Archive
Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện
Event Channel – Khi khách hàng đột ngột hủy đơn hàng tổ chức sự kiện, thì việc định giá cho những tổn thất thực tế đối với các đơn vị tổ chức là vấn đề không hề đơn giản. Chính vì lí do đó, hầu hết các bản hợp đồng sự kiện đều sử dụng điều khoản “bồi thường thiệt hại định trước”, thống nhất đưa ra những mức thiệt hại nếu khách hàng hủy hợp đồng.
Lượng bồi thường thiệt hại định trước có thể là một khoản bất kì nào đó không có quy định, nó được thỏa thuận giữa các bên để đưa ra và tất nhiên phải được pháp luật xem là một hình phạt thỏa đáng. Khoản bồi thường này không vượt quá những thua lỗ thực sự mà nhà tổ chức sự kiện dự kiến sẽ phải chịu.
Khi thực hiện bất kì một event nào cũng cần có hợp đồng tổ chức sự kiện
Khoản bồi thường thiệt hại nhiều nhất thường là các khoản thuộc phần địa điểm và thức ăn, thức uống. Bồi thường thiệt hại định trước thường được ước tính theo phần lợi nhuận bị mất của sảnh nhận tổ chức nếu sự kiện vẫn được tổ chức như lịch định. Theo đó, nếu sự kiện bị hủy, các đơn vị tổ chức sẽ phải gánh khoảng 75% giá thuê địa điểm, và 25% chi phí thức ăn thức uống đặt trước.
Cũng có nhiều hợp đồng hình thành bằng cách nhà tổ chức định mức bồi thường thiệt hại theo tỉ lệ phần trăm của các cơ sở nhất định, chẳng hạn là doanh thu, hay còn gọi bằng cụm từ chung chung như “doanh thu dự kiến”, “tổng doanh thu dự kiến”. Việc sử dụng tỉ lệ phần trăm và những thuật ngữ còn khá mơ hồ này thì không hề đơn giản bởi thiêu đi sự rõ ràng về khoản bồi thường thiệt hại cụ thể sẽ là bao nhiều nếu hủy chương trình. Vì vậy, khoản bồi thường thiệt hại định trước nên là các con số thanh toán cụ thể và cũng cần đưa ra được lợi nhuận ước lượng mà nhà tổ chức có được nếu sự kiện vẫn tổ chức theo dự kiến.
Khi định trước bồi thường thiệt hại kinh tế, điều quan trọng là cần lưu ý đến việc giảm bớt thiệt hại như tìm cách chuyển nhượng lại không gian tổ chức sự kiện đã bị hủy cho một bên khác, tuy nhiên nếu các bên của hợp đồng không đồng ý với điều này, thì việc chuyển giao là không khả thi. Giảm nhẹ thiệt hại hay tái trao đổi cơ sở vật chất có thể là một cách hay nếu lượng thiệt hại không phải là yếu tố chính yếu trong doanh thu ước tính. Tuy nhiên, một lần nữa, nếu một điều khoản về việc tái trao đổi không gian giữa các bên là cần thiết, thì trách nhiệm của họ là nhớ đặt điều đó vào bản hợp đồng.
Những điều khoản trong hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ giúp tránh một số rủi ro khó lường trước
Tuy nhiên, bồi thường thiệt hại định trước không áp dụng được khi rơi vào tình trạng nhà tổ chức hủy hợp đồng, bởi vì khách hàng không phải là những người trong lĩnh vực event thì không thể biết sự mất mát thiệt hại là bao nhiêu trong tình huống này và vì vậy bồi thường có khả năng không thực hiện được. Nói như vậy không có nghĩa là nhà tổ chức có thể hủy bỏ chương trình mà không chịu chút trách nhiệm pháp lý nào cả. Trong trường hợp này, cả hai bên phải cùng xoay sở để giảm nhẹ thiệt hại của mình bằng cách tìm kiếm các công ty khác cũng đang tổ chúc hội nghị, đồng thời tính toán, định giá cho những tổn thất thực sự sau khi tất cả những chi phí và doanh thu được kiểm kê.
Xem thêm:
Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 1)
Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 2)
Những điều khoản “đỡ đạn” trong hợp đồng (Phần 3)
MAI PHƯƠNG (Lược dịch từ meetingsnet.com)
- Sân khấu hội chợ bang Indiana đổ sập vì bão
- Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Tiết mục bốc thăm làm chìm nhà hàng nổi ở Cần Thơ
- Những tình huống không ai muốn gặp trong Event
- Kỹ năng tạo lòng tin với khách hàng khi lập kế hoạch sự kiện
- Kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện
- Kiến thức về nguồn gốc và ý nghĩa Lễ Động Thổ
- Các loại máy tạo hiệu ứng trên sân khấu trong tổ chức sự kiện
- Bí quyết tìm kiếm ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện
- Bữa trưa và giờ giải lao trong sự kiện
- Xử lý không gian địa điểm cho tổ chức sự kiện
- Để đạt được giá tốt nhất khi đàm phán với nhà cung cấp
- Bí quyết tăng hiệu quả cho gian hàng tại hội chợ
Kinh nghiệm để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị cho event
Event Channel – Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, và bạn được giao cho leader một event? Bạn sẽ rất lo lắng làm thế nào cho tốt, làm thế nào để không có sai sót xảy ra? Cố gắng làm tốt khâu chuẩn bị và kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót trong quá trình làm event.
