Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện

Event Channel – Khi khách hàng đột ngột hủy đơn hàng tổ chức sự kiện, thì việc định giá cho những tổn thất thực tế đối với các đơn vị tổ chức là vấn đề không hề đơn giản. Chính vì lí do đó, hầu hết các bản hợp đồng sự kiện đều sử dụng điều khoản “bồi thường thiệt hại định trước”, thống nhất đưa ra những mức thiệt hại nếu khách hàng hủy hợp đồng.

Lượng bồi thường thiệt hại định trước có thể là một khoản bất kì nào đó không có quy định, nó được thỏa thuận giữa các bên để đưa ra và tất nhiên phải được pháp luật xem là một hình phạt thỏa đáng. Khoản bồi thường này không vượt quá những thua lỗ thực sự mà nhà tổ chức sự kiện dự kiến sẽ phải chịu.

Khi thực hiện bất kì một event nào cũng cần có hợp đồng tổ chức sự kiện

Khoản bồi thường thiệt hại nhiều nhất thường là các khoản thuộc phần địa điểm và thức ăn, thức uống. Bồi thường thiệt hại định trước thường được ước tính theo phần lợi nhuận bị mất của sảnh nhận tổ chức nếu sự kiện vẫn được tổ chức như lịch định. Theo đó, nếu sự kiện bị hủy, các đơn vị tổ chức sẽ phải gánh khoảng 75% giá thuê địa điểm, và 25% chi phí thức ăn thức uống đặt trước.

Cũng có nhiều hợp đồng hình thành bằng cách nhà tổ chức định mức bồi thường thiệt hại theo tỉ lệ phần trăm của các cơ sở nhất định, chẳng hạn là doanh thu, hay còn gọi bằng cụm từ chung chung như “doanh thu dự kiến”, “tổng doanh thu dự kiến”. Việc sử dụng tỉ lệ phần trăm và những thuật ngữ còn khá mơ hồ này thì không hề đơn giản bởi thiêu đi sự rõ ràng về khoản bồi thường thiệt hại cụ thể sẽ là bao nhiều nếu hủy chương trình. Vì vậy, khoản bồi thường thiệt hại định trước nên là các con số thanh toán cụ thể và cũng cần đưa ra được lợi nhuận ước lượng mà nhà tổ chức có được nếu sự kiện vẫn tổ chức theo dự kiến.

Khi định trước bồi thường thiệt hại kinh tế, điều quan trọng là cần lưu ý đến việc giảm bớt thiệt hại như tìm cách chuyển nhượng lại không gian tổ chức sự kiện đã bị hủy cho một bên khác, tuy nhiên nếu các bên của hợp đồng không đồng ý với điều này, thì việc chuyển giao là không khả thi. Giảm nhẹ thiệt hại hay tái trao đổi cơ sở vật chất có thể là một cách hay nếu lượng thiệt hại không phải là yếu tố chính yếu trong doanh thu ước tính. Tuy nhiên, một lần nữa, nếu một điều khoản về việc tái trao đổi không gian giữa các bên là cần thiết, thì trách nhiệm của họ là nhớ đặt điều đó vào bản hợp đồng.

Những điều khoản trong hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ giúp tránh một số rủi ro khó lường trước

Tuy nhiên, bồi thường thiệt hại định trước không áp dụng được khi rơi vào tình trạng nhà tổ chức hủy hợp đồng, bởi vì khách hàng không phải là những người trong lĩnh vực event thì không thể biết sự mất mát thiệt hại là bao nhiêu trong tình huống này và vì vậy bồi thường có khả năng không thực hiện được. Nói như vậy không có nghĩa là nhà tổ chức có thể hủy bỏ chương trình mà không chịu chút trách nhiệm pháp lý nào cả. Trong trường hợp này, cả hai bên phải cùng xoay sở để giảm nhẹ thiệt hại của mình bằng cách tìm kiếm các công ty khác cũng đang tổ chúc hội nghị, đồng thời tính toán, định giá cho những tổn thất thực sự sau khi tất cả những chi phí và doanh thu được kiểm kê.

Xem thêm:

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)

MAI PHƯƠNG (Lược dịch từ meetingsnet.com)

---

Bài liên quan:

• Sân khấu hội chợ bang Indiana đổ sập vì bão
• Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
• Tiết mục bốc thăm làm chìm nhà hàng nổi ở Cần Thơ
• Những tình huống không ai muốn gặp trong Event
• Kỹ năng tạo lòng tin với khách hàng khi lập kế hoạch sự kiện
• Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện
• Kiến thức về nguồn gốc và ý nghĩa Lễ Động Thổ
• Các loại máy tạo hiệu ứng trên sân khấu trong tổ chức sự kiện
• Bí quyết tìm kiếm ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện
• Bữa trưa và giờ giải lao trong sự kiện
• Xử lý không gian địa điểm cho tổ chức sự kiện
• Để đạt được giá tốt nhất khi đàm phán với nhà cung cấp
• Bí quyết tăng hiệu quả cho gian hàng tại hội chợ

Giải quyết một số phát sinh với khách hàng trong bản hợp đồng tổ chức sự kiện

Event Channel – Khi làm việc với khách hàng, hợp đồng là một yếu tố để cả hai bên tin tưởng và làm việc với nhau. Tuy nhiên, bản hợp đồng với những con chữ được soạn sẵn máy móc đôi khi không giải quyết được những rắc rối phát sinh khó lường trước. Biết một vài rắc rối thường gặp với khách hàng để có những thỏa thuận từ đầu với họ sẽ giúp các “eventer” giải quyết được vô số sự cố không mong muốn từ phía khách hàng mang lại.

1. Khách hàng hay ép giá

Có một số khách hàng có sở thích là ép giá các agency của mình để có được giá mà họ cho là tốt nhất. Bất kể là agency quen thuộc hay mới hợp tác, họ luôn dùng cái vị thế là khách hàng để ép giá với các lý do như “ráng làm cho anh/chị lần này, lần sau kinh phí rộng rãi hơn anh chị lại gọi” hoặc “bạn bè anh/chị trong lĩnh vực này nhiều, để anh/chị giới thiệu cho mà làm” khiến nhiều agency chấp nhận làm hòa vốn, thậm chí làm lỗ cho khách hàng mục đích là giữ khách và duy trì quan hệ. Tuy nhiên, chúng ta là những người làm sự kiện chứ không phải những nhà từ thiện, vì thế, bạn không nên để cho khách hàng ép giá kiểu như vậy, vì được một lần thì không chắc sẽ không có lần sau, hơn nữa, bạn làm như vậy là việc phá giá thị trường chung, làm cho các agency khác khó mà làm việc với những khách hàng sau này, vì các khách hàng có thể viện lý do như “công ty A làm bên agency B chỉ có 1000USD cho chương trình tương đương, sao bên này tính tới 1500USD” chẳng hạn.

Để đối phó với các khách hàng kiểu này, tốt nhất bạn nên đưa giá theo giá chung của thị trường trong các hạng mục thuê mua, sản xuất kể cả khi bạn có giá tốt đi nữa mà chỉ giảm các chi phí quản lý đối với khách hàng. Khi họ ép giá, bạn có thể cân nhắc để hạ xuống một chút cho phù hợp. Bản thân người viết có biết một vài người bạn, vì muốn lấy được khách hàng mà cố gắng báo giá tốt nhất có thể, sau đó bị khách hàng ép giá, không thể làm được nên đành từ chối và mất khách hàng.

