Archive
Kỹ năng tạo lòng tin với khách hàng khi lập kế hoạch sự kiện
Event Channel – Khi tiếp xúc với khách hàng mới, người làm sự kiện – đặc biệt là những người lập kế hoạch cho sự kiện phải có những kỹ năng làm việc để tạo lòng tin cho khách hàng, nhằm khiến họ hoàn toàn yên tâm khi ủy thác cho các bạn thực hiện sự kiện của mình. Làm sao để vừa thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng, vừa đáp ứng được ngân sách của họ và thực hiện được các sự kiện?
Có một số biện pháp bạn có thể làm để đạt được lòng tin của khách hàng trong quá trình gặp và làm việc với họ để lấy được hợp đồng.
Ký hợp đồng
Ký kết hợp đồng với khách hàng của bạn là bước đầu tiên bạn có thể làm để đạt được lòng tin của khách hàng. Đối với khách hàng của bạn, hợp đồng là một văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm dịch vụ và chi phí của bạn. Đối với bạn, hợp đồng là một cam kết của khách hàng phải trả tiền cho dịch vụ của bạn. Tiền đặt cọc thường được thanh toán thực hiện khi cả hai bên ký hợp đồng. Tiền đặt cọc có thể là một khoản tiền hoặc tỷ lệ phần trăm của tổng số dịch vụ.
Đề cập đến kinh nghiệm trước đây
Có thể bạn không có kinh nghiệm với một sự kiện có tầm vóc như sự kiện lần này của khách hàng, nhưng hãy để cho họ biết bạn đã từng thực hiện một sự kiện tương tự như vậy trước đây bằng cách kể ra các công việc thực tế mà bạn trải qua khi làm sự kiện đó.
Trong trường hợp bạn vẫn e ngại khách hàng không tin tưởng, hãy mời thêm cộng sự của bạn (cùng công ty hoặc freelancer) đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức những sự kiện có quy mô lớn. Trong cuộc họp với khách hàng, hãy để họ trình bày những chi tiết của chương trình, nếu phía khách hàng có chất vấn gì thì họ cũng thay mặt bạn giải quyết những câu hỏi đó. Việc này khiến khách hàng tin tưởng bạn hơn, vì không những các bạn đã có kinh nghiệm mà còn có sự thống nhất, liên kết trong công việc.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực
Sử dụng ngôn ngữ tích cực là một cách tuyệt vời để đạt được sự tin tưởng của khách hàng. Với ngôn ngữ tích cực đến tư duy tích cực từ khách hàng của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể lập kế hoạch một sự kiện lớn, sau đó khách hàng của bạn sẽ nghĩ như vậy. Sau đây là một danh sách các từ và cụm từ xây dựng lòng tin vào bản thân và khách hàng của bạn.
“Chắc chắn”
“Tất nhiên”
“Có cùng suy nghĩ”
“Tôi rất vui để (làm việc A, B)”
“Sẵn lòng”, “sẵn sàng”
Nếu bạn đang do dự về một chi tiết yêu cầu và không biết sẽ thực hiện được hay không, nhưng đảm bảo khách hàng của bạn, bạn sẽ để cho họ biết chắc chắn là một cách này hay cách khác. Ví dụ khách hàng muốn thuê một vài xe cứu hỏa để làm mô hình thực tế cho chương trình, bạn có thể nói với họ “Tôi sẵn lòng kiểm tra lại việc này để xem nó có thay đổi gì so với trước đây không?” – Tức là trước đây việc này khả thi nhưng thời điểm này thì có thể có sự thay đổi và bạn sẵn sàng kiểm tra để hồi đáp cho khách hàng.
Ngôn ngữ tích cực không phải là một công cụ để đánh lừa khách, nên sử dụng nó kết hợp với sự trung thực. Ngôn ngữ tích cực là để trấn an khách hàng, sau đó, bạn có thể cùng với khách hàng điều chỉnh những yêu cầu không thể thực hiện sau khi đã xem xét và thử tìm cách đáp ứng.
PEMIU
- Những “bẫy” mặc cả thường gặp của khách hàng
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện
- Kiến thức về nguồn gốc và ý nghĩa Lễ Động Thổ
- Các loại máy tạo hiệu ứng trên sân khấu trong tổ chức sự kiện
- Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện
- Bí quyết tìm kiếm ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện
Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện
Event Channel – Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hay tham khảo một vài trường hợp rắc rối thường gặp và phương án giải quyết phù hợp.
Khách mời quá ít so với dự kiến
Gần đến giờ sự kiện bắt đầu nhưng lượng khách mời vẫn chưa được phân nửa, khách hàng và những người tổ chức lo lắng sốt vó lên. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.
Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.
Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách hàng của bạn và huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho khách mời để nhắc nhở họ.
