bảo vận hành chương trình được.
– Giấy vệ sinh, khăn giấy
– Bộ charge điện thoại di động và thẻ nạp tiền (nếu là thuê bao trả trước), phòng những trường hợp nước sôi lửa bỏng mà điện thoại lại hết pin hay hết tiền.
Ngoài ra tùy từng sự kiện, bạn có thể phải trang bị thêm nhiều vật dụng khác nữa. Ví dụ vào mùa mưa thì cần có áo mưa để tránh mưa, tránh lạnh, làm Event ngoài trời phải ngủ ở hiện trường qua đêm thì cần có túi ngủ hoặc tấm bạt để trải ra nằm, mì gói và nước uống nếu tổ chức sự kiện ở nơi xa khu dân cư, USB 3G để truy cập mạng những lúc cần thiết…
Sự chuẩn bị càng kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ càng giúp người tổ chức sự kiện chủ động trong mọi tình huống.
MINH THƯ
Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
Event Channel -Trang trí sự kiện cho thiếu nhi tuy dễ mà không dễ. Cái khó nhất là nhìn nhận mọi thứ dưới con mắt của trẻ thơ để gây cho các bé sự thích thú, tò mò nhất. Hãy tham khảo một vài ý tưởng trang trí để tìm được phong cách riêng cho event của mình nhé.
Nào, bắt đầu đến với 1 party của trẻ em:
Cổng chào: Hãy trang trí cổng chào sao cho thật nổi bật, ưu tiên các gam màu như cam, xanh lá cây, hồng,… Có thể làm một bảng chào mừng kiểu như một tấm bảng cảnh báo ta thường thấy, nhưng nội dung thật vui nhộn kiểu như “Chú ý: Khu vực vui chơi” hay tượng tự như thế.
Chất liệu có thể sử dụng là mô hình bơm hơi, mica màu hay format – những vật liệu này nhẹ và dễ thi công cũng như dễ vận chuyển.
Khu vực tổ chức:
Bong bóng vẫn luôn là ưu tiên hàng đầu trong các sự kiện, đặc biệt sự kiện dành cho trẻ em thì càng không thể thiếu. Ưu điểm là giá rẻ, dễ trang trí, màu sắc phong phú. Không chỉ thế, bong bóng còn có thể là màu sắc chủ đạo bổ sung cho chủ đề của bạn, ví dụ như chủ đề là Rừng thì bong bóng màu xanh, hay Cuộc hành trình lên vũ trụ chẳng hạn, thì bong bóng màu đen, Thế giới cổ tích sẽ càng huyền diệu hơn với bong bóng màu hồng,….
Ngoài ra, bạn có thể dùng bong bóng cột vào mỗi ghế của các bé hoặc dùng làm quà tặng. (Tham khảo thêm bài Bong bóng – điểm nhấn decor cho event của bạn)
Kết bong bóng thành mô hình để trang trí
Giấy kếp, ru băng cũng được khuyên dùng trong những event mang tính chất vui nhộn. Giấy kếp, ru băng vừa rẻ tiền lại dễ trang trí, nhìn vào là thấy ngay không khí lễ hội. Thử xem một vài gợi ý cho việc dùng giấy kếp trang trí nhé.
Vật dụng trang trí: Một cách nữa là sử dụng các đồ chơi để trang trí, nhưng lưu ý là phải bảo quản tốt, vì những event có trẻ em thường rất nghịch ngợm. Những đồ chơi có thể trang trí như gấu bông, búp bê và có thể dùng chính những đồ chơi này làm chủ đề cho event của bạn.
Bàn ghế: Bàn ghế cho trẻ em nên lưu ý sử dụng các bàn ghế thấp, vừa để đúng tầm với các bé mà yếu tố an toàn cũng được đề cao, nếu sử dụng bàn ghế quá cao, các bé lại hiếu động dễ bị té ngã xuống rất nguy hiểm.
Những bàn và ghế sử dụng nên sử dụng chất liệu mềm dẻo, tránh có cạnh sắc. Trang trí với màu sắc sặc sỡ. Nếu có trải khăn thì nên cố định khăn trải bàn, tránh để trong quá trình nô giỡn các bé làm xô lệch sẽ bị rơi đồ xuống đất.
