Archive
Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)
Event Channel – Tiếp theo Phần 1 và Phần 2 , Event Channel xin gửi đến các bạn những điều khoản tiếp theo cần thiết cho một hợp đồng.
12. Giới hạn Trách nhiệm
| Tiếng Anh
Limit of Liability “In no event shall either party be liable to the other or any third party in contract, tort or otherwise for incidental or consequential damages of any kind, including, without limitation, punitive or economic damages or lost profits, regardless of whether either party shall be advised, shall have other reason to know or in fact shall know of the possibility. If one party to this contract causes damages to the other party, the injured party has the right to recover the cost of the damages from the party causing the injury. Damage costs that could be recovered include direct damages, which are damages that are a direct result of what happened, like medical costs or property damage, and indirect damages. Indirect damages are those that are not directly caused by the other party but that are incurred because the party was injured. For example, if Business One manufacturers and delivers a widget with a loose flywheel to Business Two and the flywheel comes off injuring Business Two’s customer, the injury to Business Two’s customer would be direct damages resulting from Business One’s faulty widget. The damage to Business Two’s business reputation from the accident would be indirect damages to Business Two“. Tiếng Việt Giới hạn Trách nhiệm “Không có bất cứ trường hợp nào mà một bên sẽ phải chịu trách nhiệm với bên kia hay với bất cứ bên thứ ba nào trong hợp đồng, khế ước hay bất cứ phương thức nào khác cho các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm của bất cứ hình thức nào, bao gồm nhưng giới hạn, các thiệt hại kinh tế hay trừng phạt, không quan tâm tới việc bên nào có được biết, có lý do khác để biết hay trên thực tế biết về khả năng có thể xảy ra. Nếu một bên gây ra thiệt hại cho bên kia, bên chịu thiệt hại có quyền được bồi thường tất cả các chi phí cho thiệt hại từ bên gây ra thiệt hại. Các chi phí thiệt hại được bồi thường bao gồm các thiệt hại trực tiếp, vốn là những thiệt hại là kết quả trực tiếp từ những gì đã xảy ra, chẳng hạn như chi phí ý tế hay thiệt hại tài sản, và các thiệt hại gián tiếp. Thiệt hại gián tiếp là những thiệt hại không trực tiếp gây ra bởi bên kia nhưng bên bị thiệt hại vẫn phải chịu. Ví dụ, nếu bên A sản xuất và giao một sản phẩm khiếm khuyết tới bên B và sản phẩm đó gây ra thiệt hai cho các khách hàng của bên B thì những thiệt hại mà khách hàng bên B phải chịu là những thiệt hại trực tiếp từ sai sót của bên A. Còn những thiệt hại tới danh tiếng của bên B sẽ là những thiệt hại gián tiếp “. |
Điều khoản này có nghĩa rằng bên chịu thiệt hại không thể được bồi thường cho những chi phí của các thiệt hại phái sinh xuất phát từ các thiệt hại trực tiếp. Nó không có tác động lên trách nhiệm của một bên đối với các thiệt hại trực tiếp.
Các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm này có thể rất lớn, vì thế từ bỏ chúng là một cách thức để giảm thiểu rủi ro trong bản hợp đồng. Một vài hệ thống pháp luật có yêu cầu điều khoản khước từ trách nhiệm này trong hợp đồng phải thực sự rõ ràng để có thể thực thi đầy đủ. Vì lý do đó, những điều khoản này thường được có định dạng chữ hoa, bôi đậm, hay có phông chữ lớn hơn bình thường để đảm bảo khác biệt và rõ nét với các điều khoản khác của bản hợp đồng.