Khách mời quá đông so với dự kiến
Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải giải quyết. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 5000 người nhưng có đến 7000 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 2000 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh nào thêm nữa về không gian, thức ăn, đồ uống? Có lẽ lúc này việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào. Nếu như trong sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Với thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.
Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn. Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc thông báo,…
Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc
Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng. Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.
Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ
Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.
Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.
Thức ăn không đủ phục vụ
Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời phải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý. Vì những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước.
Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không, bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ.
Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách mời càng tốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.
Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời
Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang bị đội ngũ bảo vệ hùng hậu phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. Đối với các mâu thuẫn hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tâm kiểm soát, tốt nhất bạn nên gọi cho cảnh sát đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa đểm hỗ trợ để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
NGỌC HIỀN
Những “bẫy” mặc cả thường gặp của khách hàng
Event Channel – Bạn kết thúc việc tổ chức sự kiện hay cung cấp thiết bị cho sự kiện với một khoản lời thật ít ỏi. Bạn cũng không hiểu sao mình lại gật đầu đồng ý với mức giá mà khách hàng đã thương lượng. Đơn giản là vì bạn đã bị “hạ gục” bởi “bẫy” mặc cả của những khách hàng giỏi việc đàm phán mua hàng.
Là nhà cung cấp (supplier) cho sự kiện hay là công ty tổ chức sự kiện (Event Agency), lẽ dĩ nhiên chúng ta mong muốn thực hiện những dự án đem về lợi nhuận cao nhất có thể, đồng thời làm cho khách hàng hài lòng và giữ chân họ. Nhưng là một khách hàng, họ cũng có nhu cầu tổ chức một sự kiện với chi phí hời nhất có thể mà chất lượng thì vẫn phải đảm bảo. Hai nhu cầu này cần phải gặp nhau ở một điểm chung nào đó, tuy nhiên nhiều lúc do non tay, hay do quá nhượng bộ, nhiều Agency và Supplier để bị khách hàng ép giá hơi quá, dẫn đến việc làm xong một Event gần như không công mà chẳng hiểu sao mình lại nhận làm.
Event Channel sẽ chỉ ra một số cách mà khách hàng thường dùng để thương lượng giá với Event Agency, Supplier và những cách có thể hóa giải chúng.
1. Sẽ còn có những lần sau
Thường gặp nhất, khách hàng sẽ nói rằng “Bên tôi năm nào cũng tổ chức vài sự kiện dạng này, sự kiện đầu coi như để gây ấn tượng với giám đốc, anh nên để giá tốt để có thể nhận về làm”. Agency, Supplier sẽ cắn răng để một mức giá bèo không thể bèo hơn, thậm chí là huề vốn để “làm quen” và “giữ mối”, nhưng họ có thể gặp một trong ba trường hợp sau:
Một là, sau sự kiện đó chẳng còn sự kiện nào nữa, chẳng qua đó là lời hứa hẹn của khách hàng để có được sản phẩm, dịch vụ giá hời mà thôi.
Hai là, đúng là có nhiều sự kiện nữa, nhưng chẳng bao giờ họ gọi đến bạn, có thể do sự kiện đầu tiên bạn làm cho họ không hài lòng, cũng có thể những sự kiện lần sau họ cảm thấy không phù hợp để cho công ty bạn tổ chức, vậy là họ gọi bên khác.
Ba là, tổ chức sự kiện đầu tiên với giá gần như huề vốn, bạn hy vọng sẽ có cơ hội nhận tiếp những sự kiện sau của họ với hy vọng sẽ lấy lợi nhuận từ những Event sau đó bù lại. Bạn không hề biết rằng mình đã xác lập cho họ một ấn tượng “dịch vụ giá rẻ”, những Event sau bạn chẳng thể nào nâng giá lên được vì khách hàng cảm thấy bị shock khi phải làm Event với giá cao hơn lần trước rất nhiều, thế là họ lại ra đi tìm kiếm một Agency, Supplier sẵn sàng làm cho họ với giá rẻ hơn. Một khách hàng đã chia sẻ: “Thông thường tôi sẽ không làm việc với một nhà cung cấp quá ba lần, vì những lần đầu họ thường để giá rẻ để mình làm với họ, nhưng sau đó quen mặt rồi họ lại nâng giá lên, vậy nên tôi đành phải tìm kiếm những nhà cung cấp thay thế”.
Thủ thế cho mình vẫn hơn, đừng để những lần sau chưa chắc chắn đó làm cho bạn phải để một mức giá rẻ như cho đối với dịch vụ của mình, cần phải lường trước là cơ hội nâng giá lên sẽ rất khó khăn. Nên xác định một mức giá sàn – giá bạn có thể làm được và đảm bảo lợi nhuận, và dưới mức đó thì hãy đàm phán lại hoặc nói không với khách hàng.