Backdrop, phông nền: Backdrop cho chương trình có thể làm cho bớt đơn điệu bằng cách cắt các chữ và xâu lại thành chuỗi thay vì in ấn bằng hiflex rồi dựng lên.
Phụ kiện: Trẻ em rất thích những phụ kiện vui nhộn, làm event cho trẻ em, bạn nên tặng cho các bé tham dự những phụ kiện như nón vui nhộn hoặc những chiếc bánh được gói lại xinh xắn và bắt mắt, hay chong chóng, lồng đèn tùy vào tính chất buổi tiệc.
Ấn tượng của các bé sau buổi tiệc cũng rất quan trọng, hãy gửi những tấp thiệp cảm ơn ngộ nghĩnh, để khi về bé sẽ luôn nhớ đến event của bạn khi thấy tấm thiệp.
| Một số lưu ý khi làm sự kiện cho trẻ em:- Các vật dụng, dụng cụ được sử dụng phải đảm bảo tính anh toàn, tránh vật sắc nhọn, cứng và gồ ghề.
– Có phương án quản lý tốt vật dụng trang trí cũng như vật dụng để thực hiện chương trình. Vì trẻ em thường rất nghịch ngợm, chúng sẽ lôi kéo, ngắt, vặt những đồ trang trí bắt mắt hoặc đôi khi người lớn không có ý thức cũng lấy cho con mình chơi. – Nếu có ăn uống thì phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và nên chọn các món đơn giản, không có nước để tránh làm mất vệ sinh nơi diễn ra sự kiện. – Cuối cùng, luôn có các phương án back up cho các hạng mục trang trí hoặc về nội dung vì các bé thường hoạt động theo cảm tính, nhiều khi làm hư hỏng đồ vật hoặc đổ bể chương trình. |
Tham khảo thêm: Ý tưởng tổ chức sự kiện cho trẻ em – Một số bộ ảnh trang trí tiệc cho trẻ em
PÉ MIU
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Trang trí sự kiện bằng bánh kẹo
- Bong bóng – điểm nhấn decor cho event của bạn
- Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
- Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event
- Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện
- 5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện
- Thu thập database trong tổ chức sự kiện
- Ý tưởng tổ chức sự kiện cho trẻ em
Outsourcing trong tổ chức sự kiện
Event Channel – Nhiều người tổ chức Event thường lầm tưởng rằng tự thuê mướn và vật hành một số thứ sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với việc thông qua một bên thứ ba nhưng thực tế cho thấy việc này thường mang kết quả ngược lại. Thuê ngoài (Outsourcing) giúp bạn làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro mà đôi khi chi phí còn thấp hơn việc bạn tự làm.
Bất cứ hạng mục nào cũng có thể thuê ngoài, và thuê ngoài giúp ta quản lý sự kiện tốt hơn. Có rất nhiều dịch vụ, trang thiết bị phải thuê ngoài, nhưng có một số hạng mục cơ bản như sau:
Trang thiết bị
Trang thiết bị tổ chức sự kiện có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong những event có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… Những vật dụng này thường những công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. Các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển các thiết bị, và người tổ chức sự kiện sẽ không cần bận tâm đến việc vận hành các thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy. Tốt nhất bạn đừng nên nghĩ đến việc mình thuê thiết bị rồi tự điều khiển mặc dù nó có thể tiết kiệm cho bạn một khoản chi phí nho nhỏ, bởi vì bạn có thể không quen thuộc với thiết bị đó nên việc vận hành sẽ không được trơn tru.
Bạn cũng không nên thuê âm thanh ở một nơi, máy chiếu một chỗ, máy bắn kim tuyến ở nơi khác… trừ khi nhà cung cấp không thể cung cấp trọn gói cho bạn, bởi vì tiền vận chuyển trọn gói các thiết bị bao giờ cũng rẻ hơn vận chuyển từng thiết bị riêng lẻ, hơn nữa, thuê trọn gói giúp bạn có thể đàm phán giá tốt hơn cho mình.
Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ các nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần nhiều thiết bị hơn, hay không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà…).