2. Khách hàng tham gia quá nhiều vào sự kiện

Nếu bạn đã từng trải qua những chương trình bị đổ bể vì sự tham gia quá mức cần thiết của khách hàng thì bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của việc thỏa thuận công việc với khách hàng ngay từ đầu. Khi sự kiện của bạn đang diễn ra bình thường, bỗng nhiên khách hàng muốn thay đổi một chi tiết nào đó và ngay lập tức đề nghị thay đổi ngay, việc này khiến những người tổ chức bối rối và mất thời gian để cân nhắc, nếu như vì cả nể mà làm theo ý khách hàng có thể ảnh hưởng, thậm chí mang lại kết quả xấu cho chương trình.

Trong một sự kiện mà người viết làm điều phối chính, theo kịch bản sẽ là do MC đọc tên những người được nhận giải là nhân viên xuất sắc và danh sách này dài đến 50 người cho rất nhiều hạng mục giải thưởng như tổ, nhóm, cá nhân,…Bỗng nhiên một người bên phía khách hàng lên đề nghị là MC sẽ không đọc phần này mà Phó Tổng Giám Đốc công ty lên đọc rồi trao giải luôn. Ban tổ chức lập tức thông báo với MC thay đổi kịch bản. Nhưng đến tiết mục vinh danh, hai MC đọc tên giải thưởng và mời đại diện công ty là PTGĐ lên trao giải thì ông lại từ chối vì “chẳng biết gì cả” – khiến cho hai MC phải đứng sượng trân trên sân khấu rồi lật đật lục tìm danh sách để đọc vì trước đó đinh ninh ông đại diện kia cầm và lên đọc.

Chỉ một chi tiết nhỏ nhưng nó gây ảnh hưởng không tốt đến chương trình và làm mất đi sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Với những khách hàng kiểu này, bạn nên có thỏa thuận ngay từ đầu với họ về phần công việc của mỗi bên. Tốt nhất nên có một checklist trong đó ghi rõ những công việc hai bên sẽ làm và nhớ có ghi chú kiểu như “Mọi thay đổi trong quá trình diễn ra sự kiện nếu không phù hợp và không có trong kịch bản, đơn vị tổ chức có quyền từ chối” và giải thích rõ với khách hàng những rủi ro có thể xảy ra nếu thay đổi bất ngờ.

Nên có những thỏa thuận rõ ràng ngay từ khi kí hợp đồng

để tránh các rắc rối phát sinh sau này

3. Khách hàng thay đổi kế hoạch liên tục

Không bao lâu nữa sự kiện diễn ra nhưng kế hoạch của khách hàng cứ thay đổi từng ngày vì lý do chủ quan hay khách quan khiến agency chạy theo bở cả hơi tai. Người viết bài có lần đã phải in ấn lại toàn bộ thiệp mời, backdrop, standee và thông báo với nhân sự, các suppliers khi sự kiện còn cách có 4 ngày mà khách hàng thay đổi địa điểm vì phía cho thuê địa điểm lật lọng không cho thuê nữa. Và còn rất nhiều tình huống oái oăm kiểu như vậy.

Dù sự việc có phải là do khách hàng thay đổi hay sự cố không mong muốn nêu trên thì bạn cũng phải giữ thế chủ động cho mình. Mọi thay đổi của khách hàng đều phải được xác nhận và cam kết qua email hoặc văn bản. Dù cho có gấp gáp hay cấp bách đến đâu đi nữa, bạn tuyệt đối không nên nghe điện thoại của khách hàng rồi triển khai ngay, vì mọi sai sót hay thay đổi mà khách hàng không thừa nhận thì bạn phải bù đắp vào. Có những thay đổi khiến bạn rơi vào tình huống làm không công cho khách hàng. Trong trường hợp này, hãy ghi nhớ điều quan trọng nhất là Mọi thay đổi phải được khách hàng thừa nhận và cam kết.

4. Khách hàng quá kĩ tính

Thực ra, gặp một khách hàng kĩ tính là một điều may mắn, vì khi họ kĩ tính sẽ giúp bạn rà soát kế hoạch nhiều lần và phát hiện, khắc phục được các sai sót hoặc giúp bạn đề phòng hơn trong quá trình làm việc với khách hàng, rút được kinh nghiệm cho các lần sau. Tuy nhiên, nếu gặp phải những khách hàng quá kĩ tính đến mức tinh tướng thì bạn phải có cách đối phó với họ sao cho không bị áp lực trong công việc.

Có một lần, khách hàng của mình thay đổi mẫu thiết kế đến 6 lần mà vẫn chưa hài lòng, mình đành phải cử anh designer sang tận công ty khách hàng, xin họ một buổi chiều để ngồi và thiết kế theo ý họ, sau đó, in ngay bản thiết kế ra giấy để họ kí vào, về in mẫu test trên hiflex rồi cũng nhanh chóng cho họ xem duyệt rồi kí luôn. Nếu không làm như vậy, số lần gửi qua gửi lại để tìm được sự thống nhất có lẽ gấp đôi con số kể trên.

Trong trường hợp khách hàng bỏ thời gian đi dò giá từng suppliers và đưa về cho bạn giá gốc mà họ có được, hãy thẳng thắn chia sẻ với họ là với giá đó bạn không thể làm được vì còn nhiều chi phí phát sinh trong quá trình thay đổi của khách hàng, mà những chi phí này bạn phải chịu cho nên rủi ro sẽ rất cao.

Tương tự, có một số khách hàng có mối quan hệ, có thể mời ca sĩ giá tốt nên họ không muốn bạn đảm trách hạng mục này mà chỉ muốn trả chi phí quản lý rẻ bèo cho bạn để thực hiện chương trình. Nếu bạn không thể làm việc với một bầu sô mời các ca sĩ trọn gói với giá tốt (trong một chương trình có thể có vài người nổi tiếng, nếu bạn để bầu sô tính trọn gói sẽ có giá rẻ hơn là bạn tự liên hệ mời lẻ) để offer cho khách hàng thì có lẽ bạn nên cân nhắc về việc có nên tiếp tục với khách hàng này hay không.

5. Khách hàng trở mặt

Đây có lẽ là tình huống bi đát và không mong muốn nhất của người làm sự kiện, nhưng thực tế thì vẫn có những khách hàng hành động như thế này và đẩy agency vào tình huống dở khóc dở mếu.

Người viết đã bị một phen đau thương khi khách hàng gửi email với nội dung “Bên anh cancel sự kiện vào ngày mai nhé”. Khi sự kiện diễn ra chỉ còn cách đó 18 tiếng đồng hồ. Phải gọi điện hủy với tất cả mọi nhân sự và dừng tất cả những hạng mục đang thực hiện. Mặc dù khách hàng đã ứng trước 50% hợp đồng nhưng vì sự kiện nhỏ nên kinh phí bỏ ra trang trải đã vượt khoản ứng trước đó. Lúc này, người viết nghĩ đến chuyện kiện khách hàng nhưng cuối cùng, lãnh đạo công ty đành phải chép miệng “thôi hợp đồng cũng không đáng bao nhiêu, kiện tụng làm gì cho rắc rối” và ngậm đắng nuốt cay bù lỗ. Đáng nói là, vài ngày sau, bên phía địa điểm thông báo là ngày hôm đó vẫn diễn ra sự kiện ấy với nội dung y hệt như kế hoạch của bên mình??!

