Archive
Dành cho người lần đầu tiên quản lý tổ chức một sự kiện
Event Channel – Từ vị trí “thợ phụ”, thậm chí là chưa từng có kinh nghiệm tổ chức một event nào, bỗng dưng bạn được giao trọng trách quản lý việc tổ chức một Event? Bạn sẽ xoay sở như thế nào đây?
Ai cũng từng trải qua khoảnh khắc này trước khi tay nghề được nâng tầm lên chuyên nghiệp, vì vậy bạn không cần phải quá lo lắng, hãy vạch ra kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước để hoàn thành chu đáo mọi thứ.
Lên kế hoạch cho Event của bạn
Event của bạn là gì, một lễ khai trương công ty hay hội nghị khách hàng, một ngày hội từ thiện hay một buổi họp báo, hãy tưởng tượng ra những gì sẽ diễn ra trong đó. Nếu trước đó bạn từng tham dự một Event tương tự, hay có người hướng dẫn bạn cách thức tổ chức thì sẽ là một bước khởi đầu khá hoàn hảo, nhưng nếu không có điều đó thì cũng chẳng phải là một vấn đề đáng lo lắng, vì biết đâu với khái niệm trong đầu còn khá tươi mới, bạn sẽ suy nghĩ ra một ý tưởng mới lạ cho Event thay vì đi vào những lối mòn mà những người tổ chức sự kiện lâu năm thường mắc phải. Một cậu bạn thường xuyên gọi điện hỏi tôi về mẫu nội dung cho một sự kiện nào đó, chẳng hạn ra mắt một loại thẻ ngân hàng, khánh thành một công ty bất động sản…, cậu nói rằng cậu chưa từng tham dự một Event ra mắt một loại thẻ ngân hàng nào hay tham gia lễ khánh thành một công ty bất động sản nào, nhưng tôi đánh giá câu hỏi đó là ngớ ngẩn và chính điều đó đã tạo ra những Event Planner lười suy nghĩ, chỉ biết tổ chức ra những Event nhợt nhạt kém ấn tượng. Câu trả lời của tôi luôn là: “Chẳng có gì là quy chuẩn cho một Event ra mắt thẻ ngân hàng hay khánh thành một công ty bất động sản cả, em hãy tự sáng tạo ra những gì em cho là hay ho trong Event của mình”.
Bạn có thể tham khảo việc viết kịch bản cho tổ chức sự kiện để có một hình dung về những gì nên diễn ra ở một sự kiện, và sau đó hãy mạnh dạn viết riêng một kịch bản cho Event của mình.
Lên checklist cho Event của bạn
Checklist là danh sách các công việc cần chuẩn bị cho Event. Hãy mường tượng trong đầu tất cả những gì sẽ diễn ra trong một Event như thể bạn đang được tham dự chúng tứ đầu tới cuối. Ban đầu lúc đi vào, bạn sẽ được đón tiếp như thế nào, vào chỗ ngồi ra sao, xem những tiết mục gì trên sân khấu, làm những gì khi dự tiệc, ra về thế nào, từ đó bạn xác định những việc cần làm cho Event: cần phải có lễ tân, cần có thẻ khách mời, cần có hoa tươi, cần người phát biểu, bục sân khấu… Chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót cho lần đầu còn bỡ ngỡ, nhưng bạn có thể nhờ người có kinh nghiệm hơn xem qua cho mình hoặc tham khảo thêm mẫu checklist dành cho một Event. Ngoài ra, đừng quên chuẩn bị một cuốn sổ tay và cây viết, mỗi khi nghĩ ra một hạng mục còn thiếu cho Event, bạn hãy ghi ngay lại, chu đáo, tỉ mỉ là đức tính cần thiết cho bất cứ người làm Event nào.
Lựa chọn những người cùng thực hiện với mình
Đó có thể là nhân viên cùng công ty hay những người do bạn thuê ngoài, và bạn sẽ là “nhạc trưởng” chịu trách nhiệm quản lý dàn nhạc của mình sao cho mọi người phối hợp ăn ý, làm nên một bản giao hưởng tuyệt vời. Có nhiều điều bạn cần chú ý, đó là kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và phân công công việc, kỹ năng họp hành, kỹ năng trao đổi công việc qua email (có thể tham khảo thêm bài Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án), nhưng điều mà bạn cần lưu ý nhất là:
– Quy mọi thứ về một đầu mối, một con tàu không nên có 2, 3 thuyền trưởng, bạn – người chịu trách nhiệm cao nhất về Event phải là người có tiếng nói quyết định và mọi người cần thông qua bạn để nhận thông tin. Nhiều công ty có sự nhập nhằng trong việc này, một nhân viên được giao tổ chức Event nhưng cấp trên lại đòi duyệt và quyết định mọi thứ và thường xuyên dùng thẩm quyền của mình xen ngang vào công việc của nhóm dẫn đến sự không thống nhất giữa các đầu mối công việc, việc này cần phải được chấn chính.
– Giao công việc cho mọi người một cách rõ ràng: ai chịu trách nhiệm chính, ai đứng ở vai trò hỗ trợ, yêu cầu đối với công việc thế nào, thời hạn hoàn thành… Đừng giao việc chung chung, mập mờ và trông chờ sự tự giác của mọi người vì bạn là trưởng dự án chứ không phải là ai khác phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc.
Đối mặt với những rắc rối và thất bại
Nếu chẳng may Event có quá nhiều sự cố, hay bạn phải gánh chịu sự chỉ trích của nhiều người thì cũng không nên để mình stress về điều đó. Bạn cần biết rằng ngay cả những người làm Event chuyên nghiệp hay những Agency chuyên tổ chức Event lâu năm trong nghề vẫn có thể phạm những sai lầm, và hầu như không bao giờ có một Event nào họ làm là hoàn hảo 100%, vấn đề nằm ở chỗ là gặp trục trặc ít hay nhiều mà thôi.
Khi một Event đã diễn ra rồi thì quan trọng nhất việc nhìn nhận những điểm hạn chế và rút kinh nghiệm cho lần sau. Hãy tổ chức một buổi họp sau chương trình để tất cả mọi người có liên quan cùng ngồi thảo luận về những điểm chưa như ý muốn, mọi người sẽ hiểu nhau hơn, hoá giải những hiểu lầm và cùng rút ra những bài học quý giá cho những Event lần sau.
Tuy vậy, tôi vẫn thành thật khuyên các bạn nên lượng sức mình, nhận thức được những Event nào mình có thể tự mày mò thực hiện còn những Event nào cần một người có kinh nghiệm và tay nghề thực sự chuyên nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức một buổi sinh nhật cho công ty, hội nghị khách hàng hay một hội chợ nho nhỏ, tuy nhiên đối với những Event phức tạp hơn và quy mô lớn hơn, tốt hơn hết không nên mạo hiểm với uy tín của công ty và thương hiệu. Hãy nhờ đến sự hỗ trợ của một Event Agency hoặc Event Freelancer tổ chức Event đó cho bạn, hãy quan sát cách họ làm và rút kinh nghiệm cho bản thân mình, biết đâu lần sau bạn có thể tự mình làm “nhạc trưởng” cho sự kiện tương tự (xem thêm Kinh nghiệm nhìn nhận năng lực của một Event Agency.