2. Nhân sự
Ngoài những người chủ chốt trong một team thực hiện chương trình, còn rất nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như những người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,… hoặc PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh… Nếu bạn hay người cùng team của bạn phải làm việc với từng người, hướng dẫn từng PG thì sẽ rất mất thời gian và công sức, mà nó còn khiến bạn sao nhãng những việc khác quan trọng hơn. Thay vì phải đánh vật với từng ca sĩ để đàm phán chuyện cát sê, ký hợp đồng, nhắc nhở họ đến đúng giờ, ăn mặc phù hợp, chạy đôn chạy đáo khi họ đến trễ, hay toát mồ hôi vì hướng dẫn, nhắc nhở các cô PG về tác phong làm việc, hãy outsource hạng mục này cho một nhà cung cấp.
Khi bạn giao hẹn với người quản lý PG về giờ giấc và đúng giờ thì người quản lý đó sẽ có mặt cùng tất cả nhân sự của anh ta. Khi PB, PG tới trễ hay làm việc không tốt, bạn chỉ cần làm việc với 1 người quản lý chung, họ sẽ có nhiệm vụ phải giải trình và có phương án thay thế thích hợp cho bạn.
Tương tự, việc ký hợp đồng với bầu sô sẽ giảm thiểu cho bạn nhiều rắc rối so với việc phải đứng ra làm việc với những ca sĩ, người nổi tiếng… mà bạn lần đầu tiếp xúc.
3. Thi công – lắp đặt
Tương tự như các hạng mục trên, bạn hãy thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn các vật dụng trưng bày, treo gắn các hạng mục nhận diện (banner, standee…). Tuy nhiên, bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng vì đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian.
4. Vận chuyển, ăn ở
Trong những chương trình đòi hỏi phải vận chuyển vật dụng đi từ tỉnh này qua tỉnh khác, nếu chưa có kinh nghiệm hoặc không yên tâm nếu tự thuê mướn một dịch vụ bên ngoài thì hãy làm việc với một nhà cung cấp có uy tín, họ sẽ tư vấn cho bạn làm thế nào để di chuyển hiệu quả nhất (ví dụ thay vì sản xuất 3 bộ sân khấu thì có thể sắp xếp vận chuyển sao cho chỉ cần 2 bộ). Nếu có rắc rối gì xảy ra, họ cũng sẽ nhanh chóng có phương án dự phòng để đảm bảo tiến độ cho bạn.
Hoặc một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ ở qua đêm cho họ, hãy tìm một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu tốt nhất từ các nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp bạn rất nhiều về ý tưởng cho các hoạt động dành cho khách mời xung quanh sự kiện chính.
5. Truyền thông cho chương trình
Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng Truyền thông thì tốt nhất hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm cách liên hệ với các báo, đài hay tự viết bài PR vì chắc chắn bạn sẽ không có giá tốt như các agency chuyên về ngành này cũng như không thể book được các vị trí tốt trên các báo và các khung giờ tốt trên đài.
Nếu vẫn còn những lo lắng về trách nhiệm của nhà cung cấp hay giá cả không tốt bằng tự làm, nên biết rằng khi bạn quyết định outsource thì bạn sẽ có rất nhiều sự lựa chọn từ các nhà cung cấp, bạn có thể chọn được nhà cung cấp uy tín và giá tốt, trong khi bây giờ các doanh nghiệp cũng rất cạnh tranh, bạn sẽ không phải lo lắng vì bị “hớ”.
Thêm nữa, bạn sẽ cắt giảm được rất nhiều nhân sự cho việc trông coi những hạng mục nhỏ ở trên, cũng như những khoản chi phí bù đắp nếu không may bạn không thể bao quát hết được và để hư hỏng, mất mát. Cuối cùng là bạn đã giao cho một đơn vị làm rồi bạn chỉ việc theo dõi và đôn đốc, không phải nhọc tâm để chạy đôn chạy đáo chuẩn bị, đôi khi bạn bị cuốn vào những công việc tủn mủn mà làm sai sót việc lớn thì thật là một việc hết sức đáng tiếc và đáng trách.
PÉ MIU
- Nghề event và “rào cản” về giá
- Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
- Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
- Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
- Vượt qua áp lực tiến độ và quản lý công việc hiệu quả
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Các công cụ để truyền thông trong tổ chức sự kiện
- Tố chất cần cho nghề tổ chức sự kiện
- Để tự tổ chức một event nhỏ trong nội bộ
- Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện
- Các loại hình địa điểm trong tổ chức Event
Event Channel 