Một lựa chọn khác có thể là:
| Tiếng Anh
“In no event shall either party be liable for any incidental or consequential damages. Seller’s liability and buyer’s exclusive remedy for any cause of action arising in connection with this contract or the sale or use of the goods, whether based on negligence, strict liability, breach of warranty, breach of contract, or equitable principles, is expressly limited to, at seller’s option, replacement of, or repayment of the purchase prices for that portion of the goods with respect to which damages are claimed. All claims of any kind arising in connection with this contract or the sale or use of the goods shall be deemed waived unless made in writing within sixty (60) days from the date of seller’s delivery, or the date fixed for delivery in the event of nondelivery“. Limit of Liability Giới hạn Trách nhiệm “Không có bất cứ trường hợp nào mà mỗi bên phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại mang tính phát sinh thêm. Trách nhiệm của bên bán và việc bồi thường của bên mua cho bất cứ nguyên do hành động nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá, do dù trên cơ sở lơ đễnh, trách nhiệm chặt chẽ, vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay các nguyên tắc công tắc, được giới hạn rõ ràng, với sự lựa chọn của bên bán, việc thay thế, hay trả lại tiền mua hàng cho đúng số lượng hàng hoá gây ra thiệt hại. Tất cả các yêu cầu với bất cứ phương thức nào phát sinh liên quan tới bản hợp đồng hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá sẽ được xem rằng bị từ bỏ trừ khi được soạn thành văn bản trong vòng sáu mươi (60) ngày từ ngày giao của người bán, hay ngày ấn định việc giao nhận trong trường hợp không giao nhận“. |
Điều khoản này có thể được đưa vào các hợp đồng mua bán của bên bán. Nó loại bỏ các thiệt hại mang tính hậu quả thay mặt cả hai bên. Nó giới hạn trách nhiệm của bên bán cho bất cứ loại thiệt hại nào với 2 lựa chọn được liệt kê trong điều khoản, theo lựa chọn của bên bán, và nó thiệt lập một tình trạng hợp đồng về sự giới hạn cho bất cứ hành động nào phát sinh từ hợp đồng.
Đây là một khuôn mẫu để đưa ra ràng buộc trong bản hợp đồng, theo đó sẽ giảm thiểu khả năng các đề nghị hay khiếu nại phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn rất có thể là đối tượng chịu các khiếu nại khác nhau (trong trường hợp là người bán) thì điều khoản này là lợi thế rõ nét. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể là đối tượng đưa ra các khiếu nại (trong điều khoản này là người mua) thì nội dung điều khoản sẽ thể hiện sự nhượng bộ quan trọng bởi vì hầu hết các hệ thống pháp luật cho phép một khiếu nại hợp đồng được thực hiện tối thiểu trong vòng 2 năm kể từ ngày phát sinh sự kiện khiếu nại.
13. Thông báo
| Tiếng Anh
Notices
Thông báo “Tất cả các thông báo sẽ đều được lập thành văn bản và sẽ được gửi tận nơi qua hệ thống bưu điện, thư bảo đảm hay các dịch vụ chuyển phát nhanh khác. Bất cứ thông báo nào phải được gửi tới các bên đại địa chỉ riêng được đưa ra dưới các chữ ký hay tới những địa chỉ khác sẽ được thông báo cụ thể bằng văn bản bởi một bên theo các yêu cầu của điều khoản này. Ngày mà thông báo được xem như ngày được soạn ra sẽ là ngày gửi, khi được gửi một cách cá nhân; hay ngày trên xác nhận văn bản người nhận nếu được gửi có bảo đảm“. |
Các hợp đồng thường yêu cầu một bên đưa ra thông báo tới bên kia trong trường hợp một bên cho rằng có sự vi phạm hợp đồng, khi chấm dứt hợp đồng hay trong các trường hợp khác được liệt kê cụ thể.
Điều khoản này đặt ra các yêu cầu về cách thức và thời điểm thông báo nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông báo đó. Nó giải thích rằng một thông báo có hiệu lực cần được làm thành văn bản và được gửi tới một địa chỉ được chỉ định.
Nó cũng xác định thời điểm một thông báo được xem là đã nhận – vốn rất quan trọng nếu sẽ có nhiều thời điểm khác nhau liên quan tới việc nhận một thông báo. Đặc biệt là khi một bên của bản hợp đồng phải thanh toán trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được thông báo thanh toán còn bằng không hợp đồng sẽ chấm dứt.
Nếu bản hợp đồng thiếu vắng điều khoản này, tranh chấp có thể phát sinh liên quan tới thông báo đã được gửi chưa (”Ông A nói với bạn rằng việc thanh toán diễn ra muộn”), hay nó đã được nhận chưa (”Bạn gửi nó tới nhà kho, chứ không phải văn phòng của doanh nghiệp chúng tôi”), và khi nào một thông báo được chính thức nhận.