PHƯƠNG NAM (RC Media)
- Những điều cần trau dồi khi bạn quyết định theo nghề Event
- Một vài lưu ý khi làm event ở biển
- Tâm Phan: Điều làm nên một Event Manager chuyên nghiệp
- Để tổ chức một chương trình team building đúng nghĩa
- Các bước tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo
- Đánh giá hiệu quả PR sau event
- Những lưu ý về hệ thống âm thanh tổ chức sự kiện
- Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự kiện
Những điều nên làm nếu bạn muốn theo nghề tổ chức sự kiện
Event Channel – Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.
Để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi, sự đam mê, năng khiếu và kỹ năng chưa đủ mà phải có cả sự rèn luyện và để ý các chi tiết từ nhỏ nhất trong tất cả các event. Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.
Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:
1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:
Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.
2. Trình tự lên kế hoạch tổ chức một sự kiện
Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.
Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.
3. Tìm kiếm, học hỏi kinh nghiệm:
Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.
Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.
4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:
Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.
5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:
Khi bắt đầu công việc này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.
6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:
Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.
THỦY NGUYỄN (Theo Fabjob)
Những “bẫy” mặc cả thường gặp của khách hàng
Event Channel – Bạn kết thúc việc tổ chức sự kiện hay cung cấp thiết bị cho sự kiện với một khoản lời thật ít ỏi. Bạn cũng không hiểu sao mình lại gật đầu đồng ý với mức giá mà khách hàng đã thương lượng. Đơn giản là vì bạn đã bị “hạ gục” bởi “bẫy” mặc cả của những khách hàng giỏi việc đàm phán mua hàng.
Là nhà cung cấp (supplier) cho sự kiện hay là công ty tổ chức sự kiện (Event Agency), lẽ dĩ nhiên chúng ta mong muốn thực hiện những dự án đem về lợi nhuận cao nhất có thể, đồng thời làm cho khách hàng hài lòng và giữ chân họ. Nhưng là một khách hàng, họ cũng có nhu cầu tổ chức một sự kiện với chi phí hời nhất có thể mà chất lượng thì vẫn phải đảm bảo. Hai nhu cầu này cần phải gặp nhau ở một điểm chung nào đó, tuy nhiên nhiều lúc do non tay, hay do quá nhượng bộ, nhiều Agency và Supplier để bị khách hàng ép giá hơi quá, dẫn đến việc làm xong một Event gần như không công mà chẳng hiểu sao mình lại nhận làm.
Event Channel sẽ chỉ ra một số cách mà khách hàng thường dùng để thương lượng giá với Event Agency, Supplier và những cách có thể hóa giải chúng.
1. Sẽ còn có những lần sau
Thường gặp nhất, khách hàng sẽ nói rằng “Bên tôi năm nào cũng tổ chức vài sự kiện dạng này, sự kiện đầu coi như để gây ấn tượng với giám đốc, anh nên để giá tốt để có thể nhận về làm”. Agency, Supplier sẽ cắn răng để một mức giá bèo không thể bèo hơn, thậm chí là huề vốn để “làm quen” và “giữ mối”, nhưng họ có thể gặp một trong ba trường hợp sau:
Một là, sau sự kiện đó chẳng còn sự kiện nào nữa, chẳng qua đó là lời hứa hẹn của khách hàng để có được sản phẩm, dịch vụ giá hời mà thôi.
Hai là, đúng là có nhiều sự kiện nữa, nhưng chẳng bao giờ họ gọi đến bạn, có thể do sự kiện đầu tiên bạn làm cho họ không hài lòng, cũng có thể những sự kiện lần sau họ cảm thấy không phù hợp để cho công ty bạn tổ chức, vậy là họ gọi bên khác.
Ba là, tổ chức sự kiện đầu tiên với giá gần như huề vốn, bạn hy vọng sẽ có cơ hội nhận tiếp những sự kiện sau của họ với hy vọng sẽ lấy lợi nhuận từ những Event sau đó bù lại. Bạn không hề biết rằng mình đã xác lập cho họ một ấn tượng “dịch vụ giá rẻ”, những Event sau bạn chẳng thể nào nâng giá lên được vì khách hàng cảm thấy bị shock khi phải làm Event với giá cao hơn lần trước rất nhiều, thế là họ lại ra đi tìm kiếm một Agency, Supplier sẵn sàng làm cho họ với giá rẻ hơn. Một khách hàng đã chia sẻ: “Thông thường tôi sẽ không làm việc với một nhà cung cấp quá ba lần, vì những lần đầu họ thường để giá rẻ để mình làm với họ, nhưng sau đó quen mặt rồi họ lại nâng giá lên, vậy nên tôi đành phải tìm kiếm những nhà cung cấp thay thế”.
Thủ thế cho mình vẫn hơn, đừng để những lần sau chưa chắc chắn đó làm cho bạn phải để một mức giá rẻ như cho đối với dịch vụ của mình, cần phải lường trước là cơ hội nâng giá lên sẽ rất khó khăn. Nên xác định một mức giá sàn – giá bạn có thể làm được và đảm bảo lợi nhuận, và dưới mức đó thì hãy đàm phán lại hoặc nói không với khách hàng.
2. So sánh với các đối thủ cạnh tranh
Đây là một cách cũng rất phổ biến. Khách hàng sẽ nói: “Sao giá của anh lại cao như vậy, bên X, bên Y kia giá chỉ có…Nếu anh không giảm được thì tôi sẽ phải chuyển qua làm với họ”. Nhiều Agency, Supplier e ngại khách hàng sẽ nghỉ chơi với mình nên vội vàng giảm giá để giữ chân khách hàng dù thâm tâm họ không muốn vậy. Nhưng bạn hãy bình tĩnh lại, khách hàng còn trả giá với bạn là còn muốn làm với bạn, nếu không họ sẽ lặng lẽ làm với bên X, bên Y kia rồi.
Hãy tỏ thái độ thật bình thản: “Những bên đó có thể có giá thấp hơn, nhưng chị vui lòng xem lại dùm, thiết bị bên đó có còn mới không/thiết bị bao gồm những gì. Bên tôi đầu tư toàn lều bạt, thảm, cột sắt… còn rất mới, tuy có cao giá hơn một chút xíu nhưng sẽ tốt hơn là sử dụng cột sắt đã hoen gỉ hay thảm bạc màu cho một sự kiện trang trọng thế này”, hoặc là “Chị xem lại dùm, bên đó giá chỉ có…, nhưng khi PG làm quá giờ quy định, họ sẽ tính thêm tiền như thế nào”, “Giá âm thanh chỉ có… như của bên đó mình cũng có thể để cho chị được, nhưng cũng như bên đó, mình sẽ tính tiền thời gian set up trước một buổi, và chỉ có một kỹ thuật viên hỗ trợ, chi bằng thêm có một triệu, mọi thứ được tính trọn gói, chị rất an tâm chẳng phải lo lắng gì về chi phí phát sinh”. Nói chung là bạn cần khéo léo tôn vinh sản phẩm, dịch vụ của mình, đồng thời dấy lên mối lo ngại cho họ với dịch vụ giá rẻ hơn nhưng chất lượng, hiệu quả có thể không bằng, việc này cần tuyệt đối khéo léo, nhiều khách hàng tinh ý sẽ không cảm thấy thuyết phục nếu bạn nói xấu đối thủ không khéo.