Một event có 3 giai đoạn từ khi bắt đầu nhận thông tin cho đến khi hoàn tất là lên kế hoạch, chuẩn bị chương trình và chạy chương trình. Giai đoạn lên kế hoạch đòi hỏi phải có ý tưởng và sáng tạo cũng như kĩ năng trình bày ý tưởng. Còn giai đoạn chạy chương trình thì có trăm sự để nói. Riêng giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn đòi hỏi sự tập trung cao nhất và mất nhiều thời gian nhất, bởi vì sai sót trong quá trình này dễ kéo theo những hậu quả nghiêm trọng trong lúc event diễn ra.
Để tránh thiếu sót trong giai đoạn chuẩn bị trước event, các bạn nên lưu ý một số điểm sau đây:
1. Theo sát kế hoạch
Kế hoạch hoàn chỉnh của bạn là một event được trình bày trên giấy, và từ đó, triển khai các công việc ra để thực hiện. Vì thế, tốt nhất là nên bám sát kế hoạch để đảm bảo mọi chi tiết đều được triển khai thành công việc. Bạn có thể dựa vào mẫu các công việc có sẫn để làm một bảng mới, nhưng lưu ý mỗi event một khác nên bạn phải điều chỉnh cho phù hợp với kế hoạch của mình.
2. Cùng nhau phân tích những công việc phải làm
Nếu bạn tự mình lập bảng check list, timeline thì chắc chắn sẽ có thiếu sót, cách tốt nhất là những người cùng một team hãy ngồi lại và cùng phân tích những việc phải làm, ý kiến của người này sẽ bổ sung cho người kia, như vậy sẽ hạn chế sai sót. Thêm nữa, việc ngồi lại với nhau sẽ đưa ra được những ý kiến, giải pháp tốt nhất để thực hiện các công việc.
Cùng họp để phân tích những việc phải làm sẽ giúp bạn hạn chế những thiếu sót
3. Làm bảng phân công công việc chi tiết
Bảng phân công công việc cũng rất quan trọng, ai làm gì, deadline thế nào, báo cáo công việc cho ai,… bạn phải liệt kê thật chi tiết. Bạn nên làm bảng này trong Excel, mỗi người một sheet để họ có thể nắm được công việc của mình và những việc liên đới với người khác. Khi làm bảng phân công này, phải nhắm được ai làm tốt mảng công việc nào để bố trí cho phù hợp. Ví dụ phân công một bạn nữ không biết gì về kỹ thuật phụ trách giám sát in ấn thì sẽ rất bất lợi cho họ và cho cả kế hoạch chung.
4. Nhờ người khác rà soát bảng liệt kê công việc (check list)
Sau khi hoàn thành kế hoạch, giai đoạn chuẩn bị có hàng trăm đầu công việc bạn và những người trong team phải thực hiện. Sau khi lên check list, bạn phải rà soát thật kĩ lưỡng, nhưng như vậy chưa chắc đã đầy đủ, vì thế bạn nên đưa cho tất cả mọi người cùng rà lại giúp bạn, kinh nghiệm cho thấy, khi bị rối trong đống công việc, bạn sẽ thiếu sáng suốt hơn người khác và sau khi đưa cho đồng nghiệp check lại thì số lượng công việc bị thiếu lên đến 20% tổng số công việc đã liệt kê trước đó.
5. Kiểm tra tiến độ công việc từng ngày và có to do list
Sai sót lớn nhất là cứ mỗi ngày bạn để công việc trôi đi và chạy theo công việc. Hãy nắm bắt công việc rồi thực hiện chứ đừng chạy theo công việc phát sinh mỗi ngày. Ngày hôm trước bạn cần note ra những công việc phải làm trong ngày mai, và hôm sau hoàn thành tốt nhất trong mức có thể những việc đó, chứ đừng chờ sáng hôm nay lên mới nghĩ xem hôm nay mình làm gì hay có công việc gì phát sinh rồi giải quyết.
6. Yêu cầu có báo cáo công việc hàng ngày
Bạn giao công việc cho người khác, cho họ deadline rồi yên tâm là đến ngày đó bạn sẽ có những thứ bạn cần? Nếu như không có bạn sẽ giải quyết rắc rối ra sao? Đừng để chuyện này xảy ra, mà nên có yêu cầu báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, mỗi người dành ra 5 phút để có thề follow up lẫn nhau, còn hơn là để công việc cùng với những sai sót trôi tuột đi, đến lúc phát hiện thì đã quá muộn.
MINH ANH
Event Channel 