Archive
Tổ chức một buổi tiệc tất niên cho toàn thể công ty
Event Channel – Thời điểm cuối năm cũng là lúc bận rộn của những người làm In-house Event lẫn các Agency vì đây thường là dịp tập hợp đội ngũ, tổng kết những gì đã làm được trong năm và có những động thái khuyến khích dành cho nhân viên trong công ty.
Công thức chung của một buổi tiệc cuối năm thường là Báo cáo thành tích – khen thưởng các cá nhân xuất sắc – ca nhạc giải trí hoặc trò chơi nhỏ và ăn uống. Nếu người dự tiệc chưa tham dự mà đã đoán trước được lối mòn như vậy của sự kiện thì xem ra chúng ta cần phải thêm nhiều gia vị cho buổi tiệc cuối năm của mình. Hãy biến tiệc cuối năm thành một sự kiện đáng nhớ và là cơ hội để mọi người trong công ty hiểu biết, gắn kết với nhau hơn thay vì tạo ra một Event mờ nhạt tổ chức cho có.
Để đạt được điều đó, đầu tiên bạn hãy tạo ra một Concept và Theme riêng cho chương trình sao cho thông qua việc này, chương trình sẽ truyền đi một thông điệp rõ ràng mang tính động viên cao đối với toàn công ty. Đối với một tiệc cuối năm, concept có thể là con đường tới đỉnh núi (cả công ty cùng nỗ lực vượt qua khó khăn trong năm qua để đạt được thắng lợi), chiếc thuyền năng lượng (đội ngũ công ty được xem như đang lèo lái chung một con thuyền), vai trò của nụ cười (tôn vinh phong thái phục vụ của đội ngũ nhân viên tư vấn, bán hàng)…
Thứ hai là về cách thức tổ chức. Một buổi tổng kết cuối năm không nhất thiết là phải tổ chức trong một hội trường, với bàn ghế, tiệc tùng linh đình, mà có thể tổ chức kết hợp team building ở một nơi nào đó ngoài thành phố để tăng cường tính gắn kết cho đội ngũ. Như vậy bạn sẽ làm được một công đôi việc, tổ chức được một buổi tổng kết cuối năm cho công ty và làm mọi người xích lại gần nhau thêm.
Tiệc cuối năm không nhất thiết phải như một buổi hội nghị. Ảnh: Saigon Event Show
Bạn cũng có thể mời một diễn giả chuyên về lãnh vực động viên tinh thần đến truyền lửa cho đội ngũ nhân viên, kích thích họ giữ lửa trong công việc, tìm ra phương hướng quản lý công việc tốt hơn và đốt cháy mong muốn thăng tiến. (Xem thêm một số phương pháp truyền lửa tại Tìm hiểu về Sales meeting, Sales rally, Sales kickoff).
Để cho chương trình thêm phong phú, xuất sắc, bạn có thể nghĩ ra một số trò chơi nho nhỏ có gắn kết với đặc điểm công ty mình, chẳng hạn như các trò chơi liên quan đến thuật ngữ ngành, liên quan đến kiến thức sản phẩm hay tính chất hàng hoá – dịch vụ của công ty. Một số trò đơn giản, dễ chơi, dễ tổ chức là ô chữ, xếp hình, đuổi hình bắt chữ…, nhiều công ty còn sẵn sàng đầu tư để thuê những người viết các game flash trên máy tính để phục vụ chương trình.
Thứ ba là về nội dung chương trình. Một buổi tiệc cuối năm không thể thiếu tiết mục giải trí, nhiều người tổ chức lười tư duy sẽ thuê mướn một vài ca sĩ, vũ đoàn về góp vui hoặc yêu cầu các phòng ban, bộ phận mỗi bên cử một vài ca sĩ “vườn” lên góp một vài bài hát. Như vậy thì đỡ mất thời gian cho bạn nhưng tiệc cuối năm như vậy chẳng lưu lại nhiều ấn tượng, và làm mất đi cơ hội cho những cá nhân trong công ty thể hiện những tài lẻ của bản thân mà họ chưa có điều kiện bộc lộ. Còn nhớ khi chúng ta học phổ thông, các lớp trong trường thường tranh đua nhau thể hiện hình ảnh của lớp mình bằng những tiết mục văn nghệ đặc sắc, không “đụng hàng” trong ngày hội văn nghệ toàn trường, hãy làm điều tương tự cho các phòng ban trong công ty của bạn, hãy khuyến khích họ có tinh thần đua tranh bằng không khí thi đua hào hứng và những khoản thưởng hấp dẫn để họ dựng các vở hài kịch, tiết mục biểu diễn thời trang, khiêu vũ, biểu diễn ảo thuật, xiếc… đặc sắc. Và buổi tiệc cuối năm của bạn có thể trở thành một đại nhạc hội nô nức chưa từng có.