2. So sánh với các đối thủ cạnh tranh
Đây là một cách cũng rất phổ biến. Khách hàng sẽ nói: “Sao giá của anh lại cao như vậy, bên X, bên Y kia giá chỉ có…Nếu anh không giảm được thì tôi sẽ phải chuyển qua làm với họ”. Nhiều Agency, Supplier e ngại khách hàng sẽ nghỉ chơi với mình nên vội vàng giảm giá để giữ chân khách hàng dù thâm tâm họ không muốn vậy. Nhưng bạn hãy bình tĩnh lại, khách hàng còn trả giá với bạn là còn muốn làm với bạn, nếu không họ sẽ lặng lẽ làm với bên X, bên Y kia rồi.
Hãy tỏ thái độ thật bình thản: “Những bên đó có thể có giá thấp hơn, nhưng chị vui lòng xem lại dùm, thiết bị bên đó có còn mới không/thiết bị bao gồm những gì. Bên tôi đầu tư toàn lều bạt, thảm, cột sắt… còn rất mới, tuy có cao giá hơn một chút xíu nhưng sẽ tốt hơn là sử dụng cột sắt đã hoen gỉ hay thảm bạc màu cho một sự kiện trang trọng thế này”, hoặc là “Chị xem lại dùm, bên đó giá chỉ có…, nhưng khi PG làm quá giờ quy định, họ sẽ tính thêm tiền như thế nào”, “Giá âm thanh chỉ có… như của bên đó mình cũng có thể để cho chị được, nhưng cũng như bên đó, mình sẽ tính tiền thời gian set up trước một buổi, và chỉ có một kỹ thuật viên hỗ trợ, chi bằng thêm có một triệu, mọi thứ được tính trọn gói, chị rất an tâm chẳng phải lo lắng gì về chi phí phát sinh”. Nói chung là bạn cần khéo léo tôn vinh sản phẩm, dịch vụ của mình, đồng thời dấy lên mối lo ngại cho họ với dịch vụ giá rẻ hơn nhưng chất lượng, hiệu quả có thể không bằng, việc này cần tuyệt đối khéo léo, nhiều khách hàng tinh ý sẽ không cảm thấy thuyết phục nếu bạn nói xấu đối thủ không khéo.
3. Gom về một mối
“Bên kia để giá chỉ có…, nếu em làm được giá đó thì nhận làm luôn đi, chị cũng muốn gom tất cả về một mối, khỏi mất công thuê từ hai, ba đầu mối”, “Nếu em làm với giá… được thì nhận làm hết dùm chị, khỏi mất công chị kiếm chỗ khác thuê”. Câu nói này của khách hàng làm cho nhiều Agency, Supplier mát ruột vì khách hàng xem ra rất ưu ái cho mình, giao cho mình cung cấp tất cả các hạng mục của Event chứ không muốn giao cho một bên khác nữa, và họ gật đầu: “Thôi thì làm giá vậy quá thấp nhưng đổi lại mình được làm tất cả, không phải tranh giành với bên X, bên Y kia”. Nhưng hãy tỉnh táo, “chiêu bài” này chỉ tương tự như chiêu bài thứ hai thôi, khách hàng lấy đối thủ cạnh tranh ra để “hù” bạn và đánh vào tâm lý muốn nhận được sự ưu ái từ khách hàng, tốt nhất bạn không nên vội nhượng bộ.
4. Yêu cầu báo giá tổng
Điều này thường gặp ở những Agency, Supplier mới thành lập, đang cố gắng cạnh tranh bằng giá rẻ hơn các đối thủ. Họ báo giá dịch vụ của mình thật rẻ, nhất là ở những mảng mình có lợi thế. Nhưng thật phũ phàng là khách hàng cắt giảm gần hết các hạng mục trong báo giá, chỉ chọn những mảng rẻ nhất để mua, một báo giá tổ chức Event lên đến 500 triệu đồng mà cuối cùng trở thành cung cấp hạng mục với tổng giá trị 50 triệu, mà mức lời từ những mảng này lại rất thấp. Giá thì đã lỡ báo như vậy, điều chỉnh tăng lên thì khách không chịu làm nữa, còn từ chối cung cấp cho khách hàng thì cũng không tiện, đành tặc lưỡi “làm đại” với hy vọng giữ mối, lần sau biết đâu khách hàng mua nhiều thứ hơn.