Việc này thì hiếm gặp và khó báo trước, trong trường hợp nói trên, vì khách hàng thay đổi quá nhiều nên khoản phát sinh đã bị đội lên đáng kể, nên có lẽ khi tính toán thì khách hàng cho rằng hủy hợp đồng vẫn có lợi hơn, cộng thêm việc làm khó dễ mãi mà agency là mình không đòi hủy hợp đồng trước đã khiến họ quyết định như vậy. Kinh nghiệm là nếu khách hàng thay đổi quá nhiều thì bạn nên xem xét về kinh phí và yêu cầu họ chi trả thêm khoản phí sao cho tương đương với 50% hợp đồng trước khi sự kiện diễn ra để tránh việc họ “bỏ của chạy lấy người”.

NGUYỄN PHƯƠNG THANH (Event Freelancer)

---

Bài liên quan:

• Kỹ năng giải quyết xung đột ở người lập kế hoạch sự kiện
• Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng
• Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công
• Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến (Online Event)
• 5 bước để sự kiện thu hút người tham dự
• Quản lý tốt lịch trình trong tổ chức Event
• 8 cách để tạo chú ý khi công bố thông tin sự kiện

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)

Event Channel – Tiếp theo Phần 1 và  Phần 2 , Event Channel xin gửi đến các bạn những điều khoản tiếp theo cần thiết cho một hợp đồng.

12. Giới hạn Trách nhiệm

Trích:

Tiếng Anh Limit of Liability “In no event shall either party be liable to the other or any third party in contract, tort or otherwise for incidental or consequential damages of any kind, including, without limitation, punitive or economic damages or lost profits, regardless of whether either party shall be advised, shall have other reason to know or in fact shall know of the possibility. If one party to this contract causes damages to the other party, the injured party has the right to recover the cost of the damages from the party causing the injury. Damage costs that could be recovered include direct damages, which are damages that are a direct result of what happened, like medical costs or property damage, and indirect damages. Indirect damages are those that are not directly caused by the other party but that are incurred because the party was injured. For example, if Business One manufacturers and delivers a widget with a loose flywheel to Business Two and the flywheel comes off injuring Business Two’s customer, the injury to Business Two’s customer would be direct damages resulting from Business One’s faulty widget. The damage to Business Two’s business reputation from the accident would be indirect damages to Business Two“. Tiếng Việt Giới hạn Trách nhiệm “Không có bất cứ trường hợp nào mà một bên sẽ phải chịu trách nhiệm với bên kia hay với bất cứ bên thứ ba nào trong hợp đồng, khế ước hay bất cứ phương thức nào khác cho các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm của bất cứ hình thức nào, bao gồm nhưng giới hạn, các thiệt hại kinh tế hay trừng phạt, không quan tâm tới việc bên nào có được biết, có lý do khác để biết hay trên thực tế biết về khả năng có thể xảy ra. Nếu một bên gây ra thiệt hại cho bên kia, bên chịu thiệt hại có quyền được bồi thường tất cả các chi phí cho thiệt hại từ bên gây ra thiệt hại. Các chi phí thiệt hại được bồi thường bao gồm các thiệt hại trực tiếp, vốn là những thiệt hại là kết quả trực tiếp từ những gì đã xảy ra, chẳng hạn như chi phí ý tế hay thiệt hại tài sản, và các thiệt hại gián tiếp. Thiệt hại gián tiếp là những thiệt hại không trực tiếp gây ra bởi bên kia nhưng bên bị thiệt hại vẫn phải chịu. Ví dụ, nếu bên A sản xuất và giao một sản phẩm khiếm khuyết tới bên B và sản phẩm đó gây ra thiệt hai cho các khách hàng của bên B thì những thiệt hại mà khách hàng bên B phải chịu là những thiệt hại trực tiếp từ sai sót của bên A. Còn những thiệt hại tới danh tiếng của bên B sẽ là những thiệt hại gián tiếp “.

Điều khoản này có nghĩa rằng bên chịu thiệt hại không thể được bồi thường cho những chi phí của các thiệt hại phái sinh xuất phát từ các thiệt hại trực tiếp. Nó không có tác động lên trách nhiệm của một bên đối với các thiệt hại trực tiếp.

Các thiệt hại mang tính kết quả hay phụ thêm này có thể rất lớn, vì thế từ bỏ chúng là một cách thức để giảm thiểu rủi ro trong bản hợp đồng. Một vài hệ thống pháp luật có yêu cầu điều khoản khước từ trách nhiệm này trong hợp đồng phải thực sự rõ ràng để có thể thực thi đầy đủ. Vì lý do đó, những điều khoản này thường được có định dạng chữ hoa, bôi đậm, hay có phông chữ lớn hơn bình thường để đảm bảo khác biệt và rõ nét với các điều khoản khác của bản hợp đồng.

Một lựa chọn khác có thể là:

Trích:

Tiếng Anh “In no event shall either party be liable for any incidental or consequential damages. Seller’s liability and buyer’s exclusive remedy for any cause of action arising in connection with this contract or the sale or use of the goods, whether based on negligence, strict liability, breach of warranty, breach of contract, or equitable principles, is expressly limited to, at seller’s option, replacement of, or repayment of the purchase prices for that portion of the goods with respect to which damages are claimed. All claims of any kind arising in connection with this contract or the sale or use of the goods shall be deemed waived unless made in writing within sixty (60) days from the date of seller’s delivery, or the date fixed for delivery in the event of nondelivery“. Tiếng Việt Limit of Liability Giới hạn Trách nhiệm “Không có bất cứ trường hợp nào mà mỗi bên phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại mang tính phát sinh thêm. Trách nhiệm của bên bán và việc bồi thường của bên mua cho bất cứ nguyên do hành động nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá, do dù trên cơ sở lơ đễnh, trách nhiệm chặt chẽ, vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay các nguyên tắc công tắc, được giới hạn rõ ràng, với sự lựa chọn của bên bán, việc thay thế, hay trả lại tiền mua hàng cho đúng số lượng hàng hoá gây ra thiệt hại. Tất cả các yêu cầu với bất cứ phương thức nào phát sinh liên quan tới bản hợp đồng hay việc mua bán hay việc sử dụng hàng hoá sẽ được xem rằng bị từ bỏ trừ khi được soạn thành văn bản trong vòng sáu mươi (60) ngày từ ngày giao của người bán, hay ngày ấn định việc giao nhận trong trường hợp không giao nhận“.

Điều khoản này có thể được đưa vào các hợp đồng mua bán của bên bán. Nó loại bỏ các thiệt hại mang tính hậu quả thay mặt cả hai bên. Nó giới hạn trách nhiệm của bên bán cho bất cứ loại thiệt hại nào với 2 lựa chọn được liệt kê trong điều khoản, theo lựa chọn của bên bán, và nó thiệt lập một tình trạng hợp đồng về sự giới hạn cho bất cứ hành động nào phát sinh từ hợp đồng.

Đây là một khuôn mẫu để đưa ra ràng buộc trong bản hợp đồng, theo đó sẽ giảm thiểu khả năng các đề nghị hay khiếu nại phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn rất có thể là đối tượng chịu các khiếu nại khác nhau (trong trường hợp là người bán) thì điều khoản này là lợi thế rõ nét. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể là đối tượng đưa ra các khiếu nại (trong điều khoản này là người mua) thì nội dung điều khoản sẽ thể hiện sự nhượng bộ quan trọng bởi vì hầu hết các hệ thống pháp luật cho phép một khiếu nại hợp đồng được thực hiện tối thiểu trong vòng 2 năm kể từ ngày phát sinh sự kiện khiếu nại.