Hội diễn FPT được đánh giá cao về sự sáng tạo và đầu tư
Trước khi tổ chức chương trình, bạn có thể làm một cuộc khảo sát trưng cầu nhỏ qua email nhằm lấy ý kiến của tập thể công ty, xem họ muốn có những tiết mục gì trong tiệc cuối năm dành cho họ, muốn tiệc cuối năm được tổ chức như thế nào… Rất có thể bạn sẽ nhận được nhiều ý tưởng hay ho, độc đáo, đáp ứng được nhu cầu của mọi người thay vì tự mình ngồi nặn óc suy nghĩ ra đó.
LỆ HẰNG
Mô tả công việc của một người tổ chức sự kiện
Event Channel – Một góc nhìn khác về công việc của người làm công tác tổ chức và lên kế hoạch cho sự kiện. Công việc của họ bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Tuy nhiên, dưới áp lực lớn thì đây là một công việc đầy thú vị và năng động.
Một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. những người lập kế hoạch sự kiện giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, cho đến hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến.
Sáng tạo Thông điệp
Bất kỳ sự kiện hội nghị, hay cuộc họp nào, các bước lập kế hoạch đầu tiên xoay quanh thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp – chủ đề chính của chương trình.
Kỹ năng lập Ngân sách
Cùng với chủ đề, ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.
Lựa chọn Địa điểm
Những người làm công tác tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Các nhà tổ chức phải đưa vào yêu cầu xem xét sự kiện bao gồm cả kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet khi lựa chọn một địa điểm.
Quản lý Hậu cần
Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.
Kỹ năng Báo cáo
Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.
Năng lực người tổ chức
Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.
Môi trường làm việc
Người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Họ làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,…
THU HÀ (theo http://www.ehow.com)
- Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện tại Việt Nam chưa sôi động
- Lập một bảng dự trù kinh phí thuyết phục khách hàng
- Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự kiện
- Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công
- Một số lưu ý khi bố trí không gian tiệc trong event
- Các loại backdrop sử dụng trong tổ chức sự kiện
- Checklist vật dụng cần thiết để đãi tiệc
- Lựa chọn đơn vị tổ chức cho các sự kiện truyền thông
Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện
Event Channel – Kịch bản cho event khác với kịch bản phim và kịch bản gameshow. Viết kịch bản cho event phải có đầu óc tổ chức và hình dung. Một kịch bản tốt là kịch bản bao quát được chương trình một cách đầy đủ và chi tiết. Bắt đầu với công việc lên kế hoạch thì bạn phải làm quen với việc viết kế hoạch và kịch bản chương trình.
Có nhiều loại hình event khác nhau, và với mỗi loại hình event thì có một kịch bản chương trình tương ứng. Một event hội nghị buổi tối sẽ khác với một event cộng đồng vào ban ngày, vì thế, biến đổi kịch bản sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện.
Viết kịch bản là một trong những công việc mà những event planner
phải làm quen khi bước chân vào công việc này
Mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2 loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết, kịch bản tổng quát là để bao quát hết các công việc chung cho một chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kịch bản chi tiết, hay thường gọi là kịch bản MC, trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Phải phân ra 2 kịch bản là vì phần kịch bản chi tiết thường chỉ sử dụng cho MC và nội bộ, tránh để các bên không liên quan biết quá nhiều nội dung hoặc kịch bản lọt ra ngoài – đây là vấn đề bảo mật của một số công ty.
Xin giới thiệu một vài loại kịch bản để các bạn tham khảo
Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm:
Với kịch bản này, chia theo các nội dung như sau: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Âm thanh, Ánh sáng, Ghi chú đối với kịch bản dành cho khách hàng, Âm thanh – ánh sáng, Quay phim chụp hình để họ nắm được khung chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và Phụ trách đối với team chạy chương trình.