Hãn hữu cũng có trường hợp, như một Agency nọ, chấp nhận tổ chức event động thổ cho một khách hàng với mức lợi nhuận thấp không tưởng vì chắc mẩm làm xong chuỗi 23 sự kiện ở các tỉnh của họ, tính theo số tổng thì mức lợi nhuận thu về cũng kha khá, hợp đồng ghi nhớ đã được ký nên không có gì phải lo. Tuy nhiên, làm xong sự kiện đầu tiên thì khách hàng… phá sản do khủng hoảng kinh tế làm việc kinh doanh không thuận lợi, Agency đành méo mặt vì làm Event gần như không công, chưa kể là phải đòi cật lực gần một năm mới được thanh toán 50% hợp đồng còn lại sau khi kết thúc Event.
Đừng nghĩ rằng sẽ báo giá từng hạng mục thật rẻ nhưng được làm cả Event thì cũng “kéo lại” một mức lợi nhuận tương đối. Để tránh rủi ro cũng rất thường gặp này, tốt nhất bạn nên tính toán sao cho dù cung cấp một hạng mục hay tất cả hạng mục, thì giá đưa ra cũng phải đảm bảo lợi nhuận cho bạn.
Nhìn chung, khi khách hàng trả giá, nguyên tắc chung là bạn không nên bớt giá vội. Và thay vì bớt giá, bạn có thể khuyến mãi cho họ thêm dưới một hình thức nào đó, chẳng hạn thuê PG thì miễn phí đồng phục, tổ chức sự kiện thì miễn phí quay phim, tâm lý khách hàng thường thích có món hời nên những khuyến mãi đi kèm cũng khiến họ quan tâm.
HẢI ANH (Kingbee Media)
- Các thể loại tiệc trong tổ chức sự kiện
- Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện
- Một số lưu ý khi bố trí không gian tiệc trong event
- Lựa chọn Agency hay Freelancer cho Event của bạn
- Các loại backdrop sử dụng trong tổ chức sự kiện
- Checklist vật dụng cần thiết để đãi tiệc
- Thuê mướn nhân sự cho một sự kiện
- Kinh nghiệm tổ chức một tiệc nướng BBQ
Một số rắc rối thường gặp với khách hàng trong quá trình làm event
Event Channel – Không có một event nào từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mà thuận buồm xuôi gió, không gặp bất cứ rắc rối. Ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị đã có những rắc rối phát sinh, nếu như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra event. Những rắc rối nào thường gặp và phương án giải quyết ra sao? Cùng Event Channel tham khảo một vài cách giải quyết rắc rối với khách hàng.
1. Thay đổi địa điểm
Đây là rắc rối thường gặp nhất trong các event, có nhiều event thay đổi địa đến sát ngày tổ chức. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì sẽ không thể do đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.
Có một lần, sau khi khách hàng đã chắc chắn về thời gian và địa điểm, người viết đi khảo sát địa điểm và confirm về thời gian và mọi công tác tổ chức với phía khách sạn tại một tỉnh miến Trung, được khách sạn ưu đãi mời ở lại và đón tiếp rất chu đáo trong suốt thời gian khảo sát. Đến lúc về, khách hàng bỗng thay đổi ý kiến, chọn 1 khách sạn khác để tổ chức, thuyết phục bằng mọi giá cũng không được, người viết đành phải làm việc với bên khách sạn mình đã khảo sát và nhờ họ bán 150 phòng đã block (giữ phòng) cho mình. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty và mất rất nhiều thời gian, công sức của những người thực hiện. Vì vậy, làm việc với khách hàng nên rõ ràng và kĩ trong vấn đề địa điểm.
Thay đổi thời gian cũng là một trong các rắc rối thường gặp nhất, nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.
3. Làm việc với nhiều đầu mối
Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 10001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5,6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Bạn thử tưởng tượng, bạn sẽ phải nhớ rằng địa điểm thì bạn sẽ phải làm việc với ai bên bạn và người nào phía khách hàng, F&B bạn lại phải làm việc với một nhân sự khác và khách mời thì lại do một người khác phụ trách. Đối với những khách hàng như thế này, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu “chín người mười ý” là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.
4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc
Sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến bạn chậm trễ các tiến độ với suppliers dễ dẫn đến chậm trễ công việc. Phương án là nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn (như là giám đốc – người chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo của bạn đồng ý xúc tiến các công việc trước thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.
5. Chậm trễ trong thanh toán
Thanh toán sau chương trình cũng là một vấn đề khiến nhiều người làm event đau đầu. Khi event đã thực hiện xong, khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu bạn hối thức khách hàng thanh toán và các suppliers đòi nợ các khoản khiến bạn không biết phải làm sao. Trường hợp này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán bên phía bạn hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các suppliers. Các kế toán có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ hơn.
6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình
Thông thường, những event đã được giao cho agency thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách hàng quá kĩ tình thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event. Trong một event mà người viết thực hiện, các khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng Ban tổ chức, khi đó, người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải thích rõ rằng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ, sau đó họ cũng rất vui vẻ đồng ý điều này.
NGUYÊN PHẠM
Event Channel 