13. Thông báo

Trích:

Tiếng Anh Notices “All notices shall be in writing and shall be delivered personally, by United States certified or registered mail, postage prepaid, return receipt requested, or by a recognized overnight delivery service. Any notice must be delivered to the parties at their respective addresses set forth below their signatures or to such other address as shall be specified in writing by either party according to the requirements of this section. The date that notice shall be deemed to have been made shall be the date of delivery, when delivered personally; on written verification of receipt if delivered by overnight delivery; or the date set forth on the return receipt if sent by certified or registered mail“. Tiếng Việt Thông báo “Tất cả các thông báo sẽ đều được lập thành văn bản và sẽ được gửi tận nơi qua hệ thống bưu điện, thư bảo đảm hay các dịch vụ chuyển phát nhanh khác. Bất cứ thông báo nào phải được gửi tới các bên đại địa chỉ riêng được đưa ra dưới các chữ ký hay tới những địa chỉ khác sẽ được thông báo cụ thể bằng văn bản bởi một bên theo các yêu cầu của điều khoản này. Ngày mà thông báo được xem như ngày được soạn ra sẽ là ngày gửi, khi được gửi một cách cá nhân; hay ngày trên xác nhận văn bản người nhận nếu được gửi có bảo đảm“.

Các hợp đồng thường yêu cầu một bên đưa ra thông báo tới bên kia trong trường hợp một bên cho rằng có sự vi phạm hợp đồng, khi chấm dứt hợp đồng hay trong các trường hợp khác được liệt kê cụ thể.

Điều khoản này đặt ra các yêu cầu về cách thức và thời điểm thông báo nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông báo đó. Nó giải thích rằng một thông báo có hiệu lực cần được làm thành văn bản và được gửi tới một địa chỉ được chỉ định.

Nó cũng xác định thời điểm một thông báo được xem là đã nhận – vốn rất quan trọng nếu sẽ có nhiều thời điểm khác nhau liên quan tới việc nhận một thông báo. Đặc biệt là khi một bên của bản hợp đồng phải thanh toán trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được thông báo thanh toán còn bằng không hợp đồng sẽ chấm dứt.

Nếu bản hợp đồng thiếu vắng điều khoản này, tranh chấp có thể phát sinh liên quan tới thông báo đã được gửi chưa (”Ông A nói với bạn rằng việc thanh toán diễn ra muộn”), hay nó đã được nhận chưa (”Bạn gửi nó tới nhà kho, chứ không phải văn phòng của doanh nghiệp chúng tôi”), và khi nào một thông báo được chính thức nhận.

Với điều khoản này, một ngày hay một thời điểm cụ thể sẽ dễ dàng được xác định hay tính toán nhằm làm rõ trách nhiệm của các bên. Việc đưa vào một địa chỉ mà thông báo phải được gửi tới sẽ rất thích hợp để bảo đảm rằng chúng được nhận tại nơi mà doanh nghiệp bạn có thể phản hồi tốt nhất và nhanh nhất.

14. Mối quan hệ giữa các bên

Trích:

Tiếng Anh Relationship of the Parties “The relationship of the parties under this agreement is that of an independent contractor and the company hiring the contractor. In all matters relating to this agreement each party hereto shall be solely responsible for the acts of its employees and agents, and employees or agents of one party shall not be considered employees or agents of the other party. Except as otherwise provided herein, no party shall have any right, power, or authority to create any obligation, express or implied, on behalf of any other party. Nothing in this agreement is intended to create or constitute a joint venture, partnership, agency, trust, or other association of any kind between the parties or persons referred to herein“. Tiếng Việt Mối quan hệ giữa các bên “Mối quan hệ giữa các bên theo hợp đồng này mang tính độc lập. Trong tất cả các vấn đề phát sinh liên quan tới hợp đồng này, mỗi bên theo đây sẽ tự chịu trách nhiệm cho các hành động của các nhân viên và đại lý của mình, và các nhân viên hay đại lý của một bên sẽ không được xem là các nhân viên hay đại lý của bên kia. Ngoại trừ những nôi dung tại điều khoản này, không bên nào có bất cứ quyền hạn, thẩm quyền, hay tư cách để tạo ra bất cứ nghĩa vụ nào, thể hiện hay ám chỉ, thay mặt bên kia. Không nội dung nào trong bản hợp đồng này có ý định tạo ra hay thiết lập một liên doanh, hợp danh, đại lý, uỷ thác hay các sự cộng tác khác dưới bất cứ phương thức nào giữa các bên hay những người được đề cập ở đây“.

Điều khoản này xác định mối quan hệ giữa các bên tham gia hợp đồng. Một vài sự hợp tác kinh doanh tạo ra quyền hạn pháp lý cho một bên ràng buộc bên kia đối với các bản hợp đồng và các nghĩa vụ khác. Một vài mối quan hệ tạo ra khả năng của các trách nhiệm liên quan tới nhân viên cho nhân viên của các công ty khác.

Các toà án đôi lúc sẽ xác định rằng một liên doanh, hợp danh, uỷ thác, đại lý hay các sự công tác khác hiện hữu mặc dù các bên không có ý định đó. Những kiểu mối quan hệ này đồng nghĩa rằng một bên có thể có phải chịu các trách nhiệm thay mặt bên kia, hay hành động khác thay mặt bên kia.

Để tránh khả năng này có thể xảy ra việc một trong các mối quan hệ như trên bị nhìn nhận là hiện hữu mặc dù các bên không chủ đích, điều khoản này cần được đưa vào bản hợp đồng.

15. Hiệu lực từng phần

Trích:

Tiếng Anh Severability “If any provision of this agreement shall be declared by any court of competent jurisdiction to be illegal, void, or unenforceable, the other provisions shall not be affected but shall remain in full force and effect. If the non-solicitation or non-competition provisions are found to be unreasonable or invalid, these restrictions shall be enforced to the maximum extent valid and enforceable“. Tiếng Việt Hiệu lực từng phần “Nếu bất cứ điều khoản này của bản hợp đồng này được bất cứ toà án có thẩm quyền nào tuyên bố vô hiệu, những điều khoản còn lại không bị ảnh hưởng và vẫn giữ nguyên hiệu lực thực hiện đầy đủ. Nếu các điều khoản về không cạnh tranh và không gạ gẫm được thấy rằng không hợp lý và bị vô hiệu, những hạn chế này vẫn được thực thi với phạm vi hiệu lực và giá trị cao nhất theo đúng quy định pháp luật“.

Khi có sự thay đổi pháp luật và một điều khoản trong bản hợp đồng trở nên không thể thực thi hay thậm chí vô hiệu, toàn bộ hợp đồng rất có thể vô hiệu theo bởi vì nó chứa đựng điều khoản trái luật hay không thể thực thi.

Và một điều khoản như thế này sẽ cho phép toà án đơn giản chỉ xoá đi một điều khoản và để cho các điều khoản còn lại của hợp đồng giữ nguyên giá trị. Cho dù pháp luật quy định đây là một trách nhiệm của toà án, song việc đưa điều khoản này vào vẫn rất có ích trong trường hợp toà án cho phép tập trung duy nhất vào một điều khoản vi phạm.

Bên cạnh đó, khi mà bản hợp đồng có điều khoản khác về không cạnh tranh hay không gạ gẫm, điều khoản này sẽ cho phép toà án giải thích các điều khoản đó tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.