Tham khảo thêm kịch bản chương trình tại đây
| STT | Thời gian | Nội dung | Chi tiết | Âm thanh | Ánh sáng | Ghi chú |
| 3 | 18:40 – 18:45 | Giới thiệu đại biểu | MC giới thiệu khách VIP đến tham dự hội nghị | Âm thanh chào mừng khi từng quan khách được MC xướng. | Ánh sáng follow bên dưới hội trường vào khách được MC đọc tên. | Màn hình logo VCB |
Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương:
Tương tự như hội nghị ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban ngày thì bỏ bớt các hạng mục về ánh sáng.
Sự kiện truyền hình trực tiếp:
Truyền hình trực tiếp thì độ chính xác phải được tính bằng giây, nên ngoài việc phải cực ki chi tiết trong nội dung thì các hạng mục cũng phải được chi tiết trong phần việc của từng người.
Kịch bản mẫu xem tại đây
Sự kiện dài ngày:
Với sự kiện kéo dài vài ngày, bạn cũng nên có 2 kịch bản, một kịch bản tổng thể và một kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Ghi chú để ghi lại những hoạt động chính và diễn giải sơ lược.
Kịch bản này để quản lý các hoạt động chính trong ngày và gửi cho khách hàng để họ có thể nắm được nội dung và theo kịp lịch trình
Kịch bản chi tiết bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Phụ trách, Ghi chú, Trạng thái. Kịch bản này dùng trong nội bộ và từng phần có người phụ trách rõ ràng, cũng như trạng thái như thế nào (đã hoàn thành hay chưa) để dễ quản lý tiến độ công việc.
Tùy tính chất mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản cho phù hợp, tuy nhiên, trong kịch bản phải thể hiện được càng chi tiết càng tốt và thời gian phải liên tục, không được ngắt quãng, cân đối sao cho thời lượng chương trình phù hợp, tránh để dư hoặc thiếu thời gian. Viết kịch bảng càng khoa học, cụ thể bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu. Bây giờ bạn chỉ việc bám sát chương trình và chạy mà thôi.
THANH KINGBEE
Kinh nghiệm sáng tạo ý tưởng cho Event
Event Channel – Ý tưởng cho sự kiện luôn là nỗi trăn trở của các Event Planner, những người làm copywriter… Làm thế nào để sáng tạo những ý tưởng tốt cho sự kiện của chúng ta?
Ý tưởng bắt nguồn từ đâu
Để có ý tưởng tốt cho Event, điều tiên quyết là phải có cảm hứng mới có thể phát sinh được những ý tưởng thăng hoa. Event càng “thoáng” về ngân sách, càng đặt cao yếu tố ấn tượng, thẩm mỹ… thì càng có đất dụng võ cho những người làm creative. Tuy nhiên có một thực tế là những Event như thế không nhiều, chỉ chiếm chưa tới 10% trong số các Event lớn nhỏ tại Việt Nam. Chính vì vậy, nhiều người làm công việc sáng tạo thường bị níu chân bởi những proposal với những xoàng xĩnh dành cho những Event thiên về việc thực hiện, không đòi hỏi sáng tạo bay bổng. Về lâu về dài, người làm creative bị bào mòn dần, họ vị bó hẹp trong cái khuôn mang tên “giới hạn ngân sách”. Người làm creative tốt nhất không nên can dự sâu vào việc viết các proposal mang tính thực thi (execution), hãy làm đúng chức phận của mình: sáng tạo ý tưởng.
Mọi người cho rằng quá trình brainstorm (động não) với sự tham gia của nhiều người sẽ mang lại nhiều ý tưởng hữu ích, tuy nhiên cũng có nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi phải ngồi suy nghĩ ý tưởng một mình. Có người thích suy nghĩ ý tưởng ở nhà, có người thích ra quán cafe, công viên, lại có người nhất định phải ngồi tại văn phòng mới nghĩ ra được ý tưởng. Nhiều người chỉ suy nghĩ được ý tưởng khi chúng ta cho họ thời gian rộng rãi, nhiều người lại chỉ làm việc hiệu quả khi có sức ép về thời gian và tiến độ. Làm thế nào để suy nghĩ được ý tưởng cho Even một cách tốt nhất là tùy ý thích và cảm giác của bạn, miễn là bạn thấy thoải mái để suy nghĩ ý tưởng nhất, chứ không cần thiết phải “làm theo những gì người khác thường làm”.
Những chuyến đi du lịch, những lần tham dự Event của các công ty khác tổ chức cũng có thể giúp bạn nảy sinh nhiều ý tưởng mới lạ. Có người nói vui “90% ý tưởng là do ăn cắp và xào nấu lại mà thành”. Từ những ý tưởng cóp nhặt được, bạn có thể “phăng” ra được rất nhiều ý tưởng cho riêng mình.
Đừng bỏ qua những điều nhỏ nhặt trong thực tế vì chính nó sẽ khơi gợi những ý tưởng mới cho chúng ta. Kiến trúc lạ mắt của một căn nhà có thể làm bạn nảy sinh ý tưởng mới về tạo hình sân khấu, hình ảnh gây ấn tượng trong một bức tranh có thể làm nên một concept của chương trình, một nét văn hóa đặc sắc nào đó có thể gợi cho bạn ý tưởng về trang phục của PG… Người viết cũng hay sưu tầm những hình ảnh đặc sắc, có thể là hình những đồ vật xếp bằng giấy, nghệ thuật vẽ chân dung bằng bình xịt sơn, một núi bánh kẹo khổng lồ…, và coi đó như những gợi ý tốt cho mình khi suy nghĩ những ý tưởng độc đáo, đặc sắc cho Event. Chị Tâm Phan – một Event Manager thành công chia sẻ một bí quyết để có thể đưa ra những ý tưởng tốt là luyện cho mình phản xạ ngầm phân tích những “Action behind the scenes” khi xem một bộ phim, một chương trình live show, một hoạt động promotion ở siêu thị… và luôn đặt câu hỏi: nếu là mình thì mình sẽ làm gì để nó hấp dẫn hơn, thành công hơn. Đôi khi, nguồn cảm hứng đến từ ngay xung quanh ta là vậy.
Người làm nghề sáng tạo cũng nên đầu tư tìm hiểu về văn hóa, lịch sử để chuẩn bị cho mình một phông nền kiến thức đủ vững vàng để thể hiện “cho tới” những ý tưởng trong Event. Đã có trường hợp trong một Event giới thiệu sản phẩm, người tổ chức tôn vinh văn hóa Mỹ Latin nhưng lại cho các vũ công nhảy điệu Valse, nếu người có am hiểu chút ít về khiêu vũ sẽ biết điệu Valse (Waltz) bắt nguồn từ châu Âu, nếu vũ công nhảy điệu Rumba, Chachacha, Samba… thì sẽ mang hơi thở Latin rất rõ rệt. Sự phô bày trí tuệ kiểu “nửa mùa” như vậy sẽ làm cho Event bớt đẹp trong con mắt những người tham dự có am hiểu.
Hạn chế copy và paste
Khi một người làm creative đầu tư nhiều tâm huyết vào một proposal nào đó, họ thường có xu hướng tiếc nuối khi proposal không thắng thầu (mà đây là chuyện thường gặp khi các Event Agency tham gia bidding). Vì vậy họ thường “tái sử dụng” các ý tưởng đó vào các Event tương tự về sau. Việc này góp phần làm bào mòn sự sáng tạo và chây ì nỗ lực của họ, đó là điều thường gặp ở nhiều người làm sáng tạo sau một thời gian làm việc ở Event Agency.
Phúc, một thành viên trên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn) chia sẻ lại kinh nghiệm của mình: “Trước đây mình từng làm event executive của một ngân hàng – một lĩnh vực e ngại sự sáng tạo nhất. Bao nhiêu là ý tưởng đưa lên đều bị sếp khất lần, bảo rằng để coi ngân hàng khác có làm thì mình hãy làm. Thế là mình quyết định chuyển việc qua một môi trường mới với một vị sếp khuyến khích sáng tạo, nnhưng sau một thời gian mình lại cứ xào nấu lại những ý tưởng cũ, và anh sếp cũng thấy được vấn đề của mình. Một hôm anh giao cho làm ý tưởng cho một sự kiện trong sinh viên, nhưng anh kêu mình cầm một tờ giấy và đi ra quán cafe, trong một ngày phải viết ra ý tưởng cho sự kiện. Quả thật là có hiệu quả, viết được hẳn một ý tưởng không giống những cái cũ. Và từ đó mình thấy, vấn đề là chúng ta hay bị hồi nhớ về những sự kiện cũ, từ những proposal có sẵn trong máy tính nên bị định hướng suy nghĩ. Hãy bỏ hết tất cả, trong tay chỉ có một cây bút và tờ giấy trắng để sáng tạo mà thôi”. Qua đó, chúng ta thấy rằng, để nghĩ được những ý tưởng thực sự mới mẻ, và không bào mòn chính con người mình, hãy hạn chế thói quen copy và paste.
Khoảng cách từ ý tưởng đến thực tế
Một thực tế cần phải nhìn nhận là nhiều ý tưởng rất bay bổng, thăng hoa nhưng lại không hoặc rất khó thực hiện trong thực tế, điều này thường gặp ở những sinh viên mới ra trường hoặc những người chưa có nhiều kinh nghiệm với ngành Event. Nên nhớ rằng con diều nào dù bay cao đến đâu thì vẫn phải gắn với mặt đất bằng một sợi dây. Nếu ý tưởng bạn đưa ra có hay, có tốt đến mấy nhưng không mang tính khả thi, quá tốn kém không cần thiết hoặc không đáp ứng được những mong muốn, dự định của khách hàng, của công ty… thì nó cũng sớm trở nên vô dụng.
Người làm creative nên tham dự nhiều Event để học hỏi, quan sát nhằm có những ý tưởng mang tính thực tế cao, ngoài ra cần phải nắm bắt những ý muốn, kỳ vọng của người muốn làm Event để tránh tình trạng trống đánh xuôi kèn thổi ngược. Một người hay phản biện những ý tưởng sáng tạo của bạn là một “Idea-killer”, nhưng họ cũng có vai trò tốt trong việc nắm chân bạn để bạn khỏi bay lên quá cao so với mặt đất.
ANH THẢO
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)
- Làm sao để vào làm ở công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
- Vượt qua áp lực tiến độ và quản lý công việc hiệu quả
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện
Event Channel – “Nguyên tắc “5W” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát những nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.
I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v…
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.
II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:
- Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt”
- Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện để khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo. Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong bữa tiệc của sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì hãy nên có một số mặt hàng thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn, nếu nạn không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu ý về điều kiện khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn và thức uống trái mùa. Như phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đông, thực phẩm làm nóng (như thức ăn cay) trong mùa hè.
- Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”
- Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện truyền thông.
- Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể.
- Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như: Âm thanh ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,…
- Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sự kiện này.
- Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi thư mời – tùy loại hình và tính chất Event.
- Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc.
- Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất. Bạn có thể xem thêm bài Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả.
- Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ thể…
- Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh) trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên. Thường thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất sự kiện và quy định của các công ty. Là một người làm sự kiện, bạn phải có khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sự kiện và quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá khó khăn và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm.
III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là ý hay nếu bạn tổ chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí của Honda (cùng 1 tuần chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia rockshow miễn phí hơn là mua vé để xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn.
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Ở đây, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những phương án dự phòng phù hợp.
IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)? Có thể tham khảo thêm ở bài “Các loại hình địa điểm trong event”
V. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.
VI. HOW: Như thế nào?
Sự kiện đó sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, khai trương,…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn chung cho việc này.
PHƯƠNG THANH (Dịch và biên tập từ eventeducation.com)
- Nghề event và “rào cản” về giá
- Làm thế nào để xin vào công ty tổ chức sự kiện khi chưa có kinh nghiệm?
- Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
- Ý tưởng trang trí cho event của trẻ em
- Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Outsourcing trong tổ chức sự kiện
- Các công cụ để truyền thông trong tổ chức sự kiện
- Tố chất cần cho nghề tổ chức sự kiện
- Để tự tổ chức một event nhỏ trong nội bộ
- Các loại hình địa điểm trong tổ chức Event
- Những cách để theo kịp xu hướng trong tổ chức sự kiện
- Event nhập môn: Các nhân sự tham gia một event
- Event nhập môn: Quy trình tổ chức một sự kiện
- Event nhập môn: Các thể loại Event
Top 10 công cụ hữu ích dành cho người làm Event
Event Channel – Hiện nay, nguồn thông tin tham khảo đối với người làm Event chủ yếu là những trang web, tài liệu bằng tiếng Việt. Tuy nhiên nguồn thông tin này vẫn còn khá sơ sài và tính chuyên nghiệp chưa cao. Bởi vậy Event Channel xin giới thiệu cho các bạn một số trang web nước ngoài uy tín để các bạn có thể tham khảo và chuẩn bị một kế hoạch tối ưu nhất cho Event của mình.
1. Specialevents.ucla.edu
Trang web là một công cụ hữu ích để bạn có thể lên kế hoạch cho một event chuyên nghiệp. Một số mẫu kế hoạch và công việc cần làm có thể hỗ trợ bạn trong quá trình lên kế hoạch cho một event: bản kế hoạch tài chính, bản mẫu tài chính, bảng kê dịch vụ ăn uống, phân chia công việc, những thứ cần thuê mướn, kế hoạch để đảm bảo an toàn và dự phòng tình huông khẩn cấp, kế hoạch tiến độ cho một event, tiến độ in ấn, thành phần khách mời…
2. PartyPop.com
Đây là một nguồn tài nguyên tối ưu để bạn có thể tổ chức một buổi tiệc, lễ cưới và những Event cần thiết phải lên kế hoạch. Bạn có thể tìm ở đây các ý tưởng, mẹo vặt, và thậm chí có thể tính toán tài chính cho một Event một cách dễ dàng. Đặc biệt giao diện của PartyPop.com được trình bày theo những loại hình event khác nhau, điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm một bảng kế hoạch phù hợp nhất cho mình
3. EasyEventPlanning.com
Đây là một trang web cung cấp các công cụ miễn phí trực tuyến để lập kế hoach cho một event. Sẽ có 3 mục cho bạn chọn: lập một kế hoạch event, tìm kiếm các nhà cung cấp địa phương, và các ý tưởng và mẹo vặt. Bạn chỉ cần đăng ký thành viên và điền đầy đủ thông tin về event, việc còn lại sẽ là của EasyEventPlanning.com.
4. SuccessfulEventPlanning.com
Có thể nói đây là 1 cuốn từ điển online về lập kế hoạch cho 1 event. Tại đây bạn có thể tìm thấy mọi thứ cần thiết để tạo nên một event thành công: Các bảng lịch trình và checklist, ý tưởng design, một số thư và form mẫu, thông tin cần thiết về thuê mướn, các công cụ tính toán dịch vụ ăn uống, thông tin tham khảo và một số bài tập tình huống…
5. EventPlanning.com
EventPlanning.com được thiết kế khá đẹp mắt và bạn sẽ ấn tượng với sự chuyên nghiệp của trang web. Trang web cung cấp những thông tin và tài nguyên hữu ích để lên kế hoạch cho những event đặc biệt, các cuộc họp, hay lễ cưới. Điều quan trọng là trang web không thu phí đối với những thông tin này.
6. MyPartyPlanner.com
Đây là một website thuộc dạng danh mục giúp bạn tổ chức một event hay một bữa tiệc chuyên nghiệp ở mọi nơi trên đất Mỹ. Mặc dù webside chỉ giới hạn tại một khu vực địa lý nhất định nhưng những thông tin mà nó mang lại thì vô cùng hữu ích để lên kế hoạch cho một bữa tiệc cưới hay đơn giản chỉ là một bữa tiệc nhỏ.
7. Celebrations.com
Trang web có phần thiên về tổ chức các hoạt động mang tính bình dân như các buổi tiệc nhỏ, tổ chức tiệc giáng sinh hay một buổi tiệc âm nhạc, và bạn cũng có thể thấy điều đó qua giao diện của web, rất thân thiện và dễ nhìn. Tại đây bạn sẽ được cung cấp những công cụ cần thiết để lên kế hoạch cho một buổi tiệc, bao gồm cả việc bạn có thể tự mình thiết kế thư mời, bên cạnh đó còn có một số công cụ để bạn tính toán chi phí cho buổi tiệc, chi phí đồ ăn thức uống.