Với điều khoản này, một ngày hay một thời điểm cụ thể sẽ dễ dàng được xác định hay tính toán nhằm làm rõ trách nhiệm của các bên. Việc đưa vào một địa chỉ mà thông báo phải được gửi tới sẽ rất thích hợp để bảo đảm rằng chúng được nhận tại nơi mà doanh nghiệp bạn có thể phản hồi tốt nhất và nhanh nhất.
14. Mối quan hệ giữa các bên
| Tiếng Anh
Relationship of the Parties “The relationship of the parties under this agreement is that of an independent contractor and the company hiring the contractor. In all matters relating to this agreement each party hereto shall be solely responsible for the acts of its employees and agents, and employees or agents of one party shall not be considered employees or agents of the other party. Except as otherwise provided herein, no party shall have any right, power, or authority to create any obligation, express or implied, on behalf of any other party. Nothing in this agreement is intended to create or constitute a joint venture, partnership, agency, trust, or other association of any kind between the parties or persons referred to herein“. Tiếng Việt Mối quan hệ giữa các bên “Mối quan hệ giữa các bên theo hợp đồng này mang tính độc lập. Trong tất cả các vấn đề phát sinh liên quan tới hợp đồng này, mỗi bên theo đây sẽ tự chịu trách nhiệm cho các hành động của các nhân viên và đại lý của mình, và các nhân viên hay đại lý của một bên sẽ không được xem là các nhân viên hay đại lý của bên kia. Ngoại trừ những nôi dung tại điều khoản này, không bên nào có bất cứ quyền hạn, thẩm quyền, hay tư cách để tạo ra bất cứ nghĩa vụ nào, thể hiện hay ám chỉ, thay mặt bên kia. Không nội dung nào trong bản hợp đồng này có ý định tạo ra hay thiết lập một liên doanh, hợp danh, đại lý, uỷ thác hay các sự cộng tác khác dưới bất cứ phương thức nào giữa các bên hay những người được đề cập ở đây“. |
Điều khoản này xác định mối quan hệ giữa các bên tham gia hợp đồng. Một vài sự hợp tác kinh doanh tạo ra quyền hạn pháp lý cho một bên ràng buộc bên kia đối với các bản hợp đồng và các nghĩa vụ khác. Một vài mối quan hệ tạo ra khả năng của các trách nhiệm liên quan tới nhân viên cho nhân viên của các công ty khác.
Các toà án đôi lúc sẽ xác định rằng một liên doanh, hợp danh, uỷ thác, đại lý hay các sự công tác khác hiện hữu mặc dù các bên không có ý định đó. Những kiểu mối quan hệ này đồng nghĩa rằng một bên có thể có phải chịu các trách nhiệm thay mặt bên kia, hay hành động khác thay mặt bên kia.
Để tránh khả năng này có thể xảy ra việc một trong các mối quan hệ như trên bị nhìn nhận là hiện hữu mặc dù các bên không chủ đích, điều khoản này cần được đưa vào bản hợp đồng.
15. Hiệu lực từng phần
| Tiếng Anh Severability “If any provision of this agreement shall be declared by any court of competent jurisdiction to be illegal, void, or unenforceable, the other provisions shall not be affected but shall remain in full force and effect. If the non-solicitation or non-competition provisions are found to be unreasonable or invalid, these restrictions shall be enforced to the maximum extent valid and enforceable“. Tiếng Việt Hiệu lực từng phần “Nếu bất cứ điều khoản này của bản hợp đồng này được bất cứ toà án có thẩm quyền nào tuyên bố vô hiệu, những điều khoản còn lại không bị ảnh hưởng và vẫn giữ nguyên hiệu lực thực hiện đầy đủ. Nếu các điều khoản về không cạnh tranh và không gạ gẫm được thấy rằng không hợp lý và bị vô hiệu, những hạn chế này vẫn được thực thi với phạm vi hiệu lực và giá trị cao nhất theo đúng quy định pháp luật“. |
Khi có sự thay đổi pháp luật và một điều khoản trong bản hợp đồng trở nên không thể thực thi hay thậm chí vô hiệu, toàn bộ hợp đồng rất có thể vô hiệu theo bởi vì nó chứa đựng điều khoản trái luật hay không thể thực thi.
Và một điều khoản như thế này sẽ cho phép toà án đơn giản chỉ xoá đi một điều khoản và để cho các điều khoản còn lại của hợp đồng giữ nguyên giá trị. Cho dù pháp luật quy định đây là một trách nhiệm của toà án, song việc đưa điều khoản này vào vẫn rất có ích trong trường hợp toà án cho phép tập trung duy nhất vào một điều khoản vi phạm.
Bên cạnh đó, khi mà bản hợp đồng có điều khoản khác về không cạnh tranh hay không gạ gẫm, điều khoản này sẽ cho phép toà án giải thích các điều khoản đó tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.
Ví dụ, một điều khoản không cạnh tranh có thể giải thích rằng một chủ sở hữu trước đây của một doanh nghiệp không được tiến hành một hoạt động kinh doanh tương tự trong phạm vi 50 dặm kế từ địa điểm kinh doanh cũ. Nếu pháp luật giới hạn phạm vi này chỉ là 10 dặm hay 20 dặm là tối đa thì điều khoản hiệu lực từng phần này sẽ không loại bỏ tính hiệu lực của điều khoản không cạnh tranh mà cho phép toà án có thể áp dụng phạm vị 10 dặm hay 20 dặm theo đúng quy định pháp luật, chứ không phải 50 dặm như trong bản hợp đồng.
16. Kế thừa và Chuyển giao
| Tiếng Anh
Successors and Assigns “This agreement shall be binding on and inure to the benefit of the parties hereto and their respective heirs, legal or personal representatives, successors, and assigns“. Tiếng Việt Kế thừa và Chuyển giao “Hợp đồng này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo hợp đồng và những người thừa kế, những người đại diện pháp lý hay đại diện theo uỷ quyền, những người kế thừa hay nhận chuyển giao“. |
Thông thường các bản hợp đồng chỉ ràng buộc các bên tham gia và ký kết hợp đồng. Thậm chí cả khi họ được kế thừa/chuyển giao từ một bên của hợp đồng sang một bên mới, việc kế thừa/chuyển giao là một hợp đồng giữa người chuyển giao và người nhận chuyển giao, và không yêu cầu bên đã chuyển giao hay bên nhận chuyển giao tiếp tục có trách nhiệm với hợp đồng. Điều quan trọng luôn là yêu cầu bên nhận kế thừa/chuyển giao tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của hợp đồng này.
Còn nhiều trường hợp khác dẫn tới việc một bên của hợp đồng có thể thay đổi, chẳng hạn như doanh nghiệp bị bán hay chủ sở hữu doanh nghiệp qua đời. Trong những trường hợp này, nếu không có điều khoản về kế thừa/chuyển giao, bản hợp đồng có thể không ràng buộc các bên mới hay bên kế thừa. Nếu doanh nghiệp bạn muốn bắt buộc các bên của hợp đồng này thực hiện trọn vẹn toàn bộ thời hạn của hợp đồng, điều khoản này sẽ cần được đưa vào.
(Theo BWPortal.com)
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện
- 30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết
- Kinh nghiệm sáng tạo ý tưởng cho Event
- Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
- Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện
Event Channel – Kịch bản cho event khác với kịch bản phim và kịch bản gameshow. Viết kịch bản cho event phải có đầu óc tổ chức và hình dung. Một kịch bản tốt là kịch bản bao quát được chương trình một cách đầy đủ và chi tiết. Bắt đầu với công việc lên kế hoạch thì bạn phải làm quen với việc viết kế hoạch và kịch bản chương trình.
Có nhiều loại hình event khác nhau, và với mỗi loại hình event thì có một kịch bản chương trình tương ứng. Một event hội nghị buổi tối sẽ khác với một event cộng đồng vào ban ngày, vì thế, biến đổi kịch bản sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện.
Viết kịch bản là một trong những công việc mà những event planner
phải làm quen khi bước chân vào công việc này
Mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2 loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết, kịch bản tổng quát là để bao quát hết các công việc chung cho một chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kịch bản chi tiết, hay thường gọi là kịch bản MC, trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Phải phân ra 2 kịch bản là vì phần kịch bản chi tiết thường chỉ sử dụng cho MC và nội bộ, tránh để các bên không liên quan biết quá nhiều nội dung hoặc kịch bản lọt ra ngoài – đây là vấn đề bảo mật của một số công ty.
Xin giới thiệu một vài loại kịch bản để các bạn tham khảo
Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm:
Với kịch bản này, chia theo các nội dung như sau: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Âm thanh, Ánh sáng, Ghi chú đối với kịch bản dành cho khách hàng, Âm thanh – ánh sáng, Quay phim chụp hình để họ nắm được khung chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và Phụ trách đối với team chạy chương trình.
Tham khảo thêm kịch bản chương trình tại đây
| STT | Thời gian | Nội dung | Chi tiết | Âm thanh | Ánh sáng | Ghi chú |
| 3 | 18:40 – 18:45 | Giới thiệu đại biểu | MC giới thiệu khách VIP đến tham dự hội nghị | Âm thanh chào mừng khi từng quan khách được MC xướng. | Ánh sáng follow bên dưới hội trường vào khách được MC đọc tên. | Màn hình logo VCB |
Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương:
Tương tự như hội nghị ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban ngày thì bỏ bớt các hạng mục về ánh sáng.
Sự kiện truyền hình trực tiếp:
Truyền hình trực tiếp thì độ chính xác phải được tính bằng giây, nên ngoài việc phải cực ki chi tiết trong nội dung thì các hạng mục cũng phải được chi tiết trong phần việc của từng người.
Kịch bản mẫu xem tại đây
Sự kiện dài ngày:
Với sự kiện kéo dài vài ngày, bạn cũng nên có 2 kịch bản, một kịch bản tổng thể và một kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Ghi chú để ghi lại những hoạt động chính và diễn giải sơ lược.
Kịch bản này để quản lý các hoạt động chính trong ngày và gửi cho khách hàng để họ có thể nắm được nội dung và theo kịp lịch trình
Kịch bản chi tiết bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Phụ trách, Ghi chú, Trạng thái. Kịch bản này dùng trong nội bộ và từng phần có người phụ trách rõ ràng, cũng như trạng thái như thế nào (đã hoàn thành hay chưa) để dễ quản lý tiến độ công việc.
Tùy tính chất mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản cho phù hợp, tuy nhiên, trong kịch bản phải thể hiện được càng chi tiết càng tốt và thời gian phải liên tục, không được ngắt quãng, cân đối sao cho thời lượng chương trình phù hợp, tránh để dư hoặc thiếu thời gian. Viết kịch bảng càng khoa học, cụ thể bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu. Bây giờ bạn chỉ việc bám sát chương trình và chạy mà thôi.
THANH KINGBEE
5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện
Event Channel – Lập kế hoạch cho một sự kiện – đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày – có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất. Trong tổ chức sự kiện, mọi vấn đề có giải pháp riêng của nó, sau một sự kiện bạn có thể rút ra bài học để áp dụng cho các sự kiện tiếp theo. Đây là năm bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị cho một sự kiện.
1. Không bị rối trong những chi tiết nhỏ nhặt
Đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm bạn bị chệch hướng công việc. Các sự kiện càng lớn, càng dễ làm bạn cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, bạn nên đầu tư nó vào các vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.
Ví dụ, trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của mình, bạn chỉ cần tập trung vào chủ đề và màu sắc chủ đạo, đừng quan tâm đến cách trang trí cụ thể. Phác thảo sơ qua các menu, chúng cần đáp ứng những điều kiện cơ bản gì thay vì tìm kiếm, lựa chọn từng món ăn. Dự trù một ngân sách chung với từng khoản mục lớn mà không cần tính toán chi li chi phí cho từng vật dụng. Lên một danh sách các sự kiện quan trọng để theo dõi tiến trình tổ chức(đã ký hợp đồng với những nhà cung cấp nào, giấy mời đã được gửi đi chưa,địa điểm đã được thuê chưa vv.)
Đừng lên kế hoạch thời gian cho mỗi một hoạt động nhỏ, nếu không bạn sẽ tiêu tốn hết thời gian của mình mà không chắc là mọi việc sẽ được hoàn thành . Hãy nhớ rằng bạn không thể hoạt động hiệu quả nếu bị căng thẳng nghiêm trọng , hãy giữ cho mình luôn ở trong trạng thái sáng suốt và tràn đầy năng lượng. Bạn đang chịu trách nhiệm để sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công, đưa ra các quyết định quan trọng chứ không phải là đi lo nên in tấm băng-rôn với chữ hoa hay chữ thường.Những công việc đó sẽ giao cho người khác, mỗi người có một mảng công việc riêng của mình để chịu trách nhiệm về nó. Bạn cũng nên xem xét sự cần thiết để có một người giúp bạn quản lý lịch trình công việc, một tình nguyện viên hay một nhân viên tạm thời , việc này sẽ bảo đảm bạn không bỏ sót sự kiện quan trọng nào.
2. Chú tâm đến F&B – Làm hài lòng khách mời
Sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.
Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho bạn là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn, không phải là nhà cung cấp. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của bạn phụ thuộc vào nó.
3. Có hợp đồng rõ ràng trong mọi việc
Hầu hết mọi khâu của công tác tổ chức sự kiện phải được ghi trong hợp đồng. Không có vấn đề gì có thể bỏ qua – dù là khăn trải bàn hay khăn ăn, giải trí, dịch vụ vệ sinh, cơ sở vật chất, chỗ ngồi – hãy chắc chắn rằng bạn có một văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp của bạn, xác định rõ ràng những gì bạn đang phải trả tiền để có được, những gì bạn mong đợi từ họ, và thời gian chính xác họ sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho bạn. Các văn bản cam kết này sẽ cho bạn một cơ sở rõ ràng để từ đó đánh giá chất lượng hoạt động của họ sau này.
Giải quyết mọi việc chỉ với một cái bắt tay thân thiện rồi sẽ đem đến cho bạn sự thất vọng và các chi phí phát sinh. Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản, nhà cung cấp dịch vụ của bạn có thể tăng số lượng không cần thiết hoặc thay đổi giá cả vào phút chót. Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra,như có sự tranh cãi, vỡ sự kiện vì khâu nào đó thì hợp đồng sẽ là cơ sở để giải quyết nếu có kiện cáo về các khoản phải thanh toán.
4.Tiết kiệm ngân sách
Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho bạn số tiền lớn nhất mà bạn có thể thu được.
Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn nên đặt hàng trước các dich vụ với nhà cung cấp tại thời điểm sớm nhất có thể. Điều này giúp giảm bớt mức độ căng thẳng của công việc vào giai đoạn cuối. Nó cũng đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ bạn có là tốt nhất với một chi phí hợp lý. Nhưng đôi khi, việc thấy mọi thứ đang diễn ra rất tốt trước sự kiện, lại là sự cám dỗ để ngồi lại và nghỉ ngơi một chút. Phải cẩn thận – ngay thời điểm bạn nghĩ rằng rất an toàn để nghỉ ngơi thì mọi việc có thể đổ vỡ.
Hãy bảo đảm kế hoạch diễn ra đúng tiến độ bằng cách kiểm tra công việc của mọi người trong ekip của bạn, hỏi về những khó khăn và cung cấp hướng giải quyết cho họ. Đừng để những rắc rối chờ đến ngày mai mới giải quyết, nó có thể trở thành vấn đề lớn hơn, đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc hơn để sữa chữa so với thời điểm hiện tại. Hãy dự trù trước những rắc rối có thể xảy ra, nếu không, bạn sẽ ở trong tình trạng khủng hoảng với nguồn lực hạn chế và chỉ có một vài sự lựa chọn khi gặp khó khăn. Hãy để nó đến như một phần trong kế hoạch của bạn chứ không phải là sự kiện bất khả kháng.
Thời gian để giảm nhịp độ công việc và thư giãn thường là ngày diễn ra sự kiện. Bạn đã thực hiện công việc của mình, và mọi việc đang diễn ra suôn sẻ theo đúng trình tự của nó. Bạn có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện này bởi vì bạn đã bỏ công sức rất nhiều trong việc chuẩn bị trước đó.
Trên đây là một số bí quyết bạn cần nắm để chuẩn bị trước một sự kiện và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy tham khảo và áp dụng cho việc lên kế hoạch của bạn nhé!
BẠCH VÂN (dịch từ http://www.eventnow.com)
- Nghề event và “rào cản” về giá
- Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- F-Event tổ chức hội thảo Kỹ năng tổ chức sự kiện
- Account manager công ty Song Quân: Muốn quản lý nhân sự tốt phải tự rèn luyện bản thân mình trước.
- Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
- Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
- Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event
- Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện
- Thu thập database trong tổ chức sự kiện
- Ý tưởng tổ chức sự kiện cho trẻ em
- Tiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?
- Các công việc phải chuẩn bị khi tổ chức Event ở tỉnh
- Những hoạt động tương tác thường sử dụng trong tổ chức sự kiện
Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo
Event Channel – Việc trả lời các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục sẽ giúp bạn hoàn chỉnh các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị thành công.
Xác định mục đích của hội nghị:
Bạn cần xác định mục đích của hội nghị tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo…. để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác từ ý tưởng nội dung đến cách thức thực hiện.
Xác định mục tiêu cần đạt được:
Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu:
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
Xác định ngân sách:
Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.
- Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
- Thiết lập nhóm làm việc
Địa điểm:
- Tham quan các địa điểm
- Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
- Chọn địa điểm
- Khảo sát địa điểm
- Ký hợp đồng địa điểm
- Xác nhận thông tin chi tiết
- Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm
Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:
- MC: Người dẫn chương trình.
- PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời.
- Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.
Thuyết trình:
- Chọn chủ đề cho sự kiện
- Xác định người thuyết trình
- Phác thảo bài thuyết trình
- Trang phục cho người thuyết trình
- Quà tặng cho người thuyết trình
Báo chí, các cơ quan truyền thông:
- Mời đại diện báo chí.
- Đại diện của đài truyền hình
- Phóng viên báo chí
- Phóng viên đài truyền hình
Nhân sự hỗ trợ
- Người quay phim, chụp hình.
- Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
- Người xử lý các tình huống phát sinh.
Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
- Brochure cho khách tham dự
- Thư mời, thư cám ơn
Các đơn vị bảo trợ
Báo chí
Đài truyền hình
Đại biểu
Khách tham dự
Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…
Trang phục:
- Trang phục cho MC
- Trang phục cho PG
- Bangron cho PG
Hệ thống âm thanh:
- Máy chiếu
- Nhạc chờ
- Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
- Loa, ampli
Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh.
Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.
Trang trí:
- Hoa trang trí tại địa điểm
Hoa cài áo cho khách mời. - Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
- Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
- Backdrop
- Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự
- Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
- Bàn tiếp tân
- Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường
Quà tặng:
- Quà đơn vị tài trợ
- Quà cho đại biểu
- Quà cho khách mời trong danh sách
- Quà cho khách vãng lai
Loại quà tặng:
- Sản phẩm
- Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
- Hiện kim
- Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen
Teabreak:
- Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
- Nước uống: Chọn loại nước uống.
- Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).
Quay phim, chụp hình:
- Chuẩn bị máy chụp hình
- Chuẩn bị máy quay phim.
Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:
- Văn hóa thông tin.
- Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe)
- Cấp cứu
- Cứu hỏa
- Công an
- Dân phòng
- Tổ chức biểu diễn
- Công ty bảo vệ
- Ủy ban
Báo cáo kết quả sự kiện:
- Số lượng khách tham dự
- Các đơn vị truyền thông
- Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
- Các chuyên mục khách hàng quan tâm
- Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
- Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
- Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )
BẠCH VÂN (Tổng hợp từ internet-eventvn)
- Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng trong tổ chức event
- Tâm sự nghề nghiệp: Lần đầu tiên làm Designer cho Event
- Vận dụng trò chơi trong tổ chức sự kiện
- Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing
- Dự trù ngân sách trong tổ chức event – nhân tố mang tính quyết định
- Top 10 công cụ hữu ích dành cho người làm Event
Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án
Event Channel – Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một nhân viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin tưởng giao cho quản lý 1 hạng mục công việc, 1 nhóm người, thậm chí là một dự án. Đây sẽ là tiền đề để bạn quản lý các event và trở thành event manager.
Bài liên quan:
- 5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện
- Thu thập database trong tổ chức sự kiện
- Dự phòng và giải quyết những rủi ro trong quá trình làm sự kiện
- Dự trù những khoản khó đoán trong tổ chức sự kiện
- Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo
- Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện
- Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Chọn Địa Điểm Cho Chương Trình (Phần 2)
- Cách viết proposal cho chương trình Activation
- Chia sẻ cách viết proposal cho Event
- Top 10 công cụ hữu ích dành cho người làm Event
- Dự trù ngân sách trong tổ chức event – nhân tố mang tính quyết định
- Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng trong tổ chức event
- Các công việc phải chuẩn bị khi tổ chức Event ở tỉnh
- Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event
Event Channel 