Ví dụ, một điều khoản không cạnh tranh có thể giải thích rằng một chủ sở hữu trước đây của một doanh nghiệp không được tiến hành một hoạt động kinh doanh tương tự trong phạm vi 50 dặm kế từ địa điểm kinh doanh cũ. Nếu pháp luật giới hạn phạm vi này chỉ là 10 dặm hay 20 dặm là tối đa thì điều khoản hiệu lực từng phần này sẽ không loại bỏ tính hiệu lực của điều khoản không cạnh tranh mà cho phép toà án có thể áp dụng phạm vị 10 dặm hay 20 dặm theo đúng quy định pháp luật, chứ không phải 50 dặm như trong bản hợp đồng.

16. Kế thừa và Chuyển giao

Trích:

Tiếng Anh Successors and Assigns “This agreement shall be binding on and inure to the benefit of the parties hereto and their respective heirs, legal or personal representatives, successors, and assigns“. Tiếng Việt Kế thừa và Chuyển giao “Hợp đồng này sẽ ràng buộc và có hiệu lực đối với lợi ích của các bên theo hợp đồng và những người thừa kế, những người đại diện pháp lý hay đại diện theo uỷ quyền, những người kế thừa hay nhận chuyển giao“.

Thông thường các bản hợp đồng chỉ ràng buộc các bên tham gia và ký kết hợp đồng. Thậm chí cả khi họ được kế thừa/chuyển giao từ một bên của hợp đồng sang một bên mới, việc kế thừa/chuyển giao là một hợp đồng giữa người chuyển giao và người nhận chuyển giao, và không yêu cầu bên đã chuyển giao hay bên nhận chuyển giao tiếp tục có trách nhiệm với hợp đồng. Điều quan trọng luôn là yêu cầu bên nhận kế thừa/chuyển giao tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của hợp đồng này.

Còn nhiều trường hợp khác dẫn tới việc một bên của hợp đồng có thể thay đổi, chẳng hạn như doanh nghiệp bị bán hay chủ sở hữu doanh nghiệp qua đời. Trong những trường hợp này, nếu không có điều khoản về kế thừa/chuyển giao, bản hợp đồng có thể không ràng buộc các bên mới hay bên kế thừa. Nếu doanh nghiệp bạn muốn bắt buộc các bên của hợp đồng này thực hiện trọn vẹn toàn bộ thời hạn của hợp đồng, điều khoản này sẽ cần được đưa vào.

(Theo BWPortal.com)

---

Bài liên quan:

• Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)
• Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
• Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện
• 30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết
• Kinh nghiệm sáng tạo ý tưởng cho Event
• Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
• Kinh nghiệm mời chào thầu một Event

Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)

Event Channel – Không có một dạng hợp đồng chuẩn mực nào cho mọi mối quan hệ kinh doanh, tuỳ thuộc vào từng giao dịch, chúng ta sẽ cần đến những điều khoản thích hợp. Tuy nhiên, có những điều khoản mẫu cần hiện hữu trong mọi bản hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro tranh chấp pháp lý, hiểu nhầm và đảm bảo các quyền pháp lý cần thiết cho các công ty. Chúng còn được gọi là lớp áo giáp chống đạn cho mọi hợp đồng, hay điều khoản “áo giáp”.

Trong các hợp đồng bạn xem xét hay trong mẫu hợp đồng, bạn có thể gặp phải nhữung điều khoản có cùng nội dung nhưng câu chữ rất khác biệt. Phạm vi điều chỉnh của điều khoản mới quan trọng, chứ không phải ở câu chữ.

Miễn là cùng một ngữ nghĩa, từ ngữ hợp đồng sẽ không phải yếu tố quan trọng nhất trong các điều khoản được trình bày. Việc quan tâm đưa những điều khoản “áo giáp” vào mọi bản hợp đồng mà mỗi doanh nghiệp ký kết là hết sức thiết yếu, mặc dù doanh nghiệp bạn có thể thấy một vài điều khoản nào đó là không cần thiết trong các bản hợp đồng nhất định.

Yếu tố quan trọng đó là xác định những rủi ro kinh doanh nào có thể hiện diện trong các giao dịch của doanh nghiệp, và loại bỏ hay giảm thiểu những rủi ro đó bằng việc sử dụng các điều khoản hợp đồng.

Nắm và hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng giúp tránh được các rủi ro và tranh chấp

Dưới đây là 23 điều khoản “áo giáp” giúp ngăn ngừa bất cứ rủi ro hay thua thiệt nào trên các hợp đồng doanh nghiệp bạn ký kết. Các mẫu điều khoản sẽ được đưa ra, cùng với đó là thảo luận về ý nghĩa của từng điều khoản và tại sao cần phải có trong một bản hợp đồng.

1. Chuyển giao/Hợp đồng phụ: Bốn lựa chọn

Trích:

Tiếng AnhAssignment/Subcontracting “Neither party shall have the right to assign or subcontract any part of its obligations under this agreement“. Tiếng Việt Chuyển giao/Hợp đồng phụ “Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này“.

Điều khoản này ngăn ngừa việc doanh nghiệp bạn hay phía đối tác ký kết hợp đồng khỏi việc chuyển giao toàn bộ hợp đồng hay từng phần hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay doanh nghiệp nào khác.

Việc chuyển giao bản hợp đồng có thể xuất hiện khi doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng bị sáp nhập/mua lại, hay chuyển đổi hoạt động (một chủ sở hữu mới có thể nhận chuyển giao bản hợp đồng này). Trong khi đó, việc ký kết các hợp đồng phụ có thể xuất hiện khi một nhà thầu phụ độc lập hay một công ty khác được thuê mướn để thực hiện các công việc mà vốn doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng có trách nhiệm thực hiện.

Các hợp đồng được nhìn nhận là có thể được chuyển giao trừ khi có một điều khoản kiểu này xuất hiện trong bản hợp đồng để ngăn ngừa việc chuyển giao. Điều khoản này sẽ không ngăn cản bất cứ bên nào trong bản hợp đồng về việc đồng ý chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ, mà còn thể hiện rằng không có sự đồng ý đó thì việc chuyển giao hay ký hợp đồng phụ sẽ là một vi phạm hợp đồng.

Trích:

Tiếng AnhAssignment/Subcontracting “Neither party shall have the right to assign or subcontract any of its obligations or duties under this agreement without the prior written consent of the other party, which consent shall not be unreasonably withheld or delayed“. Tiếng Việt Chuyển giao/Hợp đồng phụ “Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia, sự đồng ý này sẽ không được trì hoãn hay từ chối một cách bất hợp lý“.

Nội dung này ngăn ngừa việc chuyển giao hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác ngoại trừ khi bên kia có sự đồng ý bằng văn bản. Quyết định có đồng ý hay không phải được đưa ra nhanh chóng và một quyết định không đồng ý phải dựa trên những lý do thích hợp.

Trích:

Tiếng AnhAssignment/Subcontracting “Neither party shall have the right to assign or subcontract any of its obligations or duties under this agreement, without the prior written consent of the other party, which consent shall be in the sole determination of the party with the right to consent“. Tiếng Việt Chuyển giao/Hợp đồng phụ “”Không bên nào sẽ có quyền chuyển giao hay ký kết hợp đồng phụ đối với bất cứ trách nhiệm nào của mình theo bản hợp đồng này mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia, sự đồng ý này sẽ do bên kia toàn quyền quyết định“.

Nội dung này ngăn cản việc chuyển giao hợp đồng cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khác ngoại trừ khi bên kia có sự đồng ý bằng văn bản. Quyết định có đồng ý hay không có thể dựa trên bất cứ lý do gì, thậm chí cả lý do không hợp lý.