8. Party411.com
Bước vào trang web của party411 có lẽ sẽ làm bạn lầm tưởng đang bước vào thế giới của Walt Disney. Các mục, chủ đề được đính kèm với những hình ảnh hoạt hình vui nhộn và các màu sắc vui mắt. Tuy nhiên, những gì Party411 đem đến lại không hề “trẻ con” chút nào. Bạn sẽ tìm thấy ở đây những ý tưởng để có một theme party hoàn hảo. Có đến hàng trăm ý tưởng được chia sẻ, từ những gợi ý cho một bữa tiệc không đụng hàng đến những ý tưởng cho các trò chơi.
9. iParty.com
iParty tập trung đến việc tạo ra sự vui nhộn cho một bữa tiệc. Những thông tin, ýtưởng do iParty đem lại chắc chắn sẽ giúp bạn tổ chức một party cực kỳ vui nhộn.
10. BabyShower101.com
Cái tên BabyShower101.com chắc hẳn gợi cho bạn sự liên tưởng đến những sự kiện liên quan đến trẻ em. Quả vậy, BabyShower101.com được tạo ra để dành cho các bà mẹ trẻ, các gia đình có con nhỏ. Những thông tin trang web cung cấp sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi vấn đề liên quan để con bạn có một party hoàn hảo, đó có thể là những ý tưởng, trò chơi trong buổi tiệc, đồ ăn thức uống hay đơn giản chỉ là cách để có một bức thư mời phù hợp.
Bên cạnh đó, Event Channel cũng xin giới thiệu một số trang web khác cũng rất hữu ích để các bạn có thể lên kế hoạch phù hợp cho một event như: MindTools.com, Hostessblog.com, BestPartyEver.com, EventQuote.net…
XUÂN CƯỜNG (Theo Eventeducation.com)
Chia sẻ cách viết proposal cho Event
Event Channel – Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết proposal cho chuyên nghiệp, nêu bật được những ý tưởng cốt lõi. Người viết xin đúc rút từ kinh nghiệm cá nhân của mình để chia sẻ một số bí quyết sau:
A. Hình thức viết:
Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để thuyết trình trước khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hơn nữa tuỳ mỗi công ty sẽ có một gu riêng nữa.
Chất lượng proposal thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn
B. Cách thức trình bày
Kế hoạch, nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ… nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:
a. Với Words:
– Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, các dòng ngang cấp thì phải thụt vào các khoảng bằng nhau, không trồi ra thụt vào mất trật tự.
– Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
– Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.
b. Với Powerpoint:
– Đầu tiên nên có 1 Mục lục phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
– Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.
– Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
– Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi
Muốn cận thị vì nhiều chữ
– Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ khiến người dài nhòng hoặc lùn tịt, tuyệt nhiên không nên để hình bị bể hạt, mất nét…
– Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
– Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).
Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font
– Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, một vài cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.
c. Với Excel:
Chú ý việc canh vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.
Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.
C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:
– Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
– Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
– Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
– Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
– Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
– Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.
Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
– Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
– Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình
– Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
– Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
– Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
– Cấu trúc nhân sự team làm event này
– Kinh phí dự kiến
– Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.
Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
– Mục đích
– Thông tin cơ bản
– Thể lệ tham dự
– Cơ cấu giải thưởng
– Cách thức thực hiện cuộc thi
– ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:
– Mục đích
– Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
– Thông tin cơ bản
– Nội dung chương trình
– Vấn đề tuyển dụng
– Vấn đề báo cáo
– Vấn đề thực thi
– …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.
Diễn đạt ý tưởng
Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực hiện khai trương 1 Trung tâm mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.
- Đón khách (guests welcome):
Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
Soft music amuse and warm up the waiting atmosphere
MC ask for audiences’ attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.
(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi.
- Diễn văn khai mạc (Opening speeches)
MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite
(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)
- Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)
A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults
Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)
(Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
- Việc launching (Act of launch)
Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball
When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.
(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)
Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.
Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa một cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ tốt. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.
Ví dụ thay vì viết:
Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Bánh bèo viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.
– Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
– Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event
XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.
Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.
Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa
Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.
BÁNH BÈO (www.Banhbeo.wordpress.com)
Event Channel 