3. Gom về một mối
“Bên kia để giá chỉ có…, nếu em làm được giá đó thì nhận làm luôn đi, chị cũng muốn gom tất cả về một mối, khỏi mất công thuê từ hai, ba đầu mối”, “Nếu em làm với giá… được thì nhận làm hết dùm chị, khỏi mất công chị kiếm chỗ khác thuê”. Câu nói này của khách hàng làm cho nhiều Agency, Supplier mát ruột vì khách hàng xem ra rất ưu ái cho mình, giao cho mình cung cấp tất cả các hạng mục của Event chứ không muốn giao cho một bên khác nữa, và họ gật đầu: “Thôi thì làm giá vậy quá thấp nhưng đổi lại mình được làm tất cả, không phải tranh giành với bên X, bên Y kia”. Nhưng hãy tỉnh táo, “chiêu bài” này chỉ tương tự như chiêu bài thứ hai thôi, khách hàng lấy đối thủ cạnh tranh ra để “hù” bạn và đánh vào tâm lý muốn nhận được sự ưu ái từ khách hàng, tốt nhất bạn không nên vội nhượng bộ.
4. Yêu cầu báo giá tổng
Điều này thường gặp ở những Agency, Supplier mới thành lập, đang cố gắng cạnh tranh bằng giá rẻ hơn các đối thủ. Họ báo giá dịch vụ của mình thật rẻ, nhất là ở những mảng mình có lợi thế. Nhưng thật phũ phàng là khách hàng cắt giảm gần hết các hạng mục trong báo giá, chỉ chọn những mảng rẻ nhất để mua, một báo giá tổ chức Event lên đến 500 triệu đồng mà cuối cùng trở thành cung cấp hạng mục với tổng giá trị 50 triệu, mà mức lời từ những mảng này lại rất thấp. Giá thì đã lỡ báo như vậy, điều chỉnh tăng lên thì khách không chịu làm nữa, còn từ chối cung cấp cho khách hàng thì cũng không tiện, đành tặc lưỡi “làm đại” với hy vọng giữ mối, lần sau biết đâu khách hàng mua nhiều thứ hơn.
Hãn hữu cũng có trường hợp, như một Agency nọ, chấp nhận tổ chức event động thổ cho một khách hàng với mức lợi nhuận thấp không tưởng vì chắc mẩm làm xong chuỗi 23 sự kiện ở các tỉnh của họ, tính theo số tổng thì mức lợi nhuận thu về cũng kha khá, hợp đồng ghi nhớ đã được ký nên không có gì phải lo. Tuy nhiên, làm xong sự kiện đầu tiên thì khách hàng… phá sản do khủng hoảng kinh tế làm việc kinh doanh không thuận lợi, Agency đành méo mặt vì làm Event gần như không công, chưa kể là phải đòi cật lực gần một năm mới được thanh toán 50% hợp đồng còn lại sau khi kết thúc Event.
Đừng nghĩ rằng sẽ báo giá từng hạng mục thật rẻ nhưng được làm cả Event thì cũng “kéo lại” một mức lợi nhuận tương đối. Để tránh rủi ro cũng rất thường gặp này, tốt nhất bạn nên tính toán sao cho dù cung cấp một hạng mục hay tất cả hạng mục, thì giá đưa ra cũng phải đảm bảo lợi nhuận cho bạn.
Nhìn chung, khi khách hàng trả giá, nguyên tắc chung là bạn không nên bớt giá vội. Và thay vì bớt giá, bạn có thể khuyến mãi cho họ thêm dưới một hình thức nào đó, chẳng hạn thuê PG thì miễn phí đồng phục, tổ chức sự kiện thì miễn phí quay phim, tâm lý khách hàng thường thích có món hời nên những khuyến mãi đi kèm cũng khiến họ quan tâm.
HẢI ANH (Kingbee Media)
- Các thể loại tiệc trong tổ chức sự kiện
- Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện
- Một số lưu ý khi bố trí không gian tiệc trong event
- Lựa chọn Agency hay Freelancer cho Event của bạn
- Các loại backdrop sử dụng trong tổ chức sự kiện
- Checklist vật dụng cần thiết để đãi tiệc
- Thuê mướn nhân sự cho một sự kiện
- Kinh nghiệm tổ chức một tiệc nướng BBQ
Mô tả công việc của một người tổ chức sự kiện
Event Channel – Một góc nhìn khác về công việc của người làm công tác tổ chức và lên kế hoạch cho sự kiện. Công việc của họ bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Tuy nhiên, dưới áp lực lớn thì đây là một công việc đầy thú vị và năng động.
Một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. những người lập kế hoạch sự kiện giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, cho đến hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến.
Sáng tạo Thông điệp
Bất kỳ sự kiện hội nghị, hay cuộc họp nào, các bước lập kế hoạch đầu tiên xoay quanh thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp – chủ đề chính của chương trình.
Kỹ năng lập Ngân sách
Cùng với chủ đề, ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.
Lựa chọn Địa điểm
Những người làm công tác tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Các nhà tổ chức phải đưa vào yêu cầu xem xét sự kiện bao gồm cả kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet khi lựa chọn một địa điểm.
Quản lý Hậu cần
Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.
Kỹ năng Báo cáo
Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.
Năng lực người tổ chức
Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.
Môi trường làm việc
Người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Họ làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,…
THU HÀ (theo http://www.ehow.com)
- Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện tại Việt Nam chưa sôi động
- Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng
- Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự kiện
- Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công
- Một số lưu ý khi bố trí không gian tiệc trong event
- Các loại backdrop sử dụng trong tổ chức sự kiện
- Checklist vật dụng cần thiết để đãi tiệc
- Lựa chọn đơn vị tổ chức cho các sự kiện truyền thông
Giải quyết một số phát sinh với khách hàng trong bản hợp đồng tổ chức sự kiện
- Kỹ năng giải quyết xung đột ở người lập kế hoạch sự kiện
- Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng
- Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến (Online Event)
- 5 bước để sự kiện thu hút người tham dự
- Quản lý tốt lịch trình trong tổ chức Event
- 8 cách để tạo chú ý khi công bố thông tin sự kiện
Quản lý tốt lịch trình trong tổ chức Event
Event Channel – Đã đến giờ diễn ra sự kiện nhưng khách khứa chỉ mới lèo tèo vài người, người làm Event không biết có nên cho bắt đầu chương trình hay không; trong một hội thảo, diễn giả nói chuyện say sưa quá làm lố thời gian mà người làm Event không biết cắt như thế nào.
Đó chỉ là hai trong số các ví dụ làm ảnh hưởng đến tiến độ theo đúng kịch bản chương trình mà người làm Event còn ít kinh nghiệm sẽ thấy khó xử lý. Tuy nhiên thực tế là những việc như vậy có thể nằm trong tầm kiểm soát của người tổ chức sự kiện.
Ngàn lẻ một lý do trễ chương trình
Event thông báo là sẽ diễn ra lúc 8h, nhưng mãi đến 8h30 cũng mới có lèo tèo vài người đến – điều này thường xuyên xảy ra như “chuyện thường ngày ở huyện”, nhất là ở Việt Nam. Luôn có những vị khách luôn đến trễ trong các sự kiện và họ gây cho bạn nhiều phiền toái: phải chờ đợi họ tới đông đủ để bắt đầu chương trình, việc đóng mở cửa, đi ra đi vào hay kéo ghế kê bàn… để tiếp đón những vị khách đến trễ gây ảnh hưởng đến không khí chung của sự kiện, nhất là trong các buổi hội thảo trang trọng.
Nhiều người làm Event thường chọn cách khắc phục là hẹn “trừ hao”. Chẳng hạn chương trình diễn ra lúc 8h30 thì họ sẽ hẹn khách từ 7h30 đến 8h để chờ họ đến trễ là vừa. Đây là hạ sách vì vô hình chung tạo ra cho người tham dự một thói quen là đến trễ nửa tiếng so với giờ hẹn của Ban tổ chức vì họ tự nhủ: “Người ta mời 8h vậy thôi chứ chắc chắn 8h30 mới bắt đầu”.
Một cách tốt hơn, đó là bạn ghi chú rõ thời gian diễn ra chương trình trong thư mời, chẳng hạn “Từ 8h00 – 8h30: Đón khách, 8h30 – 8h35: Khai mạc chương trình”. Khách sẽ hiểu rằng bạn sẽ áp dụng đúng lịch trình này nên họ sắp xếp để tới trước thời gian diễn ra chương trình. Một cách khác, đó là bạn dành khoảng 10 – 15 phút đầu chương trình cho một tiết mục trò chơi nhỏ, giao lưu, làm quen… giữa các khán giả với nhau, vừa làm nóng chương trình lại vừa “nấn ná” một cách hợp lệ để chờ đợi những người tới hơi trễ một chút.
Hãy “tập” cho người tham dự sự kiện của mình đến đúng giờ thay vì phải chạy theo họ
Trong một buổi chuyên đề định kỳ hàng tháng do chúng tôi tổ chức, ban đầu người ta đến trễ khoảng 30 đến 45 phút. Một tháng sau đó, chúng tôi bắt đầu chương trình đúng giờ quy định và dành 15 phút làm nóng đồng thời đợi những người đến hơi trễ một chút, sau nửa tiếng, chúng tôi đóng cửa khán phòng và lịch sự từ chối những người đến trễ. Về sau người tham dự được chúng tôi “rèn luyện” cho tác phong đi đúng giờ, họ chỉ xê xích khoảng 5 phút so với thời gian diễn ra chương trình, vì vậy Event của chúng tôi diễn ra đúng giờ và có tính tập trung cao.
Để không bị “lố thời gian”
Trong nghề giảng dạy, những người làm giáo viên có một thuật ngữ dùng để chỉ việc đã hết tiết học nhưng bài của tiết vẫn chưa được dạy xong là từ “cháy giáo án”. Trong tổ chức Event cũng có hiện tượng tương tự, thời gian diễn ra Event đã không kết thúc đúng hạn định, dẫn đến nhiều kết quả không hay: nhiều người lục tục ra về khi các hoạt động vẫn đang diễn ra sôi nổi, trả thêm tiền phòng cho nhà cung cấp địa điểm, trả thêm thù lao làm việc cho đội ngũ PG phải làm việc quá giờ… và quan trọng nhất là nó bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp trong kiểm soát lịch trình của người làm Event.
Để hạn chế tối đa những trường hợp “cháy giáo án” như thế này, người làm Event cần làm việc kỹ với những người liên quan như MC, diễn giả… để kiểm soát kỹ về giới hạn thời gian cho từng phần nội dung.
Phần hay nằm ngoài tầm kiểm soát nhất là phần nói chuyện của diễn giả, khách VIP. Chúng ta thường quy định cho họ một giới hạn cụ thể về thời gian phát biểu, tuy nhiên, do đôi khi cao hứng trình bày, hoặc do không tiên lượng trước thời gian trình bày một cách hợp lý, họ dễ làm cho chương trình bị lố giờ. Trong một buổi hội thảo có khoảng 5 diễn giả luân phiên trình bày các vấn đề, chỉ cần mỗi người nói chuyện lố 5 phút thì cũng đã làm cho chương trình kết thúc trễ gần nửa tiếng đồng hồ. Để hạn chế điều này, chúng ta nên cử ra một người hỗ trợ diễn giả kiểm soát thời gian nói bằng cách ra hiệu cho họ biết phần trình bày của mình sắp kết thúc. Trong rất nhiều Event, Ban tổ chức thường cho làm sẵn các bảng thông báo, trên đó ghi là 10 phút, 5 phút… và thống nhất về dấu hiệu này đối với các diễn giả. Khi có người ở cuối khán phòng đưa biển lên, diễn giả sẽ biết giới hạn thời gian còn lại dành cho mình và họ sắp xếp phần trình bày sao cho gọn gàng hơn để kết thúc đúng lịch trình.
Phần dành cho khán giả, chẳng hạn như trò chơi hay hỏi đáp cũng thường là phần khó kiểm soát về thời gian. Nhiều khán giả trình bày lòng vòng trước khi đi thẳng vào vấn đề cần đặt câu hỏi, nhiều người thì muốn đưa ra các ý kiến phản biện, tranh luận của mình… làm cho phần chương trình này bị kéo dài ngoài dự định. MC hay người điều phối cần được Ban tổ chức thống nhất trước về hướng tiếp nhận, giải quyết những câu hỏi, thắc mắc phù hợp và không phù hợp với chương trình, cách lái khán giả tập trung vào nội dung chính.
Với những sự cố như khách VIP, nghệ sĩ… không đến kịp để thực hiện các tiết mục văn nghệ hay tiết mục điểm nhấn của chương trình, người điều phối Event cần linh động đưa các tiết mục khác lên thay thế, tránh việc kéo dài chương trình gây mất thời gian. Để hạn chế điều này xảy ra, người làm Event nên đảm bảo là khách VIP, nghệ sĩ, nếu không xuất hiện từ đầu buổi thì cần phải đến trước lúc diễn ra chương trình ít nhất là 1 tiếng đồng hồ.
HOÀNG NGHIỆP
- Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng
- Giải quyết một số phát sinh với khách hàng trong bản hợp đồng tổ chức sự kiện
- Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến (Online Event)
- 5 bước để sự kiện thu hút người tham dự
- 8 cách để tạo chú ý khi công bố thông tin sự kiện
- Tổ chức event cho các sản phẩm nhạy cảm
- Những yếu tố cơ bản của lập ngân sách sự kiện
- Tổ chức động thổ, khánh thành, khởi công – những điều cần biết
- Kỹ năng xác định nhu cầu của khách hàng
Bài học vỡ lòng về tổ chức sự kiện
Event Channel – Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện
Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup, Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sản phẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ. Vậy thực sự đằng sau những sự kiện – Event hoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?
Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.
Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tùy theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,… Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu,…
Vị trí của Event trong việc xây dựng thương hiệu
Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Eventmà ta có thể dễ dàng thấy như: PR Event như các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tung sản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event như những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia… Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổ chức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, các hoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.
Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng .
Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện. Các quy trình làm Event được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ. Theo quy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager.
Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.
Nhân sự trong một Event Team
Về phía các công ty Event ở Việt Nam, chúng ta có thể nhận xét rằng mức độ chuyên nghiệp còn chưa cao cả về cách tổ chức cũng như sử dụng công nghệ, điều này được dân trong nghề nhận ra khi làm việc với các đối tác nước ngoài qua các Event mang tầm cỡ quốc tế được tổ chức tại Việt Nam như: Hoa hậu Hoàn Vũ 2008, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,… Tuy nhiên, thông qua sự học hỏi và tiếp thu các công nghệ, quy trình làm Event chuyên nghiệp từ các công ty Event nước ngoài, qua các Event lớn của thế giới tiêu biểu như: World Expo, Olympic, World Cup, các cuộc thi hoa hậu và trình diễn thời trang… thì các công ty Event của Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện mình hơn cả về trình độ lẫn mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức. Một số công ty Event Việt Nam đầu ngành có thể kể đến như: Max Communications, Galaxy, Venus, XPR, D&D, Hồng Thụy Communications, Golden Event, MO… Ngoài ra, trong lĩnh vực Event còn phải kể đến sự tham gia của các Agency nước ngoài như Pico Int”l, Ogilvy PR (thuộc O&M), Leo Activation (thuộc Leo Burnett)…. Bên cạnh quy trình chung giống nhau thì mỗi một công ty thường có “bí kíp” riêng về cách tổ chức hoạt động và sự thể hiện phong cách trong những Event cụ thể. Những “bí kíp” này cùng với trình độ, năng lực của những người quản lý Event và ekip thực hiện Event đó sẽ quyết định mức độ chuyên nghiệp của mỗi công ty và sự thành bại của Event.
Nghề Event ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên “nóng” hơn và được coi là có nhiều triển vọng. Có nhiều cách khác nhau để học làm nghề Event nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế. Lý thuyết về Marketing và nghề Event có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy về Event như VietnamMarcom, Arti Vietnam, Megalink… ; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event. Trải nghiệm thực tế về nghề Event thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty Event chuyên nghiệp. Nhưng để có thể làm Event được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bị cho mình các kiến thức cơ bản về Event bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động Event thực tế để trải nghiệm. Ngoài ra, một vài bộ phận của công ty Event còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế, dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng… Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tập hoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc.
Có thể nói, Event là một nghề tương đối là mệt nhọc và căng thẳng với áp lực công việc cao nhưng cũng phải thừa nhận rằng Event là một nghề rất năng động, đầy sáng tạo, thách thức và nhiều cơ hội cho những người trẻ tham gia. Còn bạn, nếu bạn thực sự đam mê và có định hướng trong nghề Event, bạn đã chuẩn bị hành trang gì cho mình trên con đường phía trước?
XUÂN THỦY (Bản tin MarPro số 17)
Tin liên quan:
- Event nhập môn: Các nhân sự tham gia một event
- Event nhập môn: Quy trình tổ chức một sự kiện
- Event nhập môn: Các thể loại Event
- Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện
- Các loại hình địa điểm trong tổ chức Event
- Outsourcing trong tổ chức sự kiện
- Các công cụ để truyền thông trong tổ chức sự kiện
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến (Online Event)
Event Channel – Khái niệm Event chắc hẳn không còn lạ lẫm với dân marketing. Nhưng trong thời buổi lạm phát thì việc liên tục tổ chức các hoạt động ngoài trời, activation tốn kém thì các nhãn hàng bắt đầu quan tâm hơn đến hoạt động trực tuyến. Với các công ty giải trí trực tuyến hoặc dịch vụ online thì nó dường như là 1 hoạt động được ưu tiên hàng đầu. Vậy, để 1 sự kiện online thành công, cần lưu ý những gì?
Chọn kênh/website thích hợp để triển khai
Việc này nghe có vẻ cũ nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả chương trình. Việc chọn website/kênh có target audience là một việc hết sức quan trọng. Nhưng, trong một nhóm các website có cùng đối tượng truy cập như nhau thì việc chọn được website phù hợp nhất cũng ko phải là một việc dễ dàng. Bên cạnh đó, các website cũng hay thổi phồng sự thật các con số. Cho nên, cần hết sức tỉnh táo và thận trọng. Nếu được, hay theo trực tiếp theo dõi: lượng thông tin cập nhật từ website/diễn đàn, xin các số liệu thống kê từ đơn vị thư ba (Google Analytics chẳng hạn), xem kỹ ‘time onsite’, pageview, visit…của web. Cũng lưu ý mức độ ‘active’ của diễn đàn/website. Có một số diễn đàn thành viên rất đông nhưng chủ yếu chỉ vào xem tin. Còn nội dung thì chỉ do một số admin/mod cập nhật
Các game Online thường tổ chức sự kiện online cho game thủ vào các dịp đặc biệt
Event nên đơn giản
Hẳn chúng ta, ai cũng lười đọc các thể lệ của mỗi cuộc thi. Dân online càng thế. Mỗi thể lệ dài, chi tiết thường có lợi cho đơn vị tổ chức, tránh các rủi ro. Nhưng lại hạn chế sự tham gia của thành viên. Do đó, tốt nhất, hãy phần hướng dẫn tham gia/thể lệ nên cực kỳ đơn giản, dễ hiểu và tách thành 1 phần riêng, làm nổi bật lên. Những quy định khác, ràng buộc trách nhiệm nên đưa vào phần ‘Xem thêm’, ‘Xem chi tiết’. Như vậy, user sẽ biết ngay mình phải làm như thế nào để tham gia. Và khi thực sự quan tâm, user sẽ đọc thêm phần chi tiết.
Giải thưởng nhiều, không cần lớn
Với phần đông user, cơ hội trúng thưởng thường quan trọng hơn giá trị giải thưởng. Đơn giản, phần lớn người chơi vẫn nghĩ đây là 1 thế giới ảo, nên ‘có là dzui rồi’. Và càng nhiều cơ hội trúng các giải thưởng nho nhỏ càng kích thích người chơi. 1/1.000.000 cơ hội trúng chiếc Ipad2 sẽ chẳng có ý nghĩa nhưng mỗi ngày tặng 30 chiếc ly xinh xắn cho người chơi sẽ hấp dẫn hơn nhiều.
Tận dụng tính năng chia sẻ, viral cho campaign
Hãy tận dụng các mạng xã hội để viral cho hoạt động của bạn. Và hãy tích hợp các chức năng chia sẻ, gửi tặng bạn bè nhiều nhất có thể để tận dụng user vận động bạn bè cùng tham gia. Đây là 1 hình thức rẻ nhưng hiệu quả đến bất ngờ mà có thể bạn bỏ quên
HOÀNG HẠC LAN
- Smartchess Training School phát động cuộc thi Vietnam Chess Moment trên Facebook
- Rộn ràng sinh nhật lần thứ 2 của Game Gunny
- Địa điểm làm Event: Chưa đáp ứng được nhu cầu
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)
- Trò chuyện với chuyên gia: Catering trong tổ chức Event
- Tuyển dụng trong event – hãy để ứng viên thỏa sức sáng tạo
- Bộ Event Kits – vật bất ly thân của người làm Event
- Xin giấy phép tổ chức cho event ngoài trời
- Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
- Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
- Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event
Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)
Event Channel – Tiếp theo Phần 1 và Phần 2 , Event Channel xin gửi đến các bạn những điều khoản tiếp theo cần thiết cho một hợp đồng.