Trích:

Tiếng AnhAssignment/Subcontracting “Notwithstanding the foregoing, either party may, without the consent of the other party, assign the agreement to an affiliate or subsidiary or to any person that acquires all or substantially all of the assets of a party.”. Tiếng Việt Chuyển giao/Hợp đồng phụ “Ngoại trừ những nội dung ở trên, bất cứ bên nào có thể, không cần sự đồng ý của bên kia, chuyển giao hợp đồng này cho một thành viên hay đơn vị phụ thuộc hay bất cứ cá nhân nào nắm giữ tất cả hay phần lớn tài sản của một bên”. [/CODE]

Nội dung này sẽ được đưa kèm cùng với một trong các điều khoản ngăn ngừa chuyển giao hay cho phép với sự đồng ý của bên kia như đã trình bày ở trên. Nó cho phép việc chuyển giao hợp đồng mà không có sự đồng ý của bên kia nếu việc chuyển giao là cho một doanh nghiệp thành viên (thường được xác định là doanh nghiệp có ít nhất 50% vốn thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn hay của đối tác ký kết hợp đồng), một công ty phụ thuộc, hay một thực thể mua lại hay sở hữu phần lớn tài sản của doanh nghiệp bạn hay của đối tác ký kết hợp đồng.

Nếu việc doanh nghiệp bạn hay đối tác ký kết hợp đồng phải tự mình thực hiện hợp đồng là quan trọng, điều khoản này sẽ cần đưa vào khi soạn thảo hợp đồng. Nếu doanh nghiệp bạn có thể bị sáp nhập/mua lại, có thể muốn ký kết hợp đồng phụ đối với tất cả hay một phần trách nhiệm theo hợp đồng, hay có thể muốn chuyển giao hợp đồng cho thành viên hay đơn vị phụ thuộc, tuỳ từng trường hợp, doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn đưa vào một trong các kiểu nội dung điều khoản như trên.
[B]

2. Phí luật sư

Tiếng Anh

Trích:

Attorney’s Fees“The non-prevailing party in any dispute under this agreement shall pay all costs and expenses, including expert witness fees and attorneys’ fees, incurred by the prevailing party in resolving such dispute“. Tiếng Việt Phí luật sư “Bên không thắng thế trong bất cứ tranh chấp nào phát sinh theo hợp đồng này sẽ phải trả tất cả các chi phí và phí tổn, bao gồm phí luật sư, phí làm chứng chuyên gia, mà bên thắng thế phải chịu trong quá trình giải quyết tranh chấp đó“.

Điều khoản này tạo ra quyền được bù đắp các chi phí và phí tổn phải trả của bên thắng cuộc trong giải quyết tranh chấp hợp đồng. Theo cách thức diễn đạt từ ngữ của bản hợp đồng này, các chi phí và phí tổn không giới hạn ở những gì phải trả trong vụ kiện tụng, mà là tất cả chi phí và phí tổn phải chịu trong bất cứ tranh chấp hợp đồng đồng nào đều sẽ được bù đắp.

Thông thường, điều khoản này được soạn chỉ áp dụng đối với các chi phí và phí tổn mà bên thắng cuộc phải chịu trong riêng một vụ kiện. Một vài pháp luật quốc gia có quy định rõ ràng cho bên thắng cuộc trong các tranh chấp hợp đồng được bù đắp những chi phí và phí tổn pháp lý từ bên thua cuộc.

Nếu hệ thống pháp luật nơi phát sinh tranh chấp không có quy định đó, điều khoản hợp đồng này sẽ tạo ra quyền hạn tương tự cho bên thắng cuộc. Bên cạnh đó, điều khoản này nhằm hạn chế các tranh chấp lặt vặt bởi vì bên khởi kiện có thể chịu rủi ro bồi thường các chi phí pháp lý liên quan nếu thua kiện.

Còn trường hợp hệ thống pháp luật nơi phát sinh tranh chấp có quy định, bạn có thể loại bỏ điều khoản này khỏi bản hợp đồng. Tuy nhiên, trừ khi pháp luật cho phép được bù đắp trong bất cứ “tranh chấp” và bất cứ “vụ kiện” nào, điều khoản này tạo ra quyền lớn hơn để bên thắng cuộc được bù đắp các chi phí và có thể có giá trị rất lớn.

3. Lựa chọn luật hay Luật điều chỉnh

Trích:

Tiếng AnhChoice of Law or Governing Law “This agreement shall be governed by and construed in accordance with the internal laws of the ……., without reference to any conflicts of law provisions“. Tiếng Việt Lựa chọn luật hay Luật điều chỉnh “Hợp đồng này sẽ chịu sự điều chỉnh bởi và hướng dẫn theo đúng pháp luật của ……….., không có dẫn chiếu tới bất cứ xung đột điều khoản pháp luật nào“.

Điều khoản chỉ định hệ thống pháp luật của một quốc gia hay một địa phương nào đó do các bên lựa chọn sử dụng nhằm điều chỉnh và giải thích hợp đồng. Để hiệu quả về mặt pháp lý, hệ thống pháp luật các bên lựa chọn phải có mối liên hệ nào đó với các bên trong bản hợp đồng hay có mối liên hệ với bản hợp đồng.

Hầu hết các doanh nghiệp chỉ định pháp luật nơi mình đóng trụ sở chính. Sự chỉ định này có lợi cho doanh nghiệp bạn bởi vì doanh nghiệp bạn đang hoạt động theo pháp luật đó, quen thuộc với chúng và có các luật sư am hiểu về chúng. Nếu không có pháp luật nào được chỉ định, toà án có thể giải thích hợp đồng theo pháp luật của nơi mà một trong hai bên thành lập và tiến hành các hoạt động kinh doanh chính, hoặc nơi mà hợp đồng được thực hiện hay ký kết.

Việc đưa điều khoản này vào hợp đồng sẽ giảm thiểu rủi ro áp dụng một hệ thống pháp luật nào đó mà doanh nghiệp bạn không thích hay không lường trước được. Nếu cả hai bên ký kết hợp đồng có cùng trụ sở chính tại một địa phương nào đó và cùng thực hiện nội dung hợp đồng tại chính địa phương đó, việc áp dụng một hệ thống pháp luật khác để giải thích hợp đồng là rất khó xảy ra, và vì thế có thể loại bỏ điều khoản này khỏi bản hợp đồng.

Thông thường, bộ phận pháp lý của các công ty lớn thường yêu cầu với những ai soạn thảo bản hợp đồng này phải ghi rõ luật điều chỉnh hợp đồng là luật của nơi công ty có trụ sở chính. Các điều khoản như thanh toán, chất lượng và giao nhận là có thể đàm phán, những sẽ không có sự linh hoạt với điều khoản luật điều chỉnh.

Việc sử dụng điều khoản này khá có lợi thế cho các doanh nghiệp nhỏ khi mà họ từ chối nhượng bộ những điểm kinh doanh khác có lợi cho doanh nghiệp mình trước khi đồng ý về luật điều chỉnh như đúng yêu cầu của các công ty lớn. Bất cứ khi nào đối tác bên kia của hợp đồng nói rằng phòng pháp chế của họ khăng khăng luật điều chỉnh phải là thế nào đó, doanh nghiệp bạn biết rằng mình đang có một lợi thế.

4. Lựa chọn nơi xét xử

Trích:

Tiếng AnhChoice of Venue “Each party hereby submits to the exclusive jurisdiction of, and waives any venue or other objection against, any federal court sitting ……… in any legal proceeding arising out of or relating to this contract. Each party agrees that all claims and matters may be heard and determined in any such court and each party waives any right to object to such filing on venue, forum non-convenient, or similar grounds“. Tiếng Việt Lựa chọn nơi xét xử “Mỗi bên theo đây đệ trình lên một nơi xét xử duy nhất tại, và từ bỏ bất cứ nơi xét xử nào khác hay các phản đối lại, bất cứ toà nào thuộc …. trong bất cứ quy trình tố tụng nào phát sinh liên quan tới hợp đồng này. Mỗi bên đồng ý rằng tất cả các khiếu nại hay các vấn đề có thể được lắng nghe và giải quyết trong bất cứ toà án nào như vậy và mỗi bên từ bỏ bất cứ quyền phản đối nào về việc đệ trình như vậy tại nơi xét xử đó“.

Điều khoản lựa chọn luật hay luật điều chỉnh xác định luật nơi nào được áp dụng đối với hợp đồng, trong khi điều khoản này xác định hệ thống toà án nào sẽ giải quyết tranh chấp phát sinh. Mỗi bên sẽ muốn đệ trình một vụ kiện giải quyết tại toà án địa phương nơi mình đóng trụ sở chính hay tiến hành các hoạt động kinh doanh chính.

Việc này là dễ hiểu bởi vì các luật sư của mỗi bên sẽ am hiểu và thông thuộc hơn với các toà án này, và các nhân viên sẽ không phải đi quá xa để tham gia vụ kiện. Một điểm khác nữa là các toà án thường thiên vị hơn đối với những người địa phương. Điều khoản này tạo dựng một thoả thuận pháp lý giữa các bên rằng vụ kiện chỉ có thể được giải quyết tại một toà án nhất định.

5. Tuân thủ pháp luật

Trích:

Tiếng AnhCompliance with Laws “Each party shall comply in all respects with all applicable legal requirements governing the duties, obligations, and business practices of that party and shall obtain any permits or licenses necessary for its operations. Neither party shall take any action in violation of any applicable legal requirement that could result in liability being imposed on the other party“. Tiếng Việt Tuân thủ pháp luật “Mỗi bên sẽ tuân thủ tất cả các nội dung theo đúng các yêu cầu pháp luật áp dụng điều chỉnh các trách nhiệm, nghĩa vụ và hoạt động kinh doanh của mình và sẽ có được bất cứ giấy phép hay chấp thuận cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của mình. Không bên nào sẽ thực thi bất cứ hành động nào trái với các quy định pháp luật áp dụng có thể dẫn tới kết quả phát sinh trách nhiệm của bên kia”.

Điều khoản này xem ra có thể thừa vì cả hai bên ký kết bản hợp đồng buộc phải tuân thủ các quy định pháp luật áp dụng. Mục đích của điều khoản này là làm rõ việc không tuân thủ quy định pháp luật sẽ là một vi phạm hợp đồng.

Không có điều khoản này, việc vi phạm pháp luật sẽ không có tác động lên bản hợp đồng. Nếu việc vi phạm pháp luật sẽ có tác động tiêu cực lên doanh nghiệp bạn cho dù doanh nghiệp bạn có thể chịu trách nhiệm liên đới hay có thể mang tiếng xấu, điều khoản này cần thiết phải đưa vào để doanh nghiệp bạn có thể chấm dứt hợp đồng và/hay nhận được bồi thường cho thiệt hại.

(Còn nữa)

(Theo BWPortal.com)

---

Bài mới hơn:

• Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
• Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
• Vượt qua áp lực tiến độ và quản lý công việc hiệu quả
• Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
• Outsourcing trong tổ chức sự kiện
• Các công cụ để truyền thông trong tổ chức sự kiện

Dự phòng và giải quyết những rủi ro trong quá trình làm sự kiện

Event Channel – Làm thế nào để giữ an toàn cho các đoàn đại biểu, khách mời , người tổ chức, nhà tài trợ , khách hàng thoát khỏi những sự cố bất ngờ không thể đoán trước như : Hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị , tình trạng cấp cứu? Đó là điều mà khi thực hiện bất cứ chương trình nào người làm event đều phải tính tới và đưa ra những phương án giải quyết

Công tác bảo vệ bao gồm nhiều yếu tố như thiết kế hệ thống, chuẩn bị và  thực thi kế hoạch và công tác bảo vệ cho chương trình. Tùy thuộc vào tính chất event mà có những hình thức rủi ro khác nhau có thể xảy đến. Tuy nhiên, hãy tham khảo một vài tình huống trong thực tế có thể gặp phải và chuẩn bị tốt phương án dự phòng, nhằm tránh được những rủi ro có thể xảy ra hoặc có biện pháp ứng cứu kịp thời.

Hỏa hoạn

Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức event, chúng ta nên trang bị bình chữa lửa để dập tắt đám lửa kịp thời . Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn . Điều này đòi hỏi ta phải thiết lập một kế hoạch riêng biệt cho nó. Trong trường hợp không thể  kiểm soát đám cháy thì cách duy nhất là nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tức

Tùy từng địa điểm tổ chức mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhau nhưng tất cả đầu mang những yếu tố cơ bản sau:

• Không đặt để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực diễn ra sự kiện gần phòng nghỉ, phòng khách, hay khu vực chỗ ngồi
• Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải được bảo quản một cách an toàn để phòng tránh
• Phải luôn chắc chắn rằng cửa ra vào và lối thoát hiểm luôn luôn mở và sẵn sang trong những trường hợp hỏa hoạn
• Bảo đảm khu vực diễn ra sự kiện phải có lối ra và vào riêng biệt , hệ thống báo cháy và dụng cụ chữa cháy luôn luôn sẵn sàng
• Sử dụng thiết bị điện an toàn và có cầu chì ngắt điện
• Có ít nhất một bác sĩ và đội cứu thường thường trực nhằm phòng những trường hợp xảy ra tai nạn
• Toàn bộ nhân viên phải được huấn luyện kỹ càng và có khả năng kiểm soát đám cháy trong trường hợp hỏa hoạn xảy ra
• Tình trạng mất điện
• Nếu khu vực tổ chức sự kiện thường xuyên xảy ra tình trạng mất điện , chúng ta nên có một máy phát điện để hỗ trơ
• Trong trường hợp tình trạng mất điện , chúng ta nên mở đèn dự phòng và nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện
• Chuẩn bị một kế hoạch nhằm phòng ngừa những tỉnh huống xảy ra khi mất điện

Hư hỏng trang thiết bị

Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu rõ ràng là một trong những biện pháp phòng ngừa hư hại đơn giản nhất

Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng âm thanh để sửa chữa nhanh chóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra – thường thi khi thuê mướn địa điểm bạn sẽ được hỗ trợ về những vấn đề này, tuy nhiên vẫn nên liệt kê ra để khi làm việc tránh thiếu sót.

Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp hư hỏng riêng biệt như thay thế hoặc sửa chữa.

Tình trạng cấp cứu khẩn cấp

Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn luôn thường trực tại khu vực diễn ra chương trình nhằm tránh những tình trạng bất trắc. Nếu điều này nằm ngoài ngân sách chương trình thì ít nhất cũng nên trang bị một bác sĩ và thùng sơ cứu để có thể sử dụng kịp thời. Gần đây, trong một số event có quy mô, ban tổ chức có trang bị xe cấp cứu đề phòng những trường hợp bất trắc.

Bên cạnh đó toàn bộ nhân viên tổ chức cần phải được trang bị kĩ lưỡng những kiến thức cần thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra

Đối với những khách mời quan trọng nói riêng và toàn bộ khách mời nếu có khả năng thì ta nên có danh sách những khách mời và tiền sử bệnh kèm theo của họ, để có những phương án thích hợp.