12. Giới hạn Trách nhiệm
| Tiếng Anh
Limit of Liability “In no event shall either party be liable to the other or any third party in contract, tort or otherwise for incidental or consequential damages of any kind, including, without limitation, punitive or economic damages or lost profits, regardless of whether either party shall be advised, shall have other reason to know or in fact shall know of the possibility. If one party to this contract causes damages to the other party, the injured party has the right to recover the cost of the damages from the party causing the injury. Damage costs that could be recovered include direct damages, which are damages that are a direct result of what happened, like medical costs or property damage, and indirect damages. Indirect damages are those that are not directly caused by the other party but that are incurred because the party was injured. For example, if Business One manufacturers and delivers a widget with a loose flywheel to Business Two and the flywheel comes off injuring Business Two’s customer, the injury to Business Two’s customer would be direct damages resulting from Business One’s faulty widget. The damage to Business Two’s business reputation from the accident would be indirect damages to Business Two“. Tiếng Việt Giới hạn Trách nhiệm “Không có bất cứ trường hợp nào mà một bên sẽ phải chịu trách nhiệm với bên kia hay với bất cứ bên thứ ba nào trong hợp đồng, khế ước hay bất cứ phương thức nào khác cho các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm của bất cứ hình thức nào, bao gồm nhưng giới hạn, các thiệt hại kinh tế hay trừng phạt, không quan tâm tới việc bên nào có được biết, có lý do khác để biết hay trên thực tế biết về khả năng có thể xảy ra. Nếu một bên gây ra thiệt hại cho bên kia, bên chịu thiệt hại có quyền được bồi thường tất cả các chi phí cho thiệt hại từ bên gây ra thiệt hại. Các chi phí thiệt hại được bồi thường bao gồm các thiệt hại trực tiếp, vốn là những thiệt hại là kết quả trực tiếp từ những gì đã xảy ra, chẳng hạn như chi phí ý tế hay thiệt hại tài sản, và các thiệt hại gián tiếp. Thiệt hại gián tiếp là những thiệt hại không trực tiếp gây ra bởi bên kia nhưng bên bị thiệt hại vẫn phải chịu. Ví dụ, nếu bên A sản xuất và giao một sản phẩm khiếm khuyết tới bên B và sản phẩm đó gây ra thiệt hai cho các khách hàng của bên B thì những thiệt hại mà khách hàng bên B phải chịu là những thiệt hại trực tiếp từ sai sót của bên A. Còn những thiệt hại tới danh tiếng của bên B sẽ là những thiệt hại gián tiếp “. |
Điều khoản này có nghĩa rằng bên chịu thiệt hại không thể được bồi thường cho những chi phí của các thiệt hại phái sinh xuất phát từ các thiệt hại trực tiếp. Nó không có tác động lên trách nhiệm của một bên đối với các thiệt hại trực tiếp.
Các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm này có thể rất lớn, vì thế từ bỏ chúng là một cách thức để giảm thiểu rủi ro trong bản hợp đồng. Một vài hệ thống pháp luật có yêu cầu điều khoản khước từ trách nhiệm này trong hợp đồng phải thực sự rõ ràng để có thể thực thi đầy đủ. Vì lý do đó, những điều khoản này thường được có định dạng chữ hoa, bôi đậm, hay có phông chữ lớn hơn bình thường để đảm bảo khác biệt và rõ nét với các điều khoản khác của bản hợp đồng.
Một lựa chọn khác có thể là:
| Tiếng Anh
“In no event shall either party be liable for any incidental or consequential damages. Seller’s liability and buyer’s exclusive remedy for any cause of action arising in connection with this contract or the sale or use of the goods, whether based on negligence, strict liability, breach of warranty, breach of contract, or equitable principles, is expressly limited to, at seller’s option, replacement of, or repayment of the purchase prices for that portion of the goods with respect to which damages are claimed. All claims of any kind arising in connection with this contract or the sale or use of the goods shall be deemed waived unless made in writing within sixty (60) days from the date of seller’s delivery, or the date fixed for delivery in the event of nondelivery“. Limit of Liability Giới hạn Trách nhiệm “Không có bất cứ trường hợp nào mà mỗi bên phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại mang tính phát sinh thêm. Trách nhiệm của bên bán và việc bồi thường của bên mua cho bất cứ nguyên do hành động nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá, do dù trên cơ sở lơ đễnh, trách nhiệm chặt chẽ, vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay các nguyên tắc công tắc, được giới hạn rõ ràng, với sự lựa chọn của bên bán, việc thay thế, hay trả lại tiền mua hàng cho đúng số lượng hàng hoá gây ra thiệt hại. Tất cả các yêu cầu với bất cứ phương thức nào phát sinh liên quan tới bản hợp đồng hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá sẽ được xem rằng bị từ bỏ trừ khi được soạn thành văn bản trong vòng sáu mươi (60) ngày từ ngày giao của người bán, hay ngày ấn định việc giao nhận trong trường hợp không giao nhận“. |
Điều khoản này có thể được đưa vào các hợp đồng mua bán của bên bán. Nó loại bỏ các thiệt hại mang tính hậu quả thay mặt cả hai bên. Nó giới hạn trách nhiệm của bên bán cho bất cứ loại thiệt hại nào với 2 lựa chọn được liệt kê trong điều khoản, theo lựa chọn của bên bán, và nó thiệt lập một tình trạng hợp đồng về sự giới hạn cho bất cứ hành động nào phát sinh từ hợp đồng.
Đây là một khuôn mẫu để đưa ra ràng buộc trong bản hợp đồng, theo đó sẽ giảm thiểu khả năng các đề nghị hay khiếu nại phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn rất có thể là đối tượng chịu các khiếu nại khác nhau (trong trường hợp là người bán) thì điều khoản này là lợi thế rõ nét. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể là đối tượng đưa ra các khiếu nại (trong điều khoản này là người mua) thì nội dung điều khoản sẽ thể hiện sự nhượng bộ quan trọng bởi vì hầu hết các hệ thống pháp luật cho phép một khiếu nại hợp đồng được thực hiện tối thiểu trong vòng 2 năm kể từ ngày phát sinh sự kiện khiếu nại.
13. Thông báo
| Tiếng Anh
Notices
Thông báo “Tất cả các thông báo sẽ đều được lập thành văn bản và sẽ được gửi tận nơi qua hệ thống bưu điện, thư bảo đảm hay các dịch vụ chuyển phát nhanh khác. Bất cứ thông báo nào phải được gửi tới các bên đại địa chỉ riêng được đưa ra dưới các chữ ký hay tới những địa chỉ khác sẽ được thông báo cụ thể bằng văn bản bởi một bên theo các yêu cầu của điều khoản này. Ngày mà thông báo được xem như ngày được soạn ra sẽ là ngày gửi, khi được gửi một cách cá nhân; hay ngày trên xác nhận văn bản người nhận nếu được gửi có bảo đảm“. |
Các hợp đồng thường yêu cầu một bên đưa ra thông báo tới bên kia trong trường hợp một bên cho rằng có sự vi phạm hợp đồng, khi chấm dứt hợp đồng hay trong các trường hợp khác được liệt kê cụ thể.
Điều khoản này đặt ra các yêu cầu về cách thức và thời điểm thông báo nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông báo đó. Nó giải thích rằng một thông báo có hiệu lực cần được làm thành văn bản và được gửi tới một địa chỉ được chỉ định.
Nó cũng xác định thời điểm một thông báo được xem là đã nhận – vốn rất quan trọng nếu sẽ có nhiều thời điểm khác nhau liên quan tới việc nhận một thông báo. Đặc biệt là khi một bên của bản hợp đồng phải thanh toán trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được thông báo thanh toán còn bằng không hợp đồng sẽ chấm dứt.
Nếu bản hợp đồng thiếu vắng điều khoản này, tranh chấp có thể phát sinh liên quan tới thông báo đã được gửi chưa (”Ông A nói với bạn rằng việc thanh toán diễn ra muộn”), hay nó đã được nhận chưa (”Bạn gửi nó tới nhà kho, chứ không phải văn phòng của doanh nghiệp chúng tôi”), và khi nào một thông báo được chính thức nhận.
Với điều khoản này, một ngày hay một thời điểm cụ thể sẽ dễ dàng được xác định hay tính toán nhằm làm rõ trách nhiệm của các bên. Việc đưa vào một địa chỉ mà thông báo phải được gửi tới sẽ rất thích hợp để bảo đảm rằng chúng được nhận tại nơi mà doanh nghiệp bạn có thể phản hồi tốt nhất và nhanh nhất.
14. Mối quan hệ giữa các bên
| Tiếng Anh
Relationship of the Parties “The relationship of the parties under this agreement is that of an independent contractor and the company hiring the contractor. In all matters relating to this agreement each party hereto shall be solely responsible for the acts of its employees and agents, and employees or agents of one party shall not be considered employees or agents of the other party. Except as otherwise provided herein, no party shall have any right, power, or authority to create any obligation, express or implied, on behalf of any other party. Nothing in this agreement is intended to create or constitute a joint venture, partnership, agency, trust, or other association of any kind between the parties or persons referred to herein“. Tiếng Việt Mối quan hệ giữa các bên “Mối quan hệ giữa các bên theo hợp đồng này mang tính độc lập. Trong tất cả các vấn đề phát sinh liên quan tới hợp đồng này, mỗi bên theo đây sẽ tự chịu trách nhiệm cho các hành động của các nhân viên và đại lý của mình, và các nhân viên hay đại lý của một bên sẽ không được xem là các nhân viên hay đại lý của bên kia. Ngoại trừ những nôi dung tại điều khoản này, không bên nào có bất cứ quyền hạn, thẩm quyền, hay tư cách để tạo ra bất cứ nghĩa vụ nào, thể hiện hay ám chỉ, thay mặt bên kia. Không nội dung nào trong bản hợp đồng này có ý định tạo ra hay thiết lập một liên doanh, hợp danh, đại lý, uỷ thác hay các sự cộng tác khác dưới bất cứ phương thức nào giữa các bên hay những người được đề cập ở đây“. |
Điều khoản này xác định mối quan hệ giữa các bên tham gia hợp đồng. Một vài sự hợp tác kinh doanh tạo ra quyền hạn pháp lý cho một bên ràng buộc bên kia đối với các bản hợp đồng và các nghĩa vụ khác. Một vài mối quan hệ tạo ra khả năng của các trách nhiệm liên quan tới nhân viên cho nhân viên của các công ty khác.
Các toà án đôi lúc sẽ xác định rằng một liên doanh, hợp danh, uỷ thác, đại lý hay các sự công tác khác hiện hữu mặc dù các bên không có ý định đó. Những kiểu mối quan hệ này đồng nghĩa rằng một bên có thể có phải chịu các trách nhiệm thay mặt bên kia, hay hành động khác thay mặt bên kia.
Để tránh khả năng này có thể xảy ra việc một trong các mối quan hệ như trên bị nhìn nhận là hiện hữu mặc dù các bên không chủ đích, điều khoản này cần được đưa vào bản hợp đồng.
15. Hiệu lực từng phần
| Tiếng Anh Severability “If any provision of this agreement shall be declared by any court of competent jurisdiction to be illegal, void, or unenforceable, the other provisions shall not be affected but shall remain in full force and effect. If the non-solicitation or non-competition provisions are found to be unreasonable or invalid, these restrictions shall be enforced to the maximum extent valid and enforceable“. Tiếng Việt Hiệu lực từng phần “Nếu bất cứ điều khoản này của bản hợp đồng này được bất cứ toà án có thẩm quyền nào tuyên bố vô hiệu, những điều khoản còn lại không bị ảnh hưởng và vẫn giữ nguyên hiệu lực thực hiện đầy đủ. Nếu các điều khoản về không cạnh tranh và không gạ gẫm được thấy rằng không hợp lý và bị vô hiệu, những hạn chế này vẫn được thực thi với phạm vi hiệu lực và giá trị cao nhất theo đúng quy định pháp luật“. |
Khi có sự thay đổi pháp luật và một điều khoản trong bản hợp đồng trở nên không thể thực thi hay thậm chí vô hiệu, toàn bộ hợp đồng rất có thể vô hiệu theo bởi vì nó chứa đựng điều khoản trái luật hay không thể thực thi.
Và một điều khoản như thế này sẽ cho phép toà án đơn giản chỉ xoá đi một điều khoản và để cho các điều khoản còn lại của hợp đồng giữ nguyên giá trị. Cho dù pháp luật quy định đây là một trách nhiệm của toà án, song việc đưa điều khoản này vào vẫn rất có ích trong trường hợp toà án cho phép tập trung duy nhất vào một điều khoản vi phạm.
Bên cạnh đó, khi mà bản hợp đồng có điều khoản khác về không cạnh tranh hay không gạ gẫm, điều khoản này sẽ cho phép toà án giải thích các điều khoản đó tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.
Ví dụ, một điều khoản không cạnh tranh có thể giải thích rằng một chủ sở hữu trước đây của một doanh nghiệp không được tiến hành một hoạt động kinh doanh tương tự trong phạm vi 50 dặm kế từ địa điểm kinh doanh cũ. Nếu pháp luật giới hạn phạm vi này chỉ là 10 dặm hay 20 dặm là tối đa thì điều khoản hiệu lực từng phần này sẽ không loại bỏ tính hiệu lực của điều khoản không cạnh tranh mà cho phép toà án có thể áp dụng phạm vị 10 dặm hay 20 dặm theo đúng quy định pháp luật, chứ không phải 50 dặm như trong bản hợp đồng.
16. Kế thừa và Chuyển giao
| Tiếng Anh
Successors and Assigns “This agreement shall be binding on and inure to the benefit of the parties hereto and their respective heirs, legal or personal representatives, successors, and assigns“. Tiếng Việt Kế thừa và Chuyển giao “Hợp đồng này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo hợp đồng và những người thừa kế, những người đại diện pháp lý hay đại diện theo uỷ quyền, những người kế thừa hay nhận chuyển giao“. |
Thông thường các bản hợp đồng chỉ ràng buộc các bên tham gia và ký kết hợp đồng. Thậm chí cả khi họ được kế thừa/chuyển giao từ một bên của hợp đồng sang một bên mới, việc kế thừa/chuyển giao là một hợp đồng giữa người chuyển giao và người nhận chuyển giao, và không yêu cầu bên đã chuyển giao hay bên nhận chuyển giao tiếp tục có trách nhiệm với hợp đồng. Điều quan trọng luôn là yêu cầu bên nhận kế thừa/chuyển giao tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của hợp đồng này.
Còn nhiều trường hợp khác dẫn tới việc một bên của hợp đồng có thể thay đổi, chẳng hạn như doanh nghiệp bị bán hay chủ sở hữu doanh nghiệp qua đời. Trong những trường hợp này, nếu không có điều khoản về kế thừa/chuyển giao, bản hợp đồng có thể không ràng buộc các bên mới hay bên kế thừa. Nếu doanh nghiệp bạn muốn bắt buộc các bên của hợp đồng này thực hiện trọn vẹn toàn bộ thời hạn của hợp đồng, điều khoản này sẽ cần được đưa vào.
(Theo BWPortal.com)
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện
- 30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết
- Kinh nghiệm sáng tạo ý tưởng cho Event
- Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
- Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
Xin giấy phép tổ chức cho event ngoài trời
Event Channel – Hàng ngày có hàng trăm event lớn nhỏ tổ chức ở ngoài trời, nhưng trong các event đó có bao nhiêu event được cấp phép? Việc xin giấy phép cho event, đặc biệt là event ngoài trời luôn là việc mà các eventer cảm thấy “ngán” nhất trong mọi công đoạn của một event. Event Channel xin chia sẻ cho các bạn một isố kinh nghiệm về xin giấy phép cho event ở ngoài trời.
Các hoạt động tổ chức ngoài trời bao gồm: Event, activation và treo banner. Tuy nhiên, trong việc xin giấy phép thì thường khó phân biệt giữa một event và một hoạt động activation nên tạm xếp là hoạt động ngoài trời.
Các hoạt động ngoài trời tụ tập đông người cần phải có giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền
Xin giấy phép cho hoạt động ngoài trời
Hoạt động ngoài trời rất đa dạng, có thể là một roadshow, phát sampling, ngày hội, khai trương, giới thiệu sản phẩm, chương trình khuyến mãi. Như trong bài chia sẻ về Kinh nghiệm tổ chức roadshow, hoạt động này thường không được cấp phép chính thức. Còn đối với các hoạt động như giới thiệu sản phẩm hay chương trình khai trương – thường ở các trung tâm bán hàng điện máy tổ chức các hoạt động ngoài trời để kích cầu thì có các hoạt động như ca hát, nhảy múa, mini game,…
Cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp giấy phép cho các hoạt động ngoài trời là Sở Văn hóa thể thao và du lịch.Chương trình càng có nhiều hoạt động thì càng khó xin cấp giấy phép, và phải báo cáo với nhiều cơ quan có thẩm quyền.
Một chương trình tổ chức ngoài trời theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:
– Công văn xin phép tổ chức
– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức
– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện
– Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm)
– Kịch bản chương trình
– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm
Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:
– Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật
– Lời bài hát
– Nội dung phúc khảo
– Công văn xin phép tổ chức: Nội dung là gửi đến những cơ quan có thẩm quyền, thông báo ngày tháng và địa điểm sẽ thực hiện chương trình, có tên chương trình và đơn vị tổ chức, đơn vị thực hiện, thời lượng chương trình (nếu làm trong nhiều ngày).
– Giấy phép đăng ký kinh doanh: nếu bạn làm cho một nhãn hàng nào đó thì đó là đơn vị tổ chức, còn bạn là đơn vị thực hiện, cần cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện và đơn vị tổ chức.
– Giấy phép chứng nhận xuất xứ sản phẩm: là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, giới thiệu
– Kịch bản chương trình: là agenda của chương trình, từ mấy giờ đến mấy giờ là hoạt động gì….Các bạn nên cố gắng đơn giản hóa chương trình để không phải phúc khảo chương trình. Một hoạt động ngoài trời sẽ không thu hút người đi đường với những ca sĩ không nổi tiếng, vì vậy, thay vì bỏ vào các tiết mục ca nhạc để rồi phải làm việc với cục tác quyền, sau đó phải gửi lời bài hát qua Sở văn hóa thể thao và du lịch duyệt thì bạn nên thay bằng những hoạt động hoạt náo hoặc nhảy múa sẽ mang lại sự chú ý nhiều hơn và bạn chỉ phải xin phép cho hoạt động “hoạt náo” này.
Ngoài ra, bạn còn phải có công văn thông báo lên phường và quận nơi diễn ra hoạt động. Thường thì những hoạt động nhỏ cũng không cần thiết phải làm việc này, nhưng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, tốt nhất bạn nên có một thông báo đến những cơ quan trên.
– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm: là hợp động giữa đơn vị thực hiện và địa điểm nơi diễn ra sự kiện.
– Lời bài hát: nếu chương trình của bạn có tiết mục ca nhạc thì bạn phải có lời bài hát và mang sang Cục tác quyền để xin giấy phép, sau đó Sở Văn hóa thể thao và du lịch sẽ duyệt và phúc khảo nếu thấy cần thiết.
Để hiểu rõ thủ tục và tránh sai sót phải mất thời gian chạy lên chạy xuống, các bạn nên lên tận Sở Văn hóa thể thao và du lịch để hỏi thật chi tiết và trình bày chương trình một cách rõ ràng, đơn giản, tránh các hoạt động rắc rối phải giải trình nhiều.
Hiện nay, các hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời bị quản lý khá chặt chẽ vì yếu tố văn hóa, nên khi xin giấy phép nên làm “nhẹ” chương trình và có một quan hệ tốt với địa điểm nơi diễn ra hoạt động cũng như với chính quyền sở tại.
Các hoạt động nhảy mùa như thế này không cần phải phúc khảo
Xin giấy phép treo bandrol
Việc treo banner dọc ngoài đường quảng cáo thương mại tại Việt Nam bây giờ đã bị cấm, tuy nhiên banner tuyên truyền thì vẫn được chấp nhận, ví dụ tuyên truyền giao thông, môi trường và đơn vị tài trợ sẽ được đặt logo ở 1/3 diện tích banner.
Khi in banner, bạn phản in một dòng nhỏ ở dưới góc là theo giấy phép số bao nhiêu, ngày tháng treo,… nếu không muốn bị gỡ xuống. Nếu không thể chờ đến lúc lấy giấy phép xong mới đi in được thì bạn cứ in sẵn rồi để trống ở những vị trí ngày tháng và số giấy phép rồi ghi bổ sung sau cũng được.
Cần lưu ý là nên tránh các tuyến đường chính hoặc các tuyến đường có đặt các cơ quan chính trị, vì những tuyến đường nhạy cảm này thường thì banner của bạn sẽ bị gỡ xuống sớm, làm mất thời gian và công sức.
Để treo banner, theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:
– Giấy phép kinh doanh của công ty (bản photo đóng dấu)
– Giấy phép kinh doanh của cty khách hàng (nếu bạn thực hiện cho khách hàng)
– Hợp đồng ký giữa agency với khách hàng và giấy uỷ quyền việc quảng cáo ngoài trời.
– Công văn xin cấp phép quảng cáo ngoài trời, trong đó có liệt kê rõ vị trí treo.
– Bản in mẫu maquette banner định treo (có ghi tên đơn vị tổ chức và chỗ ghi số giấy phép)
Một mẫu maquette banner ngoài trời
Vì hoạt động ngoài trời bị quản lý rất khó khăn, nên các bạn phải làm đúng thủ tục và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để tránh chương trình đang diễn ra thì bị cơ quan chức năng yêu cầu dừng lại hoặc phạt tiền cùng nhiều vấn đề phát sinh khác.
Đón xem: Giấy phép trong tổ chức các hoạt động thể dục thể thao
BREE NGUYỄN (Event Freelancer)
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Bộ Event Kits – vật bất ly thân của người làm Event
- Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
- Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
- Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event
- Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện
- 5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện
Event Channel 