Những tình huống ẩu đả

Những sự kiện có đông người tham dự và thuộc nhiều thành phần thường rất phức tạp, đặc biệt là những sự kiện có sử dụng đồ uống có cồn. Trong những sự kiện này, bạn phải cực kỳ lưu ý những vật dụng có thể dùng làm vũ khí khi có ẩu đả và dễ dẫn đến thương tích như chai thủy tinh (bia, rượu), chén, đĩa, nĩa, ống sắt, ghế nhựa, chất lỏng nguy hiểm,… và càng hạn chế càng tốt (ví dụ cho khách hàng uống thử thì nên dùng ly nhựa thay vì chai thủy tinh – và chắc chắn khách hàng sẽ không phật ý nếu bạn giải thích lý do để họ hiểu).

Những tình huống ngoài dự đoán

Những tình huống có thể dự đoán và phòng tránh như mưa bão, lũ lụt thì không nói, ngoài ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo loạn,… thì quả là đôi khi nằm ngoài khả năng.

Trong trường hợp mưa bão, đôi khi đã dự phòng nhưng cũng vẫn gặp phải rắc rối như gió bão mạnh hơn, cuốn hết những lều bạt mà bạn đã dựng.

Người viết bài có 1 kỉ niệm khi làm event tại một resort tuyệt đẹp ven biển, khách hàng rất muốn tổ chức tiệc BBQ ngoài trời. Vì lo có mưa và bão nên đã chuẩn bị 2 phương án dự phòng là dọn tiệc trong nhà hàng và dùng 2 dù không gian đường kính 20m  cùng một dãy nhà bạt lớn. Mưa cứ rỉ rả từ sáng cho đến  trưa thì khách hàng quyết định sẽ làm ngoài trời và căng dù. Sau khi xem xét thời tiết, liên hệ với đài khí tượng thủy văn và hỏi kinh nghiệm những người tại địa phương, thì ban tổ chức cho thực hiện thi công nhà bạt và dù. Bỗng gần giờ diễn ra tiệc 30 phút thì trời bỗng nổi bão lớn, mà bão biển thì sức tàn phá vô cùng khủng khiếp, nhổ bay hết cọc và dây cột dù không gian cũng như cuốn tung nhà bạt. Rất may là bên phía khách sạn đã nhanh chóng huy động toàn bộ nhân viên dọn tiệc BBQ vào trong nhà hàng có mái che, dù bị đổ bể không ít chén dĩa và thức ăn. Mặc dù event hôm đó không có sự cố gì nữa nhưng không khí cũng kém vui vì tiệc BBQ phải làm trong nhà, cộng thêm tâm lý mọi người không được thoải mái.

Trên đây là một số tình huống rủi ro có thể gặp trong một event. Không thể tranh được những sai sót lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình nhưng đối với một event việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa cho chúng là một trong những điều hết sức quan trọng. Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.

Đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình.

QUỲNH TRANG – NGUYÊN PHẠM

---

Bài liên quan:

• Nghề event và “rào cản” về giá
• Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
• Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
• Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
• Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
• Thu thập database trong tổ chức sự kiện
• Ý tưởng tổ chức sự kiện cho trẻ em
• Tiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?
• Các công việc phải chuẩn bị khi tổ chức Event ở tỉnh
• Những hoạt động tương tác thường sử dụng trong tổ chức sự kiện
• Dự trù những khoản khó đoán trong tổ chức sự kiện
• Ý tưởng trang trí cho event ngày phụ nữ
• 10 Ý tưởng tổ chức sự kiện cho phụ nữ
• Check in – Vấn đề quan trọng mở đầu cho một event
• Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi

Event Channel – Mùa mưa đã đến, và việc tổ chức những event ngoài trời như khởi công, khánh thành, thi đấu thể thao hay các lễ hội… không được thuận lợi như mùa nắng nữa vì những thay đổi bất thường của thời tiết.

Người làm event nên có những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão, đảm bảo event diễn ra suôn sẻ. F-Event xin chia sẻ một số hạng mục chúng ta nên lưu ý khi chuẩn bị cho một sự kiện ngoài trời.

Dự trù kinh phí
Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất định so với mùa nắng, bởi vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng ngừa sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong event hay không. Bởi vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các phương án B này, nếu bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.

Địa điểm
Tốt nhất bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời địa điểm một cách dễ dàng. Chẳng hạn chuẩn bị một ngày hội tại sân nhà thi đấu, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên trong nhà thi đấu. Để làm được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao, và sắp xếp, chuẩn bị trước địa điểm trong nhà cho chu đáo phòng khi cần tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất set up phức tạp của nhiều event, lúc này chúng ta sẽ cần đến những phương tiện che mưa hiệu quả và điều này sẽ được đề cập ở phần sau.

Bạn cũng nên chú ý không nên lựa chọn làm event ở các bãi đất không có lát xi măng, bởi khi mưa xuống chúng sẽ biến thành bãi sình khổng lồ, vừa gây nhớp nháp khi đi lại lại có thể lún đất làm hư hại các cọc cắm, lều bạt. Nếu không thể đừng được việc tổ chức event trên các bãi đất trống, như trong trường hợp làm các lễ khởi công, động thổ… hãy xử lý nền bằng cách rải đá dăm hoặc kê palet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt bằng và ngăn chặn ẩm ướt, sình lầy.

Lều bạt và các phương tiện che chắn
Các loại nhà bạt, nhà lều (Hình 1) rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường, kích thước của chúng có thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event.

Kinh tế hơn, chúng ta có thể dù che (Hình 2), ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng: 10m, 15m và 20m (đường kính), tùy vào diện tích khu tổ chức event mà chúng ta có thể chọn loại phù hợp.

Công ty TNHH SX CK XD TM Hải Dương, một nhà sản xuất và cung ứng lều bạt uy tín cho nhiều event lớn chia sẻ kinh nghiệm về lựa chọn phương tiện che chắn phù hợp cho event: “Nếu tổ chức các buổi khởi công, động thổ, hay các bữa tiệc ngoài trời, bạn nên sử dụng các loại nhà lều, nhà bạt, vừa có tính kiên cố, vừa thẩm mỹ, tạo sự trang trọng cho event. Nếu là các lễ hội trên không gian rộng, bạn có thể sử dụng một số dù che lớn để bao phủ không gian tổ chức, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Phương án dành cho các gian hàng triển lãm giới thiệu sản phẩm có thể là dạng lều xếp kích thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, có ưu điểm dễ tháo lắp thi công, diện tích chiếm dụng ít (Hình  3) hoặc gian hàng bằng bạt (Hình 4), loại sản phẩm này được sử dụng rộng rãi ở các hội trợ, triển lãm với các chi tiết thiết kế thi công tỉ mỉ hơn lều xếp, gồm có nóc bạt che, vách gỗ hoặc vách bạt, palet, thảm trải sàn, đèn chiếu sáng, quạt, bàn ghế, giúp cho đồ đạc để trong gian hàng không bị mưa hắt và mọi hoạt động diễn ra bình thường”.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay
Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, các PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và những món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của các bạn.

Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời – Tiệc cưới ngoài trời ở Việt Nam, tại sao không?

ĐỨC LUÂN

---

Bài liên quan:

• Nghề event và “rào cản” về giá
• Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
• Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
• Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
• Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
• Chia sẻ cách viết proposal cho Event
• Phát tờ rơi quảng bá sự kiện
• Cách viết proposal cho chương trình Activation
• Làm sao để mời khách VIP tham dự event
• “Cầm quân” đội helper trong tổ chức event
• Tổ chức offline cho game thủ